Charte Fournisseurs Une relation client-fournisseur responsable

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1 Charte Fournisseurs Une relation client-fournisseur responsable Édition 2015

2 Cette charte présente la fonction Achats chez Veolia et définit les responsabilités et engagements que le Groupe souhaite partager avec ses fournisseurs dans le cadre de la relation qui les lie. Tout fournisseur d une société ou filiale de Veolia doit prendre connaissance de cette charte et s engager à la respecter avant fourniture de biens ou services. Les engagements du Groupe en matière de développement durable sont intégrés à chaque étape du processus Achats.

3 Som mai re P 4 Présentation du Groupe Veolia P 5 La fonction Achats : missions et chiffres clés P 7 Les fournisseurs dans le processus Achats de Veolia P 10 Les engagements des fournisseurs vis-à-vis de Veolia P 12 Les engagements de Veolia visà-vis des fournisseurs P 14 Les engagements du Groupe relayés dans la politique Achats

4 Présentation du Groupe Veolia Le groupe Veolia est la référence mondiale de la gestion optimisée des ressources. Présent sur les cinq continents avec plus de salariés*, le Groupe conçoit et déploie des solutions pour la gestion de l eau, des déchets et de l énergie, qui participent au développement durable des villes et des industries. Au travers de ses trois activités complémentaires, Veolia contribue à développer l accès aux ressources, à préserver les ressources disponibles et à les renouveler. En 2014, le groupe Veolia a servi 96 millions d habitants en eau potable et 60 millions en assainissement, produit 52millions de mégawatheures et valorisé 31 millions de tonnes de déchets. Veolia Environnement a réalisé en 2014 un chiffre d affaires consolidé de 24,4 milliards d euros*. (*) Chiffres 2014 pro-forma incluant Dalkia International (100%) et excluant Dalkia France 4 Charte Fournisseurs Veolia DOCUMENT INTERNE - CONFIDENTIEL - Propriété de Veolia Édition 2015

5 La fonction achats : Missions & chiffres clés Accompagner l activité des entités opérationnelles Être au service des opérationnels pour mettre à disposition des produits et des services aux meilleures conditions de coûts, délais et qualité. Maîtriser le risque fournisseurs par l évaluation des facteurs suivants : financiers, supply chain, qualité, sociaux et environnementaux. Intégrer les engagements du Groupe en faveur du développement durable. Proposer des pratiques nouvelles et construire avec les fournisseurs des relations de confiance pour favoriser leur potentiel d innovation. Contribuer à la performance du Groupe Mettre en place des contrats performants issus de la mise en œuvre de stratégies adaptées à chaque famille d achats, prenant en compte notamment le coût global d acquisition de biens et de services (Total Cost of Ownership, TCO) ou encore la mise en place d indices servant de base aux renégociations. Implémenter les meilleures pratiques de gestion des Achats et des fournisseurs en appliquant des processus définis et en utilisant des outils appropriés. Assurer la bonne application des contrats : déploiement dans les entités opérationnelles, liens avec les services approvisionnements. Contribuer à la maîtrise de la dépense. Favoriser l efficacité des processus d approvisionnement Optimiser les process administratifs et encourager la dématérialisation des commandes pour réduire les impacts sur l environnement. Améliorer la gestion et l optimisation des stocks. 5

6 10,2 MDS de dépense achats externes en 2014 Répartition de la dépense par domaine et activité (en %) Equipements, matériels et fournitures d exploitation 13% Sous-traitance industrielle, technique et de service 30% Matériels et engins mobiles 6% Energies, matières et produits chimiques 29% Prestations intellectuelles Achats généraux Informatique et télécommunications Autres dépenses non adressables (Taxes, Immobilier ) 7% 5% 1% 8% Excl. Pro Activa, EMEA, Hongrie, Roumanie Energie, SEM, Bartin, VEI (Excl. Entités internationales) Nishihara/JE (Japon), SIDEM (VWT), Espagne (données 2013) et JV 6 Charte Fournisseurs Veolia DOCUMENT INTERNE - CONFIDENTIEL - Propriété de Veolia Édition 2015

7 Les fournisseurs dans le processus Achats de Veolia La fonction Achats de Veolia est organisée en réseau pour favoriser les synergies et les actions transverses au sein du Groupe. Les différentes directions Achats collaborent entre elles, assurant ainsi une parfaite complémentarité entre initiatives transverses et spécifiques. Le système de management garantit que tous les projets Achats sont gérés au niveau le plus adapté au contexte. La gestion d un projet Achats Un projet Achats peut être lancé sur une ou plusieurs familles Achats. Il est mené par un acheteur qui pilote la démarche et anime un groupe de travail représentant l ensemble des fonctions et Business Units concernées : utilisateurs, prescripteurs et experts (préventeurs, responsables techniques ). Responsable de la performance du projet, cet acheteur est le représentant du Groupe vis-à-vis des fournisseurs. Il est garant du respect du processus Achats mené selon un Code de Conduite établi pour l ensemble de Veolia. Il suit enfin le déploiement et assure l objectivité des décisions. Groupe de travail Réseau Achats Utilisateurs Sponsor Acheteur Experts Prescripteurs En 2013, La Direction des Achats de Veolia a lancé une nouvelle plateforme de gestion des projets Achats: le module esourcing de la solution Ivalua Buyer. En structurant et en optimisant les différentes étapes d un appel d offres, il centralise les informations Achats en collaboration directe avec l ensemble des parties prenantes du processus Achats. Dans ce cadre, les enjeux sociaux et environnementaux d une catégorie d achats seront mesurés grâce à la cartographie de risques RSE élaborée en 2012 directement intégrée dans le module esourcing, pour identifier les familles à risque et ainsi automatiser l évaluation de performance RSE des fournisseurs concernés en amont de l appel d offre. Cet outil permet de structurer et de standardiser l intégration des enjeux responsables dans le processus de qualification des fournisseurs. Les étapes du processus Le processus Achats du Groupe se compose de huit étapes clés, garantes de la performance globale de l action. Les fournisseurs interviennent naturellement dans la majeure partie des étapes du processus Achats de Veolia, au niveau de : L analyse des marchés Avant lancement d une consultation ou d un appel d offres, les fournisseurs peuvent être pré-qualifiés grâce à leurs réponses à une demande d informations (RFI). Celle-ci permet d apprécier leur capacité à répondre aux besoins du Groupe en termes de moyens et de qualité de service, ainsi que leur engagement en faveur du développement durable, en particulier au niveau environnemental et social (prévention santé sécurité ou respect de la diversité). 7

8 L appel d offres Le groupe de travail, en charge de la rédaction du cahier des charges, définit des critères objectifs d évaluation des offres et détermine une liste restreinte de fournisseurs avec lesquels Veolia est prêt à s engager. L acheteur-pilote, responsable du projet, mène les négociations permettant d affiner les analyses, de départager les fournisseurs présélectionnés et de formaliser le choix qui sera proposé à l instance de décision. La contractualisation Lors de la signature d un contrat cadre, trois éléments fondamentaux doivent être intégrés : Une clause de non-exclusivité réciproque, avec dérogations exceptionnelles, Une clause sur le déploiement des contrats et le pilotage de la performance incluant une obligation de reporting périodique, Une clause en faveur du développement durable reprenant les engagements prioritaires du Groupe (documents de référence PSS *, Diversité, Environnement ) et qui rappelle l importance accordée aux démarches d évaluations de la Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) fournisseurs. Le déploiement et le pilotage de la performance Après signature du contrat cadre, le Groupe établit des échanges réguliers d informations avec ses fournisseurs pour : Suivre le déploiement des contrats au sein du Groupe, Constater périodiquement les dépenses réalisées avec les entités du Groupe en suivant le format proposé dans le contrat, Préciser le niveau de leur performance économique, sociale et environnementale, en rapport avec les objectifs du Groupe et les standards internationaux. Le développement de plans de progrès et d amélioration continue Des enquêtes de satisfaction fournisseurs permettent aux acheteurs et utilisateurs du Groupe de noter les fournisseurs sur les différents aspects des contrats : respect des engagements, relation fournisseur, sécurité et environnement. Parallèlement, des évaluations RSE fournisseurs peuvent être réalisées afin d évaluer la maturité du système de management environnemental et social des fournisseurs. En fonction des résultats de ces évaluations, Veolia sollicite ses fournisseurs afin de mettre en œuvre, le cas échéant, des plans de progrès adaptés, dans une démarche d amélioration continue et d innovation. Phase de lancement Conception Mise en œuvre et suivi ÉTAPE 0 ÉTAPE 1 ÉTAPE 2 ÉTAPE 3 ÉTAPE 4 ÉTAPE 5 ÉTAPE 6 ÉTAPE 7 Identification du besoin Mise en place de l équipe & lancement de l action Analyse du marché fournisseurs Cahier des charges fonctionnel Consultation Contractualisation & stratégie de déploiement Déploiement & communication Pilotage des progrès & amélioration continue Plan d action Achats Groupe de travail Achats SWOT Analyse de Porter Matrice de positionnement E-sourcing * Prévention Santé Sécurité Stratégie de consultation Gestion des risques Innovation RFx Coût global Cahier des charges fonctionnel Grille de sélection Short-list fournisseurs Négociation Contrat RSE Communication Déploiement Mesure et reporting de la performance achats Evaluation fournisseur Suivi satisfaction Reporting fournisseur Revue des contrats RSE 8 Charte Fournisseurs Veolia DOCUMENT INTERNE - CONFIDENTIEL - Propriété de Veolia Édition 2015

9 Achats durables et relation fournisseurs Les enjeux environnementaux et sociaux s inscrivent dans la politique Achats de Veolia. Intervenant dans la majeure partie des étapes du processus achats, les fournisseurs jouent un rôle essentiel dans la démarche Achats durables du Groupe, qui vise à : Construire des relations équilibrées avec les fournisseurs, sources de performance et d innovation. Sélectionner les produits et services respectueux de l environnement et analyser les impacts tout au long de leur cycle de vie. Promouvoir les comportements et les processus responsables. Evaluer, suivre et piloter la performance RSE des fournisseurs pour anticiper et prévenir les risques en la matière. Performance RSE fournisseurs Veolia mesure l intégration des enjeux de responsabilité sociétale dans le système de management de ses fournisseurs grâce à un système d évaluation RSE pouvant donner lieu, si nécessaire, à des plans d actions spécifiques et/ou à des audits sociétaux sur site. Indicateurs Achats durables Des indicateurs de performance Achats durables ont été mis en place pour piloter les actions du Groupe au regard de l engagement des acheteurs et de la relation fournisseurs. Les résultats sont publiés dans le cahier de la performance RSE du rapport annuel du Groupe. Plus d informations sur la page Achats Durables du site (Onglet groupe - Section Performance RSE - Achats durables). 9

10 Les engagements des fournisseurs vis à vis de Veolia Veolia attend de ses fournisseurs des produits et des prestations de qualité conformes aux exigences contractuelles. Le Groupe souhaite que ses fournisseurs partagent ses engagements en faveur du développement durable aussi bien dans leur activité propre que sur leur chaîne d approvisionnement. Respecter le processus Achats de Veolia Le fournisseur respecte les étapes du processus achats décrites précédemment, et applique la méthodologie de réponse à un appel d offres dans la plateforme de gestion en ligne esourcing retenue par Veolia. Le fournisseur répond aux exigences de reporting tant sur le plan économique et environnemental que sur le plan social (notamment en termes de diversité et de prévention santé sécurité). Promouvoir le respect des règles éthiques liées au droit du travail, à la diversité et à la prévention santé sécurité Le fournisseur respecte les conventions internationales et les réglementations relatives notamment au travail clandestin, au travail des enfants, au travail forcé, au droit à la négociation collective et à la non-discrimination. Le fournisseur assure la sécurité des personnes et des installations sur l ensemble de ses sites et le respect de la santé de ses salariés ainsi que des riverains. Il œuvre pour l amélioration continue des conditions de travail de ses employés et sous-traitants. Élaborer un système de management environnemental Le fournisseur respecte la réglementation relative à la protection de l environnement et met en œuvre les actions nécessaires pour limiter l impact de son activité sur l environnement. Plus généralement et afin de piloter ses actions en la matière, le fournisseur met en place un système de management environnemental. 10 Charte Fournisseurs Veolia DOCUMENT INTERNE - CONFIDENTIEL - Propriété de Veolia Édition 2015

11 Contribuer à l amélioration continue des services et produits fournis Le fournisseur propose ses solutions les plus performantes en termes de services et de produits. Le fournisseur s engage à prendre en compte les axes d amélioration identifiés par les démarches de pilotage Veolia. Il propose les produits et des services les plus adaptés aux besoins exprimés par Veolia, s implique dans les démarches d amélioration continue et est force de proposition en termes d innovation. Entretenir la bonne relation commerciale Le fournisseur informe les directions achats de Veolia de l état de ses relations avec les utilisateurs de ses produits et services au sein du Groupe. Le fournisseur veille à transmettre toute information pour prévenir un risque de non respect des engagements du contrat. 11

12 Les engagements de Veolia vis-à-vis de ses fournisseurs Veolia attend de ses acheteurs qu ils se comportent de manière professionnelle et conforme à son programme «Ethique, Conviction et Responsabilité» ; qu ils respectent ses engagements en faveur du développement durable, de la diversité et de la prévention santé sécurité ; qu ils agissent conformément aux législations et réglementations applicables dans chacun des pays dans lesquels le Groupe intervient. Être irréprochable dans toutes les relations d affaires N employer que des méthodes et des moyens reconnus par tous comme conformes aux bonnes pratiques de la profession et refuser toute pratique commerciale illicite ou déloyale. Refuser d un fournisseur toute rétribution, prestation ou avantage financier, direct ou indirect et veiller à ce que ses intérêts personnels n interfèrent pas dans le processus. Garantir l équité de traitement des fournisseurs Assurer une communication claire et homogène pour que chaque fournisseur dispose du même niveau d information. Veiller au respect des règles de la concurrence ainsi qu à l égalité de traitement des entreprises en compétition en regard des critères de jugement fixés par la consultation. Établir des relations durables avec les fournisseurs Impliquer les fournisseurs dans le processus achats le plus tôt possible afin de valoriser les innovations. Informer les fournisseurs de l avancement des étapes de la consultation. Maintenir son devoir de réserve et s assurer que toute information communiquée par un fournisseur est traitée comme confidentielle sauf s il est clairement stipulé que les informations deviennent propriété de Veolia. Suivre la relation contractuelle avec chacun des fournisseurs. 12 Charte Fournisseurs Veolia DOCUMENT INTERNE - CONFIDENTIEL - Propriété de Veolia Édition 2015

13 Mettre en place un pilotage de la performance Accompagner le fournisseur dans le déploiement des contrats et définir des indicateurs permettant d évaluer sa performance. Promouvoir les valeurs de Veolia auprès des sous-traitants et fournisseurs, soutenir leurs initiatives en matière de développement durable, de diversité (voir encart dédié ci-après) et de prévention santé sécurité. Encourager les démarches d innovation performantes et responsables. Respecter les engagements de la Charte régissant les relations entre grands donneurs d ordre et PME. Dans ce cadre, le Groupe Veolia s engage à soutenir ses PME fournisseurs et à prévenir tout litige potentiel, ainsi qu à instaurer un mode de traitement formalisé de ces litiges (voir encart dédié ci-après). Réaliser un bilan annuel détaillé de la performance des fournisseurs et mettre en oeuvre les plans d amélioration adaptés (produits et services, processus, RSE ). Le cas échéant, s impliquer dans des démarches d évaluation RSE de ces derniers. 13

14 Les engagements du Groupe relayés dans nos pratiques Achats Diversité Dans la continuité des démarches engagées depuis plus de 15 ans, Veolia mène un plan d action «Diversité - Egalité des chances » qui s applique en interne, comme vis-à-vis de nos fournisseurs. Si vous souhaitez porter à notre connaissance un dysfonctionnement en matière de diversité, d égalité des chances ou de discrimination, contactez la cellule d écoute dédiée : cellule-diversite.ve@veolia.com Collaboration avec le secteur protégé et adapté Dans le cadre du partenariat de l UES Veolia France avec le réseau GESAT et en collaboration avec les missions handicap de chaque entité du Groupe, Veolia favorise le recours au Secteur du Travail Adapté et Protegé (STPA), Etablissements et Services d Aide par le Travail (ESAT) et Entreprises Adaptées (EA), notamment pour des catégories d achats cibles. Prévention Santé Sécurité Veolia mène une démarche active de prévention des risques professionnels et de renforcement de la sécurité dans chacune de ses entités. Le groupe attend de ses fournisseurs et soustraitants qu ils relaient ce type de dispositifs (cf. Lettre d engagement Prévention Santé Sécurité au Travail diffusée par Antoine FREROT, Président Directeur Général de Veolia - Avril 2013). Relations avec les Petites et Moyennes Entreprises Fortement associé à l économie des territoires, Veolia collabore naturellement avec un grand nombre de Petites et Moyennes Entreprises. La démarche PME a pour objectif de contribuer à l émergence et à la croissance de partenaires dynamiques et solides, porteurs d innovation et de compétitivité. 14 Charte Fournisseurs Veolia DOCUMENT INTERNE - CONFIDENTIEL - Propriété de Veolia Édition 2015

15 Les 10 engagements de la Charte de bonnes pratiques vis-à-vis des PME, initiée par la médiation du crédit aux entreprises et la CDAF* et signée en 2010 par Veolia, visent à construire une relation équilibrée entre les «grands donneurs d ordre» et les PME françaises. Applicable dans le cadre d un contrat en cours ou lors de son renouvellement, elle est destinée à développer les bonnes pratiques dans les relations avec nos fournisseurs PME et à prévenir les litiges en favorisant le recours à la médiation. Contact : mediateur.ve@veolia.com Par son adhésion en juin 2012 au Pacte PME Veolia renforce ses moyens pour mettre en oeuvre sa politique PME. * CDAF : Compagnie des Dirigeants et Acheteurs de France. ACHATS DURABLES Consultez le site : Onglet groupe - Section Performance RSE - Achats durables 15

16 Direction de la communication de Veolia - Crédits photos : photothèque Veolia Stéphane Lavoué - Manolo Mylonas - Christophe Majani - Tous droits réservés - Version 2015 Direction des Achats Groupe (DAG) 38 avenue Kléber Paris Cedex dag.ve@veolia.com