PERMETTANT DE MESURER

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1 GUIDE PERMETTANT DE MESURER LE TEMPS NECESSAIRE POUR LA MAINLEVEE Version ORGANISATION MONDIALE DES DOUANES 1.

2 Table des matières 1 Introduction 2 Historique Historique du Guide permettant de mesurer le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises Derniers faits nouveaux concernant l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises L étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises Outil de soutien efficace pour «La douane au 21 e siècle» 3 Objet et portée générale 4 Emplois spécifiques éventuels des résultats de l étude 5 Aperçu de l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises Phase 1 Préparation de l étude 1 Création d un groupe de travail 2 Détermination de la portée et de la conception de l étude 3 Planification et méthodologie 4 Plan détaillé de l étude (1) Durée et calendrier de l étude (2) Portée géographique (3) Nature des marchandises (4) Choix du trafic 5 Échantillonnage 6 Formulaire 7 Formulaire simplifié 8 Mise à l essai Phase 2 Recueil et enregistrement des données Phase 3 Analyse des données et conclusions Vérification des données Analyse des données Rapport final Communiqué de presse Modifications à proposer Nouvelle étude 6 Enjeux et opportunités I/2.

3 Appendice 1 Groupe de travail 1. L étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises dans l environnement d un pays 2. L étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises dans un contexte international (régional) Appendice 2 Formulaire simplifié du questionnaire 1 Transport aérien 2 Transport maritime (bureau de douane intérieur) 3 Transport maritime (bureau de douane frontalier) 4 Transport terrestre (bureau de douane frontalier) 5 Transport terrestre (bureau de douane intérieur) 6 Groupe de travail dans un contexte international (régional) Appendice 3 Formulaire détaillé du questionnaire A. Liste de questions B. Définitions C. Modèle de formulaire Appendice 4 Guide d utilisation du logiciel en ligne de l OMD sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises. Appendice 5 Modèle de rapport final Appendice 6 Modèle de communiqué de presse Appendice 7 Étude sur le temps nécessaire à la mainlevée des marchandises à l exportation Appendice 8 Pratiques à l échelle nationale 3.

4 1 Introduction 1. La mondialisation a provoqué une augmentation importante du commerce transfrontalier. Ainsi, une égale priorité a été accordée aux processus commerciaux et réglementaires appliqués à la frontière afin d assurer qu ils sont optimisés et que la durée des procédures liées aux échanges est réduite. La livraison de marchandises juste à temps est devenue importante pour les entreprises et apporte de nombreux avantages aux intervenants de la chaîne logistique. 2. En exécutant leurs tâches souvent complexes de perception des recettes, de protection de la santé, de la sécurité et de l environnement et d application de la politique commerciale, les administrations des douanes ou les gouvernements doivent disposer d un accès direct aux envois importés et exportés, et du contrôle temporaire (si nécessaire) de ces envois. 3. Le temps nécessaire aux administrations des douanes et autres agences frontalières pour effectuer ces contrôles, arrêtant ainsi le mouvement global des marchandises, est devenu très important pour les entreprises internationales et leurs clients. Il s agit maintenant d une question cruciale, sur le plan opérationnel et commercial, pour les gouvernements, les entreprises de services juste à temps, le transport multimodal et l industrie du fret. La mesure de ce temps permet de recueillir de précieuses données sur les normes relatives à l efficacité de la douane. 4. Les gouvernements et les milieux commerciaux partagent de puissants intérêts à cet égard. C est pour cette raison que les activités ayant trait au calcul et à l enregistrement du temps nécessaire aux douanes pour accorder la mainlevée des marchandises peuvent fournir des renseignements qui permettront d améliorer les processus nécessaires ou de suggérer des changements à apporter aux règlements afin de faciliter efficacement les échanges. 5. Dans cette perspective, il est également très important de tenir compte du rôle des douanes dans la facilitation des échanges. Qu est-ce que la facilitation des échanges? 6. En fait, il s agit de réduire le coût des transactions commerciales et de créer des normes d efficacité; selon la Déclaration de Doha, cela consiste à «favoriser l accélération accrue du mouvement, de la mainlevée et du dédouanement des marchandises, y compris les marchandises en transit». La facilitation des échanges comprend la relation de cause à effet des régimes douaniers et autres pratiques susceptibles d augmenter les coûts ou le temps en matière de commerce. Pourquoi la facilitation des échanges est-elle importante? 7. L importance de la facilitation des échanges est liée aux avantages économiques que procurent la diminution des coûts logistiques et l expansion du commerce pour les collectivités. L amélioration de la situation économique mondiale dépend beaucoup de l efficacité du système d échanges. Un système d échanges efficace fournit des biens I/4.

5 et des services livrés de la manière la plus efficace possible, sur les plans logique et économique, et avantage ainsi le consommateur final. Quel est le rôle de la douane et celui de l OMD dans la facilitation des échanges? 8. Pour une facilitation optimale des échanges commerciaux licites, les protocoles, directives et pratiques douanières retenus au plan international doivent être harmonisés et simplifiés au maximum. Si les administrations douanières harmonisent leurs méthodes de travail le plus possible dans le domaine de la facilitation des échanges, les chaînes logistiques mondiales pourront bénéficier d une plus grande cohérence. Pour favoriser l harmonisation mondiale, l OMD a mis sur pied une série d outils qui comprennent des conventions de nature contraignante sur le plan juridique (p. ex., la Convention de Kyoto révisée, la Convention d Istanbul), ainsi que des outils et des protocoles en matière de meilleures pratiques (p. ex., Modèle de données, Directives sur la gestion intégrée de la chaîne logistique, Cadre SAFE, etc.). Des précisions figurent à ce sujet sur le site de l OMD ( 9. De plus, de nombreuses administrations douanières ont adopté des techniques de gestion des risques, des systèmes électroniques d informations préalables et des guichets uniques. Plus récemment, les administrations douanières et les milieux commerciaux ont instauré un dialogue et collaborent pour trouver des solutions communes concernant ces importants objectifs de facilitation des échanges. Quelle est la pertinence de l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises? 10. L étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée (TRS) de l OMD est un outil unique pour mesurer la performance des activités douanières en matière de facilitation des échanges aux frontières. Cette étude mesure les aspects pertinents de l efficacité des procédures opérationnelles exécutées par les administrations douanières et autres agences de réglementation au niveau du traitement normalisé des importations, des exportations et du transit des marchandises. Son objectif est de mesurer avec exactitude ces éléments du flux des échanges commerciaux afin que des décisions éclairées pour améliorer la performance puissent être prises et appliquées. Pourquoi la mesure de la performance est-elle importante? 11. Le premier objectif de la mise en place d un système de mesure de la performance est d améliorer la performance de la fonction mesurée. Pour réformer ou améliorer quelque chose, il est essentiel de le mesurer. 12. De bonnes mesures de performance devraient être simples, faciles à comprendre et à satisfaire. Elles devraient être évaluées par les parties qui jouent un rôle dans les processus mesurés, ce qui signifie qu elles doivent être adaptées à la situation locale. 5.

6 13. A cette fin, il faut connaître exactement les étapes du processus de dédouanement local et établir leur l interdépendance. Etudier la situation du point de vue de l entreprise permettra de garantir que les étapes pertinentes sont identifiées. 14. L une des méthodes utilisées pour examiner les procédures de dédouanement consiste à mesurer la durée moyenne entre l arrivée des marchandises et leur mainlevée. Cette méthode permet à la douane d identifier à la fois les éléments qui posent problème et les mesures correctives à prendre pour améliorer l efficacité de ses processus. L utilisation de l automatisation ou d autres méthodes complexes de sélectivité permet à la douane et aux autres agences frontalières d accroître le respect de la loi tout en assurant une meilleure facilitation pour la majorité des marchandises à faible risque. 15. La mesure de la performance procure un moyen de mesurer le temps passé pour accorder la mainlevée des marchandises et de cerner les problèmes qu éprouvent les milieux commerciaux concernant les délais en matière de mainlevée des marchandises. Elle aide également la douane à satisfaire aux exigences commerciales selon lesquelles les opérateurs doivent planifier le passage des marchandises à la douane pour respecter les calendriers de production serrés et les systèmes juste à temps qui nécessitent une telle planification. 16. De plus en plus, le temps nécessaire à la mainlevée des marchandises est devenu le critère à l aune duquel les milieux commerciaux internationaux mesurent l efficacité des procédures de dédouanement aux frontières. 17. Il est donc important de souligner aux utilisateurs du présent guide l importance de se concentrer sur leurs besoins particuliers et d évaluer leur situation de façon pragmatique. Les utilisateurs devraient également être encouragés à faire preuve de souplesse et de jugement dans le choix des éléments qui s appliquent à eux pour personnaliser une étude des conditions qui prévalent localement. 18. L étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises de l OMD fournit aux administrations des douanes des conseils sur la meilleure façon d appliquer cette méthode d examen interne. En d autres termes, il s agit d un outil de mesure des résultats de la facilitation des échanges conçu dans le but de les améliorer. I/6.

7 2 Historique Origine du Guide permettant de mesurer le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises 19. La création du Guide permettant de mesurer le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises remonte aux années En 1994, le Comité technique permanent (CTP) a adopté l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises (manuel), en se basant sur des initiatives semblables prises par le Japon et les États-Unis, afin de guider les administrations douanières désirant entreprendre une étude du temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises. 20. Entre 1994 et 1997, un petit groupe de Membres a effectué des études semblables. En fonction de l expérience limitée, le manuel et l étude ont semblé très complexes. Ainsi, en 1997, le CTP a décidé qu une méthode simplifiée devrait être mise au point, incluant notamment l utilisation possible de logiciels, afin de rendre l étude plus souple et plus conviviale pour aider les administrations douanières membres qui entreprendraient une étude du temps nécessaire pour la mainlevée. 21. Le Guide permettant de mesurer le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises (guide actuel) a été adopté par le CTP et présenté au Conseil en Les Membres ont été invités à entreprendre une étude du temps nécessaire pour la mainlevée à l aide du Guide. Un logiciel en ligne pour effectuer cette étude a également été créé par l OMD et la Banque mondiale et mis à la disposition des Membres. Le logiciel doit servir d outil pour l élaboration d un sondage, la réalisation d une analyse et la production d un rapport sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises. 22. Certains Membres de l OMD, notamment l Australie, le Japon, la Corée, la Nouvelle-Zélande et la Serbie ont entrepris une étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée et d autres en effectuent régulièrement. Le Secrétariat de l OMD a fourni à des Membres de pays en développement comme le Kenya, la Tanzanie, l Ouganda et le Lesotho, une assistance technique pour concevoir, planifier et mettre en œuvre une étude nationale sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises. Derniers faits nouveaux concernant l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises 23. Une étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises est un outil qui aide à identifier les goulets d étranglement au niveau des procédures douanières et à améliorer leur efficacité. Il s agit d une mesure de plus en plus utilisée par les milieux commerciaux internationaux pour évaluer l efficacité des procédures à la frontière, notamment des régimes douaniers. Elle permet également de répondre aux préoccupations des milieux commerciaux concernant les longs délais de dédouanement. Elle aide la douane à respecter les exigences commerciales selon lesquelles les opérateurs doivent planifier la circulation des marchandises aux frontières. 7.

8 24. À l heure actuelle, les institutions nationales et internationales sont de plus en plus intéressées par les outils de mesure de la performance utilisés aux frontières, dans la mesure où les données recueillies permettent d évaluer l efficacité et les progrès réalisés dans la mise en place de mesures de facilitation des échanges. 25. L utilisation de l étude a également été recommandée par des Membres de l Organisation mondiale du commerce (OMC) dans leur présentation d éléments à négocier dans le cadre des négociations sur la facilitation des échanges du Cycle de Doha. Certains ont proposé l obligation, dans le cadre des négociations de l OMC, de «publier le temps moyen nécessaire à la mainlevée des marchandises de manière cohérente et périodique, en fonction de l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises de l OMD». 26. Les administrations douanières ont également fait des efforts pour rationaliser les procédures entre les services avec différents intervenants à la frontière. Pour garantir que les mesures de facilitation seront appliquées efficacement, il est peut-être temps de discuter et (le cas échéant) de revoir et de mettre à jour les procédures associées à la coopération et à la collaboration entre tous les services. Les projets de modernisation à l échelle régionale, notamment le projet de poste frontière unique, les projets de corridor de transit ou d intégration régionale des procédures aux frontières, constituent d autres faits nouveaux récents. 27. Dans ce contexte, l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises de l OMD pourrait devenir un outil intéressant pour les différents services pendant la phase de mise en œuvre de la Gestion coordonnée des frontières ainsi que pour les programmes de partenariat entre les douanes et les entreprises et de coopération douane-douane qui font partie des éléments constitutifs de «La douane au 21 e siècle». 28. L étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises peut être entreprise de différentes façons, notamment par la décision d une administration d effectuer une étude, ou par l intermédiaire d un programme d assistance technique ou d un donateur externe, comme la Banque mondiale. 29. Alors que la méthodologie de l étude de l OMD a été conçue, au départ, pour les marchandises à l importation, elle pourrait également s appliquer à un environnement international (régional) et au secteur de l exportation. L étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises Outil de soutien efficace pour «La douane au 21 e siècle» 30. Dans ce contexte, le CTP a revu et mis à jour le Guide afin qu il tienne compte des récents développements indiqués ci-dessus, en collaboration avec des entreprises et des organisations internationales comme la Banque mondiale. 31. Le Guide révisé est présenté comme le Guide permettant de mesurer le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises, version 2. Il offre une aide supplémentaire sur la manière dont l étude peut s appliquer à différentes procédures aux frontières et en suggère une utilisation plus étendue à l appui de projets de modernisation dans les programmes de partenariat entre les douanes et les entreprises, de coopération douane-douane et de gestion coordonnée des frontières. I/8.

9 3. Objet et portée générale 32. Il existe différentes méthodes d étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises pour répondre aux différents objectifs de politique générale. Une compréhension des données relatives au temps nécessaire pour la mainlevée permet d atteindre les objectifs suivants : (a) identifier les goulets d étranglement dans la chaîne logistique internationale et/ou les contraintes qui affectent la mainlevée par la douane ; (b) évaluer les techniques, procédures, technologies et infrastructures nouvelles ou modifiées, ou les changements administratifs; (c) établir une mesure de base de la performance de la facilitation des échanges; (d) identifier les opportunités d améliorer la facilitation des échanges; (e) évaluer la position comparative approximative du pays, comme un outil de référence. 33. L objectif principal de le TRS sous l alinéa (a) est de détecter les goulets d étranglement au niveau des procédures douanières afin d étudier les raisons des retards dus à la douane, à d autres agences frontalières et/ou au secteur privé et, si nécessaire, d élaborer un plan d action pour apporter des améliorations. A cette fin, on peut utiliser différents mécanismes d identification des retards, par exemple (1) la note de suivi avec un simple timbre horodateur (enregistrement du temps de chaque opération), (2) une analyse détaillée de suivi, des contacts et des entrevues sur les résultats de l étude ou (3) une vérification sur place. 34. Les objectifs (b), (c) et (d) sont communs à de nombreux pays. Ils pourraient être atteints à l aide de timbres horodate et de renseignements supplémentaires concernant l utilisation de nouvelles procédures, etc. La justification de cette étude est basée sur un cycle d amélioration continue. Une étude du temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises n est jamais une activité isolée. Une telle étude procure une mesure de base de la performance des procédures aux frontières en identifiant les goulets d étranglement et en aidant à trouver des solutions aux retards et à identifier les mesures à prendre pour apporter des améliorations. Il est essentiel d effectuer une étude périodique du temps nécessaire pour la mainlevée afin de trouver des opportunités d amélioration. 35. Dans les administrations qui effectuent périodiquement de telles études, le temps nécessaire pour la mainlevée a régulièrement diminué grâce aux améliorations apportées et aux mesures correctives prises en fonction des conclusions dégagées. 9.

10 Plan Rapport Recueil des données Recommandations Identification des conclusions Cycle de la TRS TRS Calcul des résultats Test / Validation Analyse 36. Pour ce qui a trait à l objectif (e), l étude n a pas été conçue au départ pour être un outil de référence parce qu il n était pas justifié de comparer les résultats entre différents pays à moins que les conditions commerciales comme l infrastructure, les procédures aux frontières et la capacité des agences frontalières soient semblables. Quoi qu il en soit, elle pourrait être utilisée comme outil de référence à différentes fins, particulièrement aux fins de macro-perspectives. Dans ces cas, les conditions ou les situations propres à chaque pays doivent être prises en compte, puisque les retards ne dépendent pas nécessairement de l efficacité des agences frontalières. Cette étude ne devrait pas devenir une compétition entre les membres ou un moyen de juger la valeur des activités d une administration. 37. Le mouvement international des marchandises concerne non seulement les administrations des douanes, mais également d autres autorités nationales telles que les services portuaires, sanitaires, vétérinaires, agricoles et autres, ainsi que les milieux commerciaux qui comprennent les agents en douane, les transitaires, les expéditeurs, les transporteurs, les banques et autres intermédiaires. Les milieux commerciaux notamment sont toujours soucieux que des mesures soient prises pour assurer la précision, la prévisibilité et la rapidité du dédouanement des marchandises. Les retards intervenant dans la mainlevée des marchandises sont très souvent imputés aux conditions fixées par la douane en matière de formalités et de documents à fournir puisqu elle constitue l une des autorités les plus visibles aux frontières. Il est donc dans l intérêt des administrations des douanes qu elles prennent des mesures visant à améliorer le processus de dédouanement et à vérifier par des contrôles réguliers le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises. 38. L étude de l OMD a surtout été conçue pour mesurer le temps nécessaire à la mainlevée, bien que le principe de cette étude puisse être utilisé à d autres fins, notamment pour mesurer le temps nécessaire aux procédures commerciales, aux procédures de transport ou autres procédures financières liées au commerce. Ce I/10.

11 Guide porte principalement sur le temps qui s écoule entre l arrivée des marchandises au port, à l aéroport et à la frontière terrestre et la mainlevée accordée à l importateur ou à un tiers en son nom. Dans certaines situations, cette mainlevée peut coïncider avec le dédouanement (marchandises de faible valeur, non imposables, par exemple). Cette méthode peut également être modifiée et utilisée pour mesurer le temps nécessaire pour que le dédouanement soit accordé par la douane après le paiement des droits et taxes lorsque celui-ci survient après la mainlevée des marchandises. Dans le présent Guide, on entend par «mainlevée», l acte par lequel la douane permet aux intéressés de disposer des marchandises faisant l objet du dédouanement, et par «dédouanement», l accomplissement des formalités douanières nécessaires pour mettre des marchandises à la consommation, pour les exporter ou encore pour les placer sous un autre régime. Préparation à l'exportation Exportation Transport Préparation à l'importation Importation Procédures commerciales Procédures en matière de transport Procédures réglementaires Procédures financières - Établir un contrat de vente - Commander les marchandises - Indiquer la date de livraison - Demander le paiement - Établir un contrat de transport - Collecter le bon de transport et de livraison - Fournir le connaissement, les reçus des marchandises et le rapport d'activités - Obtenir le permis d'importation/exp ortation - Fournir une déclaration en douane - Fournir une déclaration de chargement - Appliquer les procédures en matière de sécurité commerciale - Dédouaner les marchandises pour l'exportation/imp ortation - Procurer une notation de crédit - Procurer une police d'assurance - Procurer un crédit - Effectuer le paiement - Émettre un état de compte Source : Modèle de référence de la chaîne d'approvisionnement du CEFACT/ONU Priorité sur le Guide permettant de mesurer le temps nécessaire pour la mainlevée 39. En matière de procédures douanières, ce Guide porte essentiellement sur le «dédouanement pour mise à la consommation» et le «transit». Les principes de ce Guide peuvent également s appliquer à d autres régimes douaniers comme l «admission temporaire» et l «exportation à titre définitif» (voir Appendice 7). 40. Cette étude peut être effectuée dans un bureau de douane individuel, dans certains bureaux de douane ou dans tous les bureaux de l administration des douanes. Les conclusions des études entreprises dans différents bureaux de douane peuvent être comparées afin de déterminer les domaines dans lesquels des mesures doivent être prises pour simplifier les procédures et accroître ainsi l efficacité de la douane. Il est également possible d effectuer cette étude avec les pays voisins, avec d autres pays, avec/ou dans une Union douanière ou économique, ou d autres agences frontalières. 11.

12 Mainlevée Mainlevée Mainlevée Point de contrôle Point de contrôle Point de contrôle Point de contrôle Arrivée des marchandises Présentation Déclaration de transit entrant Transit Présentation Déclaration de transit sortant Arrivée des marchandises Présentation Déclaration de transit entrant Transit Présentation Déclaration de transit sortant Pays A Pays B Point de contrôle Mainlevée pour la consommation Procédure de transit Arrivée des marchandises Intervention des autres agences Présentation de la déclaration des marchandises `Paiement des droits Examen Mainlevée des marchandises Pays C 41. De nombreuses administrations appliquent des normes de travail préétablies, par exemple des chartes de clients, qui indiquent le temps moyen nécessaire pour mener à terme un processus donné. Dans ce cas, les conclusions de l étude peuvent servir à évaluer la mesure dans laquelle les normes de travail préétablies ou les durées estimées sont respectées et à déterminer les améliorations à apporter. L étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée fournit également quelques données utiles concernant les goulets d étranglement qui existent au sein du système de dédouanement. 42. Si aucune étude n a encore été entreprise ou qu aucune norme de travail n a été établie à l avance, l étude peut alors servir de base à de futures comparaisons lorsque des améliorations auront été apportées au système de dédouanement. 43. Le respect des normes établies dans le domaine de la statistique, tant en ce qui concerne l échantillonnage que les méthodes de calcul, est essentiel si l on veut obtenir des résultats utiles et fiables. C est la raison pour laquelle la comparaison des résultats obtenus par différentes administrations des douanes n est ni utile ni fiable, car les études peuvent rarement être effectuées dans des conditions identiques. 44. Le programme Columbus de l OMD comprend un diagnostic qui vient compléter cette étude. Le diagnostic vise à analyser l organisation administrative de la douane et son fonctionnement alors que la présente étude analyse de manière plus détaillée le déroulement des transactions douanières. 45. Ce Guide aidera les administrations à concevoir leur étude et reprend les éléments et aspects à examiner. Cette liste n est pas exhaustive et les administrations des douanes sont encouragées à ajouter des éléments qui, selon elles, pourraient les aider à répondre à leurs exigences individuelles. 46. Les administrations des douanes qui entreprennent l étude sur la mainlevée des marchandises pour la première fois sont invitées à opter pour une étude simplifiée consistant simplement à saisir les éléments clés du processus de mainlevée. L Appendice 2 contient la liste des éléments clés à retenir et un exemple de formulaire type à utiliser. I/12.

13 Différentes manières d aborder la TRS 47. La méthodologie à adopter pour effectuer l étude permet d atteindre différents objectifs, par exemple : Approche macro-économique pour mesurer au moyen d un système normalisé le temps moyen arithmétique qui s écoule entre l arrivée des marchandises et leur introduction dans les circuits économiques. Approche de planification stratégique pour estimer avec une certaine précision, en fonction du système normalisé, le temps nécessaire pour chacune des opérations intervenant entre l arrivée et la mainlevée des marchandises, à savoir, le déchargement, l entreposage, le dépôt de la déclaration, la vérification, la mainlevée, l enlèvement des marchandises, l intervention d autres services, etc. Approche de gestion pour informer les fonctionnaires de l administration de manière, précise, au moyen de méthodes statistiques appropriées, du temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises. Approche de gestion coordonnée des frontières pour identifier les contraintes qui affectent la mainlevée, notamment le fait de délivrer des autorisations ou des permis, l application d autres lois, les vérifications effectuées par d autres services, etc., envisager d éventuelles mesures correctives, si nécessaire, en coopération avec les autres parties intéressées, et choisir des solutions. Approche de modernisation pour comparer les résultats obtenus dans le cadre de l étude au moyen du système normalisé avec ceux d études effectuées précédemment, principalement lors de l introduction de modifications dans les procédures douanières ou frontalières, conformément à des programmes de modernisation, de réforme ou de facilitation des échanges. Approche de partenariat entre les douanes et les entreprises pour effectuer l étude en partenariat avec les entreprises pour trouver les goulets d étranglement qui existent au niveau des procédures frontalières afin d étudier les raisons des retards dus à la douane, à d autres agences frontalières et/ou au secteur privé et d élaborer un plan d action pour apporter des améliorations le cas échéant ; et Approche de partenariat entre les douanes pour collaborer avec les pays voisins et d autres pays avec/ou dans une Union douanière ou économique afin de déceler les goulets d étranglement aux passages frontaliers communs ou dans une chaîne logistique, de l exportation à l importation, et trouver des solutions. 13.

14 4. Emplois spécifiques éventuels des résultats de l étude 48. Les résultats de l étude peuvent être quantifiés et promus de diverses manières pour servir les objectifs des administrations douanières, agences frontalières et entreprises. Voici une liste des emplois spécifiques éventuels des résultats : prendre des mesures de réforme structurelle au sein d une administration; élaborer ou modifier la législation douanière ou connexe; simplifier et harmoniser les opérations douanières; informatiser et moderniser les opérations douanières; évaluer l efficacité des procédures frontalières ou des douanes spécifiques, notamment le programme des opérateurs économiques agréés (OEA), la reconnaissance mutuelle des OEA, les techniques de gestion des risques ou les guichets uniques; redéployer les ressources et le personnel aux fins d une utilisation optimale; motiver ou appuyer les demandes en ressources humaines, financières ou techniques supplémentaires; former le personnel; prendre des mesures de lutte contre la corruption afin de renforcer l éthique professionnelle au sein de la douane, conformément à la Déclaration d Arusha relative à l éthique douanière; prendre les mesures nécessaires pour améliorer le respect de la loi ou la lutte contre la fraude; soutenir les activités d autres administrations intervenant dans le processus du dédouanement aux frontières (agriculture, services vétérinaires ou phytosanitaires) ou d autres entités commerciales (importateurs, exportateurs, agents en douane, transporteurs, transitaires, autorités portuaires, banques, sociétés d inspection avant expédition, etc.); améliorer la transparence de la douane et être utilisés dans les relations publiques; soutenir les activités des programmes de modernisation, les activités de renforcement des capacités et les programmes de gestion coordonnée des frontières; définir les niveaux de la performance de la facilitation des échanges; être utilisés comme mécanisme d assurance de la qualité. I/14.

15 5. Aperçu de l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises 49. Une étude visant à mesurer le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises doit être divisée en trois phases : Phase 1 Préparation de l étude Phase 2 Recueil et enregistrement des données Phase 3 Analyse des données et conclusions Phase 1 Préparation de l étude 50. Il s agit de la phase la plus importante puisqu elle permettra de déterminer la conception, la portée et la méthodologie de l étude. Une préparation minutieuse est donc nécessaire pour assurer le succès de l étude et la crédibilité de ses résultats. 1. Création d un groupe de travail 51. La première étape consiste à créer un Groupe de travail responsable de l ensemble du projet. Cette étape est nécessaire pour réunir d emblée tous les fonctionnaires qui participeront au projet. Il importe également de doter ce Groupe de travail d un mandat définissant clairement ce que l on attend de lui. Un processus d orientation comprenant une liste des fonctions et responsabilités du Groupe de travail figure à l appendice 1 du présent document. 52. Il est vivement recommandé que de nombreux intervenants dans la chaîne logistique, notamment des agents en douane et autres opérateurs commerciaux participent à l étude en vue de déterminer le temps nécessaire pour l ensemble du processus de dédouanement, à savoir entre le moment de l arrivée des marchandises dans le port/aéroport/poste frontière terrestre et celui où elles ne sont plus matériellement sous le contrôle de la douane. Étant donné leur participation à cette série d opérations, les agents en douane et autres opérateurs commerciaux devraient également faire partie du Groupe de travail dès sa création. 53. Le Groupe de travail devrait être chargé non seulement de préparer le projet, de le planifier et de le mettre en œuvre, mais également d assurer une coopération efficace entre toutes les parties et services intéressés au projet. A cet effet, il conviendra d expliquer les objectifs, l approche envisagée et les avantages qu en tireront les fonctionnaires des douanes, les fonctionnaires d autres services impliqués, les agents en douane et les opérateurs commerciaux. 54. En outre, chaque participant impliqué dans la mise en œuvre de l étude devra être mis au courant que les résultats de l étude pourront contribuer à améliorer les procédures de dédouanement et que l étude est complémentaire, et non pas contraire, aux intérêts du personnel. 15.

16 2. Détermination de la portée et de la conception de l étude 55. Etant donné que les situations diffèrent d un pays à l autre, il est suggéré, dans la mesure où les ressources le permettent, que l étude comprenne une description complète de toutes les étapes du processus de dédouanement. Cette approche nécessitera la participation des agents en douane, des opérateurs commerciaux, des banques et des autres agences frontalières impliqués dans le processus de dédouanement, notamment dans les domaines de l agriculture, de la santé, etc., et permettra à chaque participant d examiner ses propres processus dans l ensemble du processus de dédouanement et d améliorer ainsi le système existant. 56. Pour déterminer la portée et la conception de l étude, le Groupe de travail doit en premier lieu répondre aux questions ci-après : L étude ne tiendra-t-elle compte que de la performance des douanes ou prendra-t-elle aussi en considération les autres services compétents impliqués dans le dédouanement des marchandises? (perspective de la gestion coordonnée des frontières) S agira-t-il d une étude destinée à mesurer le temps qui s écoule entre l arrivée des marchandises dans le port, aéroport, ou poste frontière terrestre et le moment où elles ne se trouvent plus matériellement sous le contrôle de la douane et bénéficient de la mainlevée? Dans l affirmative, d autres parties telles que les opérateurs commerciaux, les agents en douane et autres services compétents (santé, agriculture, etc.), banques et autres entreprises impliquées devraient également participer à l étude. S agira-t-il d une étude interne effectuée au sein de l administration des douanes en vue de mesurer le temps requis entre le moment du dépôt des déclarations en douane auprès de la douane et celui où la douane accorde la mainlevée des marchandises ou inclura-t-elle un scénario selon lequel toutes les formalités de dédouanement sont accomplies? L étude concernera-t-elle des procédures douanières automatisées ou manuelles, ou les deux? L étude tiendra-t-elle compte du dédouanement des marchandises à l exportation? Une étude conjointe avec les pays voisins ou avec d autres pays avec/ou dans une Union douanière ou économique sera-t-elle envisagée? Si une administration désire entreprendre l étude des bureaux de douane qui utilisent des systèmes automatisés et de ceux qui utilisent des systèmes manuels, elle doit en tenir compte lorsqu elle choisit la méthode d enregistrement des données et les bureaux de douane participants. 3. Planification et méthodologie 57. La planification et la méthodologie qui seront utilisées constituent un autre aspect important de l étude. Le Groupe de travail doit déterminer les points suivants : Nature des données qui seront recueillies (comment et par qui), I/16.

17 Méthodes d échantillonnage, Conception d un formulaire de recueil des données, Directives concernant l introduction des données, Définition de certaines activités visant à assurer la mise en oeuvre uniforme de l étude, et Mise à l essai destinée à s assurer que l étude (questionnaire et formulaires) peut être effectuée sans erreur. 4. Plan détaillé de l étude (1) Durée et calendrier de l étude 58. L idéal serait que l étude couvre toutes les déclarations traitées pendant une période d au moins 7 jours ouvrables consécutifs, de manière à ne pas perturber indûment les opérations douanières habituelles tout en saisissant un nombre suffisamment élevé de déclarations, effectivement représentatives du trafic. Si l étude couvre les déclarations traitées dans un milieu automatisé, cette période devrait être beaucoup plus longue. 59. La période choisie pour effectuer l étude doit correspondre à une période de trafic normal. Les périodes de fluctuation saisonnière, par exemple avant ou après les vacances, lorsque le volume du trafic a tendance à être particulièrement faible ou élevé, sont à éviter. 60. Lorsque les administrations utilisent des systèmes automatisés qui saisissent tous les éléments de données choisis aux fins de l étude, la période de référence peut couvrir l ensemble des transactions traitées depuis une année maximum, pour autant que les analyses puissent être effectuées par ordinateur. Cette solution a l avantage de permettre la mesure du temps réel qui n est pas faussée par la réalisation de l étude. (2) Portée géographique 61. L administration des douanes doit déterminer si l étude portera sur l ensemble du territoire (p. ex. tous les bureaux de douane), ou seulement sur certaines régions ou bureaux individuels. Aux fins de l étude initiale, il est suggéré de choisir le bureau de douane dans lequel le trafic est le plus important. Par exemple, dans de nombreux pays, un pourcentage significatif du trafic ne passe que par un ou deux endroits. Ces ports, aéroports ou passages frontaliers terrestres peuvent servir de point de départ à l étude. 62. Les critères suivants pourraient avoir une influence sur le choix des bureaux de douane : Volume du trafic il est suggéré que l étude soit effectuée à des points d entrée ayant un volume important de trafic. Catégorie d envois il est recommandé que l étude soit effectuée à des points d entrée qui traitent une grande variété d envois et qui ne se limitent 17.

18 pas à certains produits, notamment les marchandises en vrac ou les produits chimiques. (3) Nature des marchandises 63. Le choix des marchandises qui seront couvertes par l étude dépend de la nature des marchandises qui pénètrent dans le pays. Toutefois, il est vivement recommandé, au moins aux fins de l étude initiale, que l administration tienne compte de toutes les marchandises qui pénètrent par les points d entrée sélectionnés afin de procéder à une évaluation complète de son efficacité. Cependant, l administration peut décider de ne choisir qu une catégorie particulière de marchandises qui pénètrent dans le pays. Elle peut opérer son choix comme suit : marchandises relevant de certains régimes, par exemple marchandises passibles de droits, marchandises non passibles de droits, marchandises bénéficiant d une exonération, ou marchandises importées en vertu d accords de libre-échange et commerciaux préférentiels; marchandises qui arrivent sous différents régimes, par exemple marchandises destinées à la mise à la consommation, marchandises devant être placées en zone franche, marchandises destinées au perfectionnement actif, etc.; marchandises conteneurisées, sur palettes, en vrac, etc.; autres critères comme le type de marchandises (p. ex., les marchandises périssables), la valeur, les positions tarifaires, les marchandises d opérateurs économiques agréés, etc. 64. Ces catégories de marchandises ne sont indiquées qu à titre d exemple et d autres critères peuvent être choisis. (4) Choix du trafic 65. Pour choisir les types de trafic sur lesquels portera l étude, l administration doit tenir compte de la situation géographique du territoire douanier et de l importance relative d un type de trafic par rapport au volume de tous les types de trafic à l échelon national. 66. Il peut être envisagé d écarter de l étude un type de trafic n ayant qu une importance mineure ou n atteignant pas un certain pourcentage de l ensemble des trafics. 67. Étant donné le volume important et la nature particulière du trafic postal, celui-ci devrait en principe faire l objet d une analyse distincte. 68. En fonction des ressources disponibles, l étude effectuée peut porter sur tous les types de trafic (aérien, maritime, ferroviaire ou routier) pendant la même période ou de manière consécutive pour les différents moyens de transport. I/18.

19 69. Une attention particulière peut être accordée à une catégorie d envois donnée, comme les envois pour lesquels une mainlevée immédiate est demandée. Dans ce cas, l étude doit être consacrée uniquement à cette catégorie d envois ou, s il s agit d une étude plus exhaustive couvrant tous les envois, un échantillonnage séparé de ces envois particuliers peut être sélectionné dans l ensemble des envois aux fins d une étude détaillée (voir Échantillonnage). 19.

20 Éléments dont il faut tenir compte dans le plan détaillé de l'étude (exemples) Qui? (Création d un groupe de travail) Points Qui (quel service) de l administration des douanes devrait être responsable de l étude? Quelles agences gouvernementales devraient être impliquées dans l étude? Quels organismes privés devraient être impliqués dans l étude? Exemple - Directeur de la facilitation - Directeur du dédouanement - Ministère du Commerce, Service de la quarantaine,... - Agents en douane, transitaires, transporteurs,... Quand (Durée et calendrier de l étude) Points Quel est le délai cible de l étude? Combien de journées sont nécessaires à l étude? Comment organisez-vous l horaire? Exemple La première semaine d avril L étude dure quatre (4) semaines consécutives. Première semaine : collecte des données sur les procédures des agences commerciales Deuxième semaine : collecte des données sur les procédures des agences commerciales et des douanes Troisième et quatrième semaines : collecte des données relatives à la douane et à la mainlevée des marchandises Où? (Choix du bureau de douane) Points Combien de bureaux de douane devraient être impliqués dans l étude? Quels bureaux de douane devraient être impliqués dans l étude? L étude devrait-elle couvrir l arrivée des marchandises jusqu à ce qu elles sortent matériellement du contrôle de la douane ou les procédures douanières seulement? Exemple - Tous les bureaux de douane, le bureau de douane le plus important - Douane de l aéroport, douane du port maritime, douane pour le transit De leur arrivée jusqu à ce qu elles sortent matériellement du contrôle de la douane. Quoi? (Nature des marchandises) Points L étude devrait-elle comprendre les procédures douanières automatisées ou manuelles seulement? Quels moyens de transport devraient être couverts? Quels types de marchandises devraient être couverts? Quels devraient être les critères de valeur des marchandises? Principales étapes pour lesquelles le temps est mesuré Exemple Les deux, automatisées et manuelles Air, mer, chemin de fer, route, rivière Tous, conteneur complet, groupage, conventionnel Élevés, moyens, faibles, en franchise de droits Arrivée, dépôt/enregistrement des documents nécessaires, examen et prélèvement d échantillons, déchargement, mainlevée à la frontière, dédouanement, sortie du contrôle de la douane, réception dans les installations du propriétaire Comment? (échantillon, collecte et enregistrement de données) Points De combien d échantillons doit-on tenir compte? Comment les échantillons devraient-ils être choisis? Comment obtenir les données nécessaires concernant l arrivée des marchandises? Exemple - 20 % de toutes les déclarations en douane - Utiliser les deux derniers caractères du numéro d identification de la déclaration en douane - Transporteurs, Système informatique des douanes I/20.

21 Comment obtenir les données nécessaires concernant le déchargement des marchandises? Comment obtenir les données nécessaires concernant l intervention des agences commerciales? Comment obtenir les données nécessaires concernant la mainlevée matérielle des marchandises? - Personnel du port, Système informatique des douanes - Agence frontalière - Exploitant d entrepôt 5. Échantillonnage 70. Lorsque le volume des envois ou des contraintes de temps empêchent de saisir toutes les transactions pendant la période choisie, il convient de procéder par échantillonnage. Si une méthode d échantillonnage est utilisée, une stratégie d échantillonnage doit être élaborée. Cette stratégie doit tenir compte de la nature des envois visés par l étude, de l objectif principal de l analyse, des types de techniques statistiques susceptibles d être utilisés et de la facilité ou de la difficulté relative des mécanismes de recensement des transactions et de prélèvement d échantillons. Il convient d être prudent et de s assurer que les échantillons sont représentatifs des transactions couvertes par l étude (fiabilité de l échantillonnage) et rendent effectivement compte du degré de variation existant dans l ensemble des transactions. 71. La taille de l échantillon nécessaire pour procéder à une estimation valable de l ensemble ou d une partie des transactions dépendra également du degré de précision appliqué lors de l estimation (erreur d échantillonnage). 72. Généralement, plus l échantillon utilisé est important, plus il est représentatif de l ensemble des transactions. Pour un groupe homogène, un échantillon de 30 transactions choisies de façon aléatoire devrait suffire. 73. Des résultats fiables peuvent être obtenus en utilisant une méthode d échantillonnage éprouvée. Il convient à cette fin de respecter les principes ci-après. Tous les échantillons doivent être sélectionnés de manière aléatoire ou en s appuyant sur une probabilité de sélection connue. Il est possible d utiliser à cette fin des générateurs de nombres aléatoires pour les procédures automatisées. Pour les procédures manuelles, un moyen permettant de garantir systématiquement le caractère aléatoire des transactions sélectionnées doit être mis au point. Si l étude doit examiner séparément des sous-ensembles, des marchandises destinées à subir des vérifications matérielles, par exemple, une méthode d échantillonnage aléatoire stratifié devrait être utilisée lorsque des échantillons distincts sont créés pour chaque sous-ensemble. Il convient de souligner que la comparaison d échantillons obtenus à partir de ces sousensembles avec ceux obtenus de l ensemble principal peut entraîner des erreurs. 74. Il est suggéré de consulter à cet égard des ouvrages concernant les méthodes de recherche statistique. 21.

22 6. Formulaire 75. Il convient de concevoir un formulaire visant à enregistrer toutes les données nécessaires aux fins de l étude. Il peut s agir d un formulaire simple contenant les renseignements à enregistrer par tous les services qui participent à l étude ou de plusieurs formulaires contenant les renseignements liés aux procédures utilisées par les différents intervenants. Si plusieurs formulaires sont utilisés, il est souhaitable d évaluer les données ensemble (une fois qu elles ont toutes été saisies) afin de déterminer la durée totale du processus de dédouanement. 76. Il est préférable d utiliser un seul formulaire approuvé par tous les services intervenant dans le processus de dédouanement. Cette solution est plus commode, car elle permet de saisir toutes les données dans l ordre chronologique. 77. Le formulaire devrait contenir une série de questions destinées à tous les intervenants du processus de dédouanement. (Voir l appendice 3 pour une liste de questions détaillées et un modèle de formulaire) 7. Formulaire simplifié 78. Il convient de préciser que le questionnaire doit pouvoir saisir un nombre relativement élevé de données. Étant donné que la plupart des administrations effectueront pour la première fois une étude sur la mainlevée, il leur est vivement recommandé d utiliser un questionnaire simplifié aux fins de l étude avant d entreprendre une étude exhaustive. Une version simplifiée permettra de mesurer uniquement les éléments clés du processus de dédouanement : entre le moment de la présentation des documents à la douane et l octroi de la mainlevée des marchandises par cette dernière. Il s agit là de la partie la plus délicate de tout le processus de dédouanement et une telle étude simplifiée permettra de déterminer de façon pertinente à quel point il est nécessaire d apporter des améliorations et d entreprendre une étude plus exhaustive. Les éléments clés à inclure et un modèle de formulaire contenant ces éléments clés figurent à l appendice Mise à l essai 79. Après avoir élaboré le plan d action, adopté une méthodologie, y compris le questionnaire, des directives et les formulaires, et informé le personnel désigné pour recueillir et enregistrer les données, il est recommandé de procéder à une mise à l essai. Cette étape est importante pour s assurer que les données sont recueillies exactement selon les règles fixées. Cet essai permettra également de remédier à tout problème résultant d une absence de compréhension de la part du personnel chargé de recueillir et d enregistrer les données. La mise à l essai doit être effectuée pendant une demi-journée de manière que tous les fonctionnaires participant à l étude comprennent comment résoudre les problèmes qu ils sont susceptibles de rencontrer. L administration pourra ainsi s assurer que l étude réelle, lorsqu elle sera effectuée, sera réalisée dans les meilleures conditions. I/22.

23 Phase 2 Collecte et enregistrement des données 80. Les données doivent être recueillies et enregistrées au moyen des formulaires conçus à l avance. Pour ce faire, le Groupe de travail doit tenir compte des principaux aspects ci-après : Définir les processus qui sont automatisés et ceux qui sont manuels. Cela permettra au Groupe de travail de définir une méthode de collecte des données nécessaires. Définir les processus et déterminer les parties responsables de la collecte et de l enregistrement des données. Certaines données sont connues à l avance. Les agents en douane ou les transitaires disposent d ordinaire de la plupart des renseignements de nature générale concernant les marchandises et leur arrivée avant que la déclaration ne soit présentée à la douane. Dans le cadre d une procédure manuelle, ces renseignements peuvent être reportés sur les formulaires conçus pour l étude dès leur réception. Il est donc préférable de remettre ces formulaires à l avance aux agents en douane et aux transitaires afin qu ils y consignent les renseignements pertinents dont ils disposent avant le dépôt de la déclaration de marchandises. Lorsque les données sont consignées sur les formulaires au bureau de douane pendant le dédouanement, il est recommandé qu un groupe de fonctionnaires autres que ceux qui traitent les transactions soit chargé de les mentionner. On évitera ainsi d ajouter un retard supplémentaire aux opérations de traitement habituelles. Certaines administrations permettent le dépôt de déclarations de marchandises et procèdent à certaines opérations, comme la gestion des risques, avant l arrivée des marchandises. Lorsqu il est décidé de ne pas vérifier les marchandises, la mainlevée peut être accordée par la douane avant même l arrivée des marchandises ou au moment de leur arrivée, en fonction des dispositions de la législation nationale. La saisie de la date et de l heure de la mainlevée avant l arrivée des marchandises ou immédiatement au moment de leur arrivée peut aboutir à des statistiques négatives, qui fausseraient les résultats de l étude. Les données de ce type peuvent donc être saisies en indiquant «zéro» afin de bien montrer les effets positifs que ce type de mainlevée peut avoir en matière de facilitation douanière. Les administrations peuvent aussi choisir de mesurer la durée du processus de traitement avant l arrivée, autrement dit mesurer le délai qui s écoule entre le moment de la présentation des documents à la douane et l octroi de la mainlevée par cette dernière. Il conviendrait de prévoir dans le système informatique ou le questionnaire la possibilité d enregistrer ou de mentionner la date et l heure de chaque étape de façon à ne pas fausser les résultats du traitement et de la mainlevée des marchandises après leur arrivée. 23.

24 Pour enregistrer le temps, une horloge étalonnée en 24 heures doit être utilisée afin de faciliter les calculs ultérieurs. 81. Lorsque, dans un système manuel ou automatisé, les heures d arrivée et de mainlevée (et d autres heures) sont déjà enregistrées dans le cours normal du traitement d un document, les données destinées à servir d échantillons peuvent être saisies a posteriori. On évite ainsi aux personnes chargées de la mainlevée de devoir recueillir des données sur une formule spéciale lors du processus de mainlevée proprement dit et de procéder à l identification des échantillons. Cette mesure a posteriori présente certains avantages par rapport à l analyse des transactions en temps réel, qui risque de prolonger ou de raccourcir le temps nécessaire pour la mainlevée, car le personnel est conscient que ses activités sont enregistrées. 82. Les administrations douanières qui utilisent des systèmes de dédouanement automatisés doivent utiliser ces systèmes pour saisir la date et l heure à chaque étape du processus de dédouanement. Lorsque l administration douanière n utilise pas un système de dédouanement automatisé, mais qu elle a l intention d en créer un, elle devrait y incorporer la date et l heure à chaque étape du processus de dédouanement. Phase 3 Analyse des données et conclusions Vérification des données 83. Il importe de souligner que toute analyse utilisant des données brutes ne peut être précise que si toutes les données nécessaires ont été saisies et qu elles sont d excellente qualité. Si les données ont été introduites avec des erreurs ou suivant une méthode dont les paramètres sont différents de ceux qui ont été retenus, les résultats de l analyse s en trouveront altérés. Il est donc indispensable de vérifier la qualité des données en s assurant qu elles sont saisies avec précision. Les données doivent à cet effet être vérifiées, si possible pour toutes les transactions, avant d être analysées. Analyse des données 84. Les premiers résultats tirés de l analyse des données devraient, lorsque cela est indiqué, faire l objet d un suivi par les intervenants et les participants de la chaîne logistique afin de valider les conclusions et de comprendre les raisons fondamentales de certains comportements. Cela permettrait, par exemple, de déceler les facteurs qui influencent le moment du dépôt des déclarations en douane par les importateurs ou leurs prestataires de services. 85. En principe, il est préférable d analyser les données en séparant les procédures automatisées des procédures manuelles. Si le système informatique peut comprendre un logiciel distinct, il peut alors regrouper et calculer les temps correspondant à chaque opération. Si le logiciel n est pas intégré au système, le temps nécessaire à chaque opération peut être saisi sur le formulaire élaboré et introduit dans un programme informatique distinct à des fins d analyse. I/24.

25 86. Il existe plusieurs programmes de logiciels permettant d effectuer une telle analyse. Le Progiciel statistique utilisé dans les sciences sociales (BPSS) contient nombre des procédures statistiques les plus couramment utilisées par les sociologues. Le manuel de ce progiciel contient des programmes correspondant aux données à analyser qui utilisent un langage simple et sont faciles d emploi. Les fonctionnaires de l administration qui connaissent les langages informatiques et les techniques de programmation peuvent également écrire un programme permettant d analyser les données. 87. L OMD a conçu pour ses Membres, en collaboration avec la Banque mondiale, un logiciel permettant d effectuer la TRS en ligne. Ce logiciel possède des fonctions pour l élaboration d un questionnaire d enquête, la réalisation d une analyse et la production d un rapport sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises. Un guide d utilisation du logiciel en ligne de l OMD sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises figure à l appendice Un tel programme peut faciliter le regroupement et l analyse des données saisies, mais il n est pas indispensable. Si le nombre total d envois est relativement faible, le calcul et l analyse peuvent être effectués manuellement. 89. Les questions 1 à 14 de l appendice 3, Formulaire simplifié du questionnaire destiné à l étude, sont des variables indépendantes, alors que les questions 15 à 39 sont des variables dépendantes. En fonction des objectifs fixés pour l étude, il est possible de calculer le temps moyen passé pour dédouaner toutes les marchandises et ensuite pour une combinaison ou des combinaisons multiples de variables indépendantes. À titre d exemple, nous pouvons souhaiter calculer la différence entre le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises déclarées par des moyens manuels et celles déclarées par des moyens électroniques. D autres calculs peuvent être effectués pour trouver la différence entre le temps nécessaire pour ces deux formes de déclarations dans le cadre de procédures spécifiques. Ces calculs peuvent être répétés pour un nombre multiple de combinaisons. 90. Les résultats obtenus peuvent ensuite être étudiés afin de déterminer s ils répondent aux besoins de l administration et/ou des attentes des clients, et de suggérer des mesures d amélioration éventuelles. Rapport final 91. Le Groupe de travail doit mettre au point le rapport de l étude en respectant le calendrier fixé. Ce rapport doit indiquer les objectifs de l étude, les conclusions et les recommandations visant à améliorer le système de dédouanement. Un modèle de rapport final de l étude est reproduit à l appendice Dans un souci de transparence et de coopération, les résultats de l étude devraient être mis à la disposition de toutes les parties ayant participé à l étude afin de les encourager à prendre, le cas échéant, les mesures nécessaires. 93. L administration des douanes est encouragée à communiquer les résultats et le rapport final à l OMD dans un délai raisonnable. Il est suggéré que le rapport résume la méthodologie utilisée, présente l analyse des données recueillies, des conclusions et des recommandations visant à apporter des améliorations. 25.

26 Communiqué de presse 94. Le Groupe de travail est invité à rédiger un communiqué de presse concernant le rapport de l étude à des fins de commentaires par les intervenants de l étude, pour améliorer la transparence des procédures douanières, pour souligner les efforts de la douane en matière de facilitation des échanges, ainsi que pour communiquer les conclusions et les améliorations recommandées. Le communiqué de presse devrait simplement donner un aperçu de l étude. Un modèle de rapport final est reproduit à l appendice 6. Modifications à proposer 95. Les conclusions de l étude doivent faire l objet d un plan de mise en œuvre afin de proposer : des améliorations à apporter à la procédure de dédouanement; la mise en place de procédures simplifiées et, si nécessaire, d amendements à apporter à la législation; l informatisation des procédures dans toute la mesure possible; et d autres mesures visées dans la partie 4 de ce guide. Amélioration continue 96. Après la mise en œuvre des propositions formulées suite à l étude initiale, il est recommandé de procéder à une nouvelle étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises afin d évaluer l efficacité des améliorations apportées et de déterminer de nouvelles mesures et des mesures supplémentaires pouvant éventuellement être prises. 97. Il est également recommandé d étendre cette étude au plus grand nombre de bureaux de douane possible et de la considérer comme un programme permanent de l administration des douanes. 98. Les pratiques nationales concernant la TRS figurent à l appendice 8. I/26.

27 6. Enjeux et opportunités 99. Les enjeux et les opportunités ci-après sont des exemples de situations que d autres Membres de l OMD ont vécues en menant leur étude. Cette liste n est pas exhaustive et il faut noter que ces enjeux et opportunités ne se présenteront pas nécessairement dans le cadre de votre étude; ils vous sont présentés à titre indicatif seulement. Environnement 100. La conception de l étude doit être adaptée aux conditions locales, par exemple aux règlements, lois et pratiques du secteur privé. Il ne faut pas oublier que : les règlements ne sont pas toujours clairs, ce qui peut provoquer un chevauchement des responsabilités à la frontière, particulièrement entre la douane et les services de police ou avec les différentes agences d inspection. Les différents horaires de travail des agences frontalières, par exemple de la douane et de la police des frontières d une part, et des agences d inspection d autre part, provoquent des retards en matière de traitement ; les services d inspection appliquent des barèmes différents le jour et la nuit. Les changements au niveau de la direction durant l étude peuvent avoir une incidence négative sur cette dernière Il faut s assurer que l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises est bien planifiée (par exemple en prévoyant des circuits séparés pour les camions évalués dans le cadre de l étude). Remarque 102. Les processus, les lois et les systèmes douaniers doivent encourager certaines pratiques au sein du secteur privé. Si c est le cas, la réponse du secteur privé en sera d autant plus importante. Par exemple, dans le cadre de l enquête sur les raisons pour lesquelles les importateurs et les agents déposent des déclarations ou paient avec retard, nous avons appris que l efficacité des communications interentreprises était un outil important pour présenter les documents en temps opportun et que des questions de flux de trésorerie peuvent provoquer des retards de paiement chez certains prestataires de services La performance du secteur privé (p. ex., le temps de déchargement des marchandises ou des conteneurs) et les politiques (comme les exigences de réservation préalable et les périodes d entreposage sans frais) peut avoir une influence sur les actions des autres secteurs industriels. Par exemple, les gros importateurs peuvent fixer pour leurs agents en douane des indicateurs clés de performance en matière de dépôt avant l arrivée afin de garantir que les plages horaires pour la réservation du véhicule destiné à la collecte des marchandises au quai (p. ex., parc à conteneurs) puissent être retenues assez tôt. 27.

28 Planification 104. Dans le cas d une étude à l échelle régionale/internationale (étude conjointe), il est essentiel que les agences partenaires commencent par déterminer le concept et la portée de l étude, et qu elles définissent d un commun accord ce qui doit être mesuré Des visites d observation dans des économies qui ont mené de telles études sont très avantageuses puisqu elles donnent une idée pragmatique de la manière dont le guide peut être utilisé. Les principales leçons à tirer sont de ne pas compliquer les choses et de s adapter aux circonstances Avant d entreprendre une étude conjointe, il est utile de faire sa propre étude et d acquérir de l expérience sur le plan des compétences et des processus. Il ne faut pas sous-estimer le travail qu exige une étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises Il est nécessaire que les mesures et les analyses ne portent que sur les étapes clés des processus et de ne pas effectuer de travail inutile ou de travail intéressant mais qui n est pas en lien direct avec l étude Une mise en œuvre solide de l étude nécessite beaucoup de travail et de temps pour entreprendre les différentes étapes requises, notamment; coordination avec les intervenants pertinents comme les entreprises concernées, les autres agences gouvernementales et les douanes régionales; révision des procédures et des processus de l étude; mise à l essai/simulation pour une sélection appropriée de données des déclarations examinées. Accès aux données commerciales 109. Les déclarations en douane à l importation et à l exportation n indiquent pas tout le temps nécessaire au déchargement, au déballage, ni le temps d entrée à l importation et de sortie à l exportation, non plus que les délais de chargement à l exportation. Pour ce faire, vous devrez travailler avec le secteur privé et obtenir pour l étude des données concernant les marchandises des exploitants de ports et des opérateurs qui traitent le fret aérien Vous aurez peut-être besoin d expliquer au secteur privé quels sont les avantages de l étude en fournissant des informations. Pour les opérateurs de fret aérien, il ne sera peut-être pas aussi facile de déterminer l origine des données que pour les entreprises portuaires (p. ex., il arrive que toutes les données électroniques ne soient pas enregistrées ou intégrées dans une banque de données) Le principal défi sera de gérer les relations avec le secteur privé afin que ce dernier continue de collaborer et de fournir des données pour de futures études. I/28.

29 Intégrité des données 112. Pour garantir la précision des mesures, il faut que les données soient exactes et précises. Pour ce faire, celles-ci doivent être mises à jour et ajustées, ce qui peut prendre beaucoup de temps. Cela peut inclure : vérifier si les formulaires ont été correctement remplis; entrer les données extraites du système de dédouanement automatisé dans les formulaires incomplets; demander le dépôt des formulaires qui n ont pas été déposés Souvent, ce n est qu après les calculs que les erreurs sont repérées. Si les données ne sont pas exactes et correctes, les mesures finales et les résultats obtenus seront faussés et les recommandations, non fondées Lorsque les résultats préliminaires ont été compilés, il est conseillé de rencontrer les importateurs et les prestataires de services sélectionnés afin de valider les conclusions et d identifier certains facteurs déterminants, particulièrement en ce qui concerne le moment de la présentation des déclarations d importation et celui du paiement (pour recettes et frais) Les résultats de l étude peuvent être utilisés comme indicateurs pour évaluer les effets des nouvelles mesures ou nouveaux systèmes à l échelle nationale ou internationale. Il est donc important de garantir la précision des données entrées par les intervenants concernés et de créer une banque de données pour centraliser les données recueillies par l intermédiaire des questionnaires L exactitude des données recueillies est indispensable, mais parfois des erreurs surviennent. Par exemple, des données erronées peuvent découler du manque d instructions, d explications ou de compréhension sur la manière de remplir les questionnaires ainsi que du manque de vérification. Pour garantir l exactitude des données recueillies, il est nécessaire de prendre des mesures afin d améliorer la situation et de vérifier les données de manière répétitive et rétroactive. Collecte de données 117. Déterminer et trouver des données exactes et précises en matière de temps peut être assez facile pour le fret conteneurisé puisqu il suffit d associer les données du port à celles de la douane en utilisant le numéro unique de conteneur. Cependant, il n y a pas de lien unique ou commun pour le fret non conteneurisé. Pour cette raison, la possibilité de mesurer les données relatives au fret non conteneurisé demeure limitée Bien que le transbordement soit exclu de cette étude, il faudra peut-être passer du temps à préparer et à ajuster les données pour identifier et ensuite exclure les transbordements. Rapport final 119. Le défi d une étude conjointe est la rédaction d un rapport conjoint (communication avec les rédacteurs étrangers). La difficulté est d obtenir l approbation de tous les 29.

30 cadres dirigeants concernant le contexte, le style, le format, les photos et le modèle du rapport final Les délais de publication et d impression ne doivent pas être sous-estimés Il est conseillé de présenter les conclusions de l étude au secteur privé et de lui procurer l occasion de commenter ou de contester ces conclusions avant la publication du rapport final. Des modifications pourraient en découler, mais en général les principales conclusions sont approuvées par le secteur privé. Communication et coopération 122. Il est important que le Groupe de travail de l étude comprenne tous les principaux intervenants L apport du secteur privé aux études conjointes a confirmé que les entreprises dont les activités sont régies par deux administrations ou plus cherchent l harmonisation et la compatibilité chaque fois que possible La qualité de la communication et des relations entre les agences participant à l étude est très importante. Par exemple, un manque de coopération ou un esprit de concurrence entre des agences frontalières faussera les données. De plus, une mauvaise coopération entre les agences des deux côtés de la frontière pourrait entraîner un flux de marchandises irrégulier Le défi est de communiquer les résultats de l étude à la douane et au secteur privé, de les sensibiliser aux conclusions et aux résultats de l étude et d obtenir leur appui pour des études futures. Obstacles rencontrés : manque de compréhension des raisons pour lesquelles les mesures ont été effectuées et manque de connaissance au sujet de la facilitation des échanges; peur et résistance face au changement et à la modernisation Le défi est de «vendre» l étude en mettant l accent sur ses avantages, part exemple la valeur de l étude pour le secteur privé et la façon dont elle peut améliorer les activités de la douane. Cela permettra de justifier la collecte de données et la poursuite d autres études. En ce sens, il faut tenir compte des points suivants : La publication des résultats, incluant une autoévaluation de la performance (par un document papier ou sur Internet), démontre que les douanes veulent faire preuve de transparence, sont engagées dans une culture de service et utilisent des méthodes modernes pour mesurer leur performance en matière de facilitation des échanges. Cela devrait augmenter la confiance envers les douanes. La priorité mise sur la mesure et la publication des niveaux de performance est importante pour le secteur privé, pour la facilitation des échanges par exemple, et démontre que les douanes reconnaissent les besoins légitimes et raisonnables des entreprises. Les résultats fondés sur les données fournies par l étude ont favorisé un dialogue objectif entre la douane et les entreprises. I/30.

31 Le rapport et la publication des résultats et des conclusions ont contribué à un dialogue continu sur la facilitation des échanges au sein du secteur logistique. Lorsque les conclusions indiquent qu il existe des occasions d amélioration, des mesures de suivi devraient être prises et rapportées. Appendices 1 Lorsque les données sont compilées et analysées, elles procurent des renseignements intéressants et variés qui augmentent les connaissances dans différents domaines, notamment les relations entre les entreprises et la douane. Des améliorations graduelles de la performance en matière de dédouanement peuvent être obtenues si le secteur privé transmet davantage d informations à l avance et par une amélioration de la gestion des risques par les agences frontalières. Les résultats de l étude peuvent clarifier le rôle de ces facteurs Les appendices suivants font partie du guide : Appendice 1 Fonctions et responsabilités du Groupe de travail Appendice 2 Formulaire simplifié du questionnaire Appendice 3 Formulaire détaillé du questionnaire Appendice 4 Guide d utilisation du logiciel en ligne de l OMD sur le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises. Appendice 5 Modèle de rapport final Appendice 6 Modèle de communiqué de presse Appendice 7 Étude sur le temps nécessaire à la mainlevée des marchandises à l exportation Appendice 8 Pratiques à l échelle nationale. x x x 1 Il ne s agit que de directives, qu il n est pas toujours nécessaire de suivre avec précision. Vous pouvez décider d appliquer certaines d entre elles et pas d autres, et si vous le jugez approprié, les adapter à votre propre environnement frontalier. Si vous avez besoin d une assistance complémentaires ou de précisions concernant la manière d appliquer les appendices, veuillez contacter le Secrétariat de l OMD (voir coordonnées à la dernière page). 31.

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33 APPENDICE 1 Annexe II du GROUPE DE TRAVAIL 1. L étude pour mesurer le temps nécessaire pour la mainlevée dans l environnement d un pays a. Le groupe de travail Fonctions et responsabilités générales (1) Le Groupe de travail doit être habilité à prendre toutes les décisions jugées nécessaires aux fins de la mise en œuvre de l étude. (2) Le Groupe de travail doit être placé sous la responsabilité d un cadre supérieur des douanes qui agira en qualité de Président. (3) Le Groupe de travail doit être composé de 5 à 10 membres pour travailler efficacement. Il faut tenir compte des autres services/organisations qui pourraient participer à l étude. À cette fin, il pourrait être utile de tenir une séance d information à l intention de toutes les parties intéressées. (4) Le Groupe de travail devrait également comprendre un ou deux spécialistes de chacun des domaines suivants : Spécialiste en régimes douaniers Spécialiste en organisation et en structure administrative Statisticien Spécialiste en informatique (qui peut être utile même si les procédures manuelles constituent la base de l étude puisque l analyse des résultats peut être effectuée par ordinateur). (5) Si l étude ne porte que sur un très petit nombre de bureaux de douane, les responsables de ces bureaux devraient participer au Groupe de travail. Les responsables des autres bureaux de douane peuvent également être invités à participer à l analyse des résultats concernant un bureau de douane. Cela contribuera au caractère impartial de l étude et aidera les participants si une étude doit être ultérieurement effectuée dans leur bureau. (6) Afin d assurer l efficacité du Groupe de travail en limitant le nombre de participants, une personne peut exercer deux fonctions, par exemple, un statisticien/spécialiste en matière informatique ou le président/spécialiste en régimes douaniers peuvent être une seule et même personne. (7) Le Groupe de travail doit bien connaître son mandat, notamment les objectifs et les résultats recherchés de l étude, de manière à ne pas s écarter des conclusions spécifiques qui sont attendues de lui. II/1.

34 Annex II to (8) Le Groupe de travail devrait également élaborer des directives et instructions détaillées concernant les aspects ci-après : Objectif de l étude Portée et méthodologie Durée et calendrier de l étude Ampleur de l échantillonnage et méthodes de sélection des échantillons lorsqu une telle méthode est utilisée Responsabilité des diverses parties intéressées au sein de chaque service en matière de recueil des données Liste des définitions destinées à garantir l uniformité et la cohérence en matière de mise en œuvre Règles à suivre dans le cadre de procédures manuelles, automatisées ou d une combinaison de procédures manuelles et automatisées Personne(s) à contacter si des précisions s avèrent nécessaires (9) Les instructions et directives doivent être fournies aux personnes ou groupes ciaprès : Fonctionnaires du bureau de douane dans lequel l étude doit être effectuée Fonctionnaires des douanes qui participeront directement au recueil et à l enregistrement des données destinées à l étude Fonctionnaires des douanes qui ne participent pas à l étude, mais interviennent dans les opérations effectuées dans les bureaux où l étude sera effectuée afin de garantir le bon déroulement de l étude (10) Afin que l étude se déroule dans de bonnes conditions, le Groupe de travail devra déterminer et préciser ce qui suit : Uniquement les étapes et les procédures pertinentes du processus de dédouanement Tous les documents nécessaires aux fins du dédouanement Diverses données à recueillir, par qui et comment Comment effectuer l évaluation des données Quels sont les temps nécessaires pour la mainlevée à saisir et à évaluer en fonction du type de trafic et de marchandises Si les données qui seront saisies permettront de déterminer les motifs d éventuels retards Si l évaluation reposera sur la saisie de la durée totale ou la saisie de chaque phase II/2.

35 Annexe II du (11) Le Groupe de travail devra être particulièrement sensible aux inquiétudes et aux craintes que les fonctionnaires des douanes pourraient nourrir au sujet de l étude. Il est suggéré au Groupe d élaborer un document d information expliquant en détail l importance et les avantages qu elle présente pour l administration, en mettant tout particulièrement l accent sur les éléments qui contribueront à dissiper toute inquiétude que les conclusions de l étude pourraient susciter parmi les fonctionnaires quant à leurs intérêts. Ce document pourrait contenir des renseignements concernant les améliorations susceptibles d être apportées aux procédures et les avantages que tirerait le personnel des conclusions de l étude. (12) Le Groupe de travail devra se réunir aussi souvent que nécessaire pour examiner les tâches ci-après : Veiller à ce que toutes les décisions nécessaires soient prises au sujet de l étude. Elaborer aux fins de la réalisation des travaux un calendrier prévoyant des délais pour préparer l étude, la réaliser et présenter le rapport définitif à l administration des douanes. Planifier l étude et déterminer la méthode à utiliser. Elaborer un formulaire de questionnaire pour la collecte des données de l étude. Elaborer des instructions et des directives aux fins du recueil des données. Elaborer une méthode de calcul aux fins du calcul des résultats. Concevoir un logiciel ou utiliser le logiciel en ligne de l OMD sur le temps nécessaire pour la mainlevée aux fins de la saisie et du calcul des données. Analyser les résultats. Comparer les résultats aux données découlant d études précédentes ou à des normes préétablies le cas échéant. Elaborer le rapport définitif contenant les améliorations à apporter. Présenter les résultats de l étude à l administration des douanes et aux autres services intervenant dans le processus de dédouanement. (13) Après avoir déterminé les tâches à entreprendre, le Groupe de travail doit élaborer un calendrier fixant des délais pour chaque phase de l étude. b. Parties prenantes (14) La participation active des parties prenantes concernées permet d assurer que les résultats de l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée bénéficient des données de la meilleure qualité et les plus complètes afin de permettre de repérer les goulets d étranglement dans le processus frontalier, tout en ne se cantonnant pas aux seules procédures douanières. II/3.

36 Annex II to i) Autres agences frontalières (15) Selon le document de politique «La douane au 21 ème siècle», la Gestion coordonnée des frontières (GCF) est l un des dix éléments constitutifs du rôle et de la mission des douanes du 21 ème siècle. Cette approche de gestion des frontières fait intervenir les agences qui travaillent de part et d autre des frontières de façon coordonnée, pour atteindre un objectif commun, assurant par là même une réaction gouvernementale unifiée aux enjeux de la gestion des frontières. (16) Une fois l importance de la GCF admise, la définition d une participation et d une communication suffisantes entre agences frontalières varie selon le pays. Il va de soi que chaque membre possède sa propre structure gouvernementale et administrative et adopte à sa manière les obligations internationales par le biais de la législation nationale aux fins des procédures commerciales. (17) Voici des exemples d agences et d organisations qui prennent habituellement part à l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée. Douanes, service de quarantaine, office des normes, immigration, police des frontières, autorité portuaire, autorité aéroportuaire, autorité des frontières terrestres, Ministère des finances, Ministère des transports, Ministère du commerce, Ministère de l agriculture, Ministère des produits alimentaires et des médicaments, agence donatrice spéciale sur la réforme des douanes. (18) Pour assurer la pertinence et l efficacité de l étude, il ne faut faire participer que des agences qui ont un impact concret sur le processus de mainlevée. (19) Il convient de ne pas oublier que l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée peut être très technique. Les fonctionnaires qui y participent doivent être à même de prendre des décisions, mais ils doivent aussi posséder de solides connaissances techniques générales. ii) Secteur privé (20) Le partenariat entre les douanes et les entreprises fait aussi partie des dix éléments constitutifs du rôle et de la mission des douanes au 21 ème siècle. D après le document «La douane au 21 ème siècle», les douanes doivent comprendre les préoccupations des entreprises, et les entreprises doivent comprendre les exigences des douanes. En outre, il faut traduire cette relation en un partenariat qui donne des fruits mutuellement bénéfiques. (21) Pour que l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée donne des résultats fructueux, il est indispensable d y faire participer activement le secteur privé et de tenir compte de ses points de vue. Il faut donc bien comprendre les intérêts du secteur privé et communiquer périodiquement avec les organismes et les membres du secteur privé qui pourraient être touchés par des aspects particuliers de la mise en œuvre de l étude. (22) Voici des exemples de participants des milieux commerciaux qui pourraient prendre part à l étude. II/4.

37 Annexe II du Chambres de commerce, transitaires, agents en douane, autorités portuaires et aéroportuaires, entrepôts, secteur ferroviaire, secteur du transport, expéditeurs, compagnies aériennes et entreprises de messagerie internationales. (23) Par exemple, dans les cas où les autorités portuaires ou aéroportuaires sont entièrement exploitées par le secteur privé, il pourrait être préférable d entreprendre l étude en collaboration avec elles pour mesurer l heure d arrivée du moyen de transport. La participation des associations d agents en douane à l étude est indispensable, car ces intervenants pourraient être en mesure de fournir des données indispensables dont l administration des douanes ne dispose pas. (24) L étude constituerait un exemple parfait de collaboration mutuellement avantageuse entre les douanes, d autres agences frontalières et les entreprises. L étude permettrait de repérer les goulots d étranglement dans les régimes douaniers, et même dans les transactions ne relevant pas du secteur gouvernemental, ce qui offrirait donnerait des opportunités d améliorer la situation actuelle. (25) Par ailleurs, il est essentiel que la mise sur pied avec le secteur privé du groupe de travail sur la TRS tienne compte de la situation individuelle de chaque Membre. c. Constitution du ou des groupes de travail (26) Pour mettre en place un mécanisme de coordination de la TRS, il est préférable de confier à une seule agence la responsabilité de l ensemble de la coordination du processus de l étude. L idéal serait que cette agence ait des responsabilités politiques ou administratives relatives au commerce international, mais aussi la capacité d appuyer et de conduire la mise en œuvre. (27) Dans la plupart des cas, les douanes devraient jouer un rôle moteur dans la réalisation de l étude. (28) Après avoir décidé quelles parties prenantes faire participer, il faut établir le groupe de travail responsable de la mise en œuvre concrète de l étude, en faisant appel au savoirfaire et à la participation opportune de toutes les parties prenantes. (29) Certains pays pourront décider de créer le groupe de travail sur l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée avec des entreprises, alors que d autres préféreront créer un groupe de travail GCF distinct avec elles. Selon l objectif de l étude, l un ou l autre de ces groupes pourra être établi pour la mise en œuvre. (30) Le groupe de travail pourrait commencer par contacter des structures existantes, dont les comités de facilitation ou les équipes de modernisation du commerce, ou encore des parties prenantes individuellement, pour les informer des objectifs, de la méthodologie, des résultats attendus et de l utilisation qui sera faite des résultats. (31) Ensuite, le groupe de travail devrait tenir une réunion initiale avec les représentants désignés de l agence, dans le but d ébaucher le mandat, les rôles et responsabilités, les points de contact, les protocoles de communication, le calendrier des prochaines réunions du groupe de travail et les autres questions administratives touchant la mise en œuvre de l étude. II/5.

38 Annex II to (32) Les fonctions et responsabilités générales exposées à l appendice 1.1 a. doivent être suivies et peuvent être appliquées dans toutes les circonstances. 2. L étude dans un contexte international (régional) (33) Le document de politique «La douane au 21 ème siècle» mentionne les «Douanes en réseau international» (DRI) comme l un des dix éléments constitutifs du rôle et de la mission des douanes. Ce concept absolument crucial procure un moyen commun de concrétiser la douane au 21 ème siècle, puisque tous les autres éléments constitutifs dépendent de l efficacité de la communication, de la coordination et de la collaboration entre les administrations douanières à l échelle internationale. (34) Les DRI soulignent l importance de protocoles de reconnaissance mutuelle et de coordination entre administrations des pays d exportation, de transit et d importation, afin d éliminer tout dédoublement inutile des contrôles le long des chaînes logistiques internationales. La Convention internationale pour la simplification et l harmonisation des régimes douaniers (telle qu amendée) (Convention de Kyoto révisée), instrument de l OMD, contient des dispositions sur les bureaux douaniers juxtaposés, la coopération dans les bureaux douaniers juxtaposés et de nouveaux bureaux de douane aux frontières communes. (35) Dans les faits, des arrangements à arrêt unique et contrôle conjoint, et notamment des postes à arrêt unique, ont été mis à l essai ou implantés dans certaines régions pour faciliter le commerce licite. (36) Cette partie de l appendice a été rédigée à l intention des Membres qui entreprennent l étude avec des Membres de pays voisins, et plus particulièrement pour les cas où l étude est entreprise par un pays enclavé et un pays doté d un port maritime important, dans le but de procurer des instruments normalisés pour l étude conjointe. La méthodologie donne des exemples de TRS menée conjointement. (37) La première étape consiste à déterminer les parties prenantes qui devraient participer à l étude conjointe. S il existe déjà un groupe de travail TRS-GCF chez l un des Membres concernés ou chez les deux, il peut constituer la base de cette étape, avec les adaptations nécessaires pour refléter la portée de l étude conjointe. (38) Étant donné que l étude conjointe pourrait être considérée comme une mesure de coopération internationale entre pays, il pourrait s avérer approprié que le Ministère des affaires étrangères ou le Département d État participe à l étude, en tant que partie prenante. En outre, un ministère, service ou agence responsable du programme de modernisation et des relations avec les donateurs pourrait aussi participer à titre de partie prenante, puisque l étude pourrait constituer un outil pour un programme de modernisation du commerce. (39) Il ne faut pas négliger les aspects très techniques éventuels de l étude conjointe. Ainsi, les fonctionnaires participants devraient être en mesure de prendre des décisions, mais aussi posséder une très bonne connaissance technique des transactions transfrontalières. II/6.

39 Annexe II du (40) Il est essentiel, pour que l étude conjointe soit fructueuse, de faire participer le secteur privé et de tenir compte de ses points de vue. Par exemple, dans les cas où des corridors transfrontaliers sont exploités par une organisation semi-gouvernementale ou le secteur privé, cette organisation devrait participer à l étude conjointe, afin que les résultats tiennent comptes des questions de transport entre les deux pays. Constitution du groupe de travail douanier conjoint chargé de la TRS (41) La première étape consiste à établir la communication entre les groupes de travail TRS des différents Membres. Cela peut être entrepris, par exemple, par des relations bilatérales étroites entre deux administrations douanières, par la coopération régionale, ou par un programme de modernisation dans une région. (42) Une fois que les groupes de travail TRS se sont entendus pour entreprendre une étude régionale, il faut tenir une première réunion avec les représentants des deux administrations douanières, pour élaborer le mandat du groupe de travail douanier conjoint TRS. Le mandat devrait préciser les fonctions et les responsabilités des points de contact, les protocoles de communication, le calendrier des prochaines réunions du groupe de travail, entre autres questions administratives. (43) Le groupe de travail douanier conjoint TRS devrait, en tenant compte des fonctions et des responsabilités de chacun, préparer des instructions et des directives conjointes détaillées en respectant le processus présenté dans les paragraphes (8) à (10) de l appendice 1.1. (44) Il y a normalement deux possibilités pour la formation d un groupe de travail pour une étude conjointe internationale. La première solution pour établir un cadre de coopération pour l étude conjointe est d établir le groupe de travail GCF conjoint de la TRS entre ou parmi les Membres. (45) Le groupe de travail douanier conjoint TRS devrait convoquer la première réunion du groupe de travail GCF conjoint de la TRS, dont l objectif sera d harmoniser les visions des objectifs, de la méthodologie, des résultats attendus et de l utilisation des résultats. (46) Le groupe de travail GCF conjoint de la TRS établit le mandat, y compris les fonctions et responsabilités des points de contact, les protocoles de communication, le calendrier des réunions subséquentes du groupe de travail, et les autres aspects administratifs. (47) Le groupe de travail GCF conjoint de la TRS présente le projet d instructions et de directives conjointes détaillées élaboré par le groupe de travail douanier conjoint TRS, en tenant compte des fonctions et des responsabilités de chaque partie prenante, dans le but d élaborer un cadre concret pour la réalisation de l étude conjointe. (48) Le groupe de travail GCF conjoint de la TRS doit de réunir aussi souvent que nécessaire pour aborder les détails de la mise en œuvre de l étude conjointe, à la phase de la préparation, de la mise en œuvre, de l analyse des données et de la rédaction du rapport. II/7.

40 Annex II to APPENDICE 2 FORMULAIRE SIMPLIFIE DU QUESTIONNAIRE DE L ETUDE - Le cas le plus simple - 1. Fret aérien - Principaux critères 1. Nom du bureau de douane 2. Numéro d identification de la déclaration de marchandises (s il y a lieu) 3. Nom et numéro d identification du déclarant 4. Nom et numéro d identification du tiers (s il y a lieu) 5. Information avant l arrivée : Oui/Non 6. Examen des marchandises : Oui/Non 7. Vérification de la déclaration de marchandises : Oui/Non 8. Intervention d autres services : Oui/Non 9. Dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises : Oui/Non 10. Dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises électronique : Oui/Non 11. Procédure simplifiée : Oui/Non 12. Marchandises OEA : Oui/Non - Date et heure - 1. Arrivée des marchandises 2. Début du déchargement 3. Enregistrement de la déclaration de marchandises 4. Mainlevée II/8.

41 Annexe II du Formulaire type (fret aérien) Section A 1. Bureau de douane Bureau de douane A Bureau de douane B Bureau de douane C 2. Numéro ID de la déclaration de marchandises 3. Numéro ID ou nom du déclarant 4. Numéro ID ou nom du tiers (courtier) 5. Information avant l arrivée 6. Examen des marchandises 7. Vérification de la déclaration de marchandises Quarantaine Agence des aliments et drogues 8. Intervention d autres services Office des normes Min. Agriculture Min. Com. Min. Industrie Non 9. Dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises 10. Dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises électronique 11. Procédure simplifiée 12. Marchandises OEA Section B 13. Arrivée des marchandises 14. Début du déchargement 15. Enregistrement de la déclaration de marchandises 16. Mainlevée 2. Fret maritime (bureau de douane intérieur) II/9.

42 Annex II to - Principaux critères 1. Nom du bureau de douane 2. Numéro d identification de la déclaration de marchandises (s il y a lieu) 3. Nom et numéro d identification du déclarant 4. Nom et numéro d identification du tiers (s il y a lieu) 5. Information avant l arrivée : Oui/Non 6. Examen des marchandises : Oui/Non 7. Vérification de la déclaration de marchandises : Oui/Non 8. Intervention d autres services : Oui/Non 9. Dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises : Oui/Non 10. Dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises électronique : Oui/Non 11. Procédure simplifiée : Oui/Non 12. Marchandises OEA : Oui/Non - Date et heure - 1. Arrivée des marchandises 2. Début du déchargement 3. Début de la livraison des marchandises à l entreposage temporaire 4. Enregistrement de la déclaration de marchandises 5. Mainlevée II/10.

43 Formulaire type (fret maritime (bureau de douane intérieur) Annexe II du Section A 1. Bureau de douane Bureau de douane A Bureau de douane B Bureau de douane C 2. Numéro ID de la déclaration de marchandises 3. Numéro ID ou nom du déclarant 4. Numéro ID ou nom du tiers (courtier) 5. Information avant l arrivée 6. Examen des marchandises 7. Vérification de la déclaration de marchandises Quarantaine Agence des aliments et drogues 8. Intervention d autres services Office des normes Min. Agriculture Min. Com. Min. Industrie Non 9. Dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises 10. Dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises électronique 11. Procédure simplifiée 12. Marchandises OEA Section B 13. Arrivée des marchandises 14. Début du déchargement 15. Début de la livraison des marchandises à l entreposage temporaire 16. Enregistrement de la déclaration de marchandises 17. Mainlevée II/11.

44 Annex II to 3. Fret maritime (bureau de douane frontalier) - Principaux critères 1. Nom du bureau de douane 2. Numéro d identification de la déclaration de marchandises (s il y a lieu) 3. Nom et numéro d identification du déclarant 4. Nom et numéro d identification du tiers (s il y a lieu) 5. Information avant l arrivée : Oui/Non 6. Examen des marchandises : Oui/Non 7. Vérification de la déclaration de marchandises : Oui/Non 8. Intervention d autres services : Oui/Non 9. Dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises : Oui/Non 10. Dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises électronique : Oui/Non 11. Procédure simplifiée : Oui/Non 12. Marchandises OEA : Oui/Non - Date et heure - 1. Arrivée des marchandises 2. Début du déchargement 3. Enregistrement de la déclaration de marchandises 4. Mainlevée II/12.

45 Formulaire type (fret maritime (bureau de douane frontalier)) Annexe II du Section A 1. Bureau de douane Bureau de douane A Bureau de douane B Bureau de douane C 2. Numéro ID de la déclaration de marchandises 3. Numéro ID ou nom du déclarant 4. Numéro ID ou nom du tiers (courtier) 5. Information avant l arrivée 6. Examen des marchandises 7. Vérification de la déclaration de marchandises Quarantaine Agence des aliments et drogues 8. Intervention d autres services Office des normes Min. Agriculture Min. Com. Min. Industrie Non 9. Dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises 10. Dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises électronique 11. Procédure simplifiée 12. Marchandises OEA Section B 13. Arrivée des marchandises 14. Début du déchargement 15. Enregistrement de la déclaration de marchandises 16. Mainlevée II/13.

46 Annex II to 4. Fret terrestre (bureau de douane frontalier) - Principaux critères 1. Nom du bureau de douane 2. Numéro d identification de la déclaration de marchandises (s il y a lieu) 3. Nom et numéro d identification du déclarant 4. Nom et numéro d identification du tiers (s il y a lieu) 5. Examen des marchandises ; Oui/Non 6. Vérification de la déclaration de marchandises ; Oui/Non 7. Intervention d autres services ; Oui/Non 8. Dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises ; Oui/Non 9. Dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises électronique : Oui/Non 10. Procédure simplifiée : Oui/Non 11. Marchandises OEA : Oui/Non - Date et heure - 1. Arrivée des marchandises 2. Enregistrement de la déclaration de marchandises 3. Mainlevée II/14.

47 Formulaire type (fret terrestre (bureau de douane frontalier)) Annexe II du Section A 1. Bureau de douane Bureau de douane A Bureau de douane B Bureau de douane C 2. Numéro ID de la déclaration de marchandises 3. Numéro ID ou nom du déclarant 4. Numéro ID ou nom du tiers (courtier) 5. Examen des marchandises 6. Vérification de la déclaration de marchandises Quarantaine Agence des aliments et drogues 7. Intervention d autres services Office des normes Min. Agriculture Min. Com. Min. Industrie Non 8. Dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises 9. Dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises électronique 10. Procédure simplifiée 11. Marchandises OEA (Importateurs) Section B 12. Arrivée des marchandises 13. Enregistrement de la déclaration de marchandises 14. Mainlevée II/15.

48 Annex II to 5. Fret terrestre (bureau de douane intérieur) - Principaux critères 1. Nom du bureau de douane 2. Numéro d identification de la déclaration de marchandises (s il y a lieu) 3. Nom et numéro d identification du déclarant 4. Nom et numéro d identification du tiers (s il y a lieu) 5. Examen des marchandises : Oui/Non 6. Vérification de la déclaration de marchandises : Oui/Non 7. Intervention d autres services : Oui/Non 8. Dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises : Oui/Non 9. Dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises électronique : Oui/Non 10. Procédure simplifiée : Oui/Non 11. Marchandises OEA : Oui/Non - Date et heure - 1. Arrivée des marchandises 2. Début de la livraison des marchandises à l entreposage temporaire 3. Enregistrement de la déclaration de marchandises 4. Mainlevée II/16.

49 Formulaire type (fret terrestre (bureau de douane intérieur)) Annexe II du Section A 1. Bureau de douane Bureau de douane A Bureau de douane B Bureau de douane C 2. Numéro ID de la déclaration de marchandises 3. Numéro ID ou nom du déclarant 4. Numéro ID ou nom du tiers (courtier) 5. Examen des marchandises 6. Vérification de la déclaration de marchandises 7. Intervention d autres services Quarantaine Agence des aliments et drogues Office des normes Min. Agriculture Min. Com. Min. Industrie Non 8. Dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises 9. Dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises électronique 10. Procédure simplifiée 11. Marchandises OEA (Importateurs) Section B 12. Arrivée des marchandises 13. Début de la livraison des marchandises à l entreposage temporaire 14. Enregistrement de la déclaration de marchandises 15. Mainlevée II/17.

50 Annex II to 6. L étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée dans un cadre international (régional) (Étude conjointe avec pays voisins) - Principaux critères 1. Nom du bureau de douane 2. Numéro d identification des marchandises/déclaration de transit (s il y a lieu) 3. Numéro d identification du fret (numéro du connaissement ) 4. Nom et numéro d identification du déclarant 5. Nom et numéro d identification du tiers (s il y a lieu) 6. Examen des marchandises : Oui/Non 7. Vérification de la déclaration de marchandises : Oui/Non 8. Intervention d autres services : Oui/Non 9. Marchandises visées par un statut préférentiel bilatéral (ou régional) : Oui/Non 10. Marchandises OEA : Oui/Non - Date et heure - 1. Arrivée des marchandises (Pays A) 2. Enregistrement de la déclaration de transit (International vers l intérieur) (Pays A) 3. Mainlevée (Pays A au port maritime) 4. Enregistrement de la déclaration de transit (International vers l étranger) (Pays A) 5. Mainlevée (Pays A à la frontière terrestre) 6. Enregistrement de la déclaration de transit (National) (Pays B) 7. Mainlevée (Pays B à la frontière terrestre) 8. Début de l entreposage temporaire (Pays B) 9. Enregistrement de la déclaration de marchandises (Pays B) 10. Mainlevée (Pays B au bureau de douane intérieur) II/18.

51 Annexe II du Formulaire type (TRS dans un contexte international (régional)) Section A (Port maritime dans Pays A) 1. Nom du bureau de douane Bureau de douane A Bureau de douane B Bureau de douane C 2. Numéro ID de la déclaration de transit international entrant 3. Numéro ID du fret (numéro connaissement...) 4. Numéro ID ou nom du déclarant 5. Numéro ID ou nom du tiers 6. Examen des marchandises 7. Vérification de la déclaration de transit international à l arrivée 8. Intervention d autres services 9. Marchandises faisant l objet d un système bilatéral (ou régional) de facilitation des échanges 10. Marchandises OEA 11. Arrivée des marchandises 12. Enregistrement de la déclaration de transit international à l arrivée 13. Mainlevée Section B (Bureau intérieur dans Pays A) 14. Nom du bureau de douane 15. Numéro ID de la déclaration de transit international sortant 16. Numéro ID du fret (numéro connaissement...) 17. Numéro ID ou nom du déclarant 18. Numéro ID ou nom de la tierce partie 19. Examen des marchandises 20. Vérification de la déclaration de transit international au départ II/19.

52 Annex II to 21. Intervention d autres services 22. Marchandises faisant l objet d un système bilatéral (ou régional) de facilitation des échanges 23. Marchandises OEA (.Arrivée des marchandises) le cas échéant 24. Enregistrement de la déclaration de transit international au départ 25. Mainlevée Section C (Bureau intérieur dans Pays B) 26. Nom du bureau de douane 27. Numéro ID de la déclaration de transit national 28. Numéro ID du fret (numéro connaissement...) 29. Numéro ID ou nom du déclarant 30. Numéro ID ou nom du tiers 31. Examen des marchandises 32. Vérification de la déclaration de transit national 33. Intervention d autres services 34. Marchandises faisant l objet d un système bilatéral (ou régional) de facilitation des échanges 35. Marchandises OEA (.Arrivée des marchandises) le cas échéant 36. Enregistrement de la déclaration de transit national 37. Mainlevée Section D (Bureau de douane intérieur dans Pays B) 38. Nom du bureau de douane II/20.

53 Annexe II du 39. Numéro ID de la déclaration de marchandises 40. Numéro ID du fret (numéro connaissement...) 41. Numéro ID ou nom du déclarant 42. Numéro ID ou nom du tiers 43. Examen des marchandises 44. Vérification de la déclaration de marchandises 45. Intervention d autres services 46. Marchandises faisant l objet d un système bilatéral (ou régional) de facilitation des échanges 47. Marchandises OEA 48. Début de l entreposage temporaire 49. Enregistrement de la déclaration de marchandises 50. Mainlevée II/21.

54 Annex II to APPENDICE 3 FORMULAIRE DETAILLE DU QUESTIONNAIRE DE L ETUDE L appendice 3 contient : une série de questions pouvant être utilisées pour saisir les données ; un certain nombre de définitions destinées à garantir une application uniforme ; et un formulaire type pour saisir les données. Les questions énoncées dans le formulaire varient suivant la portée de l étude, les objectifs à atteindre et la participation d autres services, d agents en douane et d opérateurs commerciaux. A. Liste de questions Les différents éléments pouvant figurer dans le formulaire sont énumérés cidessous. Il convient de souligner que cette liste de questions n est pas exhaustive et que l administration peut y ajouter toute autre question qu elle juge nécessaire et utile aux fins de l étude et/ou de ses objectifs sur le plan administratif. 1. Région (utiliser des codes) 2. Bureau de douane (utiliser des codes) 3. Nom du transporteur 4. Mode de transport (utiliser des codes) Aérien Maritime Ferroviaire Routier Envois express Fluvial 5. Nature du document de transport (utiliser des codes) Lettre de transport aérien Connaissement maritime Lettre de voiture Bordereau d expédition Manifeste Document multimodal Documents combinés 6. Numéro du document de transport 7. Numéro de la déclaration 8. Code du déclarant Agent en douane Agent de dégroupage Déclarant lui-même 9. Nom et numéro d identification du déclarant II/22.

55 Annexe II du 10. Type de déclaration Formulaires prescrits Autres (facture, document de transport, document administratif, etc.) 11. Forme de la déclaration Manuelle Electronique 12. Type de fret Conteneurisé - conteneur complet - conteneur incomplet Non conteneurisé 13. Statut des marchandises Passibles de droits Non passibles de droits Suspension/exonération/franchise Statut préférentiel (bilatéral, multilatéral, SGP, etc.) Perfectionnement actif Zone franche Transit Autres : Marchandises périssables Envois express Envois de secours 14. Classement des marchandises Position tarifaire Valeur élevée moyenne faible Origine des marchandises Poids brut 15. Date et heure d arrivée des marchandises au port/aéroport/frontière terrestre 16. Date et heure du déchargement début 17. Date et heure du déchargement fin 18. Date et heure de la livraison dans le dépôt temporaire 19. Date et heure du dépôt de la déclaration de marchandises 20. Déclaration complète : oui/non Dans la négative, motifs : Renseignements insuffisants sur la déclaration de marchandises Documentation incomplète Dans la négative, motifs : - Facture - Certificat d origine - Certificat de franchise/exonération des droits et taxes - Licence à l importation - Certificat sanitaire - Certificat vétérinaire - Autres documents (préciser) 21. Présentation de la déclaration de marchandises complète demandée par la douane : oui/non II/23.

56 Annex II to Dans l affirmative : Date et heure de la demande de la douane Date et heure de la nouvelle présentation de la déclaration 22. Date et heure de l acceptation de la déclaration de marchandises 23. Contrôle documentaire : oui/non 24. Date et heure du début du contrôle documentaire 25. Date et heure de la fin du contrôle documentaire 26. Vérification matérielle des marchandises : oui/non Dans l affirmative : Type de sélection : - Sélection aléatoire - Ciblage au terme d une analyse des risques Type de vérification : - Vérification par sondage/rapide - Inspection détaillée 27. Date et heure du début de la vérification 28. Date et heure de la fin de la vérification 29. Analyse en laboratoire : oui/non Dans l affirmative : Date et heure du début de l analyse en laboratoire Date et heure de la fin de l analyse en laboratoire Date et heure de la réception de l analyse en laboratoire 30. Intervention de services autres que la douane : oui/non Dans l affirmative, nom du service (utiliser des codes) : Services vétérinaires Services de l agriculture Services sanitaires Autres autorités ou services (préciser) 31. Date et heure du début de l intervention des autres services 32. Date et heure de la fin de l intervention des autres services 33. Date et heure de la liquidation des droits début 34. Date et heure de la liquidation des droits fin 35. Mode de paiement des droits et taxes (utiliser des codes) Espèces Chèque Mandat/chèque bancaire Transfert électronique de fonds Autres (préciser) 36. Date et heure du paiement des droits (si nécessaire, avant la mainlevée des marchandises) début 37. Date et heure du paiement des droits fin 38. Date et heure de la mainlevée des marchandises 39. Date et heure de l enlèvement des marchandises. Les questions sont présentées ci-dessus dans l ordre logique du processus de dédouanement. Toutefois, l emplacement réel des rubriques sur le formulaire peut être modifié en fonction des nécessités pratiques de l élaboration et de la conception du formulaire. II/24.

57 Annexe II du La présentation du formulaire et les questions doivent être aussi simples que possible afin d aider les parties qui effectuent l étude. Les questions posées doivent être formulées de manière à être aisément comprises et qu il soit facile d y répondre. Il convient d éviter autant que possible les questions appelant de longues réponses. Compte tenu du volume des données à saisir, les questions doivent être regroupées en diverses catégories. Une méthode simple consiste à regrouper toutes les questions communes telles que région, bureau de douane, numéro de déclaration, nom de l agent en douane, etc. en une seule catégorie et à regrouper le reste des questions en fonction de chaque opération du processus de dédouanement. Il est possible que, pour une raison ou une autre, un retard exceptionnel intervienne au cours de certaines opérations relatives au dédouanement et que l administration souhaite enregistrer les motifs de ce retard. Une rubrique concernant les retards de cette nature peut être ajoutée dans le formulaire du questionnaire destiné à l étude après chaque opération de dédouanement. L analyse des motifs de ces retards exceptionnels peut révéler l existence d un problème dans le processus de dédouanement. B. Définitions Les éléments à enregistrer aux fins de l étude doivent être définis afin de garantir l uniformité des dates et heures utilisées. Les administrations peuvent adapter ces définitions ou en créer de nouvelles en fonction de leurs besoins. a) Date et heure de l arrivée : date et heure de l arrivée du moyen de transport qui achemine les marchandises à l importation ou sous contrôle de la douane. L arrivée peut être définie comme étant l accostage, l immobilisation, etc., du moyen de transport utilisé à l importation dans le port/aéroport/poste frontière terrestre où la déclaration sera déposée pour obtenir la mainlevée dans ce port/aéroport/poste frontière terrestre. b) Date et heure du début du déchargement : date et heure du début du déchargement des marchandises du moyen de transport qui les a acheminées jusqu au territoire douanier. c) Date et heure de la fin du déchargement : date et heure de la fin du déchargement des marchandises. d) Date et heure de la livraison en dépôt temporaire : date et heure de l entreposage et du retrait des marchandises en vue du dédouanement. e) Date et heure du dépôt de la déclaration : date et heure du dépôt de la déclaration de marchandises au bureau de douane en vue d obtenir la mainlevée des marchandises. f) Date et heure de l acceptation de la déclaration de marchandises : date et heure de la fin de la prise en charge de la déclaration de marchandises. II/25.

58 Annex II to g) Date et heure du début du contrôle documentaire : date et heure du début de l examen de la déclaration et des documents justificatifs. h) Date et heure de la fin du contrôle documentaire : date et heure de la fin de l examen de la déclaration et des documents. i) Date et heure du début de la vérification : date et heure du début de la vérification des marchandises par la douane. j) Date et heure de la fin de la vérification : date et heure de la fin de la vérification des marchandises par la douane. k) Date et heure de l intervention d autres services : date et heure de l intervention de services autres que la douane, par exemple des services vétérinaires, sanitaires, de l agriculture, etc. l) Date et heure de l autorisation délivrée par d autres services : date et heure auxquelles l autorisation a été délivrée, le cas échéant après vérification. m) Date et heure du paiement des droits : heure à laquelle le paiement est reçu manuellement (traite, chèque, espèces, etc.) ou par voie électronique et heure à laquelle l encaissement du paiement est achevé. Lorsque le paiement ne constitue pas une condition préalable à la mainlevée des marchandises, il n est pas obligatoire de tenir compte de cette opération. n) Date et heure de la mainlevée : date et heure auxquelles la douane accorde la mainlevée. Il s agit généralement de la dernière étape du dédouanement, lorsque le bon d enlèvement est remis à l agent en douane/agent de dégroupage ou à l importateur. En cas de déclaration préalable ou de mainlevée provisoire, la date et l heure de la mainlevée peuvent précéder la date et l heure de l arrivée. o) Date et heure de l enlèvement des marchandises : date et heure auxquelles les marchandises quittent la zone de contrôle douanier. II/26.

59 Annexe II du C. Formulaire type Section A 1. Région Région A Région B Région C 2. Bureau de douane Bureau de douane A Bureau de douane B Bureau de douane C 3. Nom du transporteur 4. Mode de transport Aérien Maritime Ferroviaire Routier Fluvial Autre 5. Document de transport Lettre de transport aérien Lettre de transport maritime Bordereau d expédition Manifeste Lettre de voiture Document multimodal Documents combinés 6. Numéro du document de transport 7. Numéro de la déclaration 8. Code du déclarant Agent en douane Agent de dégroupage Déclarant lui-même 9. Nom et numéro d identification du déclarant 10. Type de déclaration Formule prescrite Autres (facture,...) 11. Forme de la déclaration Électronique Manuelle (papier) Passibles de droits Non passibles de droits 12. Statut des marchandises Suspension/Exonération/Franchise Préférentiel Perfectionnement actif Zone franche Transit Autres 13. Classement des marchandises (Position tarifaire, valeur, origine et poids) Section B 14. Arrivée des marchandises 15. Début du déchargement 16. Fin du déchargement II/27.

60 Annex II to 17. Livraison à l entreposage temporaire Section C 18. Dépôt de la déclaration 19. Acceptation de la déclaration 20. Documents justificatifs 21. Documentation complète 22. Demande de documents 23. Demande 24. Présentation des documents 25. Contrôle documentaire 26. Début contrôle documentaire 27. Fin contrôle documentaire Section D 28. Vérification matérielle 29. Type de vérification Aléatoire Détaillée 30. Type de sélection Aléatoire Analyse des risques 31. Début de la vérification 32. Fin de la vérification 33. Analyse en laboratoire 34. Début de l analyse 35. Fin de l analyse 36. Réception de l analyse II/28.

61 Annexe II du Section E 37. Intervention d autres services 38. Vétérinaire (début) 39. Vétérinaire (fin) 40. Agriculture (début) 41. Agriculture (fin) 42. Médical/Sanitaire (début) 43. Médical/Sanitaire (fin) 44. Autres ( ) (début) 45. Autres ( ) (fin) Section F 46. Liquidation des droits (début) 47. Liquidation des droits (fin) 48. Mode de paiement Espèces Chèque Traite bancaire Transfert électronique Autres ( ) 49. Paiement (si exigé avant la mainlevée) 50. Mainlevée 51. Marchandises retirées du contrôle de la douane II/29.

62 Annex II to APPENDICE 4 GUIDE D UTILISATION DU LOGICIEL EN LIGNE DE L OMD SUR LE TEMPS NÉCESSAIRE POUR LA MAINLEVÉE DES MARCHANDISES 1. Nom d utilisateur et mot de passe de l OMD Le logiciel en ligne de l OMD sur le temps nécessaire pour la mainlevée est à la disposition de tous les membres de l OMD, sans frais. Sur demande, le Secrétariat de l OMD fournit aux Membres un nom d utilisateur et un mot de passe pour l administrateur national de l étude, valables pour une étude. 2. Ouverture de session dans le logiciel TRS L administrateur de l étude va à l adresse et entre son nom d utilisateur et son mot de passe *1 pour ouvrir une session. 3. Nom d utilisateur et mot de passe pour les utilisateurs de votre administration L administrateur du sondage peut attribuer un nom d utilisateur et un mot de passe aux autres administrateurs et utilisateurs de son administration, afin qu ils puissent eux aussi accéder au logiciel pour l étude qui est effectuée. 4. Élaboration de la formule de sondage (Questionnaire) L administrateur du sondage élabore un questionnaire, conformément aux conditions détaillées fixées par son groupe de travail. 5. Distribution de questionnaires vierges imprimés L administrateur du sondage imprime les questionnaires vierges et les distribue aux fonctionnaires responsables de la mise en œuvre de l étude, y compris, s il y a lieu, aux autres agences frontalières et aux entreprises. 6. Saisie de données dans le logiciel TRS Après avoir recueilli toutes les données nécessaires grâce aux réponses au questionnaire, l administrateur du sondage les saisit dans le logiciel à l aide des fonctions de saisie de nouvelles données et de collecte de données. Cette tâche peut également être confiée à un utilisateur final de votre administration. 7. Élaboration d un rapport Enfin, l administrateur du sondage peut se servir de la fonction de rapport rapide pour calculer automatiquement la durée moyenne ainsi que l écart-type et l écart maximal dans les modèles qu il établit. La fonction de données dans Excel vous permet d exporter toutes les données en format MS-Excel et donc de les utiliser à diverses fins. Pour plus de détails, voir le guide d utilisation du logiciel Internet pour l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée, disponible sur le site Web des Membres de l OMD : %20manual-updated.pdf II/30.

63 Annexe II du APPENDICE 5 MODELE DE RAPPORT FINAL (1) Ce modèle est destiné à aider les administrations des douanes à élaborer le rapport de l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée. La présentation proposée englobe les principaux aspects sur lesquels doit porter le rapport définitif. Les aspects énumérés ci-après ne sont pas exhaustifs et les administrations peuvent en ajouter d'autres s ils présentent une importance particulière eu égard à leurs propres besoins et préoccupations. (2) Même si les données brutes devraient s avérer précieuses, les rapports ne fournissent bien souvent que de simples temps moyens, complétés par des informations sur les catégories de marchandises, les circuits de vérification, le mode de transport, l intervention éventuelle d autres agences gouvernementales, le recours au traitement avant l arrivée, etc. (3) Les retards ne sont pas forcément causés par les procédures. Ils peuvent être dus aux politiques administratives (p. ex., les heures d ouverture ne correspondent pas à l organisation logistique) ou à des contraintes matérielles (p. ex., pas de circuit rapide pour les camions des Opérateurs économiques augréés. (4) Selon les objectifs, les rapports requièrent des données dynamiques et des données statiques : façon dont les marchandises en retard sont traitées, congestion, heures de pointe et hors-pointe, modèles horaires ou quotidiens de trafic et de transport. Il pourrait également être utile d intégrer au rapport des modèles de traitement de données (moyenne, médiane, mode, intervalle, comment définir les données extrêmes, etc.). (5) De manière générale, le rapport doit couvrir les aspects ci-après : 1. Objectifs - Objectifs - Portée - Méthodologie - Analyse - Conclusions et recommandations Le rapport doit préciser ce que l étude a pour objet de mesurer. Ces objectifs doivent notamment viser : - à mesurer le temps moyen nécessaire pour la mainlevée des marchandises depuis leur arrivée jusqu à leur mainlevée ; - à mesurer le temps moyen nécessaire pour chaque étape du processus de mainlevée, le temps nécessaire pour les vérifications matérielles, par exemple ; II/31.

64 Annex II to - à déterminer les points faibles dans le processus de mainlevée (notamment à chaque étape individuelle de ce processus) ; - à déterminer les contraintes qui affectent la mainlevée ; et - à suggérer des mesures correctives destinées à raccourcir le temps nécessaire pour la mainlevée des marchandises. 2. Portée Dans la portée de l étude, l'étendue et les limites de cette dernière doivent être définies. Des précisions pourraient être données en ce qui concerne les questions ci-après : - S agit-il d une étude exhaustive portant sur tous les éléments du processus de mainlevée de la douane ou d une étude simplifiée ne couvrant que les éléments clés de ce processus de mainlevée? - L étude a-t-elle consisté à mesurer le temps qui s écoule entre l arrivée des marchandises sur le territoire douanier et leur mainlevée (temps total) ou seulement entre le dépôt de la déclaration de marchandises et le moment de la mainlevée (temps du processus douanier proprement dit)? - Quels ont été les modes de trafic étudiés, par exemple, mode maritime, aérien, terrestre et ferroviaire? - Sur quel(s) bureau(x) l étude a-t-elle porté? - L étude a-t-elle porté sur les procédures douanières automatisées ou manuelles ou sur une combinaison des deux? - Quels sont les autres services ayant participé à l étude et quel rôle ont-ils joué? - Le temps pris par les sociétés d inspection avant expédition a-t-il été mesuré? 3. Méthodologie La méthodologie utilisée pour réaliser l étude doit être expliquée dans la mesure où elle a une incidence sur la validité et la fiabilité des résultats obtenus. Cette partie doit notamment couvrir les points ci-après : - l étude a-t-elle porté sur toutes les transactions ou une méthode d échantillonnage a-t-elle été utilisée? - si un échantillonnage a été utilisé, comment les échantillons ont-ils été choisis dans l ensemble de la population ainsi que dans la sous-population étudiée? - quelles ont été les données saisies et comment ont-elles été recueillies? - quelle a été la durée de l étude? II/32.

65 4. Analyse Annexe II du Cette partie doit contenir des précisions concernant le nombre total de transactions traitées par la douane pendant la durée de l étude, le nombre de formulaires d enquête distribués, reçus et utilisés pour effectuer l analyse. Si des sous-populations ont été analysées, il importe également d indiquer le nombre de transactions, le nombre de formulaires distribués, reçus et analysés pour chaque souspopulation. Il est important que l analyse précise quelles sont les données qui ont été analysées. Dans cette partie, les éléments de l analyse ci-après doivent notamment être indiqués. - le temps moyen qui s est écoulé entre l arrivée des marchandises et leur mainlevée. Ce temps peut, par exemple, être subdivisé en temps intermédiaires clés comme suit : - temps écoulé entre l arrivée des marchandises et le dépôt de la déclaration de marchandises ; - temps écoulé entre le dépôt de la déclaration de marchandises et la liquidation des droits et taxes ; - temps nécessaire pour la vérification des marchandises ; - temps écoulé entre la liquidation et le paiement des droits et taxes ; - temps écoulé entre le paiement des droits et la mainlevée des marchandises ; - temps pris par l intervention des autres services ; - temps moyen nécessaire pour chaque étape individuelle ; - si des catégories différentes de marchandises ou de régimes ont été étudiées séparément, marchandises passibles de droits par rapport à marchandises non passibles de droits ; marchandises destinées au perfectionnement passif, zones franches, envois express, etc., par exemple le temps moyen pour chaque catégorie ou régime ; - le temps pris pour déclarer les marchandises manuellement et électroniquement ; - le temps pris par différents bureaux de douane. 5. Conclusions et recommandations (10) Les conclusions à tirer et les recommandations formulées dépendent dans une large mesure des résultats de l analyse des données et de ce que ces résultats indiquent. Les résultats peuvent également être comparés à des normes de travail préétablies et/ou aux résultats d études effectuées précédemment afin de parvenir à des conclusions utiles. (11) Les conclusions doivent porter sur les processus pour lesquels on observe des retards et sur les raisons de ces retards. Elles doivent également mettre l accent sur II/33.

66 Annex II to les domaines dans lesquels de nouvelles améliorations peuvent être apportées. (12) Les recommandations doivent par ailleurs être assorties de propositions précises quant aux améliorations à apporter. II/34.

67 APPENDICE 6 MODELE DE COMMUNIQUE DE PRESSE Annexe II du Les administrations douanières peuvent s inspirer de ce modèle pour rédiger le communiqué de presse concernant l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée. Il est recommandé d indiquer la portée, la méthodologie et les résultats de l étude de façon objective, en bref, de façon à expliquer les efforts consentis par la douane en faveur de la facilitation du commerce. [Nom et symbole de l administration douanière] COMMUNIQUE DE PRESSE [date] [ Titre ] Aperçu Le service des douanes de [ ] a annoncé aujourd hui les conclusions de sa première [deuxième, troisième.] Etude sur le temps nécessaire pour la mainlevée, qui mesure et rapporte le temps que les douanes prennent pour dédouaner la marchandise importée. Le DG du service des douanes de [ ] a déclaré qu il était heureux de [présenter les résultats de la première étude, car il s agit d un indicateur objectif de la facilitation du commerce] ou de [constater des améliorations en [l année] qu il attribue en grande partie aux efforts communs des douanes et des agences œuvrant dans le domaine du commerce pour assurer des transactions internationales transparentes]. L étude de [année] a permis de constater que le temps écoulé en moyenne entre l arrivée et la mainlevée du fret maritime est d environ [ ] heures, [amélioration de [ ] heures par rapport à [année]. Dans le cas du fret aérien, l intervalle était d environ [ ] heures [amélioration moyenne de plus de [ ] heures] et, pour le fret terrestre, il était d environ [ ] heures [amélioration de [ ] heures. Plus précisément, le temps de procédure douanière moyen, de la déclaration à la mainlevée, est le suivant. [Chaque intervalle s est nettement réduit grâce à l amélioration des opérations des douanes qui visait à faciliter les échanges.] -- Fret maritime ; [ ] heures [amélioration de [ ] heures] -- Fret aérien ; [ ] heures [amélioration de [ ] heures] -- Fret terrestre ; [ ] heures [amélioration de [ ] heures] Le DG du service des douanes de [ ] a souligné l importance de la participation à l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée, plus particulièrement, de [ ], [ ] et [ ], qui ont fait bénéficier l étude de leurs conseils et de leur aide. L étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée, méthode avalisée par l Organisation mondiale des douanes, permet de mesurer le temps pris par les autorités douanières pour dédouaner le fret importé. Elle est reconnue comme un moyen de repérer les goulets d étranglement et d accroître la performance des processus d importation. On recommande par ailleurs que des études périodiques continuent à être effectuées. Autres constatations et mesures à prendre pour faciliter davantage les échanges : [ ]. [Il est possible de télécharger le Rapport de l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée sur le site Web de [nom de l administration douanière] : site Web [adresse Web]] Questions des médias : Pour plus de détails, contactez [ ] Douanes [Tél. et courriel] II/35.

68 Annex II to APPENDICE 7 ETUDE SUR LE TEMPS NECESSAIRE POUR LA MAINLEVEE DES MARCHANDISES A L EXPORTATION (1) La méthodologie de l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée s applique aussi au régime douanier de l exportation définitive. Cela peut être utile pour les pays qui n ont pas encore mis en place de procédures douanières modernes pour l exportation, alors que de nombreuses administrations douanières accordent la mainlevée dans les minutes qui suivent l enregistrement de la déclaration de marchandises à l exportation grâce à un système automatisé. L étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée à l exportation, de l enregistrement de la déclaration de marchandises à la mainlevée, pourrait être utile pour certains pays qui imposent des droits de douane à l exportation, car l évaluation des droits et la gestion des risques peuvent prendre du temps. (2) Certaines questions difficiles se posent pour l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée à l exportation. Dans de nombreux cas, les fabricants déterminent le calendrier du transport intérieur des marchandises exportées jusqu au port, en fonction de l horaire du bateau, la date et l heure limite pour la livraison des marchandises au parc à conteneurs, voire le moment de la commande de la part de clients étrangers. De plus, le point de départ de l exportation peut être l usine, ou l arrivée de l envoi sur le site d empotage des conteneurs, ou l enregistrement de la déclaration de marchandises. Dans tous les cas, la réalisation d une étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée à l exportation mérite considération, afin de pouvoir répondre aux intérêts des entreprises concernées. Il convient aussi de souligner que l étude dans le domaine de l exportation et une étude sur les procédures de transit pourraient permettre de mesurer la performance des exportations dans une région en particulier (avec un pays frontalier). II/36.

69 Annexe II du II/37.

70 Annex II to APPENDICE 8 PRATIQUES A L ECHELLE NATIONALE 1. Australie - Utiliser l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée pour renforcer les partenariats douanes entreprises (1) L Australie effectue une étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée chaque année depuis En 2010, elle a aussi réalisé une étude bilatérale en partenariat avec la Nouvelle-Zélande sur les échanges entre les deux pays. Cette étude portait sur les processus tant à l importation qu à l exportation. (2) La première étude de l Australie a été lancée lorsque les douanes se sont engagées, en 2007, à l occasion du dialogue douanes-entreprises de l APC, à se servir d une telle étude pour mesurer les progrès dans la réduction des coûts des opérations commerciales. Depuis, l étude permet de mesurer et de surveiller les progrès de la facilitation des échanges et de repérer les possibilités nouvelles de rationalisation. Son utilisation sur une base permanente a aussi contribué à renforcer le partenariat douane- entreprises en Australie. L étude a été planifiée et conduite selon les directives de l OMD. Des visites d enquête ont été entreprises auprès de pays ayant déjà fait des études (Japon et Corée). Le coordonnateur de l étude a aussi fait intervenir des entreprises de la chaîne logistique pour s assurer que les événements mesurés étaient pertinents pour la situation locale telle que vécue par les commerçants et leurs prestataires de services. Les données requises pour les mesures de l étude ont été recueillies dans les systèmes des douanes qui enregistrent le moment des événements clés des processus de mouvement et de dédouanement des marchandises. Des données supplémentaires ont été recueillies auprès des entreprises pour étayer les données des douanes. Les données d horodatage ont permis d effectuer les calculs de l étude et de représenter la ligne du temps du processus d importation, avec le moment moyen des différents événements à partir de l arrivée. II/38.

71 Annexe II du En montrant et en distinguant les mesures prises par les entreprises, par les douanes et par les autres agences gouvernementales, la ligne du temps permet de souligner ce qui les relie. Par exemple, elle montre la relation essentielle entre le moment où les commerçants et les prestataires de service fournissent les renseignements requis par les agences frontalières et le moment de la mainlevée et du dédouanement. (3) Une fois les résultats initiaux de l étude recueillis, le service des douanes s est tourné vers les entreprises participantes pour tester et valider les conclusions préliminaires, et pour mieux comprendre les facteurs qui influent sur le moment auquel les différentes étapes interviennent. Une ébauche du rapport de chacune des études est déposée auprès du forum consultatif douanes entreprises, afin que les participants aient la possibilité de consulter les constatations, puis de les contester ou d y réagir. Une fois accepté, le rapport final est rendu public et vient enrichir le dialogue plus général sur la facilitation du commerce. La publication périodique des résultats des études assure la transparence, entre autres pour les entreprises, de la performance des douanes dans la facilitation du commerce. Elle prouve que les douanes tiennent effectivement compte des besoins opérationnels raisonnables des entreprises licites. ( Les occasions de rationalisation font l objet d un suivi avec les milieux commerciaux concernés. (4) Une fois compilées, les données de l étude prennent divers formats statistiques. Outre le temps de dédouanement moyen, il est possible de calculer le temps médian, de même que le pourcentage d envois traités pendant une période précise. L exemple ci-dessous montre les pourcentages d envois à différents états précis, à partir du moment où ils sont matériellement prêts pour la livraison (déchargés ou II/39.

72 Annex II to déballés) sur trois périodes d étude. D après les entreprises, une telle présentation des résultats est utile. Disponibilité du statut du fret maritieme ( ) (5) La mesure de la performance à partir de chiffres, dans le cadre des études sur le temps nécessaire pour la mainlevée, a permis de jeter des bases plus objectives pour le partenariat entre les douanes et les entreprises, ce qui a permis au dialogue sur la facilitation du commerce de mieux cibler les questions les plus importantes. Elle démontre en outre aux entreprises, aux gouvernements et aux collectivités que les douanes s engagent à utiliser des méthodes modernes, par exemple la gestion de la performance et une culture de service. (6) Parmi les enjeux intérieurs, il convient d accroître le niveau d intégration entre les agences à la frontière et de travailler avec les entreprises pour aider les entreprises de petite taille à tirer parti des avantages de la notification préalable selon le principe à rapport rapide, dédouanement rapide. (Les résultats de l étude indiquent que les entreprises de petite taille ont tendance à produire leurs rapports plus tard.) Sur le plan international, les occasions de rationalisation se trouvent dans la reconnaissance mutuelle, dans l interopérabilité et dans l harmonisation réglementaire. L atteinte concrète de ces objectifs dépend beaucoup de la véritable harmonisation internationale des données, et plus particulièrement pour les identifications des envois, des entreprises et des certificateurs. Les partenariats entre les douanes et les entreprises, par le biais d organismes de représentation et dans le cadre de forums comme le groupe consultatif du secteur privé de l OMD, sont cruciaux pour élargir l harmonisation des données. L étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée peut servir à mettre l accent sur ces possibilités d amélioration, par exemple par la tenue d études bilatérales ou régionales. II/40.

73 2. Cameroun Annexe II du - L étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée pour repérer les principaux goulets d étranglement structurels et les modèles de comportement dans un port 2 - Objectifs (1) Cette étude cherche à comprendre le problème de la durée de l attente du fret dans les ports du Cameroun. Elle se concentre sur les importations de marchandises conteneurisées passant par le port de Douala (Cameroun) et utilise des données à grande échelle recueillies localement par les douanes et par le port. Méthodologie (2) La méthodologie adoptée combinait des données obtenues auprès du secteur privé et du port de Douala et une analyse statistique de données du SYDONIA fournies par les douanes camerounaises et analysées au siège social de l OMD. Le système informatique SYDONIA des douanes camerounaises a été implanté pour tous les régimes douaniers, du dépôt du manifeste au bon de sortie, ce qui permet un suivi très précis des processus d importation. (3) Trois types de délais ont été définis. Le délai opérationnel est mesuré du point de vue du transport : c est la durée pendant laquelle les conteneurs sont matériellement transférés du porte-conteneurs au mode de transport terrestre, en passant par le parc à conteneurs, plus le temps d attente nécessaire entre les opérations. Le délai transactionnel est mesuré du point de vue de l économie politique : c est la contrepartie administrative du délai opérationnel défini ci-dessus. Il va de l arrivée du conteneur jusqu à l émission du bon de sortie du port par l administration douanière. Même si de nombreuses administrations (sanitaires et fiscales, entre autres) et entreprises privées (destinataires, agents en douane, entreprises d inspection avant expédition, opérateur de terminal, entre autres) offrent des services administratifs, les processus douaniers marquent tout de même généralement le début et la fin de la plupart des processus. Le délai discrétionnaire est mesuré du point de vue de la chaîne logistique et d approvisionnement : il additionne tous les temps d arrêt entre l arrivée du bateau et la sortie du parc à conteneurs, qui correspondent rigoureusement à des temps d entreposage. (Aucune opération de dédouanement ou de manipulation n est effectuée.) L analyse du délai total combine deux démarches complémentaires : analyse indépendante de chacun des trois éléments définis ici, avant de cerner les goulets d étranglement structurels et les possibilités d amélioration, analyse des relations entre les trois éléments à l aide de données à l échelle des envois et identification de modèles de comportement. L échantillon englobe tous les conteneurs importés en Principales constatations 2 Cette étude de cas est extraite d un document de travail de recherche politique de la Banque mondiale rédigé par Salim Refas (Banque mondiale auteur) et Thomas Cantens (Organisation mondiale des douanes), disponible en anglais à l adresse yid= _ II/41.

74 Annex II to Forte incidence d une minorité de retards (4) On observe notamment la très grande variabilité du temps d arrêt, avec un écart-type égal à 160 % de la valeur moyenne. Cela s explique surtout par la variance entre l arrivée du navire et le dépôt de la déclaration en douane. Le temps écoulé entre le paiement des droits de douane et la sortie varie beaucoup selon l envoi. Ces deux périodes intermédiaires représentent environ 75 % du temps d arrêt total ( arrivée à la porte ) en moyenne. Par contre, le temps écoulé entre le dépôt de la déclaration et le paiement des droits de douane ( dépôt au paiement ) est très faible et homogène sur l ensemble de l échantillon. Les valeurs médianes sont de 40 à 65 % inférieures aux valeurs moyennes, ce qui prouve la forte incidence d une minorité de retards anormaux et très importants. Nécessité de construire des familles logistiques (5) Le temps d arrêt moyen varie à l intérieur de l échantillon selon certaines caractéristiques comme le régime fiscal, le groupage, la densité de la valeur (valeur au poids) et le type d envoi. On peut définir des familles logistiques basées sur les caractéristiques du fret pour expliquer la variance significative des modèles de dédouanement selon les caractéristiques du fret et de l expéditeur. Quatre grands facteurs ont été étudiés : pression fiscale, groupage par conteneur (conteneurs LCL/FCL, densité de la valeur et variété des importations (à l aide du code du SH à deux chiffres). (6) Le régime fiscal joue un rôle important dans la détermination du temps d arrêt et une corrélation positive tend à montrer qu une forte pression fiscale mène à des temps d arrêt importants dans les ports. (7) Les modèles de temps d arrêt sont différents pour les conteneurs LCL et les conteneurs FCL et pour les conteneurs normalisés et les conteneurs «effectuant leur dernier voyage» lorsque le conteneur est acheté avec le fret (les conteneurs LCL et les conteneurs effectuant leur dernier voyage restent plus longtemps dans le terminal), ce qui signifie que les envois groupés et les petits expéditeurs subissent des temps d arrêt plus importants (toutes autres choses étant égales). (8) La catégorie de marchandises peut être importante, mais cela ne peut être évalué que par une analyse globale à l aide de larges catégories de marchandises dérivées des premiers chiffres du code douanier du SH. Le temps d arrêt moyen (plus de 24 heures) semble long pour quelques catégories du SH. (9) La densité de la valeur du fret, caractéristique importante en logistique, joue aussi un rôle important pour la longueur du temps d arrêt : une valeur élevée entraîne en général un temps d arrêt plus long au port, ce qui pourrait aussi expliquer pourquoi il est difficile de parvenir à la fabrication et à l assemblage dans un port comme Douala. (10) La plupart de ces conclusions ont été confirmées par des résultats de régression logistique multimodale avec une corrélation statistiquement significative pour au moins trois de ces facteurs (type de conteneur, régime fiscal et valeur). D autres facteurs importants sont identifiés par la modélisation de régression logistique : le dernier port d escale et la région d origine. II/42.

75 L incidence des tiers Annexe II du (11) La forte concentration du marché «coût et fret» (C&F), le faible volume par opération et la forte concentration de flux d expédition ont été analysés en vue d évaluer leur incidence négative sur les temps d arrêt. Remarques finales (12) Les administrations douanières sont fréquemment pointées du doigt comme l une des principales causes du retard du dédouanement des marchandises. La méthodologie de l étude de l OMD est une approche intéressante pour repérer de façon scientifique les goulets d étranglement à la frontière ainsi que les facteurs des retards. (13) Les systèmes informatiques de l administration douanière sont souvent les systèmes les plus complets et les plus robustes qui recueillent les données tout au long des processus douaniers. L exploration des données dans les systèmes informatiques douaniers permet de comprendre les modèles de comportement de toutes les parties prenantes, à condition i) que les systèmes informatiques des douanes recueillent des données de l arrivée du navire à la porte de sortie et ii) que l administration douanière oblige toutes les parties prenantes à enregistrer leurs opérations dans le système. II/43.

76 Annex II to 3. Japon - L étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée : un outil de performance pour les mesures de facilitation du commerce - (1) Le Japon fait partie des Membres de l OMD qui procèdent périodiquement à l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée. Les autorités douanières de ce pays utilisent les résultats de l étude comme l un des indicateurs de la performance des douanes. Elles les utilisent pour évaluer l efficacité des nouvelles mesures de facilitation du commerce, et notamment des mesures et des procédures douanières. La portée de l étude au Japon est illustrée ci-dessous. (Parties impliquées es) Compagnie d expé- dition, Expéditeur Autorités portuaires Importateur Agent en douane Parc à conteneurs AAG, etc. Douane Banque Agent en douane Autorités portuaires Parc à conteneurs Entrepôt Transitaire,, etc. Arrivée Entreposage Déclaration Permission Livraison (2) Le cycle de l étude permet aux douanes japonaises d évaluer l incidence d un certain nombre de mesures à l égard du dédouanement des marchandises importées. Les changements dans le temps moyen requis pour le dédouanement, dans les résultats de la dernière étude de 2009 (la 9ème), montrent clairement, au fil des ans, la contribution positive à la diminution du temps nécessaire à la mainlevée de diverses mesures comme le dépôt avant l arrivée de la déclaration de marchandises, le guichet unique et les programmes d OEA. (3) Si on prend l exemple des résultats sur le fret maritime général (OEA non inclus), le temps moyen a diminué de 105,8 heures durant les deux dernières décennies, comme le montre le graphique ci-dessous. II/44.

77 Changements au niveau du temps moyen nécessaire, de l'arrivée à la mainlevée (transport maritime) Annexe II du ,6 45,2 39,4 63,7 84,9 94,5 13,1 19,8 26,1 Examen des documents avant l'arrivée ,4 35,1 49,5 46,0 5,6 10,2 Service électronique (One Stop on line) ,1 26,0 36,8 37,8 4,9 Déclaration d'importation 4,3 simplifiée et 1 er guichet unique ,8 26,3 33,7 3, ,1 2 e guichet unique (Heures) Arrivée, entrepôt Entrepôt, déclaration Déclaration - Permission (4) Outre les tendances concernant le temps moyen requis de l arrivée à la mainlevée en général, un certain nombre d analyses comparatives peuvent aussi être effectuées à partir des résultats de l étude, par exemple par mode de transport ou par mesure. Les graphiques ci-dessous sont des exemples d analyses effectuées lors de la dernière étude. Ils montrent tous les deux clairement les avantages des mesures en question. Comparaison du temps moyen nécessaire, de l'arrivée à la mainlevée avec l'examen des documents avant l'arrivée (transport aérien 2009) Moyenne 5,5 Pas avant l'arrivée 7 0,6 Avant l'arrivée 4,2 0,3 0,0 Permission immédiate 2,3 0,0 10,1 0,4 18, (Heures) 0,6 Comparaison du temps moyen nécessaire de l'arrivée à la mainlevée entre les OEA et les non OEA (transport maritime 2009) Non OEA OEA 16,8 26,3 21,7 33 3, (Heures) Arrivée Entrepôt Entrepôt Déclaration Déclaration Permission ,1 Arrivée entrepôt Entrepôt - Déclaration Déclaration - Permission (5) La plus récente étude effectuée au Japon présentait les caractéristiques ci-dessous. En tout, 29 ports maritimes et aériens importants, sur 188 points d entrée, ont été choisis pour l étude. Durée : 7 jours consécutifs (du 9 au 15 mars 2009) Choix du mode de transport : maritime et aérien Types de marchandises : toutes catégories Portée géographique : toutes les douanes régionales (au moins un port maritime par région) II/45.

78 Annex II to Choix de bureaux de douane : 23 ports maritimes et 6 ports aériens importants Nombre d échantillons aléatoires : déclarations pour le transport maritime, déclarations pour le transport aérien (6) Il a fallu environ six mois pour mener la dernière étude à bien, de la préparation au communiqué de presse présentant les résultats. Les différentes étapes de la mise en œuvre sont présentées ci-dessous. Janvier à février 2009 : Coordination interne préalable Fixer les dates de l étude Déterminer le nombre d échantillons à prélever Passer en revue les éléments de l étude (ajout des effets du programme OEA) Préparer les formulaires du sondage (air/mer), avec notamment des listes de facteurs prenant plus de temps que la moyenne Coordonner avec les agents en douane et les autres agences gouvernementales concernées 23 février 2009 : Diffusion de l avis administratif concernant la mise en œuvre de l étude 9 au 15 mars 2009 : Réalisation de la 9 e étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée Mi-mars 2009 : Avril 2009 : Entrée, examen et compilation des données dans les bureaux de douane régionaux Compilation des données et recherches supplémentaires 30 juin 2009 : Examen des résultats de l étude au ministère des Finances 16 juillet 2009 : Communiqué de presse (7) Les douanes japonaises ont établi un cadre de coopération pour la collaboration avec d autres agences frontalières et des entreprises. Les neuf douanes régionales respectives ont joué un rôle important dans la communication avec les autres agences frontalières et les agents en douane et dans la collecte et la saisie des données, sous l égide du bureau des douanes et du tarif du ministère des Finances (dont il dépend). Les autres agences frontalières et les agents en douane ont fourni aux bureaux de douane régionaux des données détaillées sur l étude. La collecte des données s est effectuée selon le schéma illustré ci-dessous. II/46.

79 Flux de travail pour la collecte de données Bureau de la douane et du tarif (2) Remplir les feuilles de sondage Agents en douane Annexe II du (10) Présenter les copies des feuilles de sondage et les données (1) Distribuer des feuilles de sondage vierges (4) Présenter les feuilles de sondage avec la déclaration d'importation Admission/ permission Demande d'admission/ permission Bureau de douane régional (5) Remplir la feuille de sondage (9) Entrer les données dans l'ordinateur (6) Transférer rer les feuilles de sondage (8) Retourner les feuilles de sondage Bureau de quarantaine - animaux Bureau de quarantaine - plantes Bureau de contrôle alimentaire (3) Enregistrer la date de la demande et de l'admission/permission (7) Enregistrer la date de la demande et de l'admission/permission II/47.

80 Annex II to 4. République de Corée - Étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée effectuée grâce au système automatisé des douanes - (1) Les services douaniers coréens ont mis en place le système informatisé de gestion des importations et du dédouanement en 1997 et, à l aide des temps de traitement enregistrés dans le système, ont mis au point une méthode de calcul, aux principales étapes logistiques, du temps de traitement moyen de toutes les marchandises importées en Corée pendant une période précise. (2) En 2006, ils ont mis à niveau le système et l ont transformé en système Web indépendant d étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée, qui permet la mesure automatique du temps pris par tous les processus, en temps réel, et le calcul du temps de traitement moyen, de l écart type et de la performance des différents intervenants de la chaîne logistique. Le système permet aussi le partage de l information entre les parties prenantes. Le nouveau système d information logistique axé sur le client a reçu le nom de CLIS, de façon à souligner que le système d information est axé sur le client, automatisé et indépendant. <Cadre élémentaire et conceptuel du système > II/48.

81 Annexe II du (3) Le système CLIS se distingue du système informatique existant de mesure du temps nécessaire pour la mainlevée par plusieurs aspects : ses statistiques sont fondées sur l ensemble des données, plutôt que sur des échantillons (en moyenne cas par mois en 2010), la portée et les processus de toutes les mesures relèvent d un système automatisé indépendant et, enfin, le client peut obtenir toutes les données logistiques pertinentes sur Internet, sans frais. (8 millions de visites en 2010) Fonction Ⅰ : Enregistrement des tous les mouvements de marchandises importées - Enregistrement des mouvements de toutes les marchandises en temps réel, de l arrivée au port jusqu à la mainlevée - Enregistrement des détails du traitement, des résultats du traitement et des temps de traitement (heures, minutes et secondes) tout au long du processus <Illustration du fonctionnement > Fonction Ⅱ : Mesure du temps de traitement moyen des marchandises et écart type - Calcul du temps moyen et écart-type en temps réel, à 6 étapes prédéfinies de la logistique entre l arrivée et la mainlevée - Contribution au contrôle de la qualité de la logistique et à la gestion de la vitesse en permettant aux clients de chercher et de télécharger des données concernant toutes leurs marchandises, pour une période donnée Fonction Ⅲ : Appui à la gestion des cibles logistiques - Les clients peuvent se servir du système CLIS comme plateforme électronique pour recevoir leurs données sur la performance logistique et gérer leurs cibles selon leur situation, sans équipement additionnel Fonction Ⅳ : Evaluation de l efficacité opérationnelle de chaque bureau de douane - Mesure des cibles réalistes et des niveaux de performance atteints pour le temps de traitement des marchandises et l écart type pour certaines périodes dans 47 bureaux de douane (ou points d entrée) relevant du service douanier coréen (4) Le Service douanier coréen a obtenu une réduction très nette du temps requis pour les procédures douanières de traitement des marchandises importées grâce au système CLIS, qui favorise la participation des clients et permet la production de données statistiques utiles sur le traitement du fret (5) Avec le système CLIS, la durée moyenne du traitement douanier entre l arrivée au port et la mainlevée a diminué de 85 %, passant de 14,8 jours en 1998 à 2,3 jours en L écart type du traitement du fret, dont le suivi a débuté en 2005, a chuté de 39,5 %, passant de 13,2 jours en 2005 à 7,99 jours en II/49.

82 Annex II to (6) L agence nationale d information de la Corée estime les économies réalisées au chapitre de la logistique à milliards KRW (2,47 milliards USD). < Eliminer les goulets d étranglement diagnostiqués avec le système CLIS, à tout moment > 5. Nouvelle-Zélande - Application de la méthode de l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée de l OMD pour les exportations - L étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée en Nouvelle-Zélande (NZ) en général (1) L un des principaux points d intérêt, en matière de commerce international et de facilitation des échanges, est la performance des administrations douanières et leur efficacité dans le dédouanement des marchandises. L étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée est une méthode préconisée par l OMD pour effectuer des mesures dans ce domaine. Le service des douanes de la Nouvelle-Zélande (NZCS) a effectué sa première étude en 2009, non seulement sur les importations, mais aussi sur les exportations dans le cadre du programme Secure Exports Scheme (SES, équivalent des OEA en Nouvelle-Zélande). II/50.

83 Annexe II du L étude sur les exportations Portée de l étude sur le temps nécessaire pour la mainlevée Inclusions Exclusions Direction du fret Exportation et Importation - Région Tous les ports maritimes et les principaux Aéroports régionaux aéroports Type de marchandises Marchandises commerciales Marchandises privées et conteneurs vides Destination des marchandises, déchargement et chargement Toutes les marchandises destinées aux ports de NZ pour déchargement ou chargement au port Fret de port de collecte, transbordement, transit, transport par caboteur Type de fret Type de déclaration, mainlevée par Conteneurs maritimes (FCL et LCL), dégroupage maritime, groupage maritime et fret aérien Déclaration d importation (déclaration de marchandises à l importation) et déclaration d exportation (déclaration de marchandises à l exportation) Autres marchandises (carnet, immunité diplomatique, équipement militaire et provisions de bord) Marchandises dédouanées par information électronique (manifeste) (2) Le NZCS est l un des premiers Membres de l OMD à avoir entrepris une étude sur les exportations en adoptant la méthode de l OMD. Il exige que toutes les marchandises exportées, outre celles qui sont exonérées, soient dédouanées avant le chargement. Le formulaire d exportation (déclaration de marchandises à l exportation) doit être présenté au bureau de douane au plus tard 48 heures avant le chargement, le NZCS pouvant alors assurer que le chargement aura lieu comme prévu. Les déclarants peuvent aussi déposer le formulaire d exportation après ce délai, mais dans ce cas le NZCS ne garantit pas que le chargement pourra avoir lieu comme prévu. Le fret à exporter peut être livré au port ou au terminal avant le dépôt du formulaire. Le NZCS a entrepris l étude à partir de cette procédure d exportation. Les principales étapes, et le temps moyen requis, peuvent être illustrés comme suit. Temps moyen à chaque événement pour l exportation (fret maritime conteneurisé) (3) D après les résultats, il a fallu en moyenne 6,5 jours, entre l entrée et le départ du navire, alors que le NZCS a consacré environ 0,1 jour au processus de dédouanement. Ce résultat souligne clairement une occasion de faciliter encore davantage les exportations en améliorant la pratique en cours en NZ de stocker le fret destiné à l exportation dans un port ou un terminal, en admettant par contre qu il est possible que les sociétés portuaires et les compagnies d expédition appliquent leurs propres délais pour la livraison du fret avant le chargement. II/51.