Administration de la formation

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1 Administration de la formation TS Formation Auteur(s)/Intervenant(s) : 2012 TalentSoft IDENTIFIER ÉVALUER DÉVELOPPER PLANIFIER

2 Objectifs Cette formation doit permettre au client d être autonome dans la gestion de son processus formation. 2

3 Ordre du jour Présentation macro du processus de formation Le catalogue de formation (thèmes + actions de formation) Les étapes du plan La validation du plan et ses impacts Les besoins de formation: Le recueil des besoins individuels La création de besoins collectifs Le calcul du budget prévisionnel du plan L exécution du plan : La création de session (sessions / catalogue) L inscription de collaborateurs (via sessions / catalogue / mon TS) Le lien entre l inscription et les besoins de formation L évaluation de la formation : composant historique des inscriptions Les rapports légaux (2483 et Bilan Social) 3

4 Liste des documents disponibles Support de formation Guide TS Formation FAQ Formation Guide TS Search 4

5 Présentation macro du processus de formation Le catalogue de formation (thèmes + actions de formation) Les étapes du plan La validation du plan et ses impacts Les besoins de formation: Le recueil des besoins individuels La création de besoins collectifs Le calcul du budget prévisionnel du plan L exécution du plan : La création de session (sessions / catalogue) L inscription de collaborateurs (via sessions / catalogue / mon TS) Le lien entre l inscription et les besoins de formation L évaluation de la formation : composant historique des inscriptions Les rapports légaux ( 2483 et Bilan Social) 5

6 Processus de formation Catalogue (ensemble d actions de formation) Besoins (souhait / proposition) Plan de formation en cours d élaboration Plan de formation validé Sessions de formation Inscriptions Suivi des inscriptions 6

8 Catalogue formation Catalogue formation = thèmes + actions de formation PPC spécifique Développement / catalogue La mise à jour de la PPC peut être effectuée par l interface graphique. Elle n est pas exportable. Les actions de formation peuvent être mise à jour par interface ou par import. 8

9 9 Thèmes de Formation

10 Mise à jour des actions de formation Une action de formation peut être active/inactive. Une action de formation inactive ne sera pas visible dans le catalogue lors de la saisie d un besoin de formation. Une action de formation est caractérisée par un code unique (saisi manuellement ou renseigné automatiquement) Une action de formation est rattachée à un (et un seul) nœud du catalogue de formation. 10

11 Coûts de formation Les coûts de formation permettent de renseigner des coûts et des frais liés à une formation. Ils se définissent à plusieurs niveaux : sur l action de formation sur la session sur l inscription : les coûts de formation sont ici appelés «frais» L héritage s effectue des coûts de l action vers les coûts de session, les frais d inscriptions sont consolidés sur la session. 11

12 Coût des actions de formation (1/3) Trois types de coûts peuvent être renseignés sur l action de formation: Coût pédagogique Coût d ingénierie Coût unitaire des supports Au niveau de l action de formation : Les coûts peuvent être indiqués en fonction d organismes différents. Les coûts peuvent être historisés par période. Seul le coût pédagogique et le coût de support de formation sont hérités au niveau de la session. 12

13 Coût des actions de formation (2/3) Gestion par période Gestion par organisme Ajouter un coût Une icône permet d identifier les coûts ajoutés manuellement. 13

14 Coût des actions de formation (3/3) Méthode de calcul du coût pédagogique : S il s agit d une action INTER : Coût = (coût pédagogique de l action de formation) x (nombre d inscriptions payant les coûts de session) S il s agit d une action INTRA : Coût = (coût pédagogique de l action de formation) x (Arrondi à l entier supérieur) ((Nombre d inscriptions payant les coûts de sessions) / (Nombre de places)) 14

15 Cas pratique 1 Créer une action de formation En y ajoutant plusieurs prestataires En y renseignant plusieurs dates. 15

17 Plan de formation Dans TalentSoft, l utilisation du plan de formation permet : De valoriser financièrement, sur la base des coûts de référence, les besoins de formation individuels et/ou collectifs à prendre en compte pour l année à venir. De passer à l état «Validé» tous les besoins inclus au plan à validation de ce dernier. 17

18 Les étapes du Plan Prévisionnelle : Le plan est en cours d élaboration et le plan n a pas débuté (date de début d'exécution inférieure à la date du jour). Attente de validation : Le plan est en cours de validation et le plan n a pas débuté ou le plan est en cours d élaboration et le plan a débuté. Attente du début d'exécution : Le plan est validé et le plan n a pas débuté. Exécution : le plan est validé et le plan a débuté. Fermé : Le plan est terminé (Date de fin supérieure à la date du jour) 18

19 Validation du Plan et ses impacts Impacts de la validation du plan Lorsque que le plan est aux phases «Prévisionnelle», «Attente du début d'exécution», «Attente de validation»: L'ajout de besoins au plan se fera en tant que «budgété». Lors de l'inscription à une session, aucun collaborateur ne sera proposé. Il ne sera pas possible de faire le lien entre les besoins et les inscriptions aux sessions. Le budget prévisionnel du plan est décrémenté lors de l ajout de besoins au plan. Lorsque le plan est à la phase d'exécution : L'ajout de besoins au plan se fera en tant que «non budgété». Les collaborateurs ayant émis un besoin validé sur une action présente au plan seront proposés lors de l inscription à une session de cette action. Lors de l inscription, il sera possible de faire le lien entre celle-ci et le besoin émis. Le budget prévisionnel n est plus décrémenté lors de l ajout de besoin au plan. 19

21 Recueil des besoins individuels TS Evaluation Via une campagne d entretiens annuel Via une campagne de recueil de besoins de formation Via un formulaire de demande de formation (Mon TS) L interface besoins de formation affiche uniquement les 50 derniers besoins émis. Afin d accéder à l ensemble des besoins il est nécessaire d utiliser le requêteur. 21

22 Validation des besoins individuels Afin de valider un besoin individuel, il suffit de l éditer et le passer à l état validé. Une notification mail peut être associée à cette étape. 22

23 Edition des besoins de formation Il est possible d éditer en masse les besoins de formation : Cliquer sur «modifier en masse» Sélectionner la donner à éditer 23

24 Ajout des besoins au plan Formation > Besoins de formation : Ajouter à un plan Sélectionner le besoin 24

25 Besoins collectifs (1/2) Plan / Sélectionner le thème action / afficher les besoins collectifs / ajouter un besoin collectif 25

26 Besoins collectifs (2/2) Pour valider les besoins : éditer le besoin sélectionné et le passer à l état validé. Une notification mail peut être associée à cette étape. Modifier l état du besoin 26

28 Calcul du coût prévisionnel du plan Le coût prévisionnel d un plan est calculé en fonction des actions de formation contenues dans le plan. Le budget prévisionnel correspond à la somme des coûts ( pédagogique, ingénierie, de support) de référence pour chaque action de formation contenue dans le plan. Les coûts à prendre en compte dans le calcul du budget prévisionnel peuvent être paramétrés dans l onglet Option du plan. Points d attention : Le coût prévisionnel d une action de formation varie en fonction de son type «Intra» ou «Inter». Si le coût a été modifié manuellement, les règles de calcul automatique ne s appliqueront plus. 28

29 Cas pratique 2 Ajouter des besoins individuels au plan Créer un besoin collectif sur une action de formation au plan 29

31 Exécution du plan Pour que le plan soit en «exécution», le plan doit être validé et la date de début d exécution doit être dépassée. 31

32 Création de session Catalogue > se positionner sur l action souhaitée, cliquer sur «créer une nouvelle session» et compléter les détails de celle-ci. Les coûts de session se calculent lors de l inscription d un collaborateur. 32

33 Coût des sessions de formation Liste des coûts disponibles sur la session: Point d attention : les frais de restauration, de transport et d hébergement sont consolidés des inscriptions sur la session. S ils sont renseignés manuellement au niveau de la session, les règles de calcul automatiques ne s appliqueront plus. 33

34 Coût des sessions de formation Ventilation des coûts : chaque coût de session peut être ventilé par différents organismes financeurs. % d affectation 34 La liste des organismes financeurs est paramétrable

35 Calcul du coût pédagogique sur la session Méthode de calcul : S il s agit d une action INTER : Coût = (coût pédagogique de l action de formation) x (nombre d inscriptions payant les coûts de session) S il s agit d une action INTRA : Coût = (coût pédagogique de l action de formation) x (Arrondi à l entier supérieur) ((Nombre d inscriptions payant les coûts de sessions) / (Nombre de places)) Le coût se met à jour lors de : La modification du coût pédagogique de l action de la session La modification des propriétés de la session sur lesquels se basent le calcul. L ajout ou la suppression d une inscription sur la session La modification du champ «Paye les frais de la session» d inscription de la session 35

36 Calcul du coût de support de formation sur la session Méthode de calcul : Coût = (coût support de formation de l action de formation) x (Nombre d inscriptions payant les coûts de session) Le coût se met à jour lors de : L ajout ou la suppression d une inscription sur la session La modification du champ «Paye les coûts de la session» d inscription de la session 36

37 Inscription de collaborateurs Session > inscrire des collaborateurs Les inscriptions peuvent aussi être effectuées via les pages Catalogue ou Stagiaires. 37

38 Push des collaborateurs Lors de l inscription, les collaborateurs dont les besoins de formation validés au Plan correspondent à l action de formation, sont proposés : 38

39 Recherche de collaborateurs Utiliser le requêteur pour rechercher les collaborateurs à inscrire qui n auraient pas été proposés. 39

40 Inscription via Mon TS Au niveau du détail d une session il est possible d ouvrir cette dernière à l autoinscription ou à l inscription de collaborateurs par un manager depuis «Mon TalentSoft». Il suffit pour cela de sélectionner une session et de cocher dans le détail de la formation «ouverte à l inscription réalisée par le collaborateur» et/ou «ouverte à l inscription réalisée par un manager». 40

41 Coûts de l inscription Calcul du coût global de l inscription : Coût global = (sommes des coûts communs de la session) / (nombre d inscription qui paye les coûts de session) + frais liés à l inscription Avec coûts communs = coûts qui ne sont pas consolidés d une inscription, ils sont saisis manuellement sur la session. 41

42 Multi dispositifs de formation Une inscription peut être liée à plusieurs dispositifs selon son mode financement et son mode de formation : 42

43 Gestion des listes d attente Un état d inscription peut être paramétré comme liste d attente: 43

44 Paramétrage d s de notifications Différentes notifications associées aux besoins de formations, inscriptions, plan et sessions sont paramétrables dans TS Intelligence : 44

45 Word + Grâce à l intégration de Word+, il est désormais possible d exporter une feuille d émargement vers Word en utilisant le modèle Word client. A l instar d Excel+, on retrouvera les données de TS dans le modèle ainsi publiposté. 45

46 Lien besoin inscription Une fois le plan de formation construit et validé, il faut suivre sa réalisation tout au long de l année. Pendant son exécution il est donc nécessaire de lier l ensemble des inscriptions sur les sessions de formations aux besoins des plans. Ce rattachement permet au responsable formation de suivre l engagé et le réalisé de son plan en terme d inscriptions et de coûts. 46

47 Lien besoin inscription 47 Le coût engagé d une action est calculé à partir des inscriptions liées aux besoins de formation d un plan pour la même action de formation donnée. Ces inscriptions sont dans un état indiqué comme «Engagé». Le calcul du coût réalisé est identique mais en prenant en compte les inscriptions considérées comme «réalisées». Coût engagé = Somme des coûts engagés de chaque session pour les inscriptions liées Coût réalisé = Somme des coûts réalisés de chaque session pour les inscriptions liées Remarque : Le coût pédagogique d une action au niveau de la session pouvant être modifié manuellement par l utilisateur, le calcul du coût engagé d une session sera différent si il y a eut une intervention manuelle

48 Lien besoin inscription La liaison d une inscription à un besoin validé au plan peut s effectuer : lors de l inscription à une session : un pop up s ouvre automatiquement lors de l édition de l inscription > Onglet Plan lié Seuls les plans validés apparaissent dans l interface de liaison. 48

49 Lien besoin inscription Calcul de la liaison à un besoin individuel ou collectif : Si l application trouve un besoin individuel validé au plan correspondant à l inscription à la session d une action de formation identique : un message informe de la correspondance. La liaison sera faite lors de la validation de l inscription. Si aucun besoin individuel n a été trouvé l application recherche si des besoins collectifs, associés à cette action de formation, existent dans le plan en question. Si une correspondance est possible il proposera alors les différents besoins, le besoin souhaité pourra alors être sélectionné. 49

50 Lien besoin inscription Parmi les personnes que j inscris à une formation, le système a trouvé 1 personne pour laquelle on avait identifié un besoin individuel dans le Plan sur cette formation. Aucun besoin individuel sur cette formation n a été trouvé pour 3 autres collaborateurs. Le système cherche et propose les besoins collectifs éventuels lié à cette formation dans le Plan 50

51 Lien besoin inscription La liaison de l inscription à un besoin modifie le budget engagé et réalisé du plan : 51

52 Coûts engagés et réalisés Le coût engagé d une action de formation est calculé à partir des inscriptions liées aux besoins de formation d un plan pour cette même action donnée. Ces inscriptions sont dans un état indiqué comme «Engagé». Coût engagé = Somme des coûts engagés de chaque session pour les inscriptions liées Coût réalisé = Somme des coûts réalisés de chaque session pour les inscriptions liées Point d attention: le coût pédagogique d une action au niveau de la session pouvant être modifié manuellement par l utilisateur, le calcul du coût engagé d une session sera différent si il y a eu une intervention manuelle. On distinguera donc le calcul avec le coût pédagogique saisi manuellement ou calculé automatiquement. 52

53 Cas pratique 3 Réaliser l inscription d un collaborateur à une session. 53

55 Evaluation de la formation Ce composant permet d évaluer les inscriptions réalisées au sein d un formulaire : Les notes attribuées et le commentaire associé s afficheront dans l onglet Formations réalisées du détail des inscriptions. Il est possible de faire visualiser l ensemble de ces notes dans un rapport. 55

57 Rapport légaux 2483 Bilan Social 57