Guide utilisateur Gestionnaire. Avril 2015

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1 Guide utilisateur Gestionnaire Avril 2015

2 Sommaire Page Première connexion 3 Compte du titulaire 9 Dossier de formation 13 Historique 33 Changement de titulaire 35 Informations professionnelles 37 Annexe: Module Administrateur Principal 39

3 Première connexion

4 1ère connexion gestionnaire Depuis le site public : Vous accédez à l espace dédié aux professionnels Que vous faut il? - Votre identifiant transmis par votre administrateur principal ou délégué - Votre mot de passe provisoire transmis par courriel 3 étapes vous sont nécessaires pour accéder au portail CPF 4

5 1ère connexion gestionnaire : L identification Etape 1/3 Complétez les rubriques demandées et cliquez sur «s identifier» S agissant de votre 1 ère connexion, une alerte vous informe qu un changement immédiat du mot de passe est impératif. 5

6 1ère connexion gestionnaire : Modification du mot de passe Etape 2/3 Complétez l ensemble des champs obligatoires en respectant les contraintes liées à votre nouveau mot de passe. Il faut au moins : - 5 lettres - 3 chiffres - 3 types de caractères différents : Minuscule Majuscule Chiffre Caractère spécial Un indicateur de complexité du mot de passe vous aide à le faire. 6

7 1ère connexion gestionnaire : Validation des CGU Etape 3/3 Afin de vous connecter, il est nécessaire de valider les CGU en cochant la case et cliquez sur confirmer A l issu de cette troisième étape, vous accédez à l écran d accueil du portail CPF 7

8 1ère connexion gestionnaire Nous contacter Sur tous les écrans, le bas de page est identique. Le lien «Nous contacter» vous propose un formulaire de contact et rappelle le N de téléphone dédié aux organismes : En cas d incident, vous êtes invité à vous rapprocher du référent incident CPF déclaré par votre organisme, qui sera à même de vous apporter une réponse ou de la trouver auprès de nos équipes 8

9 Compte du titulaire

10 La recherche d un titulaire Complétez les 2 champs obligatoires : - N de sécurité sociale sur 13 caractères, sans la clé ; - Nom (nom de naissance, marital ou usuel). Cliquez sur «Rechercher» Vous accédez à l écran de synthèse du titulaire Les heures CPF sont grisées car elles ne seront disponibles qu à partir de Mars 2016 Pour inscrire les heures DIF du titulaire vous pouvez directement cliquer sur cet écran ou aller à la rubrique «Compte d heures» dans les rubriques présentes à gauche de votre écran. 10

11 Les données personnelles Le titulaire peut, via son espace, remplir ses données personnelles. L alerte «le titulaire n est pas inscrit sur le portail» signifie que ce dernier ne s est jamais connecté sur l espace qui lui est dédié. En tant que gestionnaire, vous avez également la possibilité de saisir ou de modifier les données personnelles du titulaire. Un message vous informe de la prise en compte des informations modifiées. 11

12 Le compte d heures Le solde du compte d heures DIF affiche «0» par défaut lorsque le solde n a pas été renseigné. Lorsque le DIF est déjà saisi, le solde s affiche ainsi que le nombre d heures réservées si un dossier de formation est en cours. Si le titulaire a saisi son DIF, vérifiez le nombre d heures au regard des justificatifs. Si le titulaire n a pas saisi son DIF, vous avez la possibilité de le faire à partir du champs «Saisissez le solde du DIF», puis cliquez sur «Enregistrer». Même si le titulaire ne possède pas d heures DIF, renseignez tout de même «0» dans le champ relatif au solde DIF. Attention : Si le titulaire a plusieurs employeurs, pensez à lui demander l ensemble de ses justificatifs afin de faire la somme des heures. Les heures DIF restent modifiables jusqu à la validation du dossier de formation. Si le nombre d heures DIF justifié est supérieur au nombre accepté par le SI CPF, contactez la plateforme de gestion du compte personnel de formation. 12

13 Dossier de formation

14 Le dossier de formation : Présentation Le dossier de formation se présente sous la forme de 3 onglets : Le titulaire : caractéristiques du titulaire et le cas échéant de son employeur La session : le titre de la formation, la session (date, lieu, durée, mode de formation) et l organisme formateur Le financement : coût pédagogique / DIF CPF et abondements 14

15 Le dossier de formation : Présentation Les étapes clés d un projet de formation se traduisent par 3 statuts successifs que vous retrouverez sur chaque onglet du dossier de formation : Une description de ces statuts est présente au bas de chaque onglet «En cours d élaboration» : Le projet de formation n'est pas finalisé : Toutes les données peuvent encore être modifiées et le dossier peut être supprimé. Le titulaire est libre de créer, renseigner, modifier ou supprimer le projet de formation. «Validé» : L ingénierie financière du projet de formation est validée et le titulaire a donné son accord. Le dossier de formation ne sera plus modifiable avant de le clore. Les heures DIF et CPF prévues sont réservées. L action de valider le dossier de formation n est pas disponible pour le titulaire. «Clos» : La formation est indiquée comme réalisée totalement, partiellement ou pas du tout, avec un impact possible sur le financement qui peut être revu. Les heures DIF et CPF réellement consommées sont débitées des soldes disponibles du titulaire. L action de clore le dossier de formation n est pas disponible pour le titulaire. 15

16 Le dossier de formation : Les habilitations En fonction du niveau d habilitation, des boutons d action sont disponibles : Tous niveaux Niveau 2 et supérieurs Niveaux 3 et 4 Niveaux 3 et 4 Niveaux 3 et 4 Niveau 4 Si ces boutons n apparaissent pas alors que votre activité nécessite ces actions, contactez votre administrateur principal ou délégué. 16

17 Le dossier de formation : La création Le dossier de formation permet de gérer toute information utile concernant une formation dont souhaite bénéficier un titulaire au titre de son compte personnel de formation. Il est possible de créer simultanément plusieurs dossiers de formation. La création d un dossier de formation est autorisée en fonction des droits accordés par l administrateur principal aux gestionnaires. Si les droits ne sont pas accordés, le bouton «Créer un dossier de formation» n apparaît pas. 17

18 Le dossier de formation : Le choix de la formation Le dossier de formation est initié en renseignant un code de formation éligible au compte personnel de formation (CPF). Si vous possédez déjà le code CPF de la formation souhaitée, saisissez le directement dans le champ prévu. Par ailleurs, ce code peut être trouvé sur le moteur de recherche des formations éligibles, disponible en remplissant les champs relatifs aux critères de la formation. 18

19 Le dossier de formation : La recherche d une formation 1/3 Le moteur de recherche intègre les listes de formations élaborées par les branches professionnelles, au niveau national interprofessionnel, ainsi que la des Régions. Lorsque vous renseignez directement le code CPF de la formation, appuyez sur «rechercher» pour trouver la formation souhaitée Il est également possible de trouver une formation en effectuant une recherche par critères. Il est nécessaire de renseigner les informations demandées, puis d appuyer sur «rechercher». L utilisation des mots-clés et des critères avancés vous permettra d optimiser votre recherche. Les mots clés sont d autant plus importants pour affiner les résultats liés à la liste nationale interprofessionnelle, qui reprend systématiquement l ensemble des formations à l échelle nationale, soit plusieurs milliers de formations. 19

20 Le dossier de formation : La recherche d une formation 2/3 La liste des formations correspondant au code CPF ou aux critères renseignés, apparait alors en bas de page. Le détail de chaque formation est disponible en appuyant sur le «+». Une fois la formation identifiée, appuyez sur l onglet «Choisir cette formation» pour la sélectionner. 20

21 Le dossier de formation : La recherche d une formation 2/3 En choisissant la formation, son intitulé est automatiquement généré dans le champ prévu à cet effet en indiquant le code CPF correspondant. 21

22 Le dossier de formation : Onglet Le titulaire 1/2 Cet onglet évolue en fonction des choix opérés, notamment selon le statut de la personne Pour les demandeurs d emploi, seul le niveau de diplôme est demandé 22

23 Le dossier de formation : Onglet Le titulaire 2/2 Pour les salariés, la catégorie professionnelle est demandée en plus Les informations du cadre relatif à l employeur diffèrent selon que l employeur est une entreprise ou un particulier 23

24 Le dossier de formation : Onglet La session La formation éligible L intitulé peut être modifié pour préciser la formation et personnaliser le titre. Le détail de la formation peut être consulté en cliquant sur la loupe. La session de formation Durée totale : seule les périodes effectives de formation doivent être incluses. Dates de la formation : en cas de sessions multiples, date de début de la 1ère session, date de fin de la dernière. L organisme formateur Le nom ou la raison sociale de l organisme formateur doivent être renseignés, ainsi que le numéro de SIRET. 24

25 Le dossier de formation : Onglet Le financement 1/3 Date d accord du titulaire Cette date est obligatoire pour valider le dossier de formation Coût et durée de la formation Le coût pédagogique total doit être couvert par les financements afférents aux heures DIF et CPF + les abondements. Les soldes DIF et CPF sont prérenseignés et non modifiables : les heures DIF disponibles doivent être utilisées en priorité. La somme des heures mobilisées au titre du DIF + du CPF + des heures abondées ne doit pas être supérieure à la durée totale de la formation. Le coût pédagogique afférent aux heures DIF/CPF ne peut pas être nul s il y a des heures mobilisées, et inversement. Nota : Le titulaire pourra voir toutes les données sauf celles du cadre du financement afférent aux heures DIF/CPF, il ne connaîtra pas explicitement la valeur des heures DIF et CPF 25

26 Le dossier de formation : Onglet Le financement 2/3 Financements afférents aux heures CPF et DIF En cas d accord pour l imputation de la rémunération sur le budget 0,2%, le montant de celle-ci est demandé. Si un abondement supplémentaire est nécessaire, il est demandé de sélectionner le financeur 26

27 Le dossier de formation : Onglet Le financement 3/3 En fonction du financeur sélectionné, le financement est exprimé uniquement en montant ou en montant et durée Les éléments saisis sont contrôlés. En cas d incohérence des croix rouges apparaissent : les «coches» vertes vous indiquent une saisie correcte. 27

28 Le dossier de formation : La validation Les frais annexes relatifs aux heures CPF et DIF et la rémunération (dans certains cas) sont mentionnés mais ne sont pas pris en compte pour la couverture financière Lors de la validation, une confirmation est nécessaire. Les heures DIF et CPF sont réservées et donc inutilisables pour tout autre dossier de formation. 28

29 Le dossier de formation : Dossier validé Après validation du dossier de formation, celui-ci apparaît dans la liste des dossiers de formation, avec indication : - L intitulé de la formation ; - Des dates prévisionnelles de formation ; - Des heures DIF et CPF réservées ; - Des références de l organisme et des gestionnaires intervenus 29

30 Le dossier de formation : La clôture 1/4 Pour consulter les informations du dossier de formation du titulaire cliquez sur «Consulter». Pour clore un dossier suite aux sessions de formation, il est nécessaire d enregistrer les informations définitives relatives aux titulaires concernés. Pour saisir les informations liées à la validation du service fait, cliquez sur «Clore». Le dossier de formation est alors accessible pour mentionner la réalisation et le financement définitif. En fonction du niveau d habilitation qui vous est accordé par votre administrateur principal, le bouton «Clore» est présent ou absent. 30

31 Le dossier de formation : La clôture 2/4 Les informations de session (date, lieu, organisme) sont modifiables. L onglet «Financement» présente les données telles qu elles ont été validées. Dans un 1 er temps les informations saisies ne sont pas modifiables. Il est nécessaire de répondre aux questions relatives à la formation en termes de réalisation et de financement. 31

32 Le dossier de formation : La clôture 3/4 Si la formation a été réalisée partiellement ou non réalisée, un motif est demandé. Dans le cas ou la formation est réalisée partiellement, il est demandé si le financement initial a été respecté. Dans le cas ou la formation n a pas été réalisée on passe automatiquement à «Non» le champ concernant le financement initial et tous les champs Durée/Montant sont remis à zéro. Si le financement est identique a celui initialement prévu, les zones de saisie restent inaccessibles. Vous pouvez «Clore» le dossier immédiatement. Si le financement n est pas identique à celui initialement prévu, les données deviennent modifiables pour ajuster le financement à celui effectivement réalisé. Comme lors de la saisie initiale, des pictogrammes vous aideront à vérifier la validité du financement après modification. 32

33 Le dossier de formation : La clôture 4/4 Si le financement n est pas identique à celui initialement prévu, les zones de saisie deviennent accessibles. Toutes les rubriques peuvent être modifiées à la hausse ou à la baisse et éventuellement mises à 0, à l exception du nombre d heure DIF et CPF mobilisées qui ne peuvent pas augmenter. (au cas où un autre dossier de formation utiliserait le solde d heures DIF/CPF) Après modification, clore le dossier. Une confirmation est demandée. 33

34 Le dossier de formation : Dossier clos Après clôture du dossier de formation, celui-ci apparaît dans la liste des dossiers de formation, avec indication de : - L intitulé de la formation ; - Des dates réelles de formation ; - Des heures DIF et CPF utilisées ; - Des références de l organisme et des gestionnaires intervenus. 34

35 Historique

36 Historique Dans la rubrique «Historique» vous pourrez retrouver l ensemble des actions qui ont été réalisées dans l espace du titulaire avec : - La date et l heure - L évènement - L auteur 36

37 Changement de titulaire

38 Changement de titulaire A n importe quel moment vous pouvez changer de titulaire grâce au bandeau qui se trouve en haut de votre écran en précisant les mêmes données qu à la première recherche : - N de sécurité social - Nom Ou en cliquant sur la rubrique «Rechercher un titulaire». 38

39 Mes informations professionnelles

40 Mes informations professionnelles Dans cette rubrique vous pourrez modifier : - Votre courriel ; - Votre numéro de téléphone ; - Votre mot de passe. Astuce : vous pouvez également modifier votre mot de passe dans le champ en haut à droite qui contient votre nom. Vous pourrez aussi y consulter votre historique. C est également à cet endroit que vous pouvez vous déconnecter. 40

41 ANNEXE Module Administrateur Principal

42 Guide utilisateur Administrateur principal Avril 2015

43 Sommaire Page Première connexion 3 Ajout d un gestionnaire 8 Recherche d un gestionnaire 11 Actions sur le dossier d un gestionnaire 13 Mes informations professionnelles 18 Historique 20

44 ère connexion

45 1 ère connexion administrateur principal Depuis le site public : vous accédez à l espace dédié aux professionnels Que vous faut il? - Votre identifiant transmis par la Caisse des dépôts - Votre mot de passe provisoire transmis par courriel 3 étapes vous sont nécessaires pour accéder au portail CPF 45

46 1 ère connexion administrateur Etape 1 Complétez les rubriques demandées S agissant de votre 1 ère connexion, une alerte vous informe qu un changement immédiat du mot de passe est impératif. 46

47 1 ère connexion administrateur Etape 2 Complétez l ensemble des champs obligatoires en respectant les contraintes liées à votre nouveau mot de passe. Il faut au moins : - 5 lettres - 3 chiffres - 3 types de caractères différents : Minuscule Majuscule Chiffre Caractère spécial 47

48 1 ère connexion administrateur Etape 3 Validez les CGU en cochant la case et cliquez sur confirmer Vous accédez alors à l écran d accueil du portail CPF 48

49 Ajout d un gestionnaire

50 Ajout d un gestionnaire 1/2 Pour ajouter un gestionnaire à votre organisme, cliquez sur la rubrique «Gérer les habilitations» puis sur «Ajouter un gestionnaire». Remplissez les informations sur le gestionnaire. Les champs marqués d une étoile rouge sont obligatoires. La liste du champ «Unité» s autoalimente par le bouton à droite. Les unités sont propres à votre organisme et peuvent vous aider en facilitant la gestion de vos habilitations. 50

51 Ajout d un gestionnaire 2/2 Si vous souhaitez créer un administrateur délégué n oubliez pas de cocher la case. Avant d enregistrer les informations liées au gestionnaire, vous devez choisir son niveau de droit parmi les 4 profils disponibles. Un message de confirmation s affiche. Vous devrez communiquer cet identifiant à votre gestionnaire pour lui permettre d accéder au portail 51

52 Recherche d un gestionnaire

53 Recherche d un gestionnaire Dans la rubrique «Gérer les habilitations», vos informations s affichent. Pour afficher la liste de tous vos gestionnaires, vous pouvez appuyer directement sur le bouton «rechercher». Si vous avez de nombreux gestionnaires, les critères de recherche permettront d affiner les résultats et de gagner du temps. Saisissez le nom ou le prénom du gestionnaire, ainsi que l unité à laquelle il appartient et cliquez sur «Rechercher». Une ou plusieurs lignes s afficheront. Vous pouvez paramétrer le nombre de lignes par page à 10, 20 ou

54 Actions sur le dossier d un gestionnaire

55 Modification de la fiche descriptive d un gestionnaire Une fois un gestionnaire créé, pouvez encore modifier : vous - Ses coordonnées ; - Son niveau de droit. Cette fonctionnalité est disponible dans la rubrique «Gérer les habilitations», sélectionnez le gestionnaire puis cliquez sur le logo «Crayon» pour modifier ce gestionnaire. N oubliez pas d enregistrer les modifications apportées. 55

56 Historique d un gestionnaire Dans la rubrique «Historique» vous pourrez retrouver l ensemble des actions qui ont été réalisées dans l espace du gestionnaire avec : - La date et l heure - L évènement - L auteur Vous pouvez paramétrer le nombre de lignes par page à 10, 20 ou

57 Suppression du gestionnaire Pour supprimer un gestionnaire cliquez sur le 3 ème logo. Un message s affiche afin de vous demander confirmation. Si vous souhaitez bien supprimer ce gestionnaire, cliquez sur «Confirmer». Un message de validation s affiche. 57

58 Modification du mot de passe du gestionnaire Pour changer le mot de passe d un gestionnaire, cliquez sur le 4 ème logo : la clef. Un message s affiche afin de vous demander confirmation. Si vous souhaitez bien la régénération du mot de passe du gestionnaire cliquez sur «Confirmer». Un message de validation s affiche. 58

59 Mes informations professionnelles

60 Mes informations professionnelles Dans cette rubrique vous pourrez modifier : - Votre courriel ; - Votre numéro de téléphone ; - Votre mot de passe. Astuce : Vous pouvez également modifier votre mot de passe dans le champ en haut à droite qui contient votre nom. Vous pourrez aussi y consulter votre historique. C est également à cet endroit que vous pouvez vous déconnecter. 60

61 Historique

62 Historique Dans la rubrique «Historique» vous pourrez retrouver l ensemble des actions qui ont été réalisées dans votre espace avec : - La date et l heure - L évènement - L auteur Vous pouvez paramétrer le nombre de lignes par page à 10, 20 ou