Faire une demande d Agrément au titre de l Engagement de Service Civique : Que dois-je faire?

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1 Faire une demande d Agrément au titre de l Engagement de Service Civique : Que dois-je faire? Vous souhaitez obtenir un agrément au titre de l Engagement de Service Civique afin d accueillir des volontaires, et vous avez contacté les services départementaux de la Direction Régionale et Départementale de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale. Nous vous remercions de l intérêt que vous portez au dispositif du Service Civique. Notre objectif commun est d aboutir le plus rapidement possible à un projet conforme aux fondamentaux du Service Civique, tout en exprimant fidèlement vos idées. Vous trouverez ci-dessous toutes les démarches à effectuer, les documents à lire et un rappel des informations pratiques à savoir. L ensemble de ces démarches sont essentielles pour obtenir un agrément et pouvoir accueillir des volontaires en Engagement de Service Civique. AVANT DE FAIRE UNE DEMANDE D AGREMENT : 1. Prendre connaissance des deux sites internet où vous trouverez toutes les informations et documents sur le dispositif du Service Civique Le site de l Agence Nationale de Service Civique : Espace Organismes : Ressources Organismes : Foire aux questions des organismes : Le site de la Direction Régionale et Départementale de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale (DRDJSCS) de la Nouvelle Aquitaine : Vous trouverez toutes les informations et tous les documents existants sur le Service Civique sur le site de l Agence Nationale de Service Civique. La Foire Aux Questions (FAQ) des organismes répond à toutes les questions essentielles que les organismes peuvent se poser sur le Service Civique. Le site de la DRDJSCS Nouvelle Aquitaine reprend la plupart de ces mêmes documents en les classant et les présentant différemment. Vous trouverez en plus sur ce site toutes les dates des réunions publiques et des formations qu il est possible de faire en Nouvelle Aquitaine. 2. Lire le «Guide des organismes» Les informations décrites dans ce guide sont indispensables pour comprendre les fondamentaux et les modalités du dispositif. Il apporte des réponses à la plupart des questions que l on peut se poser sur le Service Civique : Ce qu est l engagement des volontaires pour l intérêt général, ce qu il n est pas, les formations, le tutorat, l accompagnement au projet d avenir, le nombre d heure d engagement par semaine, les indemnisations, etc. Il a pour objet de détailler le cadre administratif du Service Civique, de l obtention de l agrément jusqu à la fin de la mission d un volontaire. Le «Guide des organismes» est disponible et téléchargeable : [Rubrique : Le cadre administratif des organismes]

2 3. Prendre connaissance du «Référentiel des missions» Ce guide est un résumé synthétique d'un certain nombre d'exemples de missions qu'il est possible de mettre en place pour un volontaire en Service Civique. Les missions de Service Civique doivent s'inscrirent dans une des neufs thématiques prioritaires pour la Nation qui ont été définies pour l'engagement de Service Civique. Le "Référentiel des missions" est disponible et téléchargeable : [Rubrique : Demande d'agrément Définir une mission de Service Civique] Il existe également quelques guides pratiques spécifiques pour certains secteurs : - Guide de l'enseignement supérieur; - Guide du secteur culturel; - Guide des associations sportives; - Guide de l'aide aux migrants et aux réfugiés; - Guide du secteur hospitalier et médico-social; - Guide des collectivités territoriales. Vous trouverez l'ensemble des ces guides disponibles et téléchargeables: [Rubrique : Accueillir et accompagner les volontaires Guides pratiques pour l'accueil des volontaires dans des domaines spécifiques] Vous trouverez également d'autres exemples de programmes et de missions : Lors de l'écriture des fiches missions de votre dossier de demande d'agrément, vous pourrez, dans l'ensemble de ces référentiels et guides, piocher des idées, prendre les missions en l'état ou les adapter pour rédiger votre fiche mission. Ces guides vous donneront une bonne idée des attendus administratifs. Une mission conforme, dont la conception et la rédaction respectent les principes exposés dans ces référentiels et ces guides, constitue l une des clefs fondamentales pour l obtention d un agrément de Service Civique. 4. Participer à la Réunion Publique d Information (recommandé) Mensuellement, les équipes de la Direction Régionale Nouvelle Aquitaine et de la Direction Départementale de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale de la Gironde organisent une réunion publique d'information sur le Service Civique, pour toutes les structures qui souhaitent découvrir le dispositif ou bénéficier d'un rappel des informations à savoir pour accueillir des volontaires. Ces réunions sont gratuites et ouvertes à toutes les structures. Il est fortement recommandé de participer à une de ces Réunions Publiques d'information avant de déposer un dossier de demande d'agrément. Vous trouverez les dates et lieux de rendez-vous de ces réunions : article1994

3 FAIRE UNE DEMANDE D AGREMENT AU TITRE DE L ENGAGEMENT DE SERVICE CIVIQUE : 5. Télécharger le dossier de demande d agrément au titre de l Engagement de Service Civique Vous pouvez demander à votre référent départemental de vous envoyer par émail le dossier de demande d agrément au titre de l Engagement de Service Civique ou vous pouvez le télécharger : [Rubrique : Demande d agrément Engagement de Service Civique] Le dossier est composé de : Une «Fiche Informations Générales» ; Une «Fiche Mission» ; Une «Notice d accompagnement» pour vous guider dans le remplissage du dossier. 6. Lire la Notice d accompagnement puis Remplir le dossier de demande d agrément La «Notice d accompagnement» doit être lue avant de commencer à remplir le dossier. L aide au remplissage (page 5 et suivantes) donne une bonne indication des attendus pour un dossier d agrément (formation, tutorat, accompagnement, mission, etc.). Cette notice est un guide pour le remplissage des deux fiches qui composent le dossier de demande d agrément. 7. Envoyer votre dossier de demande d agrément Votre dossier de demande d agrément est composé de : Votre «Fiche Informations Générales» remplie sous format électronique ; Votre/Vos «Fiche(s) Mission(s)» remplie(s) sous format électronique ; L ensemble des pièces signées à joindre obligatoirement (La liste de ces pièces à joindre est décrite dans la «Notice d accompagnement» (page 2) ou dans la «Fiche Informations Générales» (page 2)). Envoyer votre dossier complet : Par émail sous format.doc,.docx,.odt, etc. (pas de format pdf) à regis.cristofoli@gironde.gouv.fr ET Par voie postale : (Service Civique) Espace Rodesse 103 bis rue de Belleville CS BORDEAUX CEDEX. UNE FOIS VOTRE DEMANDE DE DOSSIER D AGREMENT ENVOYÉE Si votre dossier de demande d agrément Service Civique est complet («Fiche Informations Générales» + «Fiche Mission» + l ensemble des pièces signées à joindre obligatoirement), il sera étudié. Vous serez alors contacté par un référent Service Civique, pour retravailler si nécessaire votre demande et la valider. Votre dossier sera alors enregistré et instruit par votre référent Service Civique. Dès que votre demande sera validée et signée, vous recevrez l arrêté par et par courrier. Vous recevrez, en plus de votre agrément, une fiche «Accueillir un volontaire en Service Civique une fois mon Agrément / Avenant obtenu : Que dois-je faire?». Cette fiche vous indiquera alors très précisément et de manière chronologique, toutes les démarches à effectuer pour recruter un volontaire jusqu à la sortie de mission.

4 RAPPEL DE QUELQUES INFORMATIONS PRATIQUES ESSENTIELLES Rappel pour les missions Les volontaires n ont aucun lien de subordination avec l organisme d accueil, ils ne relèvent pas du code du travail et ne sont pas sous statut de stagiaire. La mission qui leur est confiée doit être au service de l intérêt général, et non pas au seul service du projet de la structure. Les volontaires ne seront pas positionnés comme une aide au travail des bénévoles et des salariés. Ils n exercent pas de tâches relatives à des professions réglementées, ils ne tiennent pas de caisse, ne représentent pas l organisme dans des instances de décision, et ne consacrent pas leur temps à des tâches logistiques ou administratives. Si le volontaire intervient sur des temps périscolaires ou extrascolaires (TAP, ACM ), si l accueil est déclaré, les volontaires doivent figurer dans les fiches complémentaires avec la mention «autre» et non «animateur» dans le menu fonction. De cette façon ils ne seront pas pris dans le calcul du taux d encadrement, mais il sera possible de vérifier leur capacité juridique à participer à un accueil collectif de mineurs. Si les volontaires interviennent dans des organismes liés au sport, ils n assumeront aucune tâche d encadrement, et ce quel que soit le niveau de pratique (y compris de loisir, de découverte ou d initiation) et quels que soient les éventuels diplômes fédéraux ou professionnels qu ils pourraient avoir. Pour accélérer les délais d instruction, la meilleure formule est d énoncer de manière synthétique les activités pouvant être confiées au(x) volontaire(s) (souvent sous la forme de verbes d action), et d identifier en une courte phrase l objectif d intérêt général de la mission. ATTENTION : Il n est pas possible qu un volontaire commence sa mission de Service Civique si vous n avez pas obtenu l agrément et s il n a pas signé son contrat d engagement avant de commencer. Durée des missions, calendrier d accueil Aujourd hui, la durée des missions est comprise entre 6 mois et 8 mois maximum. Les volontaires doivent démarrer leur mission en début de mois. Quand vous élaborer votre calendrier d accueil (Fiche Informations Générales) comptez minimum trois-quatre mois entre le moment où vous déposez votre dossier et le moment où le volontaire commencera sa mission en début de mois. Il faut compter minimum un-deux mois d échanges entre vous et nous pour souvent retravailler puis valider votre dossier et vos fiches missions. Une fois que votre dossier final est validé, il faut compter deux mois de temps de travail administratif souvent peu compressible (temps de signature de votre dossier, de votre demande et obtention de codes d accès, temps d entretien, de sélection et d engagement des jeunes en début de mois, etc.) Merci de prévoir ce temps nécessaire de 3-4 mois quand vous élaborer votre calendrier prévisionnel d accueil. La Formation Civique et Citoyenne des volontaires Elle est composée d un volet théorique et d un volet pratique (PSC1 : Formation Prévention et Secours Civiques de niveau 1). Le volet théorique peut être fait en interne dans la structure si celle-ci peut justifier de son contenu et de son déroulement très précis. Cependant, nous recommandons que cette partie théorique soit effectuée en externe, auprès d une structure partenaire de l État, pour permettre à tous les volontaires d avoir une formation riche et complémentaire à ce que leur structure d accueil pourra leur apporter en interne, ainsi que leur permettre de rencontrer d autres volontaires et d encourager la mixité sociale. Les dates de ces formations vous seront communiquées par émail une fois votre agrément obtenu.

5 Tutorat et Accompagnement au projet d avenir Les organismes d accueil de volontaires ont l obligation de désigner un tuteur pour chaque volontaire. Ce tuteur organisera le tutorat du volontaire pour le bon déroulement de sa mission, et devra l accompagner dans sa réflexion sur son projet d avenir afin de favoriser, à l issue de l accomplissement de la mission de Service Civique, son insertion sociale et professionnelle. Au fil de la mission, les volontaires rempliront avec leur tuteur un «livret d accompagnement du volontaire». Une fois votre agrément obtenu, vous recevrez un lien pour télécharger ce livret d accompagnement. Des formations des tuteurs gratuites sont proposées. Les dates de ces formations vous seront communiquées une fois votre agrément obtenu. Aspect économique de l accueil de volontaires INDEMNITE : L État verse directement une indemnisation mensuelle forfaitaire de 472,97 euros (majoration possible sur critères sociaux) aux jeunes volontaires du Service Civique. Cette somme n est donc pas à la charge de l organisme d accueil. PRESTATION : Un montant forfaitaire minimum de 107,58 euros mensuel est versé au volontaire par l organisme d accueil. Nous souhaitons que cette prestation soit versée en numéraire (c est-à-dire payée directement au volontaire). Cette prestation a pour but de prendre en charge les dépenses de subsistance du volontaire (repas, équipements, hébergement). La prestation de 107,58 est exonérée de cotisations CSG-CRDS par un accord avec les organismes URSAFF et fiscaux dans la mesure où sont payés 107,58 (pas plus) au volontaire. Cette prestation est assimilable à des «frais professionnels». Dans le cas où le déroulement de la mission engendrerait d autres frais (par exemple : déplacements pour rencontrer des partenaires ), ceux-ci doivent être pris en charge en plus par la structure. Selon la loi du 10 mars 2010, «Ces prestations doivent rester proportionnées aux missions confiées aux volontaires». En pratique, il faut que les sommes supplémentaires aux 107,58 euros versées au volontaire soient réputées employées pour l accomplissement des missions du volontaire. Il faut que l organisme dispose des justificatifs afférents (à la demande de l administration fiscale, généralement). Ces critères sont à respecter pour que l administration accepte la qualification de ce montant au titre de frais professionnels, ce qui est une tolérance et donc doit pouvoir s expliquer et être argumenté en cas de contrôle. Dans le cas de prestations plus importantes, il faudra calculer toutes les dépenses en une seule. Enregistrement des charges : Pour les organismes relevant de la comptabilité privée (associative) : Verser la prestation au compte 65 (en troisième rang du 65.8 > Charges diverse de gestion courante) et surtout pas aux comptes concernant les salaires. Pour les organismes relevant de la comptabilité publique : si besoin, contactez votre référent Service Civique. Pour les associations : Les associations accueillant des volontaires au Service Civique, bénéficient d une SUBVENTION de l État d un montant mensuel de 100 euros, au titre de la compensation des frais liés au tutorat. Enregistrement de l encaissement de la subvention : En compte 74.1 créer un sous-compte en Subvention d exploitation Pour la ventilation comptable : ATTENTION, les volontaires ne doivent pas figurer dans les tableaux RH des rapports d activité, ni sur les comptes relatifs aux salaires, car ils ne font pas partie de la masse salariale. Les mouvements comptables de la prestation et de la subvention (dont bénéficient les associations) doivent apparaître dans les documents comptables. Dernière mise à jour : janvier 2017