Consultation des documents qualité avec le logiciel QualNet. Page d accueil de la Gestion documentaire :

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1 Consultation des documents qualité avec le logiciel QualNet Page d accueil de la Gestion documentaire : Pour accéder au logiciel de gestion documentaire, cliquer sur Qualité - Sécurité Puis cliquer sur Documents Qualité Gestion électronique des documents (GED) 1/9

2 La page d accueil de la GED se présente comme suit : La plume permet d accéder à la partie «rédaction d un document». Cf. mode opératoire rédaction d un document). L icône engrenages dirige vers le paramétrage de la GED (visible uniquement pour les administrateurs) C est dans cette partie du bandeau que vous retrouverez toutes les options de recherche. Chaque onglet permet de consulter l ensemble des documents rangés dans cet onglet. Les documents sont rangés selon les thématiques de la HAS. Tableau de bord spécifique à chaque utilisateur : toutes les tâches que vous devez effectuées en lien avec les documents qualité y sont listées. A noter: Ce bouton permet de revenir sur la page d accueil, quelle que soit la page sur laquelle vous vous trouvez. 2/9

3 La fonction de recherche d un document Toutes les fonctionnalités de recherche sont regroupées dans cette partie du bandeau. Remise à zéro de la recherche Saisir le ou les mots-clés constituant la recherche des documents : La recherche s effectue par défaut sur la référence et le titre du document. A noter : Lorsqu il y a plusieurs mots-clés, il faut saisir le caractère «+» entre les mots. Exemple, je recherche les documents dont le titre ou le contenu comporte le mot «droit» et le mot «patient», je dois saisir : droit+patient En cochant «Etendre au contenu», la recherche s effectue sur la référence, le titre ET dans le texte du document. Accès à vos documents enregistrés en favoris Pour afficher le résultat de la recherche, cliquer sur : - Tableau, pour un affichage sous forme de tableau récapitulatif - Arborescence, pour un affichage sous forme d arborescence Affichage sous forme de tableau récapitulatif : Le document peut ensuite être filtré en écrivant un mot dans les champs. 3/9

4 Affichage sous la forme d arborescence : Affichage de tous les dossiers contenants les documents sélectionnés. La consultation de documents Que ce soit dans le tableau d affichage ou dans l arborescence, après avoir cliqué sur un document, vous ouvrirez une nouvelle page présentant le document : Format des documents issus de VDOC. 4/9

5 Format des nouveaux documents mis en ligne directement dans QualNet ou après révision d un document VDOC : Simplification du cartouche du document - Logo CHU - Titre du document Chaque onglet du bandeau gris détaille les diverses caractéristiques du document : 1. Onglet Cartouche : - Indique dans quel dossier est rangé le document - Permet de visualiser ou imprimer la fiche de vie du document - Précise à quelle date le document doit être révisé (date révision) 2. Onglet Acteurs : - Détaille les noms des personnes qui ont vérifié et approuvé le document ainsi que les dates de ces actions. 3. Onglet Diffusion : - Liste les personnes qui ont reçu et lu le document (pour les documents en diffusion pour application uniquement) 4. Onglet Divers : - Permet de retrouver l ancienne référence VDOC du document 5. Onglet Liens : - Permet de visualiser les liens vers d autres documents 6. Onglet Historique : - Tableau récapitulatif des versions précédentes du document (avec les dates, les motifs, etc ) 7. Onglet Annexe : - Permet d accéder aux éventuelles annexes du document. 5/9

6 Valider la lecture d un document : La validation de la lecture s effectue uniquement pour les documents diffusés pour application. Les personnes concernées recevront un message électronique : En cliquant sur le lien, vous ouvrez directement le document. Permet de confirmer la lecture du document (la date de la lecture sera enregistrée dans le logiciel) Faire une demande d évolution au rédacteur du document : Ouvrir le document concerné. Permet d effectuer une demande d évolution au créateur du document 6/9

7 Texte libre La demande d évolution viendra alimenter le tableau de bord du rédacteur ; Vous pouvez aussi le prévenir par messagerie. Le rédacteur aura la possibilité de vous répondre. Autres fonctionnalités au niveau du bandeau : Ce bouton fait entrer le document dans vos favoris Envoyer le document par mail Imprimer le document Retourner à la page d accueil Permet de faire une nouvelle version du document 7/9

8 Le tableau de bord L onglet «Tableau de bord» est divisé en 2 parties : - Actions : Liste l ensemble des tâches à effectuer par l utilisateur connecté. - Informations : Permet de connaître les actions déjà effectuées par l utilisateur connecté et également de suivre l évolution du document rédigé tout au long du cycle. Actions A consulter En cours de travail A signer A modifier Révision Demande d évolution à traiter Commentaires Vous avez des nouveaux documents à consulter ; c est-à-dire des documents pour lesquels vous êtes dans la liste de diffusion pour application. Vous devez valider la lecture de ces documents pour éliminer le document de votre tableau de bord. 4 origines possibles pour les documents en cours de travail : - En cours de rédaction - En cours de modification - En cours de modification suite à refus en signature - En cours de modification majeure (changement de version) Documents pour lesquels vous avez été désigné comme signataire (en vérification qualité, vérification ou approbation). Accès à la liste des documents que vous avez à modifier. Origines possibles pour la modification : - A modifier suite à refus en signature - A modifier suite à révision - A modifier suite à la demande d évolution Accès à la liste des documents que vous avez ou que vous devez réviser. Accès à la liste des demandes d évolution qui vous ont été adressées, c est-à-dire qui ont été postées sur des documents que vous avez rédigés. Cliquer sur «la loupe» pour répondre directement à la demande, sans passer par la consultation. 8/9

9 Informations Documents récemment modifiés Commentaires Accès rapide à tous les documents modifiés ou créés depuis 2 semaines (par défaut). Vous pouvez sélectionner une autre période (3 semaines, 4 semaines ). Actions réalisées Mes documents en cours de signature Suivi de mes signatures Demande d évolution en attente Permet d accéder à la liste des tâches effectuées par l utilisateur à des fins purement statistiques (nb de documents rédigés, nb de documents signés ; nb de documents refusés, demande d évolution créées, demande d évolution traitées). Les données peuvent être filtrées par la période. Permet au rédacteur de savoir à tout moment où en sont les documents qu il a intégrés dans l application. Un rédacteur (pour les documents qu il a rédigés) a la possibilité à ce niveau d envoyer un mail de relance aux utilisateurs devant signer le document pour vérification, vérification qualité ou approbation. Permet de suivre les documents que l utilisateur a signés, mais qui ne sont pas encore diffusés. Permet d assurer le suivi des demandes d évolution émises par l utilisateur sans réponse et de relancer le créateur du document. 9/9

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