CONTRAT DE PRÊT D ŒUVRE(S)

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1 CONTRAT DE PRÊT D ŒUVRE(S) Entre LE CONSEIL GENERAL DES VOSGES 8, rue de la Préfecture, Epinal cedex Représenté par son Président, Christian PONCELET dûment habilité, pour la Direction du Développement Culturel dont l un de ses services, le musée départemental d Art ancien et contemporain ci-après dénommé «le dépositaire», d une part et ci-après dénommé le «déposant», représenté par d autre part, Le présent contrat a pour objet de fixer les conditions dans lesquelles le musée départemental d Art ancien et contemporain à Epinal prête ses collections. Exposition : Œuvre(s) empruntée (s) : Dates : Emprunteur : Visuel Contact : Contact : Contrat de prêt d œuvres MDAAC Epinal Page 1 sur 6

2 ARTICLE 1 : Demande de prêt Les demandes de prêt doivent être sollicitées auprès du musée départemental d Art ancien et contemporain à Epinal six mois au plus tard avant la date d ouverture de l exposition L emprunteur s engage à ne faire usage de(s) l œuvre(s) d art dont le prêt lui est octroyé que dans le cadre pour lequel il a fait sa demande, dans les limites précisées dans le présent contrat Dans le cas où les œuvres sont demandées pour être présentées dans plusieurs lieux, les responsables de chaque structure d accueil s engagent à signer le contrat et à en respecter les clauses. Les prêts peuvent être refusés pour un ou plusieurs lieux d exposition si le musée départemental d Art ancien et contemporain estime que la conservation des œuvres ou la gestion de sa collection l exige. Les prêts ne peuvent être accordés à plus de trois lieux, lesquels devront être précisés dès l envoi des demandes de prêts initiales. ARTICLE 2 : Frais 2.1 L ensemble des coûts relatifs à l emballage, au transport et au convoiement des œuvres, à l aller comme au retour, est à la charge exclusive de l emprunteur. 2.2 Dans le cas où les œuvres nécessiteraient une intervention préalable au prêt (restauration, montage, encadrement, nettoyage ), le coût sera à la charge exclusive de l emprunteur. ARTICLE 3 : Assurance 3.1 Durant leur transport, aller et retour, et pour toute la durée du prêt, séjours et transports intermédiaires inclus, les œuvres sont assurées par l emprunteur à ses frais exclusifs. Les œuvres doivent être assurées clou à clou en valeur agréée, sans franchise, contre toute perte et contre tout dégât, fortuit ou non, imputable à la faute de tiers ou non, y compris ceux dus à la force majeure, y compris les grèves, les catastrophes naturelles, les émeutes, les actes terroristes. La garantie souscrite par l emprunteur doit disposer en outre : - d une clause de non recours contre les transporteurs, emballeurs, détenteurs ou gardiens de la chose, emballeurs, prêteurs ou conservateurs et préposés du prêteur ; - d une clause couvrant le risque de dépréciation ; - de la mention expresse du caractère inaliénable des œuvres des collections publiques françaises et donc avec exclusion de toute clause de délaissement. Si après un sinistre ou un vol, les œuvres empruntées sont retrouvées, le musée départemental d Art ancien et contemporain reprendra les œuvres concernées et reversera aux assureurs le montant réglé au titre du sinistre, en tenant compte de l état de conservation des œuvres retrouvées. En cas de travaux de restauration et d encadrement, la garantie souscrite en clou à clou valeur agréée englobera la durée de ces travaux. 3.2 Les valeurs d assurance sont fixées en euros par le musée départemental d Art ancien et contemporain. En cas de dévaluation de la monnaie dans laquelle l assurance est libellée, le musée départemental d Art ancien et contemporain se réserve le droit de revoir l estimation et de l adapter au nouveau taux. Cette adaptation sera acquise de plein droit durant le terme allant de la constatation de toute dégradation ou perte jusqu au dédommagement. 3.3 En cas de dommage subi par les œuvres empruntées, y compris fortuit, l emprunteur s engage à assumer tous les frais occasionnés par une restauration. Ces dommages seront constatés et estimés par le musée départemental d Art ancien et contemporain ou par un expert désigné par lui. L emprunteur pourra faire procéder à une contre-expertise. 3.4 Une attestation d assurance, rédigée en français, devra obligatoirement être transmise au prêteur au moins 15 jours avant le départ des œuvres. En aucun cas celles-ci ne pourront quitter le musée départemental d Art ancien et contemporain sans certificat d assurance. Contrat de prêt d œuvres MDAAC Epinal Page 2 sur 6

3 Au cas où l assurance souscrite par l emprunteur ne répond pas aux obligations mentionnées ci-dessus, le musée départemental d Art ancien et contemporain pourra recourir à l'assureur de son choix, et ce aux frais exclusifs de l'emprunteur. ARTICLE 4 : Transport et emballage Accusé de réception Ministère de l intérieur 4.1 L emballage, le transport, le cas échéant les formalités douanières et le déballage seront organisés et assurés à l aller comme au retour par une société spécialisée dans le transport d œuvre d art retenue par l emprunteur et acceptée par le musée départemental d Art ancien et contemporain. Si le transport routier est réalisé en interne, le musée départemental d Art ancien et contemporain doit en être informé dès la demande de prêt et doit être informé, au moins deux mois avant le transport, du type de véhicule utilisé et de ses caractéristiques particulières. Les véhicules doivent être climatisés, équipés d une suspension pneumatique et deux chauffeurs doivent être présents dans le véhicule. Si le transport diffère de celui annoncé au préalable, le musée départemental d'art ancien et contemporain se réserve le droit de refuser le transport de ses prêts dans d autres conditions que celles négociées auparavant. 4.2 Dans la mesure du possible, les étapes de nuit doivent être évitées. Si cette recommandation ne pouvait être respectée, le musée départemental d'art ancien et contemporain doit être informé du lieu où le véhicule stationnera et des conditions de sécurité mises à disposition. 4.3 Lors d un prêt à l étranger, l emprunteur devra s assurer, dans le pays d accueil de l exposition, des services d une société spécialiste du transport d œuvres d art qui se chargera également des formalités administratives, de l emballage et de l acheminement des œuvres prêtées y compris lors des transferts et de l assistance au convoyeur. 4.4 Le mode d emballage est choisi par le musée départemental d Art ancien et contemporain. Le même type d emballage doit être respecté pour le retour, notamment celles ayant voyagé par avion. Pour les œuvres transportées en caisse un délai de 24 h est demandé avant ouverture de celle-ci. Lors du retour, la caisse devra être ouverte 24 h au moins avant l emballage dans le lieu d exposition de l œuvre. Pendant la durée de l exposition, les caisses doivent être entreposées dans des locaux conformes aux normes de conservation préventive. En cas de prêts multiples, le musée pourra demander plusieurs expéditions distinctes, et de ce fait autant de convoiements que d expéditions. 4.5 Aucune intervention sur les caisses de transport ne doit être faite qu il s agisse de mentions particulières (hormis les étiquettes de colisage), de mise en peinture ou de réaménagement intérieur sans accord préalable du musée départemental d Art ancien et contemporain. 4.6 Il est exigé que le retrait comme la restitution des œuvres se fassent dans un délai maximum d un mois précédant et suivant les dates d exposition. 4.7 Le musée départemental d Art ancien et contemporain se réserve le droit de refuser le départ des œuvres si les conditions d emballage et/ou de transport ne lui paraissent pas satisfaisantes ou différentes de celles annoncées initialement. ARTICLE 5 : Convoiement 5.1 Toute œuvre ou objet prêté par le musée départemental d Art ancien et contemporain est accompagné pour chacun des transports par un convoyeur, aller comme retour. Celui-ci vérifie l état des œuvres à chaque étape et assiste à toutes ses manipulations ainsi qu à son installation et désinstallation. Tout déplacement en l absence du convoyeur doit faire l objet d une demande préalable. 5.2 Le musée départemental d Art ancien et contemporain se réserve le droit, s il est dans l impossibilité d assurer le convoiement, de solliciter auprès de l établissement emprunteur un convoyeur qui viendra sur place établir le constat et accompagner les œuvres à toutes les étapes du transport, pour l aller comme pour le retour. 5.3 A l arrivée comme au départ, le convoyeur vérifie l état des œuvres. Toutes les opérations de déballage ou d emballage, d accrochage et de décrochage doivent être effectuées en sa présence. Il peut prendre toutes les photographies nécessaires durant ces opérations, pour le seul bénéfice du prêteur. Contrat de prêt d œuvres MDAAC Epinal Page 3 sur 6

4 5.4 Les frais de déplacement et de logement (y compris assurance voyage), ainsi que les indemnités de séjour du convoyeur seront à la charge exclusive de l emprunteur. Les indemnités (per diem) doivent être calculées pour un minimum de 3 jours et 2 nuits pour un séjour en Europe, de 4 jours et 3 nuits pour la côte est américaine et canadienne, 5 jours et 4 nuits minimum pour la côte Ouest, l Asie ou l Australie. Les indemnités per diem doivent être remises au convoyeur à son arrivée sur le lieu de prêt. En France, les titres de transports par chemin de fer doivent être établis par l emprunteur, les transports aériens devront faire l objet d un accord préalable entre l emprunteur et le prêteur avant l accord définitif du prêt. Le trajet le plus direct sera privilégié par le musée départemental d Art ancien et contemporain. 5.5 Le convoyeur veille sur place à ce que les mesures de sécurité contre le vol et l incendie soient respectées dans les différents espaces où l œuvre séjournera. Il veille également à ce que les conditions de conservation soient conformes au «facilities report» et aux engagements de l établissement emprunteur envers le musée départemental d'art ancien et contemporain. 5.6 La durée du séjour du convoyeur peut être prolongée dans le cas de report de date, de retard dans les transports, d un retard dans la mise en œuvre de l exposition ou encore si les conditions initialement prévues se trouvent modifiées. Des indemnités, correspondant à la durée de cette prolongation, seront versées au convoyeur. ARTICLE 6 : Installation des œuvres 6.1 L accrochage doit être effectué par un personnel spécialisé, en présence du convoyeur. 6.2 Il est demandé de soumettre au préalable au musée départemental d'art ancien et contemporain les solutions d accrochage ou d installation prévues. Le type d accrochage peut être imposé par le musée départemental d'art ancien et contemporain si le système proposé ne semble pas satisfaisant. L emprunteur devra sécuriser les cadres par des pattes d accrochage vissées au mur ou par tout autre dispositif de sureté approprié (tringles avec verrouillage par curseur et vis de blocage au bas de la tige, etc.) non fournis par le prêteur. 6.3 Les œuvres non encadrées seront obligatoirement placées sous vitrine. 6.4 Pour les œuvres de la collection d art contemporain, l installation fera l objet d une mise au point préalable entre l emprunteur et le musée départemental d Art ancien et contemporain qui communiquera, selon ses possibilités, les indications nécessaires à la bonne mise en place et, le cas échéant, au bon fonctionnement des pièces. 6.5 Pour les œuvres devant être présentées à l extérieur, l aménagement du site doit être terminé, le soclage et l éclairage doivent avoir été étudiés en concertation avec le musée départemental d Art ancien et contemporain. ARTICLE 7 : Conditions d exposition et sécurité 7.1 L ensemble des locaux doit être sécurisé contre le vol et l incendie. Les salles d exposition, les réserves et les locaux dans lesquels les œuvres prêtées séjournent avant et après leur installation doivent satisfaire aux conditions climatiques et à l intensité lumineuse requise. 7.2 L emprunteur s engage à respecter les normes de conservations suivantes : Humidité relative : 50% (+/- 5%) Température : Lumière : 250 lux maximum, pas de lumière solaire directe. Pour certains matériaux particulièrement sensibles tel que le papier ou le tissu : 50 lux maximum. Les œuvres ne doivent pas être exposées aux courants d air ou être placées à proximité d installations de chauffage et de climatisation. Contrat de prêt d œuvres MDAAC Epinal Page 4 sur 6

5 7.3 Il est formellement interdit de boire, de manger, de fumer dans les lieux où sont déposées ou exposées les œuvres. 7.4 Toutes les mesures seront prises afin de garder les œuvres fragiles hors d atteinte du public : vitrine, barrières de mise à distance. 7.5 Les cartels des œuvres prêtées doivent faire figurer la mention suivante : «Musée départemental d art ancien et contemporain, Epinal». Dans certains cas, une mention complémentaire pourra être précisée par écrit lors de l accord de prêt. ARTICLE 8 : Conservation 8.1 Toute œuvre est accompagnée d un constat d état établi au moment du départ. Il est vérifié, approuvé et signé conjointement par l emprunteur et le convoyeur à chaque étape de la ou des expositions. 8.2 L emprunteur s engage à prendre toutes les précautions pour que l état des œuvres reste inchangé. Au cas où une altération ou une dégradation surviendrait, il en informera immédiatement le musée départemental d Art ancien et contemporain et conviendra avec lui des mesures à prendre. 8.3 Il est formellement interdit de procéder à une intervention de quelque nature que ce soit sur les œuvres prêtées sauf demande expresse motivée par des raisons de sécurité et/ou de conservation et après accord du musée départemental d art ancien et contemporain. 8.3 Les restaurations doivent être exclusivement réalisées par des restaurateurs approuvés par le musée départemental d art ancien et contemporain. En cas d intervention, le coût de la restauration est assumé par l emprunteur. ARTICLE 9 : Photographies et reproductions 9.1 L emprunteur peut obtenir des photographies (ektachromes ou clichés numériques selon disponibilités) auprès du service photothèque du musée départemental d Art ancien et contemporain. Les questions relatives aux droits de reproduction, aux termes et aux conditions d utilisation des visuels seront traitées directement avec ce service. 9.2 La reproduction des œuvres est autorisée uniquement pour le catalogue, la promotion de l exposition et la presse. Tout autre objet commercialisable fera l objet d un accord préalable et séparé avec le musée départemental d art ancien et contemporain. 9.3 La mention du prêteur dans la catalogue ou sur toute autre publication relative à l exposition doit apparaître comme suit : «Musée départemental d art ancien et contemporain, Epinal (France)». La mention «(France)» est facultative pour les musées français. 9.4 L emprunteur adresse, à titre gracieux, au musée départemental deux exemplaires justificatifs de la publication éditée à l occasion de l exposition. 9.5 Pour les œuvres protégées au titre de la propriété intellectuelle, l emprunteur devra recueillir l autorisation de reproduction et de représentation auprès des auteurs, des ayant droits ou des organismes les représentant. Il acquittera également les éventuels droits d auteurs afférents. ARTICLE 10 : Prolongation de prêt 10.1 Toute demande visant à la prolongation du prêt au-delà de la durée initialement convenue doit impérativement parvenir au musée départemental d Art ancien et contemporain au plus tard un mois avant la date de clôture initialement prévue Si le musée départemental accorde cette prolongation, un certificat d assurance complémentaire doit être adressé au musée départemental au plus tard dix jours avant le début de ladite prolongation. En cas de prolongation, toutes les clauses du présent contrat sont reconduites, jusqu au nouveau terme fixé d un commun accord. Contrat de prêt d œuvres MDAAC Epinal Page 5 sur 6

6 10.3 Si le musée départemental refuse cette prolongation, les œuvres seront restituées à l établissement dans les délais convenus à l origine. ARTICLE 11 : Annulation de prêt 11.1 Dans le cas où l emprunteur, après signature du contrat, renoncerait à la présentation des œuvres, il s oblige à en informer le musée départemental d Art ancien et contemporain dans les meilleurs délais. Le contrat sera résilié de plein droit, aux frais de l emprunteur Dans le cas où le musée départemental d art ancien et contemporain constate avant le départ des œuvres que leur état de conservation s est aggravé, et que le prêt devient par conséquent impossible, il dispose de la faculté de les retirer du prêt, et proposera, dans la mesure de ses possibilités, un remplacement, en concertation avec l emprunteur. ARTICLE 12 : Rupture du contrat 12.1 Si les conditions de prêt stipulées dans ce présent contrat ne sont pas respectées, ou ne peuvent être maintenues, le musée départemental d Art ancien et contemporain peut demander la restitution, sans délai, des œuvres lui appartenant. Si l emprunteur ne donne pas suite à cette demande, le musée départemental a le droit de faire reprendre ses œuvres, sans autre obligation que la constatation par procèsverbal de l identité et de l état des œuvres, ceci aux frais de l emprunteur Tous les litiges nés du présent contrat, qui ne pourront être réglés à l amiable, seront portés devant le tribunal administratif de Nancy. Le prêt des œuvres appartenant aux collections du musée départemental d Art ancien et contemporain à Epinal est conditionné par la signature du présent contrat. Fait à Epinal, en deux exemplaires originaux. Pour l emprunteur : Pour le prêteur : Date : Date : Signature : Signature : Le Président du Conseil général des Vosges Contrat de prêt d œuvres MDAAC Epinal Page 6 sur 6