Guide pratique Planning de garde

Transcription

1 Version chargé de planning Guide pratique Planning de garde

2 SOMMAIRE CRÉER UN PLANNING DE GARDE p. 3 1/ Généralités 2/ Par répartition automatique et homogène 3/ Par attribution manuelle p. 5 p. 10 p. 19 PARTICIPER À UN PLANNING DE GARDE p. 22 ÉCHANGER UNE GARDE p. 30

3 CRÉER UN PLANNING DE GARDE intelligent & partagé

4 CRÉER UN PLANNING DE GARDE 4 INFORMATIONS IMPORTANTES Il existe 3 états du planning de garde jusqu à la création de sa version finale : 1. Non généré : l algorithme n a pas été lancé. 2. Généré - non publié : l algorithme a été lancé. Le planning créé n est pas partagé avec les participants. 3. Publié : le planning est généré et partagé avec les participants. Ils peuvent échanger leurs gardes.

5 CRÉER UN PLANNING DE GARDE 1/ Généralités

6 CRÉER UN PLANNING DE GARDE 6 1 Définir les paramètres du planning 1 2

7 CRÉER UN PLANNING DE GARDE 7 1 Définir les paramètres du planning Nom du planning Date de début / Date de fin NB : il est possible de reconduire le planning sur une nouvelle période quand il touche à sa fin. 4 Nombre de personnes présentes par jour de garde - soit le nombre de ligne au tableau de garde. CRÉATION DE LA «PAGE DU PLANNING»

8 CRÉER UN PLANNING DE GARDE 8 2 Inviter les participants au planning Sur la page du planning créé, cliquez sur GÉRER LES PARTICIPANTS 2 modes d invitation : Inviter les participants un par un en renseignant leur . Importer une liste de participants sous format excel. Suivez le statut des participants La participant a reçu l invitation par X La participant n a pas reçu l invitation par Les participants reçoivent un les invitant à renseigner leurs disponibilités.

9 CRÉER UN PLANNING DE GARDE 2/ Par répartition automatique et homogène

10 CRÉER UN PLANNING DE GARDE 10 3 Recueillir les disponibilités des participants Vérifier ou modifier les coordonnées du participant Supprimer le participant du La personne a renseigné ses disponibilités La personne n a pas renseigné ses disponibilités Le chargé de planning peut renseigner ou modifier les disponibilités du participant Renvoyer un au participant demandant de remplir ses disponibilités

11 CRÉER UN PLANNING DE GARDE 11 4 Ajuster les paramètres Inclure la participant uniquement dans les échanges de garde. L exclure de la génération automatique du planning. + En fonction du nombre maximal de gardes attribuées aux participants et du nombre de participants, l algorithme précise si le calendrier contiendra des jours de garde vides ou pas.

12 CRÉER UN PLANNING DE GARDE 12 5 Générer le planning automatiquement Remonter le fil d ariane pour revenir à la page du planning créé + + Générer le planning automatiquement La génération automatique du planning respecte le repos de sécurité obligatoire après une garde. La génération automatique du planning est la plus homogène possible entre les participants par rapport au nombre total de garde à effectuer et par ligne du tableau de garde.

13 CRÉER UN PLANNING DE GARDE 13 6 Publier le planning Une fois le planning généré, il n est pas communiqué aux participants. Le chargé de planning a la possibilité de faire des modifications sur les disponibilités des participants pour ajuster la répartition. Quand vous souhaitez informer les participants du calendrier et permettre les échanges de garde, cliquez sur : Publier le planning

14 CRÉER UN PLANNING DE GARDE 14 7 Les participants sont informés, les échanges de garde peuvent commencer. Un est envoyé aux participants pour les informer de la publication du planning, et les inviter à prendre connaissance des gardes qui leurs sont attribuées. + CONSULTER LE PLANNING Un widget «Gardes» s affiche dans la colonne latérale sur le profil et le fil d actualité du participant. Il informe chaque participant de ses prochaines gardes.

15 CRÉER UN PLANNING DE GARDE 15 7 Modifier le planning Après la publication du planning, le chargé de planning peut toujours réaliser des modifications (modifier les disponibilité d un participant, un paramètre) et générer une nouvelle fois le planning. Pour que le planning final soit mis à jour et que les participants soient informés des modifications, il est nécessaire de cliquer sur : Informer des modifications

16 CRÉER UN PLANNING DE GARDE 16 7 Afficher le planning ou l envoyer par mail Pour : L afficher dans les couloirs du service au CHU, L envoyer par , Personnaliser certaines variables. Le planning est téléchargeable au format PDF ou excel!

17 CRÉER UN PLANNING DE GARDE 17 8 Suivre précisément les répartitions Un récapitulatif des gardes est consultable. Il donne un aperçu de la répartition et de son équité entre les participants : par jour de la semaine, par ligne de garde créées.

18 CRÉER UN PLANNING DE GARDE 3/ Par attribution manuelle

19 CRÉER UN PLANNING DE GARDE 19 3 Attribuer les gardes manuellement Remonter le fil d ariane pour revenir à la page du planning créé Cliquer sur la garde à attribuer Un menu déroulant s affiche Sélectionner le participant à qui attribuer la garde

20 CRÉER UN PLANNING DE GARDE 20 4 Publier le planning Une fois le planning complété, il n est pas immédiatement communiqué aux participants. Quand vous souhaitez informer les participants du calendrier et permettre les échanges de garde, cliquez sur : Publier le planning

21 CRÉER UN PLANNING DE GARDE 21 5 Les participants sont informés, les échanges de garde peuvent commencer. Un est envoyé aux participants pour les informer de la publication du planning, et les inviter à prendre connaissance des gardes qui leurs sont attribuées. + CONSULTER LE PLANNING Un widget «Gardes» s affiche dans la colonne latérale sur le profil et le fil d actualité du participant. Il informe chaque participant de ses prochaines gardes.

22 PARTICIPER À UN PLANNING DE GARDE simple & personnalisé

23 PARTICIPER À UN PLANNING DE GARDE 23 1 Recevoir une invitation par Un détaillant : le nom du planning de garde le nom du chargé de planning les dates du planning de garde est reçu par le participant. Il est nécessaire de l activer en cliquant sur : CONFIRMER MA PARTICIPATION ET RENSEIGNER MES INDISPONIBILITÉS

24 PARTICIPER À UN PLANNING DE GARDE 24 2 Se connecter au planning de garde sur Stagium Le participant est invité à : se connecter sur Stagium.fr avec son compte créer un compte s il n est pas utilisateur. CONFIRMER MA PARTICIPATION ET RENSEIGNER MES INDISPONIBILITÉS

25 PARTICIPER À UN PLANNING DE GARDE 25 3 Renseigner ses indisponibilités 1 Pour renseigner ses indisponibilités, il faut se rendre dans l espace : 2 «Mes disponibilités de garde»

26 PARTICIPER À UN PLANNING DE GARDE 26 3 Renseigner ses indisponibilités Par défaut, le participant est disponible tous les jours. Case verte. Pour spécifier une indisponibilité, cliquez sur la case du jour à placer en indisponibilité. La case devient alors rouge. Une fois vos indisponibilités complétées sur toute la période du planning, confirmez. CONFIRMER MES DISPONIBILITÉS La pastille du planning pour lequel vous avez défini vos disponibilités change.

27 PARTICIPER À UN PLANNING DE GARDE 27 4 Se tenir informer de la publication du planning final Une fois le planning de garde publié par le chargé de planning, le participant est invité par à consulter le planning pour prendre connaissance des gardes qui lui sont assignées. CONSULTER LE PLANNING

28 PARTICIPER À UN PLANNING DE GARDE 28 5 S informer des gardes à honorer 1 2 3

29 CRÉER UN PLANNING DE GARDE 29 5 S informer des gardes à honorer Un widget rappelle les gardes à venir au participant quand il est : sur son profil sur le fil d actualités. + Un hebdomadaire est envoyé, tous les JOUR, pour rappeler à tous les participants leurs gardes à venir.

30 ÉCHANGER UNE GARDE pratique & rapide

31 ÉCHANGER UNE GARDE 31 1 Sélectionner la garde à échanger 1 2

32 ÉCHANGER UNE GARDE 32 1 Sélectionner la garde à échanger Pour échanger une de vos gardes (en noir), cliquez sur la garde à échanger. Le motif d échange est alors demandé. Votre garde à reprendre s affichera dans le bloc «Mes gardes» de la rubrique «Échange de garde». C est ici que vous suivrez les propositions d échange.

33 ÉCHANGER UNE GARDE 33 2 Informer automatiquement les participants dans l heure qui suit des gardes à reprendre Dans l heure qui suit la demande d échange, un est envoyé aux participants pour leur proposer de reprendre les gardes mises en jeu. VOIR LES ÉCHANGES DE GARDE

34 ÉCHANGER UNE GARDE 34 3 Consulter les échanges de garde en cours Pour tous les participants du planning, dans la rubrique «Échange de garde», les gardes à reprendre s affichent dans le bloc «gardes des autres participants». Pour voir le commentaire de la personne qui souhaite échanger Pour faire une proposition de reprise Pour ignorer la demande + Les gardes à reprendre s affichent aussi dans le widget latéral du participant.

35 ÉCHANGER UNE GARDE 35 4 Proposer de reprendre une garde Cliquez sur le de la garde que vous souhaitez reprendre. Faites une proposition à la personne: reprise de garde avec échange ou sans échange sélectionner les dates de garde que vous seriez intéressé d échanger avec la personne. Il est possible de proposer plusieurs dates. X Pour annuler votre proposition d échange Pour modifier votre proposition d échange

36 ÉCHANGER UNE GARDE 36 4 Accepter ou refuser la reprise de sa garde La personne reçoit immédiatement un l informant des propositions de reprise qui lui sont faites. ÉCHANGE DE GARDE

37 ÉCHANGER UNE GARDE 37 4 Accepter ou refuser la reprise de sa garde Dans la rubrique «Échange de garde», dans le bloc «Mes gardes», une notification s affiche sur la garde qui a reçu des propositions de reprise. Notifications du nombre de propositions d échange sur chaque garde. X Pour accepter l échange Pour refuser l échange + Si l échange ne permet pas le respect du repos de sécurité de l un ou l autre des participants, il ne sera pas réalisable. Une notification précisera cette information. La mise à jour du planning de garde est immédiate après l acceptation d une reprise!

38 Toute l équipe vous souhaite de BONNES GARDES! Médecine