Chorus Pro. Guide utilisateur «Se connecter par le PIGP et gérer son compte utilisateur» (Structure Publique) Date de mise à jour : 02/05/2017

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1 Chorus Pro Guide utilisateur «Se connecter par le PIGP et gérer son compte utilisateur» (Structure Publique) Date de mise à jour : 02/05/2017

2 Se connecter par le PIGP et gérer son compte utilisateur 2 1. Accéder à Chorus Pro par le PIGP 2. Compléter les informations de son compte 3. Accéder à son compte Après avoir accédé à son compte, l utilisateur a la possibilité de réaliser l ensemble des actions listées ci-dessous dans l ordre souhaité. 4. Paramétrer la réception de notifications 5. Gérer ses rattachements au structures 6. Gérer ses abonnements au espaces 7. Gérer ses pièces jointes

3 1 Accéder à Chorus Pro par le PIGP (1/2) 3 Point d accès : Pour les structures publiques hors État, le point d accès unique à Chorus Pro est le PIGP sur lequel chaque utilisateur doit être habilité. Créer ou supprimer des utilisateurs : La création des utilisateurs d une structure publique ne peut se faire directement sur Chorus Pro. Pour ajouter de nouveau utilisateurs ou en supprimer certains, s adresser au votre comptable ou, à défaut, au correspondant dématérialisation de la Direction Générales des Finances Publique de son département.

4 1 Accéder à Chorus Pro par le PIGP (2/2) 4 Depuis l écran d accueil du PIGP, cliquer sur le bouton «Demat. des factures» pour accéder directement au portail :

5 2 Compléter les informations de son compte 5 Après avoir accédé au portail Chorus Pro, s il s agit de la première conneion, l utilisateur devra compléter les informations initialisées sur son compte à partir du référentiel MADRHAS. Les champs ci-dessous sont à vérifier : - Adresse électronique de contact (adresse utilisée pour l envoi des notifications) ; Nom ; Prénom ; Adresse postale professionnelle. Tous les champs des blocs «Informations générales» et «Adresse postale» sont modifiables à l eception de l identifiant de conneion. Une fois les informations vérifiées/modifiées, l utilisateur doit les valider en cliquant sur le bouton ci- contre.

6 3 Accéder à son compte (1/2) 6 A partir de la 2ème conneion, l utilisateur accède directement à l écran d accueil. Deu accès sont possibles pour accéder à son compte utilisateur : - Depuis le bandeau, cliquer sur son «Prénom NOM» ; - Depuis les onglets, cliquer sur «Mon compte». Pour se déconnecter, l utilisateur doit fermer la fenêtre ou l onglet de son navigateur.

7 3 Accéder à son compte (2/2) 7 L écran de consultation du compte utilisateur permet de gérer : - Les informations personnelles :. Informations générales ;. Adresse postale ;. Paramètres. - Les rattachements au structures ; - Les abonnements au espaces ; - Les pièces jointes.

8 4 Paramétrer la réception de notifications 8 Recevoir des notifications : En cochant la case «Recevoir des notifications», l utilisateur recevra quotidiennement, sur son adresse électronique de contact - renseignée dans le bloc «Mes informations personnelles» - des messages de notification. Ces messages l informeront des nouveau événements et de l avancement du traitement de ses factures au travers des statuts de cycle de vie. Un récapitulatif hebdomadaire des mouvements effectués sur la structure lui sera également envoyé. L utilisateur pourra changer cette adresse de contact si besoin ou décocher la case «Recevoir les notifications» s il ne souhaite plus être informé automatiquement par mail. Cas particulier : Lorsqu une facture est rejetée, l utilisateur reçoit une notification l invitant à se rendre sur son espace Chorus Pro afin d attester en avoir pris connaissance. Point d attention : pour plus d informations sur les notifications, se reporter au guide «Suivre le traitement d une facture».

9 5 Gérer ses rattachements au structures (1/5) 9 Définition : Chaque émetteur/récepteur public est identifié de manière unique dans Chorus Pro au travers d une fiche structure. 1 fiche structure = 1 SIRET - Il y a autant de fiches structures que de SIRET gérant des factures dans l entité publique. - Une fiche structure est unique même si l entité publique concernée est émettrice et réceptrice de factures. Principe : Afin de pouvoir accéder au différentes fonctionnalité de Chorus Pro, l utilisateur doit être rattaché à la structure sur laquelle il doit intervenir. Chaque structure est gérée et paramétrée par un gestionnaire principal qui a la charge de valider les demandes de rattachements de ses utilisateurs. Dès la première conneion, il est possible d être déjà rattaché à une ou plusieurs structures selon les données présentes dans MADHRAS.

10 5 Gérer ses rattachements au structures (2/5) 10 Un utilisateur peut demander à être rattaché à une structure ou à en être supprimé : Dans ce tableau des rattachements, les boutons suivants permettent de : Consulter la structure ; Visualiser la demande de rattachement ; Supprimer le rattachement à la structure ; Demander un rattachement à une autre structure ; Supprimer les rattachements des structures dont la case à cocher est activée. Depuis son compte Chorus Pro, un gestionnaire peut : - Désactiver temporairement le rattachement eistant entre un compte utilisateur et la structure: l utilisateur pourra continuer à consulter mais ne pourra plus saisir ou traiter. Le rattachement est ré-activable en un clic du gestionnaire. - Supprimer définitivement le rattachement eistant entre un compte utilisateur et une structure: l utilisateur n aura plus aucun accès à la structure sur Chorus Pro et ce, de façon définitive.

11 5 Gérer ses rattachements au structures (3/5) 11 Cas d une demande de rattachement Saisir des critères de recherche permettant d identifier la structure : Raison sociale, Identifiant, Libellé de la structure, Code postal ou Ville.. Astuce : utiliser les étoiles lors de la saisie d un champ pour que la recherche soit plus large (eemple : saisir *mairie* pour trouver toutes les structures dont la raison sociale contient le mot «mairie»). Privilégier la recherche par identifiant et raison sociale pour éviter les erreurs de rattachement. Cliquer sur le bouton «Rechercher». Le tableau s affiche alors avec les résultats suivants : Ce bouton permet d eporter les résultats dans un fichier csv. Sélectionner la case à cocher dans la colonne «Sélection». Cliquer sur le bouton «Sélectionner».

12 5 Gérer ses rattachements au structures (4/5) 12 Un écran permettant de préciser la nature du rattachement entre l utilisateur et la structure apparaît. Saisir la date de début de validité (et éventuellement la date de fin de validité du rattachement). Dans le bloc «liste des services» : - Sélectionner «Rattacher à la structure» si l utilisateur intervient sur toute la structure. - Cocher uniquement les services concernés si l utilisateur n intervient que sur une partie de la Structure. Cliquer sur le bouton «Valider» pour confirmer et adresser la demande au gestionnaire principal. Point d attention : afin d éviter des erreurs de rattachement, privilégier la recherche par identifiant et par raison sociale.

13 5 Gérer ses rattachements au structures (5/5) 13 Cas d une suppression de rattachement Cocher la case puis, Cliquer sur le bouton «Valider» pour confirmer la suppression du rattachement de l utilisateur au structures affichées dans le tableau. - Pour les utilisateurs (simples et secondaires), cette fonction permet de supprimer totalement le rattachement à une structure. - Pour les gestionnaires principau, il permet de transférer la qualité de gestionnaire principal à un autre utilisateur. En effet, après confirmation de la suppression du rattachement :. Il faut désigner un nouveau gestionnaire principal ;. L utilisateur reste rattaché à la structure, mais en tant qu utilisateur simple.

14 6 Gérer ses abonnements au espaces (1/4) 14 Définition : Un espace représente un ensemble de fonctionnalités (eemple : «Factures reçues», «Factures émises» ). L accès au espaces dépend du statut de l utilisateur (gestionnaire principal, secondaire ou utilisateur simple). Principe : Après rattachement à une structure, les espaces suivants apparaissent par défaut : Espaces Gestionnaire principal Gestionnaire secondaire Utilisateur Accueil connecté Activité du gestionnaire Factures reçues Factures émises Sollicitations émises Sollicitations reçues Mon Compte

15 6 Gérer ses abonnements au espaces (2/4) 15 Les manipulations permises pour paramétrer les espaces dépendent du statut des utilisateurs (cf : tableau ci-dessous). On distingue deu niveau de manipulation : - A l échelle de la structure ; - A l échelle des utilisateurs de la structure. Espaces Structure Gestionnaire principal Paramétrer des espaces au niveau de la structure. Dans ce cas une liste de demande d abonnement est générée automatiquement pour chaque utilisateur. Gestionnaire secondaire Utilisateur Selon le choi du gestionnaire principal : Même champ d action que le gestionnaire principal ou que l utilisateur. Aucun paramétrage possible au niveau de la structure. Supprimer des espaces de la structure. Valider ou non les listes de demandes d abonnement automatiques pour chaque utilisateur. Utilisateur Valider ou non les demandes d abonnement à des espaces spécifiques demandés par un ou plusieurs utilisateurs. Selon le choi du gestionnaire principal : Même champ d action que le gestionnaire principal ou que l utilisateur. Effectuer une demande d abonnement à un ou plusieurs espaces. Point d attention : Pour plus de détail sur le paramétrage des espaces par un gestionnaire, se référer au guide «Activités du gestionnaire (structure publique)» et «Paramétrer une fiche structure».

16 6 Gérer ses abonnements au espaces (3/4) 16 Effectuer une demande d abonnement : Le bloc «Mes abonnements au espaces» liste l ensemble des espaces auquels l utilisateur est habilité ou en attente d habilitation. Pour chaque ligne de ce tableau il est possible de : Supprimer un abonnement à un espace ; Supprimer les abonnements au espaces pour lesquels les cases à cocher sont sélectionnées ; Réaliser une demande d abonnement à un espace.

17 6 Gérer ses abonnements au espaces (4/4) 17 En cliquant sur le bouton «Ajouter un abonnement», l écran ci-dessous apparaît : - Indiquer obligatoirement les champs :. Désignation de la structure ;. Espace. Pour chaque service, cocher : - «modification» afin de pouvoir intervenir sur les factures et/ou sollicitations (création, validation, modification,..) ; - «consultation» pour pouvoir les visualiser. Deu lignes pour un même espace seront visibles sur le portail. - Cocher le service par défaut correspond à demander un abonnement sur toute la structure. - Dans le bloc «Détails» indiquer :. La date à laquelle l abonnement à l espace sera effectif ;. Un commentaire si besoin. Cliquer sur «Valider» pour finaliser la demande d abonnement. Si le statut indique : - «Validé» : la demande d abonnement est confirmée. - «En cours de validation» : demander au gestionnaire principal de la structure de valider votre demande d abonnement. Point d attention : Lorsqu'on réalise une demande d'abonnement, la liste des services qui apparaît est celle des services auquels l'utilisateur est habilité.

18 7 Gérer ses pièces jointes (1/2) 18 L ajout de pièces jointes au niveau du compte utilisateur permet d en disposer et de les joindre rapidement lors de la saisie ou du dépôt d une facture sur le portail (taille ma : 4 Mo). Les pièces jointes sont généralement des pièces justificatives qui sont demandées en complément de la facture (eemple : une carte grise en cas de frais de déplacement, brochures, ). A partir de ce tableau, pour chaque pièce jointe il est possible de : L éditer ; la télécharger ; La supprimer ; Télécharger les pièces jointes pour lesquelles les cases à cocher sont sélectionnées ; Supprimer les pièces jointes pour lesquelles les cases à cocher sont sélectionnées ; Ajouter des pièces jointes.

19 7 Gérer ses pièces jointes (2/2) 19 En cliquant sur le bouton «Ajouter une pièce jointe», la fenêtre ci-dessous s affiche : Cliquer sur le bouton «Parcourir» et sélectionner la pièce jointe à télécharger sur l ordinateur. Renseigner le champ «Désignation» avec le nom de la pièce jointe. Sélectionner le type de pièce jointe parmi la liste déroulante proposée. Cliquer sur le bouton «Ajouter».

20 Pour aller plus loin 20 Après avoir géré son compte sur le portail, voici d autres guides susceptibles d intéresser l utilisateur dans ses prochaines actions sur le portail : Intitulé du guide Contenu du guide Traiter Traiter une facture Présentation des étapes de traitement d une facture reçue sur le portail Paramétrer Paramétrer la la fiche fiche structure structure Présentation de la gestion d une fiche structure par le gestionnaire principal Création d un service Saisir Saisir une une sollicitation et et suivre suivre son son traitement traitement Présentation de la saisie d une sollicitation sur le portail Saisie d une sollicitation dans le cas où le délai de réactivation du compte est dépassé Eemple de cas d utilisation