Commande de codes à barres et d étiquettes d expédition Instructions

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1 Commande de codes à barres et d étiquettes d expédition Instructions Avril

2 Table des matières 1 Premiers pas Ouverture de session Modification du mot de passe Validité 3 2 Codes à barres Généralités sur le code à barres Barcode Plus pour les colis Apposition du code à barres et saisie de l adresse pour les envois de la poste aux lettres Commande de codes à barres 4 3 Etiquettes d expédition Généralités sur les étiquettes d expédition préimprimées Commande d étiquettes d expédition 7 Annexe 10 Prix (TVA non comprise) 10 Instructions sur la manière de remplir le modèle Excel 10 2

3 1 Premiers pas 1.1 Ouverture de session Veuillez vous enregistrer sur et commander le service en ligne «Commande de codes à barres et d étiquettes d expédition». Si vous avez déjà un compte utilisateur auprès du Centre clientèle de la Poste, connectezvous simplement à l aide de votre adresse et de votre mot de passe. Dans le profil utilisateur, sur vous pouvez, en tant qu administrateur, attribuer les droits d accès aux personnes autorisées de votre entreprise. 1.2 Modification du mot de passe En tant qu administrateur, vous pouvez modifier votre mot de passe dans le profil utilisateur sur Validité Ces instructions sont valables à partir du mois d avril Elles remplacent l édition d octobre Des modifications sont possibles. Tous les passages qui ont été modifiés sont marqués d un trait dans la marge. Dans cet encadré, vous trouverez des renseignements supplémentaires concernant les différentes étapes du menu. 3

4 2 Codes à barres 2.1 Généralités sur le code à barres Le code à barres de l envoi est une caractéristique d identification d un envoi particulier. Il contient des indications sur le destinataire et sur le lieu de dépôt ainsi que le numéro de l envoi. Le code à barres assure la transparence intégrale de la prestation, permet le suivi des envois et sert de base à la facturation des colis et aux éventuelles recherches. Le statut actuel de traitement des différents envois peut être consulté à n importe quel moment via le service en ligne «Suivi des envois» dans le Centre clientèle de la Poste. Avec un compte utilisateur professionnel, vous pouvez disposer de l offre premium «Suivi des envois», accompagnée de fonctionnalités supplémentaires. Les données saisies lors du dépôt, du traitement et de la distribution des envois peuvent être consultées pendant 360 jours (pour les envois à l étranger 180 jours). Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sur Les étiquettes imprimées vous parviennent en règle générale dans un délai de deux à trois jours de travail. Pour toute commande de codes à barres pour colis et d étiquettes d expédition, nous vous facturons une participation aux frais d expédition de CHF 5. (TVA non comprise). Nous vous facturerons CHF 20. en sus (TVA non comprise) si nous effectuons la saisie de la commande pour vous. Vous pouvez appeler le service en ligne dans le Centre clientèle sur ou directement via Pour un accès encore plus rapide, vous pouvez ajouter le service en ligne à vos favoris. 2.2 Barcode Plus pour les colis Sur demande, la Poste se charge pour vous et contre facturation des frais engagés des coûts de l application des codes à barres ou des étiquettes-adresse. Transmettez-nous votre fichier d adresses, nous imprimons les étiquettes-adresses voulues et les collons sur vos colis (envoi en nombre). Veuillez vous renseigner auprès de votre conseiller à la clientèle. 2.3 Apposition du code à barres et saisie de l adresse pour les envois de la poste aux lettres La Poste appose le code à barres sur vos lettres. Dans ce but, il vous suffit de nous remettre la liste des destinataires (formulaire n ) ainsi que les lettres correspondantes. Sur demande, nous nous chargeons également de la saisie des adresses ou établissons la liste des destinataires. Pour une offre correspondante, adressez-vous à votre conseiller à la clientèle ou au Service à la clientèle Poste. 2.4 Commande de codes à barres Avec le service en ligne «Commande de codes à barres et d étiquettes d expédition», vous pouvez commander des codes à barres d envoi et des étiquettes d expédition. Figure 1: «Qu est-ce que vous désirez commander?» Onglet «Sélection» Un masque s affiche avec des listes déroulantes contenant des champs à sélectionner. Sélectionnez d abord le groupe de prestations. Vous verrez la liste de tous les modes d expédition et prestations pour lesquels votre entreprise est annoncée. Tous les modes d expédition dont vous avez besoin ne peuvent pas être consultés? Vérifiez que les prestations suivantes pour codes à barres soient activées: Recommandé (R) du service intérieur: EPLJD (lettres avec justificatif de distribution) Autres lettres du service intérieur: courrier A Plus, Dispomail ou actes juridiques Pour colis du service intérieur/swiss-express: colis et exprès Pour lettres du service international: R Etranger, PRIORITY Plus Vous n avez pas besoin de licence d affranchissement pour les prestations «Colis du service international/urgent». Vous serez renvoyé automatiquement à «BDD Online». Pour plus de renseignements, veuillez vous adresser à votre conseiller. 4

5 Déterminez ensuite la prestation de base. Vous pourrez ensuite sélectionner d éventuelles prestations complémentaires et autres instructions de distribution. Si vous cliquez sur «Suivant», le masque «Licence» s affiche. Vérifiez si le modèle de code à barres affiché correspond à vos souhaits. Vous pouvez maintenant placer la commande dans le panier d achat. Figure 2: Onglet «Sélection» Onglet «Licence» Sélectionnez votre licence d affranchissement dans l onglet «Licence». Moyennant un faible surcoût, vous pouvez expédier vos envois sans impact pour le climat. Selon votre contrat avec la Poste, le supplément «pro clima» est automatiquement inséré. Tous les envois de la poste aux lettres du service intérieur seront accompagnés du label «pro clima»; la Poste prend en charge les coûts de compensation. Figure 3: Onglet «Licence» Onglet «Panier d achat» Entrez la quantité désirée dans l onglet «Panier d achat». Veuillez observer que la commande s effectue par tranches de cent. Si vous désirez commander des codes à barres supplémentaires, cliquez sur «Continuer à commander». Sinon, cliquez sur «Commander». Le label «pro clima» correspond aux envois sans impact pour le climat. Toutes les émissions de CO 2 sont compensées grâce à un petit supplément à l envoi de lettres, d express et de colis. Pour en savoir plus sur l offre et tous ses avantages, rendez-vous sur Vous souhaitez expédier vos envois sans impact sur le climat? Veuillez vous adresser à votre conseiller. Entrez le NPA de votre adresse dans le champ «Office de dépôt». Sélectionnez dans la liste déroulante la désignation correcte correspondant au NPA. Le champ à sélectionner apparaît automatiquement. Figure 4: Onglet «Panier d achat» Si vous cliquez sur +, vous voyez tous les détails de la commande correspondante. Vous pouvez effacer des éléments de la commande en cliquant sur. Vous pouvez actualiser votre commande en cliquant sur. 5

6 Onglet «Adresses» Saisissez les adresses de commande et de livraison dans l onglet «Adresses». Cliquez sur «Saisir une nouvelle adresse» et saisissez l adresse de livraison. Vous pouvez également «copier» une adresse existante pour qu elle serve de base à une nouvelle adresse et effectuer ensuite les modifications nécessaires. Cette nouvelle adresse pourra alors être enregistrée sous un nouveau nom. Toutes les adresses saisies pourront être sélectionnées lors d une prochaine commande. Plusieurs adresses de commande et de livraison peuvent être saisies et enregistrées. Confirmez les adresses de commande et de livraison en cliquant sur «Commander». Onglet «Aperçu» Vérifiez encore une fois votre commande dans l onglet «Aperçu». Cliquez ensuite sur «Envoyer la commande». Vous recevrez vos codes à barres, en règle générale, dans un délai de deux à trois jours ouvrables. Figure 6: Onglet «Aperçu» Figure 5: Onglet «Adresses» Les adresses de commande et de livraison enregistrées peuvent être choisies dans la liste déroulante qui convient. Activez la case si l adresse de livraison correspond à l adresse de commande. Adaptez les adresses de commande ou de livraison sous «gérer les adresses». 6

7 3 Etiquettes d expédition 3.1 Généralités sur les étiquettes d expédition préimprimées Commandez des étiquettes-adresses préimprimées et des étiquettes pour les envois commerciaux-réponses (ECR), pour les colis et les envois Swiss-Express «Lune» grâce à la fonction Codes à barres / étiquettes d expédition. Onglet «Sélection» Un masque s affiche avec des listes déroulantes contenant des champs à sélectionner. Choisissez d abord le groupe de prestations. Déterminez ensuite la prestation de base. Vous pouvez aussi choisir jusqu à trois prestations complémentaires et/ou une instruction de distribution. Cliquez sur «Suivant» pour accéder à l onglet «Données». Quantité maximale de commande Pour chaque position de commande, pas plus de étiquettesadresse ou lignes d adresse par tableau Excel. Les étiquettes d expédition correspondant aux prescriptions de la Poste, avec les indications relatives à l expéditeur et au destinataire ainsi que le code à barres intégré vous facilitent l expédition à un cercle de destinataires connu. 3.2 Commande d étiquettes d expédition Exécuter la fonction Cliquez sur «Commande matériel et documents» sous «Mes fonctions» dans la barre gauche de la navigation. Vous pouvez commander ici des étiquettes-adresses préimprimées avec code à barres pour envois de colis et envois Swiss-Express «Lune» en cliquant sur «Passez à la commande». Figure 8: Onglet «Sélection» Onglet «Données» Sélectionnez la licence d affranchissement dans l onglet «Données». Selon votre contrat avec la Poste, le supplément «pro clima» est automatiquement inséré. Indiquez le NPA dans le champ «Office de dépôt». Le choix de l impression des étiquettes dépend du produit sélectionné. Figure 9: Onglet «Données» Figure 7: «Qu est-ce que vous désirez commander?» Le label «pro clima» correspond aux envois sans impact pour le climat. Toutes les émissions de CO 2 sont compensées grâce à un petit supplément à l envoi de lettres, d express et de colis. Pour en savoir plus sur l offre et tous ses avantages, rendez-vous sur Vous souhaitez expédier vos envois sans impact sur le climat? Si tel est le cas, veuillez vous adresser à votre conseiller. 7

8 Pour cela, sélectionnez l onglet «Logo expéditeur». Cliquez sur l onglet «Texte expé diteur» si votre étiquette-adresse ne doit pas contenir de logo. Les étiquettes s affichent en couleur (si vous avez téléchargé un logo en couleur), mais sont imprimées en noir et blanc. Le logo doit être enregistré comme fichier.gif et peut avoir une taille de 30 Ko au maximum. Important: choisir blanc comme couleur d arrière-fond (les arrière-plans transparents sont imprimés en noir). Saisir les adresses des destinataires Les adresses des destinataires sont imprimées sur les étiquettes d expédition. Saisissez toutes les adresses dans le modèle Excel correspondant. Un guide (voir annexe) est à votre disposition pour vous servir d aide. Téléchargez ensuite le modèle contenant vos adresses en le sélectionnant sous «Parcourir» puis en cliquant sur «Télécharger les adresses». Envois commerciaux-réponses (ECR): Si vous avez sélectionné ECR comme prestation de base dans l onglet «Sélection», seul l onglet «Données» s affiche avec le champ «Adresse du desti nataire». En cliquant sur «Suivant», vous verrez un modèle de l étiquette d expédition. Vérifiez si cela correspond à vos souhaits. Veuillez observer que seule la première étiquette-adresse s affiche. Figure 11: Onglet «Données» Figures 10, 10a et 10b: Onglet «Données», onglets «Logo expéditeur» et «Texte expéditeur» En tant qu expéditeur, vous pouvez faire imprimer le logo de votre entreprise sur l étiquette-adresse dans le champ «Expéditeur». Format d impression: impression en rouleau ou feuille individuelle vous avez le choix. Une fois le bon à tirer vaildé, votre layout est définitif. En cliquant sur «Dans le panier d achat», vous validez le bon à tirer des étiquettes-adresses et placez la commande dans le panier. 8

9 Onglet «Panier d achat» Dans l onglet «Panier d achat», vous voyez la quantité commandée et le prix. Veuillez observer que la quantité commandée correspond au nombre d adresses enregistrées et ne peut pas être modifiée. Etiquettes ECR: La quantité affichée par défaut est 1. Veuillez indiquer la quantité désirée, puis cliquer sur «Actualiser». Si vous voulez commander d autres étiquettes-adresses ou d autres codes à barres, cliquez sur «Continuer à commander». Sinon, cliquez sur «Commander». Figure 13: Onglet «Adresses» Figure 12: Onglet «Panier d achat» Le montant minimal de commande pour les étiquettes-adresses s élève à 25 francs. Le prix est imputé au moyen d une facture mensuelle. Si vous cliquez sur +, vous voyez tous les détails de la commande correspondante. Vous pouvez effacer des éléments de la commande en cliquant sur. Vous pouvez actualiser votre commande en cliquant sur. Onglet «Adresses» Vos adresses de commande et de livraison sont mémorisées sous l onglet «Adresses». Les adresses de commande et de livraison enregistrées peuvent être choisies dans la liste déroulante qui convient. Activez la case si l adresse de livraison correspond à l adresse de commande. Adaptez les adresses de commande ou de livraison sous Options > «gérer les adresses». Onglet «Aperçu» Vérifiez encore une fois la commande dans l onglet «Aperçu». Envoyez la commande à la Poste en cliquant sur l option correspondante. Les étiquettes-adresses vous parviennent, en règle générale, dans un délai de deux à trois jours ouvrables. Vous souhaitez recevoir les étiquettes à une autre adresse? Cliquez sur «Saisir une nouvelle adresse» et saisissez l adresse de livraison. Vous pouvez également «copier» une adresse existante pour qu elle serve de base à une nouvelle adresse et effectuer ensuite les modifications nécessaires. Cette nouvelle adresse pourra alors être enregistrée sous un nouveau nom. Toutes les adresses saisies pourront être sélectionnées lors d une prochaine commande. Plusieurs adresses de commande et de livraison peuvent être saisies et enregistrées. Confirmez les adresses de commande et de livraison en cliquant sur «Commander». Figure 14: Onglet «Aperçu» 9

10 Annexe Prix (TVA non comprise) Etiquettes-adresse préimprimées Le minimum s élève à CHF 25.. Le montant sera chargé avec la facture mensuelle. Nombre Prix CHF CHF CHF 0.35 Participation aux frais d expédition CHF 5. / commande de code à barres d envoi pour les colis et d étiquettes d expédition. Commande par écrit ou par téléphone CHF 20. en sus si nous effectuons la saisie de la commande pour vous. Instructions sur la manière de remplir le modèle Excel ❶ ❷ ❸ ❹ ❺ ❻ ❼ L exemple ci-dessus est représenté comme suit sur l étiquette: WSBC2.0.0./ /bbsd2wsbci Poste CH SA Tamara Muster Wankdorfallee Berne A observer Les colonnes ❶, ❸, ❺, ❻ ( A, C, E et F) sont des champs obligatoires. Les colonnes ❷, ❹, ❼ (B, D et G) sont des champs facultatifs (ils peuvent rester vides). Le contenu des colonnes 1 à 4 (A à D) peut être utilisé librement et la longueur maximale du champ s élève à 35 caractères par cellule. Le contenu des colonnes 5 à 7 (E à G, c.-à-d. NPA, localité et pays) est défini et doit être respecté conformément aux instructions. Le tableau Excel ne peut pas dépasser une taille de 5 Mo ou contenir plus de lignes d adresse. Informations détaillées sur les différentes colonnes Colonne ❶ Vous pouvez saisir le nom de la société, mais aussi un titre. Colonne ❷ Colonne ❸ Colonne ❹ Colonne ❺ Colonne ❻ Colonne ❼ Si l adresse est celle d une société, vous pouvez saisir une personne de contact ou une division. Pour un particulier, le prénom et le nom peuvent être indiqués. Cette colonne doit en principe contenir la rue (y compris le numéro) ou la case postale. Selon la structure de l adresse, elle peut toutefois avoir un autre usage. Cette colonne peut être utilisée librement. Pour les envois du service intérieur, le NPA correct (en Suisse, à 4 chiffres) doit figurer dans cette colonne. Pour les envois à destination de l étranger, ce champ est facultatif (selon le pays de destination). Le lieu de destination doit être indiqué correctement. Pour les envois du service intérieur, cette cellule ne doit pas être remplie. Pour les envois à destination de l étranger, le pays doit obligatoirement être choisi dans le menu déroulant. Si la désignation d un pays est copiée à partir d une source extérieure, il doit être garanti que l orthographe est correcte. A défaut, le pays ne sera pas accepté lors du téléchargement du fichier. 10

11 Poste CH SA PostLogistics Wankdorfallee Berne Téléphone support.servicesenligne@poste.ch fr PL