PROCÉDURE D ENCADREMENT DES CAMPAGNES DE FINANCEMENT (CA # 58)

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1 PROCÉDURE D ENCADREMENT DES CAMPAGNES DE FINANCEMENT () Adoptée par le conseil d administration le 15 décembre 2015

2 Procédure d encadrement des campagnes de financement Page 2 1. LE TITRE DE LA PROCÉDURE Procédure d encadrement des campagnes de financement. 2. PRÉAMBULE Le concept de former un citoyen responsable et engagé s inscrit dans les valeurs du programme international de l Académie Lafontaine. Des principes de partage, de don de soi sont omniprésents dans la formation de nos élèves. L incitation à faire une différence et la culture du mécénat sont aussi des aspects auxquels nos élèves sont sensibilisés. La générosité vient avec son lot de responsabilités. Bon nombre de campagnes de financement naissent de cette générosité. 3. RAISON D ÊTRE DE LA PROCÉDURE 3.1 L Académie a, par résolution officielle du C.A., défendu toute forme de sollicitation obligatoire par les élèves. Du même coup, l Académie a imposé des frais obligatoires à chaque famille afin de compenser pour le manque à gagner découlant des profits des campagnes de financement à grande échelle pour l Académie Lafontaine. 3.2 Au fil des ans sont apparues des formes de sollicitation initiées par des groupes d élèves ou par des membres du personnel afin de : répondre à des activités d'organismes communautaires ; financer la participation individuelle, propre à l un ou l autre des élèves, à une activité de groupe chapeautée par l Académie Lafontaine ; financer des activités artistiques, culturelles, sportives ou d implication sociale. Ces formes de sollicitation doivent être encadrées. 4. DÉFINITION Campagne de financement : Action de recueillir des sommes d argent. Sollicitation : Solliciteur : Action de demander avec déférence. Personne qui sollicite dans le but d obtenir une somme d argent ou un bien quelconque. 5. L OBJECTIF GÉNÉRAL DE LA PROCÉDURE Encadrer toute forme campagne de financement dans le respect de la résolution CA # 134 qui stipule :

3 Procédure d encadrement des campagnes de financement Page 3 QUE l Académie Lafontaine ne tienne plus de campagne de financement à grande échelle pour ses propres activités. Ce type de campagne étant remplacé par des frais spécifiques additionnels (tels qu indiqués au tableau suivant) ajoutés aux frais divers obligatoires qui sont consacrés à un «Fonds de soutien aux activités éducatives». 1 er enfant 40 $ 2 e enfant 40 $ 3 e enfant 25 $ 4 e enfant 0 $ QUE l Académie Lafontaine permette une campagne école majeure choisie par le conseil des élèves au profit d un organisme ou d une fondation communautaire. QUE l Académie Lafontaine permette des campagnes de financement encadrées afin de financer : des activités d organismes communautaires ; la participation individuelle propre à l un ou l autre des élèves, à une activité de groupe ; des activités artistiques, culturelles, sportives ou d implication sociale des voyages organisés par l école ; QUE l Académie Lafontaine encadre les demandes de commandites et les dons QUE l Académie Lafontaine continue de suggérer aux parents un don volontaire de 1000 $ 6. LA PROCÉDURE 6.1 Une rencontre d information est prévue en début d année scolaire avec le directeur de la vie étudiante, des communications et du rayonnement et tout membre du personnel, tout élève ou tout groupe d élèves ayant le besoin de recourir à une campagne de financement pour une activité tenue durant l année scolaire. 6.2 Tout membre du personnel, tout élève, tout groupe d élèves doit (doivent) déposer au directeur de la vie étudiante, des communications et du rayonnement, son projet de campagne de financement ou tout projet de sollicitation à être effectué auprès des élèves et auprès de leurs parents, pour fins d approbation. 6.3 Le dossier doit comprendre, de manière générale mais non limitative : le nom de chaque demandeur (solliciteur volontaire) ; les motifs de la campagne de financement ; les moyens retenus ; la clientèle visée (les sollicités) ; le(les) moment(s) où se fera la sollicitation ;

4 Procédure d encadrement des campagnes de financement Page 4 l endroit à spécifier, si nécessaire l objectif financier visé ; le nom des gens ou des entreprises visées pour des demandes de commandites en argent ou en biens, s il y a lieu. La demande doit être remise au directeur de la vie étudiante, des communications et du rayonnement qui, avec une vision d ensemble et un souci d éviter le cannibalisme entre les différentes initiatives (éviter de solliciter toujours les mêmes groupes de gens avec les mêmes types de campagnes), l approuve et signe, la rejette et signe, ou encore, agit à titre de ressourceconseil pour moduler le projet de financement afin qu il soit viable et, bien entendu, conforme à la présente procédure. Dans le cas contraire, la demande est refusée et signée. De plus, il s assure que le type de campagne et la cause qui y est rattachée soient en accord avec les valeurs de l Académie Lafontaine. 7. LES PARAMÈTRES 7.1 Une seule campagne école majeure choisie par le conseil des élèves, au profit d un organisme ou d une fondation communautaire, est autorisée. À titre d exemple : la course de l Espoir. 7.2 Un nombre limité par année de campagnes de financement mineures au profit d organismes externes impliquant des élèves ou des membres du personnel à titre de solliciteurs et d autres élèves, membres du personnel ou parents à titre de sollicités potentiels libres est permise par secteurs (primaire, secondaire, vie étudiante, comités d engagement social et communautaire). 7.3 Certaines activités d entreprenariat de la part des élèves sont permises après les heures de classe à l Académie Lafontaine. Les consommateurs visés étant les parents et les visiteurs. 7.4 Les profits générés par la vente de billets ou de produits ainsi que par des activités d un projet d entreprenariat peuvent être remis en entier ou en partie à des activités d organismes communautaires du choix des élèves impliqués. 7.5 Des élèves impliqués dans un voyage organisé peuvent vendre des produits dont les profits financeront en partie leur participation. Il en va de même pour des élèves qui voudraient financer leur participation à un projet spécial en lien avec la vie étudiante ou communautaire. 7.6 Il est interdit, en tout temps, de solliciter, par la vente de produits, des élèves du primaire. 7.7 La vente d items en lien avec une campagne de financement ou pour un projet d entreprenariat est possible en soirée lors d événements, spectacles et galas organisés par l Académie Lafontaine.

5 Procédure d encadrement des campagnes de financement Page 5 Tout membre du personnel, tout élève ou tout groupe d élèves, ayant déposé un projet de financement approuvé et voulant profiter de cette opportunité (doit) doivent en faire la demande auprès du directeur de la vie étudiante, des communications et du rayonnement, suite à la diffusion en début d année, de la programmation annuelle des évènements, spectacles et galas tenus à l école. Celui-ci assignera les opportunités de sollicitation en évènements de soirée, selon la campagne, la clientèle présente et le type de soirée. 7.8 La Fondation Académie Lafontaine est une entité en elle-même, indépendante de l Académie Lafontaine qui, de son côté, se donne le mandat d amasser des fonds pour des projets d envergure tels que de nouvelles infrastructures et de nouveaux équipements pour le mieux-être des élèves fréquentant l Académie Lafontaine. En ce sens, une attention particulière devrait être portée afin que les projets de campagnes de financement soumis n entrent pas en compétition avec les initiatives annuelles récurrentes de financement de La Fondation Académie Lafontaine. 8. RESPONSABILITÉS 8.1 Le conseil d administration Le conseil d administration est responsable de l adoption de la procédure d encadrement des campagnes de financement. 8.2 La direction générale La direction générale doit s assurer de l application de la présente procédure. 9. LE MÉCANISME DE RÉVISION 9.1 La présente procédure, après son adoption, sera révisée en ADOPTION La présente politique est adoptée par le conseil d administration le 15 décembre LA DATE D ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil d administration.