Réseau des Formateurs des Universités du Grand Sud

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1 Réseau des Formateurs des Universités du Grand Sud Convocation : Conseil d Administration, de 9h30 à 12h30 dans les locaux de la Formation Continue, 1 avenue de Saint Jean AVIGNON Madame, Monsieur, Adressée par mail puis affichée sur le l espace CA À ce jour notre association est officiellement déclarée à la Préfecture de Vaucluse. À présent, il nous est nécessaire de mettre en place une organisation de travail afin d élaborer les futurs projets de l association. En l occurrence, je vous invite à participer à la réunion du Conseil d Administration qui se tiendra le : Samedi 6 mars 2010 de 9h30 à 12h30 salle n 3 dans les locaux de la Formation Continue d Avignon. Ordre du jour de la réunion : présentation et vote de la maquette du futur site Internet ; Attribution de rôles ainsi que de tâches spécifiques à réaliser (Positionnez-vous sur le document détaillé concernant les besoins spécifiques) ; vote pour la location d un site hébergeur ; vote pour l adoption d un contrat avec une régie publicitaire ; vote pour le nom de l adresse Web de l association ; vote concernant les candidatures de Dominique Rey, Georges Chappaz, José Joilan en tant que membres d honneur ; préparation du projet de conférence avec Gérard Vergnaud ; prévision de la prochaine date de réunion ; questions diverses ; Merci de confirmer votre présence auprès de Valérie : valerie.athanase@orange-ftgroup.com Convocation CA n 1 Ordre du jour du 06/03/2010 Page 1 sur 2

2 En cas d'impossibilité, vous pouvez vous faire représenter par un administrateur de votre choix. Je vous rappelle que conformément à l'article 10 des statuts un membre du conseil ne peut être titulaire que de deux pouvoirs. En outre, je vous remercie de bien vouloir m informer de votre positionnement concernant les tâches à réaliser par retour de mail à eymerycat@free.fr Dans l'attente de notre rencontre, je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à l'expression de ma considération distinguée. À Pertuis, le 16 février La présidente Catherine EYMERY P.J. : Document d aide à l organisation POUVOIR (soit à adresser par courrier postal à Valérie ATHANASE, Hameau Cyrano, 47 rue Jean Vilar, Morières lès Avignon, soit à remplir, signer, scanner et adresser par mail à valerie.athanase@orange-ftgroup.com) Je soussigné... membre du conseil d'administration de l'association donne par les présentes tous pouvoirs à... membre du conseil d'administration, pour assister en mon nom à la réunion du 6 mars 2010 à la Formation Continue d Avignon et prendre part aux délibérations, émettre tous votes ou s'abstenir sur les questions inscrites à l'ordre du jour. Fait à..., le... (signature) Convocation CA n 1 Ordre du jour du 06/03/2010 Page 2 sur 2

3 Tâches à réaliser pour la préparation Chargé Collaborateurs du site Web et des premiers projets d affaires Section Accueil du site Internet Nom Liste de l équipe Rédiger les pages de présentation de l association. Trois points à développer d une page chacun : 1. Que faisons-nous? 2. Qui sommes-nous? 3. Pourquoi adhérer? Rédiger les pages concernant l adhésion. 2 documents à préparer : 1. Rédiger le document de «demande d adhésion» : document qui est destiné à être rempli par le demandeur, puis téléchargé et adressé par courrier postal avec le chèque d adhésion, à l association. Document comprenant les renseignements de l adhérent, cad coordonnées, CV détaillé, copie de pièce d identité, copie de diplômes. Document qui est censé rester au sein de l association afin que le bureau puisse déterminer la catégorie d appartenance. Il peut être envisagé de gérer les documents de manière dématérialisée, cad demandé au futur adhérent d adresser un document PDF (scanné) de leur carte d identité, de leurs diplômes, de leur CV détaillé. Puis de conserver à distance tous les documents nécessaires. Il faudra penser à y inclure l acceptation aux statuts et futur règlement intérieur. 2. Réaliser un ordinogramme pour la procédure d adhésion (récapitulatif schématique de la procédure d adhésion) Rédiger le règlement intérieur. Document à rédiger pour aider à la mise en place des procédures de gestion de l association. (Document partiellement rédigé lors de la création des statuts, à réorganiser et à compléter au fur et à mesure de l exploitation de l association.) Rédiger le premier «billet d humeur». Document nouveau à réaliser minimum tous les 15 jours pour le site Web. Document d une page, sur un sujet d actualité qui vous tient à cœur (en rapport avec la formation). Il peut être pour ou contre quelque chose. A rédiger comme un article de journal. Rédiger le FAQ Lister les questions qui pourraient être posées par un internaute et y répondre. À terminer avant le 23 janvier 2011 dernier délai. 1

4 Section Promouvoir le métier du site Internet Nom Liste de l équipe Rechercher les Entreprises, Organismes de formation pour réaliser un listing. En faire une fiche de présentation, des emplois possibles, des grilles de salaires, du type de contrat, etc. contacts et site web et si possible contact filtré (cad, la bonne personne à contacter et non la secrétaire qui filtre) Chaque adhérent devra préparer son portfolio numérique, cela fera partie du «strict minimum» de participation que chaque adhérent devra s engager à faire. Il faudra penser à l indiquer dans le règlement intérieur. Plusieurs possibilités s offriront : soit l adhérent à déjà un petit site et un portfolio numérique, dans ce cas il n aura qu à remplir le fichier simple d inscription dans l annuaire des formateurs sur le site et indiquer les coordonnées Web de ses sites. Soit, l adhérent n a pas de portfolio, il devra remplir le fichier simple + compléter les renseignements qui lui seront demandés pour la création de son portfolio numérique par le site de l association. Structure déjà mise en place sur le futur site À préparer par tous individuellement À réaliser lors de la mise en ligne du site. Rechercher les offres d emploi disponibles à mettre sur le site. Structure déjà mise en place sur le futur site À préparer par tous individuellement À réaliser lors de la mise en ligne du site. 2

5 Section Accompagner du site Internet Nom Liste de l équipe Rechercher les sites potentiellement utiles à mettre en lien sur le site. Sélectionner les sites utiles concernant l aide à l information sur : l auto-entreprenariat Comment devenir indépendant la V.A.E. Comment accéder à la formation Les sociétés de portage salarial Autres (pour chaque site, préparer un petit texte de présentation, résumant ce que l on va y trouver, il faut donc sélectionner les sites les plus adéquats) Rédiger des documents d information sur : la VAE l auto-entrepreneur Comment devenir indépendant Les sociétés de portage salarial + listage des sociétés existantes Comment créer son entreprise Autres. (attention il ne s agit pas de recopier un site ou un document existant, mais de rechercher les informations et de créer des rubriques inédites «made in association») Se positionner sur la liste des «parrains» potentiels. Chaque adhérent «non étudiant» pourra se positionner sur une liste pour parrainer un «filleul étudiant», le parrain pourra dans la mesure de ses disponibilités et possibilités procurer un soutien concernant le projet de formation, la recherche de stage, la rédaction du mémoire, etc. Le parrain ne sera pas garant de la réussite de l étudiant, mais pourra l aiguiller dans ses recherches en lui faisant bénéficier de sa propre expérience, de ses compétences et/ou de ses connaissances. (À intégrer aussi au règlement intérieur) Regrouper les cours en ligne que vous seriez prêt à offrir La plateforme collaborative Claroline peut être conservée pour chaque adhérent qui veut l utiliser pour créer ses propres cours en ligne. Il aura la possibilité de rendre accessibles ses cours pour tous les adhérents ou bien pour des personnes qu il aura choisies. Dans ce cas il devra faire une demande d autorisation d accès à la plateforme pour la personne qu il désignera. un espace réservé sur le site permettra de s inscrire en tant que parrain potentiel. Tous À réaliser lors de la mise en ligne du site. 3

6 Section Evènements du site Internet Nom Liste de l équipe Préparer la conférence débat avec Gérard Vergnaud pour Septembre. Exemple des tâches à réaliser pour la préparation : Elaborer le budget Nombre de participants Déterminer l emplacement de la conférence Déterminer le logement pour le conférencier, lieu, tarifs Quand et pendant combien de temps Locaux et équipement : salle, matériel équipements spécifiques etc Acheminement du conférencier : train, avion, prise en charge? Besoins particuliers : pot de clôture pour la conférence, pause café, boissons Déterminer le planning de la journée de conférence, date, heure de début de fin, pauses. Préparer plaquette publicitaire sur l évènement Déterminer le coût participatif par adhérent ou non adhérent Questionnaire réalisé au préalable, sur les questions à poser lors de la conférence Demander confirmation de présence aux participants Préparer les documents d accompagnement, ex. plaquette planning de la journée, résumé du sujet de la conférence, présentation du conférencier etc Demander les autorisations soit pour avoir la possibilité de filmer, ou d enregistrer en audio, afin de garder la conférence soit en podcast soit en film diffusable sur le site de l association. Charger un ou plusieurs rédacteurs, qui pourront retranscrire la conférence sur papier. Autres Préparer un regroupement convivial pour Juin A définir Conférence en Septembre Juin Proposer d autres évènements de manière précise. (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien etc..) 4

7 Section Partenariats du site Internet Nom Liste de l équipe Pôle Emploi : Négociateurs Négociation d adressage des offres d emploi ou stage Informations sur les orientations politiques Réponse à d éventuels appels d offres. Réflexion sur quel partenariat possible? Entreprises ou OF etc : Négociateurs Lister les entreprises qui se proposeraient partenaires de l association. Négociation d adressages des offres d emploi ou stage Sociétés de portage salarial : Négociateurs Négociation de partenariat avec l association lors de la présentation d adhérents Renseignements, présentation de la société, etc.. Universités : Négociateurs Adressage des offres d emploi ou stage Réponse à des appels d offres Co-organisation pour rédaction de revue scientifique, demande de subventions. Co-organisation d évènements. Réflexion sur quel partenariat possible? Rédaction d un listing des OF ou entreprise, etc., qui soutiennent l association. Rechercher les sites partenaires (en lien avec la formation) qui feraient la publicité de notre site sur leur site et inversement. 5

8 Section Veille pédagogique du site Internet Nom Liste de l équipe Présentation d un livre, revue, article scientifique etc. qui viennent de sortir : Fiche de lecture. Rédaction sous forme de trois rubriques : 1. Résumé biographie de l auteur, ou historique de la revue 2. Résumé du livre agrémenté de citations écrites avec les normes APA et indiquant les numéros de page de l extrait. (résumé retraçant les points de vue et les arguments de l auteur) 3. Réponse à la question : pourquoi recommanderiez-vous ce livre? Recherche de sites Internet potentiellement intéressants concernant : Les lois concernant la formation Les technologies existantes (informatique, techniques, etc ) Autres (pour chaque site, préparer un petit texte de présentation, résumant ce que l on va y trouver, il faut donc sélectionner les sites les plus adéquats) Il y aura la possibilité de mettre un flux RSS mais avant il faut sélectionner les sites intéressants. 6

9 Section Label qualité du site Internet Nom Liste de l équipe Rédaction de la charte qualité : Un document présentant la charte qualité de l association, 1 à 2 pages. Rédaction et conception de publicité à diffuser en ligne sous forme, de brochure et de texte pour diffusion par mail : 4 conceptions à réaliser : 1. Brochure sur l évènement «conférence Gérard Vergnaud de septembre» + Texte pour mail 2. Brochure sur l évènement «regroupement convivial de juin» + Texte pour mail 3. Brochure sur la présentation de l association. + Texte pour mail 4. Format A5, document sur la présentation de l association, listant aux étudiants les avantages qu ils pourraient trouver à faire partie de l association, ex. liste des emplois, stages potentiels, parrainage par un adhérent, accession des mémoires en ligne et mise en ligne de leurs mémoires etc + texte pour mail Conception de maquettes : Carte de visite (possibilité de préparer plusieurs maquettes avec le logo de l association, téléchargeable et personnalisable avec les coordonnées de chaque adhérent autorisé à y accéder) Carte de membre (maquette unique, personnalisable et téléchargeable par tous les adhérents) 7

10 Section Source de documentation du site Internet Nom Liste de l équipe Présentation d un livre (Non édité , idem que dans la rubrique veille pédagogique, mais sur des livres plus anciens) : Fiche de lecture. (Plus tard, Podcast possible lors d organisation d ateliers lire et échanger.) Rédaction sous forme de trois rubriques : 1. Résumé biographie de l auteur, ou historique de la revue 2. Résumé du livre agrémenté de citations écrites avec les normes APA et indiquant les numéros de page de l extrait. (résumé retraçant les points de vue et les arguments de l auteur) 1. Réponse à la question : pourquoi recommanderiez-vous ce livre? Fascicules et/ou livres : Négocier avec l Université d Avignon. Voir si subventions possibles grâce à une co-organisation avec l université. Dans ce cas il sera nécessaire de composer un comité de lecture, d organiser la demande de subvention avec l université comme receveur de la subvention, faire un appel à contribution pour la rédaction d articles scientifiques sur un thème donné. Collaboration obligatoire de l université pour pouvoir bénéficier de subvention sur ce projet. Projet à mettre en place au cours de l année 8

11 Section Source de documentation du site Internet Nom Liste de l équipe Mutualisation de documents appartenant à l auteur. Mise en ligne par l auteur des écrits ou avec son accord. Mémoires, études, enquêtes réalisées lors des formations (base, DU, Licence pro) etc Préparer un listing de bibliographie (uniquement la biblio aux normes APA), classé par thèmes : ce listing pourra être mis en ligne de suite sur le site et sera complété au fur et à mesure sur le site grâce à un système de dépôt en ligne. Pour la mise en place de la première base de documents en ligne. Récupérer les mémoires, etc.., des adhérents volontaires + voir possibilité de mettre en place la mise en ligne des mémoires, etc.. des étudiants actuels et futurs. Pour chaque document présenté il faudra, faire un résumé et indiquer son thème Le dossier du semestre : un groupe de travail (4 ou 5 personnes), prépare un dossier très complet sur un sujet en particulier ; sujet à déterminer. Accumuler une documentation complète sur le sujet choisi provenant de différents médias (journaux, toile, revues de vulgarisation, revues savantes, littérature «grise», entretiens, etc ) qui fera l objet par la suite d une analyse. Ne pas prendre parti, mais simplement décrire le plus fidèlement possible la gamme des positions, des arguments, etc Rédiger un document faisant la synthèse en présentant les divers points de vue des auteurs. Structure déjà mise en place sur le futur site A mettre en ligne par tous individuellement A réaliser lors de la mise en ligne du site. Présenter un dossier pour le mois de novembre. 9

12 Au niveau administratif Nom Liste de l équipe SUBVENTIONS Avant de pouvoir demander des subventions il est nécessaire de présenter des projets d action. Il faut identifier avec précision les projets et les argumenter. Il faut évaluer le coût de des projets. Présenter les objectifs des actions et résultats attendus. Par exemple : Dossier de demande de subvention d exploitation. Pour cette année la date limite de dépôt de dossier est le 21 mai Il faut présenter un programme annuel d activité par exemple : 1. Colloque annuel à thème : (déterminer le thème et les personnalités à inviter) Intervention d auteurs Intervention d acteurs de la vie professionnelle Intervention de personnalités du milieu pédagogique, de la psychologie, de la sociologie, etc.. 2. Conférences/Débat : (déterminer la fréquence, et les thèmes abordés) Court exposé d un intervenant sur un thème précis Ouverture du débat sur une question en direction du public 3. Ateliers : (Déterminer la fréquence, et les thèmes abordés) 4. Les regroupements conviviaux, sans bénéfice financiers pour l association autofinancé par les participants : (déterminer lesquels, quand, comment etc.. ) ex. : Pique-nique Restaurant Randonnée Voyage 5. Regroupements festifs ayant pour objectif d apporter un financement pour l association : (Max autorisé par l administration fiscale pour ne pas être assujettis à la TVA et impôts, 6 manifestations et Chiffre d affaires annuel de toutes les activités commerciales de l association max) Soirée dansante Loto Autres. Il va falloir réfléchir sur les projets à mettre en place pour l association, la participation et les idées de chacun seront nécessaires. D autres types de subventions existent, mais il faut pouvoir présenter des projets en adéquation. Rédiger le contrat de cession de droit : Pour l auteur du logo officiel, avant de pouvoir l utiliser pour l association. Pour les auteurs des filigranes que nous aurions l intention d utiliser. Si nous voulons utiliser leurs œuvres, ils doivent nous céder leurs droits, et concernant le logo principal, nous devons le déclarer à l INPI. Déclarer le site Internet et le logo officiel à l INPI Avant le 21 mai 2010 Avant mise en ligne du site Internet 10