LOMACO ONLINE TRANSPORT

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2 SOMMAIRE 1- NOUVELLE ERGONOMIE PARAMETRES Environnement FICHIERS DE BASE Agréments Collaborateurs Tarif Taxi GESTION DES MENTIONS TAP / ALLONGE Gestion du multi bureau Changer le type de prestation Nouvelles fonctionnalités en gestion des prestations PRESTATIONS LIBRES PRESCRIPTIONS MEDICALES FACTURES Dématérialisation des factures Envoi par mail des courriers liés à une facture Nouvelles fonctionnalités en gestion des factures REGLEMENT SUIVI DES DUS Balance client TELETRANSMISSION TABLEAU DE BORD MODULES OPTIONNELS SEFI REGULATION MOBILITE CERTIFICATION DES FLUX RAPPEL Page 2/15

3 1- NOUVELLE ERGONOMIE Pour un maximum de confort, de sécurité et d efficacité, LomacoOnline change d ergonomie. Avec son nouveau menu! En cliquant sur Fichiers/Paramètres ou sur le bouton engrenage accéder au menu caché! vous pourrez Page 3/15

4 Des fenêtres plus épurées et une meilleure lisibilité! 2- PARAMETRES 2.1 Environnement - Possibilité de nommer une configuration d édition : Ce libellé sera affiché à la facturation de la prestation afin de choisir le bon modèle de papier pour imprimer la facture. Page 4/15

5 3- FICHIERS DE BASE 3.1 Agréments - Ajout du paramétrage d un tarif par défaut à appliquer en saisie de prestation. Ce paramétrage vient remplacer celui qui existait dans les paramètres/environnement onglet Général. 3.2 Collaborateurs - Ajout de la fonctionnalité «Ajout Rapide» dans les droits Collaborateur. 3.3 Tarif Taxi - Ajout de la remise et des abattements simultanés dans la fiche Tarif Cout compteur - Possibilité de créer un tarif taxi appliquant des remises différentes en fonction du montant de la course. Exemple de saisie : A cocher pour ne pas appliquer la remise conventionnelle en cas de simultanés. Page 5/15

6 Cocher cette case pour faire apparaitre le panel Tranches remises Cliquer sur le bouton Menu contextuel pour ajouter, modifier ou supprimer une tranche : Dans la fenêtre de saisie de tranche, saisir la remise, la valeur en Euro du début et fin de tranche, les tarifs applicables. Cliquer sur <valider> pour enregistrer et répéter la manipulation autant de fois que de tranches à créer. 4- GESTION DES MENTIONS TAP / ALLONGE Pour simplifier la saisie des prestations, nous ne parlerons plus de transport Ambulance, VSL ou Taxi mais de transport TAP ou de transport ALLONGE. Le TAP est l équivalent d un transport en VSL ou en TAXI. L ALLONGE est l équivalent d un transport en Ambulance. Ce qui change pour vous : en création de prestation, vous n aurez le choix qu entre Prestation ou Facture Libre. Page 6/15

7 Cela signifie qu en saisie de prestation vous pourrez choisir le type de prestation TAP ou ALLONGE. Le choix du type de Prestation peut se faire aussi automatiquement en fonction des données saisies dans le panel Equipage. C'est-à-dire qu en fonction du véhicule saisi, le type de prestation va être TAP pour un véhicule Taxi ou VSL et ALLONGE pour un véhicule AMBULANCE. Pour automatiser le type de prestation, il faut au préalable affecter correctement les agences sur les fiches Véhicules et Collaborateurs et les diplômes dans les fiches Collaborateurs. En fonction de l agence remontée suite à la saisie du véhicule, un tarif sera proposé sur le transport. 4.1 Gestion du multi bureau Cette nouvelle saisie va permettre de saisir des prestations multi bureau avec des tarifs différents. Par exemple il sera possible dans la même prestation de faire le transport Aller en VSL et le retour en TAXI. Au moment de facturer le logiciel va automatiquement proposer la séparation des 2 transports pour générer la facture VSL d une part et la facture Taxi d autre part avec pour chacune des factures le choix du modèle de papier pour l impression. Il est possible de scinder la course avant facturation en cliquant sur le bouton 4.2 Changer le type de prestation Cette nouvelle saisie va permettre de changer le type de prestation sans devoir tout ressaisir. Il suffira pour cela de changer le véhicule. 4.3 Nouvelles fonctionnalités en gestion des prestations - Affichage par ordre alphabétique et chronologique des prestations - Reprise automatique de l adresse du client en localisation détaillée avec la combinaison de touche CTRL+F1 - Ajout d un message d alerte en cas de facturation d une série de plus de 36 transports Page 7/15

8 - Duplication d un transport série : ajout de paramètres pour reprendre l équipage, les commentaires et les horaires - A partir de la recherche détaillée possibilité de rechercher les prestations sur la date du transport. - Ajout d un filtre pour ne visualiser que les missions validées - Ajout de la signature électronique lors de l ajout rapide : un espace pour la signature s affiche après validation de la saisie. Cette signature sera imprimée sur la facture papier à la facturation de la prestation. 5- PRESTATIONS LIBRES - Possibilité d appliquer une remise à la ligne sur un article dont le prix est renseigné à la saisie de la facture LIBRE. - Possibilité de saisir un commentaire de début de facture en faisant appel à un commentaire pré saisi à compléter ou bien une saisie manuelle. - Suppression de la mention «conditions de vente» sur la facture si aucune condition saisie dans la fiche Société - Suppression de la date d échéance 6- PRESCRIPTIONS MEDICALES Possibilité de créer des prescriptions médicales de transport (PMT) à partir du menu Prescriptions. Page 8/15

9 A partir de la PMT vous allez pouvoir créer votre transport unique ou série et ainsi le nombre de transport de la série en fonction du nombre de transports prescrits : Les données saisies dans la PMT (client, trajet, prescripteur, date de prescription, ) 7- FACTURES 7.1 Dématérialisation des factures La dématérialisation des factures permet d envoyer par mail les factures pour les clients ayant accepté la dématérialisation. Il faudra au préalable avoir complété dans la fiche agence, les paramètres de la messagerie. Page 9/15

10 Dans la fiche client dans la partie «Dématérialisation de factures» cocher la case «acceptée» et saisir l adresse mail du client. Pour lancer la dématérialisation, cliquer sur le menu Aperçu/Dématérialisation. La liste des factures éligibles à la dématérialisation apparait dans la table. Cocher les factures à envoyer, paramétrer le contenu du mail en sélectionnant un état de type «annexe de facture». Cliquer sur envoyer pour envoyer le mail. Il est également possible d envoyer une facture seulement par mail. Pour cela il faut paramétrer l adresse mail du client dans sa fiche. Puis à partir de la gestion des factures, sélectionner une facture et cliquer sur Aperçu/ . Sélectionner le modèle du contenu du corps du mail, vous arrivez sur la fenêtre suivante : 7.2 Envoi par mail des courriers liés à une facture Tous les courriers (ticket modérateur client, ticket modérateur mutuelle, justificatif de règlement, ) éditables à partir de la gestion des factures peuvent être envoyés par mail au client ou au partenaire. Pour cela dans la fenêtre d édition, cliquer sur le bouton Page 10/15

11 7.3 Nouvelles fonctionnalités en gestion des factures - Avoir la possibilité d annuler ou pas les règlements lors de l enregistrement d un avoir sur une facture. - Possibilité de ré imputer le dû sur un même client à partir du bouton «Réimputation» de façon à gérer un échéancier client. - Lister les factures «Non transférées en compta» cocher le filtre dans la recherche détaillée. - Possibilité de rechercher une facture par montant à partir de la recherche détaillée : - Possibilité de rechercher des factures par n de lot de teletransmission - Ajout du lien entre l avoir et la facture : visualisation dans la détail à droite du n de l avoir associé à la facture et vice versa - Nouvelle version du PEC+TIRAT avec gestion du tiers payant obligatoire 8- REGLEMENT - Pouvoir lister les règlements non transférés en comptabilité à partir de la recherche détaillée. - Saisie d un règlement à partir d une facture, du suivi des dus et du tableau de bord client 9- SUIVI DES DUS - Saisir un règlement à partir d un dû. Page 11/15

12 - Ajout du montant total des dus en bas du tableau 9.1 Balance client Permet de visualiser l évolution du dû client entre 2 périodes. Pour y accéder, cliquer à partir de la gestion des dus sur le menu contextuel en haut à gauche. La fenêtre suivante apparait : sélectionner une agence, saisir une période 2 afficher le résultat en fonction du client facturé ou bien du payeur 3 choix de la présentation du résultat : au format balance avec pour chaque compte les montants débit, crédit et solde ou bien au format Grand Livre avec le détail des ventes et règlements pour chaque compte. Possibilité de visualiser le report du solde précédent à la période demandée et d afficher les comptes soldés. 4 cliquer sur Afficher pour lancer la recherche en fonction des filtres cochés aux étapes précédentes 5 Cliquer sur Imprimer pour lancer l édition de la Balance ou du Grand Livre. 10- TELETRANSMISSION - Possibilité d imprimer plusieurs bordereaux de télétransmission en même temps 11- TABLEAU DE BORD - Editer le journal de ventes sur une période définie. Page 12/15

13 12- MODULES OPTIONNELS 12.1 SEFI Le système de Facturation Transporteur Etendue (FTE) permet, en Intégré LPS, une facturation en ligne, et une dématérialisation des pièces justificatives ainsi qu un accès en ligne aux référentiels de l Assurance Maladie Obligatoire (AMO). Le système FTE a pour objectifs : - la fiabilisation et la simplification des échanges entre les transporteurs sanitaires et l Assurance Maladie, - la simplification des tâches administratives avec, entre autres, la suppression des échanges papier entre les Transporteurs et l Assurance Maladie. Principes Le système FTE s appuie sur les principes suivants : - l utilisation par le Transporteur de la prescription électronique (PEL), ou à défaut de la prescription papier ; - la réservation en ligne des prestations de la PEL à réaliser; - la déclaration de réalisation des prestations de la PEL; - l accès aux référentiels de l Assurance Maladie Obligatoire pour l acquisition des informations relatives : * aux partenaires de santé (prescripteur libéral ou établissement, transporteur : informations du RNT) * au bénéficiaire des soins * à la prescription électronique, - l accès aux référentiels de l Assurance Maladie Obligatoire pour l acquisition des informations relatives au bénéficiaire de soins, - éventuellement, la détermination en ligne : * des modalités de prise en charge, * des montants des prestations de la facture, - la vérification en ligne par le transporteur de la recevabilité de la facture ; - la dématérialisation de la facture ; - la dématérialisation de tous les autres documents nécessaires au remboursement des soins (SCOR) dont : * la prescription, * l attestation de service fait (Exemple : annexe de la facture) Le système FTE a pour but principal l élaboration d une facture en ligne (FEL). Il s appuie sur les services en ligne de l Assurance Maladie pour réserver des prestations puis élaborer et valider la FEL correspondante. Page 13/15

14 12.2 REGULATION MOBILITE - Gestion du TAP/allonge et du multi bureau en saisie de RDV - Ajout de la duplication d un transport en faisant un clic droit sur la course - Gestion du prochaine RDV envoyé par le PDA - Ajout d une alerte de fin de série en régulation - Affichage en temps réel du véhicule sur le widget carto - Ajout de la signature électronique sur les PDAs - Ajout de la liaison avec la cartographie Exdat pour visualiser les véhicules 12.3 CERTIFICATION DES FLUX Permet de contrôler, à l aide d un boitier installé dans le véhicule, la position exacte du véhicule lors de la prise en charge et de la dépose du patient et de la distance réellement parcourue. Ces traces de géo localisation sont ensuite transmises aux caisses en parallèle de la télétransmission des factures. 13- RAPPEL En cas de besoin, n hésitez pas à envoyer une requête au Support Technique Lomaco! Page 14/15

15 Cliquer sur <suivant> pour passer les différentes étapes pour nous envoyer votre requête. Page 15/15