AVIS D APPEL A CANDIDATURE ASTREINTE IDE DE NUIT EN EHPAD. Introduction :

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1 AVIS D APPEL A CANDIDATURE ASTREINTE IDE DE NUIT EN EHPAD Introduction : Le Schéma régional de l organisation médico-sociale de la région Alsace souligne l importance d une couverture infirmière la nuit dans les EHPAD et prévoit la mise en œuvre d astreintes infirmières couvrant un établissement ou un groupe d établissement proches géographiquement. En effet, ce dispositif participe à la prévention des hospitalisations évitables des personnes âgées, dès lors que leur état ne présente pas d urgence vitale et leur évite ainsi des transferts qui peuvent avoir un effet défavorable sur leur santé. A l heure actuelle, seul un tiers des EHPAD de la région a déclaré disposer d une couverture infirmière de nuit, sous forme de présence sur site ou dans une structure sanitaire proche ou sous forme d astreinte. L ARS ALSACE lance le présent appel à candidature pour la mise en place d un dispositif d astreinte infirmière de nuit, afin de développer la couverture des EHPAD n en disposant pas encore ou, le cas échéant, de faire évoluer celle des EHPAD qui en disposent déjà. Le présent cahier des charges s inspire des travaux menés par l ARS Languedoc- Roussillon, et du dispositif expérimenté initialement par les Hôpitaux du Bassin de Thau puis développé progressivement auprès des autres EHPAD au vu de ses effets positifs. Le retour d expérience des EHPAD du Bassin de Thau montre en effet : - que l infirmier d astreinte est peu dérangé par le personnel des EHPAD qui, rassuré par le fait d avoir potentiellement accès à une compétence infirmière, gère plus facilement directement les cas d urgence relative - que les infirmiers participant à l astreinte sont satisfaits de leurs conditions d intervention car les protocoles ont été préalablement définis et formalisés, leurs compétences infirmières sont valorisées au travers de ce dispositif qui, en outre, leur offre une ouverture vers d autres structures que leur structure d origine. - que le personnel des EHPAD concerné est également très satisfait car il gagne en sécurité et confort de travail - que la situation de chaque EHPAD s en trouve améliorée du fait de la diminution du turn-over dans les équipes, de la diminution des transports induite par les hospitalisations évitées, du développement de la coordination et des coopérations de secteur

2 Modalités pratiques : Contenu du dossier de candidature : Le projet présenté devra répondre au cahier des charges spécifiquement élaboré à cet effet joint en annexe. Date limite et lieu de réception des projets La date limite de dépôt des dossiers de candidature, est fixée au 28 septembre 2015 à minuit. Les projets sont à adresser en trois exemplaires au plus tard le 28 septembre 2015 à l adresse suivante : Agence régionale de santé Direction de l offre sanitaire et de l offre médico-sociale Département de l autonomie des personnes âgées et handicapées Cité administrative Gaujot 14, rue du Maréchal Juin Strasbourg cedex Les projets doivent également être transmis par messagerie à : ars-alsace-medico-social@ars.sante.fr En cas de différence entre le dossier papier et le dossier électronique, le dossier papier fait foi. Des précisions complémentaires pourront être sollicitées au plus tard le 18/09/2015 par messagerie à l adresse suivante : ars-alsace-medico-social@ars.sante.fr Des précisions à caractère général pourront être apportées par l'ars au plus tard le 23/09/2015.

3 Cahier des charges de l appel à candidature pour le déploiement de dispositifs d astreinte infirmière de nuit dans les EHPAD de la région Alsace : Cet appel à candidature (AAC) s adresse aux EHPAD volontaires et soucieux de s engager dans un projet visant l amélioration de la qualité de vie des personnes âgées résidentes en améliorant les conditions de travail et la sécurité du personnel de nuit. Selon les organisations en place, ce projet pourrait également être étendu aux personnels en poste les week-ends et les jours fériés en journée. Le présent cahier des charges comporte 4 annexes : - Annexe 1 : Grille de sélection et de notation des projets - Annexe 2 : Liste des documents devant être transmis par le candidat - Annexe 3 : Modèle de fiche de fonction de l infirmier en astreinte - Annexe 4 : Modèle type de convention de partenariat «astreinte infirmière mutualisée» entre plusieurs EHPAD Public cible et territoire d intervention Les publics ciblés par ce projet sont les résidents d'ehpad de la région Alsace. Présentation et objectifs du projet La faisabilité de l astreinte infirmière (IDE) de nuit au regard de la couverture IDE de jour a été étudiée sur la région Alsace. Il en ressort que les établissements pouvant prétendre à une astreinte IDE de nuit à partir de leur effectif de jour sont ceux de capacité atteignant ou dépassant 100 places. L AAC est ouvert aux EHPAD qui, soit seuls, soit de préférence par regroupement, ont une capacité minimale de 100 places. Il s agit d un minimum, les établissements sont invités à envisager des regroupements plus importants. Le nombre de lits total couverts par le projet devra toutefois permettre la mise en œuvre de l astreinte dans des conditions satisfaisantes en termes de disponibilité de l IDE pour faire face à d éventuels appels concomitants. Les moyens nécessaires à la mise en œuvre opérationnelle du projet seront alloués aux EHPAD sélectionnés selon les modalités définies plus loin. L EHPAD porteur du projet devra démontrer sa capacité à assurer la coordination administrative, médicale et paramédicale du projet. Le projet reste basé sur le principe du volontariat et de la négociation contractuelle.

4 Les objectifs principaux du projet sont : 1. fluidification du parcours de la personne âgée : o éviter les hospitalisations inutiles, o diminuer les transports, o éviter les passages aux urgences lorsqu il y a hospitalisation. 2. amélioration de la qualité de vie du résident par le fait de sécuriser sa prise en charge et rassurer les équipes de nuit en place dans les EHPAD. L IDE d astreinte est à la disposition du regroupement des EHPAD ayant conventionné. Sa fonction première est d assurer une régulation des appels qui lui parviennent. L IDE d astreinte assure cette activité conformément à l analyse clinique infirmière compte tenu du descriptif de situation réalisé par les aides soignants à partir des éléments de l état ressenti et des signes cliniques présentés par le résident. Dans les limites de ses compétences, l intervention de l IDE a pour objectif d apporter une réponse en soins infirmiers adaptée au regard des éléments relatés et du complément d informations obtenu afin de sécuriser la prise en charge de la personne âgée et l équipe de nuit de l EHPAD. Pour respecter l objectif du projet, l IDE d astreinte ne doit pas être confronté à la gestion de situations qui auraient dû être anticipées par les équipes de jour. L IDE d astreinte peut également se déplacer sur site et gère alors la crise comme une prise en charge infirmière classique dans le champ de ses compétences. Il se rend dans l EHPAD dans les meilleurs délais pour prendre les dispositions qui conviennent. Le recours à des protocoles de soins prédéfinis clairs, précis, validés préalablement par les responsables médicaux et administratifs concernés permet d agir rapidement et d éviter les appels inutiles. L appel à l IDE d astreinte fait l objet d une procédure écrite. En lien avec l encadrement soignant des différents EHPAD, l infirmier d astreinte de nuit veille à la bonne application des règles de bonnes pratiques par les professionnels de terrain en poste de nuit. Cette organisation n exclut bien sûr pas le recours au centre 15 en première intention, en fonction de la situation du résident ou en seconde intention par l IDE d astreinte, pour toute situation dépassant son champ de compétence. Un modèle de fiche de fonction de l infirmier en astreinte est jointe en annexe 3 au présent cahier des charges. Modalités du projet Ce projet est basé sur le volontariat des EHPAD et des IDE, en tenant compte de la faisabilité au regard du temps de déplacement. Un nombre minimum de 3 IDE est nécessaire pour élaborer le planning d une ligne d astreinte. Une ligne d astreinte peut couvrir plusieurs EHPAD.

5 L'organisation de la mutualisation entre les EHPAD est sous la responsabilité du porteur du projet qui reçoit la dotation allouée au projet et est désigné sous le terme d EHPAD "coordinateur". L équipe de l EHPAD coordinateur est composée au minimum d un cadre de santé ou d un infirmier coordinateur référent et du médecin coordonnateur de l EHPAD. L EHPAD coordinateur a en charge : - la responsabilité de fédérer des EHPAD de son secteur sur le projet, - l organisation des visites préalables des EHPAD et la rencontre, avec l éventuelle formation, du personnel, - la réalisation d un état des lieux de l activité des EHPAD permettant d apprécier, avant mise en place de l astreinte, les indicateurs de l évaluation du dispositif, - la mise en place dans les EHPAD concernés des protocoles nécessaires, - la constitution de l équipe en charge d assurer les astreintes à partir d une sélection des IDE au regard des pré-requis. Cette étape nécessite la participation du cadre de santé ou infirmier référent et du médecin coordonnateur de l établissement coordinateur, - l'organisation et le suivi des plannings d astreinte, par un cadre de santé ou a minima une infirmière coordinatrice (IDEC) formée - le suivi de l activité d astreinte (activité médicale et infirmière) par le cadre de santé ou un infirmier coordinateur référent et le médecin coordonnateur de l EHPAD coordinateur en lien avec les établissements participants au dispositif, - le suivi administratif et financier des astreintes et déplacements des IDE, - le suivi et l évaluation du dispositif dans le temps. Conditions générales : Définition de l astreinte : l astreinte est définie comme un temps hors poste de travail pendant lequel l IDE se tient à disposition des EHPAD il est joignable à tout moment à un numéro spécifique, aux heures convenues dans la convention de partenariat. Ses qualifications et son expérience répondent à la fiche de fonction spécifique jointe. Heures d astreinte infirmière : les nuits de 20h à 6h (modulable selon les organisations), 365 nuits par an et le cas échéant, les journées des dimanches et jours fériés de 6h à 20h (modulable selon les organisations) ; un temps de repos minimal le lendemain matin de l astreinte de nuit doit être prévu. Territoire limité : le périmètre géographique choisi doit permettre de respecter les 30 minutes d'intervention d une astreinte (à partir du domicile de l IDE). La durée de chaque intervention, temps de trajet inclus, est considérée comme temps de travail effectif. 5

6 Pré-requis : L IDE participant à l astreinte doit pouvoir faire valoir une expérience en gérontologie ou au minimum une formation dans ce domaine, ainsi qu une formation à la prise en charge de l urgence validée (vieillissement, troubles du comportement, approche gérontologique). L'IDE ne peut exécuter que des prescriptions médicales écrites et signées : prescriptions anticipées nominatives par le médecin traitant du résident, prescriptions du médecin intervenant la nuit, protocoles, prescriptions anticipées ou protocoles individualisés dans le cadre de pathologies chroniques pour chaque résident concerné. L'IDE d'astreinte doit avoir accès au dossier de liaison d urgence (DLU) tenu à jour et validé médicalement, à la liste des numéros utiles, aux transmissions et à l armoire à pharmacie dans chaque EHPAD. Préparation préalable au lancement du projet : état des lieux de l activité des EHPAD permettant d apprécier, avant mise en place de l astreinte, les indicateurs d évaluation ; visite des EHPAD : rencontre et formation des personnels, connaissance du système d'information, du dossier des résidents, de la pharmacie, du matériel nécessaire et localisé, etc. Le projet doit inclure les assurances des IDE d'astreinte lors des transports et des interventions dans les EHPAD. Financement alloué par l ARS pour l astreinte Dispositif type : l astreinte est basée sur le volontariat des infirmiers salariés du ou des EHPAD (ou si l EHPAD est adossé à un établissement sanitaire, des infirmiers salariés de cet établissement). En cas d impossibilité démontrée de recourir au dispositif type, le dispositif pourra être élargi à la profession infirmière libérale : dans ce cas, l EHPAD coordinateur et les EHPAD participants mettent en place le projet avec le pool d IDE libérales du secteur. Fixation de la hauteur du financement du dispositif : Un montant forfaitaire de , destiné à couvrir l ensemble des frais liés à l astreinte (incluant la rémunération de l IDE y compris pour ses éventuelles interventions, les frais de déplacement ), est alloué à chaque projet retenu au titre du présent appel à candidature. Il s agit de crédits de médicalisation qui ont un caractère pérenne. Il est alloué à l EHPAD porteur du projet dans la limite de 100 % de sa dotation plafond (dans le cas d une astreinte mutualisée, ce montant peut exceptionnellement être réparti entre plusieurs EHPAD si la somme de devait avoir pour conséquence d aboutir à ce que l EHPAD porteur dépasse sa dotation plafond). Les copies des conventions de partenariats signées entre les EHPAD devront être fournies pour le versement des crédits. L utilisation des crédits devra faire chaque année l objet d un compte-rendu spécifique destiné à vérifier qu ils sont bien affectés au financement de l astreinte. 6

7 Partenariats et coopérations Les EHPAD participant au dispositif devront se trouver dans un rayon permettant de respecter les 30 minutes d intervention de l astreinte à partir du domicile des IDE participant au dispositif. Les partenariats entre les EHPAD, établissements et professionnels seront nécessairement formalisés : un modèle type de convention est joint en annexe 4. Les coopérations habituelles avec le centre 15 et les services d urgence en cas d urgence vitale ne sont pas remises en cause. Evaluation du dispositif La traçabilité des appels et des interventions doit être prévue : - Une fiche type spécifique «appels et interventions» est à élaborer et devra permettre de recueillir les éléments d évaluation ci-dessous. - Après intervention, l IDE d astreinte réalise la transmission dans le dossier patient du résident et s assure de la transmission effective des informations aux collègues de la journée. Le projet est mis en place de manière pérenne et devra faire l objet d une évaluation annuelle sous la forme d un rapport rendu à l ARS et qui précisera les critères cidessous : Nombre d appels pour activer l'astreinte et ayant donné lieu à : o conseil téléphonique, o déplacement, o autre à préciser dont renvoi direct au centre 15 suivi d une hospitalisation et non suivi d une hospitalisation. Nombre de nuits non pourvues d une ligne d astreinte. Taux d admission aux urgences par EHPAD avant et après mise en place du projet Taux d hospitalisation par EHPAD avant et après mise en place du projet Mesure de la satisfaction du personnel IDE d astreinte, des personnels des EHPAD, des résidents. Sélection des projets par l ARS : L appel à candidature a pour but de permettre le développement de la couverture des EHPAD de la région par une astreinte IDE de nuit. Les EHPAD adossés à des établissements de santé qui bénéficient déjà d une couverture infirmière la nuit, pourront se porter candidats à condition de mettre en place un dispositif d astreinte mutualisé bénéficiant aussi à des EHPAD de la zone géographique non adossés. La sélection s opérera au regard du nombre de lits total et/ou du nombre d EHPAD couverts par le projet ainsi que de la qualité des projets déposés (cf. annexe 1 Grille de sélection et de notation des projets). 7

8 ANNEXE 1 Grille de sélection et de notation des projets Couverture de la zone géographique : Nb de lits couverts et/ou nb d EHPAD couverts (s appréciera selon la zone) Qualité du projet (tenant compte notamment de : lettres d'engagement des EHPAD partenaires (si projet mutualisé) modalités d'organisation, procédure de recours à l astreinte, protocoles de soins, modalités de remontées des indicateurs ) Délai de mise en œuvre du projet TOTAL /48 Coef Cotation 0 à 4 Total 5 /20 5 /20 2 /8 Commentaires 8

9 ANNEXE 2 : LISTE DES DOCUMENTS DEVANT ETRE TRANSMIS PAR LE CANDIDAT 1 Concernant la candidature a) Documents permettant l identification du candidat, notamment un exemplaire de ses statuts s il s agit d une personne morale de droit privé, b) Déclaration sur l honneur du candidat certifiant qu il n est pas l objet de l une des condamnations devenues définitives mentionnées au livre III du code de l action sociale et des familles, c) Déclaration sur l honneur certifiant qu il n est l objet d aucune des procédures mentionnées aux articles L , L , L , L , L ou L , d) Copie de la dernière certification aux comptes s il y est tenu en vertu du code du commerce, 2 Concernant la réponse au projet Un état descriptif des principales caractéristiques auxquelles le projet doit satisfaire : - Désignation de l EHPAD porteur du projet et, le cas échéant, des EHPAD partenaires avec une lettre d engagement de ces derniers, en précisant les effectifs de chaque EHPAD concerné (notamment effectifs IDE et AS/ AMP) l étendue de la zone géographique couverte et le nombre de lits concernés par le projet, le temps de déplacement maximal prévu pour une intervention en astreinte - Modalités d organisation retenues pour l astreinte : composition de l équipe responsable dans l EHPAD coordinateur, expérience en gériatrie et en management de l IDEC en charge du projet, nombre d IDE participant à l astreinte (en précisant leur EHPAD d origine ou le cas échéant, IDE libéral), projet de planning d astreinte, moyens mis à disposition par les EHPAD participant au projet - Protocoles mis en place ou restant à mettre en place - Procédure de recours à l astreinte - Budget prévisionnel du projet - Délai prévisionnel de mise en œuvre - Modalités de suivi des appels et des interventions - Modalités de suivi de l activité d astreinte annuelle (cf. indicateurs d évaluation du cahier des charges) 9