Automatic Object Filing

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1 Automatic Object Filing Document Management solution 03/03/2005 REAL Solutions Welcome to the Real world!

2 Pourquoi imprimons nous 3 copies de chaque document...? Objectifs On passe un temps fou à rechercher une copie de facture! Ma secrétaire passe ses journées à classer des lettres!

3 Economies de temps et d argent Copies de sécurité Evolution en douceur vers la Objectifs Gestion Electronique Documents

4 BANG! Objectifs

5 Functions Spoules(éditions) PC Documents (doc, pdf,..) Fonctions QUOI? Courier, lettres Fax et entrant et sortant Fichiers source, données et texte Images, video, communications tél...

6 Functions Archive document procedure y y Automatisation Règles 1 Que faut il archiver? 2 Comment le traiter? 3 Comment le classer, l indexer 4 Utiliser, chercher, imprimer, envoyer,...? Fonctions

7 Functions Produit d applications Quoi? Tout document! Listes comptables, factures, statistiques, Fonctions Editions retravaillées es Lettres, graphiques, logos, fond de page... Editions à distance Other AS/400, Mainframe, NT, VAX, UNIX, Tout format ASCII, SCS, IPDS, AFPDS, PCL, POSTSCRIPT,...

8 Functions Spoule page1 page2 Fonctions Segmentation Segmentation Facture Document page1 page2 page3 page4 page5 Note de Credit Facture Note de Credit page1 page1 Page1

9 Functions Definition des dossiers, classeurs, fichiers. y Departement, client, panier Functions Classement? Definition des index de recherche y Information système : spool file name, job name, date, user, form, scan date... y Critères personalisés : numéro de compte, montant, Date,client, numéro de facture Nombre d index illimité!!!

10 Functions Access time to documents magnetic magnetic optical tape NRT + 0 NRT + DT 7 days 30 days Hierarchical Storage NRT + DT + 1s/MB + 1 MT NRT + DT + OLRT Functions Retrieval probability -----> Time

11 Functions Consulter & Autorisation? Choisir le document à afficher/imprimer Ajouter un fond de page Annotation (Post-it) Envoi (fax, mail, ) Convertir en tableau Excel Imprimer Functions

12 Summary Scanned image input Image application Data Entry LOB / ERP application Administration Administration Management Workstation Individual appl. Excel, Word, etc.. Summary Images Data files Spool files Documents PC files Relational data base indexes Several import / restitution modules AOF DM federates all archives Optical mass & permanent storage A S I N G L E U S E R I N T E R F A C E

13 Benefits Solution globale d archivage Améliore le service à vos clients Economie de temps et d argent Augmente la productivité Supprime les erreurs de classement Pas de copies des documents Economie de papier et d espace Aspect légal : DON WORM Benefits

14 Benefits Et aussi Remplace l archivage traditionel (microfilm, etc,...) Le système de classement peut changer API et User Exit intégration AOF modulaire Gestion des droits (confidentialité sécurité) Evolution en douceur vers la GED Sauvegarde des archives Benefits

15 Benefits Pour les gestionaires informatique : Logiciel opérationnel en 2 heures Ecrans dans la langue de l utilisateur Aide en ligne Hot line avec les développeurs: solution rapide 3 à 5 jours d installation maximum en moyenne Benefits Garantie omnium durant le contrat de maintenance Au catalogue IBM Produit audité

16 Benefits A permis à des clients de tous les secteurs en Europe de mettre en œuvre une GED efficace de haute productivité Finance BNP Paribas, KBC, Credit Suisse, Alpha Credit, Banque de Luxembourg, Banca Intesa, SEBanken, DekaBank, ABN Amro Bank, Auxifina, RaboRobeco Bank, Banque Ferrier Lullin, Banque Hapoalim, Sarasin, UBP, San Paolo, Banque Degroof, Bikuben, Bank of Tokyo, AnHyp, SEB, Industrie Asco,Norton Saint Gobain,Renault, HVL, Panelux, Guérimand, Demazières, Siemens,Tudor, Exide,Etex,CAJ,Sandoz,Cepal,Rollinger, Benefits Distribution transport Mestdagh, Courteoux,Match, Lidl, Linvosges, Unicor, Facq, Facom, Delcom, AMP, Phardib, Mea, Haacht, Labo Stella, SDS, PressShop, FDF, CFM,DeKoninck, De Valk.. Services - Assurance Interlabor, Manpower, Lease Plan, CW Lease, Le Mans, Zurich, Fortis, Auxifina (General Elecric), L intégrale,ucm,diners Club, Mobilux, SNCT, Reuters.. Santé CHEI, Clinique Ste Elisabeth, Bordet,Inst. Morphologique, IRIS, CHA, HopitalSte Marie,..

17 Base module Products Imaging Contact management gateway Fax gateway Authentication PC documents Optical support Hold mail Encryption Scanning & Images Spool routing Workflow Intranet gateway Envelopping Product range Image+connect MQ gateway

18 Demandes actuelles Tendance sur les derniers projets mise en œuvre : Un seul référentiel des documents de l entreprise (avec vues différentes). Exemples : vue consolidée des documents du clients (Courriers, factures, après vente ), vue par métiers Accès sécurisé à distance aux documents via intranet, extranet. Evite des envois de documents et permet une meilleure réactivité (exemple : le client suit à distance son dossier, ses factures ) Haute disponibilité des documents archivés (fonction de réplication) Autres exemples de réalisation clients :

19 Case study - Solution globale de Gestion Electronique de Document. - COLD pour archiver l'ensemble des états comptables,... - Courriers clients captés et archivés automatiquement. - Spécimens de signature et ouvertures sont scannés. - Virements sont scannés et archivés, etc. - Circuit de validation des documents scannés a été mis en place grâce au module "workflow" d' AOF-DM. - Les ordres de bourse sont archivés et automatiquement confirmés par télécopie aux courtiers. - Le module "Hold Mail" conserve le courrier des clients jusqu'à leur visite. -Tous les documents accessibles par intranet. Case Study

20 Case study La Société Européenne de Banque (Groupe BCI) a été un des premiers utilisateurs d' AOF-DM (1994). - archive tous les états imprimés. - Plusieurs applications de scanning sont également en place: Documentation clientèle, documents d'ouverture, crédit internationaux, etc. Gestion efficace de très gros volume de papier. - Le département "Fonds" utilise AOF-DM pour publier et distribuer par télécopie et courrier électronique les VNI, dès qu'elles sont disponibles. -La SEB utilise également AOF-DM pour archiver l'ensemble des télécopies et courrier électronique de la banque. Le module d'encryptions d'aof-dm a également été choisi pour protéger les documents sensibles. -Tous les documents sont accessibles par intranet (Lotus Notes). Case Study

21 Case study -Mobilux (1er opérateur GSM à Luxembourg) archive sur disque optique les relevés et factures adressés à ses clients. - Ces documents sont accessibles aux clients via Internet. - Les demandes d abonnement sont scannées et le module Workflow permet une gestion efficace de leur traitement. Case Study

22 Case study - Fortis Assurances archive l'ensemble des courriers adressés aux clients. (word, pdf, tiff) - Les contrats sont archivés dans un "gestionnaire de version". - Les contrats sont gérés dans un dossier électronique, au sein duquel les documents signés sont scannés régulièrement. - Les clients et courtiers de Fortis Assurance ont accès aux documents électroniques via une connexion Internet sécurisée.. - Le site internet de Fortis est relié à AOF via MQ Series Case Study

23 Case study - Exide Europe a choisi AOF-DM comme solution d'archivage globale. - L'ensemble des documents comptables et commerciaux produits par les filiales européennes (France, Belgique, Pays Bas, Royaume Uni, Italie, Portugal, Pologne, Espagne, Allemagne,...) est archivé dans AOF. - Les factures fournisseurs sont scannées dans les filiales. La comptabilité est sise à Paris. - Les factures rentrent dans un circuit d'approbation accessible sur l'intranet d'exide. - Cette application a demandé la mise en place des modules "workflow", "courrier électronique" et "Intranet gateway". Case Study

24 Case study - Le département secrétariat clientèle scanne tous les documents d'ouverture de comptes (passeport, spécimens de signature, ). - Le "workflow" a été mis en place pour implémenter le principe (4 yeux) du double contrôle. - Les éditions destinées à la clientèle sont alors archivées. La mise en oeuvre du module "Hold Mail" a permis à la banque de faire de substantielles économies de personnel. Case Study

25 Merci pour votre attention REAL Solutions Welcome to the Real world!