MANUEL DU PROGRAMME 3. PHASE DE CANDIDATURE

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1 MANUEL DU PROGRAMME 3. PHASE DE CANDIDATURE

2 3. PHASE CANDIDATURE Date : 20/10/ PHASE DE CANDIDATURE... 1 Introduction Procédure de candidature Procédure de candidature pour les projets modulaires Procédure de candidature pour les projets horizontaux Utilisation de SYNERGIE CTE lors de la procédure de candidature Choses à considérer avant de commencer la saisie Évaluation des propositions de projets Critères administratifs et d éligibilité Critères d évaluation qualitative (évaluation en deux temps) Communication des résultats au Chef de File Résolution des réclamations Procédure de contractualisation Procédure préalable au contrat Procédure de contractualisation... 31

3 Date : 20/10/2015 Introduction Comment préparer la candidature? Avant de soumettre un projet transnational, il convient d'envisager de nombreux aspects dans la préparation de la candidature : recueillir des informations afin de trouver ou développer une idée ; chercher des partenaires dans d'autres pays méditerranéens ; se familiariser avec le cadre stratégique et le contenu du programme, ainsi que les procédures techniques ; évaluer les capacités administratives ; construire la candidature. ÉTAPE 1 RECUEILLIR DES INFORMATIONS Le Programme Interreg MED et les Points de Contact Nationaux des États participants sont les premiers organismes auxquels il convient de s'adresser pour obtenir des informations en vue de développer le projet. Parmi les premières étapes possibles, vous pouvez consulter les ressources disponibles sur le site Internet du Programme. Vous pouvez également effectuer des recherches. Il peut être intéressant de commencer par chercher des idées de projets. Dans cette optique, le site Internet du Programme Interreg MED comporte une base de données des projets, qui permet de consulter les résultats et idées des projets déjà menés à bien. Vous pouvez également commencer par contacter le Point de Contact National de votre pays. En effet, les Points de Contact Nationaux peuvent vous fournir toutes sortes d'informations locales concernant les candidatures, les appels à projets actuels et futurs, les types de projets et les partenaires de votre pays. Il arrive également que les PCN organisent des événements, lors desquels il est possible d'échanger des informations en personne. Le site Internet du Programme Interreg MED vous permet de consulter les Points de Contact Nationaux pour chaque État membre du Programme. Par ailleurs, les Points de Contact Nationaux publient eux-mêmes des informations sur le site Internet du Programme Interreg MED, à la page «Programmation /Informations nationales». ÉTAPE 2 SE FAMILIARISER AVEC LE CADRE TECHNIQUE DU PROGRAMME Il est recommandé aux bénéficiaires potentiels de passer en revue les appels à projets précédents afin de se familiariser avec les procédures, les thèmes, ou les types de projets et partenaires impliqués. Vous retrouverez également ces informations sur le site Internet du Programme MED, à la page «Vie d'un projet». Cependant, n'oubliez pas de comparer attentivement ces informations avec les détails de la nouvelle période de programmation : en lisant le présent manuel, mais aussi les règlements européens et les guides associés aux Formulaires de Candidature, toutes ces aides étant disponibles sur le site Internet du Programme MED, à la page «LE PROGRAMME/Programmation /MED ». ÉTAPE 3 CHERCHER DES PARTENAIRES Dans le cadre du Programme Interreg MED, par nature, les projets s'inscrivent dans une démarche de coopération. Par conséquent, les objectifs et résultats des projets doivent obligatoirement 3

4 émaner d'un partenariat transnational entre des organisations de différents pays au sein de l'espace de coopération méditerranéen. Lorsque vous cherchez des partenaires, n'oubliez pas que seules les candidatures d'entités et de partenaires implantés dans la zone géographique du Programme Interreg MED peuvent prétendre à un financement. Les régions éligibles sont répertoriées sur le site Internet du Programme Interreg MED, à la page «Zone de coopération 2014». Par ailleurs, les conditions requises de la part des partenaires sont présentées à la section 2.2 «Obligations sur partenariat». Dans leur recherche de partenaires, les bénéficiaires potentiels sont invités à envisager des entités appartenant aux groupes suivants, qui constituent des partenaires habituels du Programme Interreg MED : pouvoirs publics locaux ; pouvoirs publics régionaux ; pouvoirs publics nationaux ; agences sectorielles ; infrastructures et prestataires de services (publics) ; groupes d'intérêt y compris les ONG ; instituts d'enseignement supérieur et de recherche ; centres de formation / d'enseignement et écoles ; entreprises, hors PME ; PME ; organismes de soutien aux entreprises ; groupements européens de coopération territoriale (GETC) ; organisations internationales, groupements européens d'intérêt économique (GEIE). ÉTAPE 4 ÉVALUER VOTRE ÉLIGIBILITÉ ET VOS CAPACITÉS La présente section du Manuel du Programme, concernant la phase de candidature, est l'une des lectures les plus importantes pour les bénéficiaires potentiels, plus particulièrement les procédures de candidature et d'évaluation. En effet, cette partie fournit des informations utiles concernant les obligations administratives de base et les phases d'évaluation des candidatures. Cette section est très importante car elle indique clairement les critères d'exclusion. Le Programme Interreg MED se dote d'une nouvelle approche dans la gestion des projets : un choix flexible parmi le système de projets modulaires, décrits à la section 2.1.1, ou parmi les projets horizontaux, décrits à la section Par conséquent, les bénéficiaires potentiels doivent concevoir et planifier leur projet en fonction de la catégorie choisie : projets modulaires - uni-modulaires ou multi-modulaires ; projets horizontaux. Pour effectuer ce choix, ne pas oublier que les compétences et l'expérience nécessaires en matière de gestion et de communication varient selon les modules et les types de projets. Par exemple, les Chefs de File n'utilisent pas le même type de gestion selon qu'ils encadrent un projet unimodulaire ou intégré. Cette remarque vaut également pour la communication, puisque dans le cadre des projets modulaires, les partenaires potentiels ne sont pas amenés à produire de supports de communication de base, tandis qu'au sein des projets horizontaux, ils sont tenus de produire une stratégie de communication pour la communauté de projets. Enfin, lorsque vous 4

5 préparez une proposition de projet, il est extrêmement important de connaître les obligations des partenariats et les obligations financières, telles qu'elles sont fixées dans les règlements de l'ue et du programme. C'est pourquoi il est recommandé aux partenaires potentiels de lire attentivement le présent Manuel afin de déterminer si les organisations impliquées possèdent les capacités, l'expérience, les compétences et l'ambition nécessaires pour se porter candidates à un projet multi-modulaire ou horizontal, associé à des obligations supérieures en matière de gestion, de capacités financières et de communication. Ainsi, les partenaires potentiels pourront décider qu'au contraire, leurs chances de réussite sont plus élevées dans le cadre d'un projet uni-modulaire, dont les responsabilités en matière de gestion et de communication sont plus simples, tandis que les capacités financières requises sont moins importantes. À ce sujet, les partenaires potentiels doivent plus particulièrement lire les sections suivantes : l'architecture du Programme Interreg MED (section 2.1) et les différents types de projets ; les obligations des partenariats (section 2.2) ; les clés d un bon projet (section 2.3) ; les obligations financières des projets (section 2.4) ; les obligations en matière de communication (section 2.5). 5

6 3.1. Procédure de candidature La période de programmation apporte des changements aux procédures de candidature, parmi lesquels : La procédure de candidature 100% numérique avec l outil de suivi en ligne SYNERGIE CTE. La proposition est constituée des deux parties principales : le Formulaire de Candidature et plusieurs annexes obligatoires (y compris les documents complémentaires des partenaires). Une date limite différente est prévue pour la soumission de chaque partie (Voir la section «Où et Quand»). Les documents complémentaires des partenaires (déclarations) seront produits en utilisant les modèles fournis par le Programme Interreg MED. Le Chef de File doit garder tous les originaux des annexes obligatoires dans ses locaux. Veuillez noter que deux procédures de candidature différentes ont été mises en place, une pour les projets modulaires (section 3.1.1) et une autre pour les projets horizontaux (section 3.1.2) Procédure de candidature pour les projets modulaires DOCUMENTS A FOURNIR Les propositions doivent être soumises par voie électronique seulement, en utilisant l outil de suivi en ligne du Programme Interreg MED, SYNERGIE CTE. Toute proposition reçue par un autre moyen que celui-ci sera inéligible. Afin de soumettre une proposition complète, le Formulaire de Candidature doit être accompagné d annexes obligatoires. Ces annexes devront être envoyées en ligne (dans une version signée et scannée, le cas échéant) uniquement sur SYNERGIE CTE, aucune autre version papier n est requise. Les originaux doivent être gardés par le Chef de File. Plus précisément, les annexes obligatoires requises sont les suivantes : Un scan de la page de confirmation du Formulaire de Candidature signée et tamponnée; Un scan de la Déclaration de partenaire signée et tamponnée pour tous les partenaires participants, y compris pour le Chef de File, en utilisant le modèle fourni par le Programme ; Un scan de la Déclaration «de minimis» signée et tamponnée, en utilisant le modèle fourni par le Programme, uniquement pour les partenaires dont les activités au sein du projet relèvent de l aide d Etat et qui souhaitent appliquer le régime de minimis ; Un scan de la Déclaration de partenaire associé (le cas échéant) signée et tamponnée, en utilisant le modèle fourni par le Programme, et ce pour chaque partenaire associé. 6

7 DATES LIMITES La procédure de soumission est constituée des deux parties principales : un Formulaire de Candidature, à remplir et valider, et plusieurs annexes (y compris les documents complémentaires des partenaires) qui sont obligatoires, qui doivent être envoyées en ligne : par conséquent veuillez noter qu il y a deux dates limites distinctes à respecter. Le Formulaire de Candidature doit être validé sur SYNERGIE CTE avant la première date limite établie dans l annonce de l appel à projets concerné. Le téléchargement des annexes obligatoires sur SYNERGIE CTE doit être complété avant la seconde date limite établie dans l annonce de l appel à projets concerné. Afin d organiser la réception et le traitement des propositions, le SC doit anticiper autant que possible le nombre des propositions qui seront reçues. Les Chefs de File sont invités à créer un identifiant (login) pour la saisie et la soumission des propositions avant la date indiquée dans l annonce de l appel à projets concerné. Néanmoins, la création d identifiant sera possible après cette date. COMMENT CANDIDATER La soumission de la proposition doit impérativement être faite par le biais de l outil de suivi en ligne du Programme Interreg MED, SYNERGIE CTE. Afin de soumettre la proposition, le Chef de File doit : 1/ Créer un compte Chef de File sur SYNERGIE CTE Avant toute chose, les candidats souhaitant soumettre une proposition doivent créer un identifiant pour accéder à l outil de suivi en ligne du Programme Interreg MED, SYNERGIE CTE, en saisissant leurs coordonnées, notamment, le nom et l adresse . SYNERGIE CTE fournira un lien d activation par . Le compte sera activé en cliquant sur le lien. 2/ Remplir le formulaire de candidature sur SYNERGIE CTE, selon le type de projet sélectionné La candidature doit être complétée sur SYNERGIE CTE. Le guide sur comment remplir le formulaire et sur ce qui est attendu pour chaque question est disponible dans la section 3.2. Tous les documents nécessaires pour le développement de la proposition, y compris le Manuel du Programme, les cahiers des charges et un modèle du Formulaire de Candidature en format Word (non destiné à être utilisé pour la soumission), sont disponibles sur le site Internet du Programme Interreg MED. Avant de commencer à travailler sur la candidature sur SYNERGIE CTE, le Chef de File doit choisir l objectif spécifique et le type de projet qu il souhaite soumettre, en tenant compte des cahiers des charges de l appel et des indications du Programme. Si vous vous rendez compte d une erreur commise lors de la saisie, nous vous prions de contacter le Secrétariat Conjoint (SC) dès que possible afin de la corriger. Dans certains cas, vous serez peut-être dans l obligation de recommencer votre formulaire de candidature. Le Formulaire de Candidature doit être rédigé dans l'une des deux langues du Programme (anglais ou français). Dans certaines sections du formulaire, l'information est requise dans les deux langues du Programme. Veuillez garder à l'esprit que le résumé du projet est obligatoire dans les deux langues. 7

8 Veuillez garder à l esprit que ce contrôle de cohérence ne remplace pas le contrôle formel d éligibilité. Pour plus d informations, veuillez consulter la section du Manuel du Programme. Les Chefs de File sont invités à fixer la date de début de leurs projets selon les indications fournies par le Programme dans les cahiers des charges de l appel à projets. Des contrôles de cohérence doivent être effectués pendant toute la durée de la rédaction ; il est recommandé de ne pas attendre à la fin pour le faire, sauf si le Chef de File dispose de suffisamment de temps pour apporter toutes les corrections nécessaires. Il est recommandé au Chef de File d effectuer le contrôle de cohérence après la sauvegarde de chaque section du formulaire de candidature. Faites attention de ne pas laisser des résultats du contrôle de cohérence de SYNERGIE CTE en rouge ou en orange. Tous les résultats doivent être en vert même s ils ne bloquent pas la soumission. 3/ Demande des documents additionnels (signés et tamponnés) des partenaires Tous les partenaires doivent remplir une Déclaration de partenaire en utilisant le modèle fourni par le Programme. Ces formulaires doivent ensuite être datés, signés et tamponnés par les représentants légaux des partenaires, pour être ensuite scannés et envoyés au Chef de File. Avant de remplir la déclaration de partenaire, les partenaires sont priés de lire très attentivement les sections 2.2.4, et du Manuel du Programme. Le formulaire fourni par le Programme ne peut être ni changé ni modifié de quelque manière que ce soit. En outre, seuls les partenaires dont les activités au sein du projet relèvent des aides d'état et qui souhaitent appliquer le régime de minimis, doivent fournir une Déclaration «de minimis» en indiquant toute contribution reçue au cours des trois exercices fiscaux précédents sous le régime de minimis. Avant de remplir la Déclaration de minimis, les partenaires concernés sont priés de lire très attentivement la section du Manuel du Programme. Le formulaire fourni par le Programme ne peut être ni changé ni modifié de quelque manière que ce soit. Les partenaires associés doivent signer une Déclaration de partenaire associé fournie par le Programme. Les informations concernant les partenaires associés indiquées dans le Formulaire de Candidature ne seront pas prises en compte si les Déclarations de partenaires associés correspondantes ne sont pas fournies. Aucun autre type de document et aucune modification des documents standards fournis par le Programme Interreg MED ne seront acceptés. Tous les documents doivent être datés, signés et tamponnés. Les Chefs de File sont invités à vérifier que les informations incluses dans les Déclarations de partenaires soient cohérentes avec les informations saisies dans le Formulaire de Candidature sur SYNERGIE CTE. Si une information, notamment le montant de cofinancement, n est pas cohérente, le Chef de File doit la corriger. 4/ VALIDER le contenu du Formulaire de Candidature sur SYNERGIE CTE avant la 1 ère date limite Tout Formulaire de Candidature non validé sur SYNERGIE CTE ne sera pas accepté. Une fois que la candidature est entièrement remplie, le Chef de File doit valider le Formulaire de Candidature sur l'outil de suivi en ligne avant la 1 ère date limite fixée par le Programme au moment du lancement de l appel à projets. Veuillez garder à l'esprit que la validation ne sera effective qu après avoir appuyé sur le bouton de VALIDATION (une confirmation par est automatiquement envoyée par SYNERGIE CTE si la validation a été effectuée correctement). Si le Chef de File rencontre un problème pour saisir ou pour valider le Formulaire de Candidature sur SYNERGIE CTE, il est impératif de contacter le SC (programme_med@regionpaca.fr) avant la clôture de cette phase. 8

9 Une fois le Formulaire de Candidature validé, il ne peut plus être modifié. Les Chefs de File sont invités à sauvegarder l' envoyé par le système confirmant l heure de la validation (GMT + 1). Veuillez garder à l'esprit que l' sera envoyé à l'adresse de la personne de contact dont les coordonnées ont été préalablement saisies dans SYNERGIE CTE : veuillez vérifier que cette information soit correcte pour recevoir ensuite la confirmation par . 5/ DEPOSER les annexes obligatoires sur SYNERGIE CTE avant la 2 ème date limite Toutes les annexes obligatoires doivent être déposées sur SYNERGIE CTE avant la 2 ème date limite fixée par le Programme au moment du lancement de l appel à projets. Dans le cadre de cet appel, les documents suivants doivent être téléchargés sur SYNERGIE CTE : Un scan de la page de confirmation du Formulaire de Candidature signée et tamponnée. Seule la page du PDF comprenant la date, la signature et le tampon du Chef de File doit être envoyée. Cette page (point 2 du sommaire, signatures) doit porter la mention «DEPOSÉ». Un scan de la Déclaration de partenaire signée et tamponnée, pour tous les partenaires participants en utilisant le modèle fourni par le Programme, y compris pour le Chef de File. Le montant de cofinancement national inclus dans cette déclaration doit correspondre aux informations mentionnées dans le Formulaire de Candidature validé. Un scan de la Déclaration «De minimis» signée et tamponnée, seulement pour les partenaires dont les activités au sein du projet relèvent des aides d'état et qui souhaitent appliquer le régime de minimis, en utilisant le modèle fourni par le Programme. Un scan de la Déclaration de partenaire associé signée et tamponnée (le cas échéant), pour chaque partenaire associé en utilisant le modèle fourni par le Programme. Chaque document doit être scanné et téléchargé individuellement et il ne doit pas dépasser 8Mo. Si le Chef de File rencontre un problème pour mettre en ligne un document supplémentaire sur SYNERGIE CTE, il est impératif de contacter le SC (programme_med@regionpaca.fr) avant la clôture de cette phase. Une fois la date limite pour l envoi des documents passée, plus aucun document ne peut être déposé. Les Chefs de File sont invités à garder un imprimé d écran de la liste des documents téléchargés. 6/ Rassembler et garder la version papier des documents signés Les versions papier originales des documents signés et tamponnés mis en ligne sur SYNERGIE CTE doivent être rassemblées et gardées par le Chef de File. INFORMATIONS GENERALES SUR LA CANDIDATURE Nous vous rappelons qu'il est également essentiel de consulter les documents de référence du Programme (Programme de Coopération, Manuel du Programme et cahiers des charges de l appel) lors de la préparation de votre projet. En outre, il est recommandé de faire attention aux points suivants : Pour la candidature, toutes les sections accessibles dans SYNERGIE CTE doivent être remplies. Dans la section 3.3 du Manuel du Programme, vous trouverez la liste des critères administratifs et d'éligibilité à respecter ainsi que les critères d'évaluation qualitative qui seront utilisés pour la sélection des projets. 9

10 Gardez à l esprit que la soumission de la proposition est effectuée en deux étapes. Tout d'abord, le Formulaire de Candidature doit être validé, après cela, vous devrez mettre en ligne toutes les annexes obligatoires. Veuillez vous rappeler que les deux échéances doivent être respectées pour que votre proposition soit considérée éligible. Une fois que vous avez validé votre Formulaire de Candidature, vous ne pouvez plus le modifier. Les coûts de préparation ne peuvent pas excéder la somme tarifaire de établie par le Programme Interreg MED. Les Chefs de File sont invités à remplir leur Formulaire de Candidature sur SYNERGIE CTE le plus tôt possible. Certaines sections peuvent être remplies durant la préparation de la candidature et être modifiées par la suite si nécessaire (jusqu'à la validation finale). Il est recommandé de lancer les contrôles de cohérence tout au long de la rédaction et avant la validation finale pour corriger les éventuelles incohérences. En outre, veuillez garder à l'esprit que la signature des documents complémentaires des partenaires et le téléchargement de ces documents peuvent prendre un certain temps. Pour cette raison, après la validation du Formulaire de Candidature, vous aurez une deuxième date limite pour les mettre en ligne (en respectant la taille limite de 8 Méga pour chaque document) afin de soumettre la proposition complète. Veuillez noter que le système peut être très chargé et ralenti le dernier jour de soumission des candidatures. Tout problème lié à la soumission de candidature ou au téléchargement des documents ne venant pas directement de SYNERGIE CTE ne sera pas pris en compte. Si le Chef de File rencontre des problèmes, il est impératif de contacter le SC avant la clôture de l'appel. Enfin, n hésitez pas à contacter le SC Interreg MED pour tout complément d information Procédure de candidature pour les projets horizontaux UNE PROCEDURE DE CANDIDATURE EN DEUX TEMPS Les projets horizontaux doivent soumettre leur candidature par une procédure en deux phases : Une 1 ère phase qui consiste en une pré-candidature durant laquelle seules les sections suivantes du Formulaire de Candidature doivent être remplies et seront évaluées : o B. sur le partenariat et le budget général o C. 1.2, 1.3, 1.4 sur la pertinence du projet (approche du projet, transnationalité, critères de coopération) o C. 2.1 sur le ciblage du projet (logique d intervention) o C. 3.1, 3.2, 3.3 sur le contexte du projet (synergies et complémentarités). Une 2 nde phase qui consiste en un Formulaire de Candidature complet, où toutes les sections du Formulaire doivent être remplies et seront évaluées La 1 ère phase de soumission sera suivie d un contrôle d éligibilité et d une première évaluation, comme le prévoient les procédures administratives et d évaluation approuvées par le Comité de Suivi du Programme Interreg MED (voire section 3.3 du Manuel du Programme). Seules les candidatures ayant reçu les meilleures notes seront admises à la 2 nde phase de soumission. 10

11 Une étape intermédiaire parallèle d échange d informations, de rencontres bilatérales ou de séminaires pourra être prévue (afin d intégrer les conditions et/ou exigences éventuelles du Comité de Pilotage) entre les partenariats des PH (admis à la 2 nde phase) et le SC Interreg MED. Un second contrôle d éligibilité ainsi qu une seconde évaluation finale seront réalisés après la 2 nde phase de soumission. DOCUMENTS A FOURNIR Les propositions, que ce soit lors de la première ou de la seconde phase de la candidature, doivent être soumises par voie électronique seulement, en utilisant l outil de suivi en ligne du Programme Interreg MED, SYNERGIE CTE. Toute proposition reçue par un autre moyen que celui-ci sera inéligible. Durant la première phase de la candidature, le Pre-formulaire de Candidature doit être accompagné des versions scannées signées et tamponnées des annexes obligatoires listées cidessous, et mises en ligne sur SYNERGIE CTE. Aucune autre version papier n est requise. Les originaux doivent être gardés par le Chef de File. Plus précisément, les annexes obligatoires requises sont les suivantes 1 : Un scan de la page de confirmation du Pre-formulaire de Candidature signée et tamponnée; Un scan de la Déclaration d intérêt signée et tamponnée pour tous les partenaires participants, y compris pour le Chef de File, en utilisant le modèle fourni par le Programme ; Le téléchargement sur SYNERGIE CTE doit être fait avant la validation finale du Pre-formulaire de Candidature de la 1 er phase. Veullez voir l annonce de l appel concerné. Durant la seconde phase de la candidature, afin de soumettre une proposition complète, le Formulaire de Candidature doit être accompagné des annexes obligatoires listées ci-dessous. Ces annexes devront être envoyées en ligne (dans une version signée et scannée, le cas échéant) uniquement sur SYNERGIE CTE, aucune autre version papier n est requise. Les originaux doivent être gardés par le Chef de File. Plus précisément, les annexes obligatoires requises sont les suivantes : Un scan de la page de confirmation du Formulaire de Candidature signée et tamponnée; Un scan de la Déclaration de partenaire signée et tamponnée pour tous les partenaires participants, y compris pour le Chef de File, en utilisant le modèle fourni par le Programme ; Un scan de la Déclaration «De minimis» signée et tamponnée, en utilisant le modèle fourni par le Programme, uniquement pour les partenaires dont les activités au sein du projet relèvent de l aide d Etat et qui souhaitent appliquer le régime de minimis ; Un scan de la Déclaration de partenaire associé (le cas échéant) signée et tamponnée, en utilisant le modèle fourni par le Programme, et ce pour chaque partenaire associé. 1 A valider par la Comité de Suivi du Programme Interreg MED. 11

12 DATES LIMITES Pour la première phase de la candidature, la procédure de soumission se fait en une seule partie : un Pre-formulaire de Candidature simplifié accompagné des Déclarations d intérêt de tous les partenaires impliqués, et devant être complété et validé sur SYNERGIE CTE avant la 1 ère date limite établie dans l annonce de l appel à projets concerné. Pour la seconde phase de la candidature, la procédure de soumission est constituée des deux parties principales : un Formulaire de Candidature, à remplir et valider, et plusieurs annexes (y compris les documents complémentaires des partenaires) qui sont obligatoires, qui doivent être envoyées en ligne : par conséquent veuillez noter qu il y a deux dates limites distinctes à respecter. Le Formulaire de Candidature doit être validé sur SYNERGIE CTE avant la 2 ème date limite établie dans l annonce de l appel à projets concerné. L envoi en ligne des annexes obligatoires sur SYNERGIE CTE doit être complété avant la 3 ème date limite établie dans l annonce de l appel à projets concerné. Afin d organiser la réception et le traitement des propositions, le SC doit anticiper autant que possible le nombre des propositions qui seront reçues. Les Chefs de File sont invités à créer un identifiant (login) pour la saisie et la soumission des propositions avant la date indiquée dans l annonce de l appel à projets concerné. Néanmoins, la création d identifiant sera possible après cette date. COMMENT CANDIDATER La soumission de la proposition doit impérativement être faite par le biais de l outil de suivi en ligne du Programme Interreg MED, SYNERGIE CTE. Afin de soumettre la proposition, le Chef de File doit, durant la première phase de la candidature : 1/ Créer un compte Chef de File sur SYNERGIE CTE Avant toute chose, les candidats souhaitant soumettre une proposition doivent créer un identifiant pour accéder à l outil de suivi en ligne du Programme Interreg MED, SYNERGIE CTE, en saisissant leurs coordonnées, notamment, le nom et l adresse . SYNERGIE CTE fournira un lien d activation par . Le compte sera activé en cliquant sur le lien. 2/ Remplir le formulaire de candidature sur SYNERGIE CTE, selon le type de projet sélectionné La première comme la seconde phase de candidature doivent être complétées sur SYNERGIE CTE. Le guide sur comment remplir le Formulaire et sur ce qui est attendu pour chaque question est disponible dans la section 3.2. Tous les documents nécessaires pour le développement de la proposition, y compris le Manuel du Programme, les cahiers des charges et un modèle du Formulaire de Candidature en format Word (non destiné à être utilisé pour la soumission), sont disponibles sur le site Internet du Programme Interreg MED. Avant de commencer à travailler sur la candidature sur SYNERGIE CTE, le Chef de File doit choisir l objectif spécifique et le type de projet (projet horizontal) qu il souhaite soumettre, en tenant compte des cahiers des charges de l appel et des indications du Programme. Si vous vous rendez compte d une erreur commise lors de la saisie, nous vous prions de contacter le Secrétariat Conjoint (SC) dès que possible afin de la corriger. Dans certains cas, vous serez peut-être dans l obligation de recommencer votre Formulaire de Candidature. 12

13 Le Formulaire de Candidature doit être rédigé dans l'une des deux langues du Programme (anglais ou français). Dans certaines sections du Formulaire, l'information est requise dans les deux langues du Programme. Veuillez garder à l'esprit que le résumé du projet est obligatoire dans les deux langues. Veuillez garder à l esprit que ce contrôle de cohérence ne remplace pas le contrôle formel d éligibilité. Pour plus d informations, veuillez consulter la section du Manuel du Programme. Les Chefs de File sont invités à fixer la date de début de leurs projets selon les indications fournies par le Programme dans les cahiers des charges de l appel à projets. Des contrôles de cohérence doivent être effectués pendant toute la durée de la rédaction ; il est recommandé de ne pas attendre à la fin pour le faire, sauf si le Chef de File dispose de suffisamment de temps pour apporter toutes les corrections nécessaires. Il est recommandé au Chef de File d effectuer le contrôle de cohérence après la sauvegarde de chaque section du Formulaire de Candidature. Faites attention de ne pas laisser des résultats du contrôle de cohérence de SYNERGIE CTE en rouge ou en orange. Tous les résultats doivent être en vert même s ils ne bloquent pas la soumission. 3/ Demande des documents additionnels (signés et tamponnés) des partenaires Pour la première étape de la candidature, tous les partenaires doivent remplir une Déclaration d intérêt en utilisant le modèle fourni par le Programme. Ces formulaires doivent ensuite être datés, signés et tamponnés par les représentants légaux des partenaires, pour être ensuite scannés et envoyés au Chef de File. Pour la seconde étape de la candidature, tous les partenaires doivent remplir une Déclaration de partenaire en utilisant le modèle fourni par le Programme. Ces formulaires doivent ensuite être datés, signés et tamponnés par les représentants légaux des partenaires, pour être ensuite scannés et envoyés au Chef de File. Avant de remplir la déclaration de partenaire, les partenaires sont priés de lire très attentivement la section 2.2 du Manuel du Programme. Le formulaire fourni par le Programme ne peut être ni changé ni modifié de quelque manière que ce soit. En outre, seuls les partenaires dont les activités au sein du projet relèvent des aides d'état et qui souhaitent appliquer le régime de minimis, doivent fournir une Déclaration «de minimis» en indiquant toute contribution reçue au cours des trois exercices fiscaux précédents sous le régime de minimis. Avant de remplir la déclaration de minimis, les partenaires concernés sont priés de lire très attentivement la section du Manuel du Programme. Le formulaire fourni par le Programme ne peut être ni changé ni modifié de quelque manière que ce soit. Les partenaires associés doivent signer une Déclaration de partenaire associé fournie par le Programme. Les informations concernant les partenaires associés indiquées dans le Formulaire de Candidature ne seront pas prises en compte si les déclarations de partenaires associés correspondantes ne sont pas fournies. Aucun autre type de document et aucune modification des documents standards fournis par le Programme Interreg MED ne seront acceptés. Tous les documents doivent être datés, signés et tamponnés. Les Chefs de File sont invités à vérifier que les informations incluses dans les déclarations de partenaires soient cohérentes avec les informations saisies dans le Formulaire de Candidature sur SYNERGIE CTE. Si une information, notamment le montant de cofinancement, n est pas cohérent, le Chef de File doit la corriger. 4/ VALIDER le contenu du formulaire de candidature sur SYNERGIE CTE 13

14 Pour la première phase de la candidature, une fois que la candidature est entièrement remplie et que les déclarations d intérêt sont téléchargées, le Chef de File doit valider le Formulaire de Candidature sur l'outil de suivi en ligne avant la 1 ère date limite fixée par le Programme au moment du lancement de l appel à projets. Veuillez garder à l'esprit que la validation ne sera effective qu après avoir appuyé sur le bouton de VALIDATION (une confirmation par est automatiquement envoyée par SYNERGIE CTE si la validation a été effectuée correctement). Si le Chef de File rencontre un problème pour saisir ou pour valider le Formulaire de Candidature sur SYNERGIE CTE, il est impératif de contacter le SC (programme_med@regionpaca.fr) avant la clôture de cette phase. Pour la deuxième phase de la candidature, une fois que la candidature est entièrement remplie, le Chef de File doit valider le Formulaire de Candidature sur l'outil de suivi en ligne avant la 2 ème date limite fixée par le Programme au moment du lancement de l appel à projets. Veuillez garder à l'esprit que la validation ne sera effective qu après avoir appuyé sur le bouton de VALIDATION (une confirmation par est automatiquement envoyée par SYNERGIE CTE si la validation a été effectuée correctement). Si le Chef de File rencontre un problème pour saisir ou pour valider le Formulaire de Candidature sur SYNERGIE CTE, il est impératif de contacter le SC (programme_med@regionpaca.fr) avant la clôture de cette phase. Tout Formulaire de Candidature non validé sur SYNERGIE CTE ne sera pas accepté. Une fois le Formulaire de Candidature validé, il ne peut plus être modifié. Les Chefs de File sont invités à sauvegarder l' envoyé par le système confirmant l heure de la validation (GMT + 1). Veuillez garder à l'esprit que l' sera envoyé à l'adresse de la personne de contact dont les coordonnées ont été préalablement saisies dans SYNERGIE CTE : veuillez vérifier que cette information soit correcte pour recevoir ensuite la confirmation par . 5/ DEPOSER les annexes obligatoires sur SYNERGIE CTE avant la 3 ème date limite Toutes les annexes obligatoires doivent être déposées sur SYNERGIE CTE avant la 3 ème date limite fixée par le Programme au moment du lancement de l appel à projets. Dans le cadre de cet appel, les documents suivants doivent être envoyés en ligne : Un scan de la page de confirmation du Formulaire de Candidature signée et tamponnée. Seule la page du PDF comprenant la date, la signature et le tampon du Chef de File doit être envoyée. Cette page (point 2 du sommaire, signatures) doit porter la mention «DEPOSÉ». Un scan de la Déclaration de partenaire signée et tamponnée, pour tous les partenaires participants en utilisant le modèle fourni par le Programme, y compris pour le Chef de File. Le montant de cofinancement national inclus dans cette déclaration doit correspondre aux informations mentionnées dans le Formulaire de Candidature validé. Un scan de la Déclaration «De minimis» signée et tamponnée, seulement pour les partenaires dont les activités au sein du projet relèvent des aides d'état et qui souhaitent appliquer le régime de minimis, en utilisant le modèle fourni par le Programme. Un scan de la Déclaration de partenaire associé signée et tamponnée (le cas échéant), pour chaque partenaire associé en utilisant le modèle fourni par le Programme. Chaque document doit être scanné et téléchargé individuellement et il ne doit pas dépasser 8Mo. Si le Chef de File rencontre un problème pour mettre en ligne un document supplémentaire sur SYNERGIE CTE, il est impératif de contacter le SC (programme_med@regionpaca.fr) avant la clôture de cette phase. 14

15 Une fois la date limite pour l envoi des documents passée, plus aucun document ne peut être déposé. Les Chefs de File sont invités à garder un imprimé d écran de la liste des documents téléchargés. 6/ Rassembler et garder la version papier des documents signés Les versions papier originales des documents signés et tamponnés mis en ligne sur SYNERGIE CTE doivent être rassemblées et gardées par le Chef de File. INFORMATIONS GENERALES SUR LA CANDIDATURE Nous vous rappelons qu'il est également essentiel de consulter les documents de référence du Programme (Programme de Coopération, Manuel du Programme et cahiers des charges de l appel) lors de la préparation de votre projet. En outre, il est recommandé de faire attention aux points suivants : Pour la candidature, toutes les sections accessibles dans SYNERGIE CTE doivent être remplies. Dans la section 3.3 du Manuel du Programme, vous trouverez la liste des critères administratifs et d'éligibilité à respecter ainsi que les critères d'évaluation qualitative qui seront utilisés pour la sélection des projets. Gardez à l esprit que la soumission de la proposition est effectuée en trois étapes, pour les candidats sélectionnées après la première phase. Tout d'abord, la pré-candidature doit être approuvée, puis après sélection par le Comité de Pilotage du Programme le Formulaire de Candidature complet doit être validé, et après cela, vous devrez mettre en ligne toutes les annexes obligatoires. Veuillez vous rappeler que toutes les échéances doivent être respectées pour que votre proposition soit considérée éligible. Une fois que vous avez validé votre Formulaire de Candidature, vous ne pouvez plus le modifier. Les coûts de préparation ne peuvent pas excéder la somme tarifaire de établie par le Programme Interreg MED. Les Chefs de File sont invités à remplir leur Formulaire de Candidature sur SYNERGIE CTE le plus tôt possible. Certaines sections peuvent être remplies durant la préparation de la candidature et être modifiées par la suite si nécessaire (jusqu'à la validation finale). Il est recommandé de lancer les contrôles de cohérence tout au long de la rédaction et avant la validation finale pour corriger les éventuelles incohérences. En outre, veuillez garder à l'esprit que la signature des documents complémentaires des partenaires et le téléchargement de ces documents peuvent prendre un certain temps. Pour cette raison, après la validation du Formulaire de Candidature, vous aurez une deuxième date limite pour les mettre en ligne (en respectant la taille limite de 8 Méga pour chaque document) afin de soumettre la proposition complète. Veuillez noter que le système peut être très chargé et ralenti le dernier jour de soumission des candidatures. Tout problème lié à la soumission de candidature ou au téléchargement des documents ne venant pas directement de SYNERGIE CTE ne sera pas pris en compte. Si le Chef de File rencontre des problèmes, il est impératif de contacter le SC avant la clôture de l'appel. Enfin, n hésitez pas à contacter le SC Interreg MED pour tout complément d information. 15

16 3.2 Utilisation de SYNERGIE CTE lors de la procédure de candidature Cette section a pur l objectif de guider les candidats pour qu ils puissent soumettre une proposition de projet à travers l outil de monitorage en ligne du Programme Interreg MED, SYNERGIE CTE (pour plus d information sur la procédure de soumission, veuillez vous référer à la section 3.1). Le Formulaire de Candidature et la procédure de soumission ont été conçus en se basant sur des critères administratifs et d éligibilité 2 et sur des critères d évaluation qualitative 3. Par conséquent, les candidats sont tenus de tenir compte de ces critères en saisissant l information. Dans un document à part ayant comme titre guide Synegie que vous pouvez trouver sur le le site du Programme Interreg MED ( vous trouverez un guide détaillé du Formulaire de Candidature qui vous aidera à réunir toutes les informations concernant des partenaires et à préparer vos réponses afin de remplir le Formulaire. Toutes les étapes que vous devez suivre ont été décrites. Par ailleurs, des conseils et des astuces ont également été inclus dans ce guide. En même temps, un Modèle pour information du Formulaire de Candidature en version Word est aussi disponible sur le site du Programme Interreg MED ( Si vous avez des problèmes pour la soumission de votre proposition, veuillez contacter le Secrétariat Conjoint du Programme Interreg MED: programme_med@regionpaca.fr. Veuillez indiquer dans l objet de votre mail Synergie afin d accélérer le traitement de votre question Choses à considérer avant de commencer la saisie Il est fortement conseiller de réunir toutes les informations pertinentes avant de commencer à saisir le Formulaire de Candidature et, plus précisément, les informations concernant les organismes des partenaires. Veuillez vérifier la section correspondante du Manuel du Programme afin d avoir une idée sur les informations dont vous aurez besoin. La soumission d un projet prend beaucoup de temps. Veuillez prévoir suffisamment de temps afin de remplir complétement le Formulaire de Candidature. Si vous avez les informations nécessaires en avance, vous pourrez suivre les étapes sans problèmes. Vous pouvez sauvegarder les informations à n importe quel moment de la saisie et les compléter en plusieurs étapes. Veuillez ne pas sous-estimer le temps nécessaire pour préparer un projet de qualité. Veuillez vous rappeler que dans chaque section il y a un nombre maximum de caractères à respecter. En général, si vous dépassez cette limite, le système bloque la sauvegarde. Si vous 2 Pour plus d informations, veuillez vous référer à la section Pour plus d informations, veuillez vous référer à la section

17 dépassez le nombre maximum de caractères, les caractères en trop ne seront pas pris en compte lors de la phase d évaluation. Si vous décidez de rédiger votre Formulaire de Candidature dans un document Word, et après vous faites «copier-coller» du texte dans le système, veuillez noter que le système ne sera pas en capacité de comptabiliser le nombre de caractères. Le Formulaire de Candidature doit être saisi dans une des deux langues officielles du Programme Interreg MED, en anglais et en français. La langue choisie doit être utilisée pour tout le Formulaire. Cette langue sera considérée comme la langue du projet. Seulement la section [Description courte] doit obligatoirement être remplie dans les deux langues (anglais et français). Veuillez vous référer au critère d éligibilité A.7, voir section 3.3. En règle général, l intitulé du projet, les noms des partenaires, des groupes d activités (WP), des réalisations, des activités et des livrables doivent également être donnés dans les deux langues. Si la traduction d un de ces éléments n est pas possible, veuillez inclure deux fois l intitulé dans l une des langues. INTRODUCTION A SYNERGIE CTE Quelques symboles vous indiqueront des actions à réaliser. Vous trouverez, ci-dessous, une explication des symboles les plus fréquents que vous pouvez trouver sur Synergie CTE: : Cliquez pour ajouter un nouvel élément. : Cliquez pour modifier les informations d un élément. : Cliquez pour enlever un élément. : Cliquez pour voir en détail un élément sans modifier les informations. : Cliquez pour saisir une date, un calendrier apparaitra. : Cliquez pour reprendre. : Cliquez pour produire un document en format PDF. Pour plus d information, veuillez vous référer à l Etape # 15. [Link]: Cliquez pour aller plus loin ou pour créer un nouvel élément. En haut de chaque page du Formulaire de Candidature, vous trouverez trois liens qui vous permettront d accéder soit au chapitre précèdent, soit au sommaire, soit au chapitre suivant du Formulaire de Candidature. 17

18 Veuillez cliquer sur le bouton Enregistrer à chaque page. Sur certaines pages vous trouverez deux boutons pour enregistrer. Toujours cliquez sur le premier bouton Enregistrer. Ensuite vous devez à nouveau entrer dans la section et cocher la case «Indiquer que la saisie du chapitre est terminée» et cliquer sur le deuxième bouton Enregistrer. Ainsi vous pourrez suivre la progression de votre saisie. Si vous ne cliquez que sur le deuxième bouton, l information ne sera pas sauvegardée. Quand l information a été enregistrée avec succès, un message en vert s affiche en haut de l écran. Sur la page du sommaire du Formulaire de Candidature, vous verrez une coche verte à chaque fois que la saisie d une section á été terminée ou lorsque une section est automatiquement remplie par le système. Cela vous aidera à suivre votre progression. En haute à droite de la page, vous trouverez également une barre de progression qui montre le pourcentage de ce qui a été déjà saisi. 18

19 Vous devez saisir l information soit via la section «Saisir les éléments principaux» soit via le «Sommaire» du Formulaire de Candidature. Des particularités de la saisie sont indiquées dans ce document. Vous êtes invités à saisir toutes les informations demandées dans chaque section, en suivant l ordre établi dans ce document, afin de ne pas omettre les informations. Sur chaque page vous trouverez des bulles d aide sur le type d information qui est attendue dans chaque section du Formulaire de Candidature. Tous les champs en jaune sont obligatoires. S ils restent vides vous pouvez avoir des difficultés pour valider votre candidature. Si le système vous demande de fournir des informations qui ne sont pas obligatoires dans les deux langues, veuillez saisir le même texte dans les deux sections ou mettre N/A dans la section vide afin de continuer avec la soumission du Formulaire de Candidature. Les contrôles de cohérence doivent être effectués pendant toute la durée de la rédaction. Il est recommandé de ne pas attendre la fin pour le faire, sauf si vous disposez de temps suffisant pour apporter toutes les corrections nécessaires. Il est recommandé d effectuer le contrôle de cohérence après la sauvegarde de chaque section du Formulaire de Candidature. (Voir Etape # 14) Même si SYNERGIE CTE est basé sur PRESAGE CTE, l outil de suivi en ligne de la période de programmation , il y a quelques différences entre les deux outils qui peuvent empêcher la soumission complète de votre proposition. Il est fortement conseillé de suivre les instructions données dans ce document afin de n oublier aucune étape. ETAPES POUR LA PROCEDURE DE SOUMISSION EN LIGNE Les phases suivantes ont été identifiées afin d aider les candidats lors la procédure de soumission. Les différentes étapes sont détaillées dans ce document. Créer et valider le compte du Chef de File (Etapes # 1 à 5) Créer et résumer la proposition (Etapes # 6 à 7) Créer le partenariat (Etape # 8) Décrire le projet, le plan de travail, le budget, le calendrier indicatif (Etapes # 9 à 13) Valider le Formulaire de Candidature (Etapes # 14 à 15) Télécharger les annexes obligatoires sur Synergie CTE (Etape #16) 19

20 3.3 Évaluation des propositions de projets Toute proposition soumise dans le cadre du Programme Interreg MED fait l'objet d'une procédure d'évaluation en trois étapes, conforme aux principes de transparence et d'égalité des chances décrits ci-dessous. Vérification administrative et d'éligibilité du Formulaire de Candidature et des annexes obligatoires. Première phase d'évaluation de la qualité du Formulaire de Candidature. Seconde phase d'évaluation de la qualité du Formulaire de Candidature. Chacune de ces trois phases peut conduire à l'élimination définitive de la proposition. La décision finale au terme de chaque étape d 'évaluation revient au Comité de Pilotage du Programme Interreg MED Critères administratifs et d éligibilité La vérification administrative et d éligibilité est effectuée afin de s assurer que la candidature respecte les critères administratifs et d éligibilité établis par le Programme Interreg MED pour les projets de l appel. Les critères administratifs et d éligibilité suivants doivent être observés lors de la soumission de la candidature : SCHEMA 32 : LISTE DES CRITERES ADMINISTRATIFS ET D ELIGIBILITE Nº Critères A A.1 A.2 A.3 A.4 Vérification administrative Le Formulaire de Candidature a été déposé via l outil de suivi en ligne du Programme Interreg MED, SYNERGIE CTE, en respectant la date limite Les annexes obligatoires ont été téléchargées sur l outil de suivi en ligne du Programme Interreg MED, SYNERGIE CTE, en respectant la date limite Le partenariat a utilisé les modèles du Programme Interreg MED, sans les altérer ou modifier La page de confirmation du Formulaire de Candidature a été dûment signée et tamponnée Section(s) du Manuel du Programme pour obtenir plus d informations 3.1 et et et et 3.2 A.5 Toutes les annexes obligatoires ont été dûment signées et tamponnées 3.1 et 3.2 A.6 Toutes les sections du Formulaire de Candidature ont été dûment complétées 3.1 et

21 Nº Critères A.7 B B.1 B.2 B.3 B.4 B.5 Le Formulaire de Candidature a été correctement rempli uniquement en anglais ou en français, et les sections à renseigner dans les deux langues ont été dûment remplies (résumé du projet) Vérification d éligibilité Le projet remplit les critères minimum en ce qui concerne la composition du partenariat: 4 partenaires représentant 4 pays différents de la zone du Programme Interreg MED, dont au moins 3 faisant partie de la zone UE de l espace du Programme Interreg MED Le Chef de File est un organisme public ou un organisme géré par le droit public (conformément à la Directive 2014/24/UE) L organisme du Chef de File se trouve physiquement dans la zone UE de l espace du Programme Interreg MED Le projet se positionne sur un bon axe prioritaire et un bon objectif spécifique du Programme Les montants de co-financement national indiqués dans les déclarations des partenaires sont égaux ou supérieurs aux montants de co-financement national correspondant aux sommes FEDER/IAP demandées dans le Formulaire de Candidature Section(s) du Manuel du Programme pour obtenir plus d informations 3.1 et et CdC et 3.1 Les critères d éligibilité suivants sont à vérifier par l outil de suivi en ligne SYNERGIE CTE (si le critère n est pas rempli, le système empêche la soumission de la proposition). B.6 B.7 B.8 B.9 Les délais sont respectés : les dates de début et de fin du projet sont conformes aux exigences de l appel et du Programme Interreg MED Aucun partenaire ne concentre plus de 30% du budget total éligible (FEDER+IAP+cofinacement national) Aucun pays ne concentre plus de 40% du budget total éligible (FEDER+IAP+cofinacement national) Les coûts de préparation ne doivent pas excéder la somme forfaitaire de établie par le Programme Interreg MED 2.1 et CdC Les candidatures ne remplissant pas une ou plusieurs des conditions ci-dessus seront considérées comme non éligibles et ne seront pas étudiées dans la suite de la procédure. Les Chefs de File des candidatures non éligibles seront informés. Etant donné que tous les Formulaires de Candidature et annexes obligatoires sont soumis via l outil de suivi en ligne SYNERGIE CTE, certaines des conditions ci-dessus seront automatiquement vérifiées par le système au moment de la soumission de la candidature afin d aider les candidats à éviter les erreurs. Toutefois, la vérification du respect de ces conditions par chaque candidature, y compris l exactitude des annexes soumises, sera effectuée lors de cette étape de la procédure de vérification de la candidature. Pour plus d informations concernant la procédure de soumission et l utilisation de l outil de suivi en ligne SYNERGIE CTE, merci de consulter les sections 3.1 et 3.2. En parallèle, durant cette phase, les Etats participants vérifieront l éligibilité des partenaires de leur propre territoire et leur capacité à s engager dans les propositions soumises. Cette information sera prise en compte dans la phase d évaluation. 21

22 3.3.2 Critères d évaluation qualitative (évaluation en deux temps) L évaluation qualitative est opérée sur la vase d une grille d évaluation qualitative, insérée cidessous, qui identifie des critères stratégiques et opérationnels. Pour chacun des critères, une question d évaluation principale a été identifiée, avec plusieurs sous-questions. Le score de chaque question principale est la moyenne du score des sous-sections concernées. L évaluation qualitative comprendra deux phases, la première étant éliminatoire. La note de chaque question d évaluation sera calculée sur une échelle de 10 points. Le score maximum sera de 100 points (8 questions principales ont été identifiées dans la grille d évaluation composée de question stratégiques et opérationnelles) pour l évaluation complète (avec une pondération de 1,5 pour les questions opérationnelles de la seconde phase équivalant à 60 points maximum), et de 40 points (4 questions principales identifiées comme «stratégiques» dans la grille d évaluation de la première phase) pour la première phase d évaluation (pas de pondération). La note finale totale est traduite en pourcentage (soit 100 points, la note globale maximum possible), avec un seuil minimum de 75% afin d être proposé à la sélection. PREMIERE PHASE DE L EVALUATION : Les réponses aux problèmes clés rédigées ailleurs que dans les champs attendus (hors section) ne seront pas évaluées. La première phase de l évaluation ne concernera qu une partie du Formulaire de Candidature, et plus spécifiquement les réponses fournies par chaque candidature aux problèmes clés identifiés antérieurement dans le Formulaire et dans la grille d évaluation. Toutes les questions nécessaires à la première évaluation sont concentrées sous les critères d évaluation stratégiques. Cela vise à assurer la qualité des principes les plus importants pour un projet Interreg : contexte, transnationalité, cadre logique et partenariat. Les sections suivantes du formulaire de candidature sont évaluées dans la première phase : B. sur le partenariat et le budget général, C. 1.2, 1.3, 1.4 sur la pertinence du projet (approche du projet, transnationalité, critères de coopération), C. 2.1 sur le ciblage du projet (logique d intervention) et D. sur le budget global par partenaire, C. 3.1, 3.2, 3.3 sur le contexte du projet (synergies et complémentarités). Seul le contenu du Formulaire correspondant aux sections ci-dessus sera évalué à cette étape. Il est donc essentiel de cibler les sections et contenus liés aux problèmes clés sans se disperser dans les réponses. Nous vous prions de garder à l esprit que dans chaque section, un nombre maximum de caractères à respecter a été établi. La note totale minimum nécessaire dans la première phase de l évaluation est de 24 points sur 40 (représentant 60% de la note maximum). Chaque question principale devra obtenir une note moyenne de 5 points sur 10 afin d accéder à la phase suivante. 22

23 Toutes les candidatures ayant atteint la note minimum requise seront admises dans la seconde phase de l évaluation. Les projets admis à la seconde phase maintiendront leurs scores dans les sous-sections déjà évaluées dans la première phase d évaluation (telles qu identifiées ci-après : les sous-sections évaluées lors de la première phase ne seront plus évaluées). Chaque soussection non évaluée lors de la première phase sera évaluée lors de la seconde étape. La note moyenne de toutes les sous-sections constituera la note finale de la question principale (seule la section 2 caractère de la coopération sera entièrement évaluée lors de la première phase). SECONDE PHASE DE L EVALUATION : La seconde phase de l évaluation avant proposition finale à la sélection couvrira toutes les candidatures ayant obtenu la note minimale requise dans la première phase d évaluation (24 points au moins, au moins 5/10 par question). Elle incorporera les questions de la première phase aux questions restantes de la grille d évaluation, et se concentrera principalement sur les critères «opérationnels». Les sections suivantes du Formulaire de Candidature sont évaluées dans la seconde phase : B. sur le partenariat (concernant l équilibre du partenariat, le rôle et les compétences des partenaires) C. 1.1 C. 4.1., C. 4.2 C.5 Plan de travail C.6, 7, 8 D. sur le budget détaillé Le seuil à atteindre pour que les projets soient proposés pour approbation par le SC au Comité de Pilotage est de 75 points sur 100 dans la seconde évaluation (représentant 75% de la note maximum). Chaque section devra atteindre une note moyenne de 5 points sur 10 afin d être proposé à la sélection. Une décision finale sur l'approbation ou le rejet du projet doit être pris par le Comité de Suivi. Les projets seront sélectionnés, en tenant compte de leur score (par ordre décroissant), des positions de chaque délégation nationale, et du budget disponible par objectif spécifique et type de projet. Grille d évaluation qualitative : Comme indiqué dans le tableau ci-dessous, dans la première colonne, vous trouverez les questions principales de l'évaluation. Chaque question principale est soutenue par des sous-questions spécifiques (principes directeurs pour l'évaluation). La note de chaque question principale est la moyenne des notes de ses sous-questions : par exemple, dans la première question ci-dessous (le contexte du projet), vous avez 4 sous-questions. Supposons que pour la première question sous vous avez obtenu une note de 7, pour la deuxième une note de 9, pour la troisième une note de 4 et pour la quatrième un note de 5, vous aurez une moyenne finale de ( ) /4=6.25 points pour la première question principale. 23

24 Date : 30/10/2015 Questions d évaluation (Questions principales) 1. Contexte du projet (pertinence et stratégie) Le besoin du projet est-il bien justifié? 2. Niveau de la coopération Quelle est la valeur ajoutée apportée par la coopération transnationale? 3. Contribution du projet aux objectifs du Programme, SCHEMA 33 : CRITERES D EVALUATION STRATEGIQUES Seules les sous-questions 1.2, 1.3, 2.1, 2.2, 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 4.1 et 4.3 seront notées pour la première phase de l évaluation. A/A 1.1 Principes guide pour l évaluation Comment le projet (Sous-questions) Le projet relève des défis territoriaux communs du programme ou un atout commun de la zone de programme - il y a une demande réelle du projet Sections du formulaire de candidature 1.2 Le projet contribue clairement à une stratégie plus large d un ou plusieurs niveaux politiques (UE/national/régional) C Le projet s appuie sur des connaissances déjà disponibles et construit sur des résultats et pratiques existants. Le projet contribue de manière positive ou neutre aux principes horizontaux du Programme : égalité des chances et non discrimination, égalité entre hommes et femmes, développement durable. L importance de l approche transnationale par rapport à la thématique choisie est clairement démontrée : - les résultats ne peuvent pas être atteints (ou seulement en partie) sans coopération et/ou cette coopération représente une valeur ajoutée significative pour les partenaires - il y a un bénéfice évident à coopérer pour les partenaires de projet / groupes cibles / territoires du projet / zone du programme (Veuillez noter que l'évaluateur accordera une attention particulière à ce qu au moins 3 des critères de coopération suivants soient remplis: élaboration conjointe du projet (obligatoire), mise en œuvre conjointe (obligatoire), et coopération en termes de personnel affecté au projet ou financement conjoint). Le projet apporte de nouvelles solutions qui vont au-delà des pratiques existantes dans le secteur/zone de programme/pays participants ou adapte et met en œuvre des solutions déjà développées. Les résultats et principales réalisations du projet sont clairement liés à une priorité du programme et à ses indicateurs : - l objectif général du projet est clairement lié à un objectif spécifique d une priorité du programme - les résultats du projet sont clairement liés à un indicateur de résultat du programme - les objectifs spécifiques du projet sont clairement liés à l objectif général du projet - les principales réalisations du projet sont clairement liées aux objectifs spécifiques du projet - les principales réalisations du projet sont clairement liées aux indicateurs de réalisations du programme C.1.1 C.3.2 C.3.3 C.4.1 B.1 C.1.3 C.1.4 C.1.2 C

25 Date : 30/10/2015 Questions d évaluation (Questions principales) réalisations et résultats attendus De quelle manière le projet contribuera à atteindre les objectifs du Programme suivant le PC MED et plus particulièrement le CdC de l objectif spécifique? 4. Pertinence du partenariat Est-ce que la composition du partenariat est pertinente pour le projet proposé? A/A Principes guide pour l évaluation Comment le projet (Sous-questions) Sections du formulaire de candidature 3.2 Les résultats et principales réalisations : C sont alignés avec les besoins des groupes cibles choisis sont spécifiques C sont réalistes (il est possible de les réaliser avec les ressources à disposition c est-à-dire délais, partenaires, budget et ils sont réalistes sur la base des données quantitatives fournies) Les principales réalisations du projet sont durables (la proposition devrait fournir une contribution significative et durable pour trouver une solution aux défis ciblés) dans le cas contraire, c est justifié Les principales réalisations du projet peuvent être utilisées et reproduites par d autres organismes/régions/pays à l extérieur de l actuel partenariat (transférabilité) dans le cas contraire, c est justifié. Le projet implique les principaux acteurs nécessaires pour faire face aux défis territoriaux/atouts communs et objectifs spécifiques En relation avec les objectifs du projet, le partenariat: - est équilibré du point de vue des niveaux d action, des secteurs, des territoires - est composé de partenaires complémentaires Les organismes partenaires ont une expérience et des compétences prouvées dans le secteur thématique concerné, de même que la capacité nécessaire pour mettre en œuvre le projet (finances, ressources humaines, etc.) 4.4 Tous les partenaires ont un rôle bien défini dans le partenariat et en tirent un réel profit. B, C.5 C.2.1, D C.5 C.5 B B, C.5 B 25

26 Date : 30/10/2015 Questions d évaluation 5. Management Les structures de gestion et les procédures sont-elles en ligne avec la taille du projet, sa durée et ses besoins? CRITÈRES OPÉRATIONNELS D ÉVALUATION Principes guide pour l évaluation Comment le projet Les structures de gestion (par exemple le comité de pilotage du projet) sont adéquates à la taille et besoins du projet et permettent la participation de tous les partenaires au processus décisionnel. Les procédures de gestion (telles que des procédures de reporting et d évaluation dans les secteurs budgétaire, contenus, communication) sont claires, transparentes, efficaces et effectives La gestion du projet inclue des contacts réguliers entre les partenaires et assure le transfert d expertise au sein du partenariat (communication interne au partenariat) Les dispositions nécessaires pour une bonne gestion sont prévues (évaluation interne et/ou externe) Le Chef de File fait preuve d une compétence dans la gestion de projets cofinancés par l UE ou d'autres projets internationaux ou il peut garantir des mesures adéquates pour une aide à la gestion. Sections du formulaire de candidature C.5 WP 1 (Gestion) C.4.2 B.1 6. Communication et Capitalisation Les activités de communication et capitalisation sont-elles adéquates et convaincantes pour atteindre les groupes cibles et les parties concernées? 6.1 Les objectifs de communication et capitalisation (si pertinent) sont clairement liés aux objectifs spécifiques du projet L approche/méthodologie choisie est adéquate pour réaliser les objectifs de communication et capitalisation (si pertinent) Les activités et les livrables de communication et capitalisation (si pertinent) sont appropriés pour atteindre les groupes cibles et les parties concernées. C.5 WP 2 (Communi cation) 26

27 Date : 30/10/2015 Questions d évaluation Principes guide pour l évaluation Comment le projet Sections du formulaire de candidature 7. Plan de travail Dans quelle mesure le plan de travail est-il réaliste, structuré et cohérent? 8. Budget Dans quelle mesure le budget est-il cohérent, proportionné, réaliste et rentable? 7.1 Les activités et les livrables proposés sont pertinents et mènent aux principales réalisations et résultats prévus. La distribution des tâches parmi les partenaires est appropriée (par exemple le partage est clair, logique, conforme aux rôles des partenaires dans le projet, etc.) Le calendrier est réaliste (imprévus compris) Les activités, livrables et réalisations ont une séquence temporelle logique. 7.2 Les activités à l extérieur de la zone (UE) du Programme bénéficient clairement à la zone du Programme (si applicable) C La valeur ajoutée des investissements et leur pertinence transnationale pour atteindre les objectifs du projet sont manifestes (si applicable). Des ressources suffisantes et raisonnables sont prévues pour assurer la mise en œuvre du projet Le budget du projet semble approprié par rapport au plan de travail proposé et aux principaux réalisations et résultats visés Les budgets totaux des partenaires témoignent d une réelle participation (équilibrés et réalistes) L allocation financière pour chaque ligne budgétaire est conforme au plan de travail La distribution budgétaire par période est conforme au plan de travail La distribution budgétaire par composante (work package) est conforme au plan de travail Le besoin d expertise externe est justifié et les coûts sont réalistes Le besoin d achats d équipements est justifié et les coûts sont réalistes Le budget est clair et réaliste et conforme aux recommandations financières du Programme. C.5 C.7 C.8 B.1, C.5, C.8, D B.1, C.5, C.8, D 9. Aperçu final 9.1 Le projet répond globalement aux attentes et besoins du Programme. Il est cohérent dans la mise en œuvre de toutes ses sections (pas de note, seulement une appréciation) Ensemble du projet 27

28 Date : 20/10/ Communication des résultats au Chef de File Le Comité de Pilotage du Programme Interreg MED décide d'accorder ou non les financements aux projets en s'appuyant sur les résultats de l'évaluation décrite à la section Une fois que cette décision est prise, les Chefs de File reçoivent une communication de l'autorité de Gestion qui les informe que la proposition est : acceptée sans la moindre modification ; acceptée sous certaines conditions ; ou refusée. Cette communication explique les raisons de l'approbation (et, le cas échéant, les obligations à remplir ainsi que le délai imparti) ou du refus Résolution des réclamations Les procédures mises en place pour la résolution des réclamations diffèrent en fonction de l'objet du litige. RECLAMATIONS QUANT A L'EVALUATION ET LA SELECTION Le Comité de Pilotage informe par écrit les Chefs de File des propositions qui ont été refusées, en expliquant les raisons détaillées de la non-éligibilité ou du refus, selon les informations fournies à la section Toute réclamation quant à l'évaluation et la sélection des propositions doit être soumise par le Chef de File, en tant que représentant du partenariat faisant l objet de la décision de financement. Il incombe donc au Chef de File de recueillir les motifs de la réclamation auprès de tous les partenaires du projet, et de les présenter. Le droit d'émettre une réclamation applique aux Chefs de File dont la candidature n'a pas été retenue lors de l'évaluation et de la sélection des projets. Ce droit concerne également les projets qui sont approuvés sous certaines conditions, uniquement si l'autorité de Gestion/le Secrétariat Conjoint et le Chef de File ne parviennent pas à s'accorder sur lesdites conditions pendant le processus de signature du contrat. La réclamation peut porter uniquement sur les critères suivants : a) l'évaluation et la sélection de la proposition, selon les critères approuvés par le Comité de Suivi, ne correspondent pas aux informations fournies par le Chef de File pendant le processus d'évaluation et de sélection des projets ; et/ou b) le processus d'évaluation et de sélection du projet n'est pas conforme aux procédures spécifiques établies par le Programme de Coopération, le présent manuel et le cahier des charges de l'appel à propositions, différence qui a eu / aurait pu avoir un impact substantiel sur la décision. La réclamation est transmise par (programme_med@regionpaca.fr) à l'autorité de Gestion du Programme Interreg MED dans un délai de 10 jours ouvrables après que l'autorité de Gestion ait officiellement informé le Chef de File des résultats du processus de sélection. Au-delà de ce délai, toute réclamation est rejetée sans être examinée. 28

29 Date : 20/10/2015 La réclamation doit indiquer : a. le nom et l'adresse du Chef de File ; b. la référence de la candidature qui fait l'objet d'une réclamation ; c. les motifs de la réclamation clairement indiqués, notamment une liste de tous les éléments de l'évaluation mis en cause et/ou non conformes aux procédures, dans la limite des critères cités à l'article 3(3) ; d. la date, la signature et le tampon du représentant légal du Chef de File ; e. tout justificatif éventuel. Hormis les motifs susmentionnés, aucune autre réclamation ne sera prise en compte. L'Autorité de Gestion/le Secrétariat Conjoint, examine les réclamations sur la base des informations soumises par le Chef de File dans le cadre de ces litiges, et sur la base des justificatifs reçus. Le Comité de Suivi du Programme peut également prendre part à la procédure si nécessaire. La décision d'accepter ou de rejeter la réclamation appartient à l'autorité de Gestion et est communiquée au Comité de Suivi du Programme. L'Autorité de gestion dispose de 20 jours ouvrables pour notifier ladite décision au Chef de File. En cas d acceptation de la réclamation, le dossier sera renvoyé au Comité de Suivi afin de permettre la révision nouvelle du projet et de son évaluation. Réclamations quant aux décisions prises pendant l'exécution du projet En cas de réclamation portant sur des décisions de l'autorité de Gestion/du Secrétariat Conjoint sur la base du Contrat de subvention ou sur la base des décisions du Comité de Suivi du Programme, lesdites réclamations doivent impérativement suivre les règles établies par le Contrat de subvention conclu entre l'autorité de Gestion et le Chef de File. La réclamation doit être soumise par le partenaire plaignant, auprès de l'ag/du SC, qui l'examine et répond dans un délai convenable (en collaboration avec le CS, si nécessaire). Lorsque les tribunaux, le procureur général ou d'autres institutions nationales sont compétentes en ce qui concerne l'objet de la réclamation, le bénéficiaire est en droit de s'adresser également à ces autorités en France, à savoir le pays ou l'ag/et SC sont basés. Les réclamations en lien avec les Contrôles de Premier et Second Niveau, et les audits, doivent être adressées à l'autorité nationale responsable de ces questions selon la réglementation nationale en vigueur 4. 4 Pour plus de détails sur les procédures de réclamation, veuillez contacter le Point de contact national concerné et vérifier les informations fournies concernant les différents pays sur 29

30 Date : 20/10/ Procédure de contractualisation Procédure préalable au contrat Les propositions de projets qui sont sélectionnées par le Comité de Pilotage du Programme Interreg MED pour recevoir un financement peuvent être approuvées telles quelles ou sous certaines conditions. PROJETS APPROUVES SOUS CERTAINES CONDITIONS Une fois les projets sélectionnés, le SC réunit les Chefs de File à l'occasion d'un séminaire conçu pour faire en sorte que les projets comprennent clairement les obligations liées au Programme et soient rapidement opérationnels. Pour les projets qui doivent remplir certaines conditions avant d'entamer la procédure de contractualisation, une révision du Formulaire de Candidature et/ou des documents complémentaires ou informations qui ont été soumis doit être faite. Pendant cette phase, le Chef de File, en proche collaboration avec le SC, apporte les modifications nécessaires au Formulaire de Candidature afin de satisfaire toutes les conditions établies par le Comité de Pilotage du Programme Interreg MED. PROJETS MULTI-MODULAIRES Au cours de cette même étape, les projets multi-modulaires sélectionnés doivent, en coopération avec le SC, identifier leurs livrables clés et échéances clefs (milestones) d'après le cendrier fourni dans le Formulaire de Candidature. En effet, ces éléments seront utilisés pendant le suivi de l'exécution du projet, ainsi que lors des vérifications effectuées par l'ag/le SC avant de passer aux modules suivants. Pour plus de détails, voir la section 4.5 du Manuel. En règle générale, il est recommandé de ne pas établir plus de 2 échéances clefs par an afin de permettre la bonne gestion et suivi du projet. PETITS AJUSTEMENTS Cette étape préalable à la signature du contrat peut également servir à résoudre les problèmes techniques mineurs ou les demandes d'ajustement, soulignés par le SC pendant l'évaluation du Formulaire de Candidature. Pendant cette phase, le Chef de File, en proche collaboration avec le SC, apporte les modifications nécessaires au Formulaire de Candidature afin de résoudre les incohérences techniques décelées par le SC. Enfin, les projets approuvés qui comprennent des partenaires recevant des aides d'état 5 des organismes internationaux relevant du droit international doivent fournir les documents suivants : 5 Pour plus de détails, voir la section du présent manuel. 30

31 Date : 20/10/2015 RGEC Régime de minimis Organismes internationaux relevant du droit international Les PME fournissent une déclaration attestant de leur statut de PME selon la définition de la Recommandation 2003/361/CE de la Commission du 6 mai 2003 concernant la définition des micro, petites et moyennes entreprises. La déclaration de minimis est mise à jour, uniquement si les montants indiqués ont changé depuis le dépôt de la proposition 6. Les organismes internationaux relevant du droit international fournissent une déclaration acceptant l ensemble des obligations mentionnes dans le Traité sur le fonctionnement de l'union européenne et des règlements applicables dans le cadre du Programme Interreg MED tel que défini dans la section du Manuel du Programme. Aucun model ne sera fourni par le Programme. (A valider par le Comité de Suivi du Programme Interreg MED) Si le partenaire n'est pas en mesure de fournir le document demandé, il est exclu et remplacé par une entité similaire et solvable Procédure de contractualisation L'Autorité de Gestion et le Chef de File signent un Contrat de subvention unique avec les partenaires FEDER et IAP. Le Contrat de subvention et la Convention inter partenariale sont disponibles avant le démarrage des projets approuvés dans le cadre du premier appel à propositions. Une fois le projet approuvé 7, l'autorité de Gestion signe un Contrat de subvention avec le Chef de File. Le Contrat de subvention détermine les droits et responsabilités du Chef de File et de l'autorité de Gestion, mais aussi les activités devant être effectuées, les conditions du financement, les rapports et contrôles financiers obligatoires, etc. Si le Contrat de subvention ne peut pas être signé pour des raisons attribuables au projet, le Comité de Pilotage du Programme Interreg MED peut décider de le rejeter. Par ailleurs, afin de garantir la qualité d'exécution du projet, ainsi que la concrétisation satisfaisante de ses objectifs, une Convention inter partenariale est signée entre le Chef de File et chacun des partenaires participant au projet. Cette convention reprend clairement le «principe du Chef de File» pour la gestion opérationnelle et la coordination du projet (pour plus de détails, voir la section 2.3.4). La Convention inter partenariale permet au Chef de File d'étendre les dispositions du Contrat de subvention à l échelle de chacun des partenaires. Les modèles de Contrat de subvention et de Convention inter partenariale sont disponibles sur le site Internet du Programme Interreg MED Programme ( 6 La limite dans le cadre du régime de minimis prend effet à la date de la subvention MED (date de signature du Contrat de subvention). Par conséquent, le montant de minimis accordé par le Programme Interreg MED inclut les modifications survenues entre le dépôt de la proposition et la signature du Contrat de subvention. 7 Projet sélectionné sans la moindre demande de modification ou projet approuvé sous certaines conditions, qui sont respectées. 31

32 Date : 20/10/2015 Le Contrat de subvention et l'accord de partenariat, doivent être signés et transmis en deux exemplaires originaux (4 documents) au SC. L'AG/SC et le Chef de File conserveront chacun un exemplaire desdits documents. Dans un délai de trois mois après la signature du Contrat de subvention, le Chef de File transmet au Secrétariat conjoint les minutes du premier Comité de pilotage du projet approuvé. Ce document atteste ainsi du début des activités tout en décrivant en détail les structures de gestion qui garantissent la bonne mise en œuvre du projet. Enfin, ce document fournit le contact de chaque partenaire, conformément aux obligations établies par le Programme (voir la section 4 «Phase d'exécution?»). SCHEMA 34 : RESUME DE LA PROCEDURE, DEPUIS LA CANDIDATURE JUSQU'A LA MISE EN OEUVRE 32