I L Origine de crédit :

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1 Page 1/5 I L Origine de crédit : Après avoir préparé sur papier l organisation et la hiérarchie de vos origines de crédits, vous pouvez les créer dans XLAB. La toute première origine est le laboratoire : Niveau 1 Ensuite, vous pouvez «ajouter» les origines de crédits en fonction de l arborescence que vous avez préparé. Pour saisir à un niveau particulier une origine de crédit ou une origine de regroupement, sélectionner l origine sous laquelle vous voulez la saisir et cliquer sur «Ajouter». Exemple : Pour saisir une origine en Niveau 2, se placer sur l origine de regroupement de Niveau 1 et «Ajouter» Pour saisir une origine en Niveau 3, se placer sur l origine de regroupement de Niveau 2 et «Ajouter» Etc.

2 Page 2/5 Vous êtes alors sur la fenêtre suivante : - «Code Origine» : saisissez le code origine que vous désirez lui donner pour le reconnaître très facilement. Il est obligatoire et il doit être unique. Ce code sera essentiellement connu de votre laboratoire. Il servira lors de la saisie des commandes, missions, etc - «Nom» : Il s agit du libellé de l origine de crédit que vous désirez lui donner. - «Laboratoire» : il est automatiquement mis par défaut, vous n avez pas de saisie à faire dans ce champ. - «Organisme de gestion» : sélectionner dans la liste déroulante l organisme de tutelle de l origine de crédit - «Code de gestion 1» : pour le CNRS il s agit de saisir le code de gestion budgétaire en respectant les parenthèses (et sans espaces) Exemples : (0690) Soutien de base (0693) Crédits spécifiques (0697) Gros équipement (0691) Vacations - «Code de gestion 2» : Pour une origine de crédit de niveau fin CNRS, la seconde partie du code sera le centre de dépense GCF composé de 6 caractères (sans espaces ou autre caractère) Exemples : 0MA002 Moyens annuels du laboratoire 0MS002 Moyens spécifiques du laboratoire Contrat Elf Remarque : Les codes de gestion saisis au niveau fin sont primordiaux dans les transferts et retours informatiques entre la délégation et le laboratoire. Il doivent être identiques à ceux de votre organisme de tutelle : ils sont la clé des engagements de vos commandes, ordres de mission, et factures. En ce qui concerne les origines de regroupement (niveaux intermédiaires) les codes de gestion n ont pas de sens particuliers. Ils sont à votre libre appréciation

3 Page 3/5 - «Nature de crédit» : S il existe une nature particulière à cette origine de crédit, la sélectionner dans la liste déroulante. - «date de début» et «date de fin» : Ce ne sont pas des données obligatoires, MAIS : * lorsqu il s agit de contrat par exemple, il existe une date de début et une date de fin de contrat. Afin de gérer les crédits de ce contrat dans sa période légale, il est fortement conseillé de saisir ces dates. * lorsqu il s agit d une origine sans période précisément définie, il n est pas nécessaire de saisir de date. - «Autorisation de dépassement» : il s agit d une case à cocher ou non. Si elle est cochée, c est que vous autorisez le dépassement de l origine de crédit Si elle n est pas cochée, il n y aura aucune autorisation de dépassement. Remarque : l autorisation de dépassement d une origine de crédit est TRES FORTEMENT DECONSEILLEE. En effet, cette pratique peut être dangereuse pour le bon suivi et la bonne coordination des engagements des commandes entre GCF et XLAB. En GCF, aucune autorisation de dépassement sur les origines de crédit n est possible et ne pourra être possible. - «Seuil» : il s agit du seuil d alerte de consommation d engagement du crédit. Exemple : si vous désirez qu XLAB vous avertisse quand les crédits de votre origine sont engagés à 90 % de leur totalité, vous devez saisir «90» %. - «TTC» : si les crédits sont gérés TTC, cochez la case TTC. Si les crédits sont gérés H.T. cochez H.T. - «Transfert organisme» : si les crédits sont gérés par transferts informatiques (crédits CNRS) - Pour valider l origine de crédit cliquer sur «OK» A ce stade, votre origine de crédit est créée et est à Vous pouvez alors lui attribuer l argent prévu sur la notification transmise par votre délégation (ou autre organisme de tutelle) : on procèdera donc à la saisie de la notification de crédit. Renseignements complémentaires : Classeur «XLAB, Paramétrages et Utilitaires», Les Origines de Crédit, pages 43 à 70

4 Page 4/5 II L Entité dépensière : Après avoir préparé sur papier l organisation et la hiérarchie de vos entités dépensières, vous pouvez les créer dans XLAB. La toute première entité correspondra à votre laboratoire : Niveau 1 Ensuite, comme pour les origines de crédit, vous pouvez «ajouter» les entités dépensières en fonction de l arborescence que vous avez préparé. Pour saisir une entité dépensière, sélectionner l entité sous laquelle vous voulez la placer et cliquer sur «Ajouter». Exemple : Pour saisir une origine en Niveau 2, se placer sur l origine de regroupement de Niveau 1 et «Ajouter» Pour saisir une origine en Niveau 3, se placer sur l origine de regroupement de Niveau 2 et «Ajouter» Etc.

5 Page 5/5 Vous aurez alors la fenêtre suivante : - «Laboratoire» : Par défaut cette cellule correspondant toujours au laboratoire. Vous n avez pas de saisie à faire dans ce champ. - «Type entité» : S il existe un type particulier à cette entité dépensière, le sélectionner dans la liste déroulante. Remarque : il n existe pas obligatoirement de «types» dans la liste déroulante. Cette liste peut être vide. - «Code entité» : saisissez le code entité que vous désirez lui donner pour le reconnaître très facilement. Il est obligatoire et il doit être unique. Il sera déterminant lors des saisies de commandes, de missions, etc - «Nom» : saisir le libellé de l entité dépensière - «Autorisation de dépassement» : il s agit d une case à cocher ou non. Si elle est cochée, c est que vous autoriser le dépassement de l entité dépensière. Si elle n est pas cochée, il n y aura aucune autorisation de dépassement. - «Seuil» : il s agit du seuil d alerte de consommation d engagement sur l entité. Exemple : si vous désirez qu XLAB vous avertisse quand les crédits de votre entité sont engagés à 90 % de leur totalité, vous devez saisir «90» %. - Pour valider l origine de crédit cliquer sur «OK» A ce stade, votre entité dépensière est créée et est à Vous pouvez alors lui attribuer l argent prévu au sein de votre : on procèdera donc à la répartition de crédits sur les entités. Renseignements complémentaires : Classeur «XLAB, Paramétrages et Utilitaires», Les Entités Dépensières, pages 71 à 106