La gestion du temps. Sylvie Montagnon

Transcription

1 La gestion du temps

2 La gestion du temps Bibliographie : Laurent HERMEL, collection AFNOR

3 du temps Test : 30 Pour identifier votre cause première de mauvaise gestion

4 Sommaire A. Le temps B. La démarche C. Trucs et astuces

5 A. u est-ce que le temps? En quoi nous préoccupe-t-il?

6 Définition : «Notion fondamentale conçue comme un milieu infini dans lequel se succèdent les événements, et souvent ressenti comme une force agissant sur le monde et les êtres» Petit Larousse illustré 2002

7 Le temps Une notion subjective Non stockable Gérable, maîtrisable??

8 Les effets d une non / mauvaise gestion du temps Baisse d efficacité Augmentation du stress

9 Profils types pour l utilisation de la gestion du temps L improvisateur / le planificateur Le débordé / le dilettante Dans chaque cas on peut bien ou mal vivre les choses

10 Se poser la question de la gestion du temps, c est reconnaître ne pas être satisfait de sa manière de le gérer!

11 Le temps n a pas la même valeur pour tous Endurer pour différer son plaisir Un bien précieux pour les actifs Capital confort pour les «bon vivants» Capital financier pour les «affairés» Chacun va devoir mesurer sa capacité à changer

12 Les motivations au changement peuvent être induites par : La nécessité d être moins stressé Le besoin de disposer de plus de temps pour les siens L envie d augmenter sa plage de loisirs Elles nous conduiront à plus vivre au présent

13 Les lois qui régissent notre gestion du temps : arkingson : le travail se dilate jusqu à ccuper tout le temps disponible areto : l essentiel = 20%, l accessoire = 80% urphy : le faire prend plus de temps que le révu Illich : l efficacité diminue au fil du temps Carlson : le hachage est chronophage

14 Illustration de la Loi de Pareto 20% 80% 80% 20% Activité Résultat

15 Représentation graphique de la loi de Pareto 100% R é s u l 80% t a t s 20% 100% Dépense en temps

16 B. La démarche de meilleure gestion du temps (en 4 temps) Diagnostic Objectifs Stratégie et plan d action Mise en œuvre, contrôle et pilotage

17 B.1. DIAGNOSTIC Pointer le prévu au regard du réalisé sans anticiper les solutions à ce stade Dans le prévu et le réalisé prendre en compte même les interférences prévues Faire ces relevés sur plusieurs jours

18 Le relevé d action journalier, au quart d heure Planifier sur la journée les activités prévues Réaliser le relevé des activités effectuées Mettre en parallèle les 2 tableaux

19 Connaître les voleurs de temps Ils peuvent être internes ou externes

20 Les voleurs de temps internes Désordre des lieux de travail Interruptions permanentes Trop de rendez-vous Tâches annexes et connexes : administratives, intendance, courses, Séquences de travail aléatoires Objectifs flous

21 Les voleurs de temps externes Mauvaise communication Doublons des tâches Les croyances du type : passer du temps au bureau = travailler beaucoup Open space Trop de mails ou d appels téléphoniques Trop de réunions

22 B.2. DEFINIR LES OBJECTIFS Qu est-ce-que je désire vraiment? Qu est-ce que j attends de ma vie? au plan personnel et professionnel

23 Créer les conditions de la réussite Imaginez ce qui adviendrait si vous ne faisiez rien N hésitez pas à développer le scénario catastrophe, en détails Comptabilisez le temps (l argent, la sérénité, ) perdu au quotidien, sur la semaine et sur le mois en regard de celui investi pour le changement

24 Se fixer des objectifs, pourquoi faire? «Il n est de vent favorable que pour celui qu sait où il va». Sénèque Savoir où l on va, ce que l on veut, et ce que l on ne veut pas Faire des choix pour faire émerger ses priorités

25 Savoir que le coût du changement sera celui d une mise au régime d un sevrage addictif d un changement matrimonial

26 Fixer des objectifs précis réalistes dans tous nos domaines d action quantifiés : date ou délai, moyens : «mercredi 26 juin 12h00, 50% des dossiers seront triés».

27 B.3. BATIR SA STRATEGIE DE GESTION DU TEMPS en 3 temps Se connaître et connaître l usage qu on fait de son temps Planifier les objectifs à court, moyen et long terme Phaser chacun des objectifs, et identifier les ressources à affecter

28 .1. Connaitre ses forces et ses aiblesses Qualités et défauts Savoir-être : global (biorythmes) et professionnel Savoir-faire, connaissances et compétences

29 3.2 Planifier les objectifs Les classer en 2 grandes catégories : vie personnelle et vie professionnelle Subdiviser la vie personnelle en : Corps et santé Vie familiale Loisirs et amis

30 3.3. Phaser : le recours à la méthodologie de projet L analyse stratégique (environnement interne et externe) La planification des tâches et des ressources Suivre, modifier, faire le bilan

31 B.4. METTRE EN ŒUVRE SON PLAN D ACTION 1. Se doter d une nouvelle attitude et d un nouvel état d esprit 2. S outiller

32 4.1 Se doter d une nouvelle attitude et d un nouvel état d esprit Avoir une vraie envie de changer! Apprendre à dire NON, y compris à soi-même ( faire du non ou du peut-être la réponse systématique) Affronter les décisions pénibles Se donner les moyens de changer

33 Un des moyens de changer : s appuyer sur les autres Déléguer : les bonnes tâches, aux bonnes personnes, en les accompagnant, en s assurant de leur donner les moyens de faire (attention à la délégation inverse!) Sans perdre de pouvoir, d autorité, ou de contrôle

34 4.2 S outiller L agenda : un seul, adapté par sa taille, au bureau ou dans le sac, année civile ou scolaire, à jour, électronique ou papier

35 4.2 S outiller La feuille d action journalière : pour faire de chaque jour un jour nouveau, pour ne pas «psychoter» sur les choses non faites, pour avoir un pense bête, pour pouvoir faire un bilan et rectifier le tir,

36 Feuille d action journalière Date : ACTIONS TELEPHONER PERSONNES à RENCONTRER Objectif principale de journée Eléments positifs Eléments à améliorer MAILS PREPARER COURRIERS

37 4.2 S outiller La liste de tâches : même fonctions, une alternative à la feuille journalière

38 Liste de tâches N Tâches (verbe d action) objectif durée à faire pour le ressources livrable résultat

39 4.2 S outiller Du bon usage de la feuille journalière et de la liste de tâches Hiérarchiser les tâches

40 Différencier l urgent et l important N i v e a u 2. Priorité importante non urgente «prévoir une date» 1. Priorité importante urgente «à faire de suite» d i m p o r t a n c e 4. Peu important, peu urgent «on verra» (il est urgent d attendre) Niveau d urgence 3. Priorité peu importante urgente «déléguer»

41 Trier les actions à mener Degré de priorité Important et urgent Important non urgent Urgent non important Non urgent non important Notation Coefficienter les actions et les placer dans la feuille journalière en fonction de leur note. et pour choisir entre 2 priorités, s être gardé du temps libre dans son planning : entre 40 et 60% (tout de même!)

42 C. Trucs et astuces Regrouper les appels téléphoniques Savoir s isoler pour les tâches importantes Se garder 40% / 60% de marge pour les imprévus Limiter et contrôler le travail à la maison

43 rucs et astuces Savoir s isoler pour les tâches importantes effet lame de scie

44 rucs et astuces Les échéances réalistes aident à avancer et nourrissent la motivation De vrais pauses pour relancer l énergie En cas de dérapage, faire et noter pour ne pas trébucher 2 fois sur la même pierre

45 rucs et astuces Pour entretenir la motivation : prendre en compte facilité de réalisation, importance pour la nouvelle gestion du temps

46 Importance / facilité de réalisation F a c il i t é d e A5 A2 A1 A6 A4 r é a li s a t i o n A7 A8 A3 Importance pour la gestion du temps A9

47 Importance / facilité de réalisation F a c il i t é d e A5 A2 A1 A6 A4 r é a li s a t i o n A7 A8 A3 Importance pour la gestion du temps A9

48 Trucs et astuces Faire des bilans réguliers pour fêter les victoires

49 Trucs et astuces Faire des bilans réguliers pour fêter les victoires

50 rucs et astuces Passer de la notion de gestion des tâches à gestion de projet

51 rucs et astuces Utiliser les temps d attente Limiter les pertes de temps dans les transport : regrouper, utiliser le temps, faire un SAS Apprendre la lecture rapide Trier et classer verticalement

52 rucs et astuces Un entretien ou une réunion doivent avoir : des participants utiles, un ordre du jour, une heure de début et de fin, un objectif : état d avancement, décision organisation, information, listage, avoir été préparée! Et faire l objet d un compte rendu et d un suivi

53 rucs et astuces Mieux communiquer Ordonner l environnement pour ordonner ses idées. Ranger son bureau chaque soir. Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place

54 rucs et astuces What s good about this? Se rendre disponible facilement, puisqu on s est donné des marges de manœuvre

55 En conclusion, réussir à gérer son temps Une attitude volontaire face au changement Une démarche méthodique Des outils liés à la démarche

56 BON COURAGE!