USE IT MESSAGING SERVER

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1 USE IT MESSAGING SERVER Connecteur SMTP Version 8 Prologue - Tél : Support Technique : Fax :

2 SOMMAIRE 1 - COPYRIGHT A propos Convention de typographie INTRODUCTION DE USE IT MESSAGING SERVER Pré-requis à l installation d un connecteur SMTP Pré-requis à l installation du Connecteur SMTP Préambule Deux méthodes de configuration du serveur SMTP Exemple de création d un sous-domaine fax depuis le serveur Microsoft SMTP Virtuel...8 2

3 1 -Copyright prologue. Tous droits réservés. Aucune partie de cette documentation ne peut être reproduite, stockée sur un système d archivage ou transmise à quelque fin ou par quelque moyen que ce soit, sans la permission écrite préalable de l éditeur, sauf s il s agit de courtes citations reprises dans des articles ou des critiques. Toutes les marques citées dans ce manuel sont les propriétés de leurs auteurs respectifs. Au cours de la préparation de cette documentation, les auteurs et l éditeur ont particulièrement veillé à l exactitude de son contenu. Toutefois ces informations sont fournies sans garantie, expresse ou implicite. Les auteurs, les revendeurs et les distributeurs ne peuvent pas être tenus pour responsables des dommages éventuellement causés ou censés avoir été causé, de manière directe ou indirecte par cette documentation. Les informations contenues dans ce document pourront faire l objet de modifications sans préavis. Sauf mention contraire, les sociétés, les noms et données utilisés dans les exemples sont fictifs A propos Avant de commencer le mise en place du produit, assurez vous de bien lire les instructions de configuration, les conseils ainsi que toute autre information essentielle contenue dans ce guide Convention de typographie Ce guide s appuie sur les conventions suivantes : Caractères gras Caractères italiques C a r a c t è r e s à e s p a c e m e n t f i x e Puce Note : Remarque : Libellés des champs et des boîtes de dialogue. Nom des touches. Commandes et boutons à utiliser Titres des autres parties, chapitres et sections du manuel. Titres des autres manuels. Noms de logiciels Prologue et d autres éditeurs Exemples de syntaxe de codes, de clés et d instructions. Procédure courte ou sous-procédure étape par étape. Les messages de ce type indiquent les précautions que vous devez observer pour éviter une erreur ou un problème risquant de porter à conséquence. Les remarques contiennent des informations importantes mises en exergue par rapport au texte. Réf : DMS_GIA-06/04/07 3

4 2 -Introduction de Use It Messaging Server Use It Messaging Server est un logiciel client serveur qui permet d émettre et de recevoir des fax depuis un ordinateur personnel installé en réseau, depuis un navigateur web ou via les messageries électroniques suivantes : Lotus Notes Microsoft Exchange Server et Outlook SMTP L architecture multi-connecteurs Use It Messaging Server offre des services fax à fax, fax à , à fax, web à fax et la diffusion fax. Cette architecture qui permet une administration centralisée et simplifiée de tous les documents qui transitent par Use It Messaging Server en fait un outil de gestion économique et technique performant. L administration de Use It Messaging Server, développée dans l environnement MMC (Microsoft Management Console), est accessible localement ou depuis une station distante. L administrateur peut y configurer chaque connecteur installé, gérer les utilisateurs (droits d accès, d appel), pages de gardes, journaux, rapports de transmission et formats d adressage. L optimisation des coûts est obtenue en associant des plages horaires et des règles de traitement et de routage pour tous les documents entrants et sortants. Avec Use It Messaging Server, un utilisateur, client d une messagerie ou équipé d un navigateur web, dispose des mêmes fonctionnalités que le client fax : il peut télécopier des messages et des pièces-jointes de très nombreux formats d origine. Il peut utiliser des pages de garde, accéder à des carnets d adresses, émettre en différé, suivre les émissions. Les fax reçus sont dirigés manuellement ou automatiquement vers les destinataires finaux. Si l utilisateur est client d une messagerie, le fax est déposé dans sa boîte aux lettres. Il pourra ensuite le visualiser, l annoter, l archiver, l imprimer ou le ré-émettre vers d autres destinataires (messagerie, fax,...). Les enrichissements fax pour Lotus Notes/Domino ou d Exchange/Outlook (Enrichissements Notes et Enrichissements Outlook) offriront aux utilisateurs une interface plus intuitive leur facilitant l émission et la réception de fax. L émission et la réception des fax sont effectuées par Fax Gateway, le serveur de communication fax de Prologue et la diffusion fax en nombre peut être exécutée par un Fax Service Provider. La sécurité du Document Messaging est assurée par la mise en place de serveurs redondants et la mise en oeuvre du DM Alarmes. Le DM Alarmes est un outil complet de surveillance des éléments du Document Messaging (machines, cartes et services NT). En cas de dysfonctionnement, le ou les administrateurs sont avertis par un message (réseau NT, messagerie (MAPI) ou SNMP) et, le cas échéant, le module Alarmes tente la relance du service arrêté ou tente le démarrage du service équivalent préalablement installé sur une autre machine (redondance). Le DM Statistiques est l outil de suivi technique et financier des documents administrés par Use It Messaging Server. Avec ce module, l administrateur ou le gestionnaire peut effectuer des tris et cumuls sur les communications. Il peut également visualiser et imprimer des tableaux et des graphiques ou exporter les données. 4

5 2.1 -Pré-requis à l installation d un connecteur SMTP Pré-requis à l installation du Connecteur SMTP Pour des raisons pratiques, les exemples de notre documentation s appuient sur l utilisation du serveur SMTP Virtuel fournit avec Windows. Ceci n exclut évidemment pas l utilisation d autres serveurs SMTP bien que dans certains cas de figure exposés ci-après, Prologue préconise ce serveur Préambule Deux cas de figure sont possibles pour cette préparation de l environnement SMTP : Cas 1 : Configuration avancée du serveur SMTP en exploitation par la mise en oeuvre de règles de routage. Cas 2 : Installation supplémentaire d un serveur SMTP. Le choix de l une ou l autre de ces 2 méthodes de configuration de l environnement SMTP dépendra : du niveau des fonctionnalités du serveur SMTP déjà en exploitation, du mode d adressage souhaité. Nous vous invitons à prendre connaissance, ci-après, des particularités et conditions d utilisation de ces 2 schémas de configuration Deux méthodes de configuration du serveur SMTP Première méthode : Configuration du serveur SMTP existant Ce cas de figure n impose aucune limite fonctionnelle, mais suppose que le serveur SMTP existant supporte impérativement la configuration de certaines règles de routage. Assurez-vous que votre serveur SMTP supporte cette fonctionnalité de routage décrite plus bas. La configuration repose sur l utilisation : d une boîte aux lettres unique dédiée au transit des messages fax, d un sous-domaine dédié au fax, de l utilisation de règles de routage. Pré-requis : Un serveur SMTP de tout type supportant POP3 et permettant de configurer des règles de routage comme indiqué ci-après. Action à entreprendre: Créer, sur le serveur SMTP, une boîte aux lettres dédiée aux messages fax. Définir une règle de routage qui redirige tout message à destination du sousdomaine fax, vers la boîte aux lettres dédiée aux messages fax créé précédemment. Cette règle est du type : vers boîte aux lettres fax. Si certains utilisateurs sont connectés à d autres serveurs SMTP que celui sur lequel la boîte aux lettres fax et la règle de routage ont été définies, il faudra déclarer le 5

6 2 SOA : Starting Of Authority. Premier «Resources Records» d une zone spécifiant les données techniques de la zone 6 sous- domaine fax dans le DNS 1 du SOA 2 du domaine qui lui est immédiatement supérieur. Formats d adresses utilisables : Jean Dupont Jean Dupont.Société ABCD.Ventes Jean_Dupont. Jean_Dupont.Société_ABCD.Ventes. Dans les exemples ci-dessus, le routage est du type : vers boîte aux lettres fax. Avantages : Pas de contraintes d utilisation liées aux formats d adresses. Utilisation optionnelle des alias. Ne nécessite pas de serveur SMTP supplémentaire. Contraintes : Aucune, si les utilisateurs qui souhaitent envoyer des messages SMTP vers des destinataires fax se connectent au serveur SMTP sur lequel la boîte aux lettres fax et la règle de routage ont été définies. Sinon, dans le cas où certains utilisateurs seraient connectés à d autres serveurs SMTP que celui configuré pour son interconnexion avec le DM Server, modifier le DNS du domaine dans lequel a été créé le sous-domaine fax. Deuxième méthode : Ajout d un serveur SMTP au serveur existant Ce deuxième cas de figure ne nécessite aucune fonctionnalité particulière du serveur SMTP existant. Il s applique quand notre solution ne peut fonctionner avec le serveur SMTP existant parce que les règles de routage ne sont pas supportées. Cela nécessite l installation d un serveur SMTP Virtuel supplémentaire dédié au fax. A ce jour, le serveur complémentaire préconisé par Imecom est le serveur Microsoft Virtuel SMTP. La configuration repose sur l utilisation : d au moins deux serveurs SMTP, dont 1 dédié à l interconnexion avec le DM Server et répondant aux exigences du cas n 1. d un sous-domaine dédié au fax. Pré-requis : Un serveur SMTP ou stockant les messages sous forme de fichier MIME. Possibilité de modifier le DNS du domaine dans lequel sera créé le sous-domaine fax. 1 DNS : Domaine Name Service

7 Actions à entreprendre: Installer le serveur SMTP supplémentaire préconisé par Prologue. Créer un sous-domaine dédié au fax dans le DNS du domaine existant. Si POP3, ajouter dans ce DNS, une entrée MX de correspondance entre le sous-domaine fax nouvellement créé et la machine hôte du serveur SMTP supplémentaire Créer sur le serveur SMTP supplémentaire, une boîte aux lettres dédiée au transit des messages fax (idem cas n 1). Ajouter sur le serveur SMTP supplémentaire, une règle de routage du type : vers boîte-aux-lettres-fax (idem cas n 1). Les formats d adresses utilisables sont : Jean Dupont Jean Dupont.Société ABCD.Ventes Jean_Dupont. Jean_Dupont.Société_ABCD.Ventes. Avantages : Pas de contraintes d utilisation liées aux formats d adresses. Utilisation optionnelle des alias. Pas d interaction directe entre le serveur SMTP existant et les services de DM Server mis en place par Prologue. Contraintes : Installer impérativement un serveur SMTP supplémentaire, éventuellement sur la passerelle fax Prologue si la puissance de celle-ci l autorise. Modifier le DNS du domaine existant pour déclarer le «nouveau domaine fax» ou pour déclarer une nouvelle règle de routage. Serveur Serveur 7

8 Exemple de création d un sous-domaine fax depuis le serveur Microsoft SMTP Virtuel Pour créer un sous domaine fax, il vous suffit de lancer le services Internet (IIS) : Démarrer Paramètres Panneau de configuration Outils d administration Services Internet (IIS). La fenêtre suivante apparaît : Cliquez droit sur l item Domaine Nouveau Domaine 8

9 La fenêtre Assistant Nouveau domaine SMTP s affiche : Cochez Alias Remplissez la zone Nom Cliquer sur le bouton Terminer 9

10 Vous pouvez constater que le domaine fax.prologue.fr est créé. Cliquez droit sur le domaine par défaut Propriétés, la boite des propriétés apparaît : Le répertoire paramétré dans les propriétés du connecteur SMTP doit correspondre à ce répertoire de dépôt. Il est préférable de décocher la case Autoriser un quota de répertoire de dépôt. Remarque : Le quota du serveur virtuel SMTP est de 11 fois la taille maximum d un message, spécifiée dans les propriétés du Serveur virtuel SMTP par défaut. 10

11 A Alarms module : Logiciel conçu et édité par Prologue dont les fonctions de base permettent la surveillance du DM Server et de ses modules complémentaires. Les fonctions étendues permettent la relance distante de service, la notification MAPI et/ou SNMP. Intervient activement avec la redondance, comme moyen de sécurité du système. Autocommutateur privé : Voir PABX. C Canal : Voie de télécommunications (canal de transmission) d une capacité spécifique (vitesse) entre deux emplacements sur un réseau. Canal B : Canal à 64 kbit/s acheminant les données ou la voix numérisée dans les RNIS. Canal D : Canal à 16 ou à 64 kbit/s acheminant la signalisation dans les RNIS. CCITT : Anciennement le Comité Consultatif International Télégraphique et Téléphonique. Propose des normes, dont le nom commence par «T» pour le fax, «V» pour les télécoms téléphone) et «X» pour les réseaux (publics). Le CCITT a été remplacé par l UIT-T. Connecteur (du DM Server) : Un des trois éléments constitutifs du DM Server avec le Contrôleur et l Unité de traitement. Il existe un connecteur pour chaque messagerie et un pour Fax Gateway. Ils sont la porte d entrée et de sortie des «documents» traités par le DM Server. Contrôleur (du DM Server) : Un des trois éléments constitutifs du DM Server avec le Connecteur et l Unité de traitement. Le Contrôleur interroge régulièrement les Connecteurs, y récupère les documents à émettre (messages, fax) et les remet ensuite à l Unité de traitement. CSID ou CSI : (Caller Subscriber Identification) - Séquence de caractères transmis au terminal appelé et qui permet d identifier la ligne de l appelant. D DID : Voir SDA. DMA: (Direct Memory Access) - Technique qui met directement en contact la mémoire et un bus périphérique. Permettra, par exemple, à un disque dur d accéder à la mémoire sans faire appel au processeur. DM Server : (Document Messaging Server) - Logiciel client-serveur de Document Messaging édité par Prologue. Il permet l acquisition, le traitement et la distribution automatisés et sécurisés de tout type de document d entreprise (message, fax,...) à travers tout type de support. Il fonctionne sous forme de services sous Windows pour la partie serveur. DM Web Client : Option du DM Server qui permet à un client équipé d un navigateur d émettre et de recevoir des fax. 11

12 E EOM : 1. Séquence de fin de message. Séquence de l émetteur indiquant que l envoi du message est transmis et que la phase B peut être répétée. 2. Séquence de fin de procédure. Une séquence indique que l émetteur peut terminer l appel. Exploitation web : Option de Fax Gateway qui permet son administration via un navigateur. F Fax : Abréviation de facsimile - Voir Télécopie. Fax Gateway : Serveur de communication fax de Prologue, extension du DM Server permettant l émission et la réception de télécopie. Faxpass : Carte modem conçue par Imecom, dédiée à l émission et la réception de fax. Elle peut se connecter sur un PABX ou une ligne fournie par un opérateur téléphonique. Elle existe pour les réseaux de type RTC ou RNIS, en mono, bi ou quadriligne et en format PCI ou ISA. I ISDN : (Integrated services digital network) - Voir RNIS. M MAPI : (Messaging Application Programming Interface) - Interface permettant l émission et la réception de messages, développée par Microsoft. Permet l interconnexion des différentes messageries supportant ce protocole (Exchange, cc:mail, Notes, GroupW ise, ). Interface utilisée par le module Alarms. MDAC : (Microsoft Data Access Conponents) - MDAC est un ensemble de composants de connectivité de données. Cet ensemble comprend des composants centraux MDAC (ADO, RDS, OLE DB, ODBC) et plusieurs fournisseurs OLE DB ainsi que des pilotes ODBC. Pour faciliter leur mise en place, les composants ont été regroupés dans un fichier d installation redistribuable, mdac_typ.exe. Ce fichier est disponible sur le Web ( et dans plusieurs applications et produits. Il est fourni par Prologue avec DM Server et Fax Gateway. MMC : (Microsoft Management Console) - Choisi par Prologue pour réaliser les outils d administration du DM Server. MMC a été conçu par Microsoft pour la création et la gestion d outils d administration ouverts (appelés les consoles de MMC). MMC offre une multitude d avantages comme une interface commune et simple d utilisation, l intégration de tous les outils permettant d accomplir des tâches d administration de systèmes sous Windows (réseaux, ordinateurs, services et autres composants). MMC n exécute pas directement de fonctions d administration mais abrite des programmes d administration appelés «snap-in» qui sont développés par Microsoft ou des éditeurs de logiciels indépendants. MMC permet une intégration transparente entre les snap-ins, même lorsqu ils proviennent de fournisseurs différents. MMC est fourni par Prologue avec DM Server et Fax Gateway. 12

13 N Numéris : Appellation commerciale du RNIS (Réseau numérique à intégration de services) français (France Télécom). P PABX : (Private Automatic Branch exchange - Autocommutateur privé d entreprise). Autocommutateur appartenant à une entreprise et généralement relié aux réseaux publics de télécommunication. Passerelle fax : PC sous Microsoft Windows équipé de cartes fax et sur lequel les services Fax Gateway sont installés et exécutés. Peut contenir l arborescence du DM Server ou y accéder sur le «serveur de fichiers» via une ressource partagée. L ensemble de plusieurs passerelles est appelé «serveur de communication fax». Poste client et d administration distante : Micro-ordinateur connecté au réseau et fonctionnant sous Windows NT Workstation ou Server. Il peut abriter la partie cliente ou les outils d administration distante du DM Server, et de ses modules complémentaires (Fax Gateway, Alarms, ). PSTN : (Public Switched Telephone Network) - Réseau commuté public de téléphonie. Correspond au RTC (Réseau Téléphonique Commuté). R Redondance : Moyen de sécurisation d un élément par sa duplication (l élément est dit redondé ). Intégré de manière native dans l architecture du DM Server, la redondance permet au serveur fax de réagir automatiquement dans le cas de panne d un composant de la machine, du système d exploitation, de l application, etc. RNIS : (Réseau numérique à intégration de services - Integrated services digital network, ISDN) - Réseau mettant à profit les techniques de numérisation pour transporter sur la même infrastructure plusieurs services concernant la voix, les données ou les images. Voir Numéris. RTC : (Réseau téléphonique commuté - Public switched telephone network, PSTN). Réseau téléphonique commuté construit et géré par un exploitant public. S S0/T0 : Spécification des interfaces d accès de base au RNIS (canaux 2B+D) S2/T2 : Spécification des interfaces d accès primaire au RNIS (canaux 30B+D) SDA : (Sélection directe à l arrivée - Direct inward dialling, DID, direct dialling-in, DDI) - Complément de service permettant à un poste téléphonique d entreprise raccordé sur un PABX d être appelé directement par un numéro inclus dans plan de numérotage national. Serveur de communication fax : Ensemble des passerelles fax équipées de cartes fax et sur lequel les services Fax Gateway sont installés et exécutés 13

14 Serveur de fichiers : Micro-ordinateur possédant un système d exploitation réseau tel que Netware, Windows, Unix, Banyan,... Met à disposition ses ressources disque sur le réseau. Peut contenir l arborescence de l application du DM Server et de ses modules complémentaires. Snap-in : Programme d administration de MMC (Microsoft Management Console). Les snap-ins peuvent être ajoutés à n importe quelle console de MMC et être configurés pour gérer un composant du système. Le snap-in est le composant de base d une console MMC (outil d administration). Prolgoue a créé des snap-ins correspondant aux différentes applications à administrer : DM-Server, Fax Gateway, SNMP (Simple Network Management Protocol) Protocole dédié d administration de réseau de la famille TCP/IP. Protocole utilisé par la majorité des logiciels de supervision de réseau (HP OpenView, CA Unicenter, IBM Tivoli, Microsoft SMS, ). Il est utilisé par le module Alarms. T T0 : Norme de lignes de transfert de données numériques, permettant des débits de 128 kbps, selon la norme européenne. T.2 : Norme de lignes de transfert de données numériques, permettant des débits de 2 Mbit/s, selon la norme européenne. T.30 : Recommandation de CCITT. Ce protocole décrit la procédure globale pour établir et contrôler la transmission entre deux télécopieurs. Il couvre cinq phases d exécution : installation d appel, procédure de pré-message (choix du mode de transmission), transmission de message (mise en phase et synchronisation), procédure de post- message (EOM et confirmation), et version de l appel. Télécopie: Télécommunication ayant pour objet la reproduction à distance d un document graphique sous la forme d un autre document graphique géométriquement semblable à l original. Un document est un support d informations enregistrées à titre permanent et susceptible d être classé et consulté. Un document graphique est, par exemple, le support d un écrit, d un imprimé ou d une image fixe. La reproduction peut présenter deux niveaux de densité optique, qualifiées généralement de noir et blanc, des demi-teintes ou des couleurs (télécopie contrastée, télécopie nuancée). Voir Fax TIFF : (Tagged Image File Format) - Format de fichier graphique compressé ou non avec l algorithme LZW, commun, surtout utilisé sur le Mac. Abrégé en «TIF» sur les PCs, dont les noms d extension sont limités à trois caractères. TNR : (Terminaison numérique de réseau) - Coffret mettant en contact la ligne interne de l abonné et le réseau public dans le Réseau numérique à intégration de services (RNIS) Numéris de France Télécom. U Unité de traitement (du DM Server) : Un des trois éléments constitutifs du DM Server avec le Connecteur et le Contrôleur. L Unité de traitement traite le document (conversion, ajout de page de garde,...) qui lui est soumis par le Contrôleur puis commute le message vers un autre connecteur. UIT-T : (Union Internationale des Télécommunications) - Standardisation des Télécommunications. C est le remplaçant du CCITT. Il dépend des Nations Unies 14

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