GAUSS Consommables Scientifiques Déploiement

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1 GAUSS Consommables Scientifiques Déploiement 01 décembre 2015 Caen 1

2 GAUSS Consommables Scientifiques Un projet innovant Le 1 er groupement national d achats scientifiques Un projet nécessaire La réponse aux objectifs d économies fixés Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation

3 Pourquoi le projet GAUSS? 2011 Projet AIDA: Groupe de travail inter-opérateurs piloté par le Service des Achats de l Etat (SAE) Thème du projet Optimisation des achats de produits chimiques, de consommables scientifiques et de petits matériels de laboratoires Constat une hétérogénéité des prix en fonction des opérateurs les meilleurs tarifs sont attribués aux établissements disposant de marchés nationaux Préconisation principale: Créer des groupements d achat Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation

4 GAUSS - Un projet pour les consommables scientifiques Biologie moléculaire Cryogénie Culture cellulaire Chromatographie Dissection, prélèvements, inox Equipements et accessoires Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation Filtration Flaconnage plastique Hygiène et sécurité Microbiologie, analyses, mesures Pipettes et distribution Pointes et micropipettes Sérologie et immunologie Stockage, screening Tubes et portoirs Verrerie

5 GAUSS - Un projet inter-établissements 18 établissements engagés composent le Comité de Pilotage - chercheurs comme acheteurs Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation 5

6 GAUSS Un projet collaboratif La mise en œuvre Le comité de pilotage Coordination Mobilisation des établissements publics de recherche SAE Collaboration Adhésion et construction du projet Utilisation du marché 18 établissements publics volontaires Accompagnement Passation de la procédure Déploiement et suivi de l exécution UGAP Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation

7 Le Marché GAUSS 7

8 GAUSS Consommables Un marché innovant Tous les catalogues en un «clic» Un marché nécessaire Un budget maîtrisé Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation

9 GAUSS Une offre pour les chercheurs Plus de références articles identifiées et référencées 32 titulaires, dont des PME (53 % de PME) Le choix d utiliser Des produits de marque Des produits génériques Un dispositif assurant la sécurité d approvisionnement en toutes circonstances Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation

10 GAUSS Un budget optimisé Harmonisation des pratiques tarifaires et accès à des offres promotionnelles Réduction des coûts indirects Des conditions préférentielles de livraison (franco de port, livraisons partielles) Un outil de reporting (Commandes, montants, nombre, panier moyen, ) Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation

11 GAUSS Un allègement de la charge administrative Une simplification du processus de commande Consultation du catalogue en ligne Comparaison des articles Constitution du panier Emission d un bon de commande unique Accès aux références du marché Un catalogue unique de commande Une gestion centralisée des relations fournisseurs par l UGAP Une simplification des procédures Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation

12 GAUSS Consommables Un marché sécurisé Conformité des marchés scientifiques à la règlementation des achats Statut de l ugap (art. 31 du CMP) Justification des dépenses sur contrats facilitée (exemple : Contrats européens ) Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation

13 GAUSS Consommables Un marché responsable Prise en compte du développement durable Emballages Transport des produits jusqu au site client Recyclage et fin de vie des produits Performances en matière d insertion professionnelle des publics en difficulté Prestations associées Conception des produits génériques Un allotissement permettant l accès des PME 53 % des titulaires sont des PME Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation

14 GAUSS L allotissement 159 lots à la marque 47 lots génériques 14 lots de maintenance IVAP* Libre choix du chercheur Continuité des expérimentations en cours Réponses distributeurs /fabricants Accès à des nouveaux produits Libre accès à la commande publique Etude en coût complet (IVAP, pointe, maintenance) IVAP : Instrumentation Volumétrique à Piston Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation

15 GAUSS Les critères de choix Lots à la marque Lots génériques et maintenance Ivap Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation

16 Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation GAUSS Une offre large

17 GAUSS 300 marques - Dominique Dutscher Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation

18 GAUSS 220 marques - VWR et Fisher Scientific Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation

19 GAUSS les modalités d exécution Délai livraison contractuel maximum de 5 jours références Délai livraison contractuel maximum de 14 jours références Délai livraison contractuel maximum de 60 jours références Marché sans minimum de commande, sans frais de port Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation

20 Restitution benchmark

21 Gain global Marché GAUSS (source benchmark UGAP données COPIL) Le gain références favorables Gauss références défavorables 31,67 % 68,33 % Gain moyen estimé : 16 % * références Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation 21

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23 Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation 23

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25 Restitution retour infos Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation 25

26 Les processus de commandes livraisons - SAV 26

27 GAUSS le processus de commande via ugap.fr Transmission commande UGAP par voie dématérialisée sur ugap.fr 1 2 Transmission par l UGAP de la commande au titulaire dans l heure qui suit Confirmation le lendemain à midi de la date de livraison prévisionnelle 3 Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation

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31 GAUSS le processus de facturation 2 Le titulaire facture l Ugap L Ugap facture l établissement au fil de l eau L établissement paie l Ugap 1 3 Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation

32 Traitement des réclamations et litiges 32

33 Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation 33

34 du Lundi au Vendredi de 8H00 à 18H00 Service Réclamation UGAP DIRECT Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation 34

35 UGAP DIRECT Un centre dédié aux services - avant-vente - après-vente - assistance sur le site Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation 35

36 La commande en ligne 36

37 2 accès possibles à l Offre GAUSS Tous droits réservés Ne pas diffuser sans autorisation 37

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43 GAUSS RECOURS A LA SOLUTION DE E-COMMERCE ET COMMANDE GESLAB 43

44 Comment commander sur GAUSS? Les unités qui souhaitent commander sur GAUSS doivent le faire depuis le site ugap.fr et saisir le panier dans Geslab Le marché national GAUSS consommables a été créé dans BFC sous le numéro 482 Le n de fournisseur est le suivant : UNION DES GROUPEMENTS D'ACHATS PUBLICS N BFC : Adresse : 1 BOULEVARD ARCHIMEDE, CHAMPS SUR MARNE Les commandes par carte d achat ne sont pas autorisées (marché) Les unités doivent disposer de leur propre compte donneur d ordre (1 compte DO par établissement payeur) 44

45 Comment obtenir un compte DO et utiliser le site ugap.fr? L unité qui souhaite commander sur GAUSS doit : se manifester auprès de l administrateur ugap de la Délégation régionale (pôle achats/marchés du service chargé des achats (SFC)) Indiquer les coordonnées du personnel de l unité qui sera administrateur du compte (site ugap) de l unité Si possible fournir à l administrateur en DR les listes de prix dont l unité bénéficie pour permettre une comparaison automatisée des prix avec GAUSS 45

46 Comment obtenir un compte DO et utiliser le site ugap.fr? L administrateur en DR doit vérifier si le compte donneur d ordre de l unité lui a déjà été rattaché par l UGAP Si tel est le cas, l administrateur en DR peut déjà administrer le compte DO de l unité (gestion des utilisateurs, ) Si tel n est pas le cas, l administrateur en DR fait remonter à la DDAI les coordonnées de l unité à lui rattacher La DDAI informe l administrateur en DR dès que le rattachement est opéré par l ugap L administrateur en DR peut alors créer l administrateur de l unité L administrateur en DR enverra à l unité le comparatif des prix GAUSS / prix obtenus par l unité, une fois celui-ci opéré et transmis par l UGAP 46

47 La documentation relative à ugap.fr Une page «GAUSS» en cours de construction 47