DICTIONNAIRE DES ACTIVITES

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1 Fonctions support DICTIONNAIRE DES ACTIVITES Dans ce dictionnaire, vous disposez de l'ensemble des activités identifiées dans ce domaine d'activités. Les activités sont rangées par mission. Avec ce dictionnaire, vous pourrez notamment compléter la description de votre profil, en vous connectant à la cartographie des métiers de la presse : Activités

2 Fonctions support Activités Assistance aux opérationnels Apporter son support technique et son assistance Diagnostiquer, prévenir et réparer les pannes et les dysfonctionnements des réseaux Choix des prestataires et négociation Etablir un cahier des charges / une commande recensant l'ensemble des besoins en produits et services Négocier avec les fournisseurs et définir les modalités du contrat (tarifs, délais de livraison...) Organiser des appels d'offres afin de sélectionner les prestataires et fournisseurs susceptibles de répondre au cahier des charges / commande défini Prendre en charge les échanges et le suivi quotidien des fournisseurs et sous-traitants Communication et information Animer des actions de formation et réaliser des actions de communication favorisant la compréhension des règles de droit Conseil, soutien et assistance juridique Conseiller la direction et les salariés en matière juridique Elaborer des notes de synthèse décrivant les modifications du cadre légal et ses conséquences Prévenir des dangers juridiques auxquels peut être exposée l'entreprise Contrôle et suivi des opérations comptables et financières Analyser les performances du service / de l'entreprise (analyse des écarts de résultats par rapport aux budgets et objectifs) et faire des recommandations en termes de gestion de financement Contrôler les budgets de l'entreprise et mettre en place des procédures de contrôle Définir les principales orientations des contrôles et indicateurs à mettre en place, et le cadre du reporting destiné à la direction générale Effectuer des ajustements et mener des actions correctives 1

3 Définition et pilotage de la stratégie et de la politique RH Définir la politique et les projets RH dans les domaines concernés (formation, recrutement, mobilité, GPEC) Effectuer une veille économique, juridique et sociale et suivre l'évolution des stratégies RH des entreprises du secteur Piloter les projets RH dans le cadre de la stratégie définie par la direction (mise en place du SIRH, aménagement du temps de travail) et suivre leur évolution Recueillir auprès des directions de l'entreprise leurs besoins et attentes sur les problématiques ressources humaines Définition et pilotage du processus budgétaire Concevoir et mettre en oeuvre le système d'information et de gestion financière Définir, rédiger et actualiser les procédures et les règles comptables et leurs conditions d'application Elaborer des prévisions budgétaires Elaborer et définir des objectifs de l'entreprise avec les responsables opérationnels (niveau de production à atteindre, moyens financiers, humains et techniques à mettre en oeuvre) Mettre en place un outil de facturation connecté à la comptabilité Elaboration de la stratégie et de la politique informatique Assurer une veille technologique en matière de système d'information Définir l'ensemble des moyens de communication interne nécessaires à la mise en place de nouveaux projets SI (formation pour les utilisateurs, documents support...) Définir la politique de maintenance du parc micro Définir la politique en matière de sécurité informatique et proposer les mesures à prendre Définir les orientations stratégiques en matière informatique, avec la direction Définir, mettre en place et faire évoluer des systèmes de gestion de données, permettant le stockage, le traitement, le transport, l'échange ou la diffusion de l'information au sein de l'entreprise, dans le respect du cahier des charges Evaluer et préconiser les investissements informatiques répondant aux besoins exprimés Superviser la rédaction des cahiers des charges Elaboration et organisation du plan de formation Elaborer un projet pédagogique et identifier les axes de formation à développer en rapport avec les orientations stratégiques de l'entreprise Faire une veille sur les nouveaux outils et techniques pédagogiques Identifier les formateurs internes et externes ayant la capacité d'assurer les différents modules de formation Mettre en place un système d'évaluation afin de mesurer la pertinence des actions de formation menées 2

4 Gestion administrative du personnel Garantir l'application de la réglementation sociale et des obligations légales au sein de l'entreprise Préparer tous les documents réglementaires liés à la gestion du personnel (cotisations sociales, rédaction des contrats de travail) Superviser l'organisation de la paie / Etablir les fiches de paie et les versements de salaire Tenir à jour les dossiers individuels administratifs pour chaque salarié Élaborer l'ensemble des tableaux de bord sociaux permettant de suivre l'activité du personnel (absentéisme, rémunération, congés ) Gestion de la base de données de l'entreprise Assurer le suivi des outils de supervision Définir des règles de sécurité des données ainsi que des normes d'utilisation des bases Développer les normes et les standards des bases de données Développer, construire et gérer la base de données de l'entreprise Mettre en place des programmes de test Piloter la sauvegarde et l'optimisation de la base de données Gestion des flux et réception des produits Gérer et optimiser les flux et les stocks de matières premières Mettre en place avec les fournisseurs sélectionnés un plan d'approvisionnement Réceptionner et vérifier les commandes, après réception Information / conseil auprès des opérationnels Conseiller et assister les responsables de l'entreprise en matière de gestion des ressources humaines Répondre aux demandes des opérationnels sur les différents domaines RH (droit du travail, formation, recrutement, gestion des carrières, rémunération) 3

5 Installation, maintenance et sécurisation du système d'exploitation et d'information Administrer et exploiter les moyens informatiques d'une ou plusieurs unités Alerter sur les anomalies, les dysfonctionnements et les risques Analyser et formaliser les besoins de l'entreprise Analyser les risques d'une situation Définir les normes et les standards des bases de données, des outils, systèmes ou réseaux Définir les procédures et les faire connaître aux utilisateurs Installer des équipements informatiques et les logiciels d'administration du réseau Intervenir en cas de panne Intégrer de nouveaux outils et applications et concevoir des extensions Mettre en place des protocoles de sécurité pour garantir le fonctionnement et la sécurité du matériel et des données Piloter et assurer l'interface entre les équipes internes ou externes Planifier et sauvegarder le système d'exploitation Superviser l'infrastructure des réseaux d'information et garantir leur fonctionnement et leur sécurité Superviser le système d'exploitation et les matériels et logiciels intégrés Instruction des dossiers Procéder au montage et à l'instruction de dossiers contentieux avec des avocats ou des experts Représenter l'entreprise devant les instances administratives et judiciaires Régler les litiges en veillant à l'intérêt de l'entreprise Négociation avec les partenaires sociaux Animer les réunions avec les partenaires sociaux Préparer les dossiers sociaux et les cadres de négociation en lien avec les obligations sociales et réglementaires et la stratégie de l'entreprise Veiller à la bonne mise en ouvre des accords conclus et communiquer auprès des partenaires sociaux sur le déroulement des opérations Organisation du recrutement et de l'intégration des nouveaux salariés Assurer l'intégration humaine et administrative des salariés (recrutement externe ou évolution interne) Définir les postes à pourvoir et les profils des candidats recherchés Recueillir les besoins de l'entreprise en matière de recrutement Rencontrer les candidats, les sélectionner 4

6 Pilotage et supervision des opérations d'achat et d'approvisionnement Définir la politique en matière d'achats, selon les domaines (produits, services, prestations, services généraux...) Effectuer une veille régulière sur les nouveaux outils et prestataires Optimiser les processus d'achat et d'approvisionnement (e-procurement) Superviser les opérations d'approvisionnement Préparation des réunions et rédaction des contrats et dossiers juridiques préalables Analyser les contrats juridiques (portée du contrat et effets) Elaborer les dossiers techniques Négocier des contrats Préparer et organiser les réunions des instances et les négociations sociales Réaliser les formalités préalables aux réunions de la direction Rédiger ou faire rédiger des contrats, des conventions, des accords... Réalisation des opérations comptables et financières Assurer l'interface avec les commissaires aux comptes Assurer la comptabilisation des écritures de paie ou le transfert informatique du logiciel de paie vers la comptabilité Collecter et synthétiser les données budgétaires venant des départements opérationnels Contrôler la cohérence des documents comptables produits Etablir les paies Etablir les états comptables (balances, comptes d'exploitation, bilans) Superviser la trésorerie Vérifier et imputer les factures du service Suivi de la clientèle Gérer les relations avec les clients et les fournisseurs Procéder à la facturation Relancer les impayés Traiter les litiges, réclamations et contentieux Suivi et prévision commerciale Analyser les résultats de vente par zone géographique, par marché et par client Etablir les prévisions commerciales Établir les tableaux de bord liés à l'activité commerciale 5

7 Suivi et évaluation des projets / outils informatiques Garantir le bon respect du cahier des charges Réaliser les tableaux de bord de suivi de l exploitation Veiller à la maitrise des budgets relatifs aux modifications des systèmes d'information Suivi/Contrôle des opérations d'achats et d'approvisionnement Analyser les performances des fournisseurs par la mise à jour et la tenue d'indicateurs Garantir le respect des délais Mettre en place des indicateurs clés et des tableaux de bord pour mesurer la performance des actions menées : taux de rotation des stocks, délais de livraison, taux de disponibilité... Réaliser le reporting des états de l'approvisionnement Traitement des commandes Informer les clients sur la disponibilité des produits et les délais de livraison Saisir les informations relatives aux clients Traiter les commandes des clients et veiller à leur traitement (respect des tarifs, des délais, de la qualité de service) Valider et enregistrer les commandes Veille juridique Assurer une veille dans son domaine (réglementation, jurisprudence) Etudier et analyser de façon permanente la législation, la réglementation, la jurisprudence, la théorie et les commentaires de droit 6