Réforme de la demande de logement social

Transcription

1 Réforme de la demande de logement social Mode d emploi pour accéder au nouveau système d enregistrement national de la demande de logement social Pour un bailleur social Février 2011 Ministère de l'écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement

2 Préambule Le système d enregistrement des demandes de logement locatif social (dit «numéro unique») a été profondément réformé par la loi du 25 mars 2009 de mobilisation pour le logement et la lutte contre l exclusion. Cette réforme qui se déroule en deux temps, doit être totalement mise en œuvre dans un délai de deux ans prévu par la loi, soit fin mars er octobre 2010 : Entrée en vigueur du nouveau formulaire unique de demande fin mars 2011 : Mise en œuvre opérationnelle du nouveau dispositif informatique d enregistrement des demandes. Ce nouveau dispositif permettra de simplifier les démarches des demandeurs, qui n auront désormais qu un seul enregistrement à effectuer, même s ils ciblent plusieurs communes dans leur demande de logement social. En effet, les bailleurs, réservataires et collectivités territoriales qui seront services enregistreurs auront connaissance de ces demandes, et pourront les traiter même s ils ne les ont pas enregistrées : le demandeur qui les contactera pour promouvoir sa demande n aura pas à remplir une nouvelle. En outre, le système comportera des informations sur les attributions de logements : localisation et caractéristiques des logements. Veuillez trouver ci-après la liste des informations à transmettre pour accéder au nouveau système d enregistrement national des demandes de logement locatif social. Sommaire Préambule Choix du type de connexion au système d enregistrement national Transmission des informations nécessaires pour pouvoir accéder au système d enregistrement national Création de l identifiant et réception des codes d accès Modalités d expérimentation et test de l outil En résumé Ministère de l'écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement 2

3 Choix du type de connexion au système d enregistrement national Le schéma ci-dessous vous présente les différents modes de connexion possibles : * Option 1 Saisie directe Connexion directe au système national (application Web). La réception du numéro unique et de l attestation d enregistrement est immédiate. Option 2 Saisie via système privatif Connexion au système privatif individuel (du guichet enregistreur). Communication des demandes enregistrées au système national : via flux de méls (mode asynchrone), directe par Web services (mode synchrone). NB 1 : le système privatif doit permettre de saisir la totalité des champs du nouveau formulaire de demande. NB 2 : le système privatif doit être correctement interfacé (mode asynchrone, Web services) avec l outil national (respect du cahier des charges d interfaçage ; acquisition/transmission des certificats nécessaires). La réception du numéro unique est immédiate en Web services et décalée dans le système d envoi par méls (moins de 12 heures). *Web services : Programme informatique permettant l échange de données entre applications et systèmes hétérogènes. Ici le Web services permet de disposer de fonctionnalités accessibles en mode synchrone (réception du numéro unique) pour les bailleurs ayant retenu l option 2 (système privatif). Ministère de l'écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement 3

4 Option 1 Saisie directe Option 2 Saisie via système privatif L obtention d un identifiant et d un mot de passe est indispensable L acquisition de certificats est indispensable Des codes d accès sont nécessaires à la connexion au système national (saisie / renouvellement / gestion des demandes). Chaque utilisateur doit donc avoir un code d accès (identifiant + mot de passe). Un certificat permet d échanger entre deux systèmes d information. Ce certificat permet d identifier le service enregistreur, indépendamment de l utilisateur. Les codes d accès sont nécessaires seulement si vous souhaitez consulter vous-mêmes directement l outil via l application Web (option 1). Il est possible de combiner les options 1 et 2 Zoom : le mode de connexion choisi dépend généralement de l utilisation ou non d un logiciel privatif Le système national d enregistrement sera accessible gratuitement et directement par internet (option 1). Si vos services sont déjà équipés d un logiciel privatif afin d enregistrer les demandes de logement social, il est recommandé de réaliser une interface avec le système d enregistrement (option 2), afin que cela ne modifie pas vos pratiques actuelles d enregistrement des demandes. Généralement, le coût de cet interface est pris en charge gratuitement dans le cadre d un contrat de maintenance réglementaire que vous avez souscrit auprès de votre éditeur de logiciel. Les principaux éditeurs ont eu connaissance du cahier des charges des interfaces. Vous pouvez également télécharger ce document à l adresse suivante : Ministère de l'écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement 4

5 Transmission des informations nécessaires pour pouvoir accéder au système d enregistrement national Afin d accéder au système national d enregistrement des demandes de logement locatif social, vous devez renseigner le questionnaire de collecte avant le 11 mars 2011 au plus tard. Si vous souhaitez accéder à l application Web (option 1), n oubliez pas de transmettre les noms ainsi que les adresses mél individuelles des utilisateurs (paragraphe 4 du questionnaire) ; Si vous souhaitez vous connecter via une interface (option 2), n oubliez pas d acquérir les certificats nécessaires (paragraphe 5 du questionnaire). Le respect de ce délai est nécessaire pour procéder au paramétrage, par le gestionnaire départemental, des informations recueillies avant la mise en service, fin mars, du système d enregistrement national. Les modalités de transmission des informations sont les suivantes : Si vous êtes un organisme HLM, vous avez deux possibilités : Soit vous renseignez le questionnaire en ligne, sur le site de l USH. L application sera disponible à partir du 28 février 2011 au plus tard à l adresse suivante : Soit vous renvoyez le questionnaire renseigné, en version dématérialisée, à l adresse suivante : demande-unique@developpement-durable.gouv.fr Si vous êtes une SEM, le questionnaire vous sera envoyé en version électronique par la fédération des EPL. Il est à retourner aux deux adresses suivantes : r.demontbron@lesepl.fr demande-unique@developpement-durable.gouv.fr En cas de non-réception du questionnaire, nous vous invitons à envoyer un mél à demande-unique@developpement-durable.gouv.fr Notice explicative pour le renseignement du questionnaire Il convient de renseigner un questionnaire par guichet enregistreur. Un guichet enregistreur est une entité autonome au sein du système d enregistrement national et est identifié par un code guichet. Selon les organisations - et c était déjà le cas dans l ancien système il peut y avoir, par bailleur, un ou plusieurs guichets qui échange(nt) avec le système national. Afin de pouvoir procéder aux vérifications et compléments éventuels, merci de noter le nom de la personne renseignant le questionnaire ainsi que ses coordonnées et la date du renseignement. Les informations à renseigner sont les suivantes : 1. Identification de l entreprise Numéro de SIREN Raison sociale du bailleur auquel est rattaché le guichet Ministère de l'écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement 5

6 2. Identification du guichet Nom du guichet : il s agit de préciser si le nom du guichet est différent de la raison sociale du bailleur Département du guichet Code actuel du guichet : à renseigner si vous en disposiez d un dans l ancienne application «Numéro Unique» ; sinon, un code vous sera transmis Adresse du guichet Départements dans lesquels le guichet enregistrera les demandes Correspondant du guichet : avec nom, adresse mél, téléphone du correspondant ainsi que le téléphone du standard 3. Filtre communal pour l envoi des demandes enregistrées par d autres guichets Vous en tant que bailleur - avez accès à toutes les demandes et informations nominatives du département (ou de la région en Ile-de-France). En revanche, si vous ne voulez pas recevoir la totalité des demandes, vous pouvez disposer d un filtre communal afin de limiter l accès aux seules demandes qui présentent un intérêt pour vous (par exemple, les demandes portant sur les communes où est situé votre patrimoine). Il s agit d indiquer ici vos souhaits de filtrage, c est-à-dire le nom ainsi que le numéro INSEE des communes sur lesquelles vous souhaitez connaître les demandes. Par défaut, l ensemble des demandes du département vous seront envoyées. Les filtres communaux sont valables pour un an, et modifiables chaque année auprès du dispositif de gestion de votre département. 4. Habilitation des personnes qui vont utiliser l application Web (option 1) Dans le cas d une connexion avec saisie directe dans l application Web (option 1), chaque utilisateur se verra attribuer un code d accès (identifiant + mot de passe). Vous devez donc recenser les utilisateurs ayant vocation à accéder au système, avec noms, prénoms et adresses mél individuelles. NB : Dans le cas d'une connexion via interfaces (option 2), il est également conseillé d'avoir accès à l application Web directement (option 1). Vous devez alors renseigner le(s) nom(s) du (des) utilisateur(s) de l application Web. En effet, pour l'usage de certaines fonctionnalités ou dans certains cas précis de modification/renouvellement de demandes non rapatriées dans votre système privatif, les personnes saisissant via un système privatif pourront être amenées à naviguer dans l'application Web. 5. Modalités d échanges des données dans le cas d une connexion via une interface (option 2) Dans le cas d une connexion via une interface (option 2), l acquisition de certificats spécifiques est nécessaire (cf. «Zoom sur les certificats nécessaires» ci-après). Vous devez ainsi joindre au questionnaire renseigné la clé publique de chiffrement en format PEM ou DER. De plus, dans le cas d un interfaçage en mode asynchrone (échange de méls avec le système national à partir de votre système privatif), il faut préciser les modalités d échanges de fichiers : il s agit d indiquer l adresse mél pour les échanges de fichiers. Cette adresse sera transmise par votre service informatique. Ministère de l'écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement 6

7 Zoom sur les certificats nécessaires Qu est ce qu un certificat? Il s agit d un document électronique permettant d identifier une entité et de sécuriser les échanges (remplace l identifiant et le login nécessaires dans le cadre d une connexion à l application Web (option 1)). Les certificats répondent à trois usages différents : Chiffrement Signature Authentification Qui doit acquérir les certificats? Les services enregistreurs dont les guichets sont connectés au système via une application privative (en mode asynchrone tout comme par Web services). Ne sont donc pas concernés les services enregistreurs se connectant uniquement via l application Web (option 1). Il faut un certificat par entreprise, c est-à-dire par numéro de SIREN (ex : un certificat pour l ensemble des guichets enregistreurs d un même bailleur). Quels types de certificats? Les certificats à acquérir sont des certificats PRISv1. Il s agit de certificats d entreprise. Les usages «chiffrement» (déchiffrement des mails S/MIME) et «signature» sont nécessaires pour la connexion en mode asynchrone. L usage «authentification» n est nécessaire que pour les entités ayant fait le choix du Web services (mode synchrone). Processus de gestion des certificats Acquisition des certificats Envoi des données du certificat de chiffrement Actualisation des certificats Acquisition des certificats : Auprès des autorités de certification reconnues par le MINEFI. Par exemple : Lorsque vous ouvrez ce lien, vous avez, à gauche, la liste des entreprises proposant des certificats PRISv1 et à droite, le nom des certificats correspondants. N hésitez pas à contacter directement ces entreprises pour plus d information. Envoi des données du certificat de chiffrement : Joindre la clé publique de chiffrement du certificat ayant cet usage, au format PEM ou DER, lors de votre transmission du questionnaire de collecte. Actualisation des certificats : Les certificats ont une durée de validité de une ou plusieurs années. Ils doivent être renouvelés à l échéance. Ministère de l'écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement 7

8 Réception des codes d accès Communication des identifiants et des mots de passe permettant la connexion à l application Web Dans le cas d une connexion avec saisie directe dans l application Web (option 1), chaque utilisateur doit disposer d un identifiant et d un mot de passe. L identifiant correspond à l adresse mél individuelle associée à chaque nom et prénom d utilisateur ayant vocation à accéder au système et que vous avez renseignée dans le questionnaire de collecte. La configuration du mot de passe s effectue avec l activation du compte lors de la première connexion à l application Web. Remarque : L activation du compte nécessite d avoir accès à la boîte mail associée à l identifiant. Lors de votre première connexion, vous devrez activer votre compte, comme le montre l écran ci-dessous : Aller sur la page d accueil de l application Web et cliquer sur «Activer mon compte». Renseigner votre adresse mél qui deviendra par la suite votre identifiant (l adresse mél doit être identique à celle indiquée dans le questionnaire de collecte). Cliquer sur Vous recevez en quelques secondes un mot de passe temporaire à l adresse mél renseignée. Copier ce mot de passe temporaire et retourner ensuite sur l application Web. Ministère de l'écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement 8

9 Procéder à la configuration de votre mot de passe : en renseignant votre adresse mail, en collant votre mot de passe temporaire, et en indiquant et confirmant votre nouveau mot de passe. Remarque : Le mot de passe choisi doit respecter les critères de sécurité explicités dans l application, et présentés ci-dessous : Communication de la clé publique de l application nationale dans le cadre d une connexion nécessitant un certificat Dans le cadre d une connexion nécessitant un certificat (option 2), vous recevrez (ou votre éditeur), au cours du mois de mars, la clé publique de chiffrement du système d enregistrement national. Elle vous permettra de communiquer avec le système d enregistrement national via votre système privatif. Si vous avez réalisé des tests préalables comme expliqué ci-dessous, cette clé publique vous aura déjà été communiquée. Modalités d expérimentation et test de l outil Le système d enregistrement national est actuellement mis en place dans deux départements pilotes : Le département des Vosges (depuis le 3 février) ; Le département de la Marne (à partir du 21 février). Depuis le 21 janvier, une plateforme dite «bac à sable» est également disponible pour permettre aux éditeurs de logiciels et à tout service enregistreur le souhaitant, de tester les interfaces. Le protocole de test a déjà été transmis aux éditeurs de progiciel (le 19 janvier). Il est disponible à l adresse suivante : Ministère de l'écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement 9

10 En résumé : les étapes à suivre pour accéder au système d enregistrement national Choisir le type de connexion au système d enregistrement national Renseigner et transmettre le questionnaire de collecte qui recense les informations nécessaires pour pouvoir accéder au système Signer la convention transmise par le préfet de département Activer son compte dans l application Web (option 1) afin de se connecter au moment de la mise en service du système d enregistrement national ou transmettre les demandes via votre interface (option 2) Les bailleurs souhaitant se connecter via une interface (option 2) se seront également informés auprès de leur éditeur sur le calendrier de celui-ci relatif à l adaptation de leur produit aux évolutions réglementaires. Les éditeurs et les bailleurs peuvent, depuis le 21 janvier dernier, tester leurs interfaces dans la plateforme «bac à sable». Ministère de l'écologie, du Développement durable, des Transports et du Logement 10