Mecaplast Purchasing Quality Manual

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1 Mecaplast Purchasing Quality Manual Version Décembre Français 1

2 Sommaire 1. Préambule Objet et domaine d application Organisation Achats Processus Achats Entrée fournisseur au panel Processus d entrée fournisseur au panel MECAPLAST GROUP L enquête préliminaire Request For Quotation Contrat cadre Evaluation du fournisseur Etape 0 : Pré sélection fournisseur Pré sélection fournisseur Appel d offre Etape 1 : Sélection fournisseur et affectation Analyse des offres Choix du fournisseur Revue de contrat Etape 2 : Validation de la conception Commandes Etape 3 : Validation process Self audit du fournisseur Acceptation du self audit Audit process Validation de l audit process Etape 4 : Validation PPAP Traitement des PPAP Validation du PPAP Transfert de dossiers Etape 5 : Démarrage série et période probatoire Traitement période probatoire Fin de période probatoire Etape 6 : Suivi de la performance Traitement d une non conformité Suivi de la performance Plan d amélioration fournisseur Plan de progrès et amélioration continue Gestion du panel Gestion, validation, modification, diffusion du MPQM

3 1. Préambule 1.1. Objet et domaine d application Le MPQM ou Mecaplast Purchasing Quality Manual décrit les dispositions générales, règles de fonctionnement et outils utilisés dans la relation entre MECAPLAST GROUP et ses fournisseurs. Le domaine d application du présent Manuel concerne : Les articles nomenclaturés l entrée du fournisseur au Panel jusqu'à la fin de vie du produit (y compris PR) Nature composant du Situation Nature certification demandée au fournisseur Matière Première Métal, Additifs, Granulés plastiques & Standard, colles, adjuvants ISO 9001v2001 Packaging Packaging de protection ISO 9001v2001 Autres composant catalogue Composant électrique ou autre produit ISO 9001v2001 Autre composant spécifique Composant électrique ou autre produit ISO TS & Composant imposé par le client Fournisseur imposé par client final Lettre LOI & Matrice de Responsabilité Le manuel au dernier indice est disponible sur le portail internet de MECAPLAST GROUP. ( Toute relation entre MECAPLAST GROUP et ses fournisseurs implique la bonne application et le respect de ces règles décrites dans ce manuel. Les fournisseurs du panel doivent déployer et développer cette méthodologie auprès de leurs fournisseurs en ligne avec le MPQM. 3

4 1.2. Organisation Achats Au travers des différentes activités liées au développement et à la vie d un produit, les fonctions Achats et qualité collaborent ensemble pour atteindre les objectifs «coût, qualité, délais, service». Acheteur famille - fournisseur Acheteurs Projet Famille Achats Acheteurs Site Qualité Site Pour chaque famille d achats, un binôme Acheteur est défini. Les principales missions sont : L Acheteur famille : Elabore la stratégie Achats de sa/ses famille(s). Contractualise la relation avec ses fournisseurs par un «Contrat Cadre». Négocie les achats de sa (ses) famille(s) dans un respect «coût, qualité, délais, service» Recherche des axes d optimisation de sa (ses) famille(s) et facilite leur mise en place famille Participe à l élaboration de la stratégie Achats de sa/ses famille(s). Réalise la qualification des fournisseurs pour l entrée et le maintien du panel. Réalise la qualification des produits et des process des projets en développement. Assure le suivi des non conformités et des actions d amélioration et vérifie leur efficacité. Mesure et consolide la performance des fournisseurs par famille d Achats. 4

5 D autres interlocuteurs interviennent : L Acheteur projet : Négocie les achats des projets dans un respect «coût, qualité, délais, service» et les décline en accord avec la stratégie Achats. Consulte les fournisseurs par rapport au cahier des charges établi. Pilote la demande et la réception des échantillons initiaux dans les délais et conditions définies Etablit les contrats avec les fournisseurs. Transfert sur le site de production dans les délais les éléments nécessaires au démarrage série. L Acheteur site : Gère l activité Achats de son site dans le respect de la stratégie définie par l acheteur famille. Contribue à l amélioration continue sur son site en proposant des pistes de productivité, de réduction de stocks, de taille de lot ou de standardisation. Convoque les fournisseurs majeurs perturbateurs en collaboration avec le service Qualité. Gère les situations conflictuelles et à risques sur son site avec ses fournisseurs. La Qualité site : Mesure la performance des fournisseurs de son site. Coordonne le traitement des incidents en vie série et s assure de la robustesse et de la bonne mise en œuvre des plans d actions dans les délais requis en collaboration avec les Achats et la Qualité famille. 5

6 1.3. Processus Achats Mecaplast Purchasing Quality Manual Le processus Achats a pour but d intégrer nos partenaires fournisseurs, pour nous livrer des produits et services répondants aux besoins présents et futurs de MECAPLAST GROUP. Cette relation rapprochée contribue à l amélioration permanente de notre compétitivité et nous permet de travailler avec les meilleurs fournisseurs mondiaux. Processus Achats BESOIN Purchasing Stage 0 (PS 0) : Pré sélection d'un fournisseur Présélection fournisseur RFQ Analyse des offres Purchasing Stage 1 (PS 1) : Sélection d'un fournisseur et affectation Choix du fournisseur N Purchasing Stage 2 (PS 2) : Validation de la conception O Revue de contrat Commandes Self audit fournisseur Plan d'actions Purchasing Stage 3 (PS 3) : Validation process Acceptation Self Audit O Audit Mécaplast N Plan d'actions Validation de l'audit N O Traitement des PPAP Plan d'actions Purchasing Stage 4 (PS 4) : Validation PPAP Validatio n du PPAP N O Transmission des données à l'usine Période probatoire Purchasing Stage 5 (PS 5) : DMS et période probatoire Validation période probatoire N Plan d'actions O Purchasing Stage 6 (PS 6) : Mesure de la performance Mesure de la performance 6

7 Le MPQM est basé sur 7 étapes. Ces étapes s appliquent pour tous les fournisseurs dans le cadre de nouveaux projets mais aussi dans le cadre de modifications. Ces 7 étapes s inscrivent dans les 6 étapes du processus de développement d un projet MECAPLAST GROUP suivant le schéma ci-dessous : Phase 0 Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phases projet MECAPLAST Préparation lancement Etudes LANC. NT R.O. série Réalisation des moyens Mise au point Produit Process Qualification Process I.O.D E.I. DMS Confirmation Qualification Process PS 0 PS 1 PS 2 PS 3 PS 4 PS 5 PS 6 Etapes Achats Pré sélection fournisseur Sélection fournisseur et nomination Validation de la conception Validation Process Validation PPAP DMS et période probatoire Mesure de la performance Pré sélection fournisseur Analyse des offres Commandes Self audit fournisseur Traitement des PPAP Période probatoire Mesure de la performance Appel d offres Choix du fournisseur Acceptation du self audit Validation des PPAP Validation de la période probatoire Revue de contrat Audit MECAPLAST Transferts des données à l'usine Validation de l audit 7

8 1.4. Entrée fournisseur au panel La compétence du fournisseur est au centre des préoccupations de MECAPLAST GROUP. Le fournisseur devra en particulier maîtriser et fiabiliser son processus de fabrication. Il devra aussi capitaliser son savoir faire afin de s améliorer continuellement. L objectif de cette phase est de valider la performance du fournisseur potentiel et qu elle corresponde aux exigences de MECAPLAST GROUP sur le plan : Qualité : Respect des objectifs ppm, efficacité du traitement des incidents (QRQC) Coût : Respect des prix objectifs, productivité Délais : Respect des jalons projet, délais logistique Service : Capacité d innovation Processus d entrée fournisseur au panel MECAPLAST GROUP Le processus suivant décrit les différentes étapes avant l entrée d un fournisseur au panel de MECAPLAST GROUP. Entrée au panel d'un nouveau fournisseur BESOIN Pré sélection de nouveaux fournisseurs Signature du contrat de confidentialité Enquête préliminaire et Supplier Scoring Sheet Répond aux attentes de MECAPLAST N O Envoi RFQ au fournisseur Analyse de l'offre Signature du contrat cadre Audit évaluation de compétitivité Plan d'actions Conforme aux attentes MECAPLAST Entrée au panel des founisseurs affectables O 8

9 L enquête préliminaire La présélection des fournisseurs se fait tout d abord par le biais d une enquête préliminaire. Cette enquête permet de recueillir les informations suivantes : Présentation du site Effectifs Certifications qualité Politique Achats Système d assurance qualité Bureau d études Request For Quotation Une RFQ sera tout d abord envoyée au fournisseur dans le cadre d avant projets afin d évaluer son positionnement économique sur le produit consulté Contrat cadre A l issue de la 1ère cotation, le fournisseur sera tenu de signer le contrat d achat cadre, qui définit l ensemble des relations contractuelles entre MECAPLAST GROUP et le fournisseur Evaluation du fournisseur La qualification du fournisseur se fera tout d abord par le biais d un audit d évaluation. Ce dernier permet d établir une cotation du fournisseur. Données d'entrée Output data Participants Pré requis Participants Pré requis Acheteur famille Fournisseur Fournisseurs consultés ANX GPE 0026 ANX GPE 0095 ANX GPE 0165 ANX GPE 0049 ANX GPE 0058 Entrée au panel du fournisseur Acheteur famille Fournisseur Liste des fournisseurs au panel 9

10 2. Etape 0 : Pré sélection fournisseur A l issue de cette phase, seul le fournisseur répondant aux besoins et aux requis MECAPLAST GROUP sera sélectionné Pré sélection fournisseur L équipe achats sélectionnera les fournisseurs sur la base des besoins exprimés. Cette liste de fournisseurs sera validée lors du 1 er sourcing committee Appel d offre L appel d offre est rédigé par le groupe projet. Elle contient : La RFQ les plans les normes, les spécifications techniques les engagements sur le respect des exigences environnementales et substances interdites. Sous la responsabilité de l acheteur, l appel d offre est transmis aux fournisseurs présélectionnés Le fournisseur accuse réception du dossier. Les offres sont à rédiger sur le support MECAPLAST GROUP et sont à remettre en respectant le délai fixé par l acheteur. Données d'entrée Output data Participants Pré requis Participants Pré requis PS 0 : Pré sélection fournisseur Achats Liste des fournisseurs Besoin MECAPLAST Fournisseur RFQ renseignée (ANX GPE 0026 ou ANX GPE 0095) 10

11 3. Etape 1 : Sélection fournisseur et affectation 3.1. Analyse des offres L acheteur analyse la cohérence et la robustesse des offres avec l équipe projet. Les fournisseurs devront être au panel MECAPLAST GROUP et avoir signé le contrat cadre avant de franchir cette étape Choix du fournisseur Le choix du fournisseur est alors défini avec l équipe projet et validé lors des Sourcing committees où l ensemble des paramètres de l offre sera évalué par la direction achats. A l issue du sourcing committee, l acheteur projet communiquera l affectation au fournisseur retenu et aux autres, les raisons pour lesquelles ils n auront pas été retenus Revue de contrat La revue de contrat permet de statuer sur : la définition du produit la définition du processus et des moyens investis les attendus en développement les objectifs Qualité, Couts, Délais les conditions de la relation commerciale Aucune condition du contrat ne peut évoluer durant la vie du produit sans une revue du contrat validée par MECAPLAST GROUP et le fournisseur La revue de contrat se déroule en présence de chacun des acteurs responsables du projet ou de leur représentant La revue de contrat est bâtie sur la base des données formalisées dans l offre du fournisseur. La définition du produit est constituée de l ensemble des éléments permettant de statuer sur les fonctions que le produit doit remplir (plan, spécifications techniques, critère d aspect,.). Les caractéristiques spéciales y sont clairement identifiées. La définition du processus et des moyens prévus est décrite au travers du synoptique de fabrication et de l AMDEC. Les caractéristiques spéciales du processus de fabrication du fournisseur sont listées dans l annexe. La capabilité estimée du moyen et du process est présentée sur la base de produits ou process analogues. Le plan de levée des risques est préparé par le fournisseur et présenté lors de la revue de contrat. Données d'entrée Output data Participants Pré requis Participants Pré requis Acheteur famille Acheteur Projet Liste fournisseurs RFQ renseignée PS 1 : Sélection fournisseur et affectation Acheteur famille Acheteur Projet Fournisseur Affectation fournisseur Contrat Cadre 11

12 4. Etape 2 : Validation de la conception 4.1. Commandes Dans les jours suivant la signature de la revue de contrat par les 2 parties, l'acheteur émettra toutes les commandes en rapport au produit. Cela comprend notamment les outillages, les commandes de pièces prototypes et les commandes PPAP. A chaque livraison de pièces prototypes, le fournisseur devra fournir un rapport de contrôle attestant de la conformité du produit livré, et, le cas échéant, un planning de remise en conformité sur les caractéristiques non conformes. 5. Etape 3 : Validation process Etape ayant pour but de s assurer de la capacité du processus à réaliser durablement le produit attendu selon les objectifs et moyens définis lors de la revue de contrat Self audit du fournisseur Le fournisseur réalise par lui-même un audit de son processus de fabrication suivant le support en annexe. L audit doit être réalisé dans des conditions série. Tous les documents doivent être aux postes de travail et à jour, le personnel est formé sur les moyens série. Les capabilités préliminaires (Ppk) de l ensemble des caractéristiques spéciales supérieures ou égales à 2 sont issues d un minimum de 20 échantillons. Le capacitaire doit répondre aux objectifs définis contractuellement sur une période de production significative. Le plan de surveillance renforcé prend en compte l ensemble des actions définies durant la phase de développement et particulièrement celles de l AMDEC. Dans le cas de capabilités préliminaires inférieures à 2, le fournisseur met en place les méthodes et moyens spécifiques pour garantir la livraison de produits conformes Acceptation du self audit Le résultat de l audit doit être supérieur à 80% sans cotation à 3 points. Toute cotation supérieure ou égale à 2 points doit faire l objet de mesure de protection et d actions moyen terme Audit process L audit process réalisé par le qualiticien achats MECAPLAST GROUP se déroule lors d une journée pleine cadence sur un process stabilisé et sur le lieu de production définitif. Lorsqu un transfert de production est prévu, celui ci doit être défini lors de la revue de contrat. Un audit process devra être réalisé pour qualifier le transfert comme dans le cas de toute autre modification. Le capacitaire du processus est mesuré pendant la durée de l audit. Les temps de production, d arrêt devront être enregistrés et commentés par des données chiffrées. Les capabilités préliminaires des caractéristiques spéciales du produit et du processus doivent être supérieures à 2. Dans le cas de capabilités process, l indice Cpk devra être supérieur à 1,67. Les études statistiques devront prouver la normalité du processus. Dans le cas où des caractéristiques spéciales doivent être mises sous SPC, les cartes de suivi seront en place le jour de l audit. 12

13 L ensemble des actions définies jusqu au self audit est mis en œuvre et formalisé dans le plan de surveillance renforcé. Toute cotation égale à 3 points fait l objet de mesures conservatoires qui devront être mises en place durant l audit et couvrant 100% de la période de fabrication. Leurs levées ne pouvant se faire qu avec l accord du qualiticien achats MECAPLAST GROUP Toute cotation à 2 points devra faire l objet de plan d actions défini avant la clôture de l audit. Les actions devront être mises en place dans les 10 jours suivant l audit. Le processus audité démarre de la maîtrise des produits entrants pour finir à la prise en charge du produit par MECAPLAST GROUP. La traçabilité continue du produit devra être formalisée et prouvée durant l audit. Durant l audit, le fournisseur isolera des produits représentatifs qui seront considérés comme les PPAP. Ils devront être qualifiés par le fournisseur avant d être envoyés dans le conditionnement série à MECAPLAST GROUP pour contre expertise. Un jeu représentatif est signé par le qualiticien achats et le fournisseur durant la journée de qualification du processus de fabrication. Le fournisseur conserve et maintient ce jeu durant toute la vie du produit, y compris durant la période PR Validation de l audit process Le processus du fournisseur est validé lorsque : l indice de confiance est supérieur ou égal à 90% sans cotation supérieure ou égal à 2. Le capacitaire est conforme aux attentes Dans le cas où le résultat nécessite que le processus soit ré-audité le fournisseur prend en charge l audit de suivi. Le processus doit être ré-audité : dans le cas de modification pouvant avoir une influence sur la conformité du produit. A une fréquence régulière définie lors de la réunion de clôture de l audit (1 an généralement) Lorsque l audit initial n est pas conforme aux attentes. Données d'entrée Output data Participants Pré requis Participants Pré requis PS 3 : Validation process Fournisseur ANX GPE 0188 Capabilité process Fournisseur Process validé échantillons PPAP 13

14 6. Etape 4 : Validation PPAP Il s agit de vérifier la conformité du produit et sa bonne utilisation selon les préconisations définies 6.1. Traitement des PPAP Les échantillons initiaux prélevés durant la qualification du processus sont reconnus représentatifs des produits qui seront délivrés tout au long de la vie du produit. Un jeu représentatif est signé par le qualiticien achats et le fournisseur durant la journée de qualification du processus de fabrication. Le fournisseur conserve et maintient ce jeu durant toute la vie du produit, y compris durant la période PR. Le fournisseur transmet en même temps que les PPAP livrés dans le conditionnement série les résultats laboratoire de l ensemble des caractéristiques au plan et CDC à la charge du fournisseur. Le rapport PPAP du fournisseur doit être présenté dans les délais prévus lors de la revue de contrat. Il comprend : Le rapport de contrôle dimensionnel de l intégralité des caractéristiques au plan. Le rapport de contrôle physico chimique de l intégralité du CDC. Le rapport de contrôle de caractéristiques particulières demandées (odeurs, aspect, bruit,.) Les résultats des capabilités et SPC des caractéristiques produit/processus identifiées comme y étant soumises. La copie de l enregistrement IMDS et/ou tout autre support spécifique exigé par MECAPLAST GROUP pour son client. Le rapport de conformité matière. Dans le cas de caractéristiques non conformes, le fournisseur indique clairement sur la page d entête de son rapport les caractéristiques concernées, les résultats obtenus et le plan d actions proposé pour revenir conforme. La feuille d'entête est signée et datée par le représentant du fournisseur. Il y précise l'état d'utilisation qu'il juge pour son produit : Conforme : aucune activité de développement supplémentaire n'est à mener. Non-conforme : le produit ne satisfait pas certains aspects et un développement supplémentaire est à mener. Dérogé : une dérogation est en cours sur un aspect du produit. Les demandes de dérogation sont à envoyer au responsable qualité site qui jugera de sa recevabilité en fonction de ses propres contraintes et de celles de son client. Les états d'acceptation sont envoyés par le en cohérence avec les dérogations en cours. 14

15 6.2. Validation du PPAP La validation du PPAP (voir annexe acceptation PPAP) est transmise au fournisseur lorsque l ensemble des activités ci dessous est réalisé : Les résultats de mesures du fournisseur conformes à la définition Contre expertises conformes à la définition Conditionnement conforme à la définition Conditions d utilisation et d assemblage adaptés Process qualifié Capacitaire conforme Enregistrements IMDS conforme Fiche de données de sécurité Le compte rendu d acceptation du PPAP, une fois validé par l ensemble des acteurs MECAPLAST GROUP de la revue de contrat, est transmis au fournisseur ainsi qu à l usine MECAPLAST GROUP destinatrice Transfert de dossiers Dès la qualification du produit / process prononcée et avant la présentation du PPAP au client, un dossier achat est transmis au site de production. Ce dossier achat est constitué : Du plan dernier indice «Bon pour exécution» et signé par le fournisseur. De la revue de contrat. De la matrice des responsabilités (seulement dans le cas où la fourniture est imposée par le client). De la FMEA produit ou process ou à défaut de la synthèse. Du plan de surveillance ou à défaut du plan de contrôle. Du rapport de contrôle et de laboratoire. Des capabilités sur les caractéristiques spéciales. De l état d acceptation du PPAP. De la dérogation temporaire (seulement dans le cas où le PPAP n est pas au niveau de qualification requis). De la FPM (Fiche Technique Matière Textile). De la Fiche de Données de Sécurité. Une panoplie des défauts (seulement dans le cas de pièces d aspect). De la fiche des préconisations d utilisation et de stockage. Du PPAP validé Données d'entrée Output data Participants Pré requis Participants Pré requis PS 4 : Validation PPAP Fournisseur Rapports PPAP Fournisseur Achats Validation PPAP (ANX GPE 0166) Dossier pour production 15

16 7. Etape 5 : Démarrage série et période probatoire La période probatoire, piloté par le, intervient : après validation du PPAP. dès la montée en cadence. Pendant cette période probatoire, on mesurera l aptitude du fournisseur à livrer les quantités commandées en termes de délai et de conformité sur les caractéristiques spéciales (0 défaut) et sur les autres (engagements contractuels). Cette période se déroulera pendant 2 mois minimum et 3 lots : modalités à convenir lors de la signature de la revue de Contrat Traitement période probatoire Le fournisseur doit mettre en œuvre un contrôle renforcé, un mur qualité ou l ensemble des mesures nécessaires à l atteinte des objectifs qualité dès les premières productions. La définition de ces mesures s effectuera suivant les résultats du self-audit & de l audit MECAPLAST GROUP. Pendant la définition de ces mesures de démarrage, le retour d expérience du fournisseur et de MECAPLAST GROUP devra être pris en compte pour transversaliser les défauts connus sur la typologie de produit concerné. Le plan de contrôle renforcé est issu des actions de l AMDEC, des premiers résultats de production, des niveaux de capabilités préliminaires, et des résultats d audits. Il devra être partagé et validé entre le fournisseur et MECAPLAST GROUP à l issue de l audit process. Si un mur qualité est jugé nécessaire, une démarche structurée visant à livrer 100% de produits conformes devra être partagée entre le fournisseur et MECAPLAST GROUP Cette démarche suit le «Standard de mise en place de mur qualité» Fin de période probatoire A l issue de la période définie, le Qualiticien achats vérifie : L efficacité des actions mises en place dans le cadre de résolution de problèmes. Les enregistrements du contrôle renforcé, du mur qualité et des autres mesures. Les résultats de rebuts du fournisseur. Les retours de nos services logistiques usine. La synthèse de ces éléments devra être partagée avec le fournisseur pour sortir de la période probatoire. Le Qualiticien achats annonce alors la fin de phase probatoire par l envoi de l annexe Qualification Processus Fournisseur. La confirmation de ce document par retour du fournisseur confirme le suivi ou l arrêt des mesures précédentes. Dans le cas où les conditions de levée de période probatoire ne sont pas réunies, celle ci est reconduite et doit faire l objet d un plan d actions sur les paramètres qui empêchent la levée. La prochaine période probatoire est planifiée dans celui-ci. 16

17 Le schéma de fonctionnement est décrit ci-dessous : PS 5 Traitement de la période probatoire Initiation de la période probatoire Plan de contrôle renforcé ou mur qualité en place Analyse de la période probatoire Résultat à l'objectif N Plan d'actions O Sortie de la période probatoire Données d'entrée Output data Participants Pré requis Participants Pré requis Acheteur Projet Fournisseur PPAP validé (ANX GPE 0166) Standard pour la mise en place d'un Mur Qualité PS 5 : Démarrage série et Période Probatoire Acheteur Projet Fournisseur Qualification Processus Fournisseur 17

18 8. Etape 6 : Suivi de la performance A chaque échange, à chaque livraison, un niveau de perturbation peut être atteint et une mesure de cette perturbation est nécessaire. En vie série, la perturbation est sanctionnée par la création d incidents. En développement, la perturbation est, entre autres, mesurée par le respect des plannings initiaux Traitement d une non conformité Une non-conformité est déclarée quand le produit ou le service ne répond pas à l exigence définie ou implicite. La non-conformité est classée sur trois niveaux selon le moment de sa détection : Niveau 1 : Avant la production à MECAPLAST GROUP, Niveau 2 : Pendant une étape de production à MECAPLAST GROUP, Niveau 3 : Chez notre client ou dans le réseau. L incident est classé récurrent si la cause est identique à un incident antérieur. Pour toute non-conformité, MECAPLAST GROUP exige un comportement exemplaire de ses fournisseurs. Le temps et la qualité de la réponse sont des éléments majeurs. L objectif est le suivant : le problème rencontré devra avoir un plan d action robuste connu et partagé sous 8 jours. La clôture de ce plan d actions devra se faire dans un délai inférieur à 20 jours. Les éléments du plan d actions devront garantir que le défaut ne pourra plus se reproduire ou la détection ne pourra plus faillir pendant le reste de la vie du produit. La preuve que les sites MECAPLAST GROUP ne seront plus perturbés par ce type de défaut devra être mise en évidence. Le traitement de l incident se décompose comme suit, avec timing et éléments ci-dessous : Traitement des incidents Timing Etapes QRQC Plan de Réaction 0 Perturbation - Analyse Un écart est constaté. Les conditions régulières de production sont perturbées. Une investigation se met en place sur le site MECAPLAST GROUP 4 H Emission de l'incident & QQOQCCP Passer l'alerte au fournisseur et décrire l'incident 24 H SECURISATION Détailler actions court terme et de protection Convenir des actions immédiates pour toute partie polluée garantissant la conformité des prochains produits à assembler et des produits déjà réalisés 2 J Efficacité actions à court terme Prouver la bonne application et confirmer l'efficacité des actions court terme. 5 J Présenter les causes 5M 5 Pourquoi Identification et enregistrement des causes de l'apparition du défaut et de sa non détection 8 J Mettre en place le plan d'actions moyen terme Définir les actions sur l'occurrence du défaut Définir les actions sur la non détection Définir les méthodes de vérification de l'efficacité des actions Définir les actions transversales 19 J Vérification de l'efficacité des actions et clôture de l'incident Vérifier que 100% des actions sont menées à terme ou font l'objet de délais pilotés. 100% des actions répondent au besoin 18

19 L application web MecaTools Performance est le vecteur d information et de communication entre le site de production MECAPLAST GROUP et le fournisseur. Dans le cadre d une nonconformité, une réclamation sera émise sur MecaTools Performance et un émail automatique d alerte sera envoyé au fournisseur et au pilote de l incident. En 24H, le fournisseur doit définir les mesures conservatoires et les partager avec le responsable qualité du site de production pour mise en application. Le fournisseur doit maintenir le Qualiticien achats informé. Une convocation sur site sera émise si l incident a été détecté par notre client. A J+2, la bonne application des actions de sécurisation devra être prouvée par des enregistrements relatifs aux contrôles ou aux mesures mises en œuvre. Les mesures conservatoires sont maintenues jusqu à la preuve de l efficacité des actions moyen terme. à J+5. Une convocation sur site sera émise si l incident est répétitif pour présentation du plan d action A J+19, l efficacité des actions est prouvée par des éléments formels de l éradication des défauts et/ou de l amélioration de la détection des défauts. La clôture suit si ces éléments sont rassemblés. Sur le portail MecaTools Performance sont enregistrés les coûts imputables au fournisseur. Ils lui sont ensuite facturés si sa responsabilité est prouvée. Les quantités de pièces NOK comptabilisées pour les résultats PPM du mois et de l année sont celles qui sont dans les données PPMs de MecaTools Performance. Ces quantités sont déclarées sur le système à l ouverture de l incident, elles sont ensuite validées puis doivent être contrôlées à la clôture de l incident. 19

20 8.2. Suivi de la performance Le suivi de la performance permet de contrôler le respect des objectifs Qualité, Coût, Délais et de planifier l amélioration continue de nos fournisseurs. A travers cette démarche, notre objectif est de tout mettre en œuvre pour atteindre le zéro défaut et de travailler avec les meilleurs fournisseurs mondiaux du secteur automobile. Le suivi de la performance est une action permanente qui s intègre tout au long du processus Achats. Ce suivi se déroule en 4 étapes que l on peut décliner sous la forme d un PDCA : Plan d'amélioration fournisseur, plan de progrès, Gestion du panel ACT Progrès PLAN Objectif Stratégie achats Bilans mensuels et annuels CHECK Analyse DO Mesure Audit, Evaluation fournisseur, Revue de contrat, Mecatools Performance, Indicateurs, RFQ PLAN Un suivi efficace implique la définition d objectifs représentant la performance à atteindre pour nos fournisseurs. Tout au long de la relation entre MECAPLAST GROUP et son fournisseur, ses objectifs évoluent et tendent vers l amélioration continue. Ces objectifs sont définis par la direction des Achats et déclinés aux acheteurs famille et aux qualiticien achats. DO En phase de développement, le suivi de la performance de chaque fournisseur commence dès les premières phases du processus Achats à travers les évaluations du fournisseur et se poursuit en vie série. En vie-série, P.R & Garantie, le suivi de la performance de nos fournisseurs est quotidien et s effectue en partie à l aide de l application Mecatools Performance pour les objectifs qualité Le résultat de ce suivi est représenté par plusieurs indicateurs définis par les objectifs Qualité, Coût et Délais : Incident PPM Respect des délais de traitement de la non-conformité Respect du planning de qualification (process et PPAP) en développement ou modification vie-série Taux de service Productivité 20

21 Mecaplast Purchasing Quality Manual Suggestions d amélioration CHECK L analyse des mesures issue du suivi de la performance permet de dresser un bilan pour chaque fournisseur à différentes fréquences : ACT Bilan mensuel : Tous les mois, un bilan de la performance est établi et envoyé à chaque fournisseur. Le format de ce bilan est présenté dans l annexe. Ce bilan reprend tous les indicateurs de suivi de performance. Les deux fournisseurs majeurs perturbateurs par famille d achats sont convoqués par la direction des achats. Bilan annuel : Tous les ans, un bilan de la performance est établi pour chaque fournisseur. Ce bilan contribue à la construction de son plan de progrès et à la définition de la stratégie Achats. L amélioration continue peut prendre différentes formes en fonction de la situation du fournisseur : Un plan d amélioration fournisseur si celui-ci n atteint pas les objectifs définis Un plan de progrès si celui-ci atteint les objectifs définis 8.3. Plan d amélioration fournisseur Le suivi quotidien de nos fournisseurs et les bilans mensuels nous permettent de connaître à tout moment le niveau de performance Qualité, Coûts, Délais d un fournisseur. Plan de progrès + Acheteur famille Suivi permanent + Bilan Mensuel Performance fournisseur conforme aux objectifs Entrée du fournisseur dans le plan d'amélioration fournisseur selon critères Plan d'amélioration fournisseur Direction des achats + + Acheteur famille Commission Commission Commission S.I.P 1 S.I.P 2 S.I.P 3 Temps Période de sécurisation Programme de Suivi de Proximité PHASE OUT AMELIORATION CONTINUE DEGRADATION CONTINUE New Business On Hold 21

22 Le plan d amélioration fournisseur peut prendre différentes formes en fonction des perturbations rencontrées par MECAPLAST GROUP : S.I.P. 1 : période de sécurisation S.I.P. 2 : Démarrage d un programme de suivi de proximité (PSP) S.I.P. 3 : New Business On Hold (NBOH) L acheteur famille et le qualiticien achats proposent un plan d amélioration fournisseur (S.I.P) si la situation du fournisseur répond aux critères suivants : Les deux fournisseurs majeurs perturbateurs du mois par famille d achat pour les indicateurs incident et PPM => S.I.P. 1 Après un incident récurrent=> S.I.P. 1 Après 1 incident Niv.3 => S.I.P. 1 Fournisseurs majeurs perturbateurs 3 mois d affilés => S.I.P. 2 L acheteur famille et le qualiticien achats se gardent le droit de proposer un plan d amélioration pour tout fournisseur qui ne rentrerait pas dans les critères définis précédemment mais qui n atteindrait pas les objectifs de performance définis. Tous les mois, une commission composée de la direction des Achats, de l acheteur famille et du qualiticien achats valide les propositions d entrée au plan d amélioration et fait le point sur les fournisseurs qui ont déjà intégré ce plan. Cette commission statue sur l évolution du fournisseur dans le plan en fonction de la robustesse avérée des plans d actions à travers l évolution des indicateurs de suivi de la performance. Trois avis peuvent être émis par cette commission : Le fournisseur a réussi à retrouver le niveau de performance défini par les objectifs => une sortie du plan d amélioration peut être envisagée pour ce fournisseur. Le niveau de performance ne s améliore pas => La commission peut demander la prolongation des actions déjà engagées dans le cadre du plan d amélioration. Le niveau de performance ne s améliore pas ou se dégrade => La commission peut demander la prolongation des actions déjà engagées et la mise en place d actions supplémentaires dans le cadre du plan d amélioration. Période de sécurisation (S.I.P. 1) Afin de s assurer de la conformité des composantes achetées à l origine de la perturbation fournisseur pour le groupe MECAPLAST, il sera demandé de mettre en place un contrôle à 100% par un organisme extérieur à charge fournisseur. Les critères de contrôle seront définis par le groupe MECAPLAST et le fournisseur. Programme de Suivi de Proximité (PSP) Dans certaines conditions, la stagnation ou la dégradation des résultats qualité en période probatoire du plan d amélioration fournisseur peut amener MECAPLAST GROUP à mettre en place un «programme de suivi de proximité». C est une démarche de protection qui s appuie sur un standard pour identifier des risques, des écarts et mettre en œuvre les mesures conservatoires appropriées. Elle permet de déclencher les ressources et moyens exceptionnels nécessaires pour un retour rapide à une situation maîtrisée et sécurisée. 22

23 New Business On Hold (NBOH) Dans le cas où il n y aurait toujours pas d amélioration des résultats après la mise en place du PSP, MECAPLAST GROUP peut prendre la décision de changer le statut du fournisseur en NBOH. Le fournisseur n est alors plus affectable dans le cadre de nouveaux projets. PHASE OUT Si malgré les différentes actions menées à travers le plan d amélioration, la performance du fournisseur reste en dessous des objectifs fixés, MECAPLAST GROUP peut mettre en place un plan de désengagement convenu entre les deux parties Plan de progrès et amélioration continue Au quotidien, le fournisseur doit suivre et enregistrer sa performance. Cette activité contribue à l élaboration du bilan annuel et du plan de progrès par le fournisseur selon l annexe. Le plan de progrès est alors présenté à l acheteur famille et au qualiticien achats pour validation Gestion du panel La performance des fournisseurs constitue la base de la gestion du panel. Elle permettra de mettre en adéquation le panel fournisseur avec la stratégie globale MECAPLAST GROUP et donc, de répondre à l ensemble de ses besoins. Données d'entrée Output data Participants Pré requis Participants Pré requis PS 6: suiv i de la performance Acheteur famille Direction des Achats Objectifs Performance Fournisseurs Acheteur famille Direction des Achats Bilan mensuel Bilan annuel Plan de progrès 23

24 9. Gestion, validation, modification, diffusion du MPQM Les modifications de ce présent manuel sont gérées par la Direction des Achats MECAPLAST GROUP. Le fournisseur se doit de prendre connaissances des dernières modifications avant toute activité contractuelle. 24