Questionnaire AFIGESE - OPPALE. " Les modes de gestion de la Performance Publique Locale"

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1 Questionnaire AFIGESE - OPPALE " Les modes de gestion de la Performance Publique Locale" Proposé par l'université de Pau et Pays de l'adour (UPPA, FRANCE) Contexte de l'étude Suite à notre première étude de 2008, il est apparu intéressant d analyser l évolution de la mise en œuvre des démarches locales de performance, pour les collectivités engagées ou non à cette époque. Ces démarches correspondent à la mise en œuvre de nouvelles pratiques managériales et politiques ayant non seulement des finalités internes, de maîtrise des ressources, moyens et/ou activités, mais aussi des finalités externes, d amélioration de la qualité de l offre des services publics locaux ou encore de la satisfaction des usagers. Dans un contexte public local en forte mutation, cette étude a pour objectif d analyser les modalités et dispositifs de l amélioration des capacités de fonctionnement des collectivités locales. Dans cette optique, 5 parties sont abordées : Une première intitulée " Pilotage des démarches locales de performance " Une seconde intitulée " Outils des démarches locales de performance " Une troisième intitulée " Apprentissages en terme de performance publique locale " Une quatrième intitulée " Prolongements de l'étude " Une cinquième intitulée " Coordonnées du répondant " Nous vous remercions d'avance de votre participation et nous engageons à vous communiquer les résultats de cette enquête.

2 Partie 1: Pilotage des démarches locales de performance 1.1) Votre collectivité s'est elle engagée dans une démarche locale de performance? 1.1.1) Si oui, en quelle année votre collectivité s'est-elle engagée dans une démarche locale de performance? 1.1.2) Si non, est-ce prévu dans un futur proche, d'une à deux années? 1.2) Quels acteurs ont (cochez la ou les cases correspondantes): - l'etat - les citoyens/usagers/contribuables - les élus - les agents - les consultants externes - la direction générale ou les services - les partenaires externes (entreprises, banques...) Eté à l'initiative de cette démarche? Eté impliqués dans le suivi de cette démarche? Eté les cibles/destinataires de cette démarche? 1.3) Quels étapes générales ont été engagées lors de cette démarche? - Segmentation stratégique / détermination des politiques publiques locales de la collectivité sous forme de missions/programmes/actions - Restructuration et quantification budgétaire sous forme de missions/ programmes/actions - Adaptation de cette architecture budgétaire aux documents budgétaires réglementaires (BP, CA, DOB, BS, etc.) - Imputation globale / consolidation des moyens alloués/engagés aux missions/programmes/actions de la collectivité - Globalisation des enveloppes budgétaires afin de favoriser une fongibilité des crédits par politiques publiques - Mise en œuvre d'objectifs et d'indicateurs de performance locale au niveau global de la collectivité - Responsabilisation des directions (contractualisation interne, désignation des responsables de programme, etc.) - Responsabilisation des agents (mise en œuvre d'objectifs et d'indicateurs individuels, contrats individuels de performance, etc.) - Evaluation des politiques publiques et des missions/programmes/actions - Evaluation des directions, évaluation des agents

3 1.4) Quels moyens humains ont été mis en œuvre pour initier et développer cette démarche locale de performance? Création d'un comité de pilotage de cette démarche Création de groupes de travail par direction Nomination d'un référent " démarche locale de performance " dans chaque direction pour faire l'interface avec le service / direction porteur de la démarche Nomination d'un responsable de plan stratégique et/ou plan opérationnel et/ou objectifs par direction Organisation de commissions politiques et administratives d'études autour des plans stratégiques et opérationnels Autres 1.5) Pensez-vous que les facteurs suivants ont contribué à la réussite de votre démarche locale de performance? (de 1 =, pas du tout, à 7 =, tout à fait) - avoir prévu un plan pluriannuel d'implémentation dans le cadre d'une démarche en plusieurs étapes (principe de progressivité de la démarche) - créer et enraciner progressivement le changement culturel induit par le passage à une démarche locale de performance et de résultat - adapter cette démarche locale de performance aux caractéristiques de la collectivité locale concernée - bénéficier d'un soutien et d'une implication de l'etat - bénéficier d'un soutien et d'une implication des partenaires financiers - bénéficier d'un soutien et d'une implication politique des élus de la collectivité concernée - bénéficier d'un soutien et d'une implication de la direction générale - avoir affecté des moyens humains, financiers et matériels importants à cette démarche de performance - avoir créé des interactions entre les différents acteurs de la collectivité (élus et administratifs, supérieurs et agents) - avoir créé un groupe projet autour de cette démarche (comité de pilotage, etc.) 1.6) Quelles adaptations de votre Système d'information ont été engagées pour la mise en oeuvre de cette démarche de performance? Changement de logiciel financier Refonte des procédures budgétaires et comptables Changement de logiciel de gestion des ressources humaines Elaboration d'un système d'information décisionnel Autres

4 Partie 2: Outils des démarches locales de performance 2.1) Avez-vous réalisé un diagnostic stratégique de vos politiques publiques? (analyse des opportunités et menaces de l'environnement, et des forces et faiblesses de la collectivité locale) 2.2) Avez-vous réalisé une planification stratégique de vos politiques publiques (définition d'objectifs stratégiques)? 2.2.1) Si oui, ce plan stratégique correspond-il? - à une déclinaison des politiques publiques locales - à une traduction des compétences réglementaires de la collectivité 2.3) Avez-vous réalisé une planification opérationnelle de l'offre de services publics (définition d'objectifs opérationnels)? 2.3.1) Si oui, ce plan opérationnel correspond-il? - à une traduction des orientation stratégiques des élus - à une déclinaison des activités des services 2.4) Avez-vous rattaché ces plans de pilotage stratégiques et opérationnels aux états financiers de votre collectivité (Budget Primitif et Décisions Modificatives)? 2.5) Vos objectifs de performance ont-ils été intégrés dans un document de type " Plan Annuel de Pilotage (ou de Performance) " ou dans un projet d'administration? 2.6) Avez-vous développé des dispositifs de responsabilisation au sein de votre collectivité?

5 2.6.1) Si oui, ces dispositifs de responsabilisation correspondent à : - la responsabilisation des élus (engagement sur des objectifs à atteindre, participation à des groupes de travail thématiques sur le suivi de la performance des politiques publiques locales),... - la reponsabilisation des directions (Contrats d'objectifs avec la direction générales et/ou les élus, projets de service en lien avec la stratégie de l'organisation,...) - la responsabilisation des agents (contrats d'objectifs individuels, rémunération à la performance,...) - la déconcentration des actions comptable et financière dans les différentes directions opérationnelles - la déconcentration du contrôle de gestion dans les directions opérationnelles 2.7) Avez-vous développé des dispositifs d'évaluation de la performance de votre collectivité (définition d'indicateurs de performance)? 2.7.1) Si oui, vos indicateurs de performance couvrent-ils? - l'ensemble de vos directions fonctionnelles (Finances, DRH, Informatique...) - l'ensemble de vos directions opérationnelles (Routes, Transports, Education, Culture...) 2.8) Vos indicateurs de performance permettent-ils des mesures : - de l'impact/effet des politiques publiques locales - de la qualité de l'offre de services publics - des modes de fonctionnement de l'organisation (procédures, allocation des moyens humains financiers, techniques aux activités, structure politique et administrative de la collectivité, dialogue de gestion,...) - du développement des ressources humaines (bien-être, satisfaction au travail, motivation...) - budgétaires/financières - de respect des lois et réglementations

6 2.9) Vos indicateurs de performance permettent-ils des analyses : - d'économie - de pertinence (bonne allocation des moyens aux objectifs) - d'efficacité (atteinte des objectifs) - d'efficience (atteinte des objectifs au moindre coût) - absolues (analyses centrées sur la seule donnée obtenue) - relatives (analyses comparées entre différentes données absolues) - statiques (analyses d'une donnée sur la base d'une évaluation à un instant " t ") - dynamiques (Analyses comparatives dans le temps) - intrinsèques (analyses internes à l'organisation) - extrinsèques (comparaisons avec un groupe de collectivités locales ayant des caractéristiques comparables) 2.10) Ces indicateurs sont produits : de manière manuelle de manière automatisée via un Système d'information décisionnel via un tableur récupérant les données du système d'information ou du personnel concerné autres 2.11) A quelle fréquence ces indicateurs sont-ils produits, utilisés? mensuelle semestrielle trimestrielle annuelle autres 2.12) Vos indicateurs de performance ont-ils été intégrés dans un document de type " Rapport Annuel de Pilotage (ou de Performance) " ou dans un rapport d'activité? ) Si oui, avez-vous rattaché ces documents d'évaluation aux états financiers de votre collectivité (Compte Administratif)? ) Si oui, ces documents d'évaluation ont-ils été: Utilisés par l'etat Utilisés par les citoyens/usagers/contribuables Utilisés par la direction administrative Utilisés par les élus Utilisés par les agents Utilisés par les consultants externes Utilisés par les partenaires externes (entreprises, banques)

7 2.13) Avez vous communiqué en externe sur la démarche locale de performance engagée? ) Si oui, sur quelles modalités? : informations générales sur la démarche politiques publiques segmentées missions/programmes/actions retenus objectifs envisagés indicateurs de performance fixés? valeurs cibles résultats obtenus et état d'avancement par rapport aux objectifs fixés moyens alloués/engagés qualité des services publics locaux autres

8 Partie 3: Apprentissages en terme de performance publique locale 3.1) Les démarches de performance mises en œuvre ont permis d'améliorer l'adaptation des moyens et ressources de la collectivité... (de 1 = ", pas du tout", à 5 = ", tout à fait"): - aux valeurs et finalités du service public - aux besoins et niveaux de satisfaction des usagers - à une communication fiable et cohérente sur les actions engagées - à la qualité escomptée de services publics locaux - à la quantité de services publics locaux rendus - aux aspirations de bien-être et de développement personnel des agents - à la nécessaire maîtrise des dépenses publiques - aux lois et réglementations 3.2) Les démarches de performance mises en œuvre ont permis d'améliorer l'orientation des objectifs et actions de la collectivité... (de 1 = ", pas du tout", à 5 = ", tout à fait"): - aux valeurs et finalités du service public - aux besoins et niveaux de satisfaction des usagers - à une communication fiable et cohérente sur les actions engagées - à la qualité escomptée de services publics locaux - à la quantité produite de services publics locaux - aux aspirations de bien-être et de développement personnel des agents - à la nécessaire maîtrise des dépenses publiques - aux lois et réglementations

9 3.3) Les démarches de performance mises en œuvre ont permis de développer une culture commune de résultat au sein de la collectivité locale afin d'améliorer... (de 1 = ", pas du tout", à 5 = ", tout à fait"): - la réponse aux valeurs du service public local - la réponse aux besoins et degrés de satisfaction des usagers, des citoyens, et de l'environnement local - la communication avec les parties prenantes de la collectivité, de façon fiable, accessible, transparente et cohérente sur les actions engagées et les moyens mobilisés - l'atteinte d'une qualité de services publics locaux cohérente avec les enjeux politiques et environnementaux de la collectivité - l'atteinte des objectifs d'offre de services publics locaux - la réponse aux aspirations de bien-être et de développement personnel des agents - la réponse à la nécessaire maîtrise des dépenses - la réponse au respect des lois et réglementations 3.4) Les démarches de performance mises en œuvre ont permis d'adapter la structure et l'organisation de la collectivité afin d'améliorer... (de 1 = ", pas du tout", à 5 = ", tout à fait"): - la réponse aux missions du service public local - la réponse aux besoins et degrés de satisfaction des usagers, des citoyens, et de l'environnement local - la communication avec les parties prenantes de façon fiable, accessible, transparente et cohérente sur les actions engagées et les moyens mobilisés - l'atteinte des objectifs de qualité de services publics locaux - l'atteinte des objectifs d'offre de services publics locaux - la réponse aux aspirations de bien-être et de développement personnel des agents - la réponse à la nécessaire maitrise des dépenses publiques - la réponse au respect des lois et réglementations

10 3.5) Les informations générées par les dispositifs de votre démarche de performance permettent aux élus de les aider dans leur prise de décision en matière d'amélioration...? (de 1 = ", pas du tout", à 5 = ", tout à fait"): - de l'impact des politiques publiques locales sur leur territoire - de la qualité de services publics locaux - de l'allocation des moyens humains, financiers et techniques à leurs politiques publiques - du développement du capital humain - de la maitrise des dépenses publiques et de respect de la réglementation 3.6) Les informations générées par les dispositifs de votre démarche de performance permettent aux fonctionnaires territoriaux de les aider dans leur prise de décision en matière d'amélioration...? (de 1 = ", pas du tout", à 5 = ", tout à fait"): - de l'impact des politiques publiques locales sur leur territoire - de la qualité de services publics locaux - de l'allocation des moyens humains, financiers et techniques à leurs politiques publiques - du développement du capital humain - de la maitrise des dépenses publiques et de respect de la réglementation

11 Partie 4: Prolongement de l'étude 4.1) Avez-vous des compléments à apporter à ce questionnaire ou des remarques à formuler? Vous pouvez nous faire part ci-dessous de la démarche que vous avez mise en oeuvre. 4.2) Vous autorisez-nous à vous contacter de nouveau afin de préciser les modalités opérationnelles de votre démarche de performance? Nom (facultatif) Prénom (facultatif) Fonction Partie 5: Coordonnées du répondant Collectivité locale concernée Nombre d'habitants Téléphone professionnel Mail (pour contact et envoi des résultats de l'enquête)