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1 Monsieur/Madame, fournisseur d'alliance Data, Objet : Alliance Data lance la facturation électronique Dans le cadre d'efforts continus en faveur de la qualité, de l'efficacité et du service, le groupe Alliance Data passera à un environnement sans papier en mettant en œuvre un programme de facturation électronique. En votre qualité de fournisseur de LoyaltyOne, d'epsilon, Aspen Marketing Services, ou, filiales du groupe d'entreprises Alliance Data, nous vous informons de cette nouvelle initiative, qui aura un impact très positif sur la manière dont vous facturez actuellement ces sociétés. Avantages dont bénéficieront les fournisseurs grâce à la facturation électronique : envoi sécurisé et garanti des factures en quelques heures, ce qui nous permettra de traiter vos factures plus efficacement; réduction nette globale des coûts grâce à l'élimination des articles de papeterie, de l'impression des documents, des frais de port, etc.; visibilité de l état de facturation et de paiement à travers un portail fournisseur; élimination des problèmes usuels associés aux factures papier : données inexactes, factures perdues, etc. Grâce à notre partenariat avec OB10, chef de file d'un réseau mondial de facturation et d'envoi électroniques, nous sommes persuadés que ce nouveau processus bénéficiera à vous et à tous nos autres fournisseurs de biens et services. Actuellement, plus de fournisseurs du monde entier utilisent le réseau OB10 pour facturer leurs clients à l'échelle internationale. Cliquez ici pour télécharger la trousse d'information complète en anglais. Cliquez ici pour télécharger la trousse d'information complète en français.

2 Le partenariat Alliance Data-OB10 pour la réception de factures électroniques entre en vigueur le 31 decembre Votre participation à ce processus est essentielle. Veuillez noter que le fait de continuer à envoyer des factures papier non conformes aura un impact sur les prochaines décisions d'approvisionnement. La suite des événements Dans quelques jours, un représentant d'ob10 communiquera avec vous pour vous expliquer le programme par le détail, vous aider à choisir l'option la mieux adaptée à votre société et entamer le processus d'inscription. Vous trouverez des informations supplémentaires sur la facturation électronique au moyen du réseau OB10, notamment la Foire aux questions et la Vue d'ensemble des options, sur Si vous préférez commencer tout de suite, vous pouvez contacter OB10 directement au (option 2) pour recevoir de l'aide ou par courriel à l'adresse Merci à l'avance d'appuyer cette initiative importante. C'est avec grand plaisir que nous recevrons vos factures au moyen du réseau OB10 et vous offrirons des services de tout premier ordre régis par des pratiques exemplaires en matière de traitement de factures. Veuillez agréer, Monsieur, Madame mes sincères salutations. Jim Pierce VP, Corporate Administration Todd Holcomb Sr. Director, Procurement & P2P Operations Alliance Data Alliance Data 7500 Dallas Parkway, Suite Dallas Parkway, Suite 700 Plano, TX 75024, États-Unis Plano, TX 75024, États-Unis

3 Foire aux questions des fournisseurs au sujet de l envoi de factures à Alliance Data par l entremise d OB10 Qu'est-ce que la facturation électronique? La facturation électronique (e-facturation) est un mode de communication par Internet. Elle permet à Alliance Data de recevoir les informations de facturation directement de ses fournisseurs sans avoir à imprimer et envoyer des factures papier par la poste. Alliance Data a sélectionné OB10 en tant que fournisseur de facturation électronique en raison de sa position de chef de file sur le marché, ainsi que pour la qualité générale et la flexibilité de ses prestations. Qui est Alliance Data? Située aux États-Unis, Alliance Data est la société mère de LoyaltyOne (également appelée AIR MILES), d'epsilon, d Aspen Marketing Services, et d'icom. Elle fournit des systèmes d'achat, de comptabilité et de comptes clients utilisés par ces sociétés canadiennes pour régler les factures de leurs fournisseurs. Qui est OB10? Avec plus de clients répartis dans le monde entier, OB10 est le plus grand réseau mondial de services de facturation électronique. Sa solution de facturation électronique permet aux sociétés d'envoyer leurs factures électroniquement directement à partir de leurs systèmes comptables, dans le format de données structuré de leur choix, et ce, sans avoir à installer de matériel ou logiciel exclusif. OB10 offre deux options d'enregistrement pour l'envoi de factures électroniques. Cela vous permet de choisir la méthode qui convient le mieux à votre modèle et structure d'entreprise en fonction du nombre de factures que vous enverrez à Alliance Data et à d'autres clients susceptibles d'utiliser le réseau OB10.

4 Pourquoi a-t-on adopté la facturation électronique chez Alliance Data? Cette nouvelle approche permettra un meilleur suivi des factures, réduira les erreurs superflues et renforcera l'efficacité du processus pour Alliance Data et ses fournisseurs. La facturation électronique réduit le coût lié à la gestion du grand nombre de factures papier que nous recevons chaque jour sans les coûts et les complexités associés aux méthodes traditionnelles sur papier. Du point de vue des fournisseurs, elle réduit les coûts associés à l'impression et à l'envoi de factures papier par la poste tout en renforçant l'efficacité du traitement des factures en matière de délai et de précision. Quelles options de facturation électronique la société OB10 offre-t-elle aux fournisseurs qui utilisent son réseau? OB10 propose des options de facturation électronique flexibles qui répondent aux besoins variés des fournisseurs en matière de taille, de système et de traitement. En outre, les fournisseurs n'ont pas besoin d'installer de matériel ou logiciel, ni de modifier la configuration de leurs systèmes. Il existe deux méthodes ou options principales pour envoyer des factures et notes de crédit par le biais du réseau OB10 : la solution intégrée et le formulaire en ligne : Solution intégrée : cette option convient particulièrement aux fournisseurs qui envoient un grand nombre de factures. Cela leur permet d'envoyer un fichier de données de facturation (facture ou note de crédit) directement à OB10 à partir de leur système financier. Formulaire en ligne : cette option convient particulièrement aux fournisseurs qui envoient un nombre limité de factures. Cela leur permet de créer leurs factures et/ou notes de crédit directement sur le réseau en ligne OB10, puis de les soumettre électroniquement à leurs clients. Le programme de facturation électronique d'ob10 est-il obligatoire pour tous les fournisseurs d'alliance Data? Oui. La facturation électronique étant une initiative adoptée à l'échelle de toute l'entreprise, ce programme s'applique aux fournisseurs qui envoient des factures papier à Alliance Data et à toutes ses filiales répertoriées ici. Le Service des comptes clients d'alliance Data n'acceptera plus de

5 factures papier de votre entreprise, sauf dispositions expresses contraires stipulées par écrit entre vous et Alliance Data. À l'avenir, le réseau OB10 sera notre méthode préférée de réception des factures. Il s agit d'une initiative importante pour Alliance Data, et la participation des fournisseurs est nécessaire. En espérant pouvoir compter sur votre collaboration dans le cadre de cette initiative, nous vous invitons vivement à profiter de cette occasion d'améliorer votre propre méthode de soumission de factures. Ce nouveau processus a le soutien total de la direction d'alliance Data. Si vous ne l'adoptez pas, nous en tiendrons compte lorsque le moment sera venu de renouveler notre contrat avec votre société. Si je choisis l'option formulaires en ligne, le portail OB10 est-il multilingue? Oui. Grâce à l'option Culture contrôlée par le fournisseur, on peut choisir la langue d'affichage du portail. Voici quelques-uns des choix disponibles : anglais britannique, français, allemand, espagnol, néerlandais, italien, anglais américain et portugais. Quelle est la différence entre l'option anglais britannique et anglais américain? L'option anglais britannique affiche la date selon le format jj/mm/aaaa, alors que l'option anglais américain l'affiche selon le format mm/jj/aaaa. Société canadiennes (filiales) comprises dans le Groupe Alliance Data : LoyaltyOne, Inc. (dont AIR MILES et Direct antidote) LoyaltyOne, Inc. (dont les divisions Colloquy, Precima et L One Consulting) ICOM Information and Communications LP (ICOM Canada) Epsilon Interactive Canada (Epsilon Canada) Aspen Marketing Services, Inc. (ASPEN Canada) La version française de la trousse de communication des fournisseurs sera-t-elle disponible sur le portail Internet des fournisseurs? Si oui, comment peut-on y accéder? Oui. Le portail Internet des fournisseurs abritera tous les documents contenus dans la trousse de communication des fournisseurs, et ce, en langue anglaise et française. Les fournisseurs peuvent

6 accéder à ces documents en cliquant sur les différents liens actifs affichés sur la page Fournisseurs à : Que se passera-t-il si j'envoie encore des factures papier? Tous les fournisseurs sont censés adhérer à notre initiative de facturation électronique en s'inscrivant auprès d'ob10. AllianceData a reçu les factures électroniques depuis 1 décembre La nonparticipation de votre société peut affecter nos relations professionnelles de la façon suivante : Remise en cause de l'octroi de futurs contrats Modalités de paiement non-garanties Prolongation du cycle de traitement, car toute transaction sur factures papier sera jugée non conforme à notre procédure standard Impact sur le processus de gestion de la feuille de pointage du rendement des fournisseurs La soumission de factures électroniques par l entremise du réseau OB10 implique-t-elle un coût pour les fournisseurs? Oui, il y a des frais établis par OB10 pour les fournisseurs qui utilisent le réseau OB10 aux fins de facturation de leurs clients. Le tarif du réseau est fixé par OB10, tous les frais lui étant facturés et réglés directement par le fournisseur. Ce coût est néanmoins minimal par rapport au coût que les fournisseurs encourent actuellement pour l'impression, l'affranchissement, les frais de distribution express et autres. Il existe deux options pour la soumission de factures électroniques : la solution intégrée et le formulaire en ligne. Si vous choisissez la solution intégrée, il y a des frais d'adhésion annuels, plus des frais de transaction. Si vous choisissez le formulaire en ligne, il n'y a aucun frais d'inscription ni d'adhésion à régler pour commencer à utiliser le service. Il vous suffit d'acheter des blocs de factures. Pourquoi les frais ne sont-ils pas pris en charge par Alliance Data? Des frais sont applicables tant au fournisseur qu'à Alliance Data pour pouvoir utiliser le réseau OB10, car tous deux bénéficient du service. En outre, il s'agit d'un réseau ouvert et non d'un système d'échange réservé à Alliance Data. Présentement, Alliance Data ne prend pas en charge les coûts des fournisseurs pour produire des factures papier. N'oubliez pas que vous économiserez en frais

7 de papier, d'impression et de port lorsque vous passerez à la facturation électronique. Selon nos analyses, adopter la facturation électronique permet aux fournisseurs de faire des économies en rationalisant leurs processus et en réduisant sensiblement le délai de traitement et de paiement de leurs factures. Qu est-ce qui est couvert par les frais d'adhésion? Les frais d'adhésion couvrent le coût encouru par OB10 pour vous inscrire sur son réseau, ainsi que les coûts généraux d'entretien de ce dernier. Ce coût est annuel, quel que soit le nombre de clients que vous facturez en passant par le réseau. Quand et comment dois-je régler les frais d'adhésion? Solution intégrée : les frais initiaux d'abonnement annuels à la solution intégrée doivent être réglés à la signature du contrat. OB10 ne commencera pas la mise en œuvre de ses services fournisseurs avant la confirmation du paiement par carte de crédit, système interbancaire de traitement automatique des chèques ou autre mode de paiement. Les frais annuels comprennent l'inscription, la mise en correspondance, l'entretien et l'assistance pour le service couvert. Les prix sont susceptibles d'être modifiés avec préavis écrit de 30 jours. Tous les frais excluent les taxes, qui relèvent uniquement du fournisseur intégré. Formulaire en ligne : À la fin du formulaire Web enregistrement, chaque fournisseur de compte sera crédité d'un premier 12 transactions sans frais. Ces 12 transactions sera renouvelé après 12 mois à compter de la date d'enregistrement, à moins qu'ils ne soient entièrement utilisés et les transactions additionnelles sont nécessaires pendant une période de 12 mois. À l'époque, un lot de 25 sera la quantité minimum que vous pouvez acheter. La TPS/TVH s'applique-t-elle aux frais d'adhésion à OB10? Non, la TPS/TVH ne s'applique pas au règlement des frais d'adhésion fournisseur OB10. OB10, Inc. étant une société située aux États-Unis, les frais facturés ne sont pas assujettis à la TPS/TVH. Passer des factures papier au processus OB10 modifie-t-il le taux d'imposition que j'applique actuellement sur mes factures papier? Pas du tout. Avec ce nouveau processus OB10 (que ce soit le formulaire en ligne ou la solution intégrée), vous continuerez de facturer les filiales canadiennes d'alliance Data (LoyaltyOne, ICOM,

8 Epsilon ou Aspen). Vous appliquerez donc toujours les mêmes montants d'imposition que sur les factures papier, conformément à la législation fiscale en vigueur. Puis-je envoyer des factures électroniques à tous mes clients par l entremise du réseau OB10? Oui. Une fois que vous serez inscrit au réseau OB10, vous pourrez envoyer des factures électroniques à n'importe quel autre client utilisant ce réseau. Et si mon système n'est pas capable de créer des factures électroniques? Vous pouvez accéder au site Internet sécurisé d'ob10 et créer des factures en ligne à l'aide du formulaire en ligne. Il vous suffit de disposer d'une connexion Internet et d'un navigateur Web. Je facture déjà certains clients par l entremise du réseau EDI (échange de données informatisé). Puis-je utiliser ce système? EDI est un format de données géré par OB10. Alliance Data n'acceptera néanmoins pas l'envoi direct de factures fournisseurs dans ce format. Les factures doivent être envoyées au moyen du réseau OB10. Je peux faire en sorte que mes clients visualisent mes factures sur Internet. Puis-je utiliser ce système au lieu d'ob10? Le réseau OB10 veille à ce qu'alliance Data reçoive les données que vous envoyez dans un format qui sera automatiquement pris en charge par notre logiciel comptable. Fournir une image de la facture ou une option de téléchargement des données dans un format fixe ne répond pas à nos exigences opérationnelles. Est-ce nécessaire d'installer un quelconque logiciel pour envoyer mes factures électroniquement par l entremise du réseau OB10? Non. Le service OB10 est non intrusif. Les fournisseurs peuvent utiliser un navigateur Internet standard pour télécharger des fichiers électroniques créés par leur système comptable existant. Quelle est la configuration système minimale requise pour utiliser OB10?

9 La configuration système minimale requise est la suivante : Microsoft Windows XP, Linux ou Max OS X*. Configuration minimale du navigateur : MS Internet Explorer 7 Safari 4 Mozilla Firefox 3.0 Quels sont les éléments de facturation nécessaires pour la soumission de factures à Alliance Data? Voir Éléments de facturation nécessaires pour la soumission de factures à Alliance Data par les fournisseurs canadiens ci-dessous Sera-t-il possible de joindre de la documentation supplémentaire aux factures envoyées par l entremise du réseau OB10? Oui. Vous pourrez joindre de la documentation d'appui lors de la soumission de la facture. Veuillez noter que toutes les pièces jointes doivent être en format PDF. Je prévois changer de logiciel de facturation prochainement. Serait-il préférable d'attendre avant de m'inscrire à OB10? Le réseau OB10 accepte n'importe quel format de données structuré. Vous pouvez vous joindre au réseau et envoyer vos factures dès maintenant. Il vous suffira d'informer OB10 des changements lorsque vous serez prêt à utiliser votre nouveau logiciel. Le réseau apportera les modifications nécessaires sans interruption de service. Les paiements d'alliance Data seront-ils effectués par l entremise du réseau OB10? Non. Nous continuerons de payer tous nos fournisseurs par l'intermédiaire du Service de comptes clients d Alliance Data Corp. deux fois par semaine, comme nous le faisons maintenant. Sera-t-il obligatoire de fournir un numéro de bon de commande pour toutes mes commandes ou OB10 acceptera-t-il les factures sans bon de commande? Nous préférons que tous les produits et services fournis à Alliance Data soient liés à un bon de commande valable et émis par Alliance Data. Il ne sera toutefois pas obligatoire de disposer d'un bon de commande pour nous facturer. OB10 acceptera les factures avec et sans bon de commande.

10 Comment obtenir de plus amples renseignements sur OB10 et son service de facturation électronique? Pour en savoir plus, veuillez consulter le site Internet d'ob10 à Vous pouvez aussi contacter OB10 par courriel à l'adresse ou appeler notre ligne spécialisée Service Fournisseur au (Option 2).

11 Éléments de facturation nécessaires pour la soumission de factures à Alliance Data par les fournisseurs canadiens Que les fournisseurs choisissent la solution intégrée complète (facturation électronique) ou le formulaire en ligne pour envoyer leurs factures par le réseau OB10, ils doivent obligatoirement fournir à Alliance Data les informations ci-dessous pour chaque facture électronique. Ces éléments clés sont indispensables pour permettre à Alliance Data de traiter rapidement votre facture et de la régler dans les délais. S'il manque un des éléments suivants sur votre facture, OB10 ne pourra la transmettre à Alliance Data et vous la retournera avec le motif du refus. Factures avec bons de commande les bons de commande multiples ne sont pas autorisés sur une même facture. Numéro de bon de commande valable émis par Alliance Data Le numéro de ligne du bon de commande pour chaque ligne facture soumise Quantité d'articles facturés par numéro de ligne Coût par article facturé Unité de mesure pour chaque article facturé (ex. unité, caisse, kilo/livre) Adresse de réception de paiements : ville, province et code postal Lieu de destination : adresse, nom du service/nom de la personne-ressource, ville, province et code postal Numéro de la facture Date de la facture Modalités de paiement de la facture Devise de la facturation Montant total de la facture Numéros d inscription TPS/TVA/TVQ (le cas échéant) o Numéro TPS / TVH (exemple : RT) o Numéro TVQ (Québec) (exemple : TQ) o Numéro TVP Manitoba (exemple : MT)

12 Le montant des taxes,-le cas échéant, doit être consigné par chaque ligne article) o TPS / TVH o TVQ (Québec) o Taxe de vente provinciale (TVP) Montant du fret - le cas échéant REMARQUE : Ne commencez pas à travailler sur le produit ou service associé avant d'avoir reçu un numéro de bon de commande d'alliance Data. Factures sans bon de commande, notes de crédit et notes de service Adresse de réception des paiements : ville, province et code postal Lieu de destination : adresse, nom du service/nom de la personne-ressource, ville, province et code postal Numéro de la facture Date de la facture Modalités de paiement de la facture Devise de facturation Montant total de la facture Numéros d inscription TPS/TVA/TVQ (le cas échéant) o Numéro TPS / TVH (exemple : RT) o Numéro TVQ (Québec) (exemple : TQ) o Numéro TVP Manitoba (exemple : MT) Montant du fret - le cas échéant o TPS / TVH o TVQ (Québec) o Taxe de vente provinciale (TVP) Montant du fret - le cas échéant REMARQUE : Tous les fournisseurs envoyant des factures sans bon de commande doivent obligatoirement inclure un nom de service et de personne-ressource valable dans l'adresse de destination afin de garantir le bon acheminement de la facture à traiter (codification et approbation). Sans ces informations, les recherches nécessaires au bon acheminement de votre facture entraîneront un retard dans son traitement et son paiement. Pour les fournisseurs qui utilisent le formulaire électronique :

13 Selon l entreprise Alliance Data (filiale) à facturer, il se peut que vous trouviez sur le formulaire électronique, dans le champ du nom de service, un menu déroulant vous proposant un choix de noms de service. Si le service que vous souhaitez facturer de figure pas dans la liste, veuillez choisir Autre, puis fournir un nom valable dans le champ Personne-ressource afin d assurer la validité de la soumission et du traitement de votre facture. Si le champ du nom de service de l entreprise Alliance Data à facturer ne comporte pas de menu déroulant, il vous faudra taper dans ce champ le nom du service que vous souhaitez facturer, puis fournir un nom valable dans le champ Personne-ressource.

14 La suite des événements Un membre de l'équipe OB10 communiquera avec vous d ici deux (2) semaines pour vous expliquer les options de facturation électronique disponibles et vous aider à choisir une solution adaptée à votre société. Vous trouverez des informations supplémentaires sur la facturation électronique par le réseau OB10, notamment la Foire aux questions et la Vue d'ensemble des options sur Vous pouvez également contacter le numéro d'assistance AllianceData/OB10 au (option 2) pour obtenir de l'aide ou si vous avez des questions sur la facturation électronique par le réseau OB10. Le partenariat Alliance Data-OB10 pour la réception de factures électroniques entre en vigueur le 31 decembre Votre participation à ce processus est essentielle. Veuillez noter que le fait de continuer à envoyer des factures papier non conformes aura un impact sur les futures décisions d'approvisionnement.

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