(toutes les applications utilisant les étudiants)

Transcription

1 Formadep Etudiants

2 Introduction L application «Etudiants» permet de gérer (créer, consulter, éditer, supprimer) l ensemble de étudiants du département. Pour piloter cette application, on utilise Administration Cette application est utilisée directement par (toutes les applications utilisant les étudiants) La gestion des étudiants peut être résumée en 4 grandes fonctions : création, consultation/modification, désactivation/suppression, et édition. Page 2/14

3 Conventions Ce didacticiel décrit le fonctionnement global de l application. Il ne décrit pas le fonctionnement de chacune des pages qui la composent. Pour accéder à l aide d une page précise, vous devez utiliser le menu d aide de cette page, accessible en cliquant sur le point d interrogation sur fond vert situé à droite du titre de la page (Cf. l exemple cicontre). Les conventions d affichage dans le didacticiel sont les suivantes : Fond vert Un texte sur fond vert décrit un terme spécifique de Formadep, dont la définition est décrite dans le lexique situé à la fin du didacticiel. Fond bleu foncé un texte sur fond bleu foncé décrit une «application», c'est-à-dire un des programmes de Formadep (absences, emplois du temps, administration, etc.) Fond bleu clair un texte sur fond bleu clair décrit une «page», c'est-à-dire une des fonctions de Formadep accessibles depuis les menus situés à gauche de chaque application. Fond gris clair un texte sur fond gris clair décrit une «action» à effectuer dans l écran principal de Formadep situé à droite des menus. Exemple : dans l écran ci-contre, on est dans l application Stages et projets, on a choisi la page (située dans le menu de gauche) Entreprises. Dans le didacticiel, on vous parlera d entreprise ou d établissement et on vous demandera peut-être de cliquer sur le bouton Nouvelle entreprise Page 3/14

4 Sommaire 1. Créer de nouveaux étudiants... 5 Création automatique... 5 Création manuelle Consulter et modifier les fiches des étudiants... 8 Consultation... 8 Modification... 8 Connexion Désactiver ou supprimer un étudiant La désactivation La suppression Envoyer des messages aux étudiants Editer des listes d étudiants Edition directe à l écran Extraction sous Excel Impressions Lexique Page 4/14

5 1. Créer de nouveaux étudiants La création de nouveaux étudiants peut être réalisée «automatiquement», notamment en début d année, ou «manuellement», à n importe quel moment. Création automatique La création automatique des étudiants signifie que ce sont eux-mêmes qui, via une interface adaptée, vont créer les données les concernant dans la base. Pour éviter la saisie de «doublons» (le même étudiant inscrit deux fois), cette création se déroule en plusieurs temps Première étape : «ouvrir» la saisie Vous devez définir les promotions qui vont pouvoir entrer les données les concernant. Pour ce faire, choisissez Etudiants puis Saisie des données. Un tableau apparaît, qui liste des différentes promotions. Cochez la case correspondant à la promotion pour laquelle vous souhaitez que les étudiants s inscrivent. Techniquement, il est possible que l inscription soit ouverte à plusieurs promotions en même temps. Il vous suffit alors de cocher plusieurs cases. Cependant, nous vous conseillons d éviter cette option : vous risquez d avoir des étudiants inscrits dans la mauvaise promotion (des étudiants de formation classique inscrits en alternance, ou le contraire). Une fois la case correspondante cochée, la saisie est «ouverte», c'est-à-dire que les étudiants peuvent s inscrire en se connectant avec n importe quel ordinateur à une adresse de saisie notée sous le tableau. Deuxième étape : réaliser la saisie Nous vous conseillons de regrouper les étudiants (groupe par groupe) en salle informatique, pour qu ils réalisent cette saisie. Il leur suffit de se connecter à l une des deux adresses de saisie (v. ci-dessous). Les informations suivantes leur sont demandées : nom et prénom, groupe, adresses, coordonnées téléphoniques et , études précédentes. Deux options sont possibles : o si vous souhaitez que les étudiants aient accès à un extranet individualisé (avec consultation possible des notes, stages, et absences), vous devez leur donner l adresse de saisie avec extranet individualisé. Le paramétrage des informations consultables par les étudiants est réalisé dans Administration, puis Gérer / Promotions. Vous pouvez rendre accessibles les emplois du temps (avec la possibilité de moduler le nombre de Page 5/14

6 semaines affichées), les stages, et les notes. Très important : dans le cas où vous faites ce choix, dans la dernière étape de la saisie, le programme fournit à l étudiant ses identifiants de connexion à l extranet. Les informations de connexion sont envoyées par à chaque étudiant, mais rappelez-leur cependant de les noter soigneusement (et de vérifier que l qu ils ont inscrit est le bon!). o si vous ne souhaitez pas que les étudiants aient accès à un extranet individualisé, vous devez leur donner l adresse de saisie sans extranet individualisé Si deux étudiants sont présents devant une machine, le premier s inscrit en se connectant à l adresse donnée ; une fois son inscription validée, le programme propose une autre inscription, et l autre étudiant peut alors s inscrire selon la même procédure. Troisième étape : valider la saisie Le programme comporte une fonction qui vérifie l absence de «doublon» (même nom et même prénom). Toutefois, pour permettre une dernière vérification et éviter les saisies partielles, le programme vous demande une validation définitive avant l insertion des données dans la base. Pour procéder à cette validation, rendez-vous sur la page Etudiants puis Saisie des données. Le tableau des promotions apparaît ; dans la colonne de droite, vous verrez indiqué le nombre d étudiants «pré-inscrits» (ceux qui se sont connectés et ont créé leurs données, mais que vous n avez pas encore validés). Faites apparaître ces étudiants en cliquant sur la loupe située dans la colonne de gauche du tableau. Consultez la liste qui apparaît à droite de la page. Si vous décelez des doublons, décochez la case correspondant à l une des occurrences (Si Alexandre Dupont s est inscrit 2 fois, décochez la case correspondant à l un des deux). Une fois cette vérification terminée, cliquez sur Valider les étudiants en attente. Tous les étudiants pré-inscrits (du moins ceux que vous n avez pas décochés) sont alors automatiquement inscrits dans la base, et l extranet leur devient accessible. Une fois que les étudiants d une promotion sont inscrits, pensez pour cette promotion à «décocher» la case «Saisie possible». Sinon, tant que la case est cochée, de nouveaux étudiants peuvent se reconnecter, voire se réinscrire. Création manuelle Pour créer «manuellement» un étudiant, choisissez simplement l option Etudiants, et Nouvel Etudiant. Vous pourrez alors inscrire directement toutes les informations. Cette procédure est à réserver aux inscriptions tardives (une fois que l inscription «automatique» précisée ci-dessus a été réalisée). Page 6/14

7 Page 7/14 Didacticiel

8 2. Consulter et modifier les fiches des étudiants Une fois les étudiants créés (automatiquement ou manuellement), vous pouvez accéder à leur fiche. Trois procédures sont possibles : consulter la fiche d un étudiant, modifier cette fiche, ou éditer les données servant à la connexion extranet. Consultation Pour consulter la fiche d un étudiant, choisissez Etudiants puis Consulter. Choisissez ensuite la promotion (ou choisissez «(Toutes)» si vous ne savez pas dans quel promotion il est), puis l étudiant. La fiche de cet étudiant apparaît, avec les informations principales le concernant. En cliquant sur les boutons adéquats, vous pouvez afficher les informations suivantes : Etudes : résumé des études avant la formation Coordonnées : coordonnées postales et téléphoniques Absences : détail des absences Notes : Notes de l étudiant détaillées par semestre Stages et projets : détails des stages et projets effectués par l étudiant Parcours : résultats de l étudiant depuis son entrée dans la formation (validation des semestres, etc.) (optionnellement) Alternance : entreprise dans laquelle l étudiant effectue son cursus, et encadrants Modification Pour modifier la fiche d un étudiant, choisissez Etudiants puis Modifier. Choisissez ensuite la promotion, puis l étudiant. La fiche de cet étudiant apparaît, avec les informations principales le concernant. Vous pouvez modifier ces informations de façon classique, avec cependant deux cas particuliers : Page 8/14

9 Changer de promotion Si vous changez un étudiant de promotion, le programme tente de transférer ses notes, c'est-à-dire de trouver une correspondance entre les matières de sa promotion «ancienne» et celles de sa «nouvelle» promotion. C est notamment possible lorsque le niveau reste le même (ex : étudiant passant d une 2 e année classique à une deuxième année en alternance). Il affecte également automatiquement l étudiant dans le premier groupe (et dans le premier TP) disponible de la nouvelle promotion. Changer d image Vous pouvez utiliser cette option de modification pour insérer (ou changer) l image qui décrit l étudiant. Pour cela, cliquez sur Image. Le programme vous demande alors de choisir un fichier présent sur votre ordinateur. Choisissez obligatoirement un fichier de type JPG, et (très important), de petites dimensions (type fiche d identité, 45x35mm maximum) ; un fichier de grandes dimensions rend l affichage plus long et plus aléatoire, si l image est trop grande. Connexion Pour accéder aux paramètres de connexion extranet d un étudiant, choisissez Etudiants puis Connexion. Choisissez ensuite la promotion, puis l étudiant. Sa fiche de connexion apparaît. Sur cette fiche, vous pouvez consulter les paramètres de connexion (identifiant et mot de passe) et effectuer les tâches suivantes : Modifier l identifiant de connexion : choisissez cette option si le mail rentré par l étudiant contenait une erreur (ex : dupont@gmail.co au lieu de dupont@gmail.com) Réactiver l accès : un étudiant ayant commis trop d erreurs dans la connexion voit son compte temporairement désactivé. Si son compte est désactivé, cliquez sur Réactiver l accès de l utilisateur lui permettra de nouveau de consulter son extranet. Cette option peut être utilisée en parallèle des deux options décrites ci-dessous. Réinitialiser le mot de passe pour cet étudiant : si un étudiant souhaite changer de mot de passe (par exemple si son mot de passe vient à être connu d une tierce personne), utilisez cette option. Un nouveau mot de passe sera généré automatiquement, et lui sera renvoyé sur son adresse (faites attention à bien vérifier l exactitude du mail fourni par l étudiant avant d activer cette option). Attention : pour des raisons de confidentialité, il est impossible de choisir son mot de passe. Renvoyer son mot de passe à l utilisateur : si un utilisateur a oublié son mot de passe, cette page vous permet de le consulter pour le lui donner, ou de lui renvoyer sur son . Comme en cas de réinitialisation, faites attention à bien vérifier l exactitude du mail fourni par l étudiant avant d activer cette option Supprimer la connexion d un étudiant : cette option est à utiliser lorsque vous ne souhaitez plus qu un étudiant puisse se connecter à l extranet. Page 9/14

10 3. Désactiver ou supprimer un étudiant La suppression d un étudiant dans Formadep se déroule en deux temps : la désactivation, puis la suppression proprement dite. La désactivation La désactivation d un étudiant est utilisée lorsqu il y a démission «de fait», mais pas «de droit». Autrement dit, l étudiant n est plus jamais présent en cours, aux contrôles, etc. Le fait de désactiver un étudiant conduit donc à le faire disparaître des listes, ce qui permet aux enseignants de ne plus avoir à lui définir des absences ou des notes. Pour désactiver, un étudiant, choisissez Etudiants puis Activer/Désactiver. Une fois l étudiant désactivé, il apparaît dans la liste au centre de l écran. Un étudiant désactivé peut être immédiatement réactivé. Pour cela, faites apparaître la liste des étudiants désactivés, et choisissez Réactiver pour l étudiant concerné. La suppression La suppression d un étudiant conduit à la disparition définitive de toutes les informations concernant cet étudiant dans la base de données. Cette option est donc à utiliser avec précaution. Nous vous conseillons de l utiliser uniquement lorsque l étudiant vous a remis un avis officiel de démission. Un étudiant ne peut être supprimé que s il a été préalablement désactivé, en utilisant la procédure ci-dessus. Une fois l étudiant désactivé, il apparaît dans la liste au centre de l écran. Pour l effacer définitivement, cliquez sur la corbeille située dans la colonne «Effacer» située à droite du tableau. Les données suivantes sont supprimées : coordonnées, notes, absences, stages, etc. Un étudiant supprimé n apparaît plus dans les listes. A des fins d archivage, Formadep conserve le nom des étudiants supprimés, auxquels vous pouvez accéder en choisissant Etudiants, puis Etudiants supprimés. Page 10/14

11 4. Envoyer des messages aux étudiants Vous pouvez envoyer un groupé aux étudiants. Pour cet envoi, Formadep utilise les s enregistrés pour les étudiants dans la base. Pour envoyer un , choisissez Etudiants puis Envoyer un message. Vous pouvez envoyer un message à une promotion toute entière, ou limiter cet envoi à un groupe ou à un TP. Les paramètres du message sont les suivants : Emetteur : votre Titre et texte : titre et texte du message sont à inscrire dans les champs correspondants. Pour votre texte, un éditeur web vous permet d utiliser un certain nombre d enrichissements typographiques (couleur, gras, italique, etc.) Cc : vous pouvez mettre en copie le message à un autre correspondant (secrétariat, chef de département, ou vous-même pour vous assurer que cet envoi a réussi. Fichier joint : vous pouvez joindre un fichier. Attention, le fichier doit être obligatoirement de type pdf (Adobe Acrobat), et ne peut dépasser 300Ko. Toutefois, nous vous conseillons, si ce fichier est important, de le déposer plutôt dans l interface de dépôt des documents accessible par Administration et Documents. Une fois votre message préparé, choisissez Envoyer le message. Le programme récapitule la liste des étudiants à qui le message a été envoyé, et celui pour lequel il n a pu l être. Cette liste vous permet de vérifier la validité des adresses . Cette étape de «validation» ne permet que de vérifier la validité intrinsèque de l adresse ; elle ne peut corriger les fautes présentes dans le mail. Si par exemple le mail de l étudiant est pierre.dupont@yahoo.fr et que l adresse intégrée dans la base est piere.dupont@yahoo.fr (avec un seul «r» à Pierre), le message sera réputé envoyé, mais n arrivera jamais. Pour éviter qu une adresse incorrecte remette en cause l ensemble de l envoi, Formadep envoie un message par étudiant ; un message envoyé à 120 étudiants signifie en pratique 120 messages envoyés pour chacun à un étudiant. Page 11/14

12 5. Editer des listes d étudiants Vous pouvez utiliser l application Etudiants pour éditer des listes d étudiants. Cette édition peut être réalisée directement à l écran, via des extractions de données sous Excel, ou via une impression. Edition directe à l écran Vous pouvez éditer directement des listes à l écran, en utilisant l option Etudiants puis Listes d étudiants. Vous pouvez alors choisir les critères suivants pour affiner votre affichage : La promotion, le groupe, le TP Les études précédentes (bac ou lycée) Le nom ou le prénom ; il s agit d une recherche approchée. Si vous inscrivez par exemple «ER» dans la zone de recherche de noms, Formadep extraira tous les étudiants dont le nom comporte ER (ex : HERME, GERMAIN, POIRIER, etc.) Le statut (étudiants actifs ou désactivés) Une fois vos critères choisis, cliquez sur Afficher les résultats pour faire apparaître la liste des étudiants satisfaisant aux critères. En haut de l affichage apparaît le nombre d étudiants concernés. Cette option peut être très utile pour l édition de statistiques. Si vous souhaitez par exemple connaître le nombre d étudiants de Bac S inscrits en première année, précisez le critère «Bac» et le critère «Promotion», et choisissez Afficher les résultats. Le nombre d étudiants concernés sera affiché en haut du tableau. Extraction sous Excel Vous pouvez extraire les données sous forme de fichier Excel. Pour ce faire, choisissez Etudiants puis Extraire (étudiants) ou Extraire (Alternance). Extraire (Etudiants) vous permet d extraire les informations concernant les coordonnées des étudiants. Choisissez en haut de l écran la promotion puis le groupe ; choisissez ensuite les informations à extraire. Les informations suivantes sont disponibles : nom et prénom, adresse, code postal et ville, téléphone Page 12/14

13 mobile, . Vous pouvez également éditer des listes particulières : délégués ou représentants au conseil de département. Pour cela, choisissez les options correspondantes. Extraire (Alternance) vous permet d extraire les informations concernant les entreprises des étudiants en formation par alternance. Le fonctionnement est le même que pour l extraction classique, seules les informations disponibles changent. Vous pouvez éditer des listes par entreprise, par étudiant, ou par encadrant. Une fois les informations choisies, cliquez sur Extraire les données. Formadep vous propose alors de télécharger un fichier Excel contenant ces informations. Lors de l enregistrement, Formadep vous propose par défaut un nom standard. En téléchargeant le fichier sur votre disque, vous devez lui donner un nom cohérent, et surtout, un nom qui se termine par.xls (ex : Etud.xls, PROMO1.xls, etc.). Si vous oubliez de renommer le fichier lors de cet enregistrement initial, vous devrez le renommer ultérieurement. Tant que vous ne l aurez pas fait (lors du téléchargement ou ultérieurement), le fichier ne pourra être reconnu directement par Excel, qui refusera de l ouvrir. Impressions Vous pouvez imprimer diverses listes (notamment des listes spécifiques à l alternance), et un trombinoscope. Pour ce faire, choisissez Etudiants puis Impressions. Page 13/14

14 6. Lexique Groupe Ensemble d'étudiants d'une même promotion. Cette notion correspond à celle de TD (à l'université), ou de classe (en lycée). Le groupe est une unité pédagogique : les étudiants d'un même groupe ont le plus souvent les mêmes cours, les mêmes évaluations, etc. Exemple de groupe : GEII 1ère année, groupe A. Les groupes sont modifiables, via Administration. Dans le menu déroulant de définition des paramètres, choisir Groupes. Promotion Ensemble d'étudiants ayant les mêmes enseignements, les mêmes types de stage, les mêmes jurys. Une promotion est rattachée à un diplôme. Elle est divisée en groupes, voire en parcours. Exemples de promotion : Techniques de Commercialisation 1ère année, Licence Professionnelle Commerce, etc. TP Ensemble d'étudiants d'un même groupe. Le TP est un demi-groupe, permettant la division du groupe en entités plus petites dans le cadre d'enseignements particuliers : langues vivantes, etc. Les TP sont modifiables, via Administration. Dans le menu déroulant de définition des paramètres, choisir TP. Page 14/14