Orientation. Avis relatif à l intégrité du marché

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1 Avis relatif à l intégrité du marché Orientation 24 février 2006 N o Acheminement suggéré Négociation Affaires juridiques et Conformité Sujets principaux Obligations de veiller aux intérêts du client Obligation de déclaration Renvois aux dispositions des RUIM Règle Obligations de veiller aux intérêts des clients imposées aux administrateurs, dirigeants et employés de participants et de personnes ayant droit d accès OBLIGATION DE DÉCLARATION IMPOSÉE AUX PERSONNES AYANT UNE OBLIGATION DE VEILLER AUX INTÉRÊTS DU CLIENT Résumé Le présent Avis relatif à l intégrité du marché donne une orientation concernant l obligation de déclaration imposée à un participant ou à une personne ayant droit d accès tenue de «veiller aux intérêts du client» aux termes de la Règle des Règles universelles d intégrité du marché. Questions / Renseignements supplémentaires Pour obtenir de plus amples renseignements ou pour formuler des questions concernant le présent Avis, veuillez communiquer avec l une des personnes suivantes : M e Karen Green Avocate Téléphone : (416) Télécopieur : (416) Courriel : karen.green@rs.ca M me Victoria Pinnington, Directrice, Examen et analyse de la négociation, Téléphone : (416) Télécopieur : (416) Courriel : victoria.pinnington@rs.ca M. Michael Grecoff, Directeur, Surveillance et Conformité, Téléphone : (604) Télécopieur : (604) Courriel : michael.grecoff@rs.ca Renvois aux Avis relatifs à l intégrité du marché Avis relatif à l intégrité du marché Dispositions relatives aux activités manipulatrices et trompeuses (1 er avril 2005)

2 OBLIGATION DE DÉCLARATION IMPOSÉE AUX PERSONNES AYANT UNE OBLIGATION DE VEILLER AUX INTÉRÊTS DU CLIENT Résumé Le présent Avis relatif à l intégrité du marché donne une orientation concernant l obligation de déclaration imposée à un participant ou à une personne ayant droit d accès tenue de «veiller aux intérêts du client» aux termes de la Règle des Règles universelles d intégrité du marché («RUIM»). Contexte Le 1 er avril 2005, Services de réglementation du marché inc. («SRM») a publié l Avis relatif à l intégrité du marché Dispositions relatives aux activités manipulatrices et trompeuses, qui énonce une série de modifications aux RUIM relativement aux exigences se rapportant aux activités manipulatrices et trompeuses (les «modifications»). Entre autres, les modifications ont ajouté une règle déterminée se rapportant aux obligations de «veiller aux intérêts du client» imposées à un participant ou à une personne ayant droit d accès et à leurs administrateurs, dirigeants et employés respectifs. Même si ce type d obligation de «veiller aux intérêts du client» était peut-être implicite dans la conduite des affaires des participants au marché, les modifications ont expressément énoncé la norme sous forme de règle. La nouvelle règle précise les dispositions déterminées des RUIM auxquelles s applique l obligation de déclaration dans le cadre de l obligation de «veiller aux intérêts du client» et elle établit une procédure officielle de déclaration. Aux termes des modifications, l on s attend de chaque participant ou personne ayant droit d accès qu il agisse en fonction de «signaux d alarme» qui peuvent indiquer l existence possible d un comportement irrégulier et qu il déclare l activité qui peut constituer une violation des règles d intégrité énumérées à son superviseur ou service de la conformité respectif. À son tour, le superviseur ou le service de la conformité est censé établir un dossier écrit du rapport, faire enquête à cet égard et faire état des conclusions pertinentes. Au besoin, le participant ou la personne ayant droit d accès doit signaler les conclusions pertinentes à SRM (un «rapport»). Questions et réponses La liste qui suit énonce les questions les plus fréquemment posées concernant l obligation de déclaration dans le cadre de l obligation de «veiller aux intérêts du client» ainsi que la réponse de SRM à chacune d elles : obligation de veiller aux intérêts du client 2

3 1. Comment et par qui un rapport devrait-il être dressé? Dans l Avis relatif à l intégrité du marché , SRM a demandé à ce que le rapport destiné à SRM que doit dresser un participant ou une personne ayant droit d accès à l égard d une violation de l une des règles énumérées prenne la forme d un courriel adressé à reports@rs.ca accompagné, en pièce jointe, du dossier écrit dans lequel sont consignées les conclusions de l enquête menée par le participant ou la personne ayant droit d accès. SRM a suggéré, comme solution de rechange, que le rapport puisse lui être télécopié. Afin de faciliter le dépôt d un rapport, SRM a élaboré un formulaire axé sur le Web afin de présenter un rapport, lequel est disponible en cliquant sur la rubrique «Surveillance» du site Internet de SRM à l adresse (Veuillez cliquer sur ce lien afin de visionner le formulaire axé sur le Web, lequel est disponible afin de présenter un rapport à compter du 1 er mars 2006.) Il est également possible d y accéder à partir de la rubrique «Liens utiles» sur la page d accueil du site Internet de SRM. Certains des champs du formulaire doivent être remplis tandis que d autres sont facultatifs. Une fois que le formulaire a été remis à SRM, un message suggérera à l expéditeur d imprimer une copie de l accusé de réception du rapport par SRM. Les renseignements présentés ne sont pas conservés dans une base de données reliée au site Internet de SRM et, par conséquent, ne sont pas accessibles par une personne externe à SRM, y compris la personne qui a présenté le rapport. SRM communiquera avec le Service de la conformité du participant ou de la personne ayant droit d accès après avoir reçu le rapport. Avec prise d effet le 1 er mars 2006, tous les rapports et renseignements connexes doivent être présentés par voie électronique à SRM par courriel ou au moyen du formulaire axé sur le Web. (Afin de faciliter la production des confirmations au participant ou à la personne ayant droit d accès déposant le rapport ainsi que l analyse statistique des dépôts, SRM préférerait que les rapports soient déposés au moyen du formulaire axé sur le Web si possible). Si un participant ou une personne ayant droit d accès désire discuter d un rapport verbalement ou en personne avant de le déposer, il peut communiquer avec la Directrice de l Examen et de l analyse de la négociation auprès du Service de la Réglementation du marché, Région de l Est au numéro de téléphone (416) ou avec le Directeur, Surveillance et Conformité auprès du Service de Réglementation du marché, Région de l Ouest au numéro de téléphone (604) Toutefois, la présentation d un rapport sous forme électronique doit toujours suivre ces appels téléphoniques, que ce soit en ayant recours au formulaire axé sur le Web ou en transmettant un courriel à l adresse reports@rs.ca. Avec prise d effet le 1 er mars 2006, SRM n acceptera plus la présentation d un rapport par télécopieur ou sur quelqu autre support électronique sauf dans des circonstances extraordinaires avec l approbation préalable de la Directrice de l Examen et de l analyse de la négociation ou du Directeur, Surveillance et Conformité. obligation de veiller aux intérêts du client 3

4 2. Quels renseignements doivent être transmis dans le rapport? Au minimum, le rapport doit contenir ce qui suit : l indication des dispositions des RUIM qui peuvent avoir fait l objet d une violation; les dates précises auxquelles l activité de violation a eu lieu (ou peut s être produite); une précision quant au titre ou aux titres en cause; le cas échéant, le détail des ordres ou des transactions déterminés, y compris : o o o l heure de la saisie de l ordre ou de l exécution de la transaction, le marché sur lequel les ordres ont été saisis ou exécutés, le volume et le prix des ordres ou des transactions; le nom de tous les employés qui ont participé au traitement ou à la saisie des ordres; le cas échéant, le nom du client pour le compte duquel l ordre ou la transaction a été saisi ou exécuté; la manière et le moment de dépistage du comportement; toutes les enquêtes et autres mesures prises par le participant ou la personne ayant droit d accès en conséquence du dépistage initial; toutes les mesures que le participant ou la personne ayant droit d accès a prises ou s est proposé de prendre en conséquence des conclusions de l enquête; le nom, le titre et les coordonnés de la personne qui dépose le rapport. De l avis de SRM, tous les renseignements contenus dans un rapport sont présentés à une fin réglementaire. Les participants et les personnes ayant droit d accès devraient se rapporter à l Avis réglementaire conjoint sur la législation fédérale et provinciale en matière de protection des renseignements personnels, publié conjointement le 3 décembre 2003 par SRM, l Association canadienne des courtiers en valeurs mobilières, l Association canadienne des courtiers de fonds mutuels, Bourse de Montréal Inc. et le Fonds canadien de protection des épargnants concernant l obligation d un participant ou d une personne ayant droit d accès de fournir ces renseignements. 3. Quand un rapport doit-il être produit? Les modifications précisent que le rapport devrait être produit «au plus tard le quinzième jour du mois suivant celui au cours duquel les conclusions sont faites». SRM invite la présentation des rapports dès que possible et, dans tous les cas, au plus tard le 15 e jour du mois suivant celui au cours duquel le participant ou la personne ayant droit d accès parvient aux conclusions dans le cadre de son enquête. Par exemple, si un obligation de veiller aux intérêts du client 4

5 participant ou une personne ayant droit d accès dépiste un comportement qui peut éventuellement constituer une violation à la fin janvier 2006, il ou elle est tenu de mener «avec diligence» une enquête de sorte qu elle soit menée à terme dans un délai qui n est pas déraisonnable. Si le participant ou la personne ayant droit d accès procède à une enquête diligente à l égard du comportement et parvient à une conclusion le 20 février 2006 comme quoi il s est produit une violation de l une des règles énumérées à la Règle 10.16, le rapport devrait être présenté à SRM dès que possible et, dans tous les cas, au plus tard le 15 mars L obligation de déclaration vise-t-elle les activités à l égard des comptes propres, des comptes non-clients et des comptes clients? L alinéa 10.16(1) des Règles énonce expressément qu un participant est tenu d agir en fonction d une activité qui constitue un «signal d alarme» «au sein d un compte propre, d un compte non-client ou d un compte client du participant». En tant que tel, si, après avoir mené une enquête diligente, un comportement constituant une violation s est produit au sein de l un de ces types de comptes, un rapport doit être déposé auprès de SRM. 5. Un participant ou une personne ayant droit d accès doit-il signaler chaque violation des RUIM qui est dépistée? Un participant doit déposer un rapport auprès de SRM s il parvient à la conclusion que l une des Règles suivantes a été violée : l alinéa (1) de la Règle 2.1 concernant les principes d équité dans le commerce; la Règle 2.2 concernant les activités manipulatrices et trompeuses; la Règle 2.3 concernant les ordres et transactions irréguliers; la Règle 4.1 concernant les transactions en avance sur le marché; la Règle 5.1 concernant l exécution d ordres clients au meilleurs cours; la Règle 5.2 concernant l obligation d obtenir le meilleur cours; la Règle 5.3 concernant la priorité aux clients; la Règle 6.4 concernant l obligation de négocier sur un marché. Une personne ayant droit d accès doit déposer un rapport auprès de SRM si elle parvient à la conclusion que l une des Règles suivantes a été violée : l alinéa (2) de la Règle 2.1 concernant la transparence et la loyauté dans le commerce; la Règle 2.2 concernant les activités manipulatrices et trompeuses; la Règle 2.3 concernant les ordres ou transactions irréguliers. obligation de veiller aux intérêts du client 5

6 Les modifications prévoient que SRM peut désigner des Règles supplémentaires à l égard desquelles un rapport doit être déposé si une violation a été dépistée par un participant ou une personne ayant droit d accès. À compter du 24 février 2006, SRM n a pas désigné d autres Règles en plus de celles énumérées ci-dessus. 6. Y a-t-il obligation de déposer un rapport lorsqu un participant ou une personne ayant droit d accès est parvenu à la conclusion «qu il y a peut-être eu violation» et non seulement lorsqu «il y a eu violation»? SRM s attend de chaque participant et personne ayant droit d accès qu il ou elle procède à faire enquête avec diligence à l égard de toutes les violations possibles des règles énumérées des RUIM. Si l enquête menée par le participant ou la personne ayant droit d accès parvient à la conclusion qu une violation de l une des règles énumérées des RUIM s est produite, le participant ou la personne ayant droit d accès doit déposer un rapport auprès de SRM. Si l enquête parvient à la conclusion qu une violation de l une des règles énumérées des RUIM s est peut-être produite, SRM n exige pas du participant ou de la personne ayant droit d accès qu il ou elle dépose un rapport auprès de SRM mais l invite à le faire. Si un participant ou une personne ayant droit d accès dépose volontairement un rapport dans des circonstances où la présentation de celui-ci n est pas exigé, le rapport devrait contenir autant des renseignements énumérés à la réponse 2 ci-dessus que possible. SRM reconnaît que les renseignements peuvent ne pas être complets si le dépôt volontaire a été effectué de façon «intermédiaire» avant la conclusion de l enquête ou dans les cas où l enquête n a pas été concluante. Si l enquête d un participant ou d une personne ayant droit d accès est menée de façon diligente, en bonne et due forme, mais est néanmoins pas concluante, SRM ne s attend pas d un participant ou d une personne ayant droit d accès qu il ou elle épuise ses ressources afin de parvenir à une réponse définitive. Dans ces cas, SRM inviterait un participant ou une personne ayant droit d accès à dresser un rapport, de sorte que SRM puisse avoir la possibilité d utiliser ses ressources afin d approfondir l enquête. Un participant ou une personne ayant droit d accès est tenu de conserver tous les dossiers se rapportant à son examen, son enquête et ses conclusions pendant une période de sept ans, peu importe si un rapport a été présenté à SRM ou si les conclusions indiquaient qu il n y a pas eu de violation des RUIM. 7. Un rapport est-il nécessaire si un participant ou une personne ayant droit d accès a décelé qu une violation ne s est produite qu une fois? SRM s attend à ce qu un participant ou une personne ayant droit d accès procède à une enquête diligente à l égard d une violation possible de l une quelconque des règles énumérées des RUIM. Si l enquête menée par un participant ou une personne ayant droit d accès parvient à la conclusion qu une violation de l une des règles énumérées des RUIM s est produite, SRM s attend du participant ou de la personne ayant droit d accès qu il ou elle dépose un rapport auprès de SRM, même si l enquête parvient à la obligation de veiller aux intérêts du client 6

7 conclusion que la violation ne s est produite qu une fois. Il ne convient pas qu un participant ou une personne ayant droit d accès attende et parvienne à la conclusion qu il y a ou il peut y avoir une tendance de comportement relevant d une violation avant de dresser un rapport. 8. Quel «rétroaction» un participant ou une personne ayant droit d accès est-il ou elle en droit de s attendre de SRM une fois qu il ou elle a fait un rapport à l égard d une violation ou d une violation possible? SRM ne peut formuler de commentaires publics à l égard d une enquête en cours qu elle mène ou envisage de mener. En tant que tel, un participant ou une personne ayant droit d accès ne devrait pas s attendre à être «mis au courant» du statut de l enquête que mène SRM à l égard d un rapport. Toutefois, SRM comprend que des renseignements généraux concernant des rapports et les enquêtes de SRM peuvent être utiles pour les participants et les personnes ayant droit d accès dans le cadre des efforts qu ils déploient en vue d assurer la conformité. Ainsi, SRM a l intention de compiler des statistiques et d autres renseignements qui peuvent être utiles aux participants et aux personnes ayant droit d accès, notamment des détails sur le nombre de rapports qui mènent à des mesures supplémentaires de la part de SRM, dont un suivi, une enquête officielle, une mesure d application ou un renvoi à une autorité en valeurs mobilières ou un autre organisme d autoréglementation. Par exemple, SRM peut inclure des renseignements concernant des situations intéressantes ou nouvelles, sans préciser les noms, dans le cadre de sa publication trimestrielle Faits saillants réglementaires. SRM se propose également de transmettre un «bulletin de note» à chaque participant trimestriellement faisant état de l expérience liée au dépôt du participant comparée à d autres participants et à l activité de négociation du participant au cours de cette période de trois mois. Questions / renseignements supplémentaires Pour obtenir de plus amples renseignements ou pour formuler des questions concernant le présent Avis, veuillez communiquer avec l une des personnes suivantes : M e Karen Green, Avocate, Bureau de la politique relative au marché et du Contentieux, Services de réglementation du marché inc., Bureau 900, 145, rue King Ouest, Toronto (Ontario) M5H 1J8 Téléphone : (416) Télécopieur : (416) Courriel : karen.green@rs.ca obligation de veiller aux intérêts du client 7

8 M me Victoria Pinnington, Directrice, Examen et analyse de la négociation, Réglementation du marché, Région de l Est, Services de réglementation du marché inc., Bureau 900, 145, rue King Ouest, Toronto (Ontario) M5H 1J8 Téléphone : (416) Télécopieur : (416) Courriel : victoria.pinnington@rs.ca M. Michael Grecoff, Directeur, Surveillance et Conformité, Réglementation du marché, Région de l Ouest, Services de réglementation du marché inc., Bureau 2600, C.P , 650, rue West Georgia, Vancouver (Colombie-Britannique) V6B 4N8 Téléphone : (604) Télécopieur : (604) Courriel : michael.grecoff@rs.ca ROSEMARY CHAN, VICE-PRÉSIDENTE, BUREAU DE LA POLITIQUE RELATIVE AU MARCHÉ ET DU CONTENTIEUX obligation de veiller aux intérêts du client 8