Aide. Table des matières

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1 Aide Table des matières Généralités Comment ça fonctionne? Comment faire un rapport? Est-ce que je peux utiliser l'ordinateur de chez moi? Qui reçoit l'information contenue dans mon rapport? Quel type d'information dois-je inclure dans mon rapport? J'aimerais joindre des documents d'appui à mon rapport. Comment faire? Que se passe-t-il ensuite avec l'information que je fournis? Comment savoir si mon rapport a été reçu? Comment vérifier l'état de mon rapport et y ajouter d'autres informations? Est-ce que quelqu'un d'autre que moi peut voir mes rapports? Quelle est la durée de validité de mon rapport? Comment faire pour ajouter des informations si mon rapport est fermé? En tant que fournisseur, entrepreneur contractuel, ami ou membre de la famille d'un employé, puis-je faire un rapport? Qui est la compagnie ClearView Strategic Partners Inc et que fait-elle?... 4 Protection des données Comment mon identité est-elle protégée? Mon organisation ne peut-elle pas repérer un rapport fait sur Internet si j'ai utilisé mon ordinateur au travail? Quelles sont les fonctions utilisées par votre système pour protéger mes données? Votre système est-il connecté à l'ordinateur ou au serveur Internet de mon entreprise?... 5 Dépannage Qu'arrive-t-il si je ne fournis pas suffisamment d'informations, ou que je n'en ai pas assez à ma disposition? J'ai oublié mon numéro de rapport ou mon mot de passe. Comment vérifier l'état d'avancement de mon rapport? Ce site Web a fait l'objet d'un problème technique. Que faire? Mon rapport relève de plusieurs catégories, ou il ne relève d'aucune d'entre elles. Que faire? Je vois qu'il existe une option pour rediriger mon rapport vers différents examinateurs. Que se passe-t-il si je coche cette case? La fonction de recherche ne trouve pas mon organisation. Que faire?

2 Généralités 1. Comment ça fonctionne? Connexions ClearView MC est une solution tierce de dénonciation des écarts de conduite en matière d'éthique qui offre un moyen protégé, anonyme et confidentiel pour soulever des points d'inquiétude et signaler des comportements contraires à l'éthique en milieu de travail. Le système Connexions ClearView MC est conçu pour protéger l'identité des individus à l'origine d'un rapport. Le système est accessible 24 heures sur 24, tous les jours de la semaine, à partir d'un simple téléphone ou branchement Internet, pour que vous puissiez faire un rapport à tout moment, et de n'importe où. Une fois soumis, le rapport est immédiatement disponible pour les examinateurs de votre organisation. Le système ClearView offre une caractéristique particulière qui vous permet de dialoguer virtuellement avec les examinateurs autorisés sans pour autant que vous soyez obligé de révéler votre identité. 2. Comment faire un rapport? Il est très facile de faire un rapport. Le système est conçu pour que vous puissiez soumettre un rapport de différentes façons. Tout d'abord, vous pouvez le faire via le système Web de ClearView à l'aide de n'importe quel ordinateur ou appareil mobile. Ou bien, vous pouvez accéder au système Connexions ClearView MC en appelant la ligne directe, sans frais ou à frais virés, qui est indiquée pour votre organisation. Une fois que vous êtes en communication, vous pouvez parler à un agent de ClearView ou laisser un message qui fera office de rapport - mais n'oubliez pas qu'en laissant un message vocal, vous n'aurez pas la possibilité de faire un suivi sur l'état de votre rapport. Vous pouvez également soumettre un rapport par courrier à la boîte postale de ClearView. Et enfin, vous pouvez appeler la ligne directe de ClearView via Skype audio, si votre organisation a choisi ce mode de rapportage. Veuillez-vous référer aux documents de communication et autres guides publiés par votre organisation pour savoir comment soumettre un rapport par la poste ou appeler la ligne directe de ClearView. 3. Est-ce que je peux utiliser l'ordinateur de chez moi? Oui, vous pouvez utiliser l'ordinateur de la maison ou d'un autre endroit, comme la bibliothèque ou le café Internet. Vous pouvez, du reste, utiliser n'importe quel appareil mobile. Tout ce qu'il vous faut pour faire un rapport confidentiel et anonyme, en utilisant le système Connexions ClearView MC, c'est un accès Internet et un appareil mobile. 4. Qui reçoit l'information contenue dans mon rapport? Votre entreprise a déterminé la façon dont les rapports seront revus et qui en fera l'examen. Le personnel de ClearView NE S'OCCUPE PAS d'examiner les rapports, ni d'enquêter. Ce sont les organisations clientes qui, chacune, détermine les personnes responsables de ces démarches. La plupart du temps, ces personnes, appelées «examinateurs autorisés», sont choisies parce qu'elles sont les mieux placées et les plus compétentes pour mener à bien ces démarches. Veuillez revoir les documents de communication et autres guides fournis par votre organisation pour plus de détails. 1

3 5. Quel type d'information dois-je inclure dans mon rapport? Il est recommandé d'inclure autant d'informations que possible dans votre rapport. Il sera plus facile pour l'organisation de mener enquête suite à votre rapport sur la base de détails précis comme les dates, les heures, les lieux, les services, les documents, les comptes, les politiques, les noms, les activités, etc. Assurez-vous juste de ne pas fournir de détails susceptibles de vous identifier, si vous souhaitez rester anonyme. N'oubliez pas que si vous avez soumis un premier rapport par Internet ou par l'intermédiaire d'un agent, vous pouvez vous connecter de nouveau au système et ajouter des informations supplémentaires. Il vous suffit d'utiliser le numéro du rapport et le mot de passe qui vous ont été remis lorsque vous avez fait votre rapport initial. Veuillez noter que vous ne pourrez pas changer l'information déjà soumise à votre premier rapport. 6. J'aimerais joindre des documents d'appui à mon rapport. Comment faire? Si vous souhaitez fournir des informations supplémentaires en format électronique avec votre rapport, vous pouvez utiliser la fonction «Joindre un document» qui se trouve sur l écran «Soumettre un rapport» dans le système en ligne Connexions ClearView MC. Il est possible de mettre plusieurs types de fichiers en ligne, notamment des fichiers Microsoft, des vidéos, des photos et des documents PDF. Afin de protéger votre anonymat lors de la mise en ligne de vos documents, il est recommandé de supprimer toute information vous concernant, y compris les métadonnées se rapportant aux fichiers électroniques que vous joignez. Les métadonnées sont des identifiants qui déterminent ou décrivent d autres données, et peuvent comporter des informations comme le nom de l auteur, la date de création du fichier ou encore, son origine géographique. Si vous souhaitez rester anonyme, assurez-vous de bien supprimer ces renseignements avant de mettre vos fichiers en ligne. Vous trouverez ci-dessous les instructions relatives à la suppression de métadonnées pour un fichier de type ordinaire. Veuillez noter que ces étapes ne garantissent pas la suppression de tout type d identification pour tous les fichiers. La suppression de métadonnées pour certains fichiers, notamment de type PDF, exige des outils spécialisés. Par ailleurs, ces instructions ne s appliquent pas à tous les types de fichiers qui contiennent des métadonnées. Veuillez vérifier vos fichiers et vous informer plus en détail pour vous assurer de supprimer toutes les métadonnées qui s y rattachent et qui sont susceptibles de vous identifier. Si vous n êtes pas sûr de la suppression des métadonnées se rapportant à vos fichiers et que vous voulez rester complètement anonyme aux yeux de votre organisation, il est alors préférable de ne joindre aucun fichier faites-le seulement si vous êtes sûr que les métadonnées sont effectivement supprimées. Pour supprimer les métadonnées d un fichier type sous Windows 7, PC : 1) Sélectionner le fichier 2) Avec le bouton droit de la souris, sélectionner «Properties/Propriétés», puis choisissez l onglet «Details/Détails» 3) Cliquer sur le lien «Remove Properties and Personal Information/Supprimer les propriétés et les informations personnelles» 4) S assurer de cocher «Create a copy with all possible properties removed/créer une copie en supprimant toutes les propriétés possibles» 5) Cliquer sur OK Vous allez trouver un fichier dans le même répertoire, sous le même nom avec «Copy/Copie» à la fin. Veuillez noter que ce procédé ne supprimera pas toutes les métadonnées pour tous les fichiers. 2

4 Pour supprimer les métadonnées d un document Microsoft Office 2010 sur PC : 1) Ouvrir le fichier avec Word 2010, Excel 2010 ou PowerPoint ) Aller dans menu «File/Fichier» 3) Cliquer sur «Info/Info», puis «Check for Issues/Vérifier la présence de problèmes», et «Inspect document/inspecter le document» 4) S assurer de cocher toutes les cases sur la gauche 5) Cliquer sur «Inspect/Inspecter» 6) Pour supprimer les données partout où elles ont été repérées, cliquer sur le bouton «Remove All/Tout supprimer» 7) Après suppression, dans chaque section où les données ont été effectivement supprimées, un message, confirmant que l opération de suppression s est faite correctement, s affiche. 8) Cliquer «Close/Fermer» 9) Sauvegarder le document 10) Fermer le programme 11) Rouvrir le programme, et ouvrir le même document. Vérifiez que les métadonnées sont effectivement supprimées à la suite des étapes ci-dessus. Si les documents d accompagnement que vous voulez joindre sont imprimés, vous pouvez également les envoyer par la poste à ClearView, ils seront alors ajoutés à votre dossier de rapport par le Service à la clientèle de ClearView. Lors de l envoi postal, assurez-vous d indiquer sur tous vos documents le numéro du rapport (information qui vous aura été communiquée lors de sa soumission), afin qu ils soient joints au bon dossier. Veuillez-vous référer aux documents d information ou aux guides publiés par votre organisation pour l adresse postale de Connexions ClearView MC. 7. Que se passe-t-il ensuite avec l'information que je fournis? L'information que vous fournissez est immédiatement soumise aux examinateurs autorisés au sein de votre organisation. Ces examinateurs vont étudier le rapport et décider des actions à entreprendre. Ils pourraient avoir des questions ou des commentaires à votre intention. Assurez-vous donc de conserver le numéro du rapport et le mot de passe qui vous ont été assignés lors de la soumission en ligne ou par l'intermédiaire d'un agent. Ils vous permettront de vous connecter au système de ClearView en ligne ou par l'intermédiaire d'un agent pour prendre connaissance des informations ajoutées par votre organisation, et vous permettre d'y répondre au besoin. 8. Comment savoir si mon rapport a été reçu? Vous pouvez vérifier l'état de votre rapport sur le système Web de Connexions ClearView MC ou par l'intermédiaire d'un agent par téléphone sur la ligne directe, en fournissant le numéro du rapport et le mot de passe qui vous ont été assignés à l'étape de la soumission. Lorsque vous ouvrez une session, vous aurez le détail sur l'état d'avancement de votre rapport. Vous saurez alors si votre rapport a été revu, s'il y a des questions pour vous, etc. 9. Comment vérifier l'état de mon rapport et y ajouter d'autres informations? Si vous déposez votre rapport par Internet ou par l'intermédiaire d'un agent, on vous remettra le numéro du rapport et un mot de passe à la fin de votre session. Conserver ces informations en lieu sûr, car elles sont nécessaires pour rentrer dans le système Connexions ClearView MC, que ce soit par Internet ou en 3

5 appelant un agent. Veuillez noter que ClearView ne garde pas trace des mots de passe, et ce, afin d'assurer votre anonymat complet au sein du système vous êtes anonyme, même aux yeux de ClearView! Lorsque vous soumettez un rapport par messagerie vocale ou par la poste, vous ne recevrez ni le numéro du rapport ni le mot de passe, car ClearView ne sera alors pas en mesure de vous donner cette information. Pour accéder au système à l'aide de votre numéro de rapport et mot de passe, veuillez appeler la ligne directe de ClearView et donner ces informations à l'agent, ou entrez-les dans le champ «Vérifier le suivi de votre rapport» sur la page d'accueil de Connexions ClearView MC ( 10. Est-ce que quelqu'un d'autre que moi peut voir mes rapports? Non, le numéro du rapport et le mot de passe sont unique à votre rapport. Ils sont générés par le système et ne sont pas conservés par ClearView; nous ne sommes donc pas en mesure de les retrouver si vous les égarez. À moins que vous ne communiquiez le numéro de rapport et le mot de passe à quelqu'un d'autre, les seules personnes capables de voir votre rapport sont les examinateurs autorisés de votre organisation et vous-même. 11. Quelle est la durée de validité de mon rapport? Une fois que le rapport est fermé par l'organisation, vous aurez la possibilité de vous connecter une dernière fois pour consulter la mise à jour avant que votre mot de passe ne soit désactivé. Veuillez donc contrôler l'état de votre rapport pour les dernières mises à jour et les questions éventuelles des examinateurs autorisés. 12. Comment faire pour ajouter des informations si mon rapport est fermé? Il vous sera nécessaire de faire un nouveau rapport. Si vous voulez ajouter de l'information se rattachant à votre rapport et que votre dossier est fermé, veuillez mentionner le numéro de votre rapport initial en référence dans votre nouveau rapport. De cette manière, les examinateurs autorisés dans votre organisation pourront se référer aux deux rapports pour faire leur analyse. 13. En tant que fournisseur, entrepreneur contractuel, ami ou membre de la famille d'un employé, puis-je faire un rapport? Oui, vous pouvez soumettre un rapport. Il vous suffit de suivre la même démarche que pour un employé, et de préciser votre lien avec l'organisation ciblée à la question qui s'y rapporte, que ce soit lors de la saisie dans le système Web ou verbalement auprès d'un agent. 14. Qui est la compagnie ClearView Strategic Partners Inc et que fait-elle? ClearView Strategic Partners inc. est une compagnie canadienne offrant des solutions aux organisations en matière de conformité, de gouvernance et d'engagement des employés. ClearView Strategic Partners inc. est une société privée, dont le siège social se trouve à Toronto, au Canada, et qui possède des bureaux à Burlington, en Ontario et à Montréal, au Québec. Protection des données 4

6 15. Comment mon identité est-elle protégée? Le système Connexions ClearView MC est géré par ClearView Strategic Partners Inc de façon indépendante à votre organisation. Connexions ClearView MC est conçu pour protéger l'anonymat; par exemple, nous ne gardons aucune trace d'adresses IP, ni ne sommes abonnés à aucun service d'identification de l'appelant. Nous utilisons les plus récentes technologies de cryptage et de protection pour assurer la sécurité des données sur notre système. Veillez à ne pas fournir d'information personnelle ou susceptible de vous identifier dans votre rapport si vous souhaitez rester anonyme. 16. Mon organisation ne peut-elle pas repérer un rapport fait sur Internet si j'ai utilisé mon ordinateur au travail? D'un point de vue technique, oui. Cependant, l'équipe de direction de votre organisation a souscrit à nos services dans le but de fournir un système confidentiel et qui assure l'anonymat, et a accepté de renoncer à toute tentative de repérer l'origine des rapports. Si vous n'êtes pas à l'aise de faire un rapport à partir de votre ordinateur du travail, vous pouvez accéder au système Connexions ClearView MC en ligne de n'importe quel autre ordinateur ou appareil mobile. 17. Quelles sont les fonctions utilisées par votre système pour protéger mes données? Nous utilisons les plus récentes technologies de cryptage pour protéger votre identité, et notre site Web possède une configuration pare-feu et d'autres dispositifs de sécurité pour protéger les données contenues dans votre rapport. 18. Votre système est-il connecté à l'ordinateur ou au serveur Internet de mon entreprise? Non, absolument pas! Notre système n'est pas relié à l'ordinateur de votre organisation, ni à ses serveurs ou à ses réseaux informatiques. Connexions ClearView MC est géré de façon indépendante à votre organisation, sur nos propres serveurs, hébergés au Canada. Dépannage 19. Qu'arrive-t-il si je ne fournis pas suffisamment d'informations, ou que je n'en ai pas assez à ma disposition? Si votre rapport ne contient pas suffisamment d'information, les personnes responsables de sa révision vont avoir du mal à déterminer la marche à suivre sur la base de ce que vous aurez soumis. Plus votre rapport contiendra d'informations, et plus il a des chances d'aboutir à des résultats. Il est préférable cependant de fournir toute l'information dont vous disposez, peu importe la quantité. Les examinateurs pourront vous demander plus d'informations à travers Connexions ClearView MC au besoin. Pour vérifier, le cas échéant, vous pouvez appeler la ligne directe de Connexions ClearView MC ou vous connecter au système en ligne à l'aide de votre numéro de rapport et mot de passe qui vous ont été remis à l'étape de la soumission. Le numéro du rapport et le mot de passe sont attribués sur une base individuelle et sont générés par le système. Ils vous permettent de communiquer avec les examinateurs autorisés de façon anonyme. Si durant le processus vous avez plus d'informations à soumettre, vous pouvez vous connecter et mettre à jour votre rapport initial, ou créer un nouveau rapport se référant au précédent si celui-ci a été 5

7 fermé. Veuillez noter que vous ne pourrez pas changer l'information déjà soumise à votre premier rapport. 20. J'ai oublié mon numéro de rapport ou mon mot de passe. Comment vérifier l'état d'avancement de mon rapport? Malheureusement, il n'est pas possible de vérifier le suivi de votre rapport en cas de perte de votre numéro de rapport ou mot de passe. Dans le cadre de la démarche visant à protéger entièrement votre identité, nous ne gardons pas trace de votre mot de passe. Si vous avez toujours le numéro du rapport, vous pouvez créer un nouveau rapport s'y référant. 21. Ce site Web a fait l'objet d'un problème technique. Que faire? Malheureusement, le système ne conserve pas les renseignements en cours de saisie si vous n'avez pas cliqué sur «Soumettre». Le système vous assure ainsi de la protection de votre anonymat et la sécurité de vos données. Afin de faire un rapport ou le mettre à jour, veuillez recommencer le processus à partir du début. Assurez-vous de ne pas utiliser le bouton «Retour» de votre navigateur, et utilisez plutôt celui qui se trouve sur la page du système Connexions ClearView MC. 22. Mon rapport relève de plusieurs catégories, ou il ne relève d'aucune d'entre elles. Que faire? Si vous avez un doute quant à la catégorie à sélectionner pour votre rapport, ne vous en préoccupez pas trop : choisissez celle qui vous semble la plus appropriée, et procédez à la soumission de votre rapport. Les examinateurs autorisés de votre organisation seront en mesure de la mettre à jour avec une catégorie mieux adaptée au besoin, une fois que le rapport est soumis. 23. Je vois qu'il existe une option pour rediriger mon rapport vers différents examinateurs. Que se passe-t-il si je coche cette case? Cette option vous permet d'éviter que votre rapport ne soit soumis à des examinateurs potentiellement impliqués dans la situation que vous rapportez. Le rapport sera alors soumis, plutôt, à une personne rattachée à votre organisation qui a été autorisée à recevoir les rapports de nature plus délicate. Sachez que si vous cochez cette case inutilement, l'enquête engagée sur votre rapport pourrait être reportée. Cette case n'est à cocher que s'il y a raison de croire qu'un des examinateurs autorisés est mis en cause dans la situation que vous rapportez. 24. La fonction de recherche ne trouve pas mon organisation. Que faire? Tout d'abord, commencez par chercher sous un autre nom possible. Votre organisation pourrait être identifiée sous une forme nominale raccourcie ou sous le nom de la compagnie qui gère ou possède votre organisation. Si ça ne marche pas, vous serez quand même en mesure de soumettre votre rapport. Le cas échéant, le rapport sera revu par le personnel du service clientèle de ClearView, qui essaiera de le faire suivre à l'organisation que vous aurez indiquée. Assurez-vous alors de vérifier le suivi de votre rapport pour d'éventuelles questions que le personnel du service clientèle ClearView pourrait avoir pour vous à cet égard. 6