TERMES DE REFERENCE Mission n 15SANIN148

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1 TERMES DE REFERENCE Mission n 15SANIN148 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Durée totale des jours prévus Appui à l'élaboration et la mise en place des manuels de procédures administratives, Financières et comptables 58 jours Transverse Capacités de gestion Ministère de la Santé II. Justification de la mission Le Gabon, pays à revenu intermédiaire de la tranche supérieure et à développement humain contrasté, n a encore jamais bénéficié de financement du FM en matière de lutte contre la TB, à forte charge de morbidité TB, avec une incidence et une prévalence de la TB estimées respectivement à 423 cas et 578 cas pour habitants, confronté à une épidémie généralisée à VIH et l émergence des cas de TB-MR 1. L Instance de Coordination Nationale (CCM) du Gabon a souhaité soumettre une demande de financement au Fonds mondial dans le cadre du Nouveau Modèle de Financement. A la demande du CCM, l Initiative 5% a mobilisé une assistance technique qui a accompagné le pays tout au long du dialogue pays jusqu à la soumission de la note conceptuelle Tuberculose en Avril La Note conceptuelle Tuberculose a été approuvée par le Comité d'examen des Propositions en juillet 2015 pour un montant de 5.3 million d euros. Pour la mise en œuvre de cette subvention, le Ministère de la santé de la Prévoyance sociale a été désigné par le CCM comme Bénéficiaire Principal. Le Programme National de Lutte contre la TB et le Réseau d'associations RENAPJ/AJ ont été désignés comme Sous Récipiendaires. Au cours de la mise en œuvre des subventions Paludisme et VIH /Sida des séries 5 et 8, le Ministère de la santé a bénéficié d'un appui technique pour l'élaboration des documents de gestion administratives, financières et comptables. Cependant un nouveau cadre institutionnel ayant été mise en place depuis la dernière subvention, le TRP a recommandé l'élaboration de nouveaux documents de gestion administrative, financière et comptable qui soient adaptés à ce nouveau contexte. Ainsi, à la demande du CCM, des instruments de gestion adaptés aussi bien aux procédures nationales qu'aux exigences du Fonds Mondial, doivent être élaborés à savoir: deux manuels de procédures administratives, financières et comptable pour le Bénéficiaire Principal et pour les Sous Bénéficiaires. 1 Taux de détection de 54% au Gabon vs 70% ciblés ; taux de succès thérapeutique 65% au Gabon vs 85% ciblés ; taux de couverture DOTS 51% au Gabon vs 100% ciblés ; taux de perdus de vue 31% au Gabon vs 5% ciblés. Selon le rapport de l OMS 2012, la prise en charge de la Tuberculose multirésistante a été l objet d un certain nombre de recommandations dont l exécution est encore imparfaite. Termes de références 15SANIN148 1

2 III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission L'objectif général de la mission est d appuyer la mise à jour les manuels de procédures administratives comptables et financières selon les dernières recommandations du Fonds mondial, et de former l ensemble des membres du Récipiendaire Principal (RP) et les sous récipiendaires (SR) à l utilisation de ces manuels. 2) Objectifs spécifiques Objectif spécifique 1 : Révision et publication des Manuels de procédures. Objectif spécifique 2 : Formation des personnels à l utilisation des manuels et à la mise en place des procédures. 3) Résultats attendus - Les Manuels de procédures administratives comptables et financières sont mis à jour dans le respect les procédures du Fonds mondial (1 pour RP et 1 pour chaque SR), mis en forme et publiés de manière à pouvoir être facilement utilisés. - L ensemble des personnels clés sont formés. - Les procédures sont mises en place par le RP et les SR. IV. Description de la mission 1) Activités prévues Dans le cadre de leur mission, les experts auront à conduire les activités suivantes : A. Objectif spécifique 1 : Révision et publication des Manuels - A1. Révision des manuels de procédures administratives comptables et financières afin de s assurer qu ils répondent aux exigences du Fonds mondial. - A2. Organiser l impression et la diffusion des manuels (cf. B1 Formation).. B. Objectif spécifique 2 : Formation des personnels à l utilisation des manuels et à la mise en place des procédures - B1. Organiser la mise en œuvre d un atelier de formation. - B2. Faire valider par le RP et les SR : La liste des membres à former et la/les formation(s) au(x)quelle(s) chacun participera en fonction de son profil ; L agenda de l atelier ; Le contenu précis de l atelier - B3. Organiser une mission de suivi pour assurer la bonne mise en place des procédures. 2) Livrables attendus Termes de références 15SANIN148 2

3 - Les manuels de procédures administratives, comptables et financières mis à jour, validés et imprimés - Compte rendu de mission incluant le rapport de formation - Compte rendu de missions de suivi 3) Coordination La coordination globale du processus d élaboration des manuels est assurée par l expert 1 mandaté par l Initiative 5% assisté par un expert national. Plus spécifiquement l expert veillera au suivi des activités, à la tenue actualisée du chronogramme et à la facilitation de l atelier de formation. Une coordination étroite avec le bureau du CCM, le RP et les SR devra impérativement être mise en place dès la préparation de la mission et jusqu à sa finalisation. Les experts devront également collaborer avec l équipe pays du Fonds mondial, et les autres partenaires. Durant toute la durée de la mission, les experts devront participer aux réunions de coordination prévues par les partenaires et le CCM. Les experts devront communiquer régulièrement sur l avancement de la mission et éventuellement les difficultés rencontrées avec l Initiative 5%. V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Lieu de la mission : Libreville, Gabon 2) Période de mise en œuvre: du 8 Février au 30 Avril ) Date de démarrage : 8 Février ) Date de fin : 30 Avril ) Durée effective : 58 jours prestés au total Expert 1 - Expert International en renforcement organisationnel pour une mobilisation de 28 jours Expert 2 - Expert national en gestion budgétaire pour une mobilisation de 30 jours Termes de références 15SANIN148 3

4 6) Planning/calendrier: Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Description des activités Lieu Période Durée (H/J) Expert 1 : Durée (H/J) Expert 2 Préparation de la A distance Février mission/ revue 2 2 documentaire Accompagner la Libreville Février rédaction du manuel 10 8 de procédures BP et SB Compilation du draft Libreville Février 4 4 Atelier de Restitution Libreville Mars BP et SB 2 2 Finalisation des Libreville Mars manuels 3 3 Formation du CCM, du Libreville Mars BP et SB 7 7 Suivi des formations Libreville Avril 4 Total Les experts se rendront au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début la mission terrain pour une réunion d'échanges avec le Conseiller de coopération et d action culturelle. VI. Expertise et profil demandés 1) Nombre d experts : 2 (Binôme) 2) Profil des experts Expert 1 : Chef d équipe - Expert international en renforcement organisationnel A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire de 2 ème cycle en administration, santé publique, renforcement des organisations, en gestion ou expérience équivalente - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) Termes de références 15SANIN148 4

5 B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 10 ans dans la lutte contre la Tuberculose, renforcement des systèmes de santé (RSS) dans les pays en développement. - Expérience professionnelle en renforcement des capacités pour la mise en œuvre de programmes financés par le Fonds mondial. C. Expérience professionnelle spécifique - Expérience indispensable similaire à la mission d élaboration d un manuel de procédures de gestion de subventions du Fonds Mondial. - Bonne connaissance souhaitée des acteurs/parties prenantes du domaine de la santé au niveau local. Une expérience préalable dans le pays ou la zone est appréciée. Expert 2 : Expert national en gestion budgétaire A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire de 2 ème cycle en administration, santé publique, renforcement des organisations ou en gestion ou expérience équivalente - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 5 ans dans le secteur de la santé. - Expérience professionnelle d au moins 3 ans en gestion financière et administrative de projets. C. Expérience professionnelle spécifique Connaissance du fonctionnement et des procédures Fonds Mondial (notamment en termes de gestion de subventions) indispensable. VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu (maximum de 10 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après la mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. Durant la mission, l expert chef d équipe devra faire un point téléphonique (ou envoyer un compterendu par écrit par mail) avec Expertise France à l arrivée, afin d assurer le bon lancement de cette mission. Compte tenu des délais toutes difficultés ou retard devra être communiqué à Expertise France. VIII. Suivi-évaluation Termes de références 15SANIN148 5

6 Dans l intérêt du bénéficiaire et d Expertise France, les indicateurs ci-dessous permettront d évaluer pendant et après la mission les résultats de la mission d expertise, afin de pouvoir à terme mesurer l atteinte des objectifs propres à la mission, ainsi que l évolution de la performance des programmes financés par le Fonds mondial. Indicateurs de performance Livrables Effets immédiats Effets intermédiaires. Les Manuels de subvention sont élaborés au 01/04/2016 Manuels disponibles Les personnels clés sont en mesure de mettre en place les procédures nécessaires à la gestion de la subvention. Sources de vérification Manuels de procédures Test de fin de formation IX. Informations pratiques Le bénéficiaire met à disposition des experts les moyens suivants : - un bureau Termes de références 15SANIN148 6