Plan de classification

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1 Plan de classification 1000 Administration et gestion 1100 Documents constitutifs 1110 Historique, mission et mandat Documents relatifs à la définition de la mission de l organisme et des mandats des unités administratives et qui témoignent de son évolution Charte et lettres patentes Documents produits et reçus relatifs aux lettres patentes Structure organisationnelle 1210 Délégation d autorité Documents relatifs à la répartition et à la délégation des pouvoirs, au partage des responsabilités ainsi qu aux autorisations de signature Organigrammes Documents relatifs à la représentation schématique des différentes unités administratives Politiques, procédures et règlements Documents élaborés par la SHDM dans but de guider les actions à entreprendre, d établir les étapes à suivre et de préciser les moyens à utiliser pour réaliser les activités nécessaires à l atteinte des objectifs Conseil d administration Documents relatifs à la constitution, à la préparation et à la tenue du conseil administratif ainsi qu à ses trois comités constitutifs : - Comité de gestion des investissements - Comité d audit, de finance et de gestion des risques - Comité gouvernance, ressources humaines et communications. - Comité Ad hoc 1500 Comités et réunions Documents relatifs à la constitution, à la préparation et à la tenue des comités de direction et des réunions internes et externes Planification, rapports et bilans 1610 Objectifs et planification Documents qui établissent les stratégies, les priorités, les objectifs et les orientations de la SHDM ou d une unité administrative Rapports et bilans d activités Documents relatifs à la compilation des données administratives faisant état des différentes activités de la SHDM ou d une unité administrative Mandats Documents relatifs à la création, réalisation et gestion des mandats découlant de la Direction générale de la SHDM ou d une unité administrative Études et statistiques Documents relatifs à la compilation des données statistiques faisant état des différentes activités de la SHDM ou d une unité administrative Sondages Documents produits et reçus, relatifs à l élaboration et à l analyse de sondages. Direction des finances et administration

2 2000 Ressources financières et matérielles 2100 Budgets Documents relatifs à la préparation, à l approbation, au contrôle et au suivi des budgets Vérification financière 2210 États financiers Documents présentant une synthèse financière de la SHDM. Bilans, états des résultats Vérification interne Documents relatifs à la vérification interne de la SHDM Vérification externe Documents relatifs à la vérification externe de la SHDM Comptabilité 2310 Registres et journaux comptables Documents relatifs aux transactions détaillées tels que des listes détaillées des transactions, liste des engagements, etc Revenus Documents relatifs à la perception des sommes dues et des comptes à recevoir Dépenses Documents relatifs au paiement des sommes dues et des comptes à payer Paie Documents relatifs à l administration et la gestion de la paie Opérations bancaires Documents relatifs à la gestion des opérations bancaires ainsi qu aux rapports et relevés émis par les institutions financières Impôts et taxes Documents relatifs à la gestion des impôts et des taxes que la SHDM doit verser aux divers ordres de gouvernement Financement 2710 Emprunts, prêts et placements Documents relatifs à la gestion des emprunts, des placements et des garanties de la SHDM Subventions Documents relatifs aux programmes et à la gestion financière des différentes subventions obtenues par la SHDM Ressources matérielles 2810 Locaux administratifs Documents relatifs à la gestion, à l utilisation et l entretien des locaux occupés par les unités administratives de la SHDM Mobilier Documents relatifs à la gestion, à l utilisation et l entretien du mobilier appartenant à la SHDM Fournitures et équipements Documents relatifs à la gestion, à l utilisation et l entretien des équipements appartenant à la SHDM Véhicules Documents relatifs à la gestion, à l utilisation et l entretien des véhicules appartenant à la SHDM. Direction des finances et administration

3 3000 Affaires juridiques et corporatives 3100 Documentation juridique Documents relatifs aux lois et aux règlements ayant une incidence sur le fonctionnement général ou sur les activités spécifiques de la SHDM Avis juridiques et décrets Documents relatifs aux avis juridiques et décrets ayant trait à la conduite des affaires de la SHDM Litiges Documents relatifs aux mises en demeure et aux contestations intentées par ou contre la SHDM Actes notariés 3410 Achats et ventes Documents relatifs à l achat et à la vente de biens immobiliers appartenant à la SHDM, incluant la vente de stationnements des projets Accès Condos Certificats de localisation Documents relatifs aux certificats de localisation et identifiant les biens immobiliers détenus par la SHDM Accès Condos Documents relatifs à la gestion des hypothèques et qui concernent le crédit relié au programme Accès Condos Ententes et conventions Documents relatifs aux ententes et aux conventions portant sur des sujets divers intervenues entre la SHDM et des personnes physiques ou morales : entente de collaboration, protocoles d entente, entente de partenariat, etc Processus d appels d offres ou de propositions Documents relatifs au processus d appels d offres et d appels de propositions Contrats Documents relatifs à la négociation, à la signature, au renouvellement de contrat de type: mandat, gré à gré, sur invitation ou public Assurances Documents relatifs aux assurances contre le feu et le vol, aux assurances tous risques, aux assurances responsabilité civile et professionnelle ainsi qu aux demandes d indemnisation effectuées par la SHDM auprès des compagnies d assurances. Direction des finances et administration

4 4000 Ressources humaines 4100 Dossiers employés Documents relatifs au cheminement des employés au sein de la SHDM Dotation 4210 Planification de la main-d œuvre Documents relatifs aux besoins en personnel ainsi qu à la création et à l abolition de postes Recrutement Documents relatifs aux affichages de postes, aux candidatures reçues et spontanées, au processus et outils de sélections Accueil et intégration Documents relatifs à l accueil et à l intégration du nouveau personnel Conditions de travail 4310 Horaires de travail Documents relatifs à la gestion et au contrôle des horaires de travail Absences, congés et vacances Documents relatifs au contrôle des absences et à la gestion des congés du personnel de la SHDM Assurances collectives Documents relatifs à l administration des programmes d assurances collectives Régime de retraite Documents relatifs à la gestion des régimes de retraite et aux relations avec les organismes responsables de l administration de ces régimes Programme d aide aux employés Documents relatifs aux programmes d aide aux employés Rémunération Documents relatifs à la rémunération des employés et aux échelles de salaire en vigueur Relations de travail 4410 Syndicats et associations professionnelles Documents relatifs à la reconnaissance des syndicats et des associations professionnelles du personnel de la SHDM, aux demandes d adhésion, aux cotisations, à l identification des délégués et aux libérations syndicales Conventions collectives Documents relatifs à la négociation et à l approbation des conventions collectives et ententes de travail Conflits de travail Documents relatifs aux conflits de travail (grèves, lock-out, griefs, arbitrages) Mesures administratives ou disciplinaires Documents relatifs à la mise en application des différentes mesures administratives ou disciplinaires que peut prendre la SHDM contre ses employés, allant du simple avertissement jusqu au congédiement Évaluation du rendement Documents généraux relatifs à l évaluation du rendement du personnel. Note d application : Les évaluations complétées se retrouvent au dossier de l employé Santé et sécurité au travail Documents généraux relatifs à l élaboration des programmes de prévention en santé et sécurité au travail ainsi qu aux maladies professionnelles et à l absentéisme Formation et perfectionnement Documents relatifs à la formation et au perfectionnement du personnel. Note d application : Les documents confirmant l acquisition de compétence sont classés dans le dossier de l employé Activités sociales Documents relatifs à la gestion et à l organisation d activités s adressant au personnel de la SHDM. Direction des finances et administration

5 5000 Ressources informationnelles 5100 Gestion documentaire 5110 Classification Documents relatifs au développement et à la mise à jour du plan de classification des documents de la SHDM et des procédures qui en découlent Reproduction de documents Documents relatifs à la gestion de la reproduction et au transfert de support des documents de la SHDM : microfilm, numérisation, photocopie, etc Entreposage, disposition et conservation Documents relatifs à la gestion du dépôt de documents et du calendrier des délais de conservation des documents de la SHDM Gestion des documents essentiels Documents relatifs au programme de gestion des documents essentiels Gestion de l accès à l information et de la protection des renseignements personnels 5310 Protection des renseignements personnels Documents relatifs aux politiques et dispositifs permettant d assurer la protection des renseignements personnels : déclaration de fichiers de renseignements nominatifs, enregistrement, consultation, etc Dossiers de demandes Documents relatifs aux demandes d accès à l information reçues à la SHDM : demandes, réponses du responsable de l accès à l information de la SHDM, documentation transmise, correspondance, références législatives, recours à la Commission d accès à l information Gestion des systèmes informatiques et des outils bureautiques 5410 Systèmes informatiques Documents relatifs à l élaboration et à la gestion des systèmes informatiques Logiciels et progiciels Documents relatifs à la gestion courante et à l utilisation des logiciels et progiciels. Note d application : Les manuels d utilisation sont classés ici Accessibilité, sécurité et sauvegarde du réseau informatique Documents relatifs à la gestion des accès, à la sécurité et à l intégrité des données et à la sauvegarde du réseau informatique Télécommunications Documents relatifs à la gestion et à l utilisation des systèmes de télécommunications (téléphonie, messagerie vocale, télécopie) Courrier et messagerie Documents relatifs à l utilisation des services de courrier et de messagerie Site web et autres plateformes Documents relatifs à la conception du site Web et aux différentes plateformes utilisées par la SHDM, à leurs particularités techniques et graphiques, à leur développement et à leur gestion quotidienne Documentation de référence Documentation de provenance interne et externe servant de référence. Direction des finances et administration

6 6000 Communications et relations publiques 6100 Communications internes 6110 Publications Documents relatifs aux publications imprimées et numériques destinés au personnel de la SHDM et produite par cette dernière et au dépôt légal Intranet Documents relatifs au contenu rédactionnel et visuel du site intranet (RÉSO) de la SHDM Plans et stratégies de communication 6210 Gestion de crises Documents relatifs à la gestion de crises touchant la SHDM, ses employés, partenaires, locataires ou projets Relations avec les médias Documents relatifs aux relations que la SHDM entretient avec les médias Relations avec les partenaires Documents relatifs aux relations que la SHDM entretient avec ses partenaires Relations avec la clientèle Documents relatifs aux relations que la SHDM entretient avec sa clientèle Positionnement de l image Documents relatifs à la perception de la SHDM par ses partenaires, sa clientèle et les médias Visuel de marque Documents relatifs à la conception et à la réalisation des documents graphiques et visuels de la SHDM Promotion, information et publicité 6410 Publications Documents relatifs à la conception de matériel promotionnel, informationnel et publicitaire Site web Documents relatifs au contenu rédactionnel du site web de la SHDM Événements spéciaux et activités promotionnelles Documents relatifs à la production ou à la participation aux événements spéciaux et activités promotionnelles. Direction des finances et administration

7 7000 Gestion immobilière 7100 Parc immobilier 7110 Gestion des loyers Documents produits ou relatifs à la gestion des loyers de l ensemble du parc immobilier de la SHDM : - Institutionnel et commercial - Résidentiel interne (Article 95) - Résidentiel externe (PALL et PAMAC) 7120 Convention de gestion Documents produits ou reçus relatifs à la convention de gestion du parc immobilier institutionnel et commercial de la SHDM Gestion externe Documents relatifs à la gestion externe et aux entreprises mandatées pour faire la gestion des immeubles de la SHDM Gestion des stationnements Documents produits ou reçus relatifs à la gestion des stationnements du parc immobilier institutionnel et commercial de la SHDM Aménagement, entretien et rénovation 7210 Expertise technique Documents produits ou reçus relatifs à l expertise technique liée à la conservation du parc immobilier interne, externe, institutionnel et commercial de la SHDM Inspection technique Documents produits ou reçus relatifs à l inspection, à l entretien et à la réparation des systèmes mécaniques des bâtiments (électricité, plomberie, chauffage et réfrigération, ventilation et climatisation, systèmes d incendie) Travaux majeurs et environnementaux Documents relatifs à l analyse, l évaluation et/ou la réalisation de travaux majeurs ou environnementaux liés à la conservation du parc immobilier interne, externe, institutionnel et commercial de la SHDM Entretien et remises en état de logements Documents relatifs à l entretien et à la remise en état des bâtiments et à la gestion de la remise en état des logements de la SHDM Horticulture Documents relatifs à la gestion de l'horticulture du parc résidentiel de la SHDM Surveillance et sécurité Documents relatifs à la surveillance et à la sécurité du parc immobilier interne, externe, institutionnel et commercial de la SHDM. Direction des finances et administration

8 8000 Développement 8100 Recherche et développement Documents relatifs à la recherche et au développement de projets immobiliers présentés à ou par la SHDM Projets Documents relatifs à l analyse, la conception et la réalisation de projets immobiliers gérés par la SHDM Vente et mise en marché Documents relatifs à la mise en vente des unités de condo dans le cadre du programme Accès Condos. Direction des finances et administration