LE DSQ SE PRÉSENTE. LE DSQ SE PRÉSENTE (suite)

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1 Le bulletin électronique d information du Dossier de santé à l intention des équipes de projets No 7, 3 octobre 2007 DANS CE NUMERO LE DSQ SE PRÉSENTE...1 LAC À L ÉPAULE...2 STATUT D AVANCEMENT MEO...2 DES AJUSTEMENTS SAVIEZ-VOUS QUE?...3 GÉRER SES DOCUMENTS.. 3 AVEZ-VOUS?..4 RSVP C EST PARTI!...5 C EST LA RENTRÉE.. 5 BIENVENUE ET AU REVOIR.6 Il y a beaucoup d informations dans ce bulletin... donc, surveillez les prochains numéros pour le retour du : MOT DU DIRECTEUR DES PROJETS! LE DSQ SE PRÉSENTE LE DSQ SE PRÉSENTE (suite) Colloque-Exposition Informatique-s@nté La 18e édition du colloque annuel organisé par l Association québécoise d établissements de santé se déroulera les 11 et 12 octobre prochains au Palais des congrès de Montréal. Cette année, l accent est mis sur la sécurité, la facilité d utilisation et l efficacité de l informatique dans les établissements de santé et de services sociaux. Le projet DSQ sera présent au salon des exposants. Les travaux de mise en œuvre seront mis en vitrine à notre kiosque sous quatre thématiques: La mise en œuvre régionale : de l action sur le terrain Site pilote La gestion du changement Le consentement Des représentants des équipes de MEO, de la gestion du changement et du consentement seront présents au kiosque. Par ailleurs, le 12 octobre, notre collègue, le Dr Claude Poirier, président du comité RSVP, fera une présentation s intitulant «Les médecins et les dossiers électroniques : survol de l expérience internationale, de celle du Canada et présentation d approches pour en accélérer l adoption». Quant à M. Boisvert, il participera à une conférence en plénière «Améliorer les résultats cliniques Stratégies de changement : dévoilement de l interface du DSQ» avec le ministre, M. Philippe Couillard. Finalement, notre collègue, Dr Guy Bisson de Bell xwave, présentera «Les TI comme aide à l optimisation des processus et du raisonnement clinique : oui, c est possible!». Pour plus d informations, visiter le site Ateliers pré-colloque En lien avec le colloque Informatique-s@nté 2007 et dans le cadre d ateliers s adressant aux médecins, le «visualiseur» sera présenté lors de l atelier «Une clinique sans papier, preuves à l appui» animé par Dr Mark Dermer, conseiller médical principal Ontario, Inforoute Santé du Canada. En parallèle, un autre atelier s adressera aux gestionnaires du domaine de la santé. Deux de nos collègues animeront cet atelier le 10 octobre prochain. Joanne Lessard et Larry Fulham dresseront un portrait de la réalité de la gestion de projet dans ce secteur d industrie dans l atelier «La gestion de projet en santé : bénéfices et faisabilité». Un deuxième atelier «DPI, DPÉ, DCI, EHR, EMR, DSQ et autres : enchevêtrement et coexistence» sera animé par Joanne. Celui-ci fera le point sur l ensemble de ces acronymes et permettra de comparer certaines initiatives entre elles et de discuter de scénarios de coexistence des différents outils cliniques informatisés. Ce Bulletin est préparé par la direction des projets en collaboration avec la direction de la promotion. 1

2 Lac à l Épaule du bureau du sousministre Le 24 août dernier a eu lieu la rencontre de l équipe de direction élargie du DSQ dans le but de dresser un statut d avancement détaillé par équipe et d échanger sur les perspectives Voici quelques faits saillants des équipes de MEO et de la Gestion des connaissances : MISE EN ŒUVRE (MEO) du DSQ Dès sa création en avril 2007, l équipe MEO a conçu une approche coordonnée ayant pour objectif de prendre en considération la capacité des régions d absorber les changements et à se préparer au déploiement du DSQ. Voici un survol des principaux dossiers en cours. Le projet pilote du DSQ est un élément critique de la stratégie de mise en œuvre, car elle permettra de : Valider la valeur clinique d une première génération du DSQ Confirmer le mode de fonctionnement et des processus de travail prévus Tester certaines approches et outils de mise en œuvre Confirmer le mode de fonctionnement des services communs et des composantes du DSQ Voici un aperçu de la portée clinique du projet pilote qui se réalisera dans plusieurs sites dans la région de la Capitale- Nationale: Expérimentation pilote Identification de l usager Autres données cliniques partageables Allergies et intolérances Résultats examens laboratoire Résultats examens imagerie diagnostique Médicaments Données d urgence Données immunologiques Contacts professionnels Non inclus Données saisies Donc, les processus majeurs qui seront expérimentés concernent : la recherche et l identification de l usager la gestion du consentement la gestion de l authentification forte L expérimentation pilote (suite) l alimentation des informations de délivrance de médicaments et résultats d examens de laboratoire la saisie des informations portant sur les allergies et intolérances et les contacts professionnels la consultation de l information clinique à l aide du visualiseur la gestion de la sécurité et des opérations Les activités de préparation des sites participants débutent cet automne et visent une utilisation dans le second trimestre de Les Régions s organisent Les activités dans les régions avancent aussi. L équipe de MEO continue ses activités de sensibilisation et de collecte de données dans chacune des régions afin d être en mesure de convenir de l ordonnancement du calendrier de déploiement provincial au cours de l automne Avec la collaboration du coordonnateur de MEO de chacune des régions, une structure d équipe de projet régionale type est proposée, clarifiant le partage des responsabilités et des activités entre la région et l équipe du DSQ. Équipe Régionale Projet DSQ Super-utilisateurs Direction de l Agence Responsable DSQ régional Chargé de projet Régional TI Pilote Imagerie et autres Coordonnateur de MEO du projet DSQ Les principales fonctions du chargé de projet régional sont : la gestion de projet l identification, l évaluation et la préparation des sites la création du comité régional des utilisateurs la supervision et le suivi la mise en place des technologies et des processus du DSQ le suivi des essais d acceptation la gestion du changement incluant la formation au niveau régional, etc. Les prochaines étapes Au cours des prochains mois, l équipe de mise en œuvre communiquera la logique d ordonnancement de la mise en œuvre du DSQ dans les régions. Restez à l affût! Ce Bulletin est préparé par la direction des projets en collaboration avec la direction de la promotion. 2

3 Des ajustements pour accélérer les décisions Afin de regrouper tous les projets relevant de la RAMQ, le projet Médicaments, sous la gouverne de Pierre Dombrowski, se rapporte dorénavant à Clément Sirois, directeur adjoint Registres et authentification. Les fonctions anciennement regroupées sous l'équipe Bureau des projets et intégration ont été séparées en trois équipes : Pilotage et besoins d affaires sous la direction de Pierre Laverdière Bureau des projets sous la responsabilité de Larry Fulham Plan maître et interdépendances, essais intégrés sous la responsabilité de Pierre Laverdière. Par ailleurs, dans le cadre du plan maître, Pierre a confié la responsabilité du développement du plan maître à Jean-Pierre Laberge de Bell xwave. Afin d assurer la bonne mise en place des infrastructures nécessaires au déploiement du DSQ, nous avons créé une nouvelle équipe, Déploiement TI et exploitation, sous la direction de Ben Abdesselam. SAVIEZ-VOUS QUE L équipe DSQ compte parmi ses rangs des amateurs de pétanque? Eh oui, les collègues DSQ du TCR-MTL ont organisé une partie de pétanque, le dimanche 18 septembre dernier chez David Paré. La compétition était au rendez-vous et a su maintenir le suspense jusqu à la fin. GÉRER SES DOCUMENTS ET SES CONNAISSANCES, UN INCONTOURNABLE Début du déploiement de l Extranet du DSQ Le pilote visant à expérimenter l outil de gestion documentaire s est déroulé avec succès. Depuis septembre, nous avons déployé l Extranet auprès de toutes les équipes du DSQ. À ce jour, Plus de 28 administrateurs sur 36 ont été formés; Plus de 20 équipes ont un administrateur local pour les aider dans leur démarche d utilisation de l Extranet; Près de 100 comptes utilisateurs sont créés; 51 sites sur 56 sont prêts à être pris en charge par les équipes; 15 équipes utilisent déjà leurs sites pour déposer leurs documents et communiquer avec leurs membres. Pourquoi utiliser l Extranet du DSQ au quotidien? Les projets du DSQ génèrent un volume important de documents, de courriels et de répertoires locaux. Mal gérée, cette masse de contenus représente un frein à la productivité des équipes ainsi qu à la communication inter-équipes, qui est primordiale au succès du DSQ. Aussi, nous devons assurer la pérennité de l ensemble des documents du DSQ et voulons faciliter la reddition de compte. Structure de l Extranet DSQ L Extranet est supporté par la plateforme Sharepoint Server Celle-ci apporte une solution puissante de recherche de contenu tout en respectant les autorisations de sécurité. De plus, l architecture des sites soutient à la fois les besoins intra-projets et les besoins d arrimage et de partage transversaux. Voici les participants : Robert Caron, Michel Boivin, Jacques Lamarche, Claude Kane, Andrée Auger, Émilie Shum-Tim, Jean-François Vanasse, Gervais Pèllerin et David Paré ainsi que des membres de leur famille et des amis. Le jury a récompensé deux équipes : celle de Robert Caron et de David Paré ainsi que celle d Andrée Auger et de Marie Dominique (conjointe de Michel Boivin). Bravo à tous les participants! Ce Bulletin est préparé par la direction des projets en collaboration avec la direction de la promotion. 3

4 GÉRER SES DOCUMENTS (suite) Dans l Extranet vous retrouverez un ensemble de sites privés et des sites publics. Dans les sites privés de projet, on retrouvera une architecture documentaire spécifique pour les besoins de l équipe ainsi que divers outils de collaboration et de communication (forums, nouvelles, blogs, etc.). Les informations ne seront accessibles que par les membres de l équipe. Les documents finaux et approuvés sont déposés sur un site public et seront partageables à tous les intervenants du DSQ. Les sites publics sont organisés de manière standardisée, afin de faciliter la recherche d un document, qu il provienne d un projet ou d un autre du DSQ. Aussi, parmi les sites publics desservant les besoins des équipes hors-projets, on retrouvera des sites d arrimage tels que Mise en œuvre, Bureau d intégration et Légal, qui soutiennent la collaboration inter-projets. Par exemple, le site «Légal» comprend tous les documents de lois pertinents au projet DSQ, des comptes-rendus d ateliers de la table légale, des avis juridiques et des forums autour de différents thèmes. Des intervenants dans les divers projets et/ou équipes pourront donc échanger sur des questions d ordre légal et être au courant de toutes les décisions prises dans ce secteur. Une vitrine régionale est aussi prévue dans l Extranet du DSQ, dont l objectif sera de donner un point d accès à l information provenant du DSQ à des intervenants ciblés en région, tels que les membres des différents comités utilisateurs ou les responsables de la mise en œuvre en région. Des ateliers se tiendront prochainement pour spécifier la structure et le fonctionnement de cette vitrine. Vous en serez informés par votre administrateur local. Ainsi, tous les projets et équipes qui ont des échanges d information à effectuer avec les régions sont appelés à communiquer avec Marie-Christine.Roy2@ramq.gouv.qc.ca ou avec Robert.Johnson.DSEIQ@ssss.gouv.qc.ca. Quelle est la suite? Comme le confirmait André Simard lors de la présentation du projet au comité de direction du 14 août, «la gestion documentaire et des connaissances au DSQ n est pas une option mais une obligation». GÉRER SES DOCUMENTS (suite) Il est primordial que toutes les équipes déposent leurs documents finaux sur leur site public afin de constituer une mémoire de projets fiable et unique consultable à tout moment par les autres intervenants du DSQ. Pour tout renseignement additionnel, veuillez communiquer avec Lucie Rivard, chargée de projet Gestion documentaire et des connaissances à l adresse suivante: Lucie.rivard@ramq.gouv.qc.ca ou par téléphone au (418) (4267) C est la contribution de tous les intervenants des sites qui constituera la richesse de notre Extranet! AVEZ-VOUS VOTRE COMPTE UTILISATEUR? Pour obtenir un compte utilisateur sur l Extranet du DSQ, une demande doit être acheminée à l équipe de gestion documentaire et des connaissances par l intermédiaire de votre administrateur d équipe ou votre chargé de projet. Vous trouverez la liste de ces personnes sur notre site de support : La demande sera traitée immédiatement dès sa réception et l utilisateur recevra par courriel ses informations de connexion dans les 24 heures suivant la demande. VOUS AVEZ BESOIN D AIDE? Chaque personne possédant un compte utilisateur peut à tout moment obtenir de l aide sur l utilisation de l Extranet. Pour cela, il lui suffit d aller sur le site de support, accessible via le lien «accès au support», visible en haut à droite de chacune des pages Web de l Extranet. Sur ce site sont offertes différentes ressources, telles que les guides de formation pour les administrateurs et les utilisateurs, ainsi que des aide-mémoires pour aider l administrateur sur l organisation du travail de son équipe sur son site privé. Également, des forums sont ouverts pour permettre à chacun d obtenir une réponse au problème rencontré, autant sur l administration que sur l utilisation d un site de l Extranet du DSQ. Enfin, les coordonnées de l équipe de gestion documentaire vous sont proposées sur le site de support (supportgdc@ramq.gouv.qc.ca). Ce Bulletin est préparé par la direction des projets en collaboration avec la direction de la promotion. 4

5 RSVP C EST PARTI! Le lancement officiel du Réseau de soutien et de validation par les pairs (RSVP) a eu lieu le 31 août à Montréal. Ce comité, dont les membres ont une mission de promotion du DSQ auprès de leurs pairs en vue d encourager son appropriation, a été accueilli par M. Maurice Boisvert, sous-ministre associé au Dossier de Santé du Québec et par le Dr Claude Poirier, président du comité RSVP. Plusieurs membres du projet DSQ ont été invités à collaborer. La plupart des membres ont assisté par la suite au lancement officiel du Réseau pancanadien des pairs (Peer to Peer Network), un événement animé par Inforoute Santé Canada. Cette rencontre réunissait plus de 120 médecins de presque toutes les provinces dont plus d une vingtaine du Québec. Ces deux activités ont créé beaucoup d attentes et d enthousiasme parmi les membres du RSVP. À titre informatif, voici la liste des membres du comité RSVP: Dr. Claude Poirier, Président du comité M. Jean Thiffault, Représentant des pharmaciens À confirmer, Représentant des infirmières Dr Pierre Blanchard, Médecin conseil Dr Éric Paradis, Omnipraticien Dr Benoit Choquet, Omnipraticien Dr Jean-Guy Emond, Omnipraticien Dr Benoit Gervais, Chef du DRMG Dr André Brizard, Omnipraticien Dr Christian Fortin, Omnipraticien Dr Stephen Rosenthal, Spécialiste Dr Gilles Brousseau, Omnipraticien Dr Benoît Bureau, Omnipraticien Dr Roger Dubé, Omnipraticien Dre Julie Dutil, Omnipraticienne Dr Michel Héreish, Omnipraticien Dr Jean-François Rancourt, Omnipraticien Dr Maurice Pilon, Chef du DRMG Dr François Villeneuve, Omnipraticien Dr Christian Hobden, Directeur des services professionnels Dr Laurent Marcoux, Chef du DRMG Dre Nathalie Boulanger, Omnipraticien Dr Barry Fine, Omnipraticien (UMcGill) C EST LA RENTRÉE! Le Comité consultatif clinique, réunissant des utilisateurs des milieux cliniques, de l enseignement et des ordres professionnels, a tenu sa rencontre mensuelle le 13 septembre dernier. La vocation du comité est de conseiller le sous-ministre au niveau des grandes orientations sur le DSQ. Conséquemment, l ordre du jour portait sur l avancement global du projet DSQ et de ses sous-projets. Les participants sont satisfaits de l orientation et enthousiastes par rapport à l avancement du DSQ. Vous êtes invités à communiquer avec Joanne Lessard, responsable de la gestion et de la coordination de ce comité pour toute information supplémentaire : joanne.lessard.dsq@ssss.gouv.qc.ca Le Comité utilisateur (clinique) s est réuni les 11 et 12 septembre derniers. Trois nouveaux membres se sont ajoutés et deux se sont retirés, amenant le comité au nombre de 11 membres actifs. En introduction: Retour sur le mandat du comité Bilan des ateliers précédents Présentation de la portée du projet pilote En primeur, Bell xwave a présenté la maquette du visualiseur. Nous sommes heureux de rapporter que les cliniciens ont unanimement accepté que les fonctions démontrées soient expérimentées dans le cadre du projet d expérimentation pilote. Pour toute information supplémentaire concernant ce comité, veuillez vous adresser à Louise Pitre, responsable de la gestion et de la coordination de ce comité. louise.pitre.dsq@ssss.gouv.qc.ca Pour toute information supplémentaire concernant ce comité, veuillez communiquer avec Johanne Lamothe : johanne.lamothe.dsq@ssss.gouv.qc.ca Ce Bulletin est préparé par la direction des projets en collaboration avec la direction de la promotion. 5

6 BIENVENUE ET AU REVOIR Christianne Beaudet se joint à l équipe de consentement à titre d analyste en stratégie opérationnelle pour l'obtention des consentements. Sociologue de formation, Christianne compte plusieurs années d'expérience dans le réseau de la santé et des services sociaux en tant que gestionnaire et consultante. Yves Duranceau, qui compte plus de 26 ans d'expérience en développement de systèmes d'informations complexes, entre autres à Génome Québec et Caprio, se joint à cette même équipe, en tant que PCO, Consentement et Laboratoire. Pierre Lefèbvre, chef de projet d expérimentation pilote, se joint à l équipe de MEO du DSQ. Liliane Duchesneau, se joint au bureau de projets. Liliane est spécialiste en gestion de projets et de bureau de projets depuis près de 30 ans et remplace Alain Castonguay, qui nous quitte à la fin septembre. Merci Alain pour ta précieuse contribution au bureau des projets depuis près d un an. BIENVENUE ET AU REVOIR Frédérique Massenet se joint à l équipe du bureau des projets en tant que PCO. Frédérique compte plus de 15 ans d expérience en informatique, direction d équipes et de projets. Christine Denny se joint à l équipe de gestion du changement. Christine œuvre depuis plusieurs années dans le domaine de la consultation et en gestion du changement. Elle remplace Caroline Ménard, qui nous quitte. Nous remercions Caroline pour sa précieuse contribution au DSQ depuis près d un an et demi. Nous vous invitons à nous informer de la venue de nouvelles ressources au sein de vos équipes afin que nous puissions communiquer l information dans ce Bulletin. COMMENTAIRES ET SUGGESTIONS Chacun d entre vous est invité à contribuer au contenu de ce Bulletin afin d en faire un outil d information dynamique et utile. Nous vous encourageons à acheminer toute information, commentaires ou questions à Christine Denny christine.denny.dsq@ssss.gouv.qc.ca ou au poste Ce Bulletin est préparé par la direction des projets en collaboration avec la direction de la promotion. 6