COURS SUR LA GESTION DES PROGRAMMES: QUALITÉS PROFESSIONNELLES REQUISES POUR ASSURER UN LEADERSHIP EFFICIENT

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1 COURS SUR LA GESTION DES PROGRAMMES: QUALITÉS PROFESSIONNELLES REQUISES POUR ASSURER UN LEADERSHIP EFFICIENT Boston, Massachusetts Du 23 Septembre au 18 Octobre 1996 Mamadou Sène BASICS Technical Directive: 006-SE-OI-002 USAID Contract Number: HRN-6006-Q

2 TABLE DES MATIÈRES LISTE DES SIGLES RESUME P ARTICIP ATION AU COURS MSH SUR LE MANAGEMENT... 3 A. But et Objectifs du Cours... 3 B. L'Organisation du Cours... 4 C. Remarques Sur Le Cours... 5 D. Suggestions... 6 ll. PROGRAMME SENEGAL/PLAN D'ACTION AN ANNEXES ANNEXE A ANNEXE B LISTE DES PARTICIPANTS CALENDRIER DES ACTIVITES

3 LISTE DES SIGLES ACQ AM BASICS CREN IEC IOV MBTI MSH MV PBT PCIME PMIG RSA SIG SRO URO USAID Amelioration Continue De La Qualite allaitement maternel Basic Support for Institutionalizing Child Survival Project centre de rehabilitation et education nutritionnelle information, education, et communication indicateurs objectivement verifiables Myers Briggs Type Indicator Management Sciences for Health moyens de verification preceding birth technique prise en charge intégrée des maladies de l'enfance paquet minimum d'information de gestion repertoires de styles d'apprentissage système d'information a des fins de gestion sels de réhydratation orale unité de réhydratation orale United States Agency for International Development

4 RESUME Dans la période du 23 septembre au 18 octobre 1996, j'ai participé, à Boston, au cours sur la gestion des programmes: qualités professionnelles requises pour assurer un leadership efficient. Ensuite, je me suis rendu à Washington (21-23 octobre 1996), où j'ai aidé avec la présentation du plan d'action pour l'année 4 du programme Sénégal, aux membres de BASICS et de l 'USAID/W ashington. Le cours sur la gestion des programmes, organisé par Management Sciences For Health (MSH), qui porte sur les qualités professionnelles nécessaires au leadership, est basé sur un modèle de leadership qui définit les éléments essentiels permettant au leader d'établir un équilibre entre les différentes composantes de l'organisation. Cet équilibre est vital pour l'organisation. Au niveau de l'organisation, il faut équilibrer les éléments suivants: La direction stratégique permet d'établir le processus de formation, d'éxécution et l'évaluation des stratégies et d'adapter l'organisation aux conditions changeantes de l'environnement. Les structures et systèmes donnent à l'organisation son sens opérationnel. Le leader devra sans cesse les animer et les adapter aux impératifs de l'environnement, et s'assurer que les structures et systèmes correspondent à la mission de l'organisation. li peut les modifier, les remplacer, ou les restructurer, suivant les impératifs du moment. La culture organisationnelle détermine la compréhension et la perception que les individus se font de leur organisation, et la façon dont ils souhaitent la voir fonctionner. Le leader est ainsi amené à s'y référer constamment dans l'éxercise de ses fonctions. li a la responsabilité de modifier ou adapter la culture organisationnelle aux impératifs du moment. Au niveau de l'individu, il faut équilibré les éléments suivants: La vision: Elle présente une image d'un futur qui soutient les objectifs que l'organisation doit atteindre. La vision qui est un élément indispensable du leader peut provenir des expériences personnelles du leader, de la maîtrise des problèmes et forces au niveau de l'environnement, ou encore d'informations provenant d'autres sources et ayant pour but de clarifier les expériences et les connaissances acquises. Les plans opérationnels: lis traduisent en action concrète la vie de l'organisation à chaque instant. La conception, l' éxécution et l'évaluation des plans opérationnels sont essentiels. Le leader efficient s'assure que des plans complets et réalistes sont élaborés et suivis. li établit et maintient la balance parmi les différentes unités opérationnelles, et entre les ressources et les résultats. Le leader doit s'assurer que les plan sont bien

5 éxécutés, les niveaux de performance désirés sont réalisés, les ressources sont disponibles et utilisées d'une façon rationnelle, les tâches et autorités sont délégués à des personnes capables de les assumer, les activités sont bien supervisées, la performance est suivie et évaluée, et les informations sont collectées et communiquées à temps aux partenaires. Ceci implique une bonne gestion du temps et une gestion personnelle du leader. Les compétences techniques, conceptuelles, et humaines du leader en sont un atout. La motivation, la gestion de soi-même et des autres constituent des points importants au fonctionnement harmonieux de l'organisation et surtout à la conduite efficace de l'équipe de travail. Ceci implique non seulement la connaissance de ses propres capacités, forces et faiblesses, mais aussi le développement, la motivation, et la gestion des ressources humaines, la gestion et la résolution des conflits, la gestion de temps, la communication, et la participation dans la prise de décisions. Au centre de tous ces éléments se trouve le leader dont la capacité importante est celle d'établir l'équilibre entre eux, suivant les circonstances internes et externes du moment. Le cours, qui est organisé autour de ce modèle, commence par une clarification des concepts et propose des définitions (direction stratégique, culture organisationnelle, vision... ), et donne aux participants des outils simples et pratiques de management (gestion du temps, négociation, gestion du changement, gestion du supérieur hiérarchique... ). Le plan d'action de l'an 4 du programme Sénégal est orienté vers des activités en rapport avec les indicateurs du "paquet de résultats" de la Mission USAID. La présentation du plan d'action pour l'année 4 du projet BASICS au Sénégal, qui rentre dans le processus de son approbation, a été une occasion pour faire le point sur les réalisations faites pendant l'an 3 du projet, et pour recueillir et intégrer les remarques et suggestions sur les activités planifiées pendant la période d'octobre 1996 à septembre

6 1. PARTICIPATION AU COURS MSH SUR LE MANAGEMENT Le cours MSH sur la gestion de programmes: qualités professionnelles requises pour assurer un leadership efficient, a regroupé à Boston, dans la période du 23 septembre au 18 octobre 1996, 16 participants qui sont venus des pays suivants: Bénin (1), Burundi (2), Cambodge (1), Haiti (3), Mali (1), Ruanda (3) et Sénégal (5). La direction du cours a été assurée par Marianne DiMascio, de MSH, et Bula-Bula LiéLié A. Romain, Consultant. A. But et Objectifs du Cours Le but du cours était d'améliorer les capacités des participants à utiliser un leadership qui permet la formulation d'une vision, des stratégies, et un plan d'action pour atteindre les objectifs de l'organisation. Les objectifs du cours: 1. Appliquer le modèle de leadership qui permet d'établir l'équilibre entre les différents éléments auxquels le leader doit faire face dans une organisation. 2. Identifier leurs aptitudes comme manager et leader pour développer un plan d'action relatif au développement professionnel. 3. Développer une vision personnelle de l'organisation qu'ils gèrent. 4. Développer des plans stratégiques et opérationnels pour relever les défis auxquels ils font face dans leurs organisations, pays ou communautés. 5. Impliquer les acteurs clés identifiés dans le développement, l'éxécution et l'évaluation du plan. 6. Utiliser de façon efficiente avec le personnel, les collègues, les clients et les autres partenaires. 7. Communiquer de façon efficiente avec le personnel, les collègues, les clients et les autres partenaires. 8. Améliorer leurs capacités de conduire une équipe efficiente et motivée. 9. Utiliser les principes de la gestion des ressources humaines pour une supervision et délégation efficientes. 10. Analyser la performance financière des projets et des programmes. 3

7 Il. Utiliser les techniques de marketing permettant d'améliorer la qualité et l'accessibilité des services pour les clients. 12. Développer des stratégies pour obtenir l'appui des décideurs et des autres acteurs clés en appliquant les principes de la gestion de changement. 13. Améliorer leurs aptitudes de gestion de soi-même par une meilleure utilisation du temps, des réunions et des systèmes de soutien. 14. Adopter un comportement qui facilite le climat de collaboration dans le travail afin d'atteindre les buts de l'organisation. 15. Intégrer leurs apprentissages dans un plan d'action personnel pour transformer les stratégies en action. B. L'Organisation du Cours Pour chaque élément du modèle de leadership, il y a une ou plusieurs sessions du cours correspondant. 1. Les thèmes du cours Au niveau de l'organisation La direction stratégique La direction stratégique Les structures et systèmes Décentralisation Systèmes des finances, personnel, information, suivi et évaluation La culture organisationnelle Culture organisationnelle Au niveau du leader La vision La vision Les plans opérationnels Plan opérationnel Utilisation de l'information pour la prise de décision Gestion financière 1 4

8 Marketing et la mobilisation sociale Suivi et évaluation Gestion de changement Négociation et gestion des conflits Motivation et gestion de soi-même et des autres Développement personnel MBTI-un outil pour l'analyse de soi et des équipes Communication Dynamique du groupe Supervision. Délégation Gestion du supérieur hiérarchique Gestion de soi-même Motivation 2. Les méthodes d'apprentissages utilisées Exposée suivie de discussions Travail de groupe Jeu de rôle Etude de cas Le calendrier de travail qui a été élaboré (voir Annexe B) est composé de sessions qui correspondent aux thèmes de la formation. Des objectifs d'apprentissage ont été élaborés pour chaque session, ainsi que des activités d'apprentisage. C. Remarques Sur Le Cours 1- Les contenus du cours sur la gestion des programmes répondent aux préoccupations des personnes qui ont en charge, dans une organisation, la gestion des ressources humaines, la gestion des ressources financières et matérielles. Les méthodes d'apprentissage qui ont été utilisées, par la variété et la créativité des activités pédagogiques proposées, l'importance faite à l'apprentissage par expérience à travers les travaux de groupe et les simulations, ainsi que le respect des styles d'apprentissages, ont contribué à la création d'un environnement d'apprentissage enrichissant. 2- La qualité des deux directeurs du cours, et des intervenants externes, la programmation du cours qui a pris en compte des moments de travail intensif suivis par des moments de détente, avec les facilités de déplacement de l'hotel au lieu de cours, et l'organisation du 5

9 cours autour d'un modèle de leadership, ont contribué à une bonne compréhension des enseignements dispensés. D. Suggestions ~ Des contraintes liées à la méconnaissance des procédures qui sont mise en place conduisent le plus souvent à des retards dans l'utilisation et la justification des ressources. Un accent doit être mis sur l'importance pour le leader de bien connaître les procédures financières qui sont utilisées par le partenaire responsable du financement des activités. On pourrait améliorer la session 18 sur la gestion financière en intégrant des questions sur les procédures financières et comptables, l'élaboration des budgets, et les audits. Une équipe à besoin de partager la même vision de l'organisation pour laquelle elle travaille. Ceci nécessite de la part du leader qu'il possède les compétences requises pour se motiver et motiver les membres de l'équipe en vue d'atteindre les objectifs de l'organisation. Notre projet, qui a pour vocation d'améliorer la qualité des services en introduisant des approches nouvelles (PCIME, nutrition communautaire... ), est confronté avec des phénomènes de resistance aux changements chez des personnes jouant des rôles centrales dans les pays et dans les missions. Toutes les personnes qui dans les pays jouent ces rôles devraient être formées à ce cours. II. PROGRAMME SENEGALIPLAN D'ACTION AN 4 Pendant mon retour, j'ai fait un séjour à BASICS/W ashington, dans la période du 21 au 25 octobre 1996, pour aider avec la présentation du plan d'action de l'an 4 de BASICS/Sénégal. Cette présentation, qui rentre dans le cadre des procédures d'approbation des plans et des budgets par l'usaid/washington, a été faite dans les bureaux de BASICS, le 23 octobre Étaient présents: USAID/W ashington BASICS Linda Lankenau Glenn Patterson Pat Taylor Eckhard Kleinau Ron Waldman Karen Blyth Jean-Jacques Frère Nancy Keith 6

10 Paultre Desrosiers John Durgavich Patrick Kelly Jean-Patrick Guichard AED Peggy Parlato Suzanne Prysor-Jones Le plan d'action de l'an 4 du programme Sénégal est orienté sur des activités d'iec. Les messages sur la diarrhée et la nutrition qui seront développés, ainsi que le matériel éducatif, seront diffusés par les canaux habituels (personnels de santé, relais, médias... ), et par des structures communautaires qui seront identifiées et formées avec le soutien de l'équipe cadre du district et des infirmiers chef de poste des zones concernées. Les objectifs du plan d'intervention de BASICS seront poursuivis. Un accent sera mis sur l'intégration des SRO dans le secteur commercial, le développement d'une stratégie pour l'état nutritionnel de la femme enceinte, la mise en oeuvre des activités dans les URO/CREN de référence, et l'amélioration des pratiques d'allaitement maternel (AM) dans les maternités. Des clarifications sur des questions liées aux interventions en nutrition communautaire et sur l'évolution du testing sur le preceding birth technique (PBT) ont été apportées par nous même, et par des personnes qui ont assisté le programme Sénégal dans la mise en oeuvre de ces interventions. Une suggestion a été faite d'intégrer dans le plan d'action de l'an 4 une enquête rapide sur la prise en charge des cas dans les formations sanitaires. Cette suggestion a été retenue. 7 }<J

11 ANNEXES } 1

12 ANNEXE A LISTE DES PARTICIPANTS

13 Cours de Formation sur la Gestion des Programmes Boston, USA 23 septembre-18 octobre 1996 Liste des Participants Pays Benin Burundi Cambodge Haiti Mali Rwanda Sénégal Participants Alfred C. Koussemou Dr Spéciose Buhetura Dr Charles Karakura Dr Khieu S. Vuthea Dr Marc-Auréle Telfort Dr Gracia Desforges Dr Pierre C. Jean Baptiste. Mme Hanguine Assitan Camara Dr Charles Rudakubana Mr Isaie Ndahiman Dr Guido Rugumine Mr Abdou Sène Mme Diakhou Mbaye Mme Nogaye Diop Mme Marieme Seye MBengue Mr Mamadou Sène Fonction Resp.Service Appui à la Gestion-MSPS Conseiller Direction Générale -MSP Chef de Service des Prestat. Cliniques Ministère de la Femme Direct. Departement Sanitaire Direct. Département Sanitaire Ouest Direct. District Saint Marc Chef de Projet EFFOCIMLI/94/P03 Directeur Cabinet Ministère Santé Secrétaire Exécutif Direct. Région de Kibungo Superviseur SSP Ziguinchor Superviseur SMIIPF Kaolack Coordin. IEC PNPF Direct. de l'action Sociale Represent. BASICS

14 ANNEXEB CALENDRIER DES ACTIVITÉS /4

15 Gestion de programmes: Qualités professionnelles requises pour assurer un leadership efficient 23 Septembre - 18 Octobre 1996 MANAGEMENT SCIENCES FOR HEALTH, Semaine Lundi; 23 Septembre,<:," ",', " Mardi. 24 Septembre Mercredi, 2S Septembre Jeudi, 26 Septembre Vendredi, 27 Septembre MATIN OUVERTURE Session 2 Session 4 Session 5 (co nt.) Introduction au Vision Direction cours: Modèle de stratégique leadership Session 7 Amélioration continue de la qualité Orientation culturelle APRES MIDI Session 1 Orientation Session 3 Session 5 Session 6 Développement Direction stratégique Culture p.ersonnel: Styles et organisationnelle flsques Session 8 Décentralisation: Le pour et le contre :" ::-.:>... ~:'.:":/"::::"<::. M.ATffl" " Lundi, 30 Septembre Session 9 MSTI - un outil pour l'analyse de soi et des équipes Maxdi.1 Octobre Mercredi. 2 Octobre Jeudi, J Octobre Session 10 Session 10 (cont.) Session Il Plan opérationnel Plan opérationnel Préparation et présentation des plans d'action Vendredi, 4 Octobre Introduction aux communications électroniques Session 12 Utilisation de l'information pour la prise de décision APRES Mml

16 L~cU,.~ Qctobre Mardi, 8 Octobrç Mercredi, 9 Octobre Jeudi, 10 Octobre Vendredi, 11 Octobre MATIN Session 13 Communication Session IS Supervision Session 17 ~ Gestion du supérieure hiérarchique Session 19 Marketin~ et la mobilisation des ressources Session 21 Suivi et évaluation Session 14 Dynamique du groupe Session 16 Délégation Session 18 Gestion financière Session 20 Visite de terrain Lundi, 14 Octobre Mardi, 15 Octobre., Mercrçdi, 16 Octobr~ JC!udi, 17 Oc~obre Vendredi, 18 Octobre ~TIN Jour Férié Session 22 Gestion de soimême Session 23 Gestion de changement Session 24 Négociation et gestion des conflits (cont.) Evaluation et clôture Session 24 Négociation et gestion des conflits Session 2S Intégration des apprentissages