Version 2 Février Guide. Comment choisir un chargé de projet

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1 Version 2 Février 2014 Guide Comment choisir un chargé de projet

2 Ce document a été produit grâce à l aide financière du Ministère de la Famille

3 . Table des matières 1 INTRODUCTION LA GESTION DE PROJET LE CONTENU : CONCEPTION DES PLANS BUDGET / QUALITÉ ÉCHÉANCIER MODALITÉS DU CHARGÉ DE PROJET FINANCEMENT DE LA CONSTRUCTION D UNE INSTALLATION FINANCEMENT DE L ACQUISITION D UNE PROPRIÉTÉ FINANCEMENT DES AMÉLIORATIONS LOCATIVES PROCESSUS DE RECHERCHE D UN CHARGÉ PROJET L ANALYSE DES BESOINS Tâches Mandat LA RECHERCHE DE CANDIDATS Profil des compétences Recrutement Présélection L APPEL D OFFRES L ANALYSE DES SOUMISSIONS LE CONTRAT ANNEXE 1 : PIÈCES À REMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET ANNEXE 2 : LA CHARTE DES RESPONSABILITÉS ANNEXE 3 : GRILLE DU PROFIL DE COMPÉTENCES ANNEXE 4 : ANNONCE POUR LA RECHERCHE DE CANDIDATURES ANNEXE 5 : MATRICE DE DÉCISION, ÉVALUATION DU PROFIL DES COMPÉTENCES ANNEXE 6 : ENTREVUE TÉLÉPHONIQUE ANNEXE 7 : ENTREVUE ANNEXE 8 : APPEL D OFFRES ANNEXE 9 : MODÈLE DE CONTRAT RÉFÉRENCES... 64

4 1 INTRODUCTION Ce guide s adresse principalement aux centres de la petite enfance (CPE) ayant fait une demande de places subventionnées en services de garde éducatifs à l enfance dont le projet a été retenu par le ministère de la Famille. La conduite de ce type de projet peut s avérer très laborieuse et exigeante de votre temps. La gestion de projet est une discipline complexe qui demande des connaissances spécifiques. Il faut savoir mettre en œuvre des outils de planification structurelle, fonctionnelle, opérationnelle et budgétaire visant à organiser de bout en bout le bon déroulement d un projet. Le Programme de financement des infrastructures et autres subventions liées à des projets d immobilisation (PFI) octroie, pour certains Vérification types de projets, un montant pour financer les honoraires d un chargé de projet. Le choix de votre chargé de projet est une décision sérieuse qui peut avoir un impact sur votre projet et sur les décisions que vous aurez à prendre. Il joue un rôle essentiel et doit devenir un allié/conseiller en gestion de projet pour vous permettre la mise sur pied d un service de qualité. Le chargé de projet doit s engager à se conformer à la Loi sur les Centres de la Petite Enfance, aux règlements, aux normes émises par le ministère de la Famille ainsi qu à toute autre loi ou tout règlement fédéral, provincial ou municipal en vigueur. Anticipation Négatioation Gestion budgétaire Conduire un projet Planification Pour toutes ces raisons, nous vous proposons ce guide qui vous permettra de connaître les exigences du Ministère ainsi que de vous outiller dans le domaine de la gestion de projet et ainsi vous permettre de bénéficier pleinement de la subvention PFI. Ce document vise à préciser les différentes tâches à accomplir, les critères à considérer lors du choix d un chargé de projet, les responsabilités qui lui seront dévolues par le conseil d administration du CPE (CA) et les obligations dont il devra s acquitter en regard du mandat qui lui est confié. Analyse Organisation 2 LA GESTION DE PROJET La gestion de projet ou conduite de projet est une démarche visant à structurer, assurer et optimiser le bon déroulement d un projet 1. Le management de projet est l application de connaissances, d outils et de techniques aux activités d un projet afin d en satisfaire les exigences. Conséquemment, le maniement de la gestion de projet consiste à planifier, exécuter et contrôler les paramètres d un projet. Pour ce faire, il est important : I. D identifier les exigences; Règles administratives du PFI; Règles budgétaires du PFI; 1 3

5 Loi et règlements sur les services de garde éducatifs à l enfance; Code de construction du Québec; Les besoins du CPE; Les exigences des municipalités. II. D analyser les divers besoins, soucis et attentes des parties prenantes 2 ; III. De pondérer les contraintes concurrentes du projet provoquées, entre autres, par : le contenu; la qualité; le budget; l échéancier. Les parties prenantes sont des personnes ou des organisations qui prennent une part active au projet, et dont les intérêts peuvent être affectés, positivement ou négativement, par la performance du projet ou par son achèvement. 2.1 Le contenu : conception des plans Le contenu à définir pour un projet de concrétisation de nouvelles places se délimite principalement dans l élaboration des plans préliminaires, cette étape représentant un point pivot du projet. L architecte est le professionnel, dans ce type de projet, responsable de la création des plans. Selon l Ordre des architectes du Québec, l architecte s emploie à définir précisément les besoins de son client avant de concevoir, en fonction du budget disponible, un bâtiment qui résoudra au mieux l équation «solidité, fonction et esthétique». Il prend en compte les paramètres d ordre géographique, environnemental, social, culturel et technique. Ce processus, qui se déroule en collaboration avec le client, fait aussi appel à d autres professionnels : ingénieur, architecte paysagiste, arpenteur géomètre, etc. Chaque professionnel a l imputation de la portion spécialisée à sa profession et de la conformité des travaux si son mandat stipule une surveillance de chantier. Règlements municipaux L'ingénieur civil L'ingénieur mécaniqueélectrique Ministère de la Famille Architecte CPE 2 4

6 2.2 Budget / qualité Dans le but de respecter les enveloppes budgétaires allouées par le Ministère, l élaboration du budget d implantation devient un processus de consolidation entre les souhaits de certains designs et matériaux, versus les coûts reliés avec ces choix afin de respecter un niveau de qualité acceptable par le Ministère et le CPE. Estimer les coûts est un processus qui consiste à calculer une approximation des ressources monétaires nécessaires à l accomplissement de l ouvrage. Il est dans le mandat de l architecte de soumettre une estimation du coût probable des travaux (budget implantation préliminaire). L estimation des coûts doit être affinée selon les étapes du projet pour refléter les informations supplémentaires qui deviennent disponibles. entente CPE- Ministère Enveloppes budgétaires préliminaires Contrat chargé de projet Rapport bimestriel contrat architecture Dépot des plans préliminaires Budget préliminaire Rapport bimestriel contrat entrepreneur Enveloppes budgétaires révisées Budget révisé Rapport bimestriel Plans révisés fin des travaux Enveloppes budgétaires finales Budget final Un défi important est d orchestrer l harmonie entre les exigences et les besoins des parties prenantes du projet lorsque celles-ci ont des idées différentes sur l importance relative des contraintes. Gérer les attentes contribue à accroître la probabilité de succès du projet en assurant que les intervenants du projet comprennent les avantages et les risques. En anticipant la réaction des gens par rapport au projet, il est possible de prendre des mesures préventives pour gagner leur soutien ou minimiser les impacts négatifs. Des personnes actives dans l atteinte de l objectif global du projet procurent une situation propice à la réussite de celui-ci. 5

7 2.3 Échéancier Élaborer un échéancier est un processus d analyse des séquences des activités, des durées, des besoins en ressources et des contraintes. La saisie de ces données permet d obtenir un échéancier comportant les dates prévues pour l achèvement des tâches du projet. Ce processus doit être revisé selon les étapes complétées du projet. L élaboration de l échéancier nécessite la revue et la révision des estimations de la durée et des ressources, de façon à créer un échéancier du projet qui puisse servir de référence de base pour le suivi de l avancement du projet. La révision et le maintien d un échéancier réaliste se poursuivent au fur et à mesure que le travail progresse et que la nature des évènements à risque évolue 3. Un échéancier de réalisation du projet doit être remis lors de la signature de la lettre d engagement. Par la suite, afin de signaler l avancement du projet, le Ministère réclame la préparation d un rapport bimestriel de suivi à la réalisation du projet. 3 MODALITÉS DU CHARGÉ DE PROJET Dans le transcrit des règles administratives du PFI 4, «Le chargé de projet peut être une personne physique ou une personne morale faisant fonction de consultant. Il ne peut être employé par le CPE, ni membre de son conseil d administration. Il doit toutefois être nommé par ce dernier. De plus, il ne peut être employé par aucun autre CPE». Le rôle : «Le principal rôle d un chargé de projet consiste à faire le lien entre tous les intervenants participant à un même projet et à coordonner leurs actions. Il doit savoir arrimer les besoins et les exigences du CPE et du Ministère, mais aussi élaborer le budget et le calendrier et en faire le suivi. Il doit aussi harmoniser les pratiques de chacun afin de faciliter la réalisation du projet et l entente des différents intervenants.» Les responsabilités : «Ses responsabilités consistent à faire l étude de faisabilité, préparer et gérer le calendrier d exécution des travaux et les budgets détaillés du projet, de concert avec les différents intervenants. De plus, il effectue ou supervise toute demande de permis de construction faite à la municipalité. Il doit également organiser et superviser le processus d appel d offres en fonction des échéanciers. En collaboration avec l architecte, il L implication du chargé de projet lors de la préparation du calendrier d exécution des travaux et du budget d implantation relève plutôt d une consolidation d informations. L architecte et l entrepreneur sont des intervenants prépondérants dans la préparation de ces documents. 3 4 Règles administratives, Programme de financement des infrastructures et autres subventions liées à des projets d immobilisation, Juin

8 supervise l exécution et règle différentes problématiques auprès des entrepreneurs. Il doit également tenir informé le conseil d administration des avancées ou des modifications apportées au projet. Finalement, il assure la fermeture du projet.» Les coûts engendrés par le chargé de projet relèvent de l enveloppe budgétaire des honoraires professionnels. Aussi, les projets qui pourront avoir accès aux honoraires du chargé de projet (Élément 2 de l enveloppe honoraires professionnels) devront se conformer aux exigences de cette enveloppe concernant l attribution des contrats. «Lorsque les honoraires estimés d'un professionnel sont supérieurs à $, mais inférieurs à $, le CPE doit attribuer le contrat par appel d'offres sur invitation. S ils sont de $ ou moins, le CPE peut négocier de gré à gré. S ils sont de $ ou plus, le recours à l appel d offres publiques est obligatoire.» Voici la liste des projets qui sont admissibles : 3.1 Financement de la construction d une installation «La construction d une installation peut s imposer comme la meilleure solution à divers problèmes. Ainsi, on peut décider de construire une installation lorsque : de nouvelles places sont attribuées à un CPE ou à un demandeur de permis de CPE; le CPE, qu il soit locataire ou propriétaire, a reçu l autorisation du ministre de changer d emplacement. La construction peut impliquer l achat d un terrain ou la location d un terrain par contrat d emphytéose d au moins 40 ans. Les enveloppes sont fixées en fonction des événements déclencheurs et de la situation antérieure du CPE.» 3.2 Financement de l acquisition d une propriété «L acquisition et la rénovation d une propriété pour en faire une installation peuvent s imposer comme la meilleure solution à divers problèmes. Ainsi, on peut décider d acquérir et de rénover une propriété lorsque : de nouvelles places sont attribuées à un CPE ou à un demandeur de permis de CPE; le CPE, qu il soit locataire ou propriétaire, a reçu l autorisation du ministre de changer d emplacement. Par acquisition, on entend également la location d une propriété par contrat d emphytéose d au moins 40 ans. Certains ajustements sont apportés à l enveloppe pour tenir compte de cette situation. Les enveloppes sont fixées en fonction des événements déclencheurs et de la situation antérieure du CPE.» 7

9 3.3 Financement des améliorations locatives «Les améliorations locatives apportées par un CPE locataire peuvent être acceptées dans le cadre du PFI si elles sont liées à l implantation de l installation ou au changement d emplacement. Pour être admissible, le CPE doit avoir un bail d au moins 5 ans et avoir une option ferme de renouvellement d une durée équivalente.» Tous les autres types de projet ne sont pas admissibles à un montant spécifique pour les honoraires du chargé de projet. Il est important avant toute démarche de valider avec votre conseiller aux services à la famille (CSF), votre personneressource au ministère de la Famille, l admissibilité à cette enveloppe budgétaire ainsi que le montant maximum alloué. 4 PROCESSUS DE RECHERCHE D UN CHARGÉ PROJET Pour vous seconder dans l organisation de votre choix tout en respectant les règles administratives du Ministère, nous vous proposons de faire votre sélection en cinq étapes. Celles-ci sont aussi importantes les unes que les autres et il est essentiel de les faire en ordre afin de rendre ce processus efficace et à l'avenant de vos attentes. L'analyse des besoins 1re étape 2 e étape La recherche de candidats Pré-sélection L appel d offres 3 e étape 4 e étape L'analyse des soumissions (3 minimum) Le contrat 5 e étape Selon le Ministère, l entité légale du CPE est son CA. Conséquemment, si la direction générale désire gérer le mandat et le contrat du chargé de projet, elle doit vérifier les règlements administratifs du CPE concernant la délégation de pouvoir. De plus, l adoption d une résolution du CA spécifiant les protocoles de gestion concernant le chargé de projet peut être incontournable. Trouver un chargé de projet qui répondra à vos attentes peut prendre quelques semaines. Il est donc très important que vous établissiez un calendrier des grandes étapes de réalisation du projet afin de vous guider dans votre travail. 8

10 4.1 L analyse des besoins Avant de partir à la recherche d un chargé de projet, il est important de définir vos besoins. Chaque personne acquiert de l expertise diverse lors de la gestion d un CPE, toutefois un projet d immobilisations requiert énormément de temps et d énergie. Il s impose de trouver un chargé de projet qui viendra complémenter vos acquis afin d alléger votre charge de travail. Posez-vous les questions suivantes : a) Connaissez-vous le domaine de la construction, ingénierie et d architecture? b) Avez-vous des habiletés en gestion de projet? c) Êtes-vous à l aise avec la préparation de budget et d échéancier? d) La rédaction d appels d offres vous intéresse? e) Avez-vous le temps de gérer tous les suivis administratifs du PFI? Tâches Définir les activités est le processus qui consiste à identifier les actions spécifiques à entreprendre pour produire les livrables du projet. Afin d entreprendre des livrables, il faut Un livrable est tout résultat, document, mesurable, tangible ou vérifiable, qui résulte de l achèvement d une partie de projet ou du projet. Exemples : Un cahier des charges et une étude de faisabilité sont des livrables. Une tâche est une action à mener pour planifier les tâches aboutir à un résultat. requises pour atteindre notre objectif. Les tâches du chargé de projet peuvent varier d un CPE à l autre en fonction des habiletés des membres de «l équipe promoteur». Il est important de réaliser que plus votre chargé de projet exécutera de tâches, plus l apport financier requis sera important. Vous aurez à adapter les tâches en fonction du type de projet retenu : le temps et l énergie dont vous disposez pour ce projet en considérant l échéancier global ; l implication souhaitée de votre chargé de projet, que ce soit au plan technique, administratif ou dans le cadre d expertises spécifiques ; les modalités du plan de financement. Vous établirez les tâches du chargé de projet en fonction du rôle et de l impact que vous désirez qu il ait. Il pourra par exemple faciliter l exécution de votre projet en coordonnant toutes les pièces justificatives à remettre au Ministère selon les étapes du projet (voir Annexe 1) Mandat Le chargé de projet accomplit son mandat en collaboration étroite avec le CA, la direction générale du CPE et le CSF du Ministère saisi du dossier. Un travail de coopération et d écoute est essentiel au bon déroulement du projet. «Pour s assurer d'obtenir des soumissions comparables et de réduire les risques de litiges, le CPE doit définir, par écrit, de façon précise et complète, le mandat qu il veut confier au 9

11 professionnel, le niveau d expérience et de compétence recherché ainsi que la méthode de rémunération qu il privilégie selon le type de mandat.» 5 Pour vous aider à déterminer le mandat du chargé de projet et les tâches à inclure, une charte de responsabilité des activités à accomplir lors du déroulement de votre projet se retrouve à l Annexe 2. Le conseil d administration doit valider le choix des tâches qui seront confiées au chargé de projet. 4.2 La recherche de candidats Le but de cette étape est de trouver le plus de candidats possible qui répondent à vos critères tout en respectant les exigences du Ministère afin de les inviter à faire une soumission pour votre projet Profil des compétences Une soumission est une déclaration écrite par laquelle une entreprise ou une personne s engage à exécuter l ouvrage défini dans un mandat sujet à une adjudication au prix qu elle a elle-même fixé. Après avoir déterminé une liste de tâches qui relèvent du chargé de projet, il convient maintenant de déterminer le profil de compétences de celui-ci. La base de ce profil doit respecter les modalités émises par le Ministère; «Le chargé de projet doit posséder une formation technique ou universitaire dans un domaine connexe à la gestion de projet ou à la construction, une bonne connaissance du milieu de la construction et des lois et règlements qui encadrent ce milieu, une connaissance des domaines techniques reliés au projet, une expérience dans la supervision de travaux de construction et une aisance dans les tâches reliées à la gestion. Le rôle de chargé de projet exige un bon sens de l organisation, une facilité à gérer plusieurs projets en même temps et à coordonner plusieurs équipes, une habileté en communication et une capacité à prendre les décisions.» Analysez votre liste des tâches principales et précisez ensuite les exigences techniques, professionnelles et personnelles qu un chargé de projet devrait avoir acquises pour remplir son mandat. Une grille du profil de compétences a été préparée en Annexe 3. D autres tâches, connaissances, habiletés, et aptitudes peuvent être ajoutées afin de personnaliser l outil. Cette grille vous permettra de déterminer le niveau de compétences des soumissionnaires à vos appels d offres. Vous devez vous assurer que tous les professionnels offrent des services de niveau comparable. 5 Règles administratives, Programme de financement des infrastructures et autres subventions liées à des projets d immobilisation, Juin

12 4.2.2 Recrutement Il est parfois possible de trouver une liste de chargés de projets en contactant les ressources suivantes : Les regroupements de CPE de votre région ; Les commissions scolaires ; Les services de garde en activité depuis les 2 dernières années ou en cours de développement. La première étape consiste à déterminer quels seront les moyens que vous utiliserez pour trouver vos candidats le plus efficacement possible. À cette étape, il s agit de déterminer où on peut rejoindre le maximum de chargés de projet. Voici quelques suggestions : Les ordres professionnels o des architectes du Québec o des ingénieurs du Québec Réseau des ingénieurs du Québec Réseau Project Management Institute o PMI-Montréal o Réseau Mauricie Centre-du-Québec (RMCQ) Chambres de commerce de votre région Universités et CEGEP Association des Groupes des Ressources Techniques du Québec (AGRTQ) Ordre des technologues professionnels du Québec (OTPQ) Aide technique pour des entreprises alternatives (ATENA) La deuxième étape est de préparer un message ou une publicité qui incitera le candidat ou la firme à poser sa candidature. Diffusez le message et tentez de faire la recherche auprès des associations ou regroupements pour des candidats et laissez une à deux semaines aux candidats pour postuler. Voir à l Annexe 4 un exemple d une annonce pour la recherche d un candidat Présélection La présélection est un outil qui vous permettra d éliminer les personnes qui ne correspondent pas au profil des compétences recherchées. Ainsi, vos professionnels auront une expertise et un niveau de compétences comparables. Il s agit d examiner d abord les curriculum vitae ou offres de services reçus et de concentrer son attention uniquement sur les exigences qui ont été établies. 11

13 Pour chaque candidat, remplissez la section «A» de la matrice de décision de l Annexe 5, évaluation du chargé de projet. Ceci vous permettra de faire un survol rapide afin d éliminer les candidats qui ne respectent pas les exigences de base. ENTREVUE TÉLÉPHONIQUE Durant l entrevue, posez des questions précises qui ne demandent pas de développement afin d obtenir des clarifications et des informations supplémentaires permettant de compléter la section «B» de la matrice de décision. Déterminez si le candidat possède les compétences recherchées et assurez-vous qu il correspond à vos exigences. Il s agit de préparer soigneusement les questions qui vous viendront à la lecture du curriculum vitae/porte-folio/profil corporatif. Voir l Annexe 6 pour vous aider à préparer votre entrevue téléphonique. ENTREVUE L entrevue sert à obtenir des informations qui vous permettront d évaluer le candidat ou la firme qui répond aux critères de sélection. Il est donc important de : Faire parler le candidat sur ses champs de compétences Connaître ses réalisations passées L amener à vous expliquer comment il a procédé pour réaliser son dernier projet ou sa dernière réalisation Vérifier si votre candidat aura des affinités avec votre CA Une liste de questions a été développée, consultez l Annexe 7 pour en prendre connaissance. En fin d entrevue, révisez rapidement le profil de compétences et assurez-vous que vous avez suffisamment d informations. Demandez au candidat ou à la firme des références sur son travail, entre autres des réalisations qu il a pu faire avec d autres CPE ou organismes et lui faire signer l autorisation de prise de références. Terminez l entrevue en décrivant votre projet ainsi que les prochaines étapes de réalisation que vous entrevoyez. Après l entrevue, remplissez immédiatement, à l aide de vos notes, la section «C» de la matrice de décision. Évitez d écrire vos opinions personnelles et vos commentaires. LISTE DE CANDIDATS Un système de pointage a été établi selon l importance que vous attribuez aux critères. Il peut être variable d un CPE à l autre selon l importance accordée. La case «note du candidat» est le résultat attribué aux personnes. Avant de les inviter à un appel d offres, vérifiez ses références, les informations qui vous ont été confiées et la satisfaction des clients précédents. 12

14 4.3 L appel d offres Un appel d'offres est une procédure qui permet de faire le choix de l individu ou entreprise (le soumissionnaire qui sera le fournisseur) pour réaliser des travaux/services. L appel d offres est un document qu on envoie à des fournisseurs dans le but de leur demander une cotation. L objectif est de mettre plusieurs entreprises en concurrence pour fournir un produit ou un service. Les règles administratives préconisent une procédure que sont tenus de respecter les CPE lors de l attribution de contrats professionnels. Généralement, pour les services d un chargé de projet, un appel d offres sur invitation est requis. Toutefois si les honoraires professionnels sont de moins de 5000 $, vous pouvez allouer un contrat de gré à gré. Un modèle a été mis au point pour vous aider dans la rédaction d un appel d offres de services. Il appartient au CPE d adapter ce modèle afin de mieux refléter les particularités de son projet. Vous pouvez consulter cet outil à l Annexe 8. Le CPE doit ajuster ce document selon les réalités de son projet. Dans les règles administratives du PFI, «L appel d offres sur invitation consiste à obtenir des soumissions d au moins trois professionnels offrant une expertise et un niveau de compétence comparables». De ce fait, le Ministère requiert une résolution du CA indiquant : Le nom des soumissionnaires ayant participé à l appel d offres et les montants soumis; Le nom du soumissionnaire retenu ; Pour les contrats de $ et plus, le fait que le soumissionnaire retenu ait produit les déclarations et les rapports exigés en vertu des lois fiscales du Québec et qu il n ait pas de compte en souffrance à l endroit de Revenu Québec. Les invitations doivent être envoyées simultanément et accompagnées des documents pertinents. 4.4 L analyse des soumissions Toutes les soumissions (minimum de 3) doivent être ouvertes en présence de témoins à la date, heure et lieu mentionnés dans l appel d offres. De plus, selon les règles administratives du PFI «Tous les professionnels qui ont soumissionné des travaux peuvent assister à l ouverture des soumissions» Lors de l ouverture, «le nom des soumissionnaires et leur proposition de prix respective doivent être annoncés à haute voix». Par la suite, dites aux personnes présentes qu une analyse de la conformité des soumissions sera effectuée et qu une décision sera remise à une date prescrite. 13

15 CHOIX DU CANDIDAT «Le CPE doit attribuer le contrat au moins-disant et en fournir la preuve au Ministère. Le Ministère n octroie pas de budget particulier pour chaque type de professionnel sauf pour le chargé de projet pour les projets admissibles. Cependant; Toute soumission qui n est pas présentée conformément aux instructions fournies aux soumissionnaires ou qui n est pas accompagnée des documents exigés, dûment remplis, ne peut être retenue. Sous réserve du paragraphe précédent, le CPE doit étudier et considérer, aux fins de l attribution du contrat, toutes les soumissions présentées» Le contrat Il est important et même crucial que les éléments de la proposition soient mis par écrit sous forme de contrat en tentant de bien spécifier les biens livrables, tels que l étude de faisabilité et les échéanciers. L offre de services devrait inclure les étapes de versement de la subvention. Il est recommandé que les versements soient faits en fonction des biens livrables du projet (étapes de réalisation). Un contrat précisant les mécanismes de communication interne et externe (MF, parents, autres) doit être signé entre le chargé de projet et le CA. Il doit stipuler que le mandat sera exécuté selon la philosophie et les orientations déterminées par le CA et réalisé conformément aux dispositions législatives, réglementaires et administratives applicables. Le contrat de services du chargé de projet doit contenir l objet et la durée du contrat, la définition du mandat, le calendrier de travail ainsi que les responsabilités de cette personne. De même, il doit définir les obligations et responsabilités du CA et les moyens de contrôle quant à l exécution du mandat, soit par le rapport bimestriel ou autre. Il doit aussi faire mention des modalités de versement des paiements selon ce qui aura été déterminé. Une ébauche (voir Annexe 9) a été modélisée afin d amorcer votre démarche de la rédaction d un contrat. 6 Règles administratives, Programme de financement des infrastructures et autres subventions liées à des projets d immobilisation, Juin

16 ANNEXE 1 : PIÈCES À REMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET

17 Type de projet Financement de la construction d une installation ANNEXE 1 : PIÈCES À SOUMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET 1re étape Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire Contrat du chargé de projet Résolution du CA o Nom soumissionnaires ayant participé à l appel d offres et les montants soumis o Soumissionnaire retenu o $ attestation de RQ Résolution du CA pour PFI o Demande de financement o Motif de la demande o Personne signataire o Renoncement engagement antérieur o Analyse changement d emplacement Cas de locaux insalubres ou inadéquats Rapport d une autorité compétente En cas de sinistre Rapport d évaluation des dommages par l assureur, établissant les conditions et les montants d indemnisation 2 e étape Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement Appel d offres professionnels Projet de contrat avec architecte et ingénieur Résolution du CA o Nom soumissionnaires o Soumissionnaire retenu o Membre de l ordre professionnel o $ attestation de RQ Analyse dossier MF émet avis Contrat avec architecte/ingénieur Déjà propriétaire du terrain Critères de la municipalité Étude de sol Acte notarié MF décision sur réalisation du projet Acquisition d un terrain Étude de faisabilité o Étude d opportunité o Calendrier de réalisation o Budget d implantation Évaluation municipale Certificat de localisation 3 e étape Pièces à soumettre pour le décaissement durant le projet Formulaire Demande de versement Projet - formulaire 6F OAQ et Avenants de modification formulaire 8F OAQ signés par l architecte Formulaires o Demande de paiement (3F OAQ) o Détails de la demande (4F OAQ) o Certificat de paiement (5F OAQ) Signés personnes autorisées Formulaire Relevé des dépenses non reliées à des travaux de construction Copies des factures MF confirme à l institution financière les sommes à verser au CPE 4 e étape Pièces à soumettre pour l approbation des locaux Résolution CA CPE détient les assurances exigées pour l occupation du bâtiment Plan des étages (AutoCAD) Certificat de fin des travaux (formulaire 11F OAQ) ou certificat d achèvement substantiel (formulaire 10F OAQ) signé par l architecte Demande d inspection pour approbation des locaux par le MFA MF inspecte les lieux et remet un Avis d approbation des locaux Pièces à soumettre pour l établissement de l enveloppe finale de financement Formulaire présentant la composition des coûts réels du projet Lettre de la municipalité montant final aide ClimatSol du MDDEP s il y a lieu 16

18 ANNEXE 1 : PIÈCES À SOUMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET 1re étape Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire En cas d éviction Avis d éviction du propriétaire précisant les motifs Autres documents pertinents pour l évaluation de la demande MF décision sur admissibilité du projet et fait parvenir l Entente MF-CPE afin de confirmer l enveloppe préliminaire Pièces requises par l institution financière pour l ouverture du prêt à terme Formulaire Demande de versement pour avance de 2,5 % s il y a lieu 2 e étape Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement Info infrastructure Estimation d un évaluateur agréé Critères de la municipalité Étude de sol Autres documents pertinents Cas échéant, nature du projet Projet déclaration copropriété Projet cession de terrain Programme MDDEP o Lettre d acceptation Construction bâtiment Acte d acquisition du terrain Étude de faisabilité (suite) o Calendrier réalisation o Plan de communication o Budget d implantation o Budget de fonctionnement o Esquisse du projet (facultative) o Plans préliminaires signés et scellés par un architecte Documents d appel d offres 3 e étape Pièces à soumettre pour le décaissement durant le projet 4 e étape Pièces à soumettre pour l approbation des locaux Signature de l addenda à l Entente MF- CPE MF ferme le dossier avec lettre de l institution financière confirmant le taux d intérêt fixe pour le prêt à terme En parallèle, soumettre tous les documents pour la délivrance de son permis Cas échéant, nature du projet Déclaration des copropriétaires acte notarié Cession de terrain ou contrat d emphytéose MF approbation 17

19 ANNEXE 1 : PIÈCES À SOUMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET 1 re étape Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire 2 e étape Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement 3 e étape Pièces à soumettre pour le décaissement durant le projet 4 e étape Pièces à soumettre pour l approbation des locaux Autorisation des travaux Copie de publication de l appel d offres public Révision o Budget d implantation o Plan et devis o Calendrier de réalisation Résolution du CA o Noms soumissionnaires o Soumissionnaire retenu Détient assurances Cautionnements exigés Permis valide Régie du bâtiment o $ attestation de RQ Copie soumission retenue avec ventilation des coûts Projet contrat entre CPE et entrepreneur Obtention des permis Modifications appropriées (si) o Signature Addenda entente CPE-MF, modification de prêt à terme o $ autorisation SPII o MF autorise signature CPE-Entrepreneur début des travaux Copie du contrat CPE-Entrepreneur MF panneau sur site 18

20 Type de projet Financement de l acquisition d une propriété ANNEXE 1 : PIÈCES À SOUMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET 1 re Étape Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire Contrat du chargé de projet Résolution du CA o Nom soumissionnaires ayant participé à l appel d offres et les montants soumis o Soumissionnaire retenu o $ attestation de Revenu Québec RQ Résolution du CA pour PFI o Demande de financement o Motif de la demande o Personne signataire o Renoncement engagement antérieur o Analyse changement d emplacement Cas de locaux insalubres ou inadéquats Rapport d une autorité compétente En cas de sinistre Rapport d évaluation des dommages par l assureur, établissant les conditions et les montants d indemnisation 2 e étape Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement Appel d offres professionnels Projet de contrat avec architecte et ingénieur Résolution du CA o Nom soumissionnaires et montant o Soumissionnaire retenu o Membre de son ordre professionnel o $ attestation de RQ Analyse dossier MF émet un avis Contrat avec architecte/ingénieur Faire autoriser l acquisition de la propriété Étude de faisabilité o Étude d opportunité o Calendrier de réalisation o Budget d implantation o Esquisse des aménagements Évaluation municipale terrain et bâtiment Copie certificat de localisation Estimation évaluateur agréé si écart 3 e étape Pièces à soumettre pour le décaissement durant le projet Formulaire Demande de versement Projet - formulaire 6F OAQ et Avenants de modification formulaire 8F OAQ signés par l architecte Formulaires o Demande de paiement (3F OAQ) o Détails de la demande (4F OAQ) o Certificat de paiement (5F OAQ) o Signés personnes autorisées Formulaire Relevé des dépenses non reliées à des travaux de construction Copies des factures MF confirme à l institution financière les sommes à verser au CPE 4 e étape Pièces à soumettre pour l approbation des locaux Résolution CA CPE détient les assurances exigées pour l occupation du bâtiment Plan des étages (AutoCAD) Certificat de fin des travaux (formulaire 11F OAQ) ou certificat d achèvement substantiel (formulaire 10F OAQ) signé par l architecte Demande d inspection pour approbation des locaux par le MFA MF inspecte les lieux et remet un Avis d approbation des locaux Pièces à soumettre pour l établissement de l enveloppe finale de financement Formulaire présentant la composition des coûts réels du projet Lettre de la municipalité montant final aide ClimatSol du MDDEP s il y a lieu 19

21 ANNEXE 1 : PIÈCES À SOUMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET 1 re Étape Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire Autres documents pertinents pour l évaluation de la demande MF décision sur admissibilité du projet et fait parvenir l Entente MF-CPE afin de confirmer l enveloppe préliminaire Pièces requises par l institution financière pour l ouverture du prêt à terme 2 e étape Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement Autres documents pertinents Cas échéant, nature du projet Projet déclaration copropriété Projet cession de terrain Si projet de réhabilitation Programme MDDEP, o Lettre d acceptation Déclaration des copropriétaires Cession de propriété ou emphytéose 3 e étape Pièces à soumettre pour le décaissement durant le projet 4 e étape Pièces à soumettre pour l approbation des locaux Signature de l addenda à l Entente MF- CPE En parallèle, soumettre tous les documents pour la délivrance de son permis Formulaire Demande de versement pour avance de 2,5 % s il y a lieu Autorisation à procéder à l appel d offres pour construction Acte d acquisition Étude de faisabilité (suite) o Plan de communication o Budget d implantation o Budget de fonctionnement o Plans préliminaires signés et scellés par un architecte Documents d appel d offres MF Analyse documents et donne son approbation conditionnelle budgets, approuve les plans et autorise à procéder appel d offres 20

22 ANNEXE 1 : PIÈCES À SOUMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET 1 re Étape Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire 2 e étape Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement 3 e étape Pièces à soumettre pour le décaissement durant le projet 4 e étape Pièces à soumettre pour l approbation des locaux Autorisation des travaux Copie de publication de l appel d offres public Révision o Budget d implantation o Plan et devis o Calendrier de réalisation Résolution du CA o Noms soumissionnaires o Soumissionnaire retenu Détient assurances Cautionnements exigés Permis valide Régie du bâtiment o $ attestation de RQ Copie soumission retenue avec ventilation des coûts Projet contrat entre CPE et entrepreneur Obtention des permis Modifications appropriées (si) o MF Signature Addenda entente CPE-MF, modification de prêt à terme o $ autorisation SPII o MF autorise signature CPE-Entrepreneur début des travaux copie du contrat CPE-Entrepreneur MF panneau sur le site 21

23 ANNEXE 1 : PIÈCES À SOUMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET Type de projet Financement des améliorations locatives 1 re Étape Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire Contrat du chargé de projet Résolution du CA o Noms soumissionnaires ayant participé à l appel d offres et les montants soumis o Soumissionnaire retenu o $ Attestation de Revenu Québec (RQ) Résolution du CA pour PFI o Demande de financement o Motif de la demande o Personne signataire o Renoncement engagement antérieur o Analyse changement d emplacement Cas de locaux insalubres ou inadéquats Rapport d une autorité compétente En cas de sinistre Rapport d évaluation des dommages par l assureur, établissant les conditions et les montants d indemnisation 2 e étape Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement Appel d offres professionnels Projet de contrat avec architecte et ingénieur Résolution du CA o Noms soumissionnaires et montant o Soumissionnaire retenu o Membre de son ordre professionnel o $ attestation RQ Analyse dossier MF émet un avis Contrat avec architecte/ ingénieur Cas échéants, nature du projet Étude de faisabilité o Étude d opportunité o Calendrier de réalisation o Budget d implantation o Esquisse des aménagements Estimation, évaluateur agréé Critères de la municipalité CPE Offre d achat conditionnelle 3 e étape Pièces à soumettre pour le décaissement durant le projet Formulaire Demande de versement Projet - formulaire 6F OAQ et Avenants de modification formulaire 8F OAQ signés par l architecte Formulaires o Demande de paiement (3F OAQ) o Détails de la demande (4F OAQ) o Certificat de paiement (5F OAQ) o Signés personnes autorisées Formulaire Relevé des dépenses non reliées à des travaux de construction Copies des factures MF confirme à l institution financière les sommes à verser au CPE 4 e étape Pièces à soumettre pour l approbation des locaux Résolution CA CPE détient les assurances exigées pour l occupation du bâtiment Plan des étages (AutoCAD) Certificat de fin des travaux (formulaire 11F OAQ) ou certificat d achèvement substantiel (formulaire 10F OAQ) signé par l architecte Demande d inspection pour approbation des locaux par le MFA MF inspecte les lieux et remet un Avis d approbation des locaux Pièces à soumettre pour l établissement de l enveloppe finale de financement Formulaire présentant la composition des coûts réels du projet 22

24 ANNEXE 1 : PIÈCES À SOUMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET 1 re Étape Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire En cas d éviction Avis d éviction du propriétaire précisant les motifs Autres documents pertinents pour l évaluation de la demande MF décision sur admissibilité du projet et fait parvenir l Entente MF-CPE afin de confirmer l enveloppe préliminaire 2 e étape Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement Rapport d inspection Étude de sol Projet bail o Durée max de 5 ans o Clause de droit de préférence o Inscription du bail au Bureau de la publicité des droits o Clause contre éviction o Liste et échéancier des travaux o Décontamination aux frais du locataire, s il y a lieu 3 e étape Pièces à soumettre pour le décaissement durant le projet 4 e étape Pièces à soumettre pour l approbation des locaux Signature de l addenda à l Entente MF- CPE MF ferme le dossier avec lettre de l institution financière confirmant le taux d intérêt fixe pour le prêt à terme Pièces requises par l institution financière pour l ouverture du prêt à terme Formulaire Demande de versement pour avance de 2,5 % s il y a lieu MF se réserve le droit de demander les clauses; o Si propriétaire change d emplacement, aux frais du proprio et approuvé par MF o Gratuité de loyer durant les travaux d aménagement Autres documents pertinents En parallèle, soumettre tous les documents pour la délivrance de son permis MF donne approbation conditionnelle des budgets. Autorise la signature du bail ou CPE poursuit étude 23

25 ANNEXE 1 : PIÈCES À SOUMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET 1 re Étape Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire 2 e étape Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement 3 e étape Pièces à soumettre pour le décaissement durant le projet 4 e étape Pièces à soumettre pour l approbation des locaux Autorisation à procéder à l appel d offres pour construction Copie du bail Étude de faisabilité (suite) o Plan de communication o Budget d implantation o Budget de fonctionnement o Plans préliminaires signés et scellés par un architecte Documents d appel d offres MF Analyse documents et donne son approbation conditionnelle budgets, approuve les plans et autorise à procéder appel d offres Autorisation des travaux Copie de publication de l appel d offres public Révision o Budget d implantation o Plan et devis o Calendrier de réalisation Résolution du CA o Noms soumissionnaires o Soumissionnaire retenu Détient assurances Cautionnements exigés Permis valide Régie du bâtiment 24

26 ANNEXE 1 : PIÈCES À SOUMETTRE SELON LES ÉTAPES DU PROJET 1 re Étape Pièces à soumettre au Ministère au début du projet pour qu il puisse déterminer l admissibilité au financement et établir l enveloppe préliminaire 2 e étape Pièces à soumettre au Ministère pour qu il établisse l enveloppe révisée de financement $ de RQ Copie soumission retenue avec ventilation des coûts Projet contrat entre CPE et entrepreneur Obtention des permis Modifications appropriées (si) 3 e étape Pièces à soumettre pour le décaissement durant le projet 4 e étape Pièces à soumettre pour l approbation des locaux MF o Signature Addenda entente CPE-MF, modification de prêt à terme o $ autorisation SPII o MF autorise signature CPE-Entrepreneur début des travaux copie du contrat CPE-Entrepreneur 25

27 ANNEXE 2 : LA CHARTE DES RESPONSABILITÉS

28 Chargé de projet Architecte CPE Les tâches Définir les activités est le processus qui consiste à identifier les actions spécifiques à entreprendre pour produire les livrables du projet 7. Ainsi chaque activité peut être subdivisée en tâches. Par la suite, il est impératif d identifier un responsable pour s assurer de l exécution du livrable. Il faut être averti que le projet global est sous la charge du CPE. La charte Il est important de noter que certaines de ces tâches doivent être sous la responsabilité de la direction du CPE, tout ce qui est relié au personnel demeure confidentiel et doit être sous la tutelle de celle-ci. Ce tableau (une chartre de responsabilités globales du projet) est un guide pour vous orienter dans la composition du mandat de votre chargé de projet. Ceci demeure un modèle et doit être adapté selon l expertise de votre chargé de projet, de la complexité de votre projet, de l enveloppe budgétaire accordé et de vos besoins. Quatre niveaux d implication Responsable : Obligation de s acquitter d une tâche ou d une série de tâches et de répondre de son exécution. Niveau d autorité le plus élevé. Personne qui a la possibilité de décider dans l exercice de son mandat. Organise : Supervise : Collabore : Donne une structure, rend le travail possible. Met ce qu il faut en place pour que le travail se réalise. Contrôle, surveille l ensemble d un travail. Ne le fait pas lui-même, mais s assure qu il soit fait. Participe à la réalisation, n en assume pas la responsabilité. Agit à titre-conseil. Il faut choisir une option, prenons comme exemple : Description des activités Tâche R/O/C C/R Vous devez choisir entre R/O/C pour le chargé de projet, si le choix est "organise " il faut obligatoirement que la direction générale soit "responsable" car chaque activité doit être associée a un responsable. À l inverse, si vous voulez juste collaborer à la tâche, le chargé de projet ou l architecte doit être responsable. Il n est pas réaliste d inscrire Chargé de projet toutes les tâches sous le mandat du chargé de projet, il faut bien comprendre que le rôle principal du chargé de projet consiste à faire le lien entre tous les intervenants participant à un même projet et à coordonner leurs actions. R/O/C Direction générale C/R 7 27

29 Chargé de projet Architecte CPE Le CPE est toujours imputable de l information qu il fournit au Ministère CHARTE DES RESPONSABILITÉS Liste d activités reliées à la construction des nouvelles places Description des activités 1) Démarrage du projet Étude d opportunité (s il y a lieu) R/O/C C/R Calendrier de réalisation (selon l échéancier de réalisation de l annexe 2 de la lettre d engagement) R/O C C/R Esquisse des aménagements C R S Plans préliminaires d architecte C R S Coût du projet R/O C C/R Financement du projet R Plan de communication R/O C/R 2) Consolidation et gérance des budgets détaillés Budget d implantation S O R Budget de fonctionnement C/O R Soutient le CPE dans le choix d un comptable pour l élaboration de documents financiers C/O R Réalise les budgets d exploitation sur 3 ans C/O R Réalise des prévisions de flux de trésorerie C/O R S assure que les demandes de versement de paiement soient faites selon l étape en cours O/C R Réalise les résultats prévisionnels O/C R Réalise le bilan prévisionnel O/C R Révise les budgets si nécessaire O/C R 3) Procédures liées aux professionnels Embauche de l architecte R o Liste de professionnels R/C C/R o Processus d appel d offres O R o Analyse des soumissions O R o Contrat C/O R Embauche des ingénieurs R o Liste de professionnels R/C C/R C/C o Processus d appel d offres O/C/S O/C R o Analyse des soumissions O C R o Contrat C/O R/R Choix d un entrepreneur en construction avec l architecte R o Appels d offres S/C O R o Ouverture des soumissions S/C O R o Contrat S/C O R Administration des actes notariés R o Choix d un notaire pour effectuer les transferts de titres O R o Fait la recommandation du contrat de vente O/C R o Fait la recommandation du contrat d emphytéose O/C R o Acquisition d une propriété ou d un terrain R i. Procède à une offre d achat O/C R ii. Inspection de la propriété R/O/C S/R iii. Analyse des sols R/O S/R iv. Acte notarié O/C R 28

30 Chargé de projet Architecte CPE CHARTE DES RESPONSABILITÉS Liste d activités reliées à la construction des nouvelles places Description des activités 4) Études de sol Liste d entreprises R/C C/R Processus d appel d offres O R Analyse des soumissions O R Contrat C/O R 5) Plans préliminaires Programme architectural (document avec les besoins et exigences du CPE) O/C S R Plans préliminaires (plans et devis, liste et matériel de construction, estimations des coûts) S R S Cahiers de charges S R 6) Réalisation des travaux Demande de permis S/R R/C Cérémonie protocolaire de la première pelletée de terre O/C R Gestion des activités de l entrepreneur S R C L exécution des travaux (respect du devis de construction) S R Règle les problématiques avec les parties prenantes R C Suivi de chantier (rencontre de chantier, vérification des coûts, etc.) R 7) Élaboration des suivis Pièces justificatives à remettre au Ministère R o Pièces à remettre au Ministère étape 2 O/ o Pièces à remettre au Ministère étape 3 O o Pièces à remettre au Ministère étape 4 O Rapport bimestriel du Ministère O C R 8) Équipement et mobilier Élaboration de la liste du matériel et équipement requis C R Soumissions et recherche des équipements et du mobilier C/O R Achat des équipements et du mobilier C/O R 9) Fermeture du projet Approbation des locaux R o Selon les plans et devis S R o Par le Ministère O C R Cérémonie protocolaire de l ouverture du CPE O/R R/C Signature d addenda S R Lettre de l institution financière O/C R Le CPE peut être désigné par sa direction générale ou/et le CA ou/et un comité dépendamment des procédures adoptés par le CA du CPE. 29

31 Liste d activités administratives reliées à mise en place des nouvelles places ou à l ouverture d une nouvelle installation qui devront être assumées par la direction générale du CPE. Description des activités 1) Gestion des ressources humaines Les politiques de gestion des ressources humaines o Politique pour le personnel o Politique des ressources humaines o Politique salariale o Politique de formation Recrutement du personnel o Comité de sélection o Affichage de poste o Grille de sélection et d entrevue o Sélection et embauche du personnel Demande un numéro d employeur aux ministères du Revenu du Québec et du Canada 2) Délivrance du permis de fonctionnement du CPE Pour déposer une demande de permis de CPE ou de garderie, le demandeur doit : Remplir et signer le formulaire : Demande de permis Verser le droit exigé, conforme à l article 13 du Règlement, à l ordre du ministre des Finances Fournir les renseignements et documents exigés aux articles 10, 11 et 13 du Règlement sur les services de garde éducatifs à l enfance. Soyez à l affût de l adoption de certaines modifications du Règlement à l automne

32 ANNEXE 3 : GRILLE DU PROFIL DE COMPÉTENCES

33 ANNEXE 3 : Grille du profil de compétences Type de tâches Connaissances Habilités Planification Connaissance de la réalité du milieu et de la conjoncture du marché Connaissance des étapes liées à des projets de construction Connaissance des délais municipaux liés à l approbation de zonage Connaissance de la région et des problématiques Budgétisation Connaissance du mode de financement des CPE Connaissance de la gestion financière Connaissance des budgets liés à la construction Gestion Connaissance du milieu de la construction Formation reliée à la gestion de projet Connaissance d organigrammes types et des tâches connexes Connaissance de la construction et de ses rouages Avoir déjà élaboré les différentes étapes d un projet de construction Représentation du CPE Bonne connaissance du domaine des services de garde Connaissance du fonctionnement des corporations à but non lucratif Connaissance des besoins de garde du milieu Connaissance du mandat du CA Réglementation Connaissance de base de la loi et règlements sur les CPE Capacité de développer des partenariats Capacité à travailler sous pression Capacité de synthèse Capacité à réaliser plusieurs activités simultanément Expérience en développement organisationnel Expérience en communication L esprit critique lors de l évaluation des plans Maîtrise de la suite Office Esprit d équipe et de collaboration Capacité à prendre des décisions efficaces sous pression Expérience en gestion de CPE Bon esprit d entrepreneuriat Expérience dans le développement et/ou la gestion d organisation à but non lucratif Esprit de synthèse afin de retrouver les éléments essentiels aux documents Capacité d aller chercher les informations pertinentes aux tâches à exécuter Aptitudes : À l écoute des besoins des administrateurs Parfaite maîtrise de la communication française verbale et écrite Bon esprit d équipe Sensible aux valeurs du CPE Sens de l organisation Professionnalisme Ouverture d esprit pour recueillir les informations du groupe promoteur Excellent leadership Esprit critique Rigoureux, analytique, sens du détail et bonne capacité à gérer les priorités sous pression; nature entrepreneuriale et polyvalente 32

34 ANNEXE 4 : ANNONCE POUR LA RECHERCHE DE CANDIDATURES

35 Votre logo RECHERCHE DE CANDIDATURES Le nom de votre CPE est à la recherche d un chargé de projet intéressé à soumissionner pour un projet votre type de projet. CHARGÉ DE PROJET POUR UN DÉVELOPPEMENT EN CENTRE DE LA PETITE ENFANCE (CPE) Un centre de la petite enfance est un organisme à but non lucratif qui fournit dans une installation des services de garde éducatifs, s'adressant principalement aux enfants de 6 mois à 5 ans. Ces services de garde offrent des places à contribution réduite et reçoivent des subventions gouvernementales. Ils sont gérés de façon autonome par un conseil d administration composé de parents utilisateurs. VOTRE RÔLE Dans le cadre de sa fonction, le rôle du chargé de projet consiste, en collaboration avec la direction générale du CPE, à la mise en œuvre d un projet de construction afin de concrétiser la réalisation de nouvelles places. Le chargé de projet est responsable de la coordination des différentes tâches et de faire le lien entre tous les intervenants participant au projet tout en coordonnant leurs actions. Il doit appuyer le CPE dans l arrimage de leurs besoins et les exigences par rapport aux normes et règlementations en vigueur (ministère de la Famille, ville et autre). De plus, il est tenu d effectuer une consolidation et gérance du budget et du calendrier de réalisation. Il doit aussi harmoniser les pratiques de chacun afin de faciliter la réalisation du projet et l entente des différents intervenants. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET TÂCHES Faire l étude de faisabilité Préparer et gérer le calendrier d exécution des travaux Préparer et gérer les budgets détaillés du projet Effectuer et superviser le processus d appel d offres Superviser en collaboration avec l architecte l exécution des travaux Régler les différentes problématiques auprès des entrepreneurs Informer le conseil d administration des progrès et changements Assurer la fermeture du projet Respecter les objectifs, le budget et l échéancier 34

36 EXIGENCES Formation et exigences Diplôme d études universitaires ou collégiales relié à la gestion de projet et/ou à la construction 3 ans d expérience en tant que chargé de projet et/ou 3 ans d expérience en construction Expérience en développement organisationnel Toute combinaison pertinente d études/expérience sera analysée Compétences techniques Connaissance du milieu de la construction Connaissance des étapes liées à des projets de construction Connaissance en gestion financière Connaissance de base de la loi et règlements sur les CPE Connaissance du mode de financement des CPE Maîtrise de la suite Office Compétences personnelles Sens de l organisation Capacité à réaliser plusieurs activités simultanément Parfaite maîtrise de la communication française verbale et écrite Esprit d équipe et collaboration Capacité à prendre des décisions efficaces sous pression Capacité d aller chercher les informations pertinentes aux tâches à exécuter APTITUDES Excellent leadership Sensible aux valeurs du CPE Faire preuve de professionnalisme Esprit critique Si vous croyez posséder les compétences demandées, S.V.P., veuillez envoyer votre CV accompagné d une lettre de motivation d ici le date à l attention de votre nom et votre courriel. 35

37 ANNEXE 5 : MATRICE DE DÉCISION, ÉVALUATION DU PROFIL DES COMPÉTENCES

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