NOTE DE SERVICE SG/SAFSL/SDLP/N Date: 05 mai 2010

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1 MINISTERE DE L'ALIMENTATION, DE L AGRICULTURE ET DE LA PECHE Secrétariat général Service des affaires financières, sociales et logistiques Sous-direction de la logistique et du patrimoine Bureau des moyens logistiques Adresse : 78, rue de Varenne PARIS 07 SP Affaire suivie par : NOTE DE SERVICE SG/SAFSL/SDLP/N Date: 05 mai 2010 Tel : Fax : Date de mise en application : immédiate Date limite de réponse: Nombre d'annexe : 0 Le Ministre de l'alimentation, de l'agriculture et de la pêche à Cf. Destinataires (in fine) Objet : Mise en place et exécution des marchés de gestion de flotte des véhicules particuliers et utilitaires légers de l Etat. Résumé : La présente note a pour objet de préciser les modalités de déploiement et de fonctionnement du marché de gestion de flotte automobile en DRAAF et en administration centrale et de définir l organisation à mettre en place avec le prestataire titulaire de l accord cadre. Mots-clés : parc, automobile, véhicule, gestion de flotte, maintenance, dépannage, remorquage, pneumatique, gestionnaire de parc, véhicule particulier, utilitaire léger. Pour exécution : Destinataires Pour information : Administration centrale Directions régionales de l'alimentation, de l'agriculture et de la forêt Préfectures de région MMES et MM les responsables de parcs automobiles des DRAAF 1

2 L exemplarité de l Etat, comme le respect des engagement du Grenelle Environnement ont conduit à la recherche de moyens permettant de maitriser le coût du parc automobile de l Etat. C est la raison pour laquelle, dans le cadre de la RGPP, des orientations générales de rationalisation et d unification de la gestion des parcs ont été décidées. Le service des achats de l Etat (SAE) s est vu chargé de mettre en place un marché de gestion de flotte visant à proposer, aux services de l Etat, une solution d externalisation de l entretien, de la réparation et de la gestion de leurs parcs automobiles. Ce contrat interministériel a été orienté vers une procédure d accord-cadre porté par l UGAP et de marchés subséquents permettant aux ministères de se rattacher à cette procédure. Le titulaire de cet accord cadre est la société ALD Automotive. Dans ce cadre, le choix a été fait de dissocier la fourniture des véhicules de leur gestion. De ce fait, tout véhicule, quel que soit son mode de détention (achat, location longue durée ou location avec option d achat) peut être mis en gestion auprès du titulaire de l accord cadre. Les objectifs poursuivis concernent la prise en charge de l entretien et de la réparation des véhicules, ainsi que la fourniture de statistiques opérationnelles permettant d agréger les différents coûts et d apprécier la performance de la gestion des parcs automobiles de l Etat (services centraux et déconcentrés). Par ailleurs, les mesures de limitation des rejets de CO² fixées par le décret et l arrêté du 5 décembre 2008 s inscrivent totalement dans ce dispositif de rationalisation de la gestion des flottes. En effet, le respect des normes environnementales sera facilité par une meilleure connaissance et un entretien optimisé de la flotte automobile. La présente circulaire a pour objet d informer les services de la procédure retenue par le SAE pour mettre en œuvre les modalités de transfert de la gestion et de la maintenance du parc automobile de l Etat à un opérateur spécialisé Présentation générale du dispositif L externalisation de la maintenance et de la gestion technique du parc automobile prend en considération les véhicules terrestres légers à moteur de poids total autorisé en charge jusqu à 3,5 tonnes. Les véhicules techniques d intervention sont exclus de ce périmètre. La solution d externalisation proposée repose sur la séparation entre la fourniture des véhicules d une part et le service de gestion de flotte («fleet management») d autre part. Elle suppose l existence de structures internes à chaque administration concernée, chargée du suivi de la flotte et de l interface avec le gestionnaire de flotte. Les principaux objectifs poursuivis sont la prise en charge de l entretien des véhicules, de leur réparation ainsi que la constitution de bases statistiques opérationnelles (mise en place d outils de suivi analytique technique et financier), permettant de mieux maitriser à terme les coûts et d obtenir une meilleure performance économique des parcs automobiles mis à disposition des agents de l Etat. La gestion de la flotte fait l objet de contrats sous forme d accords-cadres distincts des marchés d acquisition ou de location longue durée, dont la mise en place a été confiée à l UGAP par le Service des achats de l Etat (SAE). L accord-cadre portant sur les prestations de flotte de véhicules terrestres à moteur d un PTAC inférieur ou égal à 3,5 tonnes pour les services centraux et déconcentrés de l Etat et les besoins propres de l UGAP a été notifié à la société ALD Automotive, le 22 juillet 2009, pour une durée de 36 mois. 2

3 Le déroulement de cette procédure est en cours et l ensemble des services de l Etat devront intégrer ce dispositif au fur et à mesure de leurs besoins mais en tout état de cause dans un délai ne pouvant dépasser deux ans. 2. Organisation du dispositif et modalités de mise en place En application des décisions prises par le Conseil de modernisation des politiques publiques de l Etat, la totalité des services centraux et déconcentrés des administrations de l Etat, doit intégrer progressivement ce dispositif. Pour ce qui le concerne, le ministère de l alimentation, de l agriculture et de la pêche, entend mettre en gestion les 668 véhicules, qui composaient en 2009 le parc de l administration centrale et des DRAAF (estimation faite à partir du fichier d inventaire CISIS 2009) Préparation du marché subséquent A la suite de la notification de l accord cadre à la société ALD Automotive, conformément aux dispositions de la procédure retenue, le MAAP, s est engagé à passer avec l UGAP un marché subséquent unique destiné à couvrir la mise en gestion des 668 véhicules correspondant aux parcs d administration centrale (AC) et des directions régionales de l alimentation, de l agriculture et de la forêt (DRAAF). Le marché subséquent issu de l accord-cadre, destiné à la prise en charge des parcs du MAAP est en cours de préparation par l UGAP à la demande du pouvoir adjudicateur (SG/SAFSL/SDLP). Les services (administration centrale et DRAAF) devront se mettre en condition pour pouvoir intégrer l accord cadre interministériel dans les meilleurs délais. Cela implique de mettre fin aux engagements pris dans les conditions de durée prévues dans les contrats et de ne lancer aucune nouvelle procédure visant à confier la gestion du parc à un prestataire externe Recensement des véhicules destinés à être mis en gestion Afin de préparer la collecte des premiers éléments pour la mise en place du marché subséquent, il est nécessaire de constituer un recensement des véhicules susceptibles d être confiés en gestion au prestataire retenu et de définir, véhicule par véhicule, les prestations choisies. Aussi, le MAAP doit avoir transmis avant la fin du 1 er semestre, au titulaire du marché un inventaire de la flotte qui sera mise en gestion et effectué un recueil des pièces et données indispensables (carte grise et kilométrage) ou utiles à la mise en gestion (historique des opérations de maintenance, contrats de maintenance, d assurance et d extension de garantie lorsqu ils existent). Afin de faciliter ces opérations, un tableau de recensement des véhicules a été transmis par voie dématérialisée aux secrétariats généraux des DRAAF, le 20 avril 2010 par le bureau des moyens logistiques (BML). Ce tableau comprend deux onglets : - le premier est constitué de la liste des véhicules qui seront intégrés et de leur identification administrative et technique (affectation, localisation, caractéristiques ) - le deuxième onglet est destiné à commander les prestations optionnelles à retenir pour chaque véhicule. Les prix des différentes prestations et des options seront accessibles sur l intranet. De plus, en fonction de la composition et de l utilisation de la flotte concernée, l UGAP peut fournir aux services une assistance dans le choix des prestations à demander. 3

4 Le tableau devra être retourné sur la boîte fonctionnelle du BML au plus tard fin mai 2010 après avoir été renseigné le plus précisément possible et en particulier après que les cellules signalées en rouge dans la ligne 4 aient été obligatoirement complétées. A l appui du fichier numérique, vous voudrez bien transmettre pour la même date, soit par courrier (SG SAFSL Bureau des moyens logistiques 78 rue de Varenne PARIS 07) ou par mail à l adresse indiquée ci-dessus) : - les copies de la carte grise de chaque véhicule mis en gestion - la copie du contrat d extension de garantie attaché au véhicule (le cas échéant) - la copie du contrat de maintenance constructeur attaché au véhicule (le cas échéant) - le contrat d assurance attaché au véhicule (le cas échéant) Ces pièces pourront être scannées si la qualité de la numérisation permet de lire les informations y figurant. A réception de l ensemble de ces données, le marché subséquent sera alors finalisé puis soumis au titulaire par l UGAP pour signature. Pour accélérer la procédure d inscription des véhicules dans l outil de gestion, le BML transmettra au fil de l eau les réponses des DRAAF à ALD. Les documents constitutifs de l accord cadre et de ses annexes relatives aux prix, le cahier des caractéristiques et modalités d exécution de l accord cadre, et divers autres documents seront mis en ligne sur l intranet du MAAP dans la rubrique «gestion de flotte automobile» accessible par l arborescence Missions supports -> Logistique -> Passation et suivi des marchés dans le domaine de la logistique Désignation d un ou plusieurs gestionnaires de parc En parallèle, chaque service (DRAAF et AC) désignera nominativement, au niveau qu il juge approprié, un ou plusieurs gestionnaires de parc en charge : de suivre l exécution du marché subséquent avec le titulaire, de recevoir les propositions du titulaire prestataire de gestion de flotte et prendre les décisions de coordonner le recueil des services faits et suivre les facturations d exploiter les statistiques transmises par le titulaire. Pour être efficaces, ces correspondants doivent être en nombre limité. Dans une configuration idéale, il pourrait y avoir un correspondant «marché» chargé de la gestion générale du marché (facturation, règlement des litiges, validation des devis supérieurs à 500 ) et un ou plusieurs correspondants techniques selon les zones géographiques et le nombre de véhicules, pour la prise de rendez-vous, la validation des devis inférieurs à 500, la certification du service fait, la remontée des données kilométriques ). Toutefois, compte tenu de la taille des parcs régionaux (la plupart inférieurs à 50 véhicules) et des contraintes en matière d ETP, il est bien évident que les directeurs resteront seuls juges sur le nombre de correspondant à désigner pour cette gestion. Comme pour le tableau de recensement des parcs, l identité et les coordonnées téléphoniques du ou des gestionnaires seront communiquées pour la fin mai 2010 au BML (bml.sg@agriculture.gouv.fr) qui centralisera l information et la communiquera à l UGAP et à ALD. 3. Prestations proposées par le titulaire La mise en gestion est initiée dès que le bénéficiaire transmet au titulaire le fichier renseigné des véhicules à mettre en gestion. Le prestataire intègre les informations dans sa base de données et édite les cartes accréditives des véhicules. 4

5 La carte accréditive qui sera éditée est une carte d identification du véhicule dans l outil de gestion déployé par la société ALD, comportant un numéro téléphonique d appel gratuit. Elle donne accès aux prestations de base et aux options choisies par l administration. La réception de la carte accréditive du véhicule, par le service utilisateur, constitue le fait générateur de l accès aux prestations et la facturation. 3.1 Typologie des services proposés Ces services comprennent la totalité de ce qui est nécessaire à la vie d un véhicule. Ils se composent : - de prestations de base : Entretien courant, maintenance préventive ou interventions préconisées par les constructeurs, reprise en exécution des contrats constructeurs déjà existant attachés à des véhicules pris en charge, réparation des véhicules en cas de pannes ou d accidents, expertise le cas échéant. Le réseau est composé de garages constructeurs, garages indépendants et carrossiers indépendants. De plus, il est possible de faire agréer des garages supplémentaires. Pendant la période de garantie contractuelle des véhicules, éventuellement étendue, et pour les véhicules mis en gestion de flotte avec un contrat de maintenance constructeur, ALD Automotive s engage à faire mettre en œuvre par les constructeurs l intégralité des prestations prévues au titre de ces contrats durant leur période de validité. Contrôles et visites réglementaires Mise à disposition d un outil de suivi du parc et d élaboration d études statistiques pour restitution des informations relatives aux états et postes de coût des parcs. Ce module gestion-reporting-conseil comprend la mise à disposition d un outil de gestion accessible via Internet, l établissement d états divers et d indicateurs statistiques, ainsi que le conseil visant à optimiser la gestion de la flotte automobile. - des prestations optionnelles : Assistance / dépannage / remorquage : cette option comprend un service téléphonique d assistance au conducteur, un dépannage et un remorquage du véhicule (24h/24 7j/7), un dépannage sur place ou en cas d impossibilité de réparation immédiate, un remorquage du véhicule vers le réseau agréé. La prestation n inclut pas l assistance à la personne (rapatriement, soins ). Gestion des pneumatiques : Il s agit de la gestion administrative des pneumatiques, réparation ou renouvellement à l / sur la base du prix remisé. En cas de montage de pneus «hiver» le stockage des pneus peut être assuré Gestion du véhicule de remplacement : Disponible en cas d immobilisation ou de sinistre, la prestation permet de bénéficier d un véhicule partout en France métropolitaine Gestion des données des cartes carburant : Elle permet d intégrer des données des différentes cartes carburant souscrites par d autres marchés dans l outil de gestion du titulaire 5

6 Gestion de l assurance : donne la possibilité d une gestion des contrats pour les véhicules couverts auprès d une compagnie d assurance pour un traitement technique et administratif des accidents par le prestataire ALD Formation supplémentaire Le titulaire peut dispenser à titre payant, des formations supplémentaires à l outil de gestion. Il peut également dispenser aux utilisateurs des séances d information relatives au fonctionnement du marché Procédure générale d accès aux prestations L utilisateur appelle la plate-forme de ALD pour demander une intervention. En fonction de la nature de la prestation à réaliser, le correspondant ALD dirige le bénéficiaire vers le garage où sera effectuée la prestation (l utilisateur peut également se rendre directement au garage agréé) ; Le choix du garage prestataire s effectue en fonction du type de prestation souhaité Le garage établit un devis ; ALD contrôle l opportunité de l opération et vérifie la conformité du devis par rapport aux remises pièces et main d œuvre négociées dans les protocoles ou chartes existants et donne son accord puis le soumet au bénéficiaire pour validation ; Le service utilisateur valide le devis (bon de commande) ; Le garage effectue la prestation demandée. 3.3 Modalités de facturation La facturation se caractérise par l envoi mensuel de 2 documents différents : 1 facture d honoraires (base et options) selon les prestations choisies dans le marché. 1 état des opérations effectuées à l acte sur le mois écoulé. Les adresses de facturation ont été communiquées au titulaire. Le pouvoir adjudicateur peut modifier cette liste en cours d exécution du marché sous réserve d en informer préalablement le titulaire par courrier simple. 4. Rappel des conditions et modalités d acquisition des véhicules Sauf besoins spécifiques à justifier, le recours systématique à l UGAP pour toute acquisition nouvelle de véhicules (achat ou location) revêt un caractère obligatoire, compte tenu des conditions tarifaires offertes par cette centrale d achat. De plus, le MAAP bénéficie par le biais d une convention signée le 23 juin 2009, de conditions tarifaires partenariales réduites par rapport au prix «catalogue». Cet avantage est accessible à tous les services du ministères (administration centrale, services déconcentrés et établissements publics rattachés). Toute acquisition nouvelle de véhicules particuliers (VP) doit IMPERATIVEMENT se faire en conformité avec les dispositions du décret n du 5 décembre 2008 relatif aux parcs automobiles des administrations civiles et des établissements publics de l'etat ainsi qu à celles de l arrêté du 5 décembre 2008 fixant à 130 g/km le taux maximal d émission de dioxyde de carbone (CO²). Toute demande de dérogation à ce taux ou aux dispositions réglementaires en vigueur doit être formulée et justifiée auprès des services du Premier ministre. Le ministère de l alimentation, de l agriculture et de la pêche s est engagé dans son plan d administration exemplaire à répondre à ces objectifs de diminution des taux de rejets et il est fort probable qu ils feront l objet d une nouvelle baisse dans deux années à venir. 6

7 C est notamment ce que la loi du 3 août 2009 de programmation relative à la mise en œuvre du Grenelle de l environnement préconise dans son article 48, «L Etat doit, comme toute collectivité publique, tenir compte dans les décisions qu il envisage de leurs conséquences sur l environnement, notamment de leur part dans le réchauffement climatique et de leur contribution à la préservation de la biodiversité, et justifier explicitement les atteintes que ces décisions peuvent le cas échéant causer. ( ) L Etat se donne pour objectifs : a) Dès 2009, de n acquérir, s agissant de véhicules particuliers neufs à l usage des administrations civiles de l Etat, que des véhicules éligibles au «bonus écologique», sauf nécessités de service ; ( )» Pour mémoire, les véhicules éligibles au bonus écologique ne doivent pas émettre plus de 125 g/km de CO². C est la raison pour laquelle, pour s assurer que l ensemble du parc (y compris en prenant en compte les utilitaires légers de type fourgonnettes ou camionnettes), puisse répondre à ces objectifs, il est nécessaire de privilégier les véhicules particuliers les moins émissifs en CO² du catalogue UGAP. En conclusion, ce type de procédure marque l engagement du MAAP à la fois vis à vis de la modernisation des achats de l Etat mais également en faveur des démarches environnementales. C est un enjeu prioritaire notamment compte tenu des objectifs attendus d amélioration de la performance économique, de la maitrise des coûts et de la restitution des informations sur le parc automobile du ministère dans son ensemble. Vous voudrez bien informer le bureau des moyens logistiques des éventuelles difficultés rencontrées pour la mise en œuvre de ce dispositif. Le secrétaire général adjoint Gilles Burban 7