Traiter une demande d'acompte, d'avance ou de prêt d'un salarié

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1 Traiter une demande d'acompte, d'avance ou de prêt d'un salarié Certains salariés vous sollicitent pour bénéficier d'une aide financière. Par principe, vous n'y êtes pas opposé mais vous ne savez pas quel dispositif choisir : avance sur salaire, acompte ou prêt d'argent? Comment distinguer l'avance de l'acompte? Pouvez-vous refuser ce type de demande? Quel régime de cotisations sociales faut-il appliquer? Comment s'assurer que l'on pourra récupérer les avances et prêts consentis aux salariés? Cas 1 : Accorder une avance sur salaire Cas 2 : Traiter une demande d'acompte Cas 3 : Consentir un prêt Évitez les erreurs Ne prélevez pas les cotisations sociales lors du versement d'un acompte N'oubliez pas de déclarer un prêt à l'administration fiscale Ne retenez pas directement sur le salaire les mensualités du prêt Attention aux prêts non remboursables Cas des frais de déménagement N'oubliez pas d'indiquer les montants d'une éventuelle retenue (saisie sur salaire, acompte) Le rôle des RP Les sanctions possibles Notre conseil Incluez dans le contrat de prêt le versement du solde en cas de rupture du contrat En cas d'acompte, préférez recouvrer la somme due dès l'échéance normale de la paie Reportez la mention de l'acompte sur le bulletin de paie Soignez la rédaction du contrat de prêt N'accordez qu'exceptionnellement des avances et/ou des prêts Questions-Réponses Existe-t-il des règles particulières pour les avances et les acomptes versés aux voyageurs représentants placiers (VRP)? Comment faire pour récupérer l'avance consentie au salarié en cas de licenciement? Est-il possible d'effectuer une retenue sur des remboursements de frais professionnels, que ce soit au titre de la reprise d'un acompte ou du remboursement d'une avance?

2 Cas 1 : Accorder une avance sur salaire L'avance sur salaire consiste à verser une partie du salaire alors que le travail correspondant n'a pas encore été réalisé par le salarié. Exemple Un salarié, pour faire face à un problème de découvert bancaire, vous demande de lui verser la totalité de son salaire, alors même que la première quinzaine du mois en cours n'est pas encore passée. Dans cette situation, vous devez savoir que vous n'avez aucune obligation d'accepter la demande du salarié. Si vous décidez de lui donner satisfaction, il sera alors nécessaire de lui faire signer un reçu sur lequel figureront le montant de l'avance et la date de versement de celle-ci. Il faudra également prévoir les modalités de son remboursement. En pratique, celle-ci n'est récupérable que dans la limite de 10 % du salaire net exigible (ce qui n'empêche pas le salarié d'effectuer en complément d'éventuels versements volontaires). En respectant cette règle des 10 %, il sera alors nécessaire d'établir un échéancier prévoyant le montant du versement mensuel jusqu'à la date d'épuisement de la dette. Exemple Un salarié perçoit un salaire net de euros. Vous lui accordez une avance de 800 euros en début de mois. Au moment de la paie, vous pourrez retenir 10 % de son salaire net, soit 140 euros. Les retenues se poursuivront sur 5 mois (5 x 140 = 700 euros), puis vous prélèverez = 100 euros le dernier mois. En ce qui concerne la formalisation du remboursement de l'avance sur le bulletin de paie, la retenue figurera en dessous du net imposable. Vous n'avez pas à précompter (c'est-à-dire à retenir) les charges sociales lors du versement de l'avance. Vous les décompterez lors de l'établissement de chaque paie. Cette retenue ne doit pas être confondue avec la part saisissable du salaire. En pratique, deux sommes différentes peuvent donc être prélevées sur le même salaire, l'une au titre du remboursement d'une avance, l'autre au titre d'une saisie.

3 Cas 2 : Traiter une demande d'acompte L'acompte consiste à verser à un salarié la rémunération d'une période de travail déjà effectuée, mais avant l'échéance normale de sa paie. Exemple Lorsque vous versez le salaire le dernier jour du mois et qu'un salarié vous demande de lui verser la moitié de son salaire au 15 du mois. Dans certains cas, vous ne pouvez pas refuser un acompte : pour les salariés mensualisés ; pour les salariés non mensualisés devant être payés au moins 2 fois par mois à 16 jours au plus d'intervalle ; pour les salariés aux pièces dont le travail doit durer plus de 15 jours. Dans le cas le plus classique, c'est-à-dire celui du salarié mensualisé qui vous demande un acompte en cours de mois, il faut se rappeler que le montant de celui-ci ne doit pas excéder la rémunération acquise à la date de la demande. Vous pourrez verser l'acompte par chèque ou virement et vous exigerez que le salarié vous signe un reçu. Au niveau de la paie, il faudra mentionner la retenue correspondant à l'acompte sur le bulletin de salaire. Il apparaît en bas du bulletin, après le calcul des charges sociales et du net imposable. Cas 3 : Consentir un prêt En tant qu'employeur, vous pouvez accorder un prêt, avec ou sans intérêts, à l'un de vos salariés. Il est important de savoir que les modalités d'octroi d'un prêt sont plus souples si vous ne réclamez pas d'intérêts. En tout état de cause, la rédaction d'une convention écrite est fortement recommandée et obligatoire si le prêt est supérieur à 1500 euros. Incluez dans le document le montant de la somme prêtée, les modalités de remboursement, les conditions d'exigibilité anticipées : plus vous serez précis, plus vous éviterez les difficultés pour l'avenir. Concernant le remboursement, vous pouvez prévoir de procéder comme pour une avance en appliquant la règle de la retenue de 10 % sur le montant du salaire. Si tel est le cas, mieux vaut qualifier la somme d'avance et non pas de prêt. S'il s'agit d'un prêt (tableau d'amortissement, taux d'intérêts, même minimes), il n'est pas possible d'effectuer des retenues sur le salaire. Mettez en place des remboursements par chèque ou par virement automatique. Rien ne figurera alors sur le bulletin de paie et vous ne serez pas limité par la règle des 10 %.

4 Évitez les erreurs Ne prélevez pas les cotisations sociales lors du versement d'un acompte En effet, vous ne devez pas prélever les cotisations, ni établir de bulletin de paie lors du versement. C'est à l'occasion du paiement du reliquat de salaire que vous calculerez l'ensemble des cotisations, dues sur la rémunération totale en appliquant les taux et plafonds en vigueur à cette date. Attention Si le taux de la CSG et de la CRDS change entre la date de versement de l'acompte et la date de paiement du solde, il faudra en tenir compte et appliquer les taux différents suivant les 2 dates de versement. N'oubliez pas de déclarer un prêt à l'administration fiscale Si le montant du prêt est supérieur ou égal à 760 euros, le salarié doit le déclarer en utilisant l'imprimé fiscal n 2062 qu'il joindra à sa déclaration de revenus. Le prêt n'est pas imposable. Si vous avez consenti plusieurs prêts (pour le même salarié ou plusieurs salariés) pour des sommes inférieures mais que, en les totalisant, vous dépassez le plafond de 760 euros, c'est alors à vous qu'il revient d'effectuer la déclaration avant le 15 février de l'année qui suit l'octroi des prêts. Ne retenez pas directement sur le salaire les mensualités du prêt Les règles limitant la compensation rendent cette pratique juridiquement dangereuse. Certains tribunaux l'ont en effet déjà refusée, en considérant que le prêt était alors considéré comme une avance, ce qui limite la possibilité de compensation sur 10 % du salaire net. Attention aux prêts non remboursables Si le contrat de prêt prévoit une dispense de remboursement, le prêt, quelle que soit sa dénomination (prêt, subvention, etc.) est considéré comme un avantage en nature et donc soumis à cotisations. De même, restez prudent si votre salarié vous demande de le dispenser de rembourser le prêt en invoquant des difficultés financières passagères. Cas des frais de déménagement Ne confondez pas avec une avance, la somme prêtée à un salarié pour supporter les frais d'un déménagement et qui fait l'objet de traites régulières. N'oubliez pas d'indiquer les montants d'une éventuelle retenue (saisie sur salaire, acompte) Les retenues, effectuées sur le salaire dans le cadre d'une saisie, doivent obligatoirement être mentionnées.

5 Le rôle des RP Les délégués du personnel (DP) n'ont pas à intervenir dans la décision de l'employeur d'accorder ou non un acompte, une avance ou un prêt à un salarié. Les sanctions possibles L'employeur qui refuserait de verser un acompte (alors que le salarié remplit les conditions pour y avoir droit) peut se voir condamné à des dommages et intérêts par le conseil de prud'hommes. Vous pourrez également être condamné si, pour le remboursement d'une avance, vous dépassez la règle des 10 %. Notre conseil Incluez dans le contrat de prêt le versement du solde en cas de rupture du contrat Légalement, rien n'impose au salarié démissionnaire ou licencié de restituer le solde du prêt à son départ. Or, une fois le salarié parti de l'entreprise, il peut s'avérer beaucoup plus difficile de récupérer les sommes dues. C'est pourquoi il semble essentiel d'inclure dans le contrat de prêt une clause prévoyant qu'en cas de rupture du contrat de travail, pour quelque cause que ce soit, le solde du prêt doit alors être remboursé. En cas d'acompte, préférez recouvrer la somme due dès l'échéance normale de la paie Si vous ne le faites pas, l'acompte se transforme en avance sur salaire avec toutes les conséquences de cette qualification et notamment la limite des 10 % pour les remboursements. Reportez la mention de l'acompte sur le bulletin de paie Vous devez déduire l'acompte de la prochaine paie avec une mention spéciale sur le bulletin de paie. Elle apparaît en bas du bulletin, après le calcul des charges sociales et du net imposable. Soignez la rédaction du contrat de prêt Dans la mesure du possible, rédigez un contrat de prêt classique comportant toutes les clauses habituelles (taux d'intérêt, modalités de remboursement) et faites établir un tableau d'amortissement des prêts, cela évitera les différences d'interprétation pouvant donner lieu à des conflits. Notez-le Si aucun contrat n'est rédigé, les juges ont tendance à assimiler le prêt à une avance avec des modalités de remboursement similaires. N'accordez qu'exceptionnellement des avances et/ou des prêts D'une part, les prêts doivent revêtir un caractère exceptionnel et être justifiés par des motifs d'ordre social, c'est-à-dire une contrainte ou un événement affectant la situation financière ou familiale. D'autre part, en pratique, un effet boule de neige est à craindre : le fait d'accorder un prêt à un salarié peut en effet susciter d'autres demandes de la part de ses collègues, que l'entreprise ne pourra pas forcément satisfaire, car elle n'est pas un organisme financier. Cela peut alors nuire au climat social mais également altérer les relations des salariés entre eux. Le fait de consentir un prêt ou une avance doit rester exceptionnel et non devenir pour les salariés une habitude sur laquelle compter pour gérer leur situation financière.

6 Prenez en compte la situation personnelle et les capacités de remboursement du salarié avant l'octroi d'une avance ou d'un prêt Il ne s'agit pas de s'immiscer dans la vie personnelle du salarié, mais d'examiner sa situation au sein de l'entreprise, notamment la présence ou non de saisies sur salaire, de prélèvements ou de remboursements d'autres avances, etc., afin d'évaluer sa capacité à rembourser. En effet, en cas de non-remboursement, vous devrez porter votre demande devant les tribunaux, procédure parfois longue et aléatoire si votre salarié est insolvable ou s'il a d'autres créanciers munis de privilèges (Trésor public, créanciers hypothécaires, etc.). Questions-Réponses Existe-t-il des règles particulières pour les avances et les acomptes versés aux voyageurs représentants placiers (VRP)? Effectivement. Les commissions dues aux VRP doivent être réglées au moins tous les 3 mois. Toutefois, il est obligatoire de verser un acompte mensuel en fonction des commissions effectivement dues sur le trimestre en cours, si le VRP vous le demande. Par ailleurs, et si vous le souhaitez, vous avez la possibilité d'accorder une avance sur les commissions pour étaler plus facilement les rentrées d'argent. Si tel est votre choix, précisez bien par écrit qu'il s'agit d'une avance et non pas d'une partie fixe de salaire. Comment faire pour récupérer l'avance consentie au salarié en cas de licenciement? Dans cette hypothèse, vous avez la possibilité de ne pas respecter la règle des 10 %. En effet, lorsque les sommes versées aux salariés ont la nature de dommages et intérêts, vous pouvez vous rembourser en totalité. C'est le cas de l'indemnité de licenciement. En revanche, dans le cas d'un licenciement qui n'ouvre pas droit à une indemnité, vous ne pourrez pas récupérer la totalité de la somme sur le solde de tout compte. La règle des 10 % s'appliquera sur les éléments de salaire (indemnité compensatrice de congés payés, par exemple). Devant cette incertitude juridique prévoyez dans le contrat de prêt les modalités de remboursement (chèques, virements) et évitez les prélèvements sur salaire. Est-il possible d'effectuer une retenue sur des remboursements de frais professionnels, que ce soit au titre de la reprise d'un acompte ou du remboursement d'une avance? Non, car les remboursements de frais professionnels ne sont pas considérés comme du salaire (d'ailleurs ils ne figurent même pas sur le bulletin de paie). Ils viennent compenser des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Vous n'avez pas à effectuer une retenue sur des frais professionnels dans le cadre du remboursement d'une avance par exemple.

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