Impact fonctionnel suite à la mise en place de l automatisation des fiches d immobilisations

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1 Impact fonctionnel suite à la mise en place de l automatisation des fiches d immobilisations Synthèse des impacts Table des matières Détail des impacts Les documents à votre disposition V2.0 1

2 1 - Synthèse des impacts Préambule L automatisation des fiches d immobilisations vise à alléger le travail des gestionnaires en délégation, mais aussi de partager les informations avec les unités à travers le module immo GesLab Web. Périmètre de l automatisation des fiches d immobilisations En janvier 2014, l automatisation des fiches d immobilisations a débuté progressivement, en portant sur certaines immobilisations : Seules les commandes GESLAB standard de nature de dépense «Immobilisation» avec un type de dépense «Immobilisation définitive», mono-poste et mono-quantité, engendraient la création et la valorisation d immobilisations en automatique. 2

3 1 - Synthèse des impacts A compter du 29 avril 2015, l automatisation intègre en plus dans son champ: Les commandes GESLAB standard de nature de dépense «Immobilisation» avec un type de dépense «Immobilisation définitive», multi-postes et mono-quantité sur chaque poste. Ces commandes permettent la création et la valorisation d une ou plusieurs immobilisations en automatique selon les informations saisies dans GESLAB; Les commandes GESLAB standard de nature de dépense «immobilisation» avec un type de dépense «Immobilisation en cours»: - mono-poste et mono-quantité, qui engendrent la création et la valorisation d une nouvelle immobilisation en automatique, - multi-postes et mono-quantité sur chaque poste, qui engendrent la création et la valorisation d une ou plusieurs nouvelles immobilisations en automatique; Il sera possible sur les postes de commande GESLAB standard de nature de dépense «immobilisation» (mono-quantité), ayant un type de dépense «Immobilisation en cours» de sélectionner un n de fiche d immobilisation en cours (IEC) déjà créé pour valoriser cette fiche dans la mesure où elle concerne un seul et même appareil ou projet. 3

4 1 - Synthèse des impacts Ce qui change Ajout de 2 nouveaux champs sur les postes de commande standard de nature de dépense «immobilisation» dans GESLAB: - «Immo. Nouvelle» - «Immo. Existante» BFC crée autant de fiches d immobilisation définitives ou en cours que de nombre d immobilisations nouvelles indiqué dans les postes mono-quantité d une même commande GESLAB. Impossibilité dans GESLAB sur les commandes standard de nature de dépense «immobilisation» intégrées dans BFC : - d ajouter des postes de commandes qu ils soient mono ou multi-quantité; - De modifier les n «d immo.nouvelle» sur les postes de commande; - De modifier le «type dép./immo» (passer d immobilisation définitive à immobilisation en cours, ou inversement). Possibilité de sélectionner un n de fiche immobilisation en cours (IEC) sur une nouvelle commande dans le champ «Immo. Existante» en vue de la valoriser automatiquement (concerne les opérations d investissement programmées, les appareils en construction et les acomptes de marchés publics). 4

5 1 - Synthèse des impacts Ce qui ne change pas Création automatique des fiches immobilisation à la création de la demande d achat. Valorisation automatique de l immobilisation à l intégration du service fait. Revalorisation automatique de l immobilisation en cas d annulation du service fait, ou au moment de la prise en charge de la facture s il y a un écart de prix avec le service fait Envoi automatisé des informations sur les immobilisations à GESLAB par traitement quotidien. Mise à jour du n d inventaire laboratoire et du n brevet dans GESLAB et envoi automatisé à BFC. Les gestionnaires d unité(s) doivent aller dans le module immobilisations sur GESLAB WEB pour remplir les n d inventaire laboratoire pour permettre le suivi d inventaire et le récolement physique de l inventaire. Le champs N de brevet n est accessible que pour la division 2177 (DIRE) qui doit le compléter. L état de suivi des immobilisations créées en automatique. Affichage du numéro de fiche immobilisation dans l onglet «Imputation» de la demande et de la commande d achat dans BFC. Pour le moment, le processus ne change pas pour les immobilisations hors périmètre de l automatisation: - pas de création automatique de fiche d immobilisation si un des postes de commande de nature de dépense «immobilisation» est multi-quantité. Dans ce cas, ce sont tous les postes de la commande qui ne passent pas dans le processus d automatisation même s ils sont mono-quantité. - pas de création automatique de fiche d immobilisation sur les postes de commande prévisionnelle. Pas d autres modifications des transactions immobilisations existantes. 5

6 Création des fiches d immobilisation liées aux commandes multi-postes et mono-quantité Avant : Après prise en charge de la facture, la fiche d immobilisation est créée et valorisée manuellement (par la transaction «Entrée écriture ctr-partie automat.» : ABZON) dans BFC. Après: La ou les fiches immobilisation sont créées automatiquement à l intégration de la demande d achat. Exemple: Le ou la gestionnaire d unité(s) saisie une commande standard dans GESLAB avec 3 postes mono-quantité. Si sur chacun des postes de la commande, le ou la gestionnaire indique dans le champ «Immo. nouvelle» le nombre 1, alors BFC ne créera qu une seule fiche immobilisation. Si en revanche le premier poste indique en «Immo. nouvelle» le nombre 1 et que le deuxième poste indique en «Immo. nouvelle» le nombre 2, puis le troisième poste indique en «Immo. nouvelle» à nouveau le nombre 1, alors BFC va créer deux fiches immobilisation. La première fiche immobilisation regroupera les postes 1 et 3 de la commande, et la seconde fiche ne concernera que le poste 2 de la commande. 6

7 Attention lors de la saisie des postes de commande dans GESLAB: - Par défaut, sur chaque nouveau poste de commande, le champ «Immo. nouvelle» est numéroté chronologiquement de 1 à X. Il faut donc que le ou la gestionnaire d unité(s) soit attentif et corrige à partir du 2 e poste de commande le n «d immo. nouvelle» s il sait qu il s agit de la même immobilisation que le 1 er poste. - La fonction «dupliquer» ne reprend pas les numéros «d immo. Nouvelle», il faut les remettre manuellement sur chaque poste de la commande dupliquée dans GESLAB. La catégorie d immobilisation est déterminée à partir du code famille et des types d imputation définis dans le référentiel NACRES. (Cf. note fonctionnelle NACRES) Information: Pour connaître la correspondance entre les catégories, les comptes généraux et les codes familles associés, vous pouvez vous reporter à la «Liste des codes familles et comptes généraux» disponible sur l espace documentation BFC. Un contrôle de cohérence est effectué à l entrée de BFC pour vérifier que tous les codes familles saisis sur les différents postes de commande et liés à une même immobilisation, sont associés au même compte général. o o En cas de discordance, la commande est rejetée vers GESLAB et la ou les fiches d immobilisation ne sont pas créée(s) Dans ce cas uniquement, les commandes rejetées qui n ont pas donné lieu à création de fiches d immobilisation automatique peuvent être modifiées (corrigées) dans GESLAB avant d être retransmises vers BFC 7

8 Des éléments de la demande d achat sont repris automatiquement sur la fiche d immobilisation : la description du poste commande GESLAB portant en 1 er un n d immo nouvelle: désignation de l immobilisation. les imputations analytiques et budgétaires le numéro du fournisseur Remarque : si le fournisseur est ajouté a posteriori sur la demande d achat, il faudra le mettre à jour manuellement sur la fiche immobilisation. 8

9 Le numéro de l immobilisation créée automatiquement se trouve sur l onglet «Imputation» du document d achat Demandes et commandes d achat Onglet «Imputation» pour les demandes d achat et commandes d achat ne donnant pas lieu à création de fiche immobilisation automatisée: - L onglet «Imputation» du poste du document d achat affiche les imputations budgétaires et analytiques, ainsi que le compte général. 9

10 Onglet «Imputation» spécifique pour les demandes d achat et commandes d achat avec fiche immobilisation créée en automatique - L onglet «Imputation» du poste du document d achat affiche les imputations budgétaires et analytiques, ainsi que le compte général. Le champ «Immobilisation» correspond au numéro de la fiche d immobilisation créée en automatique. Remarques : - le type d imputation est «Avec SF ID auto» ou «avec SF IC auto» - le compte général est à terminaison 0 (ex.: ) dès la création de la demande d achat. - même s il y a double imputation analytique sur le document d achat, seule celle transmise par GESLAB sera pertinente dans BFC (ex.: l imputation analytique pertinente pour une unité de recherche est toujours l EOTP) Point d attention sur les commandes de nature de dépense «immobilisation» liées à l automatisation des fiches immobilisation: L ajout de lignes sur la commande n est plus possible Les modifications de quantités commande post-intégration dans BFC sont interdites. Cela doit donner lieu à une nouvelle commande 10

11 Valorisation initiale de l immobilisation Avant : - A partir du service fait, le compte d attente 2XXXXXX1 est débité. - L immobilisation définitive est valorisée manuellement (par la transaction «Entrée écriture contre-partie automatique» : ABZON) par crédit du compte d attente 2XXXXXX1 et débit du compte d immobilisation définitive 2XXXXXX0. Après: - L immobilisation est valorisée automatiquement à l intégration du service fait. La pièce comptable fait apparaître au débit le compte d immobilisation 2XXXXXX0 sans passer par le compte d attente 2XXXXXX1. - Sur la fiche immobilisation, la date de mise en service correspond à la date de pièce du service fait. Celle-ci est également reprise comme date de référence du mouvement d immobilisation. Rappel concernant la mise en service des immobilisations: Plusieurs fiches techniques et réglementaires sont à la disposition des gestionnaires sur la bibliothèque pratique: - Fiche technique et réglementaire sur le thème de la règle de paiement après service fait - Fiche technique et réglementaire sur le thème de l équipement, en particulier la notion d admission du matériel Dans Doc Utile a été publiée la fiche technique n SDP «Immobilisations Date de service fait / date de mise en service». C est cette dernière qui énonce les règles de gestion des immobilisations. Il convient d être particulièrement vigilent sur la date saisie dans GESLAB lors de la saisie du service fait. 11

12 Modifications de l immobilisation Toutes les modifications de la commande ne sont pas répercutées sur la fiche d immobilisation. Par contre la désignation de l immobilisation créée peut-être modifiée manuellement à tout moment aussi bien dans BFC que dans le module immobilisation de GESLAB WEB, l échange d informations dans ce domaine étant automatisé par flux quotidiens. Une fois l immobilisation mise en service, tout nouveau mouvement au cours d un même exercice sera comptabilisé avec une date de référence égale à la date de mise en service de l immobilisation. Tout mouvement réalisé sur un exercice ultérieur à celui de la mise en service aura pour date de référence le 1er janvier de cet exercice (01/01/Année en cours). Après la mise en service de l immobilisation, toute modification par le flux de la dépense (facture avec écart de prix, avoir saisi en déchargement ou facture supplémentaire saisie en chargement ultérieur et annulation de service fait) met à jour la valeur de l immobilisation. Les écarts de prix, les coûts indirects d acquisition, les avoirs saisis dans le module dépense de BFC arrivent en intégration dans GESLAB et mettent à jour l engagé. Le traitement des avoirs en exercice courant est une réduction de dépense qui doit être saisie obligatoirement dans BFC en type d opération «Déchargement ultérieur» (avoir en valeur). Seule cette opération permet la mise à jour automatique de la fiche immobilisation. 12

13 Les avoirs traités en opération «avoir» (avoir en quantité) créent une anomalie aussi bien dans BFC que GESLAB: - Après avoir effectué le retour dans GESLAB, l annulation du service fait est impossible. (rejet automatique par BFC). - Une demande d assistance doit être faite auprès de la DSI. - Dans BFC, l absence d annulation du service fait génère un écart dans l état «EM/EF» (écart entre service fait et facture). Les annulations des valorisations issues du flux de la dépense (service fait et annulation de service fait, facture avec écart de prix, avoir, déchargement ou chargement ultérieur) doivent obligatoirement être réalisées par le flux de la dépense. 13

14 Cas d une fiche immobilisation créée à tort Erreur lors de l engagement de la commande dans GESLAB: lors de la saisie de la commande le ou la gestionnaire a indiqué deux n d immobilisation alors qu en fait il n aurait dû y en avoir qu une seule. I l faudra attendre que tous les postes de la commande possèdent des factures prises en charge pour effectuer un transfert d immobilisation dans BFC. En effet, si ce transfert est effectué avant, cela bloque l intégration des services fait et la prise en charge des factures. Attention: Avant d effectuer le transfert d une fiche vers une autre, il faut s assurer que les 2 fiches: o Portent sur la même catégorie d immobilisation; o Que leurs dates de mise en service soit identique Si ce n est pas le cas, il ne faut pas enregistrer le transfert. En effet, BFC se basera sur la date de l immobilisation qui aura reçu le transfert pour le calcul des amortissements avec pour nouvelle base la somme des 2 immobilisations. Ce qui peut impacter le compte de résultat plus ou moins fortement en fonction de l écart entre les dates, le nombre d immobilisations concernées et leurs montants. Lorsque qu une commande concerne une IEC, tous les postes de la commande doivent avoir le «type dép.immo.»: «IC Immobilisation En Cours». Donc même si le dernier poste d une commande concerne le solde d un marché en vue de payer le dernier acompte après admission du matériel, il ne faut pas lui attribuer le «Type dép. Immo.»: «ID Immobilisation Définitive». La mise en service des IEC se fait uniquement dans BFC. En cas d erreur sur ce point, il faudra solder la commande, sortir les fiches non valorisées. 14

15 Précision concernant la sélection d une fiche immobilisation existante dans GESLAB en vue de revaloriser cette fiche Il n est possible de sélectionner que des fiches d immobilisation en cours (IEC). Rappel sur les IEC: il s agit des fiches imputées sur des comptes 23XXX000, et qui ne sont donc pas en cours d amortissement. L amortissement démarrera uniquement lorsque l unité produira le PV de mise en service, document à partir duquel le SFC enregistrera les opérations comptables de mise en service (basculement du compte 23 au compte 20 ou 21) En aucun cas il n est possible de sélectionner une fiche d immobilisation définitive (imputée sur un compte 20 ou 21) car les mouvements sur la fiche seraient alors comptabilisés avec une date de référence égale à la date de mise en service déjà enregistrée sur l immobilisation. Si plusieurs commandes, auprès d un ou plusieurs fournisseurs, ont pour but de constituer un seul appareil, il convient de déclarer un appareil en construction auprès du SFC Pour pouvoir sélectionner une IEC sur les postes de commande dans GESLAB, il faut que l IEC dont le n a le format suivant XXXX, soit présente dans le module immobilisation de GESLAB WEB 15

16 Echanges d informations entre GESLAB et BFC Envoi des informations sur les immobilisations de BFC à GESLAB - Tous les jours, les informations sur les immobilisations créées ou modifiées dans BFC dans la journée seront envoyées à GESLAB. Réception dans BFC du n inventaire laboratoire et du n brevet saisis dans GESLAB Avant - Saisie manuelle en DR des numéros d inventaire et/ou de brevet sur la fiche immobilisation dans BFC. Après - Saisie manuelle de ces numéros dans GESLAB et envoi à BFC pour mise à jour automatique des fiches immobilisations. Le laboratoire et la délégation disposeront donc à la fois des références GESLAB et BFC de chaque immobilisation dans leur application respective. 16

17 État de suivi des immobilisations créées en automatique - Il permet le suivi et le contrôle des immobilisations créées en automatique pour une délégation régionale donnée. - Il restitue toutes les données des fiches d immobilisations et des documents d achat associés, mises à jour au fur et à mesure des différentes étapes du flux d achat (création commande, service fait, prise en charge facture ) et de la vie de l immobilisation (blocage, transfert, sortie, vente ). - Il est accessible par la transaction «Etat de suivi des immobilisations» (ZBFCFITR_E185) disponible depuis le portail BFC dans le menu Comptabilité / Immobilisations / Reporting immobilisations / Etats d immobilisations. Cet état sera exploité dans le cadre de la refonte du contrôle de supervision à postériori. Une attention particulière sera portée sur le remplissage des n d inventaire laboratoire, et le suivi du parc immobilier par composant Des fiches techniques réglementaires et comptables viendront compléter l information et le manuel d utilisation BFC 17

18 Populations d utilisateurs concernés Les utilisateurs / services concernés sont les suivants Gestionnaires d unité(s) Gestionnaires immobilisations en Délégation régionale Le service financier et comptable de la Délégation régionale Transactions impactées / concernées Menu : Dépenses/Engagement de la Dépense-commande/Demande d achat/afficher demande d achat (transaction ME53N) Menu : Dépenses/Engagement de la Dépense-commande/Commande d achat /Afficher commande d achat (transaction ME23N) Menu : Comptabilité/Immobilisations/Reporting immobilisations/etats d immobilisations/etat de suivi des immobilisations (transaction ZBFCFITR_E185) 18

19 3 Liste des documents Manuel Utilisateur Comptabilité Tome 1B : référentiels et tenue de la comptabilité auxiliaire immobilisations Modifications majeures: Chapitre Acquisition d immobilisation définitive par le flux classique de la dépense Chapitre Acquisition d immobilisation en cours Lien : V4.13.pdf Comptabilité Tome 2A : Tenue de la comptabilité générale Chapitre Etat de suivi des immobilisations créées en automatique Lien : V4.21.pdf 19