Programme d échanges internationaux. Hiver 2017

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1 Programme d échanges internationaux Hiver 2017

2 L équipe Jacqueline Lemay - Responsable du programme Geneviève Benoit - Coordonnatrice Carmen Brodeur - Agente-conseil Asie & Océanie, Amérique latine, Belgique & France Caroline Therrien - Agente-conseil Europe (sauf Belgique & France), Canada & États-Unis

3 Contenu de la présentation Organisation du séjour Organisation scolaire à HEC Montréal Organisation scolaire à l établissement d accueil Sécurité à l étranger Adaptation culturelle Responsabilités Financement Sources d information Questions?

4 Organisation du séjour

5 Contenu de l enveloppe Pour tous Lettre d acceptation de HEC Montréal - Vérifier toutes vos données personnelles: votre nom doit être le même que celui sur votre passeport - L originale est requise pour l obtention du visa - Faites-en des copies pour d autres démarches - Pour les étudiants français: lettre (copie) nécessaire pour le renouvellement de la RAMQ à votre retour Pour certains Lettre d acceptation de l établissement d accueil (rarement) - L originale est requise pour l obtention du visa Formulaire papier de protocole d entente relatif à l assurance maladie pour la France - Pour étudiants québécois admissibles seulement Documentation de l établissement d accueil

6 Par où commencer Assurances Démarches d immigration Passeport : vérifiez dès maintenant que la date de validité soit de plus de 6 mois après la date de fin de séjour Permis de séjour si requis (visa ou autre) : vous adresser à l ambassade ou au consulat du pays d accueil Faites des copies de vos documents d immigration Lien Internet pour les coordonnées des consulats sur notre site Internet Vaccins et tests médicaux Prévoir à l avance (parfois plusieurs injections) Billet d avion Respecter les dates de séjour imposées

7 Trois types d assurances IMPORTANT - Ne pas laisser une seule journée sans couverture Assurance médicale (obligatoire) Souvent nécessaire pour les démarches d immigration et l admission à l université d accueil Hospitalisation Soins et honoraires Rapatriement Assurance voyage Exemple : remboursement du billet d avion Assurance bagages et effets personnels Exemple : ordinateur

8 Assurance médicale Adhésion obligatoire Une assurance médicale qui vous couvrira dans le pays d accueil et à l extérieur du pays Également l assurance médicale obligatoire de l établissement d accueil si elle est exigée À vérifier Êtes-vous couvert par l assurance de vos parents (ou toute autre assurance) pour un long séjour à l étranger?

9 Assurance médicale Étudiant québécois Assurance recommandée L ASEQ, régime collectif de soins de santé, offre une excellente couverture Couverture valide dans tous les pays Adhésion automatique sur la facture HEC - Si non, renouvelez auprès de l ASEQ par téléphone - Période de retrait ou de changement de couverture du 29 août au 21 septembre 2016 Obligatoire pour tous : téléphoner à l ASEQ afin d obtenir une couverture pour la durée de votre séjour ( ) Assurance additionnelle requise Entente de réciprocité de la RAMQ Pays concernés: Belgique, Danemark, Finlande, France, Norvège, Portugal, Suède Couverture équivalente à celle du pays d accueil Valide dans le pays d accueil seulement Réclamer en priorité à cette assurance Procédure transmise par courriel (sauf pour la France : formulaire papier) IMPORTANT: conserver la copie originale du formulaire validé par la RAMQ - Vous aurez à la présenter à votre arrivée au pays d accueil

10 Assurance médicale Étudiant français RAMQ Ne couvre pas suffisamment pour un long séjour à l extérieur du Québec Non admissibles aux ententes de réciprocité que la RAMQ a conclue avec certains pays CFE ou ASEQ : assurances recommandées CFE : à considérer avant toute autre assurance si vous y avez déjà adhéré ASEQ : recommandée si vous êtes titulaire de la RAMQ Téléphoner à l ASEQ ( ) (obligatoire) Pour adhérer à la partie «santé et voyage» - Période de retrait ou de changement de couverture du 29 août au 21 septembre 2016 Pour obtenir une couverture pour la durée de votre séjour Attention : formulaire à remplir et paiement par chèque directement à l ASEQ

11 Assurance médicale Étudiant étranger RAMQ (couverture insuffisante) Étudiants de nationalité belge, danoise, finlandaise, grecque, luxembourgeoise, norvégienne, portugaise ou suédoise Aucune couverture à l extérieur du Québec même si vous détenez la «carte soleil» de la RAMQ Sun Life (couverture insuffisante) Assurance Medi-Passeport de 60 jours seulement Prime demeure facturée à votre compte HEC Assurance privée (obligatoire) Vérifier si vous n avez pas déjà une assurance médicale internationale valide Student Guard : la seule compagnie qui permet de contracter une assurance à partir du Canada

12 Immigration Étudiant étranger En prévision de votre retour (entrée au Canada), assurez-vous de renouveler vos documents d immigration, si nécessaire (date d expiration) Permis de séjour CAQ Visa étudiant

13 Logement Différentes options à l étranger Conseils des anciens participants Résidences universitaires à l établissement d accueil Aide au logement de l établissement d accueil Recherche d un logement par vous-même - Informez-vous de la législation du pays Logement à Montréal Sous-location ou location Annoncer sur HEC en ligne Annoncer via Facebook «Housing exchange student HEC Montreal»

14 Ressources disponible sur le site Internet Références Immigration Coordonnées des ambassades et des consulats Section Conseils aux voyageurs et avertissements du Ministère des affaires étrangères et du commerce international (MAECI) Assurances Soins de santé des voyageurs Finance (banques, fiscalité) Études à l étranger (TOEFL) Voyage (carte ISIC, permis de conduire international)

15 Ressources disponible sur le site internet Procuration générale Pour donner accès à vos dossiers confidentiels à une personne de confiance Garantie financière / prise en charge financière Parfois demandée pour le visa ou par l établissement d accueil Demande de statut de non-résident À remplir seulement si vous êtes un étudiant ayant un budget de résident chez vos parents À remettre au Service aux étudiants Secteur de l aide financière Promotional activity confirmation Pour confirmer votre participation lors de représentation à l étranger Carte d urgence À imprimer Aide-mémoire «Step by Step» pour l organisation du séjour Calendrier universitaire de HEC Montréal Pour les dates limites de paiement des frais de scolarité et les dates d inscription aux cours pour le trimestre de retour

16 Organisation scolaire à HEC Montréal

17 Inscription à HEC Montréal Pour le trimestre d échange à l étranger Inscription automatique à HEC Montréal faite par l École Envoi par l étudiant de la fiche finale du choix de cours à la direction administrative du B.A.A. Paiement des frais de scolarité à HEC Montréal Pour le trimestre de retour (automne 2017) à HEC Montréal Sélection des cours et inscription à HEC Montréal au mois de mai-juin

18 Organisation scolaire à l établissement d accueil

19 Démarches importantes Démarches de HEC Montréal Nomination faite par HEC Montréal Démarches de l étudiant Admission (application) à l établissement d accueil Réservation de la résidence universitaire (s il y a lieu) Sélection des cours et inscription Important Attention aux échéances Référez-vous à la «Fiche d information de l établissement d accueil»

20 Contenu de la fiche d information Dates du séjour (non négociable) Admission (application) à l établissement d accueil Sélection des cours et inscription Charge de travail (non négociable) Hébergement Activités d accueil Cours de langue Réception de la lettre d acceptation Calendrier universitaire Autres informations: assurances, visa, etc. NOTE : Référez-vous également au document Complément de la fiche d information de l établissement d accueil

21 Sécurité à l étranger

22 Avant le départ Mettre à jour ses contacts d urgence dans HEC en ligne Remplir la «Carte d urgence» de HEC Montréal et l avoir sur soi en tout temps Si vous êtes canadien: Vous inscrire au Service d inscription des canadiens à l étranger Si vous êtes étranger: Vous inscrire auprès des autorités compétentes de votre pays Prendre note des coordonnées des ambassades et des consulats de votre pays Consulter la page web Quoi faire en cas d urgence à l étranger? Visiter le site Affaires mondiales Canada, section Conseils aux voyageurs et avertissements

23 Durant le séjour Nul n est sensé ignorer la loi! Un geste considéré anodin ici peut avoir des incidences sérieuses à l étranger (ex : gomme à Singapour) Même si les étudiants locaux se permettent un geste illégal, il vaut toujours mieux s abstenir Quoi faire en cas d urgence Contacter les autorités locales et le bureau international de l université et/ou celui de HEC En dehors des heures de bureaux, contacter le service de sécurité de l université d accueil et/ou celui de HEC

24 Adaptation culturelle

25 Recommandations Nul n est à l abri d un choc culturel Être flexible pour s accommoder à la nouvelle culture Accepter les habitants du pays d accueil comme ils sont Éviter les comparaisons; reconnaître et accepter les différences S imprégner de la culture locale, visiter et profiter du pays Se documenter le plus possible sur le pays Rencontrer des personnes qui ont vécu une expérience similaire Participer aux activités d intégration de l établissement d accueil Rester en contact avec sa famille et ses amis grâce à Skype ou Facebook Consulter le site du Centre d apprentissage interculturel pour un aperçu du pays. Que ce soit pendant votre séjour ou à votre retour, surtout, n hésitez pas à nous contacter

26 Responsabilités

27 Vos responsabilités Effectuer rigoureusement toutes les démarches reliées à votre échange Respecter les nombreuses dates d échéance Faire l effort de trouver vous-même les solutions Lire régulièrement vos courriels de HEC Montréal et de l université partenaire Toujours consulter directement votre boîte courriel HEC (sinon pertes de messages) Acquitter les frais de participation de $ (avant le 5 mai 2 septembre) Agir comme digne représentant (ambassadeur) de HEC à l étranger Agir comme personne-ressource au retour à HEC

28 Désistement Avant le départ ou pendant le séjour à l étranger Que pour des raisons majeures - Tout désistement a un impact important sur la relation de HEC avec le partenaire (critique) Contacter immédiatement votre agente-conseil du programme d échanges internationaux Frais de $

29 Financement

30 Bourses Politique d attribution Pas de bourse pour tous Les étudiants admissibles sont contactés par courriel Règles sur le cumul - Maximum de $ (exception HSBC), peu importe le nombre de bourses - LOJIQ, bourse ambassadeur et toute autre bourse externe non inclus dans le cumul Information: Coût et ressources financières Types de bourses Soutien financier Excellence Attribution des bourses Septembre (sauf exception) Boursiers Octobre : confirmation aux étudiants Novembre : chèque / virement automatique (formulaire transmis par courriel)

31 Bourse Ambassadeur international Association des diplômés Au retour de l échange Bourse offerte aux étudiants qui ont représenté dignement HEC Montréal durant leur échange et qui se sont démarqué par: L'excellence des résultats scolaires L implication et la participation à des activités de rayonnement pour l'école Bourses de $ Critères d évaluation 1. Avoir participé au Programme d'échanges internationaux de HEC Montréal 2. Avoir respecté la charge de cours imposée par HEC Montréal 3. Avoir obtenu d'excellents résultats académiques à l'université d'accueil Date limite de dépôt de candidature Invitation par courriel

32 Prêts Prêt HEC Montréal Pour tous - Sur demande auprès de votre agente-conseil Maximum de $ Très bas taux d intérêt : selon le taux d escompte de la banque du Canada plus 1 % À rembourser (capital et intérêts cumulés) que 3 mois après la fin de votre programme d études Accessible rapidement: 5 jours ouvrables après signature du contrat Disponible avant, pendant ou au retour d échange Aide financière aux études (AFE) du Gouvernement du Québec Les bénéficiaires demeurent admissibles - Aux mêmes termes et aux mêmes conditions que si vous demeurez au Québec Seulement si vous êtes un étudiant ayant un budget de résident chez les parents: demande de changement de statut à faire en remplissant le formulaire «Statut de non résident»

33 Programme de soutien financier LOJIQ Destinations Amériques (sauf le Canada), Asie, France, Wallonie-Bruxelles Admissibilité Citoyen canadien et résident permanent Prestation 65% des frais de transport aérien jusqu à un maximum variant selon la destination Processus Un courriel de LOJIQ sera envoyé directement aux étudiants admissibles

34 Sources d information

35 Sources d information Courriel «pré-départ» du Programme d échanges internationaux Fiche d information sur l établissement d accueil Complément à la fiche d information sur l établissement d accueil Fiche contacts - Adressez-vous au bon contact selon le besoin (Ex.: Études = Agente-conseil à la Direction administrative du B.A.A.) Procédure pour l entente relative à l assurance maladie - Pour étudiants québécois admissibles seulement Site internet Page d accueil du Programme d échanges Présentation PowerPoint rencontre pré-départ sous la section Je prépare mon séjour à l étranger Page Facebook HEC - Programme d'échanges internationaux

36 Programme d échanges internationaux Édifice Decelles, bureau (5 e étage) Lundi au jeudi de 13 h à 16 h 30 Courriel de votre agente-conseil assignée carmen.brodeur@hec.ca caroline.3.therrien@hec.ca