Les documents d urbanisme constituent d importantes collections prenant généralement beaucoup de place.

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1 Département des Alpes-de-Haute-Provence CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE Chemin de Font de Lagier - BP VOLX - Tél Fax courrier@cdg04.fr - Site web : Service Interco mmunal d Aide au Classement et à la Valorisation des A rchives FICHE INFORMATIVE N 3 LES ARCHIVES D URBANISME Les documents d urbanisme constituent d importantes collections prenant généralement beaucoup de place. C L A S S E M E N T D E S A R C H I V E S D U R B A N I S M E Les archives d urbanisme doivent être classées selon leur typologie (permis de construire, déclarations de travaux, etc.). Plusieurs types de classement peuvent ensuite être appliqués présentant chacun des avantages et des inconvénients. Le classement chronologique permet de classer les dossiers par année de demande. En 2000, nous aurons donc une cote pour les permis de construire, une cote pour les certificats d urbanisme, etc. L année suivante, nous aurons une nouvelle cote pour les permis de construire, etc. Ce système est facile à mettre en place grâce au système de références des documents d urbanisme. En effet, l année de la demande figure dans la référence. Il est alors difficile de retrouver un document lorsque l on ignore l année de la demande. Cependant, il est possible de pallier cet inconvénient en créant, au moment du classement des documents, un index-noms. Ce document liste les noms de tous les demandeurs de documents d urbanisme et renvoie à la cote où est conservé le document. CDG.04 le 01/09/11 VC/CJ ARCHIVES-service / COLLECTIVITES ADHERENTES 1

2 Exemple : L instrument de recherche indique dans son corpus les informations suivantes : 008W W W W W W006 Permis de construire (PC) Déclaration de travaux (DT) Certificat d urbanisme (CU) Permis de construire (PC) Déclaration de travaux (DT) Certificat d urbanisme (CU) En annexe, on trouve un index-noms qui liste les propriétaires et renvoie aux cotes possédant des documents à ces noms : BAUDELAIRE Charles.. 008W001, 008W002 BEAUVOIR Simone de.. 008W006 CAMUS Albert. 008W002 CHARDON Louise.. 008W005 FLAUBERT Gustave.. 008W001 GUERIN Eugénie de.. 008W002 HUGO Victor 008W001, 008W004 LEVEQUE DE VILORMIN Louise 008W001 ROSTOPCHINE Sophie. 008W003 ZOLA Emile.. 008W002 On peut aussi réaliser une base de données parallèle, qui fournira plus d informations (typologie du document d urbanisme, nom du demandeur, nom du propriétaire du terrain, année, numéro). En annexe, on trouvera donc un tableau de ce type : Type Date N Nom du demandeur Nom du propriétaire Cote DT BAUDELAIRE Charles 008W DT ROSTOPCHINE Sophie 008W DP CAMUS Albert 008W DP ZOLA Emile 008W DP FLAUBERT Gustave 008W DP GUERIN Eugénie de 008W CU CHARDON Louise HUGO Victor 008W CU BEAUVOIR Simone de 008W CDG.04 le 01/09/11 VC/CJ ARCHIVES-service / COLLECTIVITES ADHERENTES 2

3 Le classement alphabétique permet de classer les dossiers par nom. Ce système permet de trouver très rapidement le dossier cherché lorsque l on dispose du nom du demandeur. Cependant, il dispose de nombreux inconvénients. Les boîtes d archives ne sont pas extensibles. Une fois que la boîte est pleine, il faut en rajouter une nouvelle. Cela nécessite une re-cotation de l ensemble de la collection si l on veut conserver un ordre alphabétique. Il est possible, d éviter cela en utilisant une «cotation bâtarde». Enfin, en cas de changement de propriétaire, le nom du demandeur du document peut se perdre. Il sera alors difficile de retrouver le document. Exemple : Les permis de construire sont classés par ordre alphabétique des propriétaires. 008W W W W W W W W008 Permis de construire (PC) (C) Permis de construire (PC) (N-O) Permis de construire (PC) (R) Avec une cotation bâtarde, les articles sont cotés ainsi : 008WA1 008WA2 008WC1 008WN1 008WP1 008WP2 008WP3 008WR1 Permis de construire (PC) (C) Permis de construire (PC) (N-O) Permis de construire (PC) (R) Ainsi, la cotation n aura pas à être reprise. Il suffit alors de décaler les boîtes. Ce type de cotation n est pas réglementaire. CDG.04 le 01/09/11 VC/CJ ARCHIVES-service / COLLECTIVITES ADHERENTES 3

4 Récapitulatif des avantages et inconvénients des deux systèmes de classement Classement chronologique Classement alphabétique Avantages Gain de place (les boîtes se rangent les unes à la suite des autres) Documents faciles à trouver lorsque l on dispose du nom. Inconvénients Difficulté à trouver un document lorsqu on ne connaît pas la date exacte de l acte (recours à l index-noms). Difficulté à trouver un document lorsqu il y a eu des changements de propriétaires. Manipulation fréquente des boîtes. Re-cotation continue si utilisation d une cotation réglementaire (recours à la cotation bâtarde) Les deux systèmes de classement nécessitent une réflexion préalable sur le nom utilisé pour le classement alphabétique afin d harmoniser les pratiques : - le classement se fait-il au nom du demandeur ou du propriétaire de terrain? Il arrive fréquemment que le propriétaire ne soit pas le demandeur du document. - lorsque la demande est faite par une femme, le classement se fait-il à son nom de femme marié ou à son nom de jeune fille? CDG.04 le 01/09/11 VC/CJ ARCHIVES-service / COLLECTIVITES ADHERENTES 4

5 E L I M I N A T I O N D E S A R C H I V E S D U R B A N I S M E Les documents d urbanisme prennent beaucoup de place. C est pourquoi il est conseillé d éliminer ce qui n est plus nécessaire en vertu de la réglementation en vigueur (se reporter à l annexe). Même si leur conservation permet de rendre certains services à vos administrés, elle représente un coût, notamment en terme d espace. L autorisation du directeur des Archives départementales, via le visa sur le bordereau d élimination, décharge la collectivité de toute conservation des documents listés. Leur présentation ne peut plus vous être exigée. Attention : Les collections de documents d urbanisme retournées par l ancienne Direction départementale de l Equipement ne doivent pas être éliminées sans s être, au préalable, assuré que les collections communales soient complètes. Pour plus d informations, se reporter au tableau de gestion suivant : - Archives des communes et structures intercommunales Domaines d activités spécifiques Urbanisme (validé le 28 mars 2011) Contrôle des Archives départementales Jean-Christophe LABADIE CDG.04 le 01/09/11 VC/CJ ARCHIVES-service / COLLECTIVITES ADHERENTES 5

6 Département des Alpes-de-Haute-Provence CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE Chemin de Font de Lagier - BP VOLX - Tél Fax courrier@cdg04.fr - Site web : Service Intercommunal d Aide au C lassement et à la Valo risation des Archives Ann exe ARCHIVES MUNICIPALES TABLEAU DES DOCUMENTS D URBANISME ELIMINABLES Typologie documentaire DUA Sort final Observations 2. ACQUISITION IMMOBILIÈRE 2.1. Préemption Déclaration d intention d aliéner sans suite : - formulaire ; Droits de préemption exercés par des personnes publiques autres que la commune : - avis de la commune. 2 ans D 5 ans D Justification de la DUA : le titulaire du droit de préemption a deux mois pour réagir. Toutefois, la DUA a été étendue à 2 ans pour garder trace des prix pratiqués. Par exemple, le droit de préemption sur les espaces naturels et agricoles périurbains exercé par le département (Code l urbanisme, art. L 143-3). 3. URBANISME OPÉRATIONNEL 3.3 Lotissement. Dossier de permis d aménager ou dossier de déclaration préalable 1 an Détermination des cas relevant du permis d aménager ou de (projet de règlement, programme et plans des travaux d'équipement, après D la déclaration préalable : Code de l'urbanisme, art. L projet architectural, paysager et environnemental, étude d impact, etc.) décision et et R refusés et sans suite CDG.04 le 01/09/11 VC/CJ ARCHIVES-service / COLLECTIVITES ADHERENTES 6

7 4. URBANISME RÉGLEMENTAIRE - Carnets de récépissés des demandes d'autorisation d'occupations du sol. 1 an D - Certificats de situation. 1 an D 4.1. Certificat d urbanisme Dossier de certificat : formulaire, plans, photographies, etc. 3 ans D 4.2. Régime de déclaration (il s agit de la déclaration préalable). Dossier de déclaration (formulaire, plans, photographies, déclaration d ouverture de chantier, déclaration attestant 3 ans D / C l achèvement et la conformité des travaux, procès-verbal d infraction, arrêté accordant l autorisation, etc.) 4.3. Régime d autorisation (il s agit du permis d aménager, du permis de construire et du permis de démolir). Dossier de permis (formulaire, plans, photographies, déclaration d ouverture de chantier, déclaration attestant l achèvement et la 3 ans D conformité des travaux, procès-verbal d infraction, arrêté accordant l autorisation, etc.) refusé, ou de permis sans suite. Il s agit de copies ; ils sont demandés par les notaires dans le cadre de la préparation d'un acte de vente. Code de l'urbanisme,, art. L 410-1, art. R à R et art. R Justification de la DUA : validité de 18 mois + prorogation possible d'un an. La validité de 2 ans peut être prorogée 1 an (Code de l'urbanisme, art. R et R ). Seules les déclarations concernant les bâtiments communaux sont à conserver (Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018) La validité de 2 ans peut être prorogée 1 an (Code de l'urbanisme, art. R et R ). Source : Archives des communes et structures intercommunales Domaines d'activité spécifiques Urbanisme (validé le 28 mars 2011). CDG.04 le 01/09/11 VC/CJ ARCHIVES-service / COLLECTIVITES ADHERENTES 7