AVANT PROPOS. Avant-propos :

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1 AVANT PROPOS Avant-propos : Afin d apporter un soutien pratique et méthodologique aux porteurs de projets solidaires, le Collectif Humanis a décidé de réaliser une collection de guides «Conseils aux associations de Solidarité Internationale». Le guide de l organisation d événements et Le guide du montage de projets proposent des outils qui permettront aux associations d appréhender et de piloter avec finesse les différentes phases des projets dans lesquels elles s engagent, évitant ainsi certains pièges. Le guide la logistique humanitaire a pour vocation d aider les associations à monter avec succès une expédition humanitaire vers le pays de leur choix. Ces ouvrages, régulièrement mis à jour, regroupent des fiches techniques, des exemples concrets, des outils méthodologiques, la réglementation en vigueur ainsi que des annexes pratiques (adresses utiles, bibliographie, glossaire, ). Nous vous souhaitons une bonne lecture et une pleine réussite dans vos projets. 1

2 SOMMAIRE 2 1. S INFORMER AVANT D AGIR La place du don et de l envoi de matériel dans les projets de solidarité Les effets pervers de l envoi de matériel Quelques conseils pour réussir son projet Situations d urgence et actions d urgence L APPROVISIONNEMENT Collecte du matériel usager Acheter du matériel réhabilité STOCKAGE, CONDITIONNEMENT ET GESTION DES STOCKS Où stocker les marchandises collectées? Un conditionnement adapté au produit et à son mode d acheminement futur Un étiquetage soigné, garant d une gestion des stocks efficace et de l arrivée des colis à destination Quelques conseils pour une gestion efficace de votre lot de stockage L ACHEMINEMENT Les services du commissionnaire de transport Le choix du moyen de transport Quelques règles relatives au chargement Les formalités exigées par la douane export (France) Le transit Le connaissement, contrat de transport maritime (B/L, Bill of Lading) LA RÉCEPTION DE MARCHANDISES A l arrivée, comment récupérer les marchandises? Les formalités exigées par la douane import (Etranger) Droits de douane, exonération et corruption Le déchargement à destination et le post-acheminement CONSEILS POUR UNE EXPÉDITION RÉUSSIE...70

3 ANNEXES...74 LÉGISLATION...78 Bulletin officiel des douanes n 5653 du 08 avril Expéditions à caractère humanitaire effectuées par des organisations institutionnelles (internationales ou nationales ou par des organisations non gouvernementales (O.N.G.)) Expéditions par des collectivités locales, des associations ou des particuliers Formalités de transit Envois vers une destination prohibée ou soumise à surveillance Expédition de materiel médical humanitaire convoyé en bagages accompagnés (en cabine ou en soute) par voie aerienne...85 Bulletin officiel des douanes n 5828 du 13 octobre Liste des organisations non gouvernementales reconnues par l État français...88 Organisations de solidarité internationale...90 DOCUMENTS TECHNIQUES...91 Dimensions et charges utiles des camions...91 Dimensions, poids et capacités des conteneurs...92 Documents «bois»...94 Assurances et risques particuliers liés aux différents modes de transport...98 Les surcharges...99 DOCUMENTS ADMINISTRATIFS Certificat de don Liste de colisage Fiche d identification du colis Attestation d aide humanitaire Certificat d assurance Ordre d achat de transport LEXIQUE CARNET D ADRESSES

4 1 S informer 4 4

5 avant d agir 5 5

6 1. S informer avant d agir Identification des besoins et des acteurs 1.1. La place du don et de l envoi de matériel dans les projets de solidarité internationale Nul ne peut rester insensible aux images des pays du Sud, en particulier de l Afrique, véhiculées par les grands médias occidentaux, témoignant de conditions de vie déplorables en ce 21ème siècle, alors qu au même moment, en Occident, de nombreux biens et nourritures sont envoyés à la déchetterie. Cet état de fait a amené certains à se lancer dans l envoi de conteneurs humanitaires. Ainsi, beaucoup de projets de solidarité internationale basés sur l envoi de matériel ont vu le jour face à ce constat amer. Faire de l humanitaire à travers le don est une pratique extrêmement développée en France. Cette pratique peut prendre la forme de l envoi de couvertures, de médicaments de premiers soins, d aide alimentaire Ces actions se déclenchent souvent au lendemain des catastrophes naturelles, telles que les tremblements de terre, les raz de marées, les inondations, la sécheresse mais aussi suite à des épidémies ou dans les cas de conflits armés où les populations sont déplacées. Il arrive très souvent que les projets d aide au développemen, c est-à dire non préparés pas dans les situations d urgence mais montés dans les pays stables, incluent l envoi de matériel face dénuement des populations locales. A première vue, cette démarche peut paraître noble et pleine de bonnes intentions ; pourtant ces réflexes à caractère caritatif peuvent contre toute attente réserver des surprise. C est dans le souci de sensibiliser les associations et les individus engagés dans la solidarité internationale que nous avons voulu nous pencher sur les problématiques et les ambiguïtés du don à travers ses différentes phases. 6

7 Voici quelques-unes des questions qu il faut se poser avant de s engager dans un envoi de matériel à but humanitaire : Connaît-on suffisamment les réalités sur le terrain? Est-il possible de trouver chez les voisins immédiats des sinistrés la nourriture ou le matériel que l on souhaite envoyer? Les équipements logistiques sont-ils adaptés à l envoi? L aide est-elle adaptée aux besoins de la population ciblée? De quels appuis locaux peut-on bénéficier? 7

8 S informer avant d agir 1.2. Les effets pervers de l envoi de matériel La concurrence déloyale au marché local Les associations engagées dans la solidarité internationale ignorent très souvent l existence des entreprises locales telles que les papeteries, les menuiseries, les tanneurs, les cordonniers, etc. En envoyant le même type de matériel que celui qui est déjà fabriqué ou commercialisé sur place, les associations freinent considérablement non seulement les possibilités d émergence et de développement d un marché local, mais poussent également au chômage ces entrepreneurs et ces artisans locaux qui ne pourront alors plus faire vivre décemment leurs proches et leurs familles. Il est donc essentiel qu au moment du montage du projet, les associations étudient la possibilité de faire fabriquer les matériels qu elles souhaitent envoyer par les entrepreneurs locaux (tables, bancs, cahiers, cartables, stylos, vêtements, chaussures ). Ainsi, l entreprise locale pourra embaucher plus de personnes de sa communauté et contribuer à la réduction du taux de chômage. C est l un des moyens pour les associations de solidarité internationale de passer d un statut de destructeur d emplois à celui de créateur d emplois. De plus, lorsqu on considère toutes les dépenses nécessaires associées à l envoi du matériel dans les pays du Sud, on se rend souvent compte qu il est plus judicieux et plus économique de s approvisionner auprès des commerçants et entrepreneurs locaux, plutôt que d envoyer depuis la France. Une bonne connaissance de l économie locale du pays où l association souhaite intervenir est donc un préalable indispensable au lancement d un projet humanitaire Dépendance 8 Les matériels consommables ( les cartables, les meubles, les médicaments, les stylos, ) ne contribuent pas vraiment à amélioration des conditions de vie des

9 populations auxquelles ils sont envoyés, si on considère le long terme. L envoi irrégulier de ces matériels contribue à renforcer la dépendance de ces populations vis-à-vis des pays occidentaux et de l aide internationale. Mais il contribue également à accentuer «la politique de la main tendue» des pays du Sud, les inciterant probablement à ne pas chercher voies et moyens pour sortir de cette situation humiliante de quémandeur. Si l envoi de dons ne connaît aucune limite dans le temps, il pourrait dans le long terme renforcer le désengagement des gouvernements du Sud vis-à-vis du bien-être et du développement des populations dont ils ont la responsabilité. Il n appartient pas aux associations de se substituer aux états du Sud, mais d accompagner par des microprojets les efforts des Etats concernés Inadaptation des dons et problème du recyclage des déchets Il ne sert à rien d envoyer des matériels qui ne répondent pas aux besoins locaux ou qui ne sont pas adaptés aux réalités locales. C est pourquoi, avant tout envoi, il faut poser la problématique de l entretien des matériels que l on souhaite envoyer, notament les appareils électroniques et électriques tels que les ordinateurs, les imprimantes, les photocopieurs, les appareils électroménagers, etc. Il faut s assurer que les pièces détachées nécessaires à leur réparation peuvent être trouvées sur le marché local et à des prix abordables par rapport au niveau de vie locale. Il faut aussi vérifier que le pays compte des techniciens qualifiés pour entreprendre la réparation si besoin est. Le système de recyclage est quasi inexistant dans la plupart des pays du Sud. C est pourquoi il faut prendre les précautions nécessaires pour ne pas transformer ces pays en cimetières de matériels encombrants dont le coût de recyclage est élevé pour les entreprises occidentales. L envoi de médicaments périmés ou de machines obsolètes, au lieu de contribuer au développement du pays, risque de faire surgir un 9

10 S informer avant d agir problème supplémentaire : celui du recyclage. Dans les cas où l envoi de matériel est indispensable, il faut tout mettre en œuvre pour que la population locale s approprie ensuite l usage et la gestion de ce nouvel équipement pour assurer la pérennité du projet en question Attention à la corruption, à la déresponsabilisation Aussi surprenant que cela puisse paraître, l envoi de matériel peut engendrer et encourager la corruption. Ainsi, si aucun contrôle n est effectué, les matériels destinés aux hôpitaux, dispensaires, bibliothèques, écoles risquent de se retrouver sur le marché local ou entre les mains des familles et proches des dirigeants de ces structures ou encore d alimenter des réseaux et marchés parallèles. C est pourquoi il est important pour les associations et ONG du Nord d exiger avant tout envoi, une implication à part entière des populations bénéficiaires dans toutes les phases du projet : de la négociation pour l exonération des éventuels droits de douane, à la gestion de l arrivée du conteneur, les partenaires locaux doivent intervenir afin d éviter le détournement des dons et aux clichés! Il est à souligner également que l envoi excessif de conteneurs à but humanitaire dans les pays du Sud, en particulier en Afrique, a énormément contribué à renforcer l image déformée que ces populations ont de l Occident, assimilé à un eldorado, Ce cliché risque, dans une certaine mesure, d inciter la jeunesse à vouloir rejoindre ces contrées. L esprit d entreprise pour développer son propre pays est alors souvent sacrifié au détriment de l envie d émigrer, ce qui entraîne dans les cas extrêmes, en particulier chez les jeunes, le désintérêt pour leur pays et un complexe d infériorité vis-à-vis des pays occidentaux. 10

11 Quelles alternatives au don? Porter assistance à une population est un objectif noble qui prouve la fraternité entre les hommes au-delà des frontières, mais le don devient problématique à partir du moment où il tend à engendrer des habitudes dont cette population ne pourra plus se passer. C est dans le souci d encourager les pays du Sud à sortir de cet assistanat permanent qu il faut envisager d autres manières d aider. Voici quelques pistes : 1- Créer ou amorcer une dynamique de développement économique dans ces pays par le montage de coopératives, la mise en place de systèmes de micro-crédits qui associent la population concernée. 2- Aider à la formation de la population dans le montage et la gestion des projets de développement car, comme le dit l adage «Il vaut mieux apprendre à un enfant à pêcher plutôt que de lui offrir du poisson». 3- Encourager les commerçants, artisans, entrepreneurs locaux en achetant sur place les matériels nécessaires au projet, afin de dynamiser l économie de ces pays et ainsi permettre à ces chefs d entreprise de vivre de leur travail. 4- Aider à mettre en place les structures de réhabilitation des matériels usagers. De telles structures assureront la formation des populations locales et rendront autonome une partie de ces populations par le biais des emplois créés Envoi d argent plutôt que de matériel? Des raisons simples et pratiques motivent cette interrogation : un accès à la mer difficile ou impossible, des transports intérieurs périlleux, le prix du transport trop élevé, la lenteur des dédouanements à destination,. L envoi d argent n empêchera pas d expédier du matériel en quantités plus faibles et ou en bagages accompagnés lors des missions dans le pays. 11

12 S informer avant d agir Au-delà de ces aspects pratiques, il faut considérer que le type de matériel envoyé peut présenter dans le pays de destination d importants inconvénients dans ses effets. Le partenaire local sera le mieux placé pour prodiguer des conseiller Quelques conseils pour réussir son projet Après avoir pris conscience du contexte du pays destinataire, discuté avec les partenaires locaux et analysé leurs besoins réels et le fonctionnement de l économie locale, l envoi de certains types de matériels peut se révéler nécessaire : c est le cas dans des situations de pénuries suite à une catastrophe naturelle ou à un conflit. Cela peut aussi être le cas pour des types de matériels pointus introuvables sur place ou hors de prix sur le marché local. Avant de collecter ou d acheter le matériel nécessaire, plusieurs étapes restent à franchir pour s assurer de la viabilité du projet et de la pertinence de l envoi plutôt que d un achat sur place Évaluer les coûts en amont du projet 12 Organiser un envoi de matériel implique de nombreux coûts. En outre le risque de voir sa marchandise pillée ou bloquée aux douanes jusqu à paiement d un «bakchich» est une pratique régulière dans de nombreux pays. Pour évaluer le coût global de l expédition, il faut inclure les frais de : 1. pré-acheminement du matériel vers l espace de stockage 2. stockage et conditionnement 3. chargement du camion / empotage du conteneur 4. transport 5. assurance (éventuelle)

13 6. déchargement / dépotage du conteneur 7. frais d immobilisation du conteneur à la douane de destination 8. rémunération des intermédiaires (éventuelle) 9. taxes diverses et droits de douane exigibles à l arrivée 10. post-acheminement jusqu à la ville des bénéficiaires Bien connaître les conditions de vie locales L identification des besoins de la population locale constitue une étape essentielle qui doit précéder toute collecte de matériel. Elle passe soit par des voyages sur le terrain, soit par le biais des informations fournies par les partenaires locaux. Il peut arriver que l on se rende sur place et que l on se trompe malgré tout sur les besoins : le partenariat avec les populations locales commence dès le montage du projet par l analyse collective de la situation, notamment afin d éviter le piège des interprétations et des idées reçues que véhiculent forcément le vécu et la culture de chaque individu. Notre regard d occidental nous amène à considérer certains besoins matériels comme cruciaux alors que les populations du Sud exprimeront d autres besoins bien plus importants qui peuvent nous échapper. Le partenariat avec les populations locales doit pouvoir se concrétiser par la mise en place d un ou de plusieurs contacts locaux privilégiés. Ces personnes de confiance seront vos points d appui pour toutes questions, dans la perspective d une parfaite adéquation entre le projet et les réalités du terrain. Enfin, il ne faut pas oublier de s assurer que le matériel que l on expédie est compatible avec les conditions de vie locale : à quoi bon envoyer du matériel informatique ou des appareils médicaux électriques si le village n est pas approvisionné en énergie. De même, il faut s assurer qu il est possible d acheter des consommables et des pièces détachées sur place avant de songer à envoyer certains types de matériel. 13

14 S informer avant d agir 1.4. Situations d urgence et actions d urgence Gérer des évènements et des situations exceptionnels devient, hélas, de plus en plus fréquent, mais c est une réalité dont il faut tenir compte. Ces évènements interviennent le plus souvent par suite de catastrophes naturelles, d épidémies et de situations extrêmes et graves. Ces situations sont d autant plus difficiles à maîtriser qu elles se font sous la pression de l environnement et de «l élan du cœur». Il faudra donc privilégier des actions réfléchies et concertées, par opposition à des actions réalisées dans la précipitation et l urgence. Les conseils repris dans les paragraphes précédents seront ainsi d une extrême importance et les actions d urgence seront les plus efficaces, là où un travail régulier et soutenu aura déjà été réalisé au travers de projets plus généraux. Disposer d une bonne connaissance du milieu et d un relais local de confiance sera primordial pour une bonne mise en œuvre. Si ces quelques conditions n étaient pas remplies, mieux vaut s appuyer sur les associations locales connues et déjà bien implantées dans le pays concerné, et leur apporter un soutien associatif. 14

15 Economie Locale Pays de déstination AFRIQUE Algérie Bénin Burkina Faso Cameroun Congo Côte d Ivoire Gabon Guinée Madagascar Mali Maroc Mauritanie Niger RDC Sénégal Tchad Togo Fournitures scolaire et papeterie Meubles Textile, cuir chaussures Electroménager Matériel médical Médicaments Matériel Informatique Légende : Fabriqué sur place Commercialisé sur place (matériel importé) Commercialisé sur place (en partie fabriqué, en partie importé) ANALYSE DU TABLEAU : En Afrique, la plupart des matériels sont disponibles dans les commerces des capitales. Il est conseillé aux associations de faire fabriquer sur place le matériel scolaire, le mobilier et les vêtements. Pour le matériel médical, électroménager et informatique, il faut étudier les coûts d achat sur place avant tout envoi. Pour l électroménager et les médicaments, pensez aux techniques alternatives (fours solaires fabriqués sur place, médecine traditionnelle). 15

16 S informer avant d agir Pays de Economie Locale Fournitures scolaire et papeterie déstination ASIE Cambodge Inde Laos Liban Vietnam AMERIQUE Argentine Brésil Colombie Guatemala Haïti Mexique Pérou EUROPE DE L EST Biélorussie Kosovo Pologne Roumanie Tchétchénie Ukraine Meubles Textile, cuir chaussures Electroménager * Matériel médical Médicaments * Matériel Informatique Légende : Fabriqué sur place Commercialisé sur place (matériel importé) Commercialisé sur place (en partie fabriqué, en partie importé) 16 ANALYSE DU TABLEAU : En Asie, en Amérique latine comme en Europe de l Est, le matériel scolaire, le mobilier et les vêtements sont généralement fabriqués sur place. Compte tenu de la situation politique dans certaines zones telles que la Tchétchénie ou la Biélorussie, il est parfois diffi cile de s approvisionner sur place mais les matériels peuvent être achetés dans les pays voisins. Dans d autres pays, on trouve tout sur place : c est le cas de l Inde ou du Brésil notamment

17 * Astérisque page 16 : Il s agit parfois de technologies alternatives qui présentent un intérêt écologique ou qui sont plus adaptées aux réalités locales.ainsi,depuis quelques temps, se développe dans plusieurs pays africains la fabrication de fourneaux à rayons solaires. L avantage de cette technique est de réduire la consommation du bois (et donc de lutter contre la déforestation) et d exploiter l énergie solaire. En ce qui concerne les médicaments, de nombreux gouvernements encouragent depuis quelques années le recours à la médecine locale. 17

18 Une bonne évaluation préalable des besoins et des conditions de vie locales est indispensable pour garantir une aide efficace Quel matériel envoyer et quel matériel acheter sur place? Pour construire votre projet, il est nécessaire de faire une étude précise de l économie locale et de comparer les coûts d achat sur place avec les coûts qu entraînerait l envoi du matériel. Contrairement aux idées reçues, beaucoup d équipements sont disponibles dans ces pays : malheureusement, la population locale est trop pauvre ou vit trop loin de la capitale pour y avoir accès. Le problème n est donc pas l existence de ces produits sur place mais plutôt leur coût à l achat par rapport au niveau de vie de la population, et les coûts d acheminement de ce matériel de la capitale jusqu aux villages des zones rurales. Les tableaux après présente les types de matériel commercialisés dans plusieurs pays en développement : il précise les cas où le matériel est fabriqué sur place ou importé, et montre que de nombreux emplois dépendent de ces activités. Pour préserver ces emplois et soutenir le développement économique local, pensez d abord à acheter sur place! 2 L approvisi 184

19 onnement 5 19

20 2. L approvisionnement Le matériel donné par des particuliers ou des entreprises présente certes l avantage de n engendrer aucun frais pour l association, néanmoins il s agit de matériel usagé, qui n a pas été révisé ou réhabilité. Il aura donc une durée de vie courte et les bénéficiaires du projet seront les premières victimes de cette économie. Quel que soit le type de matériel, garantir un don de qualité aux populations locales passe par le choix de privilégier l achat de matériel neuf ou de matériel d occasion qui aura été réhabilité par des organismes spécialisés (voir le paragraphe sur les structures d insertion). 2.1 Collecter du matériel usagé Il existe diverses méthodes pour collecter du matériel gratuitement. Combiner ces méthodes permet d élargir le public susceptible de faire des dons à l association Le bouche à oreille Il s agit de la méthode la plus répandue car elle a fait ses preuves. Cette technique est surtout efficace pour collecter les objets du quotidien : vêtements, jouets, vélos, appareils domestiques, etc. Elle peut être moins efficace lorsqu il s agit de collecter du matériel technique comme du matériel médical ou informatique, à moins que les membres de l association ne travaillent dans les milieux ciblés (hospitalier, informatique ) et diffusent le message Les animations Le message de la collecte peut également être diffusé lors d animations proposées par l association ou auxquelles elle participe : brocante, conférence, spectacle, repas annuel, forum des associations, assemblée générale 20

21 2.1.3 Les annonces dans les médias Elles peuvent s avérer un complément utile pour accroître la quantité de dons. Les annonces de collecte peuvent être diffusées par le biais du site Internet de l association et de son bulletin d information. Il est également judicieux de contacter les services de la rédaction de la presse locale, régionale et des radios, afin de les informer du projet et de l appel à dons Quel donateur pour quel matériel? Selon le type d objet, on pourra faire appel à différents donateurs : - Pour les vêtements : particuliers, entourage, paroisses (invendus) - Pour les jouets : particuliers, entourage - Pour le matériel scolaire : particuliers, écoles, bibliothèques, papeteries, librairies - Pour le matériel hospitalier et médical: cliniques, hôpitaux, dispensaires, fabricants 2.2 Acheter du matériel réhabilité En France, les Structures d Insertion par l Activité Economique (SIAE) aident des personnes en difficultés socio-professionnelles à retrouver un emploi. S équiper en matériel auprès de ces structures permet donc de remplir un double objectif : - ASSURER LA QUALITE du matériel envoyé au Sud : le matériel envoyé dans le cadre du projet a été révisé et remis en état ; - ETRE SOLIDAIRE ici et là-bas : en achetant du matériel dans ces structures, l association soutient leur mission de lutte contre les exclusions en France. Ainsi, le projet lie la solidarité internationale à la solidarité nationale. 21

22 L approvisionnement Qu est-ce que l insertion? L insertion par l activité économique s adresse à des personnes sans emploi, durablement exclues du marché du travail, qui rencontrent des difficultés sociales et/ou professionnelles, en particulier les jeunes de moins de 26 ans, les bénéficiaires du RSA, les demandeurs d emploi de longue durée, les personnes prises en charge au titre de l aide sociale. En 2007, on dénombre salariés répartis dans les 5000 structures recensées en France. Outre le fait que ces structures permettent à des personnes exclues de retrouver un emploi, elles leur proposent un accompagnement social et professionnel durant l ensemble de leur parcours au sein de la structure. Cet accompagnement permet la construction d un projet professionnel par l acquisition de compétences, la réalisation de bilans professionnels, des actions de formation et une aide à la recherche d emploi dans le secteur classique Ce que les structures d insertion peuvent apporter aux associations de solidarité internationale Il existe 4 types de structures d insertion : Entreprise d Insertion (EI), Atelier et Chantier d Insertion (ACI), Association Intermédiaire (AI) et Entreprise de Travail Temporaire et d Insertion (ETTI). Pour s approvisionner en matériel : l association peut solliciter les EI et ACI, sachant que les entreprises d insertion ont des impératifs économiques et donc des tarifs globalement plus élevés que les ateliers et chantiers d insertion. Ces derniers pratiquent parfois des tarifs préférentiels pour les associations. 22 Pour bénéficier de services variés qui peuvent être utiles pour la gestion de l association en France (logistique, bâtiment, espaces vert, restauration, ménage,

23 gestion des déchets, imprimerie, etc ) : l association peut solliciter les 4 types de structures, sachant que les AI et ETTI sont spécialisées dans la mise à disposition de personnel Où trouver ce matériel et ces services? Humanis a recensé près de 3000 de ces structures sur son site Internet : Cette base de données appelée HUMALOG permet de mettre en relation l offre et la demande de matériel et services. En indiquant le département où elle se situe et la nature du matériel ou du service recherché, toute association peut obtenir la liste des structures d insertion proches de son siège, susceptibles de répondre à sa demande. Ce service est financé par la Fondation Caisses d Epargne pour la Solidarité ; il est ouvert à tous. 23

24 3 Stockage, cond et gestion des

25 itionnement stocks

26 3. Stockage, conditionnement et gestion des stocks 3.1. Où stocker les marchandises collectées? A leurs débuts, la plupart des associations stockent chez les particuliers, membres de l association, qui mettent leur garage ou grenier à disposition. Cette solution est utile, à condition de disposer d un lieu qui soit à la fois : - sec, aéré (l humidité détériore les colis et la marchandise) et sécurisé, - accessible aux véhicules (rampe d accès, pas d escalier) afin de permettre le chargement du conteneur ou du camion sur place. Cependant, ces espaces se révèlent généralement assez vite insuffisants du fait de la quantité ou du volume des marchandises collectées. Une seconde option, qui peut remplacer le stockage à domicile ou simplement le compléter, est de louer un espace de stockage : - soit dans un local communal (voir avec la mairie), - soit chez un prestataire logistique (entreprise spécialisée dans l entreposage et la gestion des stocks), - soit sur une plate-forme logistique humanitaire. Il en existe dans plusieurs régions : Humanis (Strasbourg), Cap Humanitaire (Lille), Bioport (Lyon) L avantage des deux dernières solutions est que ces lieux de stockage sont équipés de matériel de manutention et sont adaptés aux opérations de chargement (quai de chargement, tire-palettes, chariot élévateur ). 26 L atout que présente une plate-forme logistique humanitaire par rapport à un prestataire logistique ordinaire est un service logistique spécifiquement adapté aux acteurs associatifs. Elle propose en effet des solutions adaptées aux contraintes de l humanitaire et peu onéreuses, qu il s agisse de solutions logistiques simples (entreposage et conservation en l état) ou plus élaborées (gestion des stocks en

27 temps réel, préparation de commandes, emballage et expédition). Enfin, elle sert d interface entre professionnels du transport et associations humanitaires, en recherchant les meilleures propositions en transport routier, maritime et aérien, quelle que soit la destination, quel que soit le volume à acheminer Un conditionnement adapté au produit et à son mode d acheminement futur Avant de conditionner le matériel collecté dans des sacs, cartons ou autres types d emballage, il est nécessaire de trier pour retirer les objets déteriorés ou inadaptés afin d optimiser l espace de stockage. Une fois le tri effectué, le choix du type de conditionnement dépend : - de la nature du produit, - du mode de transport choisi pour effectuer l acheminement, - du mode de chargement et de déchargement Conditionner en fonction de la nature du produit Les vêtements sont généralement stockés dans de grands sacs poubelles, peu onéreux et résistants à l humidité. Ce conditionnement présente cependant l inconvénient de se déchirer facilement. Il faut donc utiliser des sacs solides, sinon des cartons. Les jouets, livres, ainsi que le petit matériel médical sont quant à eux stockés en cartons. Ce conditionnement est également économique puisque l on peut aisément récupérer des cartons usagés de supermarchés par exemple. Cependant, les cartons sont peu résistants à l humidité et l hétérogénéité de leur taille complique aussi bien l organisation de l espace de stockage que le chargement du camion ou du conteneur. Il est donc recommandé de se procurer des cartons de taille relativement homogène. 27

28 Stockage, conditionnement et gestion des stocks En ce qui concerne le matériel médical fragile, le conditionnement le plus adapté est la caisse construite à partir de palettes «Europe». Avant d être placé dans la caisse, le matériel peut être emballé dans du papier à bulles. Le mobilier hospitalier ou scolaire sur pied (tables, bureaux, lits, etc) sera stocké tel quel et chargé tel quel dans le conteneur ou le camion. Par contre, du mobilier ou du matériel lourd, lorsqu il se trouve en pièces détachées, peut être stocké sur palette. La palette peut également servir à regrouper plusieurs colis de taille moyenne (qu ils soient en cartons ou en vrac) sur une même unité. Les palettes usagées peuvent être récupérées auprès des services après-vente des supermarchés. Les dimensions d une palette standard sont de 120 x 80 x 16 cm (longueur x largeur x hauteur). Une fois que la palette a été chargée de son contenu définitif, elle doit être entourée d un film plastique, de préférence opaque pour plus de discrétion, puis cerclée. Une palette offre l avantage d une manutention facile (à condition d avoir le matériel adapté) et d une protection efficace contre l humidité Conditionner en fonction du mode de transport Les sacs ont l avantage d optimiser le chargement des conteneurs (bateau) ou des camions. Le carton est adapté au transport aérien et routier mais aussi maritime s il est chargé dans un conteneur. Il doit néanmoins être suffisamment solide et hermétiquement fermé à l aide de scotch. Afin d éviter les pertes, il est conseillé de ne pas expédier un grand nombre de petits colis mais de regrouper le matériel. Les caisses protègent le matériel fragile au cours des opérations de manutention mais ajoutent un poids au colis. Il faut les choisir plus ou moins solides et légères selon le type de transport. 28 En ce qui concerne les palettes, elles offrent l avantage d un chargement rapide

29 (si l on dispose du matériel de manutention adéquat) et d une stabilité pendant l acheminement. Par contre, il s agit d un conditionnement volumineux. Pour économiser de la place dans un camion ou un conteneur, il est judicieux de constituer des palettes qui soient superposables deux par deux. Pour cela, elles ne doivent pas dépasser 1,10 mètre de haut chacune (dans le cas des conteneurs) et le contenu de la palette du dessous doit être suffisamment solide et stable pour supporter le poids de la palette du dessus. Ce système de palettes «gerbables» est surtout avantageux en transport routier : en effet, le tarif y est calculé en fonction du nombre de mètres au plancher. En transport maritime, si l association pratique le groupage (partage du conteneur avec d autres expéditeurs), il est aussi intéressant de gerber les palettes. En effet, une partie du voyage (acheminement jusqu au port) se fera par la route, le prix sera donc fonction du mètre au plancher. En transport aérien, il existe des limites de poids / palette, et de hauteur des palettes, dont il faut tenir compte lors du conditionnement. Il faut aussi déclarer la palette comme un «colis» et préciser le nombre de cartons fixés sur la palette Conditionner en fonction du mode de chargement / déchargement Les cartons ne doivent pas dépasser les 25 kilos si l on sait d avance que le déchargement se fera à la main car c est le poids d un colis transportable «par un seul homme». Surcharger le carton risquerait, de plus, de le voir se déchirer au cours du voyage. La taille homogène des cartons facilite le chargement du conteneur ou du camion : il vaut mieux récupérer des cartons de taille similaire avant de commencer l emballage du matériel collecté. C est surtout en ce qui concerne les palettes que les conditions de chargement et déchargement sont déterminantes. Le choix de ce conditionnement n est possible que si l expéditeur et le destinataire disposent du matériel de manutention approprié à leur chargement et déchargement (tire-palette ou chariot élévateur). 29

30 Stockage, conditionnement et gestion des stocks Conditionner en fonction du pays de destination (norme NIMP 15-cf. Annexe) Ce chapitre concerne principalement les palettes et les caisses en bois. Le matériau d emballage fabriqué à partir de bois non transformé constitue une filière pour l introduction et la dissémination d organismes nuisibles. La Norme Internationale pour les Mesures Phytosanitaires N 15 (NIMP15) relative à la réglementation des matériaux d emballages à base de bois a été adoptée. L objectif de cette norme est de permettre de réduire de façon significative la dissémination d organismes nuisibles lors d échanges commerciaux. La norme NIMP15 (ISPM No. 15) peut être consultée sur le site Un étiquetage soigné, garant d une gestion des stocks efficace et de l arrivée des colis à destination Une fois le tri effectué et le conditionnement fermé hermétiquement, à l aide de scotch s il s agit de cartons ou d un film plastique s il s agit d une palette, il faut indiquer sur une étiquette ou, de préférence, sur une fiche sous pochette plastifiée qu on colle sur l emballage : - les coordonnées de l expéditeur et du destinataire, - le numéro du colis s il s agit d un colis individuel ou bien, s il s agit d une palette, les numéros des différents colis qu elle contient (ces numéros seront tous repris sur la liste de colisage), - le contenu des colis - le poids et le volume des colis. 30 L étiquetage doit être visible afin d identifier aisément les colis. Il permet de faciliter la gestion des stocks, de même que le transport et le déchargement. Cette identification est indispensable lorsque plusieurs associations envoient leurs marchandises dans le même conteneur («groupage») : en effet, bien qu elles aient

31 le même pays de destination, les marchandises n ont pas le même expéditeur, ni le même destinataire. Il faut donc qu à l arrivée, chaque partenaire local ou destinataire puisse aisément retrouver les colis qui lui sont destinés. Si le contenu du carton ou de la palette est sensible ou fragile, il est conseillé d ajouter sur l emballage des étiquettes portant le symbole correspondant aux précautions à prendre lors des manœuvres de stockage, de manutention ou de transport. Dans le cas des marchandises dangereuses (produits inflammables, explosifs, toxiques ou corrosifs), l étiquetage doit comporter en outre les indications concernant: la certification de l emballage, une étiquette de danger spécifique, l identification du produit (en anglais pour le transport aérien) avec la classe et le numéro «U.N.» Quelques conseils pour une gestion efficace de votre lot de stockage - Dans la mesure du possible, il vaut mieux trier les marchandises et les conditionner de manière définitive avant de les entreposer sur le(s) lot(s) de stockage (ces lots se louent sur les plates-formes humanitaires). - Si la marchandise doit être palettisée, le faire dès que possible. Cela facilite l éventuel déplacement des marchandises dans l entrepôt et permet à l association de savoir rapidement combien va lui coûter le transport. En effet, une fois qu elle connaît les dimensions et le poids de ses palettes, l association peut demander à un commissionnaire de transport de lui établir une cotation (devis du transport). - Identifier clairement chaque carton au moyen d une fiche ou d une étiquette, sur le modèle de la «fiche d identification du colis» présentée en annexe 1. - Pour éviter les chutes d objets et la détérioration des marchandises stockées, les colis ne doivent pas être entassés au delà de 1,5 mètre sur les lots de stockage. 31

32 Stockage, conditionnement et gestion des stocks 32

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36 4. L acheminement 4.1. Les services du commissionnaire de transport L intérêt de passer par un commissionnaire de transport Quels services propose-t-il? L organisateur de transport, appelé en France «commissionnaire de transport», est un intermédiaire chargé, en son nom propre mais pour le compte d un expéditeur, de faire parvenir la marchandise à son point de destination. Il a une obligation de résultat mais dispose d une totale liberté quant au choix des voies et des moyens. Le commissionnaire de transport peut avoir, en plus de ses fonctions, un rôle de : Commissionnaire en douane, accrédité pour agir au niveau de la douane française en tant que douane import (importation de marchandises en France) ou bien en tant que douane export (exportation de marchandises de la France vers l étranger). Conseil Transporteur, s il détient lui-même des moyens de transport (navire, camion, etc). Le commissionnaire de transport est le responsable de la chaîne de transport. Ses auxiliaires sont généralement le transitaire, le courtier en douane et l agent maritime. Suite aux évènements de 2001, apparaissent de nouvelles obligations en matière de sûreté des marchandises et de sécurité des personnes. Les commissionnaires de transport et les commissionnaires en douane qui bénéficient de l agrément O.E.A. (Opérateur Économique Agréé) offrent toutes les garanties nécessaires en matière de sûreté et de sécurité. 36 L association peut contacter directement un commissionnaire de transport afin de lui demander un devis pour l envoi de son matériel ; elle peut aussi passer par l intermédiaire de plates-formes logistiques comme Humanis qui ont des relations privilégiées avec certains commissionnaires. Les conditions nécessaires pour

37 obtenir ce devis, qu on appelle une «cotation», sont décrites ci-après. Dans quel cas est-ce indispensable de passer par un commissionnaire de transport? Pour organiser un transport maritime ou aérien, il est indispensable de passer par un commissionnaire de transport. Ce n est pas le cas en transport routier, puisque les membres de l association peuvent louer et conduire le camion qui transportera leurs marchandises. Pour effectuer les opérations de dédouanement des marchandises à la sortie du territoire français, l association devra obligatoirement solliciter les services d un commissionnaire en douane (titre dont disposent certains commissionnaires de transport) quel que soit le mode de transport utilisé La cotation Afin de connaître le coût engendré par une expédition, une cotation peut être demandée à un commissionnaire de transport. En fonction de l incoterm qui figure sur ce devis, on sait ce que le montant proposé inclut (voir ci-dessous la définition des incoterms les plus courants). Quelles sont les exigences à remplir pour pouvoir demander une cotation à un commissionnaire de transport? Le tarif du transport est déterminé par la quantité et le volume de marchandises à transporter ainsi que par la destination et le mode de transport. Ce tarif évolue dans le temps, notamment du fait des surcharges qui peuvent varier à la hausse comme à la baisse, en fonction de l évolution des taux de change. Pour obtenir une cotation, l association doit être en mesure d informer le commissionnaire : 37

38 L acheminement du port ou de l aéroport de destination (de la ville en transport terrestre), des dates de départ et d arrivée souhaitées pour cette expédition, de la nature de l emballage (caisses bois, palettes bois, cartons, vrac ), du poids et du volume global du matériel à expédier (préciser le type de conditionnement, le nombre de colis, leurs particularités, le cas échéant, le fait que les palettes soient superposables ou pas). Les dimensions des colis sont toujours indiquées en mètres et en centimètres et les volumes en mètres cubes. Il est important de donner les dimensions dans cet ordre là, pour que le transporteur puisse estimer la surface occupée au sol (mètre de plancher). Les tarifs sont appliqués sur la base d un «poids taxable» selon un rapport d équivalence poids / volume, différent selon chaque type de transport et selon la destination. Le commissionnaire peut préciser et ou confirmer la réglementation en vigueur dans le pays de destination. Comment lire une cotation? La cotation propose un forfait tarifaire en fonction d une date, d un lieu de destination, d un mode de transport et d un volume de marchandises donné. Elle décrit les prestations qui sont incluses dans le forfait et les taxes à payer en supplément. Les transports maritimes et aériens étant soumis à de nombreuses surcharges, il convient de s assurer que ces surcharges sont bien mentionnées sur la cotation. 38 Sont généralement inclus dans le forfait : La prise en charge des formalités et des coûts exigés par la douane export* (douane française),

39 L émission du titre de transport qui sera nécessaire pour récupérer la marchandise à l arrivée. Pour indiquer quelles étapes du transport sont incluses dans le forfait, le commissionnaire de transport utilise des sigles du commerce international appelés les incoterms* et publiés par la Chambre de Commerce Internationale (dernière mise à jour en 2010). L assurance n est jamais comprise, elle est à demander séparément au commissionnaire lors de la demande de cotation. Attention à vérifier la validité de la cotation, principalement en cas d expédition retardée. Le cas échéant, demander au commissionnaire une mise à jour de la cotation. Que signifient les incoterms? La nature de l incoterm* qui figure sur la cotation* indique ce qui entre dans le tarif proposé par le commissionnaire. Il revient à l expéditeur de choisir ce qu il veut comme forfait et donc de déterminer l incoterm pour la cotation qu il demande. Cependant, comme beaucoup d associations ne connaissent pas le «langage» du transport international, le plus simple est de décrire au commissionnaire l expédition (trajet, assurance ou pas) pour que lui-même identifie l incoterm approprié avant d établir le devis. Vers les pays en développement, il s agit généralement des incoterms : FOB CFR Les mots signalés par un asterisque sont définis dans le lexique (voir annexes) 39

40 L acheminement CIF (si l expéditeur souhaite une assurance) DDP (très rare) L incoterm FOB signifie que le forfait tarifaire proposé inclut seulement le trajet de la ville de départ jusqu au port de départ en France et la mise à bord des marchandises. L incoterm CFR signifie que le forfait proposé dans la cotation inclut le trajet de la ville de départ jusqu au port d arrivée dans le pays de destination. La prestation du commissionnaire et de ses auxiliaires s arrête dès que le navire touche le quai : à charge de l expéditeur ou de ses partenaires d assumer les coûts et démarches de déchargement des marchandises et de dédouanement. Comme la grande majorité des transports de matériel à but humanitaire se fait vers des pays où les formalités douanières sont complexes, où la corruption existe et où le commissionnaire de transport français n a pas forcément d associé, les commissionnaires proposent généralement l incoterm CFR* (ou CIF, son équivalent avec une assurance en plus) qui leur évite toute implication avec les autorités portuaires et douanières du pays de destination. Dans de rares cas où le commissionnaire est sûr du montant des taxes exigibles à l arrivée et dispose d un agent local fiable pour s occuper des formalités, le contrat peut indiquer l incoterm DDP* qui signifie que le forfait proposé inclut le déchargement et le dédouanement des marchandises par le commissionnaire de transport français ou son contact sur place. Cet incoterm inclut même le post-acheminement jusqu à la ville de destination finale dans le pays d arrivée. L incoterm DDP est à déconseiller et il est toujours préférable de laisser l association destinataire s en charger. Les mots signalés par un asterisque sont définis dans le lexique (voir annexes) 40

41 Que signifient les différents sigles correspondant aux surcharges? BIC Le «Bordereau d Inventaire de Cargaison» (anciennement BSC «Bordereau de Suivi de Cargaison») doit être payé en sus par l association pour faire entrer la marchandise dans divers pays, notamment africains. CAF Le «Currency Adjustment Factor» est une surcharge exigée pour compenser les variations de taux de change entre les monnaies (en particulier l euro et le dollar). Sa valeur varie très régulièrement, c est pourquoi le transitaire prévient sur la cotation que le montant à payer peut être modifié sans préavis. BAF Le «Bunker Adjustment Factor» est une surcharge sur le pétrole qui, elle aussi, peut varier fortement d un mois à l autre. Outre les surcharges définies ci-dessus, il existe aussi la surcharge «War Risk» («risque de guerre») pour exporter vers des pays politiquement instables, ou encore la surcharge de congestion portuaire, lorsque le port de destination est particulièrement engorgé. La liste des principales surcharges en vigueur à ce jour figure en annexe L assurance des marchandises Les forfaits proposés dans les cotations incluent-ils l assurance des marchandises? L assurance est toujours en sus du prix du transport. La décision de prendre une assurance appartient le plus souvent à l expéditeur. C est à l expéditeur de la marchandise de demander une assurance, soit au commissionnaire au moment de la cotation, soit à une compagnie d assurance. Il est recommandé de demander une assurance «tous risques» (sauf risques de guerre et d émeute).il arrive que la législation du pays de destination impose que les marchandises importées soient assurées localement. 41

42 L acheminement Opportunité d une assurance et procédure en cas d avaries L assurance n est pas obligatoire sauf sur certaines destinations jugées «à risque». Les intermédiaires de transport (commissionnaires, compagnies maritimes, compagnies aériennes, messagers, transporteurs) ayant leur propres limites de responsabilités (voir annexes), il est souvent préférable de couvrir une assurance séparée, en plus du transport. Pour les marchandises d occasion ou issues de dons, il est très difficile d obtenir un remboursement puisque aucune facture ne prouve leur valeur : l assurance peut alors sembler inutile. Cependant, pour les transports maritimes, il peut être judicieux de prendre une assurance malgré tout, pour éviter de payer les frais en cas d «avaries communes». En effet, quelle que soit la destination, si un accident survient du fait d une force majeure (tempête, naufrage, etc), tous les expéditeurs (et non l armateur du navire) seront collectivement tenus de payer pour les dommages subis. Le coût de l assurance est calculé en pourcentage de la valeur de la marchandise + coût du fret (entre 0,1% et 2% en moyenne) et dépend de la nature de la marchandise, de sa valeur, du mode de transport et de l itinéraire. En transport routier, l assurance des marchandises est comprise dans le contrat de transport mais dans les limites de responsabilité du transporteur ou de son représentant. En cas d avaries, s il est révélé que la casse est due à la conduite du chauffeur, le transporteur prendra en charge les dédommagements (toujours dans le cadre des limites de responsabilité). Par contre, s il apparaît qu elle est due à un mauvais chargement ou conditionnement, c est alors l expéditeur qui sera responsable puisque c est lui qui a chargé le camion et conditionné les marchandises. 42

43 Dans tous les cas, il est important d inspecter la marchandise, au départ et à l arrivée, et d émettre des réserves dès que l on détecte un problème. En transport maritime, le commissionnaire de transport exige de l expéditeur un contrôle de l état du conteneur avant chargement. Si celui-ci est bosselé, percé ou sent mauvais, l association doit réclamer au commissionnaire un autre conteneur. Ainsi, en cas de casse ou de détérioration des marchandises au cours du transport maritime, l association expéditrice sera dédouanée de toute responsabilité. L assurance transport prend fin lorsque le destinataire récupère la marchandise. La durée maximale est en aérien : 15 jours après l arrivée à l aéroport, par route : 15 jours après l arrivée à destination, en maritime : 60 jours après le déchargement du navire. En cas d avarie, si le dommage est apparent, des réserves doivent être émises sur le bon de livraison, lors de la réception de la marchandise, puis confirmées par lettre recommandée sous 3 jours. Si le dommage est non apparent, les réserves doivent être faites par lettre recommandée en aérien : dans les 14 jours calendaires, par route : dans les 7 jours ouvrables, en maritime : dans les 3 jours calendaires. Dans le cas où la responsabilité propre du commissionnaire de transport est engagée, elle est strictement limitée. Les limites de responsabilité sont fonctions du mode de transport utilisé et ne tiennent compte ni du prix, ni de la nature de la marchandise. 43