Le Festival des. Fromages Fins. de Victoriaville. Salon des fromages FORMULAIRE D INSCRIPTION Nom de l entreprise : Nom du responsable :

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1 Le Festival des Fromages Fins présenté par de Victoriaville Salon des fromages du 10 au 12 juin 2011 Pavillon Agri-Sports, Victoriaville FORMULAIRE D INSCRIPTION 2011 * DATE LIMITE D INSCRIPTION : 18 MARS 2011 * Cochez votre catégorie ( ) FROMAGERIE PRODUCTEURS RÉGIONAUX VIGNOBLE CIDRICULTEUR MICROBRASSERIE HYDROMELLERIE AUTRE : Nom de l entreprise : Nom du responsable : Adresse : Ville : Téléphone : Code Postal : Télécopieur : Nom de votre entreprise à inscrire sur l affiche d identification de votre kiosque (inclus dans votre coût de location) SVP inscrire la bonne typographie : Choix de kiosque : # Voir le plan Salon des fromages d ici 2011 pour connaître les numéros de kiosques. Nous tenterons de respecter du mieux possible votre choix. Par contre, nous ne pouvons vous le garantir à 100 %. COURRIEL : SITE INTERNET : 1

2 TARIFS DES KIOSQUES EXPOSANTS Louez votre kiosque avant le 18 février 2011 et profitez d un tarif réduit. Dimension des kiosques disponibles (Façade X profondeur) Spécial 2011 Tarif pour une inscription avant le 18 février 2011 TROIS FACILITÉS DE PAIEMENTS * A * Tarif pour une inscription entre le 19 février et le 4 mars 2011 * B * Tarif pour une inscription entre le 5 et le 18 mars x 10 : une façade $ $ $ 10 x 10 : deux façades $ $ $ Coin : 20 de façades $ $ $ 20 x 10 : trois façades $ $ $ 20 x 20 : quatre façades $ $ $ Paiement Un seul versement avant le 18 février % à la signature 33 % le 15 mars % le 15 avril % à la signature 50 % le 15 avril 2011 * Les taxes ne sont pas incluses dans les prix. S.V.P. cochez votre (vos) choix dans le carré ( ). Le chèque doit être fait au nom suivant : Le Festival des Fromages Fins de Victoriaville. Taxes en sus. Date de l inscription : Grandeur de kiosque choisie Formule choisie (selon la facilité de paiement choisie) Quantité de kiosque Coût total 10 x 10 : une façade Spécial x 10 : deux façades Coin : 20 de façades A 10 x 20 : trois façades B 20 x 20 : quatre façades TOTAL : INCLUS DANS LA LOCATION D UN KIOSQUE : Kiosque de prestige avec 2 murets séparateurs; 1 table 30 x 96, 2 chaises (sur demande*) ; 1 nappe blanche, poubelle (sur demande* et dépôt de 20 $ demandé) ; Accès à un entrepôt réfrigéré (sur demande*) (espace limité) ; Éclairage de base ; Affiche d identification de votre entreprise (sur demande*) ; 1 prise électrique (120 V, 15 A) ; Votre inscription sur le site Internet du Festival et sur le programme remis à chaque visiteur ; Un salon réservé aux exposants pour repos, échanges, consommations et repas ; Stationnement VIP gratuit (1 véhicule par kiosque). *Sur demande : Vous recevrez les formulaires de besoins à compléter au cours des prochains mois. 2

3 MENU BISTRO Avantages reliés au menu Bistro Mention de votre entreprise et de votre (vos) produit(s) dans ou sur : - La section Menu Bistro SAQ de nos programmes ; - La section Bistro SAQ de notre site Internet ; - Les 500 menus du Bistro SAQ ; - Les assiettes servies aux clients ; - Le grand panneau à l entrée du Bistro SAQ. Sélection des produits en promotion : La direction du Festival des Fromages Fins de Victoriaville se réserve le droit de sélectionner les produits qui constitueront le menu bistro. Comme nous devons assurer une variété de produits, nous ne pouvons garantir ni l ordre de priorité, ni le choix d un ou plusieurs de vos produits. Produits en consignations : Pour satisfaire aux besoins du bistro, les organisateurs du Salon auront besoin d un minimum de 11 kilogrammes par produit solide sélectionné et 9 litres par produit liquide sélectionné. Afin de faciliter les transactions entre Le Festival des Fromages Fins de Victoriaville et les entreprises participantes, le prix d achat de vos produits est fixé à 17 dollars le kilo (17 $) peu importe le produit sélectionné. À cet effet, nous vous demandons de bien vouloir identifier la conversion de vos produits selon le format. La quantité finale de produits vendus, à payer par la direction du Festival des Fromages Fins de Victoriaville, sera celle inscrite au rapport de contrôle des aliments, effectué par notre préposé du camion/entrepôt réfrigéré. Cette quantité finale de produits consignés vendus devra nous être facturée après le Salon. Les produits doivent être livrés le jeudi 10 juin entre midi et 18 h. La réception à temps de vos produits est indispensable à la préparation des assiettes de fromages prévue le vendredi matin par notre équipe de bénévoles. Produits commandités : Le Festival des Fromages Fins de Victoriaville vous demande d offrir en commandite 2 kilogrammes de chacun des produits choisis. Pour tous les exposants, il est aussi possible que nous vous demandions d offrir en commandite 2 kilogrammes de vos produits pour nos activités promotionnelles. Étant donné la très grande variété de producteurs et de transformateurs présents, des ententes seront prises au cas par cas avec chaque exposant. Nous communiquerons avec vous afin de commander les quantités de produits nécessaires pour répondre à nos besoins. Je suis intéressé à ce que mon produit soit annoncé sur le menu bistro : oui non Produits vedettes qui pourraient se retrouver dans le menu bistro Choix Nom du produit Description Prix / kg Des échantillons de vos produits mentionnés ci-haut devront être livrés au bureau du Festival des Fromages Fin de Victoriaville, au plus tard le 18 mars Ces échantillons nous permettront de faire le meilleur mariage possible pour chaque assiette. 3

4 COUPONS DE DÉGUSTATION et VENTE DE PRODUITS Des coupons de dégustation seront vendus aux visiteurs pour la dégustation de produits exposés lors du Salon des fromages d ici. Ce moyen de contrôle permet de limiter les gratuités et de rentabiliser l opération promotionnelle des exposants ; Les coupons de dégustation seront vendus au coût de 5,00 $ (taxes incluses) pour 10 coupons ; Pour des raisons d équités, vous ne pouvez plus choisir d offrir gratuitement vos produits à déguster ; Il est interdit de vendre des portions à déguster. Seul le système de coupons est valide pour la dégustation. Le format des portions à déguster doit être l équivalent d une petite bouchée pour les produits solides ou d une (1) once pour les produits liquides ; Chaque coupon sera vendu au coût de 0,50 $ (taxes incluses). Le Festival des Fromages Fins de Victoriaville remettra à l exposant un montant de 0,20 $ par coupon identifié 2011 et se gardera 0,30 $ pour les frais d opération (0,05 $) et le remboursement de taxes (0,05 $). Seuls les coupons portant les mentions 10, 11 et 12 juin 2011 émis par Le Festival des Fromages Fins de Victoriaville feront l objet d un remboursement ; Une compensation quotidienne obligatoire des coupons de dégustation aura lieu directement sur le site, (lieu à déterminer) : Vendredi 10 juin De 20 h 30 à 21 h 30 Samedi 11 juin De 10 h à 11 h et de 20 h 30 à 21 h 30 Dimanche 12 juin De 10 h à 11 h et de 20 h 30 à 21 h 30 4

5 ASSURANCES et RESPONSABILITÉS L exposant s engage à respecter tous les règlements du Salon et devra fournir une preuve d assurance responsabilité civile d un montant de $. Les équipements et le matériel d exposition fournis avec votre emplacement doivent également être couvert par la police d assurance de l entreprise exposante ; Le Festival des Fromages Fins de Victoriaville ne pourra être tenu responsable de vol, perte ou dommage subi par l exposant à son kiosque ou dans l aire d entreposage. Ces risques doivent faire l objet et être couverts par la police d assurance de l exposant. Par ailleurs, le Pavillon Agri-Sports verrouillera toutes ces portes lors des heures de fermetures afin de s assurer que personne ne circule dans le Salon ; Ni la direction du Festival des fromages Fins, ni le Pavillon Agri-Sports de Victoriaville ne peuvent être tenus responsables pour toutes blessures, pertes ou dommages aux personnes, marchandises, équipements ou décorations causés par accident ou toutes autres causes durant la période de l entrée de la marchandise, durant l exposition même et pendant la sortie des dites marchandises, équipements, etc. et aussi durant le transport d équipements ou de marchandises vers ou dans les lieux d entreposage ; L entière responsabilité devra être assumée par l entreprise exposante, son représentant, son agent et/ou ses employés pour tout dommage causé durant le transport par les chariots élévateurs, tracteurs ou tout autre équipement utilisé à ces fins et mis à la disposition des exposants par la direction du Salon avec ou sans frais ; La direction du Festival des Fromages Fins de Victoriaville ne peut être tenue responsable d aucun dommage corporel et matériel qui résulterait de l occupation de la surface d exposition par l exposant, de l utilisation de tout service offert directement ou indirectement à l exposant, ou de tout acte ou omission des employés, représentants, entrepreneurs, dépositaires ou invités de l exposant. Nous recommandons fortement que les exposants fassent une révision de leur assurance et se procurent la protection nécessaire pour faire face à toute éventualité (responsabilité civile face aux tiers, assurance contre le vol d équipements et de produits pendant toute la durée du salon, incluant les périodes de montage et de démontage). L exposant doit respecter toutes les instructions et tous les règlements concernant le feu, la sécurité, la santé et la police ainsi que tous les règlements ou ordres émis par la ville, par le Pavillon Agri-Sports ou le MAPAQ. L exposant est responsable des faits et gestes de ses employés, agents, fournisseurs et entrepreneurs durant leur présence sur les lieux du Salon. 5

6 SÉCURITÉ Bien que Le Festival des Fromages Fins de Victoriaville fournisse un service de surveillance générale durant la tenue de l événement, il demeure que c est la responsabilité de l exposant de protéger et d assurer son propre matériel d étalage ainsi que sa marchandise et ses équipements. La direction du Festival suggère de ne jamais laisser de matériel sans surveillance. L exposant doit s assurer qu il y aura au moins une personne autorisée dans son kiosque en tout temps durant les heures d exposition ; Prenez le soin de recouvrir vos étalages avec une toile à la fin de chaque journée. Cet effet de dissuasion rend la manutention de la marchandise plus difficile et il est moins facile de déterminer ce qui pourrait être volé plus tard. Les brigands tiennent compte de ce qui est facile à voler : les ordinateurs portatifs, enregistreuses à bandes magnétiques, lecteurs numériques, vidéos, calculatrices et échantillons à distribuer sont les articles les plus souvent volés. Ces articles devraient être protégés et entreposés dans un endroit sûr pendant la nuit. Les voleurs prennent également des articles personnels tels que les sacs à main, les vestons et les boîtes à outils ; ne les laissez jamais sans surveillance dans votre kiosque ; Aucune portion d équipement ou de meubles d exposition ne doit s avancer dans le couloir désigné. Les caisses de transport, les boîtes et tous autres contenants vidés de leurs marchandises doivent être promptement empilées dans les lieux d entreposage désignés par le directeur de l exposition ou l administration. Aucun carton vide, plié ou non ne doit être empilé sur les côtés, à l arrière ou l intérieur des kiosques ; Il est interdit de suspendre tout matériel, indépendamment de sa nature, sur les extincteurs et sur la structure des kiosques. PERMIS OBLIGATOIRE POUR TOUS LES EXPOSANTS : Veuillez prendre note que tous les exposants offrant leurs aliments en dégustation moyennant des coûts (coupons de dégustation obligatoire), devront se procurer un permis d événements spéciaux, en téléphonant au Ministère de l Agriculture, des Pêcheries et de l Alimentation du Québec (MAPAQ) au ou en visitant le lieu suivant : Important : Veuillez joindre une copie de ce permis avec votre formulaire d inscription. Les exposants de boissons alcoolisées et non-alcoolisées doivent se procurer un permis de réunion disponible sur le site Internet de la Régie des alcools, des courses et des jeux au : Important : Vous devez le compléter et nous le retourner incluant le paiement (chèque à l ordre du Ministre des finances) avec votre formulaire d inscription. Cette procédure gouvernementale, en vigueur depuis 2006, est obligatoire pour tous les événements agroalimentaires. Le Festival des Fromages Fins de Victoriaville fera parvenir à la Régie les documents requis pour l obtention de votre permis. Celui-ci vous sera remis à votre arrivée au Salon des fromages d ici. Pour les titulaires de permis de production artisanale de boissons alcooliques du Québec, veuillez nous faire parvenir avec votre formulaire d inscription copie de votre permis. 6

7 ENTENTE DE LOCATION OBLIGATIONS DU PROMOTEUR : - Dans un environnement convivial, l exposant accepte le kiosque fourni par les organisateurs du Salon des fromages d ici qui comprend sur demande seulement : table de 30 x 96, deux chaises, un panneau d identification de votre entreprise. Prendre note que des formulaires de besoins vous seront envoyés au cours des prochains mois. - Le kiosque comprend aussi, une prise de courant électrique double de 120 V, 15 ampères et deux lumières d éclairage fixées au kiosque ; - Des nappes blanches et des poubelles sont aussi disponibles, sur demande, moyennant un dépôt de 20 $ ; - Tout service électrique additionnel sera facturé selon vos besoins. Les demandes en service électrique additionnel doivent être faites par écrit et communiquées à nos bureaux avant le 16 avril Des frais minimaux de 50 $ s appliquent pour ce service ; - Le Festival des Fromages Fins de Victoriaville se réserve le droit de regard en ce qui concerne l aménagement du kiosque afin de préserver l intégrité de l image du Salon des fromages d ici ; - L allocation des emplacements des kiosques est faite par l organisateur et celle-ci vous sera confirmée sur place. OBLIGATIONS DE L EXPOSANT : - L exposant s engage à payer pour les trois (3) jours du Festival des Fromages Fins de Victoriaville, selon la facilité de paiements choisie. Après ces dates (toujours selon la catégorie de paiements choisis) le Festival pourra annuler la réservation et offrir à un autre exposant l espace disponible. - En cas d annulation d une inscription, 10 % du coût de location sera retenue pour une annulation avant le 1 er mars, 50 % pour une annulation entre le 2 mars et le 1 er avril et 75 % pour une annulation entre le 2 avril et le 1 er mai. - L exposant accepte le kiosque «Clé en main» fourni par le Salon des fromages d ici. - L exposant s engage à être présent durant les trois (3) jours que durera le Salon des fromages d ici, selon l horaire des heures d ouverture : Vendredi 10 juin 15 h à 20 h 30 Samedi 11 juin 11 h à 20 h 30 Dimanche 12 juin 11 h à 17 h - L exposant s engage à terminer l installation et la décoration de son kiosque le vendredi le 10 juin avant 10 h. - L exposant ne peut partager son kiosque avec une autre entreprise, à moins d avis contraire émis par les organisateurs du Festival des Fromages Fins de Victoriaville. Seule l entreprise apparaissant sur le formulaire d inscription sera autorisée à exposer et vendre ses produits ; - L exposant est responsable de l aménagement et de la décoration de son kiosque. Il est interdit de se servir de clous, vis, autocollants ou autres objets pouvant endommager les kiosques et les structures loués. 7

8 - L exposant doit prévoir les outils et les équipements nécessaires à l aménagement de leur kiosque (extensions électriques, ruban adhésif, outils, corde, ciseaux, etc). - L exposant se rend entièrement responsable de son personnel de vente, de sa marchandise et de ses équipements. - L exposant est responsable de la propreté de son kiosque et sera tenu responsable des frais occasionnés pour toute détérioration du kiosque. - L exposant devra faire approuver par l organisation du Festival des Fromages Fins de Victoriaville, les produits offerts et les installations intérieures et extérieures de l espace loué. - La dégustation d échantillons et la distribution de matériel publicitaire ainsi que toute sollicitation ne doit se faire qu à l intérieur des kiosques. Cependant, certaines activités sont autorisées à l extérieur du Pavillon Agri-Sports ou des chapiteaux, sur les sites du Festival des Fromages Fins de Victoriaville. Celles-ci doivent être préalablement approuvées par le promoteur. - L exposant devra procéder au démontage complet de son kiosque entre 17 h et 21 h, dimanche le 12 juin 2011 et laisser l espace loué propre à son départ. - L usage de feu (chandelles, lampes à paraffine et autres liquides ou gaz inflammables) n est pas permis sans qu une approbation ait été obtenue préalablement auprès du promoteur. - Le Festival des Fromages Fins de Victoriaville sollicite 2 kg de vos produits pour les activités promotionnelles d ouverture du Salon des fromages d ici. - Le Festival des Fromages Fins de Victoriaville se dégage de toutes responsabilités en cas de feu, vol, vandalisme, accident physique ou tous autres dommages ou pertes causés par des imprévus. 8

9 NOUVEAU(X) PRODUIT(S) A ANNONCER Le Festival des Fromages Fins de Victoriaville met tout en œuvre pour poursuivre son développement et accroître sa notoriété sur la scène nationale. Pour y arriver, une des tactiques que nous favorisons est celle d appuyer les efforts de l industrie fromagère. À cet effet, nous souhaitons encore cette année, offrir une vitrine toute spéciale aux nouveaux fromages que vous comptez faire découvrir aux visiteurs lors du Salon des fromages d ici. Comment? - Nous publierons, une semaine avant l événement, un communiqué annonçant la découverte de vos nouveaux fromages lors de notre événement ; - Sur demande, il nous sera aussi possible de développer avec vous, un dévoilement officiel de votre fromage lors du Gala d ouverture du Salon des fromages d ici ; - Nous positionnerons, à l entrée du Salon des fromages d ici, une affiche donnant le nom de votre nouveau produit ainsi que votre numéro de kiosque ; - Dans la section Salon des fromages d ici de notre site Internet, nous annoncerons les nouveaux produits fromagers à découvrir lors de la visite du Salon ainsi que votre numéro de kiosque. Cette idée et cette visibilité vous enchante? Faite-nous parvenir la liste de vos nouveaux produits en répondant aux questions suivantes pour chacun de ceux-ci : Qu entend-t-on par «nouveau produit»? Un fromage qui est sur le marché depuis juillet PRODUIT : Nom du fromage : Fromagerie : Type de fromage : Description : Sur le marché depuis : 9

10 HÉBERGEMENT À TARIF PRÉFÉRENTIEL Nouveau cette année! En collaboration avec l Hôtel Le Victorin de Victoriaville, il vous est possible de réserver des chambres d hôtels à tarif préférentiel. Vous devez faire vous-même votre réservation. Hôtel Le Victorin 19, boul. Arthabaska Est, Victoriaville (Qc) Canada G6T 0S4 Tél.* : Sans frais : info@levictorin.com Cet hôtel est situé à cinq minutes d automobile du site du Festival des Fromages Fins de Victoriaville. Les commodités suivantes sont incluses dans chacune des chambres : - Deux lits queen ; - Table de travail ; - Messagerie vocale ; - Journal quotidien en semaine gratuit ; - Internet Haute Vitesse sans fil GRATUIT ; - Appels locaux et 1-800, sans frais ; - Un environnement sans fumée (100% des chambres). Le tarif est de 105 $* par nuit en occupation simple ou double (minimum deux nuits : vendredi et samedi). Pour bénéficier du tarif préférentiel, vous devez mentionner lors de votre réservation que vous êtes exposants au Salon des fromages d ici du Festival des Fromages Fins de Victoriaville Cette offre est valide jusqu au 1 er mai 2011 * Prix régulier : 144 $ VÉHICULES RÉCRÉATIFS Encore cette année, il vous sera possible de réserver un emplacement pour votre véhicule récréatif. L emplacement du terrain de camping ainsi que le coût seront déterminés au cours des prochaines semaines. Bon Salon des 2011! 10