Insertion d une pièce jointe

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1 Insertion d une pièce jointe Maud Pichardie, Fabienne Pinilla, Véronique Batifol-Garandel, Dpt SAD novembre 2012 Pour permettre l accès au texte intégral des productions scientifiques le dépôt des pièces jointes est à privilégier. Attention il s agit bien de déposer le PDF dans l archive ProdINRA (sauvegarde électronique pérenne) et non de saisir un lien URL vers le PDF (lien souvent instable) Pour toute œuvre éditée par un éditeur commercial Les œuvres éditées par un éditeur commercial peuvent être des articles, des ouvrages, des chapitres d ouvrage, des communications avec actes, des actes, des documents audiovisuels, des cartes. Elles deviennent dans la majorité des cas propriété de l éditeur auquel l auteur cède ses droits d auteurs. Ainsi la politique de l éditeur a autorité pour : - accepter ou refuser la diffusion de l œuvre dans une archive ouverte institutionnelle telle que ProdINRA, - s il accepte, définir sous quel statut il autorise sa diffusion. Le statut de l œuvre déposée en archive ouverte peut-être de trois natures différentes : - Pre-print : première version de l article soumise à l éditeur avant corrections par la revue - Post-print : version validée par la revue et non mise en forme par celle-ci - PDF éditeur : post-print mis en forme par la revue avec la charte graphique de l éditeur Pour vérifier qu une œuvre peut-être déposée dans une archive vous devez vous questionner sur la politique éditoriale de l éditeur : Ai-je le droit de joindre le texte intégral de l œuvre au format PDF? - SI OUI : sous quelle forme (pre-print ; post-print ; PDF éditeur) je peux diffuser l œuvre? avec quel statut de diffusion (public avec ou sans embargo ; interne ; confidentielle)? sans oublier d enrichir la notice en indiquant l URL de la page d accueil de l éditeur, le DOI et le lien WOS s ils existent. - SI NON : enrichissez la notice en renvoyant vers la page d accueil de l éditeur, en renseignant le DOI et le lien WOS quand ils existent. joindre la version de l œuvre qui est en votre possession avec le statut Workflow sans oublier d enrichir la notice en indiquant l URL de la page d accueil de l éditeur. 1

2 Si OUI : vous pouvez déposer un PDF Pensez à renommer le PDF pour une meilleure lisibilité par exemple sous la forme : AAAA_Nom-auteur_Nom-revue-ou-article-ou-autre-critere-discriminant (attention à ne pas mettre d accent, d espace et de signes de ponctuation autre que le «tiret du 6 et celui du 8). Par exemple : 2011_Duru_Fourrages.pdf Renseignez les trois champs ci-dessous qui se trouvent dans l onglet pièce jointe : Pour connaître la politique de dépôt de l éditeur : Pour les articles de périodiques : - Sherpa/Roméo : site qui recense la politique de plus de 700 éditeurs - Dulcinea : site qui recense la politique des éditeurs de revues espagnoles, - la liste des éditeurs de revue présents dans l offre des ressources électroniques disponibles à l INRA : liste du 26 janvier 2011 disponible à la fin du Kit de catalogage. - Héloïse ( Pour les ouvrages et chapitres d ouvrage : les mentions de reproduction et de diffusion sont en général indiquées au verso de la première page du document. Si absentes contactez l éditeur. Pour les communications avec actes et les actes : il faut aller sur le site de l éditeur pour identifier sa politique de dépôt Si vous ne trouvez pas l information en ligne rapprochez-vous de l éditeur en lien avec l auteur. 2

3 Comment choisir le statut de la pièce jointe? STATUT DE DIFFUSION DE LA PIECE JOINTE WORKFLOW Document d aide à la saisie (peut-être l œuvre). Visible uniquement pendant le workflow aux Relecteurs. Une fois la notice validée la pièce jointe sera conservée, mais seul les Administrateurs y auront accès. Si la notice repasse en état "à relire", la pièce jointe redeviendra accessible aux Relecteurs. QUAND L UTILISER Au moment de la Création et /ou validation de la notice. Ce statut est à utiliser lorsque vous ne voulez pas joindre définitivement de document PDF à la notice. C est le cas où l éditeur refuse toute forme de diffusion de l œuvre. Lorsque l éditeur commercial autorise la diffusion en texte intégral. PUBLIQUE Œuvre libre de droit et donc accessible à tous les utilisateurs de ProdINRA 2 qu ils soient ou non identifié avec un LDAP L éditeur, peut émettre une restriction en fonction du statut du document : - Pré-Print - Post-Print - PDF éditeur ET l éditeur peut demander d apposer sur le document à joindre certaines mentions. ET l éditeur peut demander d apposer une date d embargo. Il faut choisir la bonne version à joindre en fonction de la politique de l éditeur ET si besoin la compléter avec des mentions ET si besoin indiquez une date d embargo. Lorsque l éditeur commercial autorise la diffusion en texte intégral ET que l auteur veut restreindre la diffusion en intranet. INTERNE Œuvre dont les droits de diffusion sont restreints et donc accessible uniquement aux agents INRA et non INRA qui possèdent un code LDAP Comme pour la diffusion publique l éditeur peut émettre une restriction en fonction du statut du document : - Pré-Print - Post-Print - PDF éditeur ET l éditeur peut demander d apposer sur le document à joindre certaines mentions. ET l éditeur ou l auteur peuvent demander d apposer une date d embargo. 3

4 Il faut choisir la bonne version à joindre en fonction de la politique de l éditeur ET si besoin la compléter avec des mentions ET si besoin indiquez une date d embargo. CONFIDENTIELLE Œuvre dont l auteur veut conserver son accessibilité sur ProdInra et la diffuser seulement à ses co-auteurs INRA. La pièce jointe est également accessible aux administrateurs. Lorsque l auteur veut restreindre la diffusion aux auteurs INRA de la notice. Comment utiliser l embargo? L embargo est la durée pendant laquelle l éditeur ou l auteur refusent que la pièce jointe soit accessible en archive ouverte. A l aide du calendrier qui s affiche lorsque vous cliquez dans ce champ définissez la date à laquelle l embargo se termine. A l expiration de la date d embargo, le système débloquera automatiquement la pièce jointe et la diffusera selon le statut que vous aurez défini au moment du dépôt : publique ; interne ; confidentielle (le workflow n est pas concerné étant donné que par définition la pièce jointe n est accessible qu aux administrateurs de ProdINRA). 4

5 Comment utiliser Sherpa/Romeo? 1 Pour identifier l éditeur d une œuvre - Utilisez l interface de recherche sur la page d accueil et préférez la recherche avec l ISSN car c est une entrée univoque (l ISSN est un numéro de série unique affecté aux actes, aux ouvrages et aux périodiques édités en série). 2 Identifiez la politique générale d autorisation de l éditeur pour la diffusion des œuvres édités par ses soins CODE COULEUR ROMEO Green Blue Yellow White POLITIQUE POUR LE DEPÔT D UN DOCUMENT DANS UNE ARCHIVE OUVERTE L éditeur autorise le dépôt du : Pre-Print ; Post Print ; PDF éditeur L éditeur autorise le dépôt du : Post Print ; PDF éditeur L éditeur autorise le dépôt du : Pre-Print L éditeur n autorise pas le dépôt Chaque éditeur est unique aussi il faut lire attentivement les lignes «Restrictions» «General conditions» car même s il autorise le dépôt et donc la diffusion de toutes les versions (pre-print ; post-print ; PDF éditeur) il y a quasi systématiquement des conditions particulières. Exemple :

6 Dans cet exemple on identifie en lien avec les différentes légendes que : 1 - l éditeur autorise le dépôt du pre-print sans restrictions ni conditions générales 2 et 3 - l éditeur autorise le dépôt du post-print avec restrictions : il faut en référer au chercheur pour qu il contacte l éditeur en lien avec les restrictions mentionnées dans la ligne «Restrictions» NB : si vous le souhaitez vous pouvez contacter l éditeur à la place de l auteur. 4 - l éditeur interdit la version PDF c'est-à-dire la version éditée avec sa charte graphique. 5 - Aide à la lecture des «General conditions» : On authors personal or authors institutions server = vous pouvez déposer sur un serveur personnel ou institutionnel, On a non-profit server = vous ne pouvez pas déposer sur un serveur commercial, Post-prints posted prior to publication must mention the journal in which the article will be published = pour le dépôt des post-print mentionner sur l œuvre le titre de la revue dans laquelle elle a été publiée, Publisher copyright and source must be acknowledged with set statement ("The definitive version is available at: = pour les post-print et pre-print vous devez indiquer sur l œuvre «"The definitive version is available at: Must link to publisher version or journal home page = pour les post-print et pre-print vous devez indiquer sur l œuvre le lien URL de la page d accueil de la revue, Publisher's version/pdf cannot be used = vous ne pouvez pas déposer le PDF éditeur. Œuvre non éditée par un éditeur commercial Pour les œuvres utilisant un autre circuit de diffusion il suffit d avoir l accord de(s) auteur(s) puis de joindre la version qu il(s) souhaite(nt) déposer dans ProdINRA avec le statut qu il(s) peuve(nt) choisir. 6

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