Radioscopie des assistantes : l évolution du métier, l impact des nouvelles technologies et les relations avec la génération Y

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1 Les enquêtes de l Observatoire Cegos Radioscopie des assistantes : l évolution du métier, l impact des nouvelles technologies et les relations avec la génération Y

2 Méthodologie de l enquête 2 L Observatoire Cegos et l association European Management Assistants (EUMA) ont réalisé une grande enquête auprès des assistant(e)s. La passation du questionnaire s est déroulée en ligne du 11 au 30 mars 2011, auprès de 542 assistant(e)s en activité. Les hommes ne représentant que 1% de l effectif interrogé, nous avons pris la liberté, par souci de commodité, d utiliser le mot «assistant» au féminin. 41% 21% Statut Les caractéristiques des assistantes interrogées 39% Employé Technicien - Agent de maîtrise Cadre 33% 3% 17% Fonction 47% Secrétaire ou Assistante Secrétaire ou Assistante de direction Secrétaire ou Assistante spécialisée Autre intitulé 21% Niveau de formation initiale 7% 10% 15% 47% Inférieur au bac Bac Bac+2 Bac+3/4 Bac 5 et au-delà Ancienneté dans le métier 7% 14% 34% Moins de 2 ans 18% 27% De 3 à 5 ans De 6 à 10 ans De 11 à 20 ans Plus de 20 ans

3 1- une ambiance de travail dégradée?

4 Des assistantes satisfaites de leur situation mais qui souhaitent évoluer 4 Globalement, aujourd hui diriez-vous... Je suis satisfait de ma situation au sein de l entreprise 19% 46% 22% 10% 3% Je souhaite évoluer vers un autre métier 27% 28% 17% 19% 9% Je souhaite prendre plus de responsabilités 39% 43% 9% 4% 5% Tout à fait d accord Plutôt d accord Pas tout à fait d accord Pas du tout d accord NSP Les plus satisfaites sont les moins de 30 ans et les moins satisfaites les ans. De même pour l ancienneté, les plus récentes dans le métier se disent plus satisfaites. Celles qui aspirent le plus à la prise de responsabilités sont les plus jeunes, les plus récentes dans le métier, les statuts et niveau de diplôme les moins élevés.

5 L ambiance de travail s est dégradée, les relations avec les managers sont identiques 5 Diriez-vous que, ces dernières années, l ambiance au sein de votre entreprise s est... 12% 34% 54% Améliorée Est restée la même S est dégradée Diriez-vous que, ces dernières années, les relations avec votre (vos) manager (s) se sont... Si l ambiance de travail semble se dégrader ce n est visiblement pas la faute du manager avec lesquelles elles s entendent plutôt bien. Assistante et manager semblent avoir développé une solide relation de collaboration. Les difficultés vont-elles jusqu à renforcer la solidité de ce tandem? 29% 54% 17% Améliorées Sont restées les mêmes Se sont dégradées

6 2 une montée en compétences favorisée par les nouvelles technologies

7 Le statut de spécialiste de la bureautique est renforcé par les évolutions technologiques 7 Dans un monde caractérisé par l évolution et la diffusion des technologies, diriez-vous que le statut de spécialiste de la bureautique et des technologies de l assistant(e)... 52% 22% 26% Est renf orcé Rien ne change Est en perte de vitesse C est parmi les plus jeunes et dans les entreprises de moins de 50 salariés que l on rencontre le plus d assistantes ayant une vision optimiste (seulement 15% estiment que le statut de spécialiste est en perte de vitesse). A l inverse, les assistantes ayant 11 à 20 ans d ancienneté (45% statut renforcé) ont une vision plus pessimiste.

8 Les outils Web 2.0 font partie du quotidien des assistantes, quel que soit leur âge 8 Dans votre travail, utilisez-vous les outils du Web 2.0? Intranets, portails Sharepoint, etc. Abonnement à des newsletters 54% 76% - Les outils de travail collaboratif et à distance semblent bien répandus dans les entreprises. Conférences téléphoniques Visio-conférences (Web conferencing - ex : Live meeting) Abonnement à des réseaux sociaux (Viadéo, etc.) Consultation de Blogs ou de Wikis 16% 14% 31% 49% - On note une bonne amorce d utilisation d outils nécessitant une démarche personnelle : newsletters (54%), réseaux sociaux (16%), blogs et wikis (14%), flux RSS (10%). Abonnement à des flux RSS Visio-formations (classes virtuelles) Contribution à des Wikis Autres outils Web % 8% 2% 3% - Contrairement à ce qu on pourrait penser, l âge n a que peu d influence dans l utilisation des outils du Web 2.0. Seul l abonnement aux réseaux sociaux reste l apanage des moins de 30 ans

9 Des assistantes plus efficaces qui en profitent pour monter en compétences 9 88% des assistantes affirment que les outils mis à leur disposition leurs permettent de gagner en temps et en efficacité Si les outils mis à disposition vous permettent de gagner du temps, comment optimisez-vous le temps gagné? Prise en charge d'autres activités déléguées par le manager 73% Spécialisation en communication interne/externe Spécialisation RH (ex gestion des RH, recrutement, formation, autres projets RH, ) Spécialisation sur un ou d'autres domaines d'activité Spécialisation intranet / extranet Spécialisation sur de la gestion de projets liés à l'activité de l'entreprise (production) 23% 21% 18% 15% 14% Spécialisation en veille technologique 4% Les évolutions apparaissent essentiellement comme un moyen de gagner du temps sur des tâches basiques et de se consacrer à des activités plus valorisantes déléguées par le manager.

10 3 - un rôle clé vis-à-vis de la Génération Y

11 L arrivée de la génération Y dans les entreprises est plutôt une opportunité pour les assistantes 11 Pour l assistant(e), l arrivée dans l entreprise de managers et de collaborateurs potentiellement très autonomes avec les technologies, vous semble-t-elle constituer... 45% 37% 18% Une opportunité Ni l'une ni l'autre Une menace Les réponses sont contrastés selon la typologie des répondants. Cela est davantage vécu comme une opportunité : dans les entreprises de plus de 1000 salariés (54% contre 39% dans les entreprises de moins de 50 salariés), chez les moins de 30 ans (54% contre 41% pour les 50 ans et plus) chez les plus diplômés (57% pour les Bac+3à5 contre 35% pour les Bac et inférieur au Bac) chez les moins de 6 ans d ancienneté (54% contre 36% pour les plus de 20 ans d ancienneté) chez les secrétaires et assistantes spécialisées (52% contre 39% pour les secrétaires et assistantes de direction). Pour plus d un tiers (37%), cela ne constitue pas un changement.

12 La génération Y fait évoluer le métier d assistante 12 Auprès d une génération de jeunes collaborateurs et managers technophiles et autonomes, l assistant(e) a-til (elle) le même rôle à jouer que pour les autres générations? 19% 75% 6% Oui, il/elle a le même rôle à jouer que pour les autres générations Non, c est un rôle dif f érent que pour les autres générations Non, il/elle n'a plus de rôle à jouer avec cette génération Les assistantes ont pris conscience que l arrivée dans l entreprise de cette nouvelle génération bouleverse leur univers de travail.

13 L assistante, un lien entre la génération Y et l entreprise 13 Quels sont les plus que l assistant peut apporter à des collaborateurs de la génération Y? La connaissance de l'entreprise,de sa culture et de ses codes ("mémoire de l'entreprise") Un rôle d'interface, de facilitateur, voire de un parrainage 73% 84% L arrivée de la génération Y est vécue comme une opportunité. L'expérience des rapports humains 66% L assistante se voit un rôle particulier à jouer auprès d elle et notamment par l apport de la connaissance de l entreprise, de sa culture et de ses codes. Quels sont les plus que l assistant peut apporter à son responsable dans le management de collaborateurs? Alerter son responsable sur les besoins de la génération Y : écoute, respect et reconnaissance 77% Elle a aussi un rôle à jouer auprès de managers plus âgés pour les accompagner dans le management de ces nouveaux collaborateurs. Veiller à la bonne ambiance au sein de l'équipe par l'organisation d'événements festifs (par exemple : repas d'équipe, réunions informelles, ) 68%

14 4 L assistante garante de l information et de la maîtrise du temps

15 L assistante conserve son rôle de garante de l information 15 Avec l information qui arrive à tous en permanence, diriez-vous que l assistant(e)... 61% 39% Conserve son rôle de garant(e) de l information Perd son rôle de garant(e) de l information 6 assistantes sur 10 déclarent conserver leur rôle de garant de l information, principalement en synthétisant l information et en assurant le suivi des dossiers. Quelle(s) plus-value(s) apporter dans le traitement de l information? Synthétiser les informations pour faire gagner du temps au manager. 76% Viennent ensuite des tâches de recherches et de veille, puis d organisation et la mise à disposition de l information. Suivre les dossiers pour le manager Faire des recherches sur un sujet précis Mener une veille sur des sujets qui intéressent le manager 57% 56% 70% Plus les assistantes sont jeunes et récentes dans le métier (70% pour les moins de 30 ans et pour les moins de 6 ans d ancienneté) et plus elles disent conserver leur rôle de garantes de l information. Organiser et mettre à disposition les informations sur un portail Intranet 49%

16 L assistante maitresse du temps 16 Avec des outils de gestion du temps électroniques à disposition de tous, l assistant(e) joue-t-il (elle) encore un rôle majeur dans ce domaine? 66% 34% Oui Non Quelle(s) plus-value(s) l assistant(e) peut-il (elle) apporter dans la gestion du temps et des priorités? Malgré les outils de gestion du temps électroniques, 2 assistantes sur 3 déclarent avoir encore un rôle majeur dans ce domaine. Prendre les initiatives pour respecter les délais et gérer les plannings 82% Permettre au manager d'être totalement libéré de la gestion de son temps (gestion agenda, prise de RV ) 66% Alerter et veiller à une organisation du temps fluide 61% Définir les critères de priorités 48%

17 Les assistantes se disent favorables au télétravail même si elles le pratiquent peu 17 Avez-vous la possibilité de réaliser certaines activités en télétravail? 29% 71% Oui Non Si OUI, diriez-vous... Si NON, diriez-vous... 22% 34% 44% 58% 42% Je pratique le télétravail et ça me plait Je pratique le télétravail par nécessité (exemples : demande de l employeur, longs trajets, ) J en ai la possibilité mais dans la pratique, je ne me sers pas de cette possibilité J aimerais avoir la possibilité de pratiquer le télétravail Je n ai pas la possibilité de pratiquer le télétravail mais ça ne m intéresse pas

18 Le télétravail : un surcroit de travail, mais aussi un moyen de concilier vie professionnelle et vie privée 18 Si OUI, dans quelles conditions pratiquez-vous le télétravail? 12% 19% 69% Je travaille un jour par semaine (ou plus) a la maison Je rentre plus tôt a la maison et je reprends le travail quand je n ai plus de contraintes personnelles C est un surcroît de travail (poursuite du travail apres les horaires de travail/le week-end) Les moins de 30 ans (27%) et les moins de 5 ans d ancienneté (27%) voient davantage le télétravail comme un fil à la patte. Si OUI, diriez-vous plutôt que le télétravail... 30% 24% 19% 23% 4% Paradoxalement, parmi les personnes qui n ont pas la possibilité de télétravailler, ce sont les moins de 30 ans les plus demandeuses (73% contre 58% pour l ensemble des répondants). Permet de concilier plus facilement vie professionnelle et vie privée Une nouvelle façon de travailler qui accroît l efficacité Permet de se concentrer plus facilement sur les dossiers qui le demandent Est plutôt une contrainte, un «fil a la patte» Autre

19 5 Des assistantes optimistes pour l avenir

20 Évolution du métier d assistante : 1/3 le voit évoluer vers le développement du statut d indépendant 20 Comment voyez-vous l évolution du métier d assistant(e) en général? 21% 34% 11% 30% 4% Augmentation de sa place et de son importance dans les entreprises Pas de vraie évolution de sa place et de son importance dans les entreprises Diminution de sa place et de son importance dans les entreprises Un développement du travail en indépendant grâce aux nouveaux outils Autre 30% imaginent l avenir du métier vers le développement d un statut d indépendant. Celles qui l envisagent travaillent actuellement dans des entreprises de moins de 50 salariés, elles ont entre 30 et 39 ans, ont un diplôme de niveau Bac+2 et ont moins de 6 ans d ancienneté dans le métier

21 La dimension humaine restera incontournable dans le métier d assistante 21 Selon vous, quelles contributions de l assistant(e) ne seront pas remises en cause, quelles que soient les évolutions? Un rôle d'accueil, un contact humain, une aide pour les clients, les fournisseurs et les collaborateurs. 87% Un rôle de coordination des informations et de la communication 64% Une connaissance de tous les rouages de l'entreprise 63% La mémoire, le bras droit et le porte-parole du manager 54% Le rôle d accueil, le contact humain et l aide apportée à tous ne seront pas remis en cause quelles que soient les évolutions pour 87% des répondants. Viennent ensuite un rôle de coordination et de communication pour 64% et sa connaissance de l entreprise pour 63%.

22 L avenir du métier : une vision plutôt optimiste 22 Cette conclusion plutôt optimiste quant à l avenir du métier est bien en phase avec les réponses aux premières questions de ce questionnaire : - Le statut d assistante est renforcé par la diffusion des TIC, - L arrivée de la génération Y est une opportunité pour l assistante qui a un rôle particulier à jouer vis-à-vis d elle - L assistante conserve son rôle majeur dans la gestion de l information et du temps

23 Quel avenir pour le métier d assistante? 23 Les personnes ayant une vision plutôt optimiste de l avenir du métier d assistante le voient évoluer vers (par ordre décroissant des réponses) : Davantage de responsabilités, d autonomie et de polyvalence. La spécialisation dans un domaine : juridique, ressources humaines, management de projets ou d équipe, etc. Un véritable rôle de bras droit ou d adjoint. Un rôle de relais accentué dans la communication entre services et avec les interlocuteurs extérieurs. L évolution vers le métier d Office Manager. Les personnes ayant une vision plutôt pessimistes de l avenir du métier évoquent (par ordre décroissant des réponses) : La régression vers des tâches administratives ou de secrétariat basique : «un métier de petite main pour des travaux ennuyeux», «un métier qui touche à tout et qui n avance à rien». Un assistanat à deux vitesses avec des personnes titulaire de postes intéressants et valorisés et d autres réalisant dans l ombre des tâches peu variées et valorisantes. Voire une mort lente du métier. Les conditions de l évolution du métier Plus de 5% des personnes estiment que l évolution dépend en grande partie du manager ou du contexte professionnel Près de 4% des personnes estiment que l évolution du métier dépend d elles-mêmes et de leur capacité à s adapter aux nouvelles conditions d exercice de leur métier.

24 Ce qu il faut retenir de l enquête 24 Malgré un climat social plus tendu, les assistantes restent bien dans leurs baskets Si l ambiance de travail s est dégradée ces dernières années, la relation avec le manager reste bonne. Les assistantes sont globalement satisfaites de leur situation et aspirent à davantage de responsabilités. Les assistantes voient les fondamentaux de leur métier préservés : rôle d accueil, de coordination des informations et de la communication, de garant de l organisation du manager et de l équipe ainsi que de mémoire et de bras droit du manager. La dimension humaine reste prépondérante dans ce métier. Les nouvelles formes d organisation du travail (en mode projet, en transverse) renforcent la dimension communication du métier. Elles sont plutôt optimistes quant à leur avenir, en dépit des discours alarmistes de certains. Il est vrai que la disparition annoncée de l assistanat est un «serpent de mer» qui resurgit régulièrement depuis 30 ans, sans que les faits lui aient vraiment donné raison. Plus d une assistante sur deux pense que l avenir va lui réserver des opportunités de développement : plus de responsabilités, d autonomie et de polyvalence, la spécialisation dans un domaine : juridique, ressources humaines, management de projets ou d équipe, voire un véritable rôle de bras droit ou d adjoint du manager. Elles ont confiance dans leur capacité à faire face à des évolutions qui pourraient sembler menacer la raison d être de leur métier : la diffusion massive des TIC et l arrivée dans les entreprises de collaborateurs et managers très autonomes. Les évolutions technologiques auraient plutôt tendance à renforcer leur rôle. Les outils du web 2.0 font partie de leur quotidien et elles expérimentent le télétravail. Elles restent le garant de l information et de l organisation de l équipe. Les évolutions apparaissent essentiellement comme un moyen de gagner du temps sur des tâches basiques et de se consacrer à des activités plus valorisantes déléguées par le manager. L arrivée de la génération Y est vécue comme une opportunité. L assistante se voit un rôle particulier à jouer auprès d elle et notamment par l apport de la connaissance de l entreprise, de sa culture et de ses codes. Elle a aussi un rôle à jouer auprès de managers plus âgés pour les accompagner dans le management de ces nouveaux collaborateurs. Tout n est pas rose pour autant, des inquiétudes légitimes semblent poindre Si les assistantes ont globalement une vision plutôt optimiste de l avenir du métier, elles sont plus divisées sur la forme que ce métier pourrait prendre. Près d une assistante sur trois pense qu il pourrait bien être externalisé et évoluer vers le travail en indépendant. L avenir du métier préoccupe une assistante sur quatre. Elle le voit régresser vers des tâches administratives sans intérêt, évoluer vers un assistanat à deux vitesses (des «super-assistantes» et des «très exécutantes»), voire vers une mort lente.

25 ANNEXE

26 Caractéristiques de l échantillon 26 9% 26% 24% Secteur d activité 25% 4% 13% Industrie Construction, BTP Négoce, Commerce, Distribution - Transports Services Administration, EPIC, collectivités territoriales Autre secteur d'activité 9% Taille des entreprises 18% 27% Moins de 50 salariés 29% 16% De 50 à 250 salariés De 251 à 500 salariés De 501 à 1000 salariés Plus de 1000 salariés Implantation géographique 1% Sexe des répondants 49% 51% A Paris ou en région parisienne En région 99% Féminin Masculin

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