Annulation d actes ambulatoires réalisés sous anesthésie CAHIER DES CHARGES

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1 Annulation d actes ambulatoires réalisés sous anesthésie CAHIER DES CHARGES Ce cahier des charges présente un des indicateurs retenus pour atteindre l Objectif Prioritaire (OP) numéro 2 du projet COMPAQH : «Assurer la continuité de la prise en charge des patients». Les éléments de justification de la sélection de cet indicateur sont présentés dans le rapport d étape 2003, disponible sur le site Internet du projet COMPAQH : et sur celui du Ministère de la Santé et de la Protection Sociale : Cet indicateur s'applique aux établissements de santé de Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) et aux Centres de Lutte Contre le Cancer (CLCC). Ce cahier des charges contient deux types d informations : Les modalités pratiques d échantillonnage, de recueil de données et de construction de l indicateur. Des informations d ordre général sur l indicateur lui-même et sur l utilisation des résultats (paragraphes 1, 5, 6, 7, 8 et 9). Ces informations n étant pas essentielles au recueil des données, elles sont présentées dans une police plus petite. Ce cahier des charges a été réalisé en collaboration avec les sociétés savantes du domaine. Les personnes sollicitées sont présentées dans le document. Toute utilisation des indicateurs COMPAQH en dehors du cadre du projet de recherche doit faire l'objet d'une information préalable auprès de l'équipe de coordination. Date de diffusion de la première version de ce cahier des charges : 26/07/04. Cahier des charges version 2. Date de diffusion : 16/06/06. Projet COMPAQH Cahier des charges

2 1. CARACTERISTIQUES GENERALES Annulation d actes ambulatoires réalisés sous anesthésie. Libellé complet Proportion d actes ambulatoires programmés et réalisés sous anesthésie qui sont annulés dans les 24 heures précédant la date prévue de l intervention. Nature Proportion. Indicateur de processus permettant d analyser les modalités organisationnelles de coordination et de communication entre les patients, les médecins et le personnel des services pratiquant des actes ambulatoires sous anesthésie. Les actes ambulatoires considérés pour cet indicateur comprennent [1, 2] : Les actes chirurgicaux programmés et réalisés dans les conditions techniques nécessitant impérativement la sécurité d'un bloc opératoire, sous anesthésie de mode variable, et suivis d'une surveillance post-opératoire en salle de réveil, permettant, sans risque majoré, la sortie du patient le jour même de son admission [3] ; Les actes non chirurgicaux (endoscopies digestives ou pulmonaires, interruptions volontaires de grossesse, actes de radiologie interventionnelle, cathétérismes cardiaques, cardioversions, sismothérapies, ) programmés et réalisés sous anesthésie de mode variable. Remarque : seuls les actes non chirurgicaux réalisés au bloc seront évalués dans cette nouvelle version du cahier des charges. Au regard des résultats obtenus lors de la première campagne, les actes non chirurgicaux réalisés dans les services d hospitalisation n ont pas été retenus car l existence d une activité journalière nécessitant l organisation d un planning n est pas établie dans tous les établissements. D où une hétérogénéité de pratiques qui ne permet pas de produire des résultats. De plus, d après la référence 37 du manuel d accréditation de la Haute Autorité de Santé (HAS), le fonctionnement des secteurs d activité interventionnelle doit faire l objet d une organisation formalisée, élaborée par les professionnels concernés, validée par les instances de l établissement et connue de tous [26]. Justification La chirurgie ambulatoire a connu un développement important au cours des dernières années en France avec 28% d actes ambulatoires supplémentaires entre 1997 et 1999 [4]. Par exemple, le taux de cataractes traitées chirurgicalement prises en charge en ambulatoire est passé de 10 à 23% entre 1993 et 1998 [5, 6]. Ce développement important est encouragé pour des raisons médicales (progrès anesthésiques, innovations technologiques) et économiques (hospitalisation plus courte). En effet, une revue de la littérature menée par la HAS a montré que les patients pris en charge sur le mode ambulatoire l étaient avec la même efficacité que les autres, sans les exposer à un surcroît de complications et en mobilisant moins de ressources en terme de coût direct [7]. Des auteurs incitent à accentuer le développement de la chirurgie ambulatoire afin de réduire les disparités inter-établissements [8] et de rejoindre les pays les plus avancés comme les Etats-Unis, le Canada ou le Danemark [7]. La chirurgie ambulatoire est toutefois associée à une importante proportion d interventions annulées, et ceci plus fréquemment que la chirurgie en hospitalisation complète [9]. Un indicateur mesurant la fréquence des annulations, et développé par l Australian Day Surgery Council en collaboration avec l Australian Council on Healthcare Standards (ACHS), a montré sa validité et sa reproductibilité [10]. Cet indicateur est également utilisé aux Etats-Unis par le Maryland Quality Indicator Project (QIP), où il s intéresse aussi aux annulations des actes non chirurgicaux réalisés en ambulatoire. Les annulations concernent de 1 à 20% des actes ambulatoires [10, 11, 12, 13, 14, 15], avec de fortes variations selon les établissements et les actes réalisés. Une étude non publiée réalisée dans un service d endoscopies digestives d un CHU français en 2002 faisait état d un taux d annulations de 10% dans un délai inférieur à 24 heures avant la date d intervention prévue. Projet COMPAQH Page 2 sur 7 Cahier des charges

3 Dans cette nouvelle version du cahier des charges, le délai d annulation est passé de «J-1 18 h» aux «24 heures précédant la date prévue de l intervention» pour couvrir l intervalle de temps imparti à la visite préanesthésique. Les annulations d actes ambulatoires peuvent avoir d importantes répercussions médicales (stress des patients, dégradations de l état de santé, ), organisationnelles (plages opératoires non occupées) et économiques (hospitalisations inutiles, arrêts de travail, ) [16, 15]. Trois causes majeures d annulations peuvent être individualisées [17, 18, 19] : les causes liées au patient (non présentation, mauvaise préparation), les causes organisationnelles (mauvaise programmation des actes ambulatoires, bilan pré-opératoire incomplet ou indisponible, manque de lits en salle de surveillance postinterventionnelle, manque de personnel) et les causes médicales. Des actions d amélioration, ciblées sur ces différentes causes, ont fait la preuve de leur efficacité pour réduire le nombre d annulations [11, 15, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25]. L indicateur «Annulation d actes ambulatoires» a fait l objet d un premier recueil de données en Les résultats obtenus révèlent non seulement une faible proportion d annulations mais également une faible variabilité inter-établissements. Cette analyse est disponible sur le site Internet du projet COMPAQH. L Association Française de Chirurgie Ambulatoire (AFCA) qui avait participé à l écriture de la première version du cahier des charges a été sollicitée à nouveau pour actualiser cette nouvelle version au regard de l analyse des premiers résultats. Les modifications demandées par les membres du bureau de l AFCA et du président de la commission scientifique ont été intégrées et validées par ces derniers. Les personnes ayant participé à cet exercice sont : Dr Thierry Billebaud, Trésorier de l AFCA ; Dr Charles Bourdalle Badie, Vice-président de l AFCA ; Dr Valentin Daucourt, REQUA, Besançon ; Dr Jacques Giordan, Président de l AFCA ; Pr Noël Huten, Président de la commission scientifique ; Dr Laurent Jouffroy, Anesthésiste-réanimateur, Clinique des Diaconesses, Strasbourg ; Dr Jean-Pascal Piermé, Secrétaire général de l AFCA ; Dr Jean-Patrick Sales, Service de chirurgie générale et digestive de l hôpital Bicêtre, AP-HP ; Dr François Venutolo, Vice-président de l AFCA. 2. CONSTRUCTION Numérateur Nombre de patients programmés pour un acte ambulatoire réalisé sous anesthésie et dont l intervention est annulée dans les 24 heures précédant la date prévue. Dénominateur Nombre total de patients inscrits au programme opératoire ou au planning pour un acte ambulatoire réalisé sous anesthésie et programmé 24 heures avant la date d intervention. 3. ECHANTILLON Définition de la population La population correspond à l ensemble des patients inscrits au programme opératoire ou au planning pour un acte ambulatoire réalisé sous anesthésie durant la période de recueil des données. Remarque Les patients admis de manière imprévue en hospitalisation complète, à la suite de l intervention, ne sont pas à exclure de la population. Projet COMPAQH Page 3 sur 7 Cahier des charges

4 Critère d inclusion Patients subissant un acte ambulatoire au bloc opératoire. Critères d exclusion Patients subissant un acte ambulatoire hors programmation (en urgence ou non) ; Patients subissant un acte ambulatoire dans un service d'hospitalisation. Nombre de sujets nécessaire Au risque de première espèce (α) de 0,05 et à la puissance (1-β) de 0,80, le nombre de sujets à inclure pour mettre en évidence une proportion d annulations supérieure à 20% ou inférieure à 4%, autour d une proportion moyenne de 10%, est de RECUEIL Schéma d étude Recueil prospectif à partir d une enquête de type «un jour donné». Responsable du recueil Le responsable du recueil est désigné par le correspondant projet de l établissement. Il est souhaitable qu il appartienne au(x) service(s) de chirurgie ambulatoire ou au(x) bloc(s) opératoire(s) concerné(s), ou au service qualité de l établissement. Durée de recueil La durée du recueil est à déterminer en fonction de la capacité de recrutement de l établissement : Pour les structures réalisant plus de 120 actes ambulatoires sous anesthésie par semaine, un recueil exhaustif sur 5 jours en dehors des congés scolaires et des jours fériés est suffisant ; Pour les structures réalisant moins de 120 actes ambulatoires sous anesthésie par semaine, un recueil sur plusieurs semaines en dehors des congés scolaires et des jours fériés est nécessaire ; Si le nombre de sujets à inclure n est pas atteint, il est possible de limiter le recueil à une durée de 3 semaines, afin de garantir la faisabilité de cet indicateur. Fréquence Le recueil doit être renouvelé tous les ans. Variables Les variables nécessaires à la mesure de l indicateur et recueillies après analyse du programme opératoire ou du planning sont : Projet COMPAQH Page 4 sur 7 Cahier des charges

5 Le nombre total de patients inscrits au programme opératoire ou au planning pour un acte ambulatoire réalisé sous anesthésie et programmé 24 heures avant la date d intervention ; Le nombre de patients inscrits au programme opératoire ou au planning pour un acte ambulatoire réalisé sous anesthésie et dont l intervention est effectivement réalisée à la date prévue ; Le nombre de patients inscrits au programme opératoire ou au planning pour un acte ambulatoire réalisé sous anesthésie et dont l intervention est annulée dans les 24 heures précédant la date prévue ; L âge du patient ; La spécialité médicale de l acte ; L indication ou technique médicale ; Le type d acte ; Le motif d annulation (causes liées au patient, causes organisationnelles, causes médicales, autres) ; Le nombre de patients opérés ou subissant un acte ambulatoire réalisé sous anesthésie hors programmation (en urgence ou non). Support de saisie Un support informatique (ou papier) proposé par l équipe de coordination du projet COMPAQH sera utilisé pour le recueil des variables, à moins que le logiciel de l'établissement de santé permette d'extraire directement les données nécessaires dans un format compatible avec Excel. 5. CONTRÔLE DE QUALITÉ DES DONNÉES Collecte Le responsable du recueil et l Assistant de Recherche Clinique (ARC) s assureront de la complétude des données pour les différentes variables nécessaires à la mesure de l indicateur. L ARC contrôlera le délai de recueil des données. Saisie L ARC s assurera de la qualité de la saisie des données (contrôles logiques de la saisie). Preuve de données déclarées Tout élément de preuve fourni par l établissement sera recueilli et conservé par l ARC. 6. ANALYSE Analyse principale La proportion d annulation sera calculée au niveau de l établissement et non au niveau des services. Les résultats obtenus par service sont peu précis en raison d une taille d échantillon très insuffisante. Autres analyses Les motifs d annulation feront si possible l objet d une analyse. Projet COMPAQH Page 5 sur 7 Cahier des charges

6 Comparaison inter-établissements Oui. 7. RESTITUTION Diffusion interne Les résultats de l indicateur seront diffusés : Au correspondant projet ; Au directeur de l établissement ; Au président de la CME. La diffusion interne est sous la responsabilité des destinataires des résultats. Présentation des résultats L établissement recevra : Ses résultats individuels ; Sa proportion et son écart type ainsi que la proportion moyenne observée dans l échantillon des établissements participant au projet COMPAQH ; Une représentation graphique des résultats anonymisés de l ensemble des établissements participant au projet COMPAQH. Fréquence Après chaque enquête annuelle. 8. CONFIDENTIALITE Conformément à la loi N du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, les données recueillies seront rendues anonymes avant toute informatisation. Chaque personne incluse dans la population sera identifiée par un numéro et la table de correspondance entre la personne et les numéros sera conservée par l'établissement. Chaque établissement sera identifié par un numéro et la table de correspondance entre les noms d établissement et les numéros sera conservée au sein du projet COMPAQH. Chaque membre de l équipe de coordination du projet COMPAQH a signé un contrat comportant une clause de confidentialité. 9. REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES 1 Laxenaire MC, Auroy Y, Clergue F, Pequignot F, Jougla E, Lienhart A. Anesthésie des patients ambulatoires. Ann Fr Anesth Reanim 1998;17: Lienhart A, Auroy Y, Clergue F, Laxenaire MC, Pequignot F, Jougla E. Anesthésie hors chirurgie et obstétrique. Ann Fr Anesth Reanim 1998;17: Conférence de consensus consacrée à la chirurgie ambulatoire et réalisée sous l'égide de la Fondation de l'avenir en Sales JP. Place de la chirurgie ambulatoire en France. Comparaisons internationales. Ann Chir 2001;126: Direction de la Recherche, des Etudes, de l'evaluation et des Statistiques. Le traitement chirurgical de la cataracte en France. Un développement encore limité de la chirurgie ambulatoire. Etudes et Résultats N 101, février Projet COMPAQH Page 6 sur 7 Cahier des charges

7 6 Centre de Recherche d'etude et de Documentation en Economie de la Santé. Marie-Jo Sourty Le Guellec Le potentiel de développement de la chirurgie ambulatoire de la cataracte en France, en CREDES, rapport n 1357, septembre 2001, 50 pages. 7 Agence Nationale d'accréditation et d'évaluation en Santé. La chirurgie ambulatoire. Paris: ANAES; mai Sourty-Le Guellec MJ. La chirurgie ambulatoire : potentiel de développement pour 17 gestes marqueurs. Questions d'économie de la santé n 50. Série "Analyses". Avril pages. 9 Lacqua MJ, Evans JT. Cancelled elective surgery: an evaluation. Am Surg 1994;60: Collopy B, Rodgers L, Williams J, Jenner N, Roberts N, Warden J. Clinical indicators for day surgery. Ambulatory Surgery 1999;7: Patel RI, Hannallah RS. Preoperative screening for pediatric ambulatory surgery: evaluation of a telephone questionnaire method. Anesth Analg 1992;75: Macarthur AJ, Macarthur C, Bevan JC. Determinants of pediatric day surgery cancellation. J Clin Epidemiol 1995;48: Pollard JB, Olson L. Early outpatient preoperative anesthesia assessment: does it help to reduce operating room cancellations? Anesth Analg 1999;89: Morales R, Esteve N, Carmona A, Garcia F, Sanchez A, Olesti P. Quality indicators in ambulatory surgery. A prospective study. Ambulatory surgery 2000;8: Abuksis G, Mor M, Segal N, Shemesh I, Morad I, Plaut S, et al. A patient education program is cost-effective for preventing failure of endoscopic procedures in a gastroenterology department. Am J Gastroenterol 2001;96: Tait AR, Voepel-Lewis T, Munro HM, Gutstein HB, Reynolds PI. Cancellation of pediatric outpatient surgery: economic and emotional implications for patients and their families. J Clin Anesth 1997;9: Hand R, Levin P, Stanziola A. The causes of cancelled elective surgery. Qual Assur Util Rev 1990;5: Murray, N.Office managers help reduce surgery cancellations. Target: Quality. The Association of Maryland Hospitals & Health Systems Quality Indicator Project. Déc 1999;p Anonymous. A Long Island Hospital Studies Cancellations of Ambulatory Procedures. Target: Quality. The Association of Maryland Hospitals & Health Systems Quality Indicator Project. Sept 1999;p Postuma R, Ferguson CC, Stanwick RS, Horne JM. Pediatric day-care surgery: a 30-year hospital experience. J Pediatr Surg 1987;22: Kleinfeldt AS. Preoperative phone calls. Reducing cancellations in pediatric day surgery. Aorn J 1990;51: Pain S, Maguire D, Leahy M, Wooler D, Ingham-Clark C. A mechanism for reducing patient non-attendance rates for day surgery. Ambulatory surgery 1997;5: Clark K, Voase R, Fletcher I, Thomson P. Improving patient throughput for oral day case surgery. The efficacy of a nurse-led pre-admission clinic. Ambulatory surgery 1999;7: Barnes PK, Emerson PA, Hajnal S, Radford WJ, Congleton J. Influence of an anaesthetist on nurse-led, computer-based, pre-operative assessment. Anaesthesia 2000;55: Basu S, Babajee P, Selvachandran SN, Cade D. Impact of questionnaires and telephone screening on attendance for ambulatory surgery. Ann R Coll Surg Engl 2001;83: Agence Nationale d'accréditation et d'évaluation en Santé. Manuel d accréditation des établissements de santé. Deuxième procédure d accréditation. Référence 37. Paris: ANAES; septembre Projet COMPAQH Page 7 sur 7 Cahier des charges