Demande de possibilité de stage optionnel

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1 Demande de possibilité de stage optionnel I. Comment trouver des possibilités de stages optionnels Allez à la page principale du portail ( et connectez-vous à l aide de votre nom d utilisateur et de votre mot de passe. Si vous ne vous êtes pas encore inscrit au portail, vous devrez d abord vous enregistrer. Vous serez dirigé(e) vers la page d accueil des étudiants. Cliquez sur le bouton Guide sur les stages optionnels pour étudiants visiteurs à droite de la barre d outils. Inscrivez votre critère dans la fenêtre de recherche afin de chercher des stages optionnels en particulier. Cliquez sur le bouton pour effectuer votre recherche. Vous pouvez vous servir de la barre de filtre pour affiner votre recherche et ainsi obtenir des résultats plus précis. Une fois que vous aurez trouvé un stage optionnel qui vous intéresse, cliquez sur le titre pour en savoir plus. Vous serez dirigé(e) vers la page des possibilités de stages optionnels. Vous devez alors confirmer votre admissibilité au stage optionnel avant de poursuivre. Si vous désirez soumettre une demande à l égard de ce stage optionnel, cliquez sur le lien Ajouter à la liste de souhaits dans le coin supérieur droit. L étoile changera alors de couleur et deviendra ambrée. Ce stage optionnel fait maintenant partie de votre liste de souhaits et vous pourrez en faire la demande une fois votre recherche terminée. Si vous désirez retirer le stage optionnel de votre liste de souhaits, cliquez sur l étoile une deuxième fois. L étoile redeviendra grise.

2 II. Une fois que le stage optionnel a été ajouté à votre liste de souhaits, vous devez consulter le profil de l établissement (en cliquant sur le logo de l université dans le haut de la page des possibilités de stages optionnels). Vous saurez ainsi quels documents sont exigés par la faculté et qu il vous faudra par conséquent joindre à votre demande. Vous devez ajouter ces documents à votre profil d étudiant (dans la section Documents) avant de pouvoir entreprendre le processus de demande. Remarque : Vous devez avoir achevé ces étapes avant d entreprendre la création de votre demande. Création de la demande Il existe deux façons de lancer le processus de demande : 1. Cliquer sur Accueil dans la barre de navigation, puis cliquer sur le bouton Commencer une nouvelle demande. 2. Cliquer sur la Liste de souhaits des stages optionnels dans la barre de navigation, puis sur Soumettre une demande dans le coin supérieur droit. À tout moment, vous pouvez interrompre votre demande en cliquant sur le bouton Sauvegarder la demande sous forme d ébauche dans le coin supérieur droit. Vous pouvez reprendre l ébauche de votre demande là où vous l aviez laissée en cliquant sur Ébauche sous Demandes dans la barre de navigation. Stages optionnels 1. À l écran Créer une nouvelle demande, choisissez dans la boîte de menu déroulant la faculté à laquelle vous aimeriez soumettre votre demande. Seules les facultés offrant des stages optionnels figurant dans votre liste de souhaits seront affichées ici. 2. Sélectionnez la langue de votre choix pour votre demande et cliquez sur le bouton Demande. 3. À la page des renseignements sur les stages optionnels, cochez d abord la boîte Stage optionnel Sélectionnez la durée voulue du stage optionnel. 5. Choisissez un stage optionnel en particulier à partir de votre liste de souhaits en cliquant sur le bouton Veuillez sélectionner. 6. Choisissez la date du début de votre stage optionnel (Certaines dates ne seront peut-être pas disponibles. Consultez le profil de l université et la possibilité de stage optionnel pour obtenir de plus amples détails quant aux dates de disponibilité du stage optionnel). 7. Précisez vos objectifs d apprentissage pour le stage optionnel si on vous le demande (ce ne sont pas toutes les facultés qui vous demanderont vos objectifs). 8. Indiquez si oui ou non vous avez déjà communiqué avec d éventuels superviseurs ou superviseures pour ce stage optionnel et ajoutez leurs coordonnées le cas échéant. Remarque : Certaines facultés ne demanderont peut-être pas ce renseignement et pourraient en fait ne pas vous autoriser à communiquer avec un superviseur au préalable. 9. Ajoutez tout commentaire que vous souhaiteriez formuler. 10. Si vous désirez soumettre une demande à l égard d autres stages optionnels, répétez les étapes 3 à Cliquez sur le bouton Suivant au bas de la page.

3 Téléchargement des documents L onglet Téléchargement des documents vous permet de joindre des documents de votre profil d étudiant à votre demande en cours. Pour chaque document exigé : 1. Cliquer sur le bouton Parcourir à droite. 2. Sélectionner un document correspondant de la liste. 3. Cliquer sur le bouton Sauvegarder. 4. Une fois que tous les documents exigés seront joints, cliquer sur le bouton Suivant. Données universitaires L onglet des données universitaires affichera automatiquement les données tirées de votre profil d étudiant. Fournissez tout détail manquant puis cliquez sur le bouton Suivant. Renseignements personnels Vérifiez l exactitude de vos renseignements personnels et des données sur la personne à contacter en cas d urgence. Cliquez sur le bouton Suivant. Autre Dans cette section, on vous demandera des renseignements précis, exigés par la faculté à laquelle vous soumettez une demande. Le contenu de cet onglet peut varier. Cliquez sur le bouton Suivant une fois que vous aurez fourni les renseignements demandés. Paiement (demande) L onglet Paiement fait état des frais rattachés à la demande en cours. Entrez les détails de votre carte de crédit pour le traitement du paiement du stage optionnel (les données relatives au paiement ne seront pas sauvegardées si votre demande est sauvegardée en tant qu ébauche). Remarque : Ces frais sont versés directement à l établissement et sont distincts des frais déboursés à l inscription dans le Portail des étudiants. Une fois que vous aurez entré les détails de votre carte de crédit, cliquez sur le bouton Suivant. Sommaire L onglet Sommaire vous permet de passer en revue votre demande en entier. Vous pouvez revenir en arrière et modifier n importe quelle partie de votre demande avant de la soumettre. Vous devez examiner avec soin tous vos renseignements pour vous assurer de leur exactitude. Lorsque vous jugerez votre demande satisfaisante, cochez la case J ai lu la déclaration ci-dessus et j accepte de m y conformer. Pendant que vous remplissiez votre demande, si vous avez inscrit des renseignements que vous auriez aimé sauvegarder dans votre profil d étudiant, cliquez sur le bouton Soumettre et actualiser mon profil. Sinon, cliquez sur le bouton Soumettre. Vous obtiendrez une confirmation à l écran de votre demande ainsi qu un courriel qui réitère cette confirmation (voir ci-dessous). Vous pouvez maintenant visualiser votre demande en cliquant sur En cours de traitement sous Demandes dans la barre de navigation.

4 III. Prochaines étapes Après la soumission de votre demande, l établissement hôte effectuera la vérification de votre demande auprès de votre faculté d origine et essaiera par la suite de trouver un placement qui correspond à votre requête. Vous recevrez un avis par courriel lorsque ce sera fait. Entre-temps, vous pouvez vérifier l état de votre demande en cliquant sur En cours de traitement sous Demandes dans le portail des étudiants (le menu Demandes vous permet aussi de visualiser toutes vos autres demandes). Les états possibles sont : À l étude : L étudiant a soumis la demande et aucun document n est exigé jusqu à ce que la demande soit terminée ou annulée. À l étude mais en attente d un ou de plusieurs documents de l étudiant : Cet état permet à un étudiant inscrit de mettre à jour les documents soumis antérieurement. Une fois les nouveaux documents soumis, l état est remplacé par «À l étude» et l étudiant inscrit ne peut plus apporter d autres mises à jour. Terminée : Au moins un des stages optionnels demandés est confirmé par l étudiant et les autres stages sont annulés, confirmés ou refusés par l étudiant. Étude terminée avec drapeaux en suspens : Au moins un des stages optionnels demandés est confirmé par l étudiant et les autres stages sont annulés, confirmés ou refusés par l étudiant et il existe un ou des drapeaux dont l état est en suspens. Annulée : La demande au complet a été annulée (tous les stages optionnels demandés sont annulés ou refusés par l étudiant) et le courriel d annulation est envoyé à la personne-ressource en matière de placement à l égard du ou des stages optionnels qui avaient antérieurement été confirmés. Communiquer avec l établissement hôte : Les demandes soumises aux établissements hôtes ayant activé l option d utilisation limitée du système se verront attribuer cet état dès que l étudiant soumettra sa demande. IV. Acceptation d un placement Une fois que l établissement hôte a créé un placement pour vous, il vous en avisera par courriel et vous serez invité(e) à vous connecter au portail des étudiants afin de l accepter ou de le refuser. Comment accepter le placement Ouvrir une session dans le Portail des étudiants. Vous recevrez un avis vous invitant à cliquer sur le cercle rouge.

5 Vous verrez votre liste de demandes. Cliquer sur la loupe à droite pour visualiser la demande. Dans le bas de l écran vers le milieu, vous verrez vos stages optionnels ainsi que les options Refuser ou Accepter. En cliquant sur Accepter, vous confirmerez votre stage optionnel auprès de l établissement hôte. Vous serez invité(e) à confirmer votre choix. En cliquant sur Refuser, vous annulerez la demande. Vous serez invité(e) à confirmer votre choix. CE CHOIX EST FINAL ET AUCUN RETOUR EN ARRIÈRE NE SERA PERMIS.