APERÇU GÉNÉRAL DE VOTRE JUMELAGE PRINCIPAL R-1 DE 2016 PROGRAMMES

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1 APERÇU GÉNÉRAL DE VOTRE JUMELAGE PRINCIPAL R-1 DE 2016 PROGRAMMES 1

2 TABLE DES MATIÈRES L année de jumelage R-1 aperçu général...1 L algorithme de jumelage...8 Alerte au CaRMS...10 Ressources d aide pour les utilisateurs de programme...11 Ce document a pour but de vous offrir une vue d ensemble générale du processus du jumelage principal R-1. Pour de plus amples renseignements, visitez le site CaRMS.ca. 2

3 APERÇU GÉNÉRAL DE VOTRE ANNÉE DE JUMELAGE CaRMS PROGRAMMES La planification pour le jumelage R-1 débute vers la fin de l été. À ce moment, les programmes commencent la révision de leurs plans pour l année qui vient. Ceci peut inclure trouver des ressources nécessaires pour l examen des dossiers, l établissement des dates d entrevues et plus encore. Si votre programme n a pas un plan de jumelage, nous vous encourageons d en développer un au nom de votre programme. Une des premières phases de votre plan devrait inclure l examen et la mise à jour de vos descriptions de programmes affichées sur CaRMS.ca. PREMIER TOUR PHASE 1 : METTRE À JOUR VOS DESCRIPTIONS DE PROGRAMMES Le 7 juillet 2015, vous recevrez un courriel de la part de CaRMS contenant votre lien d accès unique à CaRMS en ligne, notre plateforme en ligne sécurisée. Si vous accédez à votre poste après le début de l année de jumelage, nous vous ferons parvenir vos données d accès dès que nous aurons reçu un avis par écrit de votre nomination de la part de votre directeur de programme ou de votre bureau des études médicales postdoctorales. Si vous êtes déjà inscrit en tant qu administrateur ou directeur de programme pour un jumelage antérieur, vous pouvez simplement vous connecter à CaRMS en ligne en utilisant votre ancien nom d utilisateur et mot de passe. Une description de programme est un élément essentiel du processus de candidature pour les candidats et les programmes. C est le moyen grâce auquel les programmes transmettent leurs exigences de candidature, les critères de sélection et le contenu du programme aux candidats potentiels. S il y a de l information que vous désirez transmettre aux candidats, quelle qu en soit l importance (ou apparemment intuitive), elle devrait être incluse dans votre description de programme. Mettre à jour les descriptions de programmes d ici le début du mois de septembre assure que les candidats aient entre les mains l information appropriée au début du jumelage et lorsque les descriptions de programmes sont disponibles aux candidats. Une description de programme comprend habituellement l information suivante Le nom du directeur et de l administrateur de programme (ou le point de contact choisi). Parfois, les candidats peuvent avoir des questions en ce qui concerne votre programme et ils devraient pouvoir trouver les réponses à leurs questions liées à l admissibilité en lisant la description du programme ou en communiquant avec vous au numéro de téléphone ou à l adresse électronique indiqué dans la description. Les adresses URL et les coordonnées du programme. Le nombre de postes disponibles dans votre programme, également connu sous le nom de «quota approximatif». 1

4 Veuillez noter que seul votre bureau des études médicales postdoctorales possède la fonction d entrer et de mettre à jour le quota dans le système. Nous vous recommandons fortement de ne pas modifier le nombre de postes disponibles après le 15 octobre 2015 alors que les candidats commencent la sélection des programmes. Tout site Web qui pourrait intéresser les candidats. Il peut s agir du site Web de votre programme ou de votre département et/ou des références de critères provinciaux. Les sections individuelles de votre description de programme incluent : Renseignements importants Toutes instructions spéciales ou tous renseignements importants peuvent être inclus dans cette section. Il peut s agir, par exemple, des aspects essentiels de la candidature, des mises à jour importantes ou des changements apportés aux critères d admissibilité de votre programme. Nous vous recommandons fortement de ne pas modifier vos critères d admissibilité après le 15 octobre 2015 alors que les candidats commencent la sélection des programmes. Renseignements généraux Des renseignements généraux pertinents pour votre programme (p. ex. des horaires, des sites de formation, etc.) peuvent être inclus dans cette section. Processus d examen des dossiers Dans cette section, vous pouvez aviser les candidats si votre programme accepte des candidatures soumises après le début de la période d examen des dossiers. Entrevue Dans cette section, vous pouvez inclure de l information concernant le processus d entrevue. La période nationale d entrevue pour le jumelage principal R-1 de 2016 a lieu du 16 janvier au 7 février Les entrevues des candidats sont organisées entre les candidats et le personnel du bureau du programme. CaRMS ne participe pas au processus d entrevue. Critères de sélection Dans cette section, vous pouvez inclure de l information concernant les qualités que vous recherchez chez les candidats. Nous vous recommandons d être aussi précis que possible en remplissant cette section. Faits saillants du programme Dans cette section, vous pouvez indiquer tous les points que vous désirez souligner au sujet de votre programme, votre université ou votre emplacement. Fournir des faits saillants universitaires et non universitaires donne aux candidats une meilleure idée à laquelle ils doivent s attendre s ils sont jumelés à votre programme. 2

5 Curriculum du programme Dans cette section, vous pouvez inclure de l information concernant une formation spécifique que recevront les candidats. Veuillez inclure des descriptions détaillées pour chaque année de formation postdoctorale, y compris tous les stages, la durée de ces stages, les sites de formation et le temps de vacances alloué. Si la formation comprend des aspects uniques, nous vous suggérons de fournir de brèves descriptions de stages. Site de formation Dans cette section, vous pouvez inclure de l information générale concernant le lieu où les résidents feront leur formation. Renseignements supplémentaires Dans cette section, vous pouvez inclure toute information supplémentaire qui n est pas incluse dans les autres sections. FAQ : Vous pouvez inclure dans cette section toute question et réponse qui pourraient aider les candidats potentiels à votre programme. Les sujets peuvent comprendre : postuler à votre programme (acceptez-vous les candidatures tardives?), le programme lui-même (offrez-vous des occasions de formation avancée?), la communauté (y a-t-il des possibilités de logement près de l hôpital?), etc. Documentation Dans cette section, veuillez indiquer les documents exigés par votre programme. Assurez-vous d inclure tous les documents sur votre liste, y compris ceux qu utilise le bureau des études médicales postdoctorales afin d établir les critères d admissibilité provinciaux, afin d assurer que les candidats les incluent dans leur dossier. S il y a lieu, veuillez préciser la date exacte par laquelle les documents de citoyenneté doivent être soumis (p. ex. d ici la date d examen des dossiers, la date limite de soumission des listes de classement ou avant le début de la formation au mois de juillet). PHASE 2 : ACCÈS POUR L EXAMEN DES DOSSIERS La période de candidature pour les candidats a lieu du 2 septembre au 20 novembre Pendant cette période, il est possible que les candidats communiquent avec vous s ils ont des questions. Afin de vous préparer pour la phase d examen des dossiers qui débute le 24 novembre 2015, connectez-vous à votre compte d utilisateur CaRMS en ligne le 12 novembre 2015 à 12 h (HE) et donnez accès à vos examinateurs de dossiers. 3

6 Un examinateur de dossier est une personne désignée par le directeur ou l administrateur de programme pour réviser les dossiers de candidature à votre programme. Lorsque vous créez un accès pour un examinateur de dossiers, vous pouvez déterminer le type d accès de chaque examinateur. Les utilisateurs avec un accès complet peuvent visionner, télécharger et imprimer les candidatures. Ces utilisateurs ont également accès à la section des notes et peuvent inclure des renseignements supplémentaires concernant les candidats. Les directeurs et les administrateurs de programme ont également accès à l information dans la section des notes. L accès «en lecture seulement» permet uniquement aux examinateurs de visionner la candidature. Les utilisateurs en lecture seulement n ont pas accès à la section des notes. Le nombre d examinateurs de dossiers individuels requis pour votre programme et les processus d examen sont généralement une prérogative du directeur de programme. Nous vous recommandons d inscrire tous les plans concernant l examen des dossiers dans votre plan de jumelage pour utilisation future. PHASE 3 : EXAMEN DES DOSSIERS Le 24 novembre 2015 à 12 h (HE), les programmes commencent l examen des dossiers de candidatures et des documents soumis par les candidats. Généralement, les programmes examinent les candidatures jusqu à ce qu ils soient prêts à inviter les candidats à une entrevue, mais vous pouvez également examiner les dossiers jusqu au début de la période de classement. Vous pouvez également décider d accepter et d examiner des candidatures pendant le processus d entrevue. Pour votre commodité, vous avez la possibilité de créer des filtres personnalisés pour gérer les candidatures à votre programme dans CaRMS en ligne. Vous trouverez des instructions détaillées dans le guide technique accessible à partir de la page d accueil de CaRMS en ligne. Veuillez noter que les lettres de recommandation seront masquées jusqu au 1 er décembre 2015 à 12 h (HE). Les documents de citoyenneté et les photographies sont uniquement dévoilés au début de la période d entrevue aux fins de référence. PHASE 4 : ENTREVUES La période désignée pour les entrevues est du 16 janvier au 7 février Chaque programme individuel prend la décision en ce qui concerne les candidats qu il désire interviewer et le temps de l entrevue. Les entrevues des candidats sont organisées entre les candidats et le personnel du bureau du programme. CaRMS ne participe pas au processus d entrevue. 4

7 Il appartient aux programmes de décider qui ils désirent inviter à une entrevue. Généralement, les invitations à une entrevue devraient être envoyées d ici la fin du mois de décembre ou au début du mois de janvier. Si possible, les invitations devraient être envoyées au moins trois semaines avant la date prévue. Les entrevues des diplômés canadiens en médecine (DCM) de l année courante des facultés de médecine à l extérieur de la ville ont lieu pendant cette période de trois semaines. Les entrevues des DCM à leur propre faculté de médecine et des diplômés hors Canada et États-Unis (DHCEU) sont coordonnées séparément et n ont pas de période nationale désignée. Les dates d entrevue pour les DCM et les DHCEU devraient être indiquées dans votre description de programme. PHASE 5 : CLASSEMENT La fonction de classement de CaRMS en ligne sera disponible pour les programmes à compter du 28 janvier 2016 à 12 h (HE). Les programmes pourront commencer à composer leur liste de classement. Le classement détermine l ordre de préférence du plus préféré au mois préféré. Les candidats classent leurs programmes désirés, excluant les programmes auxquels ils ont postulé, mais où ils ne souhaitent plus suivre leur formation. Les programmes classent les candidats par ordre de préférence, excluant les candidats qu ils ne désirent pas former. Vous n êtes pas obligé de classer tous les candidats qui ont postulé à votre programme. Les listes de classement sont confidentielles. Les candidats ne sauront pas leur position de classement ou même s ils ont été classés par un programme. De même, les programmes ne sauront pas si un candidat les a classés. Le classement d un candidat sur votre liste de classement soumise constitue un engagement contraignant à les former en cas de jumelage. Les résultats de jumelage sont contraignants. Ceci veut dire que vous devez accepter tout candidat que vous avez classé et qui est jumelé à votre programme. La date de soumission des listes de classement pour les programmes est le 10 février 2016 à 14 h (HE). Votre bureau des études médicales postdoctorales doit approuver les listes de classement pour qu elles soient considérées comme définitives. PHASE 6 : RÉSULTATS DE JUMELAGE Tous les résultats de jumelage seront disponibles le Jour de jumelage, le 2 mars 2016 à 12 h (HE). Ce jour-là, connectez-vous à votre compte d utilisateur CaRMS en ligne afin d accéder aux résultats de jumelage de votre programme. Les programmes qui ont des postes non comblés recev- 5

8 ront de l information concernant le deuxième tour du jumelage R-1 plus tard la même journée. La plateforme CaRMS en ligne fermera le 24 mars 2016 à 15 h (HE). Nous recommandons à tous les programmes de télécharger et d enregistrer tous les dossiers liés au jumelage dans leur compte avant la fermeture de CaRMS en ligne à cette date. Les dossiers des candidats jumelés seront disponibles jusqu à cette date, mais seront également accessibles à partir de votre bureau des études médicales postdoctorales le 23 mai DEUXIÈME TOUR PHASE 1 : ACCÈS POUR L EXAMEN DES DOSSIERS La période de candidature pour les candidats a lieu du 7 janvier au 10 mars Pendant cette période, il est possible que les candidats communiquent avec vous s ils ont des questions. Afin de vous préparer pour la phase d examen des dossiers qui débute le 10 mars 2016, connectez-vous à votre compte d utilisateur CaRMS en ligne le 4 mars 2016 à 12 h (HE) et donnez accès à vos examinateurs de dossiers. Un examinateur de dossier est une personne désignée par le directeur ou l administrateur de programme pour réviser les dossiers de candidature à votre programme. Lorsque vous créez un accès pour un examinateur de dossiers, vous pouvez déterminer le type d accès de chaque examinateur. Les utilisateurs avec un accès complet peuvent visionner, imprimer et exporter les candidatures. Ces utilisateurs ont également accès à la section des notes et peuvent inclure des renseignements supplémentaires concernant les candidats. Les directeurs et les administrateurs de programme ont également accès à l information dans la section des notes. L accès «en lecture seulement» permet uniquement aux examinateurs de visionner la candidature. Les utilisateurs en lecture seulement n ont pas accès à la section des notes. Le nombre d examinateurs de dossiers individuels requis pour votre programme et les processus d examen sont généralement une prérogative du directeur de programme. Nous vous recommandons d inscrire tous les plans concernant l examen des dossiers dans votre plan de jumelage pour utilisation future. PHASE 2 : EXAMEN DES DOSSIERS Le 10 mars 2016 à 12 h (HE), les programmes commencent l examen des dossiers et des documents assignés par les candidats. 6

9 Pour votre commodité, vous avez la possibilité de créer des filtres personnalisés pour gérer les candidatures à votre programme dans CaRMS en ligne. Vous trouverez des instructions détaillées dans le guide technique accessible à partir de la page d accueil de CaRMS en ligne. PHASE 3 : CLASSEMENT La fonction de classement de CaRMS en ligne sera disponible pour les programmes à compter du 17 mars 2016 à 12 h (HE). Les programmes pourront commencer à composer leur liste de classement. Le classement détermine l ordre de préférence du plus préféré au mois préféré. Les candidats classent leurs programmes désirés, excluant les programmes auxquels ils ont postulé, mais où ils ne souhaitent plus suivre leur formation. Les programmes classent les candidats par ordre de préférence, excluant les candidats qu ils ne désirent pas former. Vous n êtes pas obligé de classer tous les candidats qui ont postulé à votre programme. Les listes de classement sont confidentielles. Les candidats ne sauront pas leur position de classement ou même s ils ont été classés par un programme. De même, les programmes ne sauront pas si un candidat les a classés. Le classement d un candidat sur votre liste de classement soumise constitue un engagement contraignant à les former en cas de jumelage. Les résultats de jumelage sont contraignants. Ceci veut dire que vous devez accepter tout candidat que vous avez classé et qui est jumelé à votre programme. La date de soumission des listes de classement pour les programmes est le 24 mars 2016 à 14 h (HE). Votre bureau des études médicales postdoctorales doit approuver les listes de classement pour qu elles soient considérées comme définitives. PHASE 4 : RÉSULTATS DE JUMELAGE Tous les résultats de jumelage seront disponibles le jour de jumelage, le 12 avril 2016 à 12 h (HE). Ce jour-là, connectez-vous à votre compte d utilisateur CaRMS en ligne afin d accéder aux résultats de jumelage de votre programme. La plateforme CaRMS en ligne fermera le 6 mai 2016 à 15 h (HE). Nous recommandons à tous les programmes de télécharger et d enregistrer tous les dossiers liés au jumelage dans leur compte avant la fermeture de CaRMS en ligne à cette date. Les dossiers des candidats jumelés seront disponibles jusqu à cette date, mais seront également accessibles à partir de votre bureau des études médicales postdoctorales le 23 mai

10 L ALGORITHME DE JUMELAGE CaRMS utilise un algorithme reconnu mondialement et primé pour jumeler des étudiants à des programmes de formation postdoctoraux en médecine partout au Canada. L algorithme de jumelage fait l objet d un accord de licence avec le National Matching Service Inc. (NMS), basé au Canada et est utilisé depuis plus de 50 ans afin d effectuer des jumelages de résidence en Amérique du Nord. CaRMS a utilisé un processus informatisé utilisant l algorithme de jumelage pour la première fois lors du jumelage principal R-1 (jumelage R-1) de Depuis ce temps, l algorithme de jumelage a été utilisé afin d exécuter le jumelage R-1, ainsi que nos trois jumelages de sous-spécialités : le jumelage de médecine familiale/médecine d urgence, le jumelage des spécialités médicales et le jumelage des spécialités pédiatriques. L algorithme de jumelage, connu sous le nom de l algorithme Roth-Peranson, a été conçu par Alvin Roth et Elliott Peranson, président du NMS et a été un des facteurs importants qui ont permis à monsieur Roth de remporter le Prix Nobel en économie en COMMENT FONCTIONNE L ALGORITHME DE JUMELAGE? L algorithme du jumelage de CaRMS compare les listes de classement soumises par les candidats et les programmes et effectue un jumelage entre les candidats et les programmes selon les préférences indiquées par les deux parties. Les listes de classement soumises par les candidats indiquent, par ordre de préférence, les programmes auxquels le candidat aimerait être formé. Les listes de classement soumises par les programmes indiquent, par ordre de préférence, les candidats que le programme désire former. Les préférences finales des candidats et des programmes, comme indiquées par leurs listes de classement, déterminent le résultat du jumelage. 8

11 L algorithme propose aux candidats d abord : il tente de placer le candidat dans le programme qu il ou elle préfère. Ainsi, l algorithme fournit au candidat le meilleur résultat possible selon la liste de classement soumise. À la fin du processus de jumelage, soit que chaque candidat ait été jumelé au meilleur choix préféré possible selon la liste de classement ou bien tous les choix soumis ont été épuisés et le candidat n a pas été jumelé. L ALGORITHME DE JUMELAGE EN ACTION : UN SCÉNARIO TYPE Le jumelage de candidats à des postes de formation postdoctorale en médecine au Canada est un processus complexe impliquant des centaines de programmes et des milliers de candidats. Le scénario type ci-dessous explique comment l algorithme fonctionnerait sur une plus petite échelle s il n y avait que quatre candidats avec des intérêts de carrière divers et quatre programmes de résidence au pays avec seulement un poste disponible. UN SCÉNARIO TYPE DU JUMELAGE LISTES DE CLASSEMENT DES CANDIDATS Priya Sharma 1. Alberta Pédiatrie 2. Western Médecine familiale 3. Memorial Neurologie 4. Sherbrooke Anesthésie Stéphanie Fortin 1. Sherbrooke Anesthésie 2. Memorial Neurologie 3. Alberta Pédiatrie 4. Western Médecine familiale Claudia Neilson 1. Memorial Neurologie 1. Alberta Pédiatrie Pierre Chang 1. Alberta Pédiatrie 2. Western Médecine familiale LISTES DE CLASSEMENT DES PROGRAMMES Western Médecine familiale 1. Priya Sharma 2. Pierre Chang 3. Stéphanie Fortin 4. Claudia Neilson Alberta Pédiatrie 1. Priya Sharma 2. Stéphanie Fortin Memorial Neurologie 1. Claudia Neilson 2. Stéphanie Fortin 3. Priya Sharma Sherbrooke Anesthésie 1. Priya Sharma 2. Pierre Chang RÉSULTATS Western Médecine familiale Pierre Chang Alberta Pédiatrie Priya Sharma Memorial Neurologie Claudia Neilson Sherbrooke Anesthésie Vacant Si vous avez des questions concernant le jumelage ou l algorithme de jumelage, veuillez communiquer avec le service à la clientèle à l adresse aide@carms.ca ou au

12 ALERTE AU CaRMS Le site Web alerteaucarms.ca a été lancé en 2013 et fournit aux utilisateurs des mises à jour précises et en temps réel concernant tout problème technique systématique qui pourrait surgir avec les systèmes en ligne de CaRMS. Alerteaucarms.ca aide à garder tous les utilisateurs des systèmes en ligne de CaRMS mieux informés et nous permet de cibler plus efficacement les efforts de nos agents du service à la clientèle et de nos spécialistes des technologies de l information. Vérifiez d abord le site alerteaucarms.ca si vous rencontrez des problèmes avec nos systèmes en ligne afin de voir si le problème a déjà été identifié. Tous les problèmes systématiques globaux seront énumérés, ainsi que toutes solutions de contournement, les utilisateurs affectés, le statut des problèmes et les temps de résolution prévus. Les problèmes particuliers rencontrés par des utilisateurs individuels ne seront pas indiqués. 10

13 RESSOURCES D AIDE POUR LES UTILISATEURS DE PROGRAMME CaRMS possède une variété de ressources à la disposition des programmes afin de faciliter l année de jumelage. ASSISTANCE TÉLÉPHONIQUE POUR LES FACULTÉS Un numéro de téléphone spécial est communiqué à tous les programmes inscrits avec CaRMS. Notre équipe de représentants bilingues à temps plein des relations avec la clientèle est disponible afin de répondre aux questions tout au long de l année du jumelage. GUIDES TECHNIQUES Nos guides techniques de CaRMS en ligne sont conçus afin d aider les utilisateurs de la plateforme CaRMS en ligne. Nous mettons à jour les guides tout au long de l année de jumelage pour refléter les différentes étapes du processus de jumelage. MÉDIAS SOCIAUX Facebook et Twitter Nous avons une page Facebook dédiée et un fil Twitter conçu pour fournir de l information et des mises à jour concernant nos jumelages et de l information générale concernant l organisation. Visitez-nous sur Facebook à l adresse facebook.com/carms.ca et suivez-nous sur Twitter à l YouTube La chaîne YouTube de CaRMS contient plusieurs vidéos d instruction afin de guider les programmes lors du processus du jumelage. Vous pouvez accéder aux vidéos sur notre chaîne YouTube au lien suivant : youtube.com/user/carmsvideo. SITE WEB DE CaRMS CaRMS.ca Pages des utilisateurs des facultés Nos pages d utilisateurs des facultés offrent des renseignements détaillés spécifiquement pour les utilisateurs des facultés. Chaque section contient des foires aux questions (FAQ) détaillées et des conseils de jumelage conçus afin de fournir aux utilisateurs des facultés tous les renseignements nécessaires pour le jumelage de CaRMS. Pages de jumelage Les pages de jumelage de CaRMS offrent des renseignements généraux à propos de chacun de nos jumelages, y compris les critères d admissibilité, de l information concernant l inscription, de l information concernant les universités et les frais. 11

14 Calendriers de jumelage Les calendriers de jumelage pour les facultés sont une ressource importante tout au long de l année de jumelage. Statistiques CaRMS publie des rapports annuels détaillés sur chacun de ses jumelages et conserve des statistiques nationales regroupées sur l enseignement médical au Canada depuis Webinaires de CaRMS CaRMS offre une série de webinaires interactifs tout au long de l année de jumelage. Chaque webinaire est conçu afin de fournir aux utilisateurs une introduction solide à la plateforme CaRMS en ligne et à son fonctionnement. COMMUNIQUÉS Les communiqués envoyés par courriel sont les principaux outils de communication utilisés par CaRMS et contiennent de l information et des instructions importantes pour les utilisateurs enregistrés. 12

15 Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) est un organisme sans but lucratif opérant en vertu du principe de la rémunération des services, établi en 1969 à la demande des étudiants en médecine à la recherche d une entité indépendante pour offrir un service de candidature et de jumelage équitable et transparent à des programmes de formation médicale postdoctorale partout au Canada. CaRMS.ca , rue Nepean Street Ottawa, Ontario K2P 0B4, Canada (Toll free / Sans frais) 877.CARMS.42