gp-untis la solution globale

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2 gp-untis la solution globale rapide, polyvalent, fiable... Un succès mondial Pour plus de planificateurs à travers le monde, gp-untis est déjà synonyme de planification des horaires assistée par ordinateur, non seulement dans les pays germanophones, mais aussi dans pas moins de 80 pays, en 20 langues différentes et dans tous les types d école imaginables. Ajoutez à cela notre longue expérience de plus de 30 ans dans le domaine de l optimisation des emplois du temps et vous aurez l assurance que gp-untis réussira aussi à réaliser votre horaire, malgré vos contraintes pédagogiques et les particularités de votre établissement. Optimisation des horaires entièrement automatique L algorithme d optimisation de gp-untis est unique et constitue la clef de voûte du programme. Contrairement à d autres logiciels, gp-untis élabore les horaires de façon totalement automatique, en tenant toutefois bien sûr compte de vos indications. Vous pouvez par conséquent mieux vous consacrer aux tâches pédagogiques essentielles. Planification facilitée gp-untis représente de manière claire et aisément compréhensible les liens complexes existant dans un horaire, de sorte qu il est un outil idéal, même pour des planificateurs débutants. Les horaires édités sont explicites et les modifications de dernière minute sont un jeu d enfant. Options à la carte Plusieurs options sont à disposition (planification des remplacements, surveillance des pauses, etc.) et le planificateur décidera s il en a ou non un réel besoin. Ces options, qui s ajoutent au paquet standard, peuvent aussi être commandées ultérieurement. Nous avons décrit pour vous les différentes phases de construction d un horaire avec gp-untis dans les pages qui suivent.

3 votre horaire en quelques heures 1. Conditions-cadre On travaille de manière très intuitive avec gp-untis: commencez par déclarer les jours et les moments où ont lieu les cours. Ce faisant, vous pouvez aussi différencier le matin et l aprèsmidi, ce qui pourra influencer votre planification, si la pause de midi ou les cours à donner ou non l après-midi sont des critères dans votre établissement. Ensuite, adaptez au besoin les moments et les durées des pauses restantes. Voilà, le décor est planté. Un assistant de saisie vous guide pas à pas pour déclarer ces premières données essentielles. Conditions-cadre

4 2.Données de base Commencez par déclarer les données de base de votre école, à savoir les classes, les professeurs, les matières et les salles. Ensuite, il ne restera plus que quelques données à saisir pour réaliser votre horaire et, lorsque vous aurez acquis un peu d expérience, vous pourrez encore affiner les paramètres de pondération de l optimisation. Données de base De nombreux outils et une aide en ligne très complète vous facilitent la saisie des données.

5 votre horaire en quelques heures 3.Cours Dans le plus simple des cas, un professeur enseigne une matière à une classe dans une seule salle. Mais, grâce aux masques de saisie intuitifs de gp-untis, vous pourrez aussi très facilement déclarer des cours concernant plusieurs classes, professeurs, matières et salles. La saisie d heures doubles ou de blocs d heures successives ou de nombreux autres cas de figure ne pose aucun problème. Les fenêtres des données de base et les fenêtres des cours de gp-untis peuvent être configurées individuellement: c est vous qui déterminez ce qui doit être affiché à l écran. Cours

6 4.Contraintes Les contraintes horaires sont l un des moyens permettant d influencer l élaboration des horaires: elles permettent par exemple de fixer les jours de congé de certains professeurs ou de laisser le logiciel choisir les moments les plus indiqués, eu égard à l ensemble des contraintes à respecter et à la qualité de l horaire à réaliser. Contraintes On peut déclarer des contraintes pour chaque donnée de base et pour chaque cours.

7 votre horaire en quelques heures 5. Pondération Indiquez quels critères sont importants pour vous. Aucun logiciel ne dépasse gp-untis pour le nombre de critères et la flexibilité avec lesquels vous pouvez définir vos priorités: cela va de la pause de midi pour les classes et les professeurs à la répartition des heures d un cours sur la semaine, en passant par le nombre d heures creuses (trous, heures blanches) à ne pas dépasser (ou à respecter) par semaine pour un professeur. La pondération vous donne la possibilité de définir les critères pédagogiques essentiels pour réaliser l horaire de votre école. Pondération

8 6. Optimisation La grande force de gp-untis réside sans aucun doute dans l optimisation, laquelle vous propose pas moins de quatre stratégies différentes et de nombreuses méthodes de travail: planifier automatiquement toutes les heures de cours, prédéfinir manuellement une partie de l horaire et le reste automatiquement, effectuer des modifications à la main dans l horaire fini, modifier vos critères entre deux optimisations pour indiquer au logiciel ce que vous entendez par un bon horaire. Quelle que soit la variante choisie, la qualité des horaires élaborés par gp-untis reste là aussi inégalée. Optimisation L optimisation, unique en son genre et continuellement développée depuis plus de 30 ans, vous garantit une planification optimale de vos cours par un simple clic de souris.

9 votre horaire en quelques heures 7. Diagnostic Le diagnostic vous signale à tout moment d éventuelles erreurs de saisie, ainsi que des incohérences et les problèmes qui en résultent pour votre horaire. Grâce à la communication intelligente de la fenêtre de diagnostic avec les autres fenêtres, vous voyez immédiatement où se situe un problème, qu il s agisse d une donnée de base, d un cours ou de l horaire en soi, de sorte que la correction devient un jeu d enfant. Le diagnostic est un outil d évaluation indispensable pour la qualité de votre horaire. Diagnostic

10 8. Planification manuelle gp-untis vous propose bien sûr aussi un moyen d intervenir à la main dans l horaire, peu importe que vous interveniez dans l horaire achevé ou que vous souhaitiez commencer par planifier quelques cours manuellement avant de lancer un placement automatique pour les cours restants. Grâce à la planification interactive, une sorte de tableau à planifier électronique, on peut très facilement déplacer, permuter, supprimer ou planifier des heures de cours tout en gardant une vue d ensemble et, surtout, sans risque de créer des collisions. Planification manuelle Dès la version 2005, on peut même directement intervenir à la main dans la fenêtrehoraire pour planifier, déplanifier ou déplacer des heures de cours.

11 votre horaire en quelques heures 9. Édition Les trente années consacrées au développement de gp-untis concernent également l édition des horaires: les nombreux formats d impression répondent aux désirs des planificateurs les plus exigeants, qu il s agisse des horaires affichés à l écran ou imprimés sur papier ou encore de ceux publiés sur Internet ou sur l Intranet d un établissement. En plus des très nombreux formats prédéfinis, gp-untis comporte un éditeur des horaires permettant de définir en deux temps trois mouvements le design souhaité. Édition

12 10. Statistiques et rapports L horaire d une école renferme de nombreuses informations cachées: quel est le taux d occupation des salles? Combien d heures de cours ont été réellement données durant l année? Quels professeurs pourraient en principe être choisis pour remplacer une certaine heure de cours? Les statistiques détaillées et les rapports de gp-untis vous livrent facilement les réponses à de telles questions, sur un simple clic de souris. Statistiques et rapports

13 gp-untis horaire... votre adjoint professionnel Les atouts de gp-untis en quelques lignes optimisation (placement des cours) de l horaire entièrement automatique compatible avec tous les systèmes scolaires nombreuses possibilités d adapter la riche palette de critères pédagogiques optimisation puissante et très rapide avec diagnostic immédiat résultats explicites et facilement réutilisables possibilités d édition illimitées utilisation intuitive, basée sur la plus récente technique Windows Extensions de la version standard à l aide d options planification des remplacements surveillance des pauses info-horaire (pour la publication sur Internet, intranet ou des PDAs) planification des cours (pour les cours choisis par les élèves du degré supérieur) répartition des cours (selon besoins et compétences des enseignants) horaire variable (pour des cours par quinzaine, par semestre, etc.) horaire des divisions (pour les gros établissements regroupant plusieurs unités) horaire des élèves (pour élaborer et éditer des horaires individuels) horaire minuté (pour planifier des cours de durées différentes, 30 min., 55 min., etc.)

14 Planification des remplacements La planification des remplacements de gp-untis est un outil entièrement intégré avec lequel vous pouvez répartir et coordonner les remplacements survenant chaque jour. Vous commencez par déclarer les absences de professeurs, de classes ou de salles, lesquelles vont engendrer des remplacements que vous pourrez traiter de différentes façons. Ensuite, il vous sera facile d éditer des horaires des remplacements sous forme de liste ou d horaires. Planification des remplacements Voici un petit extrait des traitements réalisés: substitutions (avec proposition de substitution), permutations d heures, placements particuliers, événements, proposition de professeur, propre planification interactive, compteurs de remplacements détaillés, listes mensuelles de travail supplémentaire, statistique des remplacements, etc.

15 Planification des cours... options spéciales La planification des cours est une option importante pour les écoles qui offrent à leurs élèves la possibilité de choisir librement leurs cours (p. ex. dans les gymnases et lycées). Le noyau de cette option est son optimisation: gp-untis trouve pour vous les meilleurs alignements de cours, à savoir les cours pouvant avoir lieu en même temps eu égard aux cours choisis par chaque élève. Réaliser ensuite l horaire devient alors un jeu d enfant. Mais en plus de ce qui précède, le planificateur bénéficie de nombreuses fonctions qui lui feront gagner du temps: optimisation, diagnostic et impression d horaires individuels pour chaque élève, outils de création d alignements, planification et gestion des examens, changement d année scolaire pour les élèves et bien d autres choses. Kursplanung

16 Répartition des cours L option répartition des cours vous vient en aide avant l élaboration de l horaire, puisqu elle vous propose les professeurs les plus indiqués pour tel ou tel autre cours, compte tenu de leurs besoins en heures et des matières qu ils ont compétence d enseigner. Vous disposez également en permanence d un compteur des heures dues selon contrat d engagement et de celles restant à repourvoir. Répartition des cours Mais la répartition des cours propose encore bien davantage: l analyse des éventuelles contraintes problématiques pour les matières, la grille et la matrice des cours, la comparaison de cours et de nombreuses autres fonctions qui font de cette option un outil incontournable pour les établissements scolaires de taille respectable.

17 Surveillance des pauses... options spéciales De nombreuses écoles assurent une surveillance des élèves durant les récréations; là aussi, gp-untis vous propose un outil pour vous faciliter le travail. Vous définissez vous-même les zones à surveiller (préau, sous-sol, ), après quoi il ne reste plus qu à indiquer quels professeurs doivent (ou ne doivent pas) assurer des surveillances et à quelle fréquence hebdomadaire. Le reste sera exécuté par l optimisation de la surveillance des pauses de gp-untis. On peut éditer les surveillances de pauses directement dans l horaire des professeurs et/ou sur des listes à part. Surveillance des pauses

18 Horaire des divisions Dans les grands établissements scolaires, les différentes divisions (sections, unités) travaillent parfois de manière décentralisée. Là aussi, gp-untis propose une option permettant de diviser l horaire global en plusieurs horaires destinés aux différentes divisions; ces horaires pourront être traités séparément par le responsable de chaque division, puis à nouveau consolidés en un horaire global. Cette manière de faire permet d obtenir des horaires bien meilleurs pour les professeurs qui n enseignent que dans une division. Horaire des divisions Plusieurs planificateurs d une école peuvent élaborer en même temps les horaires de leurs divisions respectives.

19 Horaire des élèves... options spéciales L option horaire des élèves est le "petit frère" de l option planification des cours. Cette option est destinée aux écoles qui n offrent qu un petit nombre de cours à choix, la plupart des cours étant obligatoires. On peut, avec le traitement résumé cours-élèves, attribuer les élèves aux différents cours et l optimisation se chargera de trouver parmi les cours choisis lesquels peuvent être donnés en même temps, afin qu il y ait le moins possible d heures creuses (trous) pour les élèves. L option horaire des élèves permet de réaliser des horaires individuels pour chaque élève. Horaire des élèves

20 Info-horaire Cette option a été conçue pour publier les emplois du temps et les horaires d occupation sur les réseaux. L interface-utilisateur a été particulièrement soignée et propose trois variantes très souples pour satisfaire aussi bien l utilisateur moyen, que le professionnel des bases de données. Une fois les horaires publiés, par exemple sur l intranet de l école, la direction ou le secrétariat peuvent voir à tout moment quel professeur enseigne et dans quelle classe ou quelle salle est justement libre. On peut également envoyer les horaires aux professeurs par et, lorsqu on utilise la planification des remplacements, on peut même leur envoyer les horaires des remplacements à effectuer le jour même ou dans un proche avenir. Info-horaire Cette petite option permet d envoyer les horaires actualisés ou les horaires des remplacements aux intéressés, qui pourront aussi les consulter sur leur PDA (Palm ou Windows CE).

21 Horaire variable... options spéciales Beaucoup d établissements scolaires n ont pas un horaire hebdomadaire qui reste figé durant toute l année. Ainsi, il peut y avoir des cours qui sont donnés tous les quinze jours ou une semaine sur trois ou encore l horaire lui-même peut être complètement chamboulé pour certaines classes ayant des examens (classes terminales ou de maturité, par exemple). C est pour gérer de telles variations de l horaire que l option horaire variable a été prévue. Avec l option horaire variable, l année scolaire peut être découpée en pas moins de 16 sortes de périodes hebdomadaires différentes. Les éventuelles interruptions de cours seront, elles aussi, faciles à indiquer dans le calendrier scolaire annuel. Horaire variable

22 Horaire de période L option horaire de période permet de diviser l année scolaire en plusieurs périodes indépendantes, l horaire et la plupart des données de base pouvant être manipulées de façon autonome. Vous pouvez utiliser cette fonction de bien des manières, par exemple pour mettre en place de nouvelles orientations pédagogiques en privilégiant certains cours durant une période déterminée, comme le font les Finnois. Vous pouvez également utiliser les périodes pour modifier l horaire de toute l école à partir d une date précise et pour une durée déterminée. Horaire de période Si vous souhaitez faire un test du logiciel gp-untis ou si vous avez des questions restées en suspens, veuillez prendre contact avec votre revendeur qui vous conseillera volontiers.

23 gp-untis Partner AUSTRIA Gruber & Petters GmbH A-2000 Stockerau, Belvederegasse 11 Tel: , Fax: BELGIUM / NETHERLANDS / LUXEMBURG Untis Benelux BV, Mr. Henk Hentzen NED-2623 JA Delft, Adelaarsingel 4 Tel.: 0031-(0) /01, Fax: 0031-(0) info@untis.nl, rooster@untis.be, horaire@untis.be, DENMARK Frey Software, Mr. Andreas Frey DK-2300 Copenhagen S, Center Boulevard 5 Tel: , Fax: office@gp-untis.dk, FINLAND Nextime Solutions Oy Teemu Kettunen FIN Oulu, Tutkijantie 4C Tel (0) , Fax (0) teemu.kettunen@nextime.fi, NORWAY IST-Int. Software Trading AS, Mr. Norman Mills N-0421 Oslo, Postboks 4799 Nydalen Tel.: , Fax: norman.mills@no.ist.biz, SWEDEN IST-Int. Software Technology AB, Roland Brengesjö S Växjö, Arabygatan 82 Tel.: , Fax: roland.brengesjo@ist.com, UNITED KINGDOM EXEPT SCOTLAND Untis UK Ltd., Aron Bilton GB- London E14 9XQ,17 Ensign House, Admirals Way, Canary Wharf Tel.:(+44) (0) , Fax: (+44) (0) abilton@untis.com, SCOTLAND AND NORTHERN ENGLAND The School Timetable Company, Mr. Eric Sinclair GB-AB34 5JF Aboyne, 38 Barclay Park Tel./Fax(+44) (0) info@school-timetable.co.uk, IRELAND IRELANDDATASET Information Systems, Ms. Rhona O Reilly 15 Bridgecourt Office park, Walkinstown Avenue, Dublin 12 Tel: , Fax: timraff@indigo.ie AUSTRALIA / NEW ZEALAND Ausimpact Pty Ltd, Mr. Newton De Carvalho 4 Ramford Road, Frenchs Forest NSW 2086, Sydney Australia Tel: , Fax: , Cellphone:+61-(0) newton@ausimpact.net, bcharter@ausimpact.net, SOUTH AFRICA ATS School Admin (Pty) Ltd, Mr. Glenn Lazarus PO BOX 52 RANDBURG 2125, Johannesburg, South Africa Tel: , Fax: glenn@ats.co.za, For Germany and all other countries please contact Gruber & Petters Software in Austria directly.

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