FICHIERS «EXPORT» SOUS APOGEE :

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1 FICHIERS «EXPORT» SOUS APOGEE : RECUPERATION EXTERNE DES RESULTATS DOCUMENT DE TRAVAIL POUR LE JURY Equipe Apogée _ 18/04/2013

2 FICHIERS «EXPORT» SOUS APOGEE : RECUPERATION EXTERNE DES RESULTATS DOCUMENT DE TRAVAIL POUR LE JURY Apogée permet de saisir des notes et résultats sans disposer de l accès au logiciel. Le principe utilisé est le suivant : export d un fichier, à partir d Apogée, comprenant la liste des étudiants inscrits. Le fichier est protégé par défaut. Le blocage peut être ôté mais toute modification dans la structure du fichier empêchera son importation dans Apogée. Le fichier comprend également des colonnes vides permettant saisie des notes et/ou résultats. Envoi de ce fichier par mèl au destinataire qui a à saisir les notes et/ou résultats. Ce document peut être imprimé et servir de base à une délibération de jury. Récupération dans Apogée du fichier complété des notes et/ou résultats 2/6

3 PROCEDURE OUVRIR LE DOMAINE «RESULTAT» D APOGEE : vérifier l année universitaire 1 CONSTRUCTION DE LA MAQUETTE DU FICHIER EXPORT Dans la barre de menu du haut de l écran, Dans le menu «Import-Export» Ouvrir l écran : «Maquette d export» En mode recherche (fonds blanc ; si l on n y est pas, y passer avec la touche F7) saisir le code du diplôme et lancer la recherche (touche F8 ou «entrée») Générer une maquette en rentrant un n d export, définir pour quelle(s) session(s) cet export sera utilisé. (NB : il est recommandé de créer l export pour toutes les sessions du diplôme) Renommer le fichier, qui par défaut s écrit «code de la VDI».TXT NB : suggestion : créer un répertoire «fichier export» sous C et y mettre les fichiers d export créés. Le chemin à indiquer sera C:\fichier export\«nom du fichier» NB bis : le fichier lui-même peut être renommé mais le nombre de caractères ne doit pas dépasser 8 et l extension doit rester TXT Dans le pavé «objets manipulés» indiquer le code apogée de la version d étape ou de l élément concerné et identifier les données que l on veut récupérer : note, résultat, points de jury, mention La saisie des codes des éléments à récupérer peut être plus rapide en cliquant sur «ajouter élément» et en sélectionnant la VET (valider avec F8). Toutes les UE s affichent et il reste à cocher celles qui vous intéressent. NB : ne pourront être récupérées que les données définies dans les modalités de collecte du diplôme (s il n est pas prévu de points de jury, ils ne pourront être dans la maquette). Ces données sont cochées par défaut Renseigner OBLIGATOIREMENT le filtre de population : c est une des versions d étape du diplôme. Laisser coché «population à exporter» : IA. Un champ de texte libre permet de décrire l extraction. Sauvegarder (F10 ou ) La maquette d export est réalisée 3/6

4 2 RECUPERATION ET EXPORT DE LA POPULATION ETUDIANTE A TRAITER Attention : on doit être positionné sur la bonne année des résultats A partir de l écran «maquette d export» utilisé pour le point 1, cliquer sur le bouton Export situé en bas à droite de l écran. Ce chemin est notamment utilisé si la version d étape doit être modifiée. L accès à l écran Export est directement possible à partir de la barre menu du domaine résultat en choisissant «Import-Export» puis «Export». Il faut alors saisir, en mode recherche (fond blanc), le code version de diplôme et le n d export puis lancer la recherche avec F8. Affichage de la population étudiant avec le bouton «Afficher» Penser à afficher la bonne session NB : les étudiants peuvent être sélectionnés selon différents critères, en passant par l écran «filtre de population» : bouton «filtre de population» en bas du pavé «étudiants inscrits», sélection des critères de tri puis retour à l écran «Export» affichage des étudiants [bouton «Afficher»] Attention : penser à vider le filtre [bouton «vider filtre» dans l écran «filtre de population»] après avoir terminé l export). Cliquer sur le bouton «Export fichier» qui se trouve en bas de l écran. Un message apparaît pour indiquer que l export s est terminé avec succès. Si un message d erreur apparaît, c est le plus souvent que le chemin du fichier indiqué est erroné. Sauvegarder Le fichier d export est réalisé 3 EXPORT DU FICHIER HORS D APOGEE Toujours dans le même menu «import export», choisir «télécharger la macro excel d import/export» Le cas échéant Choisir «Activer les macros» dans excel Cliquer sur «importer depuis apogée» Un écran demande quel fichier il faut ouvrir. Il faut aller le chercher là où il a été sauvegardé. Le fichier exporté s ouvre Il doit être alors sauvegardé sur votre disque dur. Le fichier est exporté 4/6

5 4 UTILISATION EXTERNE DU FICHIER Il peut être adressé par mèl à un destinataire n ayant pas Apogée. Il peut être édité et utilisé comme support pour une délibération de jury. Celui-ci portera à la main, en face de chaque étudiant, les notes et/ou résultats, les mentions, les points de jury etc et pourra signer le document qui aura valeur de procès-verbal de délibération. Le fichier est protégé par défaut. Il peut être déprotégé mais il ne sera plus possible de l importer dans apogée si sa structure a été modifiée. Il peut également être utilisé pour saisir ces résultats et être rendu au gestionnaire Apogée. Celui-ci pourra alors récupérer les résultats à partir du fichier, en les important dans Apogée. 5 RECUPERATION DES DONNEES DANS APOGEE A l aide de la macro excel d import/export, il faut commencer par aller recopier le fichier contenant les notes/résultats saisies dans le répertoire prévu (par exemple «fichier export»). Il se substituera au fichier initial qui ne contenait pas les résultats. Ne pas remplacer le fichier existant «à la main». Dans «Export Import» du domaine résultat, cliquez sur «téléchargez la macro excel» Choisir «Activer les macros» Répondre «NON» à la question «voulez-vous effectuer une nouvelle saisie?» Aller chercher le fichier dans le répertoire Le fichier s ouvre : il contient les résultats saisis Activer le bouton «Exporter vers Apogée». Un message apparaît «vérification effectuée sans erreur» Répondre «OUI» à la question «exporter sous «nom de fichier» TXT». Un message apparaît : «export des données terminé sans erreur» Sauvegarder et fermer le fichier. REVENIR DANS LE DOMAINE «RESULTAT» D APOGEE Choisir, dans la barre de menu, «Export-Import» puis «Import» Appeler le fichier et le numéro d export Afficher la population (bouton «Afficher») 5/6

6 Cliquer sur le bouton «Import base» (en bas de l écran au milieu) Un choix est proposé : «mise à jour de l existant» ou «non mise à jour de l existant». Si aucun résultat n est encore saisi dans Apogée, ou si le fichier transmis contient tous les résultats, y compris des résultats modifiés par rapport à ceux déjà présents dans Apogée, choisir «mise à jour». Si le fichier contient des résultats partiels et que des résultats sont déjà saisis pour d autres étudiants, choisir «non mise à jour». Plusieurs messages apparaissent «mise à jour de la base», «0 erreur détectée lors de l import», «voulez-vous visualiser le compte-rendu d import?» (répondre «OUI». Il s affiche et doit être imprimé), «traitement d import terminé». Les résultats sont importés au niveau de la version d étape. Quelques précisions : Utilisation des notes Les notes importées sont manipulées comme les notes saisies dans apogée et peuvent donc être utilisées pour des calculs. Deuxième session La même maquette peut être utilisée pour la première et la deuxième session. Il faut, pour la deuxième session, retourner dans la maquette d export et modifier la session. Le protocole est alors le même que pour la première session. Lorsque l on ouvre le fichier, Apogée indique qu un fichier identique existe déjà et demande si l on veut le remplacer. Répondre «OUI» Valeurs des notes et résultats dans le fichier Les notes doivent être saisies en utilisant le point comme séparateur entre entiers et décimales Les codes de résultats sont : - ADM pour admis - AJ pour ajourné - DEF pour défaillant Import du fichier Si le barème n a pas été saisi dans le fichier externe, l import dans Apogée ne pourra pas se faire, un message indiquera «barème absent». Il est possible, à ce moment là d aller cliquer dans le pavé «barème» (en haut à droite du fichier). Apogée proposera un barème que l on valide ou modifie : ce barème s inscrira automatiquement chaque fois qu une note existera. L import pourra alors se faire. NB : pas de barème à saisir s il n y a pas de note (absence ou DEF). Apogée refusera l import tant que le barème ne sera pas supprimé sur l étudiant étant défaillant. Statut des notes Le statut des notes importées par ce système est à «I» 6/6