INITIALISATION D UNE NOUVELLE INSTANCE

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1 INITIALISATION D UNE NOUVELLE INSTANCE Instance = Une instance est par default une unité sur niveau 4 du l organigramme de l EPFL ou un sous-groupe d un labo etc.. Il faut la rattacher à l organigramme officiel de l EPFL (vois paramètres d instance). Le déroulement : 1. créée sur demande d accès par mail à absences@epfl.ch 2. adapter les paramètres de l'instance à l usage dans votre unité 3. importer les collaborateurs de l unité dans votre instance (= «utilisateurs») 4. définir et attribuer les données personnels et les profils pour vos utilisateurs 5. nommer les validateurs pour les groupes ou les personnes individuelles 6. définir les plages horaires et taux de travail pour les collaborateurs à temps partiel dans votre unité 7. déterminer et corriger les soldes des vacances (prorata pour les temps partiels et nouvelles contrats) 8. informer les collaborateurs et «basculer» le système de gestion des absences ad 2) Paramètres de l instance Paramètres =définir l usage dans l instance concernant la flexibilité des horaires, la gestion et la validation des absences/déplacements, les notifications, les droits d accès par défaut des personnes dans l instance, etc. Le temps de travail (moyenne de 41 h / semaine, prorata pour temps partiel), dont l organisation et la gestion sont sous la responsabilité du chef de groupe. Les horaires sont aménagés d entente entre les supérieurs et les collaborateurs sur la base du principe de confiance et tiennent compte des besoins du service. Le principe de l horaire flexible est retenu à l EPFL, mais des plages horaires bloquées peuvent être définies. Heures d appoint et heures supplémentaires (RGT art.7, OPers-EPF art. 55) 1 Sont considérées comme heures d'appoint celles qui sont effectuées en plus du temps de travail convenu dans le contrat (quel que soit le taux d occupation) mais ne dépassant pas 45 heures de travail hebdomadaires. Au-delà de 45 heures de travail par semaine, on parle d'heures supplémentaires. 2 Les heures d appoint permettent de répondre aux variations de la charge de travail et sont gérées par le collaborateur dans le cadre de l horaire flexible par des reprises de même durée. Le solde des heures d appoint positif ne peut dépasser au total le nombre d heures nécessaires à la compensation des congés de fin d année additionné du nombre d heures hebdomadaires du collaborateur. Un solde d heures négatif ne peut excéder 20 heures quel que soit le taux d activité. Tout dépassement sera soumis à la signature du supérieur hiérarchique. 3 Les heures supplémentaires ne sont autorisées que si elles sont, dans la mesure du possible et sauf urgence, planifiées d entente entre le collaborateur et le supérieur ou ordonnées par ce dernier. 4 Les heures d'appoint et les heures supplémentaires doivent être compensés par des congés de même durée. NB : actuellement dans le logiciel, les validations OUI/NON se font sur la base d une simple case à cocher. Oui=cochée, non=vide. Flexibilité des horaires Panier des heures d appoint oui non Si oui : Max. jours de vacances de suite à prendre sur les heures d appoint (Max. 1 à 3 jours de congé consécutifs permis) 1

2 Congé/vacances/déplacement Validation des demandes de congés/vacances par un supérieur oui non Si oui, quels motifs d absence le chef d unité veut-il valider via le logiciel? (notification par , lien sur page). o conférences, cours, voyages o télétravail o vacances o toutes les autres L utilisateur peut changer des absences dans le passé (année en cours) lui-même? oui non (Attention cette fonctionnalité n est pas prévue par défaut, mais peut être activée à l occasion du démarrage pour rattraper la saisie des absences) Le logiciel doit-il envoyer des notifications (destinataires définis par les profils des personnes) pour les cas o Absence annulée par admin o Déclaration d heures d appoint o Demande d heures supplémentaires Confidentialité Afficher les détails des absences oui non (Attention : Confidentialité des données! Les motifs des absences sont des données privées! Seul le chef du groupe et l admin peuvent voir les motifs) Qui peut avoir accès en consultation? Toutes les personnes de l ÊPFL avec un compte Tequila oui non Quels sont les types d accès par défaut des utilisateurs enregistrés dans mon instance : o Normal (gestion des données personnelles, et consultation des données communes) o Individuel (gestion des données personnelles, pas d accès aux données communes) o Consultation (gestion des données par les admins, accès en consultation des données communes). Ad 3) importer le personnel de l unité ou créer les comptes 1. Importer le personnel de l unité par nom ou no sciper ou par l acronyme de l unité : Toutes les personnes qui sont accréditées dans l unité. 2. Définir les détails par personnes : Contrat durée : de (à : ) Absences sont automatiquement annoncées à qui? (Ajouter les autres personnes que le chef de section, secrétaire ou remplaçant) Synchronisation avec les calendriers exchange ou my.epfl.ch (privé ou de groupes) (Les absences annoncées dans le logiciel sont automatiquement envoyées et ajoutées dans le calendrier Outlook, etc.) 2

3 Ad 4) Profils Profil = définir une «casquette» pour une personne. Certaines personnes n ont pas besoin d une «casquette précis» de cette liste et ne nécessiteront pas de configuration de profils. D autres collaborateurs peuvent porter plusieurs casquettes, comme p.ex. Quand l administrateur d instance veut recevoir des notifications aussi. Plusieurs personnes peuvent porter la même casquette (p.ex. 2 admin, 5 «chercheurs», etc.) Ce n est pas nécessaire que le profil soit le miroir de la structure officielle de l instance. P.ex. : Le chef de groupe ne doit pas nécessairement porter cette casquette sinon il va recevoir beaucoup des notifications pour toutes les absences, si l unité est grande. Dans ce cas on peut lui donner la casquette «admin» - un profil sans réception des notifications. Les profils quels droits concernant : a) Gestion de ses propres absences oui non b) Gestion des absences des autres oui non c) Réception des notifications pour toutes les transactions dans la gestion des absences de l instance oui non d) Validation des demandes de congé pour la (sous-)groupe* oui non e) Visibilité dans aperçu (planning résumé) du groupe oui non En plus il existe un profil «chercheur» qui reflète le fait qu un certain type de contrat ne permet pas de créditer des heures supplémentaires (RGT art.2). La gestion en heures est alors exclue. f) «chercheur» : oui non Profil Saisir les propres absences Saisir absences des autres Reçoit notifications Validation des demandes du (sous-)groupe Pas d heures supplémentaires Invisibilité planning - Pas des soldes à gérer, consultation «admin» X x «responsable de groupe» X x x x «notification» X x «accueil» X x «caché» x «chercheur» X x «ass-doc» x X (ni panier h-d appoint) *Attention : Si vous créez des sous-groupes dans votre instance (sous «données personnelles»), toutes les personnes doivent appartenir à un sous-groupe unique. Quand vous définissez quelqu un comme «responsable de groupe» il est automatiquement chef du sous-groupe auquel il est rattaché. Il reçoit les notifications seulement de ce sous-groupe, il est validateur par défaut pour ce sous-groupe, mail il a les mêmes droits que les administrateurs pour toutes l instance. 3

4 Ad 7) Absences administration soldes et droit aux vacances Si vous démarrez en décembre (fortement conseillé) : Solde vacances actuel = solde vacances droit vacances 2012 vacances prises en 2012 ATTENTION le DROIT aux vacances est déterminé par le taux d activité et la durée du contrat! Personnes qui travaillent à temps partiels Avant de mettre les soldes actuels, il faut adapter le taux pour les temps partiels (dans «données personnelles). Vous calculez après son droit aux vacances pour l année : Exemple : personne à 50% : droit vacances 2012 = 50 % de 25 = 12.5 jours solde 2011 = 3 jours vacances prises 2012 = 8 jours solde 2012 = = 7.5 jours Personnes qui ont commencé chez vous pendant l année courante : En plus il faut déterminer le droit de vacances prorata pour les personnes, dont leur contrat a commencé en cours d année: Pour un collaborateur de 30 ans, travaillant à 100% dont l activité a débuté le 1er mai, son droit aux vacances est de : a) 25 jours des vacances par année/12 mois = 2.08 jours par mois b) 8 X 2.08 = 16.6 jours droits vacances de l année courante. Attention : Définition du jour de «bascule» vers la gestion avec le logiciel : Le solde des vacances qui doit être saisi est celui de la veille du jour de la bascule. Toutes les absences dès ce jour doivent être saisies dans le logiciel! A vous de fixer le jour de la bascule dans votre unité, en prévoyant le temps d informer tous les collaborateurs et d obtenir tous les soldes à la date prévue. 4

5 Ad 8) Pour informer les collaborateurs de votre unité Les collaborateurs ont accès au logiciel dès que vous les avez importés dans la «gestion des utilisateurs». Il faut les informer (et dans la futur tous les nouveaux arrivés) de: ce qu il faut faire depuis le «date de démarrage» de ce qu ils peuvent obtenir du logiciel Un petit aperçu pour cette occasion: QU EST CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE AVEC LE LOGICIEL? Organiser vous même Saisir vos absences (vacances, congés) Saisir vos déplacements (formations, voyages professionnels, télétravail) Gérer votre temps de travail supplémentaire/vos compensations avec le panier des heures d appoint Transfert automatique de toutes vos absences saisies vers votre agenda électronique (bientôt possible vers plusieurs agendas individuel, groupe, supérieur, épouse,.) Consulter les absences/présences de vos collègues Connaitre vos soldes correctement calculés selon les règlements RH (spécifiquement pour les personnes qui travaillent à temps partiel, qui commencent/terminent/changent leur contrat pendant l année courante) Vue d ensemble actuelle de vos soldes de vacances et heures supplémentaires une fois par année validés par votre supérieur. Organisation des absences/présences dans votre unité o Notification automatique de l absence pour votre supérieur (validation) et la secrétaire, et toutes les personnes de votre choix, avec tous les détails inclus comme par ex. accessibilité pendant l absence o Si souhaité, validation des demandes d absence online o Outil de Planning vue d ensemble des absences passées, futures, ce jour o Automatisation de l organisation des remplacements (si besoin) o Reporting le logiciel offre des rapports UE en accord avec les règlements UE ; ainsi que des rapports mensuels prévus par l EPFL 5