Résultats de l enquête de perception «Informatique et Développement Durable» Juin 2013

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1 DDéveloppement Résultats de l enquête de perception «Informatique et Développement Durable» Juin 2013 urable Lille 2 de taux de réponse souhaitent participer à la démarche de réflexion pour une informatique durable et responsable estiment que les logiciels fournis par l Université sont adaptés à leurs besoins méconnaissent la consommation annuelle de papier de l Université Lille 2 n impriment pas en recto/verso impriment la plupart du temps moins de 2 feuilles lors de leurs impressions

2 Etat des lieux de la démarche en faveur d une informatique durable et responsable 1. Retour sur l enquête de perception «Informatique et Développement Durable» a. Principaux résultats Concernant l utilisation de l outil informatique : Globalement, une large majorité des personnes ayant répondu à l enquête a un usage plutôt «bureautique» de leur outil informatique (usage du traitement de texte, tableur, courriel ). Concernant l utilisation des imprimantes : Parmi les documents imprimés par les personnels de l Université, on retrouve une diversité importante de documents, tels que : Répartition des usages quotidiens en matière d outils bureautiques : 60 % utilisent un tableur 84 % utilisent un logiciel de traitement de texte 48% utilisent une application spécifique «métiers» (Celcat, Apogée, Sifac ) 16% utilisent un logiciel de traitement d image, vidéo ou son % utilisent un client de messagerie En conclusion, les applications proposées par l Université sont dans plus de 80 % des cas adaptés aux besoins des utilisateurs. 2,5% article de presse 14% des articles scientifiques 13,5% mails 12,5% rapports 11,5% facture et devis 11% photos 10,5% note de service 10% cours et enseignement 6,5% emploi du temps 18% autres* *à savoir procédures, décrets ou réglementations, compte-rendu, modélisation, tableaux, courrier, supports de travail divers, billets de trains ou encore tableaux et graphiques Dans 96% des cas, les documents imprimés concernent des documents d une ou deux pages. Seuls 25 % déclarent imprimer des documents de plus de 20 pages. Cela signifie que ce ne sont pas nécessairement des documents pérennes qui sont imprimés mais des documents pour un usage immédiat ; plus de 10% des personnes impriment leur mail, un pourcentage qui reste important pour un support électronique qui a vocation a remplacer le courrier papier traditionnel. 2 3

3 Concernant les impressions, près de 70% des personnes n impriment pas en recto/verso. Pour autant cette fonctionnalité n est pas non plus méconnue ; plus de 70% des personnes connaissent la fonctionnalité «recto/verso» et 55% estiment que cette fonctionnalité est facile à utiliser sur leurs outils informatiques. A la question sur les consommations annuelles de papier au sein de l Université, les réponses sont partagées, pour : De fait, il existe une certaine corrélation entre l impression de petits documents (1 ou 2 pages) et l impression uniquement en recto. On peut imaginer que le papier sera réutilisé sur sa face verso (brouillon, réemploi dans l imprimante ). Les documents volumineux devraient faire l objet systématiquement d une impression recto/verso, notamment pour limiter la consommation de papier, mais également parce qu ils sont conservés et ne feront pas l objet d un traitement en papier de «brouillon». Attention! A partir de 10/20 pages, on envoie sa demande d impression aux services de reprographies compétents. 6%, cela représente 5 Tonnes/an 10%, cela représente 30 Tonnes/an 15%, cela représente 60 Tonnes/an 12%, cela représente 130 Tonnes/an 8%, cela représente 200 Tonnes/an 50% reconnaissent ne pas savoir Pour certains supports, la diffusion dématérialisée est plébiscitée à hauteur de 55 % (Filex / Intranet / Courriel ). L Université rejette environ 133 Tonnes de papier chaque année (Données issues du Bilan Carbone 2011/2012) L Université a mis à disposition un outil «Filex» permettant de transférer des fichiers volumineux. Cet outil est disponible sur l Espace Numérique de Travail. Vous pouvez y déposer des documents allant jusqu à 300 Mo. Les fichiers restent disponibles jusqu à 15 jours pour être téléchargés par vos destinataires. Et vous pouvez demander, un accusé de réception pour chaque téléchargement du document. Un outil pratique et rapide qui évite d encombrer les boites mails de courriels volumineux! 4 5

4 Concernant le Parc informatique de l Université Lille 2: Quel est le taux de renouvellement annuel du parc informatique à Lille 2? La question a été posée et les résultats ne sont pas toujours représentatifs de la réalité : Mais qu en est-il de la fréquence souhaitée de renouvellement du parc informatique? Moins de 1% pour un renouvellement tous les ans 16% estiment qu il est renouvelé de 5% 25% estiment qu il est renouvelé de 10% 17% estiment qu il est renouvelé de 15% 26% estiment qu il est renouvelé de 20% 10% estiment qu il est renouvelé de 25% 3% estiment qu il est renouvelé de plus de 25% chaque année 9% pour un renouvellement tous les 2 ans 32% pour un renouvellement tous les 3 ans 28% pour un renouvellement tous les 4 ans 25% pour un renouvellement tous les 5 ans ou plus 4% n ont pas répondu Seuls ¼ des sondés savent que le parc informatique est renouvelé de 20% chaque année. Ce renouvellement est principalement un amortissement comptable. Ceci étant, pensezvous que vos usages nécessitent un renouvellement aussi fréquent? Concernant les motivations de ce renouvellement du matériel informatique: Chiffres clés : La durée de vie estimée de quelques équipements communs : Lave-linge : 15 ans Télévision : entre 7 et 10 ans Aspirateur : 8 ans Ordinateur : 5 ans «Selon le constructeur d ordinateurs Fujitsu, un ordinateur devrait être utilisé 70 ans pour amortir son impact carbone!» 33,5 % estiment que cela leur permettrait de bénéficier des innovations et de meilleures performances 24 % estiment que cela permettrait de résoudre les pannes récurrentes 21 % d anticiper des pannes qui nuisent au bon fonctionnement de l Université 17% pour optimiser la durée de vie du matériel

5 Qu est-ce qu une panne informatique, selon vous? Elles se caractérisent pour : 5% à un logiciel lent 12% à un ordinateur lent ,5 % à un arrêt imprévu de l ordinateur 28,5 % à l impossibilité d accéder temporairement à certaines ressources 24% à des logiciels qui ne fonctionnent pas de manière optimale Selon ces définitions de la «panne informatique», les ¾ des personnes sondées estiment subir ces désagréments au cours d une année ; dans 40 % des cas, au moins une fois par mois! Quelques remarques générales : (tirées de l expression libre de l enquête) Plusieurs manques ont été identifiés à l Université Lille 2, notamment : l impossibilité de conserver les documents sous format électronique uniquement ; le manque d automatisme sur la communication dématérialisée : de nombreuses communications internes (invitation, note de service ) sont encore sous format papier + enveloppe, alors que le mailing existe ; une gestion centralisée et unique des Déchets d Équipements Électriques et Électroniques ; la difficulté d utiliser la veille prolongée d un ordinateur ; la problématique de la saturation des boites de messageries est à interroger. Des propositions de gestion sont aussi à noter : mener une réflexion globale sur la gestion du papier au sein de l Université ; réfléchir sur la dématérialisation en prenant en compte les contraintes en amont de chaque acteur de l Université ; l optimisation de la durée de vie du matériel informatique selon l usage qui en est fait (entre 3 ans et 10 ans) ; des solutions pour mieux imprimer, notamment faciliter l impression en recto/verso ou renseigner sur la possibilité de mettre du papier déjà usagé dans les imprimantes (impression en recto uniquement). La possibilité d impression sur 2 pages doit être mieux indiquée ; adopter la signature électronique ; généraliser la veille des ordinateurs (extinction généralisée des postes de travail) ; généraliser la documentation dématérialisée ; adapter les résolutions des problématiques informatiques en fonction des besoins, et non renouveler intégralement le matériel informatique ; ainsi que nettoyer régulièrement les postes de travail d éléments superflus ralentissant la performance de l ordinateur ; créer des espaces de travail réservés à un groupe de personnes (échanges et accessibilité des données, travail à distance ) ; rendre plus accessible l envoi de documents dématérialisés par courriel via les imprimantes réseaux ; développer l usage des logiciels libres ; conserver les thèses en version dématérialisée uniquement ; développer la numérisation ; promouvoir davantage le campus virtuel afin d éviter le gaspillage de papier auprès des étudiants (impression de cours ou de documents de travail) ; proposer la dématérialisation des fiches de salaire (gain économique) ; centraliser les services d impression par zone géographique au sein de l Université ; repenser les usages des outils informatiques en fonction des besoins des métiers (tablette numérique lorsque cela est nécessaire ) ; former les personnels de l Université à l usage des outils informatiques (impression, mise en page ). 2. Perspectives de la démarche d informatique durable et responsable Objectifs à court terme : créer un groupe de travail spécifique sur la démarche d informatique durable et responsable, en collaboration avec le CUSI - (Comité Utilisateurs du Système d Information) ; promouvoir un forum dédié aux questions d informatique durable et responsable (prévoir des thématique de travail : Papier, Déchets d Équipements Électriques et Électroniques ). Objectifs à moyen terme : rédiger la Charte en faveur d une informatique durable et responsable ; créer des outils de communication sur les bons usages de l outil informatique. 8 9

6 Cette enquête s adressait uniquement aux personnels administratifs et techniques, ainsi qu aux enseignants-chercheurs de l Université Lille personnes ont répondu à l enquête sur l informatique et le Développement Durable, en Décembre 2012 ; cela correspond à un taux de réponse de 18 %. 10 Mission Développement Durable Eugény Bodin Tél. : +33 (0) Courriel : eugeny.bodin@univ-lille2.fr Centre de Ressources Informatiques Jérémie Sibille Tél. : +33 (0) Courriel : jeremie.sibille@univ-lille2.fr Université Lille 2 42, rue Paul Duez Lille - France Conception et réalisation : Université Lille 2 - Service Communication - Juin 2013