TERMES DE REFERENCE Mission n 15SANIN131

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1 TERMES DE REFERENCE Mission n 15SANIN131 I. Informations générales Intitulé de la mission Appui au secrétariat du CCM de RDC Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Pays Durée totale des jours prévus RSS/Transverse Gouvernance CCM République Démocratique du Congo 6 mois à temps plein Contact Expertise France Personne référent Coordonnées Veylon-Hervet Clarisse Clarisse.veylon@diplomatie.gouv.fr II. Justification de la mission Le Fonds Mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme a initié depuis 2012 la mise en place d un nouveau modèle de financement (NMF), modèle qui lui permettra d investir de manière plus stratégique et d avoir un impact plus marqué à l échelle internationale sur le VIH, la tuberculose et le paludisme. Dans le cadre de ce nouveau modèle de financement, le CCM devrait chaque année faire son auto évaluation en vue de l amélioration de sa fonctionnalité et de son suivi des subventions, comme mentionné dans les directives du Fonds mondial. Pendant l année 2014, Le Fonds mondial a soulevé à plusieurs reprises des préoccupations importantes sur la performance du Secrétariat du CCM. Ces préoccupations se sont illustrées principalement par les résultats de la revue laborieuse de l éligibilité du CCM fin 2013 et lors de la revue des dépenses du CCM au 1 er trimestre Par ailleurs, à l occasion des échanges que le Fonds mondial a eu avec divers membres du CCM et acteurs clés de RDC, il a été noté une insatisfaction générale et continue de la performance du Secrétariat du CCM dans le rôle qui lui est dévolu de coordinateur et facilitateur des activités du CCM. Etant donné que le Fonds mondial n a pas constaté d amélioration notable à ce jour malgré ses différentes recommandations et les deux revues annuelles du CCM (2012 et 2014), il a été demandé expressément au CCM de changer le personnel du Secrétariat du CCM dans les plus brefs délais afin que les critères d éligibilité du CCM soient remplis et éviter un impact négatif sur la mise en œuvre des subventions. Termes de références 15SANIN131 1

2 Aussi, lors de l AG du 14 novembre 2014, sur la base des recommandations du Gestionnaire de Portefeuille (PFM) précédent et du Groupe Inter Bailleurs Santé (GIBS), il a été discuté le possible transfert des fonctions du CCM au Comité national de pilotage du Secteur Santé (CNP-SS), qui est la structure de coordination et de dialogue national au sein du secteur de la santé. Au cours de cette assemblée générale, il a été adopté à la majorité absolue une motion sur cette nouvelle vision de la réforme ; vision qui permettra au pays de disposer d un mécanisme unique de coordination pour tous les programmes santé, quel que soit le bailleur. Cette assemblée générale avait insisté sur la nécessité du comité ad hoc de la réforme du CCM à travailler avec le Secrétariat Permanent du CNP-SS afin de produire une feuille de route sur le processus d intégration du CCM dans le CNP avant le 30 juin Dans ce contexte, l interruption du travail du CCM ne peut pas être envisageable et une assistance technique pour assurer la continuité du secrétariat et accompagner le changement de personnel, dans le cadre d un recrutement compétitif et transparent s avère nécessaire. III. Objectifs général de la mission et résultats Objectif général Assurer la continuité du secrétariat du CCM et accompagner le changement du personnel dans le cadre d un recrutement compétitif et transparent pour asseoir la réforme du CCM et son intégration dans le CNP. Résultats à atteindre - Accompagner le lancement et la finalisation du processus de recrutement du personnel du secrétariat du CCM de façon transparente ; - Garantir le bon fonctionnement du secrétariat intérimaire jusqu à la mise en place d un nouveau secrétariat et assurer le lien avec le CCM. IV. Description de la mission 1) Activités prévues NB : La réalisation des activités listées ci-dessous pourra être modifiée en fonction des priorités. Objectif spécifique 1 : Accompagner l organisation du travail du secrétariat du CCM - Soumettre un document cadre au CCM et au PFM précisant chaque étape de la mission et incluant les résultats et attentes de la mission sur la base d un état des lieux complet de la situation ; - Assurer la soumission de la demande de subvention du CCM (l actuelle arrivant à échéance le 30 juin 2015); Termes de références 15SANIN131 2

3 - Faciliter la passation entre les deux équipes en faisant notamment le point avec l actuel secrétariat sur le volet financier ; - Elaborer les plans de travail et budgets annuels de l instance ; - Présenter des rapports sur les activités du secrétariat au/à la président(e)/viceprésident(e); - Organiser et suivre la procédure pour le recrutement du secrétaire permanent du CCM ainsi que d autres membres du secrétariat - selon les échéances à déterminer; - Se coordonner avec les experts internationaux déjà sur place pour faciliter et mettre en œuvre la réforme du CCM et faciliter son intégration dans le CNP. Objectif spécifique 2 : Communiquer et appuyer l organisation du CCM - Fournir un appui administratif aux réunions régulières du CCM et du comité de suivistratégique; - Tenir les membres du CCM informés des appels à propositions des organisations donatrices en lien avec la lutte contre le VIH/sida, la tuberculose et le paludisme ; - Fournir un appui administratif et logistique au processus d élaboration et de soumission des propositions ; - Appuyer l élaboration du programme stratégique national de lutte contre les maladies infectieuses, ainsi qu aux groupes de travail chargés de préparer les demandes de subvention au Fonds mondial ; - Superviser la mise en œuvre des décisions du CCM et communiquer des rapports à celle-ci ; - Veiller à ce que la documentation relative aux activités et aux résultats du CCM demeure accessible et disponible pour l ensemble des parties prenantes ; - Informer le CCM des activités des autres donateurs et diffuser les documents pertinents ; - Servir de personne ressource concernant les procédures et les règles du Fonds mondial au sein du CCM; - Etre le référent du PFM pour tout sujet relatif à la refonte du secrétariat du CCM et organisation des visites du FM sur place. 2) Livrables attendus - Calendrier détaillé de la mission validé par le bénéficiaire, l Initiative 5% et le PFM ; - Etat des lieux de la situation du CCM et de son secrétariat à l arrivée de l expert ; - Evaluation à mi-parcours : rapport trimestriel résumant les avancées du travail de l expert, de la constitution du nouveau secrétariat et de son intégration dans le CNP ; - Rapport final de la mission reprenant les activités, résultats, perspectives à venir et leçons tirées. - Compte-rendu hebdomadaire des activités mises en œuvre et avancées sur le processus de recrutement du personnel du secrétariat du CCM, de la mise en œuvre de la réforme et de l intégration du CCM dans le CNP. 3) Coordination Le suivi de la mission sera assuré par le Président et le Vice-Président du Bureau du CCM. Termes de références 15SANIN131 3

4 L expert travaillera en étroite collaboration avec le Chargé de projet de l Initiative 5% en charge du suivi de la mission, l équipe pays du Fonds mondial et le CCM. A cet effet, des contacts hebdomadaires seront organisés avec le FM, l Initiative 5% et le CCM. V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Période de mise en œuvre : 15/06/2015 au 15/12/2015 2) Date de démarrage : au plus tard le 15/06/2015 3) Date de fin : 15/12/2015 4) Durée effective : 6 mois à temps plein 5) Planning / calendrier : Il est à noter que ce calendrier prévisionnel devra s adapter à la feuille de route établie en début de mission, aux contraintes et autres obligations demandées par le FM. Le calendrier de la mission devra être travaillé et adopté au préalable par l expert en accord avec le bénéficiaire, l Initiative 5% et le PFM afin que les activités soient complémentaires des appuis techniques déjà mis en œuvre sur place. L expert se rendra au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France dès son arrivée pour une réunion d'échanges avec la Conseillère Régionale de Coopération en Santé, si possible. Des échanges réguliers (téléphoniques ou par ) devront être organisés notamment pour tenir informé le SCAC/CRCS des différentes avancées de la mission. VI. Expertise et profil demandés 1) Nombre d experts : 1 2) Profil d expert : Expert en accompagnement organisationnel du CCM A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) dans les domaines suivants : administration, santé publique, renforcement des organisations, en gestion ou expérience équivalente. - Spécialisation / Compétence : Renforcement des CCM - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de rédaction d outils / documents de référence Termes de références 15SANIN131 4

5 d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 5 ans dans la gouvernance et/ou l appui organisationnel dans les pays du sud, notamment en Afrique francophone. - Expérience professionnelle d au moins 5 ans en lien avec le Fonds mondial. - Bonne maîtrise des enjeux liés aux trois maladies VIH, paludisme et tuberculose, ainsi qu au renforcement des systèmes de santé. C. Expérience professionnelle spécifique - Parfaite connaissance des modalités de fonctionnement du Fonds mondial et des Instances de coordination nationale (CCM), incluant les principes du Nouveau Modèle de Financement. - Expérience préalable d accompagnement / de renforcement des capacités des CCM. - Une expérience professionnelle dans le pays est recommandée. VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu (maximum 10 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après la mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. VIII. Suivi-évaluation Dans l intérêt du bénéficiaire et d Expertise France, des indicateurs seront définies par l expert, le bureau du CCM, le Fonds mondial et Expertise France afin d évaluer pendant et après la mission les résultats de la mission d expertise et mesurer l atteinte des objectifs propres à la mission. IX. Informations pratiques La logistique sera celle du secrétariat permanent actuel qui mettra les moyens nécessaires à la mission (un local de travail tout au long de la mission, les outils d impression et autres). Il est également prévu le recrutement d un chauffeur et d une personne d appui pour les tâches de secrétariat. Termes de références 15SANIN131 5